Wideoszkolenie: Fundusz sołecki

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Wspólne przedsięwzięcia sołectw (6 paragraf 1 ) – jakie przedsięwzięcia mogą realizować? Czy istnieją granice łączenia funduszu sołeckiego? Jak to wygląda formalnie? Jakie są problemy dotyczące „wspólnych przedsięwzięć sołectw?
• Czy przeznaczenie funduszy na imprezy plenerowe to dobry pomysł na rozdysponowanie funduszu sołeckiego?
• Czy środki na usuwanie skutków klęski żywiołowej muszą być wydawane na terenie danego sołectwa, czy można je przeznaczyć na ten sam cel, ale na terenie innego sołectwa?
• Jak wyglądanie finansowanie OSP? Na co można przeznaczyć środki? Jaki sprzęt można zakupić? Czy można przeprowadzić remont budynku OSP, pomimo tego, że ten budynek nie jest własnością gminy?
• Kapliczka jest wpisana do rejestru zabytków, ale jest własnością parafii. Co w tym przypadku? Czy istnieje jakaś możliwość finansowania z funduszu?
• Czy, a jeśli tak to na jakich zasadach, mieszkańcy sołectwa mogą samodzielnie realizować przedsięwzięcia FS, np. ułożyć chodnik z kostki? Czy praca społeczna/nieodpłatna powinna być uwzględniona we wniosku? Jak wygląda kwestia odpowiedzialności za ewentualny wypadek przy takiej pracy?
• Jest wniosek na kilka wspólnych przedsięwzięcia sołectw, ale gmina wie, że nie starczy pieniędzy na zrealizowanie wszystkich tych zadań, tylko na część – czy można odrzucić wniosek tylko w części, czy trzeba w całości?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania uczestników, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatniego szkolenia:

• Gmina nie ma aktualnej strategii gminy. Jesteśmy w trakcie aktualizacji. Czy w takim przypadku sołtys może odnieść się do poprzedniego, który był ważny do 2021 roku?
• Czy zadanie można realizować na drodze powiatowej (budowa chodnika) na podstawie porozumienia z powiatem i przekazanie zadania do gminy?
• Jeśli koszt tablicy informacyjnej przekroczy kwotę zaplanowaną w funduszu, to czy gmina może pozostałą część zapłacić z własnych środków?
• Czy mogą być finansowane z FS bilety do kina i dojazd dla dzieci z danego sołectwa w ramach zajęć prowadzonych w świetlicy wiejskiej?
• Czy remont kapliczki znajdującej się na terenie gminy może być sfinansowany z FS?
• Czy sołectwo może częściowo wykorzystać środki z FS, a z pozostałej części zrezygnować?
• Czy radar z wyświetlaczem prędkości na drodze powiatowej sołectwo może zaplanować?

1. Co należy wiedzieć o FS? Na czym polega?

• Podstawowe przepisy związane z FS
• Wysokość środków i możliwość ich zwiększenia
• Obowiązek informacyjny wójta
• Wymagania w zakresie wniosku o FS i jego weryfikacja przez wójta
• Możliwości w zakresie realizacji wspólnych przedsięwzięć kilku sołectw
• Zmiany zadań wybranych przez sołectwo w ciągu roku
• Realizacja wniosków i zwrot środków z budżetu państwa

2. Jakie przedsięwzięcia możemy realizować w ramach funduszu sołeckiego, a jakich nie wolno?

• Co się mieści w katalogu zadań? Jak dokumentować wydatki?
• Jak należy poprawnie sformułować nazwę przedsięwzięcia?
• Opisywanie zadań – jak uzasadnić wybór zadania?

