Wideoszkolenie: Ewidencja obiektów innych niż hotelarskie

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jakie elementy powinna zawierać ewidencja, aby była prowadzona w sposób poprawny? Jakie dane powinna zawierać karta ewidencji? Czy należy dokonywać wpisu również do CEIDG i GUS? Procedura archiwizacji dokumentacji prowadzonej ewidencji
• Gdzie rolnik może prowadzić agroturystykę? Czy może być to gospodarstwo domowe lub budynek gospodarczy?
• Kto może być gestorem obiektu turystycznego w Polsce? Jakie obowiązki ma gestor oraz czym różni się gestor od właściciela lub od osoby odpowiedzialnej za obiekt w odniesieniu do przepisów budowlanych?
• Jak zarejestrować w ewidencji nazwy wykorzystywane do pozycjonowania np. na bookingu? Czy w ewidencji gminnej może pojawić się obiekt taki jak: condohotele lub aparthotele?
• Co powinien zawierać wniosek o wpis do ewidencji obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie? Jakie załączniki powinny być dołączone do wniosku?
• Na jakiej podstawie można odmówić wpisu do ewidencji? PRZYKŁAD: właścicielami domu jest mąż i zona. Mąż wynajmuje 5 pokoi z tego domu, żona wynajmuje 5 pokoi z domu (jako osobni przedsiębiorcy). Zarówno kobieta, jak i mężczyzna dokonali wpisu do ewidencji na ten sam adres. Jak odnieść się do takiej sytuacji? Czy można odmówić wpisu?
• Jakie wymogi musi spełnić pole biwakowe? Jaka jest kategoryzacja pól biwakowych? PRZYKŁAD: we wniosku obiekt został nazwany, jako pole namiotowe z możliwością przyłączenia przyczep kempingowych. Czy można wpisać do ewidencji obiektów świadczących usługi hotelarskie taki obiekt? Czy obiekt powinien być wpisany do innej ewidencji?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

1. Jak prawidłowo prowadzić ewidencję obiektów świadczących usługi hotelarskie – pomocne wskazówki

• Jakie są wytyczne prawidłowego prowadzenia ewidencji? Na co zwracać uwagę, aby ewidencja była prowadzona w sposób poprawy?
• Jakie elementy powinna zawierać ewidencja?
• Czy wymagać od przedsiębiorcy nr. REGON podczas wpisu do ewidencji?
• Czy dane z ewidencji mogą być ogólnodostępne dla turystów, np. jako baza noclegowa?
• Prowadzenie elektronicznej bazy obiektów świadczących usługi hotelarskie – jak wdrożyć elektroniczną bazę? Czy firma zewnętrzna może wdrożyć taką bazę na stronie urzędu?
• Czy należy dokonywać wpisu do CEIDG? Czy w CEIDG wystarczy wpisać kod PKD? Czy adresy muszą być wpisane do prowadzenia danej działalności gospodarczej?
• Czy należy prowadzać dane z ewidencji do programu GUS?
• Czy można udostępniać GUS dane przedsiębiorców/rolników?
• Czy ewidencje obiektów innych niż hotelarskie należy umieszczać na BIPie lub stronie gminy?

2. Jak prowadzić ewidencję obiektów świadczących usługi hotelarskie? Wpływ wniosku do urzędu, wydawanie zaświadczeń o wpisie, odmowa wpisu do ewidencji, aktualizacja danych, wykreślenie z ewidencji. Omówienie przykładów związanych ze wpisem do ewidencji

2.1 Co powinien zawierać wniosek oraz jak weryfikować prawdziwość podanych w nim danych

• Co powinien zawierać wniosek o wpis do ewidencji obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie?
• Czy nazwa firmy, miejsce noclegów, miejsce zamieszkania właściciela firmy powinny być we wpisie i we wniosku?
• Jakie załączniki powinny być załączone do wniosku?
• Czy wniosek powinien zawierać załącznik dotyczący pouczenia o składaniu nieprawdziwych informacji?
• Czy można przyjąć wniosek o wpis w formie ustnej? Jakie są zagrożenia związane ustnym składaniem wniosków?

2.2 Kartoteka, karty rejestracyjne oraz archiwizacja dokumentacji prowadzonej podczas ewidencji

• Co powinny zawierać kartoteki przy ich zakładaniu?
• Przykładowa karta ewidencji. Co powinny zawierać karty rejestracyjne/ewidencji?
• Procedura archiwizacji dokumentacji prowadzonej ewidencji obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie
• Czy numery należy zapisywać kolejno z zaznaczeniem roku? Czy co roku należy zaczynać od nowego numeru?

3. Zadania gminy w związku z prowadzeniem ewidencji

• Czy gmina ma obowiązek prowadzić ewidencję, jeśli przedsiębiorcy nie składają wniosków o wpis?
• PRZYKŁAD: gmina nie prowadzi własnej ewidencji obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie, natomiast korzysta z ewidencji prowadzonej przez urząd marszałkowski. Czy urząd również musi prowadzić własną ewidencję, czy może korzystać z ewidencji marszałkowskiej?
• Jakie są zadania gminy w związku z prowadzeniem ewidencji zgodnie z ustawą o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych?
• Czy urząd ma prawo domagać się wpisu do ewidencji przez przedsiębiorcę na podstawie ewidencji działalności gospodarczej?
• W jakich wydziałach powinna być prowadzona ewidencja obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie?
• Do czego zobowiązany jest urząd w związku z ewidencją obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie?
• Jakie możliwości/prawa ma urząd w związku z ewidencją obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie?
• Do jakich zapisów z ustaw należy się stosować podczas prowadzenia ewidencji?

3.1 Jakie nazwy w ewidencji innych obiektów są dopuszczalne?

• Czy można wpisać do ewidencji nazwę obiektu z członem nazwy hotel/motel/pensjonat/schronisko?
• Czy w ewidencji może pojawić się obiekt taki jak: condohotele lub aparthotele?
• Jak zarejestrować w ewidencji nazwy wykorzystywane do pozycjonowania np. na bookingu?
• Jak przypisać adres, kiedy domek letniskowy nie ma adresu? Czy ma być to numer działki?
• Czy przedsiębiorca ma obowiązek oznaczyć odpowiednio pokoje gościnne w gospodarstwie domowym?
• Czy na wójcie/burmistrzu spoczywa obowiązek kontrolny obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie?
• Czy gmina może weryfikować dane o obiekcie poprzez np. strony internetowe (noclegowe), przez które przedsiębiorcy oferują zakwaterowanie?

3.2 Wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji

• Czy osoba, która nie jest przedsiębiorcą, ale jest firmą zarządzającą apartamentami, to może dostać zaświadczenia o wpisie do ewidencji? Jakie dane powinny się znaleźć na takim zaświadczeniu?
• Czy przed wydaniem zaświadczenia o wpisie do ewidencji przedsiębiorca ma obowiązek aktualizacji danych?
• Czy urząd może wydłużyć „termin ważności” zaświadczenia o wpisie do ewidencji? W jaki sposób wystawiać zaświadczenia, aby obejmowały one termin dłuższy niż 3 miesiące?
• Kto jest obciążony w przypadku, jeśli obywatel realizuje bon w miejscu, które nie jest wpisane do ewidencji? Czy ZUS powinien sprawdzać słuszność przyjęcia bonu turystycznego?
• Czy przy wpisie do ewidencji należy wydać decyzję? Czy tylko potwierdzenie przyjęcia wniosku? Czy należy wydawać na wniosek zaświadczenie o wpisie do ewidencji, czy przy każdy wpisie do ewidencji?
• Czy na zaświadczeniu o wpisie do ewidencji powinna być podbita urzędowa pieczątka i podpis urzędnika?

4. Omówienie powyższych zagadnień na przykładach

• Jak rozpatrzyć wniosek osoby, która prowadzi obiekt jedynie w sezonie letnim, natomiast w formie ciągłej i zorganizowanej? Czy wpisać taki obiekt do ewidencji?
• Jak rozpatrzyć wniosek osoby, która prowadzi działalność gospodarczą, ale nie ma gospodarstwa? Czy wpisać taki obiekt do ewidencji?
• PRZYKŁAD: przedsiębiorca składa wniosek o wpis pojedynczego apartamentu. Czy jeżeli złoży wnioski na kilka apartamentów w różnych odstępach czasu, to należy ewidencjonować te obiekty we wspólnej karcie rejestracyjnej, czy zakładać każdorazowo kolejną kartę?
• Jak wprowadzić do ewidencji dane o przedsiębiorcy, jeżeli wniosek składa sp. z o.o. (jest kilku właścicieli)? Czy zaświadczenie o wpisie do ewidencji wystawia się imiennie na każdego właściciela, czy może na nazwę spółki? Czy rodzaj spółki ma wpływ na wpis do ewidencji ? Czy istnieją jakieś zależności?
• PRZYKŁAD: osoba wnioskująca o wpis, jedynie dzierżawi działkę (nie jest jej właścicielem). Kto powinien złożyć wniosek o wpis do ewidencji? Czy osoba, która wydzierżawia powinna uzyskać zgodę na wpis osoby dzierżawiącej działkę?
• Czy należy zatwierdzić wniosek osoby, która prowadzi prywatne, nieodpłatne pokoje noclegowe (dla pracowników)? Czy w świetle przepisów nie jest to obiekt, który świadczy usługi hotelarskie? Jak rozpatrzyć taki wniosek?
• Czy rejestrować apartamenty, gdzie wniosek składa firma zarządzająca, a nie właściciel apartamentu?
• Odpowiedzialność za budynek – kto inny jest właścicielem budynku, kto inny prowadzi w nim działalność gospodarczą. Kto zgodnie z przepisami odpowiada za obiekt turystyczny i uzyskuje przychody? Jak wygląda odpowiedzialność firmy/osoby, która nie jest właścicielem budynku, a zobowiązuje się do przestrzegania przepisów poprzez wpis do ewidencji? Czy wpis powinien dokonać właściciel czy osoba, która dzierżawi?
• PRZYKŁAD: przedsiębiorca zgłosił do ewidencji 2 apartamenty. Z ustaleń na stronie internetowej oraz wywiadu z sąsiadami wynika, ze przedsiębiorca ma 10 apartamentów, z których 8 nie jest zgłoszonych do ewidencji. Co można zrobić w tym przypadku, aby wszystkie apartamenty zostały uwzględnione we wniosku?
• PRZYKŁAD: czy domek połączony z trzech budynków, gdzie każdy budynek ma własny numer, traktować jako jeden obiekt, czy trzy obiekty?
• Jak wpisywać obiekty prywatne, ale lecznicze (nie jest to sanatorium, ale mają usługi lecznicze)? Czy należy kierować ich do innej ewidencji np. NFZ? Czy komercyjne świadczenie usług leczniczych jest podstawą do wpisu do ewidencji, jeżeli świadczą również usługi noclegowe?
• Jak wpisywać apartamenty? Jest jeden budynek, w którym są budynki mieszkalne (prywatne), ale w tym samym budynku są również apartamenty na wynajem. W jaki sposób wpisywać je do ewidencji?
• Czy rejestrować apartamenty, gdzie na jednej powierzchni jest kilka firm zarządzających?
• Noclegi krótkotrwałego zakwaterowania mogą być prowadzone w hotelach robotniczych. Czy w ewidencji można zarejestrować taki hotel robotniczy? Czy należy przekazać taki obiekt do urzędu marszałkowskiego?
• Jak wprowadzić do ewidencji dwóch przedsiębiorców, którzy prowadzą osobną działalność na jednym adresie?
• Czy pracownik urzędu ma obowiązek informowania o konieczności dokonania wpisu przez przedsiębiorców, którzy mogą prowadzić obiekty?
• Czy jeśli zmiana się właściciel obiektu, to stary wpis wykreślamy z urzędu? Czy poprzedni właściciel musi złożyć wniosek o wykreślenie?
• PRZYKŁAD: nazwa przedsiębiorstwa to "domki u Oli" przy ulicy Prostej 3; na działce są trzy domki. Czy każdy domek musi mieć kolejny numer porządkowy? Czy domki muszą być wpisane oddzielnie do ewidencji?

5. Jakieobowiązki mają podmioty, które mogą wpisać się do ewidencji obiektów świadczących usługi hotelarskie?

5.1 Przedsiębiorcy

• Jakie wymogi powinien spełniać przedsiębiorca, aby dokonać wpisu do ewidencji?
• Jakie druki oświadczenia muszą złożyć przedsiębiorcy przed wpisem do ewidencji?
• Ewidencję obiektów świadczących usługi hotelarskie prowadzi wydział działalności gospodarczej, który prowadzi również ewidencję działalności gospodarczej i ma informację, że ktoś prowadzi działalność świadczącą usługi hotelarskie, natomiast nie jest wpisany do ewidencji obiektów świadczących usługi hotelarskie. Co należy zrobić z takimi osobami? Jak reagować? Jak postąpić w takiej sytuacji?

5.2 Rolnicy

• Co oznacza status rolnika?
• Czy rolnik musi mieć wykształcenie rolnicze?
• Czy podczas wpisu brać pod uwagę hektar fizyczny, czy przeliczeniowy?
• Czy emerytowany rolnik również ma status rolnika?
• Gdzie rolnik może prowadzić agroturystykę? Czy może być to gospodarstwo domowe? Czy może to być budynek gospodarczy?
• Czy rolnik może wynajmować domek letniskowy w innej lokalizacji, czy jedynie w siedzibie gospodarstwa?
• Czy liczba pokoi ma znaczenie w przypadku rolnika, który prowadzi agroturystykę?
• Czy agroturysta powinien prowadzić książkę meldunkową?
• Czy rolnik może wnioskować o wpis jeżeli posiada grunty w innej gminie?

5.3 Inne przypadki

• PRZYKŁAD: niektóre obiekty funkcjonują bez działalności gospodarczej, inne funkcjonują ze wpisem do centralnej ewidencji bądź w formie spółki. Ustawa mówi, że świadczyć usługi może przedsiębiorca lub rolnik, natomiast niektóre osoby nie prowadzą tego w formie działalności. Czy osoba, która zgłasza do urzędu skarbowego podatek zryczałtowany i posiada numer NIP, może prowadzić obiekt, który wpisany jest do ewidencji? Czy wymogiem jest prowadzenie obiektu w formie nieciągłej i niezorganizowanej?
• Czy osoba fizyczna, która prowadzi obiekt świadczący usługi hotelarskie może wpisać się do ewidencji?
• PRZYKŁAD: sytuacja dot. wpisu do ewidencji przez jednego wnioskodawcę jako spółka (wpis apartamentów) oraz jako rolnik (wpis pola namiotowego) Czy taka osoba może wnioskować o wpis do ewidencji? Jak rozpatrzyć taki przypadek?

6. Zagadnienia związane z prowadzeniem ewidencji obiektów świadczących usługi hotelarskie

• Jakie to są obiekty inne niż hotelarskie?
• Co to jest obiekt hotelarski w rozumieniu ustawy?
• Kto to jest gestor obiektu? Kto może być gestorem obiektu turystycznego w Polsce? Gdzie znaleźć w przepisach informacje na ten temat?
• Jakie obowiązki ma gestor?
• Czym się różni gestor od właściciela lub od osoby odpowiedzialnej za obiekt w odniesieniu do przepisów budowlanych?
• Co oznacza najem krótkotrwały? Jakie kryteria powinny zostać spełnione w związku z najmem krótkotrwałym?

7. Obiekty podlegające ewidencji – wymogi odnośnie obiektu oraz odbiór budynku przez sanepid/straż pożarną/ nadzór budowlany, nazwy, oznakowanie i kontrola obiektów, podatek od obiektu

7.1 Jakie wymogi muszą spełniać obiekty, w których świadczone są usługi hotelarskie, aby móc wpisać je do ewidencji?

• W jaki sposób sprawdzić, czy obiekt fizycznie istnieje?
• Czy do ewidencji niezbędna jest opinia sanepidu?
• Czy można wymagać załącznika do wniosku potwierdzającego odbiór obiektu przez sanepid/straż pożarną/ nadzór budowlany?
• PRZYKŁAD: czy opinia sanepidu jest wymagana kiedy przedsiębiorca/agroturystyk ma tylko jeden pokój? Czy zgodne z prawem, będzie dokonanie wpisu bez odbioru sanepidu?
• Skargi/zgłoszenia o złym stanie obiektu/łamaniu przepisów prawa przez właściciela itp. Jeżeli do urzędu wpływa skarga na dany obiekt, to czy urząd ma obowiązek zgłosić sprawę na policję, straż pożarną, do sanepidu? Czy leży to po stronie osoby, która zgłasza skargę?
• Czy do wniosku wymagane jest minimalne wymagania co do wyposażenia innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie;
• Czy należy wpisać obiekt do ewidencji, jeżeli osoba prowadząca obiekt wynajmuje pokoje dla pracowników, ale nie swoich?

7.2 Odmowa wpisu do ewidencji obiektów świadczących usługi hotelarskie

• Czy można odmówić wpisania do ewidencji?
• Na jakiej podstawie można odmówić przedsiębiorcy/rolnikowi wpisania do ewidencji?
• Na jakiej podstawie odmówić osobom fizycznym wpisu do ewidencji? Jaka jest podstawa prawna odmowy wpisu do ewidencji?
• PRZYKŁAD: właścicielami domu są dwie osoby np. mąż i zona. Dom nie jest podzielony na połowy. Maż wynajmuje 5 pokoi z tego domu oraz żona wynajmuje 5 pokoi z domu (jako osobni przedsiębiorcy). Zarówno kobieta, jak i mężczyzna dokonali wpisu do ewidencji na ten sam adres. Jak odnieść się do takiej sytuacji? Czy można odmówić wpisu?
• Czy należy wydawać decyzję przy odmowie? SKO to zakwestionowało. Wpis jest czynnością materialną techniczna i przysługuje skarga do sadu administracyjnego

7.3 Aktualizacja danych przez przedsiębiorców/rolników

• Jakie dokumenty powinny być przedłożone w trakcie aktualizacji danych w ewidencji?
• Czy przedsiębiorca powinien zgłaszać do ewidencji: remont obiektu, aktualizacje liczby pokoi? Jak weryfikować takie zmiany?
• Jak ewidencjonować obiekty, których właściciel się zmienia? Czy wystarczy nanieść korektę?
• Co obiektami, które są wpisane do ewidencji od 20 lat, natomiast dane o nich nie są aktualizowane?

7.4 Wykreślenie z ewidencji na wniosek oraz z urzędu

• Czy wykreślenie z rejestru następuje z urzędu, jeżeli ktoś przez rok nie prowadzi działalności?
• Jak weryfikować to, czy ktoś nie prowadził działalności przez rok? Jakie uprawnienia ma osoba, która prowadzi ewidencję do weryfikacji takich informacji?
• PRZYKŁAD: przedsiębiorca, który wpisał się do ewidencji, powinien powiadomić wójta/burmistrza, że należy wykreślić go z ewidencji (jeżeli nie prowadzi już działalności). Co robić, jeżeli taki przedsiębiorca nie zgłosi tego, aby wykreślić go z ewidencji? Czy urząd na własną decyzję może wykreślić przedsiębiorcę z ewidencji?

8. Pole biwakowe – ewidencja, kategoryzacja oraz porównanie

• Czy nazwa "pole biwakowe" powinno być uregulowane uchwałą rady?
• Jakie wymogi musi spełnić pole biwakowe?
• Jaka jest kategoryzacja pól biwakowych?
• Jakich dokumentów wymagać od przedsiębiorcy, który chce wpisać do ewidencji pole biwakowe?
• Jakie są różnice między polem biwakowym, polem namiotowym a kempingiem?
• Jaka jest procedura kategoryzacji pola namiotowego? Wszczęcie procedury, wydawanie decyzji
• PRZYKŁAD: we wniosku obiekt został nazwany jako pole namiotowe z możliwością przyłączenia przyczep kempingowych. Czy można wpisać do ewidencji obiektów świadczących usługi hotelarskie taki obiekt? Czy obiekt powinien być wpisany do innej ewidencji?
• Czy wszystkie załączniki podane we wniosku muszą zostać dostarczone?
• Czy należy wpisać obiekt do ewidencji jeżeli osoba prowadząca obiekt wynajmuje pokoje dla pracowników, ale nie swoich?

9. Planowane zmiany w przepisach prawa dotyczących ewidencji obiektów świadczących usługi hotelarskie

• Dlaczego tak ważne jest uregulowanie ustawy o usługach hotelarskich oraz dyrektywy o usługach cyfrowych odnośnie turystycznego najmu krótkoterminowego?
• Jeżeli planowane są zmiany w przepisach prawa dotyczące prowadzenia ewidencji innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie, to czego mogą dotyczyć zmiany?