Wideoszkolenie: Księgowość w przedszkolach

Fragment ze szkolenia

Zobacz wideo >>

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Opłaty za godziny i wyżywienie - szczegółowe omówienie kwestii związanych z rozliczeniami z rodzicami i opiekunami oraz ośrodkami pomocy społecznej. Jakie narzędzia może wykorzystać Dyrektor placówki w celu osiągnięcia należności?
• Program magazynowy: czy każda FV oraz zużycie magazynowe trzeba wprowadzić danego dnia do programu? Jak prowadzić ewidencję, aby kwoty zgadzały się ze stawką żywieniową? Jak wygląda kontrola zewnętrza w placówkach oświatowych oraz jak prawidłowo przygotować się do takiej kontroli?
• Jak naliczać wynagrodzenie nauczyciela? Jak rozliczać absencje z uwagi na chorobę oraz kwestie związane z kwarantanną, jak rozliczać godziny ponadwymiarowe? Naliczanie w przypadku wielu składników oraz art. 30a kodeksu nauczyciela (wyrównanie)
• Polityka rachunkowości, zakładowy plan kont. VAT – jakie są obowiązujące przepisy: zwolnienia oraz opodatkowania? Czy każda placówka powinna odprowadzać VAT?
• Sprawozdanie RB28 – jak sporządzić?
• Jakie obowiązki ma przedszkole, jeśli księgowość prowadzona jest przez CUW, ZEAS lub inne jednostki?
• Jak prawidłowo powinna wyglądać gospodarka kasowa – jakie zasady prowadzenia, jakie zapisy księgowe, jaka dokumentacja oraz druki ścisłego zarachowania?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Opłaty za godziny i wyżywienie - szczegółowe omówienie kwestii związanych z rozliczeniami z rodzicami i opiekunami oraz ośrodkami pomocy społecznej

• Umowy z rodzicami/opiekunami - co powinny zawierać?
• Oświadczenia z rodzicami/opiekunami - co powinny zawierać?
• Jak prawidłowo naliczać opłaty za godziny i wyżywienie w przedszkolu?
• Odpisy za wyżywienie , godziny
• Odsetki od nieterminowych płatności – jakie interpretacje RIO?
• Nadpłaty – jak ustalić formy zwrotów z rodzicem/opiekunem?
• Czy godziny bezpłatne muszą być z góry określone?
• Kto powinien regulować termin płatności, czy jest to odgórne, czy dyrektor?
• Kto powinien rozliczać płatności za przedszkole i wyżywienie – obliczanie, kto ile ma zapłacić i dlaczego?
• Egzekwowanie należności za przedszkole od rodziców – kiedy co należy robić, kiedy decyzja, a kiedy obciążenie?
• Kto powinien rozliczać płatności za przedszkole i wyżywienie – obliczanie, kto ile ma zapłacić i dlaczego?
• Czy całe rozliczanie z żywnością robi tylko intendentka?
• Czy naliczanie odsetek jest zależne od organu prowadzącego?
• Jak ewidencjonować opłaty za godziny ponadwymiarowe oraz jak egzekwować płatności?
• Czy można samemu naliczać odsetki za nieterminowe uiszczanie płatności?
• Windykacja należności – jakie możliwości Dyrektora placówki?
• Umarzanie należności
• Jak powinna wyglądać współpraca z ośrodkami pomocy społecznej?
• Naliczenia dla GOPS-ów – opieka społeczna dopłaca dzieciom, których rodzice nie mają możliwości z różnych przyczyn, rodzice ubiegają się w gminie o dofinansowanie, a przedszkole na koniec miesiąca daje informacje, ile dane dziecko ma do zapłaty, informacja ta jest przekazywana do UG – rodzic za to nie płaci, tylko UG, ale przedszkole musi przesłać pismo do gminy z notą obciążeniową z wyszczególnionymi danymi: ilość godzin, za jakie dziecko, itd. – co trzeba spełniać, aby GOPS dokonywał takiej dopłaty?
• VAT – jakie są obowiązujące przepisy: zwolnienia oraz opodatkowania?
• Czy każda placówka powinna odprowadzać VAT?
• Jakie stawki VAT za usługi przedszkolne?