Przedsięwzięcia „miękkie” oraz związane z integracją

• Czy imprezy i wycieczki mogą być finansowane z funduszu sołeckiego?
• Czy jest możliwe finansowanie wyjazdów edukacyjnych, poznawczych dla dzieci z sołectw?
• Czy mogą być finansowane z FS bilety do kina i dojazd dla dzieci z danego sołectwa w ramach zajęć prowadzonych w świetlicy wiejskiej?
• Czy można zaakceptować "wycieczkę mieszkańców do sejmu w ramach promowania idei samorządności"?
• W ramach profilaktyki zdrowotnej seniorzy z danego sołectwa planują wyjazd do wód termalnych. Z FS chcą przeznaczyć środki na pokrycie usługi transportowej. Czy może być taki wniosek?
• Czy można zakupić paczki spożywcze dla seniorów sołectwa?
• Czy z FS można opłacić organizację ogniska, połączoną z pieczeniem kiełbasek, w ramach podziękowania za sprzątanie sołectwa przez mieszkańców?
• Czy paczki dla dzieci mogą być finansowane z FS?
• Czy na Dzień Dziecka można zapłacić za artykuły spożywcze np. kiełbasy na grilla, napoje?
• Jak można opisać zakupione kiełbasy na ognisko dla mieszkańców po przeprowadzonej akcji "sprzątanie sołectwa"? Nastąpiła aktywizacja mieszkańców (jeśli nie można określić, że jest to posiłek regeneracyjny)
• Czy można przeznaczyć środki na konsumpcję w Dniu Kobiet?
• Jeżeli organizujemy np. Dzień Kobiet, to nie możemy zamówić cateringu?
• Jeżeli nazwa przedsięwzięcia dotyczy spotkania integracyjnego dla mieszkańców danego sołectwa, a dowodem na zrealizowanie tego zadania jest faktura na usługę cateringową, to jest to źle zrealizowane zadanie?
• W jaki sposób uzasadnić usługę gastronomiczną podczas festynu dla mieszkańców?
• Czy koło gospodyń wiejskich może zorganizować np. Dzień Kobiet i wystawić fakturę w ramach organizacji wydarzeń kulturalnych?
• Czy można pokryć środkami z funduszu sołeckiego organizację Dnia Dziecka, występy?
• Czy przeznaczenie funduszy na imprezy plenerowe to dobry pomysł na rozdysponowanie FS?
• Czy w ramach FS na obchody Sołeckiego Dnia Sportu można wynająć animacyjne zajęcia z alpakami albo kucykami? Dzieci karmią zwierzęta, uczą się o nich, wyprowadzają je.
• Czy z FS może być opłacone kino objazdowe w danym sołectwie?
• Czy z FS można zakupić pianę party na festyn?
• Czy w ramach FS możliwy jest zakup usługi DJ na imprezę? Czy mogą być to imprezy koszyczkowe, skoro niemożliwy jest zakup artykułów spożywczych?
• Czy w ramach imprez kulturalno-środowiskowych można z FS pokryć koszu dmuchańców dla dzieci, oprawę techniczną imprezy? Czy z FS możemy zakupić ciasta i inne artykuły spożywcze na imprezę?
• Czy z FS można pokryć koszty wynajęcia ochrony na imprezę?
• Czy z FS można finansować opłatę za muzykę na imprezach?
• Czy poprawne będzie ujęcie w organizacji jakiegoś spotkania np. wigilijnego, zakupu art. spożywczych z przeznaczeniem na organizację np. konkursu na najlepszą potrawę bożonarodzeniową?
• Czy można zakupić półprodukty, z których będą przygotowane potrawy regionalne przez mieszkańców, w ramach warsztatów kulinarnych dla mieszkańców sołectwa?
• Czy można kupować art. spożywcze jako paczki, nagrody?
• Czy z FS można robić i przekazywać paczki dzieciom, np. na Dzień Dziecka, Mikołajki? Czy mogą to być dowolne upominki, np. słodycze, puzzle, gry?
• Czy do paczek mikołajkowych musi być lista podpisów dzieci – rodziców, którzy paczki otrzymali w "ramach konkursu mikołajkowego"?
• Czy we wniosku może być przedsięwzięcie typu: organizacja festynów, sylwestra, majówki (prowadzenie, oprawa muzyczna i zakup materiałów – fajerwerki)?
• Czy imprezy muszą mieć charakter otwarty dla wszystkich mieszkańców gminy? Czy tylko dla mieszkańców sołectwa?
• Jak opisać we wniosku organizację imprez?

Kluby sportowe i zespoły ludowe

• Czy można zakupić bramkę do piłki nożnej na boisko ludowego zespołu sportowego?
• Czy można przeznaczać środki FS na kluby sportowe?
• Czy ze środków FS można finansować zakup strojów ludowych dla zespołu folklorystycznego, działającego w sołectwie oraz dla koła gospodyń wiejskich?
• Czy z FS można dokonać zakupu dresów z logo gminy dla klubu sportowego działającego na terenie danego sołectwa?
• Czy z FS można kupić stroje dla mażoretek, które działają w ramach organizacji pozarządowej?

Ochotnicza Straż Pożarna i Policja

• Jak wygląda finansowanie OSP? Na co można przeznaczyć środki? Jaki sprzęt można zakupić?
• Czy można przeprowadzić remont budynku OSP, pomimo tego, że ten budynek nie jest własnością gminy?
• Czy budynek OPS musi być własnością gminy?
• Czy jeżeli budynek nie jest gminy, tylko OSP, to czy można w nim wykonywać roboty budowlane na podstawie umowy użyczenia budynku lub jednego pomieszczenia?
• Co w sytuacji, gdy OSP ma zaznaczone w statucie, że działa na terenie danego sołectwa, a także na terenie całej gminy, a nawet powiatu? Czy dane sołectwo, na którego terenie znajduje się OSP, może przeznaczać środki na to OSP?
• Czy ze środków funduszu sołeckiego można zakupić sztandar OSP?
• Czy można zakupić dla OPS wyposażenie socjalne: garnki, szklanki?
• Czy z funduszu można finansować buty dla strażaków?
• Czy z FS można zakupić mundury galowe?
• Czy z FS można dofinansować zakup specjalnej pralnicy mundurów bojowych dla OSP?
• Czy z FS można zakupić koszulki dla OSP?
• Czy z FS można zakupić jakiś sprzęt dla OSP, np. motopompę?
• Jak powinno przebiegać przekazanie torby ratowniczej w ramach FS na rzecz OSP?
• Czy środki z FS można przekazać w formie dotacji dla jednostki OSP na remont garażu? Garaż jest własnością jednostki
• Czy umowa użyczenia budynku z OSP uprawnia gminę do wykonania bieżącego remontu, jeśli sołectwo złoży taki wniosek?
• Czy ze środków FS można finansować bieżące wydatki jednostek OSP oraz zakup niezbędnego sprzętu do prowadzenia działań?
• Czy można przeznaczyć FS remont wozu bojowego?
• Czy możemy przeznaczyć FS na ubezpieczenie samochodu strażackiego czy przeglądu tego pojazdu?
• Czy z FS można pokryć koszty naprawy motopompy strażackiej?
• Czy dla OSP można zakupić defibrylator?
• Czy można przeznaczać środki z FS na szkolenia dla strażaków i ratowników z OSP?
• Czy z FS możemy sfinansować obchody jubileuszu 100-lecia OSP
• Czy można zaplanować zakup sprzętu AGD i wyposażenia do strażnicy OSP?
• Czy wystarczy samo zadanie „Doposażenie OSP”, czy musi być sprecyzowane konkretnie na jaki sprzęt?
• Czy jeśli OSP znajduje się w sąsiednim sołectwie, które nie chce przeznaczyć środków na wspólne przedsięwzięcie, to czy sołectwo, w którym nie ma OSP może przeznaczyć FS na to przedsięwzięcie?
• Czy z FS można dofinansować zakup samochodu strażackiego? Sprzedający (osoba fizyczna) wycenił samochód na 17.000 zł; zebranie wiejskie zdecydowało dofinansować zakup tego samochodu w wysokości 3000 zł. Gmina nie jest zainteresowana kupnem tego samochodu. Mieszkańcy sołectwa nie uzgodnili zakupu z wójtem. Czy z FS można dofinansować zakup samochodu strażackiego? Czy w takim wypadku należy odrzucić wniosek sołtysa?
• Czy można wydatkować środki z FS na doposażenie miejscowej jednostki policji lub dofinansować zakup samochodu policyjnego?

Oświata

• Czy można przeznaczyć środki na dodatkowe zajęcia z języka angielskiego dla dzieci, jeżeli szkoła znajduje się terenie innego sołectwa?
• Czy ma znaczenie to, że w zajęciach dodatkowych w szkole, dotowanych przez jedno sołectwo, będą chodziły dzieci z innych sołectw?
• Czy można przeznaczyć środki z FS na remont szkoły?
• Czy sołectwo może przeznaczyć środki z FS na zakup ławek, szafek itp. w szkole podstawowej, do której uczęszczają dzieci z sołectwa?
• Czy można finansować poprawienie nawierzchni boiska szkolnego, znajdującego się na działce gminnej?
• Czy z FS można sfinansować chodnik koło szkoły, jeżeli szkoła jest gminna?
• Czy można zakupić zabawki do przedszkola?

Jednostki kultury: ośrodki kultury i biblioteki

• Czy FS można sfinansować doposażenie gminnego ośrodka kultury?
• Czy z FS można zakupić instrumenty muzyczne, które zostaną przekazane protokołem do gminnego ośrodka kultury? Przedsięwzięcie w ramach organizacji wydarzenia muzycznego o charakterze kulturalno-integracyjnym w danym sołectwie
• Czy z FS można sfinansować zakup książek do biblioteki publicznej (filia mieści się na terenie sołectwa), która formalnie podlega pod miejski ośrodek kultury, działający jako instytucja kultury i finansowany z dotacji podmiotowej z budżetu gminy?
• Czy można kupić komputery, które będą stały w bibliotece gminnej zlokalizowanej w danym sołectwie, ale będą to stanowiska dla mieszkańców do darmowego korzystania?

Świetlice wiejskie i nieruchomości wykorzystywane przez sołectwa

• Co zrobić, w sytuacji gdy sołectwo chciało ze środków z FS wykupić grunty pod plac zabaw?
• Czy z FS można kupić paliwo do kosiarki którą sołectwo wcześniej zakupiło ze środków FS? Kosiarka ma służyć do dbania o teren wokół świetlicy wiejskiej
• Czy można przeznaczyć FS na podpisanie umowy zlecenia na koszenie i zakupu paliwa z funduszu?
• Czy z FS można kupić blachy do ciast, patery wazówki jako wyposażenie świetlicy wiejskiej, która jest miejscem spotkań mieszkańców sołectwa, gdzie są organizowane warsztaty kulinarne promujące sołectwo?
• Czy musi być dokładnie sprecyzowane na co są przeznaczone środki, tj. garnek, talerze, czy wystarczy „doposażenie kuchni w świetlicy”?
• Czy można przeznaczyć środki na doposażenie świetlic wiejskich, które działają w ramach ośrodka kultury, np. zakup sprzętu do kuchni, do pracowni?
• A co jeśli chodzi o doposażenie świetlic, za które odpowiedzialny jest dom kultury?
• Czy może być zadanie o treści "Modernizacja świetlicy wiejskiej poprzez zmianę pokrycia dachowego"? Uzasadnienie: "Poprawa wizerunku świetlicy"
• Czy można zakupić bramę wjazdową na działkę ze świetlicą wiejską?
• Czy z FS można sfinansować wymianę okien i drzwi w świetlicy wiejskiej?
• Czy w jednym roku można zakupić altanę, a w drugim roku zakupić stoły i ławki?
• Sołectwo zakupiło kawę, herbatę itp. do świetlicy wiejskiej. Czy to może być finansowane z FS?
• Czy z FS można opłacać rachunki za prąd, wodę?
• Czy sołectwo może przeznaczyć fundusz na opłaty za światło i gaz, które są wykorzystywane w godzinach wieczornych na zajęcia w świetlicy wiejskiej?
• W jaki sposób opisać zadanie odnośnie opłacenia światła i gazu na utrzymanie świetlicy wiejskiej?
• Czy ze środków FS można finansować budowę/rozbudowę placu zabaw lub siłowni na terenie szkoły w danym sołectwie? Czy przeglądy placów zabaw mogą być opłacane z FS?
• Czy z FS można opłacić założenie Internetu w świetlicy, a w kolejnych latach opłacać rachunki?
• Czy jeżeli można dokonywać wydatków na zakup Internetu i w kolejnych latach opłacać rachunki, to co w sytuacji, gdy FS zostanie rozwiązany? Kto będzie wtedy opłacał faktury?
• Czy ze środków FS można opłacić dodatkowe zajęcia np. j. angielskiego w świetlicy wiejskiej (dla konkretnych grup wiekowych)?
• Czy z FS można zlecić wykonanie filmu promującego sołectwo lub wydanie książki o historii sołectwa? A kubki, kalendarze promujące sołectwo? Czy mogą być rozdawane mieszkańcom?
• Czy z FS można wyposażać świetlice, np. zakupić klimatyzację oraz przeprowadzać prace remontowe i modernizacyjne, jeżeli świetlice te są regularnie wynajmowane odpłatnie dla osób trzecich przez gminę?
• Czy gmina może podpisać umowę z sołtysem danej miejscowości na koszenie terenów zielonych? Usługa finansowana z FS. Czy oszacowanie kwoty może być ogółem, np. "utrzymanie terenów zielonych", czy koszty powinny być podane osobno: paliwo, żyłka, robocizna itd.?
• Czy można sfinansować "Zakup kosy spalinowej marki Stihl" podając konkretną nazwę marki? Jak przeprowadzić postępowanie, jeśli kosa ma taką samą cenę we wszystkich sklepach w kraju?
• Czy przedsięwzięcia można realizować na nieruchomościach, które nie są własnością gminy, co do których zawarte są umowy użyczenia?
• Czy jeżeli sołtys chce kupić kosiarkę (traktorek) dla sołectwa, to musi zatrudnić kogoś do jej obsługi, czy może obsługiwać ją sam?
• Czy sołectwo może przeznaczyć środki z FS na zakup wyposażenia placu zabaw? Gmina nie jest właścicielem działki. Właścicielem jest wspólnota wsi
• Czy można doposażać place zabaw z roku na rok tzn.: w 2018 roku - mapa, projekt, 3 urządzenia; w 2019 roku - 4 urządzenia, w 2020 roku - 5 urządzeń. Czy to nie jest dzielenie kosztów?

Obiekty religijne i zabytki

• Czy można finansować odnawianie kapliczek?
• Czy jeżeli kapliczka znajduje się w gminnej ewidencji zabytków, to wtedy możliwe jest finansowanie renowacji ze środków FS?
• Kapliczka jest wpisana do rejestru zabytków, ale jest własnością parafii. Co w tym przypadku? Czy istnieje jakaś możliwość finansowania z funduszu?
• Czy można sfinansować zakup np. roślin przy kapliczce bądź ozdobienie kapliczki?
• Sołectwo złożyło wniosek na zadanie: „Budowa nowego krzyża, ogrodzenia i zagospodarowania terenu wokół krzyża”, uzasadniając je poprawą estetyki wsi. Wniosek został odrzucony. Jeśli zadanie zostałoby sformułowane inaczej, bez wskazania „na budowę krzyża”, to czy można by było przeznaczyć środki z FS? Krzyż nie jest wpisany do rejestru zabytków.
• Czy można sfinansować remont pomnika/mogiły ofiar z II wojny światowej?
• Czy można sfinansować remont pomnika żołnierza na terenie gminy, jeżeli nie jest to zabytek?

Drogi i infrastruktura drogowa oraz oświetlenie

• Czy z FS można finansować sporządzeniu projektu np. chodnika, drogi, wodociągu przy drodze gminnej?
• Czy można sfinansować remont i przebudowę chodnika przy drodze powiatowej?
• Czy można przeznaczyć FS na realizację zadań na drodze powiatowej w sytuacji, gdy gmina ma podpisane z powiatem porozumienie o przejęcie zarządzania tą drogą powiatową?
• Czy z FS można sfinansować remont przystanku przy drodze powiatowej?
• Czy z FS można sfinansować budowę oświetlenia przy drodze powiatowej?
• Jeżeli gmina realizuje duże zadanie polegające na wymianie oświetlenia w całej gminie, to czy sołectwo może przeznaczyć swój fundusz na to zadanie w obrębie swojego sołectwa?
• Ustawa z dnia 7 października 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach służących ochronie odbiorców energii elektrycznej; w 2023 roku, w związku z sytuacją na rynku energii elektrycznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 2127), wprowadza obowiązkowy cel 10% zmniejszenia całkowitego zużycia energii elektrycznej w zajmowanych budynkach lub częściach budynków oraz przez wykorzystywane urządzenia techniczne, instalacje i pojazdy w okresie od dnia 1 grudnia 2022r. do 31 grudnia 2023r. Czy w związku z tym gmina w chwili obecnej może odmówić budowy nowego oświetlenia w ramach FS, a prosić o zmianę wniosku na modernizacje obecnego oświetlenia?
• Czy można zakupić i zamontować kosze na śmiecie przy chodniku przy drodze powiatowej lub krajowej?
• Czy donice z kwiatami przy drodze powiatowej lub wojewódzkiej mogą być finansowane ze środków FS?
• Jeżeli tablica informacyjna znajduje się przy drodze powiatowej, to czy może być z FS?
• Czy utwardzeniu podlegają tylko drogi gminne posiadające numer, czy wchodzą w to również drogi wewnętrzne nieposiadające numeru?
• Czy przy drodze powiatowej możemy postawić radar - urządzenie do pomiaru prędkości?
• Jeżeli jest droga dojazdowa do pola i jej długość przekracza możliwość utwardzenia kamieniem na jeden rok, to jak rozpisać to zadanie, skoro nie ma numeracji domów?
• Czy sołectwo może przeznaczyć pieniądze z FS na roboty związane z konserwacją rowów, wykonaniem odwodnienia itp.?

Inne przedsięwzięcia w ramach fundusz sołeckiego

• Czy można zakupić komputer dla sołtysa z FS, w celu usprawnienia komunikacji z mieszkańcami sołectwa?
• Czy z FS sołeckiego można ubezpieczyć sołtysów i mieszkańców od następstw nieszczęśliwych wypadków?
• Czy z FS można zrobić remont przepustu nad rzeką?
• Jak interpretować art. 2 pkt 7 ustawy o FS (środki funduszu mogą być przeznaczone na pokrycie wydatków na działania zmierzające do usunięcia skutków klęski żywiołowej w rozumieniu ustawy z dnia 18 kwietnia 2002r. o stanie klęski żywiołowej (Dz. U. Nr 62, poz. 558, z późn. zm.)?
• Co robić, jeżeli już po złożeniu wniosku i wyliczeniu środków nastąpiła klęska żywiołowa np. powódź? Czy można przenieść część środków na usunięcie skutków powodzi? Jeżeli tak, jak to przebiega?
• Czy środki na usuwanie skutków klęski żywiołowej muszą być wydawane na terenie danego sołectwa, czy można je przeznaczyć na ten sam cel, ale na terenie innego sołectwa?

3. Jak prawidłowo przeprowadzić procedurę wprowadzenia funduszu sołeckiego w gminie oraz możliwość zwiększenia środków na FS?

• Jak napisać uchwały o wyodrębnieniu i niewyodrębnieniu w budżecie? Co powinny zawierać? Jakie są najważniejsze elementy takiej uchwały?
• Jak powinna brzmieć uchwała o FS?
• Czy na mocy ustawy FS będzie obligatoryjny w gminie?
• PRZYKŁAD: w 2019r. podjęliśmy uchwałę, którą realizowaliśmy w 2020r. i rozliczaliśmy w 2021r. W 2020r. podjęliśmy uchwałę o jej nie realizowaniu. Natomiast w 2021r. ponownie chcemy realizować FS. Czy ponownie powinniśmy podjąć uchwałę o realizacji, czy opieramy się na tej z 2019r., bez konieczności tworzenia kolejnej uchwały?
• Czy można skutecznie zrezygnować z FS?

4. Jaka jest wysokość środków dostępna w ramach funduszu sołeckiego?

• Czy rada gminy może zwiększyć środki funduszu ponad przysługujący limit?
• Jak wyliczyć pule środków dla poszczególnych sołectw?
• Jakich mieszkańców uwzględniamy przy obliczaniu wysokość środków FS?

5. W jaki sposób uchwalić wnioski dot. przeznaczenia środków? Jak prawidłowo organizować zebranie wiejskie?

• Jak ogłaszać zebranie, na którym ma być wniosek z FS?
• Jak powinien brzmieć prawidłowo sporządzony wniosek? Co powinno być w uzasadnieniu wniosku? Jakie załączniki powinien mieć?
• Kto podpisuje uchwałę z zebrania wiejskiego?
• Czy wzór wniosku musi być zatwierdzony przez uchwałę rady gminy, czy może być jaki się chce?
• Kto może podpisać wniosek, gdy sołtys z przyczyn np. zdrowotnych (jest w szpitalu) nie może podpisać wniosku?
• Kto składa wniosek w przypadku rezygnacji sołtysa?
• Czy osoba pełniąca obowiązki sołtysa może złożyć wniosek o FS?
• Jakie informacje muszą być zawarte w protokole z zebrania?
• Jak powinien brzmieć dobrze napisany protokół z zebrania wiejskiego? Co musi być tam zawarte?
• Co, jeśli na zebraniu padają propozycję od pojedynczych osób? Czy poparcie inicjatywy jednego mieszkańca można wykazać bezpośrednio podczas zebrania poprzez głosowanie? Czy trzeba przedstawić wniosek na piśmie podpisany przez minimum 15 mieszkańców?
• Jeśli na zebraniu mieszkaniec zaproponuje zakup tablicy ogłoszeń, to czy nie powinno się poddać takiej propozycji pod głosowanie i większością głosów ująć we wniosku?
• Czy do protokołu lub wniosku trzeba dołączać szacowanie kosztów?
• Zasady wyceniania zadań - jak to wygląda? Jakie dokumenty?
• W jakiej formie należy sporządzać oszacowanie kosztów? Czy należy dołączyć kosztorys?
• Czy szacowanie kosztów powinno być podparte jakimiś ofertami, wycenami, poglądowymi, cenami z internetu?
• Czy może być ogólny tytuł przedsięwzięcia, z tym że doprecyzowanie zakresu będzie szczegółowo opisane przy uzasadnieniu?
• Czy do wniosku wymagane jest nagranie audio z zebrania?
• Czy sołtys może być przewodniczącym zebrania wiejskiego?
• Czy w głosowaniu może brać udział osoba, która od lat mieszka na terenie gminy, ale nie jest zameldowana?
• Jak weryfikować liczbę osób uprawnionych do głosowania? Czy może to się odbyć na zasadzie potwierdzenia mieszkańców, że dana osoba przebywa, jest stałym mieszkańcem choć bez zameldowania?
• Czy jeśli na zebraniu wiejskim jest obecna osoba, która nie jest mieszkańcem danego sołectwa, to czy może się podpisywać na liście obecności?
• Może być jedna lista obecności na zmianę FS i uwzględnienie w projekcie budżetu FS na następny rok?
• Jakie jest wymagane kworum do podejmowania uchwał?
• Czy jeżeli na zabraniu na przeznaczeniu środków z FS nie ma 15 pełnoletnich osób, to zebranie powinno być przełożone na inny termin? A jeżeli w statucie mamy wpisane, że na zebraniu ma być 25 osób?
• Czy osoba zajmująca się funduszem soleckim może/powinna na prośbę sołtysa pojawić się na zebraniu wiejskim w sprawie ustalania przedsięwzięć na kolejny rok?

6. Jak zorganizować przedsięwzięcia wspólne? Jakie są wymagania oraz możliwości?

• Wspólne przedsięwzięcia sołectw – jakie przedsięwzięcia mogą realizować? Czy istnieją granice łączenia funduszu sołeckiego? Jak to wygląda formalnie?
• Jak przygotować wnioski przy wspólnych przedsięwzięciach sołectw?
• Czy jest jakiś czas ramowy na złożenie wniosku przez sołectwo? Np. zebranie w sierpniu, a złożenie wniosku we wrześniu. Chodzi tu o przedsięwzięcie wspólne sołectwo „X” miało zebranie w sierpniu, a sołectwo „Y” we wrześniu i razem składają we wrześniu, z uwagi na to, że ma być w tym samym czasie. Czy tak jest dobrze? Bo oznacza to, że sołectwo „X” składa dokumenty z opóźnieniem 1 miesiąca
• Czy prawidłowe jest przeznaczenie środków na zadania w innym sołectwie, niebędących wspólnym przedsięwzięciem?
• Czy jeśli jedno sołectwo przeznaczy środki drugiemu sołectwu, w którym ma siedzibę szkoła, na wydatki do szkoły gdzie uczęszczają dzieci, ale zadanie nie jest wspólne, to czy jest to zgodne z prawem?
• Jeśli sołectwo, w którym jest OSP, nie przeznaczy środków na OSP, to czy inne sołectwa nie mogą wtedy nic przeznaczyć na to OSP?

7. W jaki sposób dokonać zmiany przedsięwzięć lub ich zakresu przez sołectwa w ciągu roku?

• Jakie dokumenty są potrzebne przy zmianie zadania?
• Jak powinien wyglądać wniosek o zmianę zadania? Co powinien zawierać?
• Jakie są elementy wniosku w sprawie zmiany przeznaczenia środków?
• Czy niewykorzystane środki z przedsięwzięcia zaplanowanego na dany rok mogą w trakcie roku zostać przeznaczone na nowe przedsięwzięcie? Jeśli tak, to czy procedura jest taka sama, jak przy wniosku?
• Jeśli we wniosku jest kosiarka, a sołectwo chce jednak kosę spalinową, to czy musi być zmiana przedsięwzięcia?
• Czy oszczędności z jednego zadania można „dołożyć” do innego zadania? Czy powinno się to odbyć na zebraniu wiejskim jako zmiana przedsięwzięcia?
• Jak często można zmieniać zadania?
• Czy w regulaminie wewnętrznym można założyć, iż zmiany we wniosku danego sołectwa można dokonać np. tylko raz na pół roku, tak aby ograniczyć ciągłe zmiany FS?
• Jeśli wniosek pierwotny zawiera koszty szacunkowe 10 000zł, a po realizacji jest 9 000zł, to czy wniosek o zmianę przedsięwzięć będzie zawierał zadanie pierwotne ze skorygowaną kwotą 9 000zł i dodatkowo innym zadaniem za 1000zł, czy tylko zadanie za pozostałe 1000zł?
• Czy aby uchwalić nowe przedsięwzięcie niezbędna jest realizacja zadania pierwotnie uchwalonego? Czy wystarczy podpisanie umowy z wykonawcą, z której wynika, jakie jest wynagrodzenia dla wykonawcy?
• PRZYKŁAD: przedsięwzięcie o nazwie „doposażenie placu zabaw” za kwotę 20 tys. zostało wykonane w całości i zostało 2 tys. Sołectwo robi zmianę i podejmie uchwałę, że z oszczędności z innego zadania „utrzymanie porządku” dokłada kwotę 2 tys. do zadania „doposażenie placu zabaw”, celem zakupu i zamontowania karuzeli za 4 tys. Czy w tej sytuacji jest to zwiększenie istniejącego zadania o kwotę 2 tys. zł, bez dodawania nowego zadania do budżetu?

8. Jakie są zasady oceny wniosku dot. funduszu sołeckiego i przesłanki do jego odrzucenia?

• Jak przeprowadzić ocenę wniosku?
• Jakie przepisy mówią o sporządzaniu karty oceny wniosków i czy jest to konieczne?
• Co należy rozumieć przez strategię rozwoju gminy? Literalnie dokument?
• Czy powinien być jeden wniosek z kilkoma zadaniami, czy osobne wnioski do poszczególnych zadań? Czy błędem będzie przyjęcie osobnych wniosków dla kilku planowanych zadań?
• Czy sołectwo może złożyć kilka wniosków?
• A jeżeli sołectwo złoży kilka wniosków, to odrzucamy oba? Jeśli oba, to na jakiej podstawie?
• Sołectwo składa dwa wnioski. Który odrzucamy?
• Skąd mamy wiedzieć, czy dane zadanie mieści się w kwocie przyznanej danemu sołectwu? Czy do wniosku powinien być dołączony kosztorys?
• Jeżeli w regulaminie mamy zapis, że komisja wzywa do uzupełnienia wniosku, to jakim dokumentem to zrobić? Poprawić na wniosku czy osobnym pismem?
• Brak spójności wniosku oraz protokołu – czy konieczne jest wzywanie sołtysa?
• Czy protokół powinien być taki sam jak wniosek? Czy sołtys może zmienić zapis w protokole? Czy musi protokolant? Czy jest zasadne, aby były zmieniane zapisy w protokole, żeby się zgadzało we wniosku?
• Kiedy można odrzucić wniosek? Jak wygląda procedura, gdy wniosek nie spełnia kryteriów i trzeba go odrzucić?
• Czy można nazwać wniosek, np. „Zagospodarowanie terenu w zakresie: budowy altany oraz zakupu małej architektury” z uwagą w uzasadnieniu, że jeżeli wystarczy środków „wykonać nasadzenie zieleni”? Jeżeli faktycznie zostaną środki, to czy można bez dodatkowej uchwały realizować przykładową listę życzeń?
• Jest wniosek na kilka wspólnych przedsięwzięć sołectw, ale gmina wie, że nie starczy pieniędzy na zrealizowanie wszystkich tych zadań, tylko na część – czy można odrzucić wniosek tylko w części, czy trzeba w całości?
• Czy odrzucony i podtrzymany przez sołtysa wniosek, który trafił do rady, może być przez radę przyjęty częściowo, bez spornego przedsięwzięcia?
• Jeżeli na wniosku sołectwa jest wskazanych kilka przedsięwzięć i wójt zgadza się na dopłatę do tych przedsięwzięć, ponieważ z góry wiadomo, że koszty realizacji tych przedsięwzięć będą wyższe, to czy taki wniosek jest prawidłowy czy powinien zostać odrzucony?
• Czy można przyjąć do realizacji przedsięwzięcie, na które sołtys przeznaczył 1000 zł, a zadanie kosztuje więcej?
• Czy jeżeli wniosek został odrzucony przez wójta na początku września na następny rok budżetowy, to czy sołtys może po 15 dniach zwołać zebranie sołeckie i ponownie złożyć wniosek z nowymi przedsięwzięciami?
• Co jeśli sołectwo złożyło wniosek w sierpniu, wniosek został odrzucony, a następny uchwalony wniosek z innymi przedsięwzięciami sołtys złożył pod koniec września?
• Czy jeżeli odrzucony został wniosek przez wójta, to po ponownym zwołaniu zebrania wiejskiego został złożony wniosek, który trafia już do rady gminy, nie do wójta?
• PRZYKŁAD: odrzucono wniosek sołectwa. Sołectwo złożyło drugi wniosek i zmieściło się w terminie do 30 września. Czy ten drugi wniosek musi zostać przekazany do rady gminy zgodnie z ustawą, czy można traktować ten wniosek jako wniosek zastępczy i przyjąć go w normalnym trybie?
• Co, jeżeli złożono wniosek w dniu 29 września i okazało się ze wniosek zostaje odrzucony i nie ma czasu na zwołanie nowego zebrania, bo jest po 30 września? Czy oznacza to, że sołectwo nie ma FS?
• Czy rada gminy odrzuca ponownie uchwalony wniosek, jeśli sołtys złoży po np. 10 dniach (a nie po 7), a nie mija termin 30 września?
• Czy w przypadku odrzucenia wniosku o zmianę przedsięwzięć, sołtys tak samo musi złożyć ten sam wniosek do rady gminy lub ponownie uchwalić w ciągu 7 dni? Czy termin ten również obowiązuję, ponieważ ustawa tego nie wyjaśnia?
• Czy musi być powołana komisja do oceny wniosków?
• Czy kartę oceny wniosku sołectwa podpisaną przez członków komisji należy następnie przekazać wójtowi, celem zatwierdzenia przedsięwzięć do realizacji?
• Ile dni ma wójt, aby zawiadomić sołtysa o pozytywnym przyjęciu danego wniosku?
• Czy wójt formalnie musi powiadomić sołtysa o poprawności wniosku?
• Czy wniosek o zmianę przedsięwzięć również ocenia komisja? Wnioski takie wpływają w różnym czasie.
• Sołectwa X i Y chcą realizować wspólnie zadanie. Sołectwo X złożyło wniosek 10 sierpnia – wniosek spełnia wszystkie wymagania formalne. Sołectwo Y składa wniosek 10 września – wniosek niestety nie spełnia wymagań formalnych i musi zostać odrzucony. Co w takim przypadku z wnioskiem sołectwa X, w którym zawarte jest zadanie wspólne obu sołectw? Czy możemy narzucić sołectwom termin na składanie wniosku?

9. W jaki sposób realizować przedsięwzięcia w ciągu roku? Jak prawidłowo przygotować dokumenty finansowe?

• Jeśli w danym roku budżetowym FS obejmował pokrycie wydatków na sporządzenie projektu oświetlenia w danym sołectwie, to czy jest możliwa realizacja budowy oświetlenia w etapach w kolejnych dwóch latach FS?
• Zamówienia publiczne podprogowe – czy trzeba tworzyć pełne zapytanie ofertowe? Czy te zamówienia muszą być dokonywane na fakturę?
• Czy fakturę musi podpisywać sołtys?
• Co w przypadku realizacji zadań w etapach, w jaki sposób powinno się zrobić zamknięcie zadań?
• Co w przypadku wstępnego planowania środków na budowę drogi, np. sołectwo daje na budowę drogi 10 tys. i oczekuje, że budżet gminy dołoży resztę. Czy taki wniosek przyjmujemy, czy odrzucamy, jeśli ten temat jest w zasadzie uzgodniony, tzn. sołectwo da 10 tys. a wójt dołoży resztę. Czy to prawidłowe postępowanie?
• PRZYKŁAD: sołectwo planuje wykonać zagospodarowanie terenu przy świetlicy wiejskiej. Planowany koszt to 100 tys. Gmina pozyskała dofinansowanie w wysokości 50tys., sołectwo w FS ma zabezpieczone 30 tys., a gmina z budżetu dokłada pozostałą kwotę. Czy możemy w tym celu wykorzystywać środki z FS?
• Czy za każdym razem, gdy chce się wprowadzić zmianę, trzeba zwołać zebranie wiejskie?
• W naszej gminie nie możemy przyjmować faktur gotówkowych, jak to rozwiązać? Nie wszędzie wystawiają fakturę przelewową dla sołtysów.
• Czy sołtys może sam pojechać do sklepu i pobrać fakturę na przelew, czy musi być z nim pracownik gminy?
• Jeśli sołtys dokonuje zakupu nagród na piknik lub bieg sołectwa, to czy on dokonuje zakupu nagród, czy wszystkie zakupy dokonuje gmina sama czy wraz z sołtysem?
• Czy prawidłowe jest to, że urząd upoważnia sołtysa do zakupu materiałów w ramach realizacji zadań?
• Czy do każdego zakupu trzeba mieć zapytania ofertowe? Od jakiej może kwoty trzeba mieć?
• Do jakiej kwoty nie musimy robