Wideoszkolenie: Rejestr Instytucji Kultury

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Wnioski o odpisy - co powinny zawierać? SZABLON
• Czy w momencie, gdy statut ulega zmianie i wchodzi nowa uchwała, to pod poprzednim wpisem powinno się wpisywać „nieaktualny”, czy też wpisywać to kursywą?
• Jak stosować pieczęci urzędowe na odpisach?
• Jakie są dane, które trzeba wpisywać przy procesie łączenia instytucji ?
• Jak prawidłowo powinno uzupełniać się dane w elektronicznej wersji rejestru?
• Czy w przypadku zmiany nazwiska dyrektora (zmienia na dwuczłonowe lub z powodu rozwodu) należy wykreślić go w rejestrze, mimo że to ta sama osoba?
• Czy za odpis dla instytucji kultury należy pobierać opłatę skarbową za taki dokument?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania uczestników, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatniego szkolenia:

• Czy opłata skarbowa powinna być pobrana również za odpis skrócony?
• Czy biblioteka miejska podlegająca pod instytucję kultury musi uiścić opłatę za odpis?
• Czy odpis może podpisać burmistrz?
• Samorząd jest organizatorem instytucji kultury. Czy taka instytucja jest zobowiązana do opłaty skarbowej?
• Jak wygląda odpis skrócony?
• Czy odpis sporządzamy w dwóch egzemplarzach – jeden dla wnioskodawcy, a drugi pozostawiamy w aktach JRWA?
• Czy z chwilą dokonania wpisu powinniśmy zrobić wydruk z rejestru i pozostawić go w aktach?
• Czy w księdze rejestrowej wykreślamy nieaktualne wpisy?
• Na jakiej podstawie pobieramy opłatę za wydanie odpisu?
• Wpis sprawozdania dokonywany był na wniosek dyrektora, który złożył komplet sprawozdań wraz z zarządzeniem o przyjęciu sprawozdania i pismem o dokonanie wpisu. Czy jest to prawidłowe?
• Czy potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej podpinamy do wniosku?
• Czy przy rejestrze powinny być oryginały sprawozdań i zarządzeń?
• Czy instytucje powinny składać dodatkowe egzemplarze?
• Czy konieczne jest własne zarządzenie, jeżeli rozporządzenie określa wzory?
• Czy przyjęcie zarządzenia wynika z przepisów?
• Czy wydając odpisy z rejestru podpisujemy się na egzemplarzu dla instytucji?
• Czy błędne jest wpisywanie w księdze w dziale III wybranych kwot z bilansu?
• W którym miejscu na BIP-ie zamieszczamy RIK?
• Czy można połączyć ośrodek kultury z biblioteką, ale trzeba uzyskać pozytywną opinię ministerstwa? Co z konsultacjami z mieszkańcami?
• Czy na BIP-ie rejestr powinien być zamieszczony w formacie PDF?
• Czy w RIK trzeba wpisywać zmiany do statutu, czy teksty jednolite?
• Kto kontroluje RIK?

Księga rejestrowa: pokazanie krok po kroku księgi rejestrowej i wyszczególnienie najważniejszych rzeczy

• Czy w momencie, gdy statut ulega zmianie i wchodzi nowa uchwała, to pod poprzednim wpisem powinno się wpisywać „nieaktualny”, czy też wpisywać to kursywą?
• Gdy uchwała nagle traci moc, to co tu wpisać: ”nieaktualna” czy “ traci moc”?
• Wpisywanie, wykreślanie, korekty: czy należy robić to pod wpisem?
• Czy pisma składane przez instytucje z prośbą o zmiany wpisu w rejestrze, powinny być rejestrowane w osobnym dziale, czy powinny mieć numer księgi rejestrowej?
• W jaki sposób rejestrować i w jaki sposób wpisywać pisma, które spływają od instytucji?
• W przypadku pełnomocników lub zastępców jest rubryka o wpisywaniu pełnomocnictwa (księga się rozrasta). Czy nie byłoby możliwości napisania „powołanie zastępcy lub głównego księgowego”? Czy to nie mogłoby być załącznikiem do księgi rejestrowej, a nie wpisywane wprost?
• Jak powinien wyglądać zapis, gdy dana uchwała przestaje obowiązywać?
• Które rubryki powinny być uzupełniane, aktualizowane?
• Gdy zmienia się dyrektor, jak to powinno być zmieniane? Czy on sam powinien to zgłosić, czy jednostka podległa?
• Czy wpisać filie bibliotek, czy nie? (nie mają cyfrowych identyfikatorów)
• Czy filie bibliotek są wyodrębnione jako jednostki i czy ujmować je w księdze rejestrowej?
• Czy filia to jednostka organizacyjna wyodrębniona przez jednostkę kultury?
• Jakie elementy muszą być wpisywane poza sprawozdaniami: czy musi być stanowisko głównego księgowego?
• Cyfrowy identyfikator instytucji - Czy wpisywać NIP czy REGON?
• Omówienie pozycji wypisu z rejestru instytucji kultury
• Czym jest rejestr a czym księga? Co gdzie powinno się znaleźć? (raz jest używany rejestr, a raz księga w rozporządzeniu od 2012r.)
• Co w momencie, gdy prowadzimy księgę bardzo długo i instytucja chce pełny odpis? Czy dostaje wszystko łącznie z wpisami “nieaktualne”?
• Skąd biorą się różnice w rejestrach upublicznionych?
• Czy data wpisu w księdze to ta, w którym dniu zostało to wpisane, czy data zmiany?
• Co wpisywać po kolei w tabelkach?
• Czy w rubryce “przedmiot działalności instytucji” należy wpisywać krótką informację, czy rozwiniętą? Czy wskazywać na cel, przedmiot?
• Dział 3 dotyczący “mienia instytucji kultury” - co roku wpisywane są sprawozdania o mieniu instytucji kultury, ale czy to trzeba robić?
• Jak dokonywać zmian i wykreśleń kart należących do konkretnej instytucji?
• Przykład: Była zmiana uchwały w bibliotece i dotyczyła zmiany siedziby filii: w której kolumnie i w jakim dziale należy to zawrzeć?
• Jak dokonywać zmian np. jeśli jest zmiana treści aktu utworzenia instytucji kultury - jak to zamieszczać w księdze rejestru?
• Co powinno się wpisać w miejsce „data powstania jednostki”, gdy nie istnieje konkretna data, ponieważ jednostka powstała po wojnie?

Odpisy - co tak naprawdę oznacza odpis z ksiąg?

• Co tak naprawdę oznacza odpis z ksiąg?
• Czy pełny odpis to kserokopia ksiąg rejestrowych?
• Czy jest możliwość odpisu skróconego z ksiąg rejestrowych?
• Wydawanie odpisów np. gminy ośrodek kultury zwraca się o wydanie odpisu i w nadzorze jest wzór, w którym znajduje się mienie instytucji kultury i mamy tam datę kolejnych zmian -co tutaj wpisywać? Czy powielać sprawozdania finansowe w tym mieniu? Czy należy wykazać w tym mieniu np. wyposażanie?
• Czy pełny odpis powinien zawierać też wykreślenie, czy tylko aktualne wpisy?
• Czy za odpis rejestru należy brać odpłatę? Jak należy go traktować? Za wypisy według rozporządzenia należy pobierać odpłatność, jednakże odpis rejestru nie jest sformułowany
• Czy za instytucje kultury jest opłata skarbowa za taki dokument?
• Czy pobierać opłaty od instytucji kultury, czy nie?
• Jak realizować taką opłatę?
• Jak ma wyglądać stosowanie pieczęci urzędowych na odpisach?
• Czy w przypadku wydawaniu odpisu skróconego należy obić go pieczątkami burmistrza z herbem czy godłem?
• Czy jeśli urzędnik ma upoważnienie od burmistrza, to powinien podpisywać odpis pieczątką „z upoważnieniem”?
• Czy na odpisie, który życzy sobie instytucja, należy przybijać pieczątki “zgodna z oryginałem”?
• Czy pieczęć powinna być umieszczona na każdej stronie czy tylko na ostatniej?
• Czy jeżeli ktoś przychodzi z naszej instytucji i potrzebują odpisu pełnego lub skróconego, jak to jest regulowane? Czy należy pobierać pieniądze od naszej instytucji? Czy tylko od osób z zewnątrz?
• Czy jest obowiązkiem przyjmować uchwałą wzory odpisów?
• Czy wymóg wnioskowania na piśmie o odpis jest wymogiem bezwzględnym? Czy wystarczy np. telefon z prośbą o odpis?
• Czy odpis musi być wydawany na kogoś? Np. na wniosek dyrektora (czy ma być zawarta ta informacja)

Jak prawidłowo powinien przebiegać wpis danych do rejestru?

• Czy istnieje uregulowanie, do ilu dni należy zatwierdzić wpis i czy powinno zostać to dokonane w konkretnym terminie?
• Które tematy powinny być wpisywane przez organizatora instytucji, a które powinny być wpisywane w związku z tym, że instytucja to zgłasza?
• Są osoby, które przeszły na emeryturę - czy ktoś przejmuje ten wpis? Czy wpisujemy nowa osobę, czy tę, która kiedyś tego wpisu dokonywała (czy np. wpisać dwie osoby?)
• Co w sytuacji, gdy instytucje istnieją kilka lat, a okazuje się, że rejestru nie ma?
• Jak interpretować zapisy samego rozporządzenia? Od 2012 trwa problem
• Czy można dokonywać zmian w numeracji w rejestrze?
• Czy każde zastępstwo ma zostać zapisane? Np. gdy ktoś ma urlop roczny?
• Omówienie pozycji wypisu z rejestru instytucji kultury
• Czy tylko na wniosek instytucji można dokonać wpisu? Czy sami z siebie urzędnicy mogą go dokonać?
• Jakie dane są potrzebne do łączenie instytucji? Jak prawidłowo powinientaki procesprzebiegać?
• Czy wpisujemy likwidację instytucji kultury w momencie, gdy łączymy instytucję w jedną? Jak to powinno być wypisane z rejestru instytucji kultury? (przygotowanie pełnego odpisu)
• Czy opinie biblioteki są wiążące co do dalszych kroków?
• Czy gdy opinia jest negatywna, to dalej łączymy, czy przekreślamy?
• Co powinien zawierać akt połączenia, a co powinno być w statucie, by nie powielać tych rzeczy?
• Terminologia łączenia – co, kiedy należy zrobić przed procesem i w trakcie łączenia instytucji?
• Czy jeżeli w uchwale o zamiarze jest wskazana nazwa wstępna połączona, to czy trzeba później się jej trzymać?
• Jakie są dane, które trzeba wpisywać przy procesie łączenia?
• Różne zapisy uchwał: np. inne zapisy ma biblioteka, a inny ośrodek kultury: jak w takiej sytuacji to zrobić w procesie łączenia, co wziąć pod uwagę?

Jak prawidłowo prowadzić elektroniczną wersje rejestru?

• W jaki sposób zabezpieczać elektroniczną wersję rejestru? Czy w ogóle należy ją zabezpieczać?
• Jak powinna wyglądać taka wersja?
• W wersji elektronicznej forma tabeli narzucona jest z góry (wąskie kolumny) i wpisywanie powoduje nieczytelność i stresogenność - czy trzeba dosłownie wpisywać dane (przez co tabela robi się obszerna), czy może wpisywać tylko najważniejsze punkty dotyczące pełnomocnictwa?
• Jak zmieniać na stronie wprowadzone zmiany?
• Wzór zamieszczony na stronie gminy, urzędu - jak to pobrać, w jakiej formie?
• W jakiej formie umieszczać to na BIP-ie ?
• Jak często aktualizować rejestr na BIP-ie? Od razu gdy jednostki składają informacje o zmianie u nich, np. zmiana dyrektora? Czy jeden raz w roku w określonym terminie?
• Czy obecnie ma istnieć tylko wersja elektroniczna?
• Jak często i kiedy należy wykonać publikacje na BIP-ie?
• Obsługiwanie elektronicznej księgi rejestrowej - na czym to polega?
• Czy wersja elektroniczna powinna zawierać tylko aktualne statuty czy też starsze?

Co powinna zawierać papierowa wersja rejestru?

• Co powinna zawierać?
• Czy trzeba zbierać podpisy fizycznie, czy wystarczy upoważnienie?
• Przechowywanie dokumentów związane z rejestrem: które w jakim miejscu należy przechowywać?

Zmiany - jak uzupełnić rejestr, gdy następują zmiany?

• Czy w przypadku zmiany nazwiska dyrektora (zmienia na dwuczłonowe lub z powodu rozwodu) należy wykreślić go w rejestrze, mimo że to ta sama osoba?
• Co w sytuacji, gdy zmienia się dyrektor: jak to powinno być zmieniane w rejestrze? Czy on sam powinien to zgłosić, czy jednostka podległa?
• Przykład: Pani odchodziła w lutym na emeryturę, ale potem została zatrudniona na czas określony (rok) - najpierw rozwiązano umowę, a potem znów została zatrudniona na czas określony - co wpisać w takiej sytuacji?
• Po dokonywaniu zmiany dyrektora: czy wpisuje się, że jest „nieaktualny” i pod kolejnym numerem wpisujemy nowego dyrektora? np. jest zmiana dyrektora/księgowej i mamy, że księgową jest “Zofia Nowak” w wersie 1 i następuje zmiana, i czy w następnym wersje 2 wpisujemy, że nowym księgowym jest “Zosia Kowalska”? Czy też zmiana powinna być wpisana pod pozycją 1?
• Co jeśli wpis był dokonywany, kiedy powstała instytucja i doszło do zmiany, czy wtedy wpisywać jedną datę, czy dwie?
• Ujednolicone zmiany dyrektora/księgowej: jak to powinno formalnie wyglądać?
• Jakie elementy muszą być wpisywane poza sprawozdaniami? Czy musi być stanowisko głównego księgowego?
• Jaki jest prawidłowy zapis, gdy dana uchwała przestaje obowiązywać?
• Jak można skorygować błąd, który zrobiło się kiedyś? Czy w uwagach to wpisać?
• Przykład: Pełna nazwa „miejski dom kultury” i zmieniamy jego nazwę - czy wystarczy kreska i “zmiana uchwały”, czy mamy dopisać na czerwono “wpis nieaktualny” i kreska?

Jakie uprawienia powinni mieć urzędnicy?

• Jakie uprawnienia muszą mieć urzędnicy?
• Kto w gminie wydaje upoważnienie, czy to jest specjalna procedura?
• Jak właściwie powinien wyglądać zapis upoważnienia? (podstawa prawa)
• Przykład: Pani ma upoważnienie od burmistrza na dokonywanie wpisów, zmian oraz wykreśleń wpisów w księgach rejestrowych: czy takie upoważnienie jest wystarczające?

Jak prawidłowo powinny przebiegać sprawozdania finansowe?

• Czy wpisu należy dokonać w dniu fizycznego złożenia, czy w dniu sprawozdania? Po zatwierdzeniu, czy od razu?

Akta rejestrowe

• Czy akta rejestrowe mają być przekazywane do archiwum po 5 latach, czy w momencie zlikwidowania instytucji?

Najnowsze zagadnienia

• Czy opłata skarbowa powinna być pobrana również za odpis skrócony?
• Jak wygląda procedura tworzenia nowej instytucji, którą docelowo ma kierować dyrektor innej istniejącej już instytucji? Ma powstać nowe muzeum, którym kierować ma dyrektor biblioteki.
• Czy biblioteka miejska podlegająca pod instytucję kultury musi uiścić opłatę za odpis?
• Czy odpis może podpisać burmistrz?
• Samorząd jest organizatorem instytucji kultury. Czy taka instytucja jest zobowiązana do opłaty skarbowej?
• Jak wygląda odpis skrócony?
• Czy odpis sporządzamy w dwóch egzemplarzach – jeden dla wnioskodawcy, a drugi
• pozostawiamy w aktach JRWA?
• Czy z chwilą dokonania wpisu powinniśmy zrobić wydruk z rejestru i pozostawić go w aktach?
• Czy w księdze rejestrowej wykreślamy nieaktualne wpisy?
• Na jakiej podstawie pobieramy opłatę za wydanie odpisu?
• Wpis sprawozdania dokonywany był na wniosek dyrektora, który złożył komplet sprawozdań wraz z zarządzeniem o przyjęciu sprawozdania i pismem o dokonanie wpisu.
• Czy jest to prawidłowe?
• Czy potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej podpinamy do wniosku?
• Czy przy rejestrze powinny być oryginały sprawozdań i zarządzeń?
• Czy instytucje powinny składać dodatkowe egzemplarze?
• Czy konieczne jest własne zarządzenie, jeżeli rozporządzenie określa wzory?
• Czy przyjęcie zarządzenia wynika z przepisów?
• Czy od 21.05.2012 wszystkie wpisy dokonujemy w formie elektronicznej? Co z wpisami
• przed tą datą?
• Czy wydając odpisy z rejestru podpisujemy się na egzemplarzu dla instytucji?
• Czy błędne jest wpisywanie w księdze w dziale III wybranych kwot z bilansu?
• W którym miejscu na BIP-ie zamieszczamy RIK?
• Czy można połączyć ośrodek kultury z biblioteką, ale trzeba uzyskać pozytywną opinię
• ministerstwa? Co z konsultacjami z mieszkańcami?
• Czy na BIP-ie rejestr powinien być zamieszczony w formacie PDF?
• Czy w RIK trzeba wpisywać zmiany do statutu, czy teksty jednolite?
• Kto kontroluje RIK?