Jak prawidłowo powinna wyglądać polityka rachunkowości, wynagrodzenia, składki ZUS oraz jak prawidłowo prowadzić księgowość w przedszkolu?

• Jak liczyć wynagradzanie nauczycieli?
• Jak rozliczać godziny pracy nauczycieli?
• Jak naliczać wynagrodzenie nauczycielom, którzy zajmują się dziećmi z niepełnosprawnościami?
• Pobory nauczycielskie – jak wygląda sprawa wypłat i zwolnień?
• Co w przypadku godzin, które są niewypłacone i zaległe?
• Jak rozwiązać problem z naliczaniem wynagrodzeń nauczycielom i pracownikom administracji obsługi, jeśli nauczyciele mają płacone inaczej niż administracja– kiedy i w jakich kwotach?
• Liczenie różnych absencji – jak wyliczyć?
• Co wchodzi, a co nie w podstawę chorobowego?
• Nauczyciele maja dużo składników – część wchodzi, a cześć nie: czy urlop wychowawczy płaci budżet Państwa?
• Nauczyciele mają płatne z góry 1-wszego dnia każdego miesiąca, a administracja i obsługa z dołu – czy terminy są regulowane odgórnie, czy można przyjąć, że 26-go każdego miesiąca ma płatna administracja i obsługa?
• COVID – było postojowe dla pracowników administracji i obsługi – jak uregulować tę sprawę?
• Kwarantanna – w jakiej wysokości płacić wynagrodzenie za czas kwarantanny, czy pracownik w tym czasie może być na urlopie, czy może w tym czasie świadczyć pracę z domu?
• Jak wynagradzać w przypadku osoby będącej na kwarantannie i równocześnie pracującej zdalnie?
• Czy kwarantanna i praca zdalna=świadczenie za chorobę zakaźną?
• Od strony wynagrodzeń utrudnieniem jest, że wynagrodzenia nauczycieli idą dwa razy w miesiącu, problematyka występuje na wypadek ewentualnych zwolnień, ponieważ jest dużo zwrotów/nadpłat – jak to rozwiązać?
• Podziały rozdziałów – np. wczesne wspomaganie rozwoju, kształcenie specjalne, rozdział list płac nauczycieli, którzy mają wszystkiego po trochu – jak to prowadzić?
• Czy średnią do zwolnień lekarskich wprowadzać do podstawy wynagrodzenia, aby uzyskać nagrody z dnia edukacji narodowej?
• Jak liczyć wynagrodzenia za czas zwolnienia?
• Źle naliczany macierzyński, np.: nie jest przeliczana podstawa z chorobowego na macierzyńskie – jak to rozwiązać?
• Czy nauczyciel rozlicza sam godziny ponadwymiarowe?
• Dochody – jak rozgraniczać na inne w przypadku zwrotu składek z ZUS?
• ZUS – podstawy do zasiłków do wynagrodzeń chorobowych – co brać pod uwagę?
• Zwrot składek ZUS – rozbieżne interpretacje, składki były zapłacone, zwrócone na konto – jak księgować, czy w ogóle przez konto ZUS?
• VAT – jakie są obowiązujące przepisy: zwolnienia oraz opodatkowania?
• Czy każda placówka powinna odprowadzać VAT?
• Pobieranie i odprowadzanie wpłat na PPK przez pracodawcę
• Obowiązki rozliczeniowe związane z PPK
• PPK kiedy i jak prawidłowo naliczyć podatek

Sprawozdanie finansowe: kto musi je sporządzić oraz kiedy złożyć?

• Sprawozdanie RB28 – jak sporządzić?
• Czy sprawozdanie RB28, które jest z wydatków, przedstawiamy UG do 10-go każdego miesiąca za miesiąc poprzedni?
• Kiedy wykonuje się korektę sprawozdania RB28, czy jest to niezwłocznie po tym, kiedy urząd zwrócił uwagę na występujący błąd?

Magazyn w przedszkolu i obowiązki Intendenta

• Jakie dokumenty powinny być wystawiane przez osobę prowadzącą magazyn w jednostce?
• Jakie rodzaje magazynu mogą występować w przedszkolach?
• Jakie terminy rozliczeń?
• Jak często robić inwentaryzację magazynu?
• Jakie są różnicę pomiędzy stawką żywieniową, a opłatą za wyżywienie?
• Jak obliczyć osobodni żywione
• Jak prowadzić ewidencję strat na stołówce? Np.: na magazynach są zakupione produkty żywieniowe, a termin ich przydatności ulega przeterminowaniu
• Czy całe rozliczanie z żywnością robi tylko intendentka?
• Problemy związane z programem – np.: przychodzi 1,5 kg marchewki, system sam zaokrągla kwotę po swojemu, a zazwyczaj wychodzi inaczej: np.: była cena 1,99 zł, ponieważ tego w systemie nie da się podzielić na pół, 1 kg na pół to wychodzi ok 1,00 zł – księgując trzeba rozliczać, że 1 kg w innej kwocie i np.: 9 kg inaczej w kwocie 9, 99zł, a 1 kg wtedy co zostaje – jak można tę procedurę uściślić?
• Jak powinny wyglądać procedury HACCP w placówkach oświatowych?
• Jak wygląda kontrola magazynu żywnościowego?
• Jadłospis, a rozchody magazynowe
• Organizacja pracy intendent: jak ustalać terminy?

Zakładowy plan kont

• Gospodarka kasowa – zasady prowadzenia, zapisy księgowe, dokumenty, druki ścisłego zarachowania
• Dowody bankowe
• Dokumenty sprzedaży – faktury, noty księgowe – ewidencja
• Gospodarka rzeczowymi składnikami majątkowymi
• Ewidencja pozostałych środków trwałych
• Zasady prowadzenia gospodarki magazynowej
• Instrukcja wewnętrzna inwentaryzacji aktywów i pasywów
• Zasady ewidencji finansowo-księgowej
• Gospodarka drukami ścisłego zarachowania
• Ochrona danych
• Zabezpieczenie mienia
• Obieg dokumentów w jednostce
• Zakładowy plan kont
• Podział kosztów między rozdziałami klasyfikacji budżetowej
• Zasady prowadzenia ewidencji analitycznej i jej powiązanie z kontami syntetycznymi
• Wymagania dla ksiąg rachunkowych prowadzonych za pomocą komputera
• Procedury kontroli finansowej, celowości, legalności i gospodarności
• Rodzaje i terminy sporządzania sprawozdań finansowych i sprawozdań informacyjnych w jednostce budżetowej
• Świadczenia dla pracowników

Jak powinna wyglądać prawidłowa współpraca przedszkola z CUW, ZEAS, Urzędem Miasta i Urzędem Gminy oraz szkołami

• Jaką dokumentację trzeba przygotować dla CUW/ZEAS każdego miesiąca, czy są to tylko FV – opis, przyjęcie FV, sprawdzenie z merytorycznej strony?
• Jakie dane trzeba systematycznie zdawać do CUW, aby to CUW w dalszej kolejności zajmował się dokonywaniem przelewów?
• Czy wystarczy, aby księgowość przekazała do CUW takie dane jak: wysokość premii, staż pracy, aby CUW w dalszej kolejności mógł naliczyć końcowe wynagrodzenie?
• Czy księgowość, która jest w przedszkolu, UG lub szkole oddając księgowość do CUW cyklicznie dostarcza dane do naliczenia, a całą procedura naliczania i kwestie ZUS obejmują już CUW?
• Wprowadzanie FV do ogólnopolskiego programu, a w dalszej kolejności zajmuje się wszystkim CUW, czy to jest jedyny obowiązek przedszkola, kiedy księgowością zajmuje się CUW?
• To, czy CUW ma prowadzić dane przedszkole reguluje zapis zawarty w uchwale Rady Miasta?
• Czy przedszkole ma tylko to wszystko, co jest związane z dziećmi plus opłata ponadpodstawowa za opiekę w momencie, kiedy naliczaniem wynagrodzeń pracownikom zajmuje się ZEAS?
• ZEAS – naliczanie list płac – rt..30a kodeksu nauczyciela (wyrównanie) – jak to wygląda?
• Raport z fakturowania: czy taki raport przekazuje się codziennie dyrekcji, która podbija i zatwierdza, a na koniec miesiąca wszystko oddaje się do ZEAS?
• Jak wygląda kontrola przez UG?

Najbardziej problematyczne kwestie techniczne wynikające z codziennej pracy w dziale księgowości

• Program do księgowości Vulcan – czy wybór programu jest dowolny, czym się najlepiej kierować przy wyborze takiego programu?
• Czy program do naliczania – Vulcan jest intuicyjny i łatwy w obsłudze?
• Fakturowanie, wpisywanie wszystkiego do programu, następnie wszystko jest przekazywane do księgowości – rozliczanie i płatności robi księgowość – jakie jeszcze czynności powinno pełnić przedszkole w momencie, gdy księgowość jest prowadzona przez zewnętrzną jednostkę?
• Problemy związane z programem – np.: przychodzi 1,5 kg marchewki, system sam zaokrągla kwotę po swojemu, a zazwyczaj wychodzi inaczej: np.: była cena 1,99 zł, ponieważ tego w systemie nie da się podzielić na pół, 1 kg na pół to wychodzi ok 1,00 zł – księgując trzeba rozliczać, że 1 kg w innej kwocie i np.: 9 kg inaczej w kwocie 9, 99zł, a 1 kg wtedy co zostaje – jak można tę procedurę uściślić?
• Dokonuje się księgowania, robi się z tego swoją kalkulację i z tego robi się rozliczenia dzienne – raporty, czy taki raport musi być robiony codziennie?
• Trzeba zrobić zakończenie danego miesiąca, godzin za żywienie, ile każde dziecko ma do zapłaty, opłaty ponadpodstawowe, czyli opłatę dodatkowo płatną za każde dziecko, całe zestawienie magazynów, rozliczenia z czytników, ponieważ wszyscy się odbijają kartą – takie rozliczenie trzeba zrobić dla rodziców i księgowości, trzeba zamawiać wszystkie towary i jadłospisy to jeszcze cała księgowość – w jaki sposób można ułatwić prowadzenie wszystkich tych czynności przez jedną osobę?
• Rozliczanie absencji chorobowych w programie – jaka jest podstawa?
• Jak wstawić dobre parametry do systemu?
• Czy muszą być osobne konta bankowe, osobne konto dochodów, gdzie jest czesne, konto wydatków?
• Opisanie FV – jak powinien wyglądać opis takiej FV?
• Cała dokumentacja – rozliczanie godzin ponadwymiarowych, czy musi być jakiś specjalny druk?
• Naliczanie dotacji oświatowych – koszty wspólne, niektóre koszty trzeba podzielić na przedszkole z ogólnego budżetu, które koszty trzeba podzielić?
• Jakimi wskaźnikami kierować się przy naliczaniu dotacji?
• Czy naliczanie dotacji oświatowych jest to sprawa indywidualna każdej jednostki, czy jest jakaś ogólna zasada?
• Program magazynowy – wprowadzanie wszelkich stanów, wszystkie FV spożywcze trzeba wprowadzić z każdego dnia, jest wydawane co się zużywa, kwota musi się zgadzać ze stawką żywieniową
• Wprowadzanie FV, przyjmowanie, a oryginały przekazywane do UG
• Czy problemy zależą tylko od programów księgowych? Jak najlepiej dobrać taki program?
• Rozliczanie dotacji przedszkolnej – jakie koszty w ramach takiej dotacji można rozliczać?
• Jak rozliczać subwencję na ucznia?
• Jakie zaświadczenia nauczycielowi, rodzicowi, czy innej osobie może wystawić księgowość?
• Prowadzenie dokumentacji księgowej – duplikaty FV – jak prowadzić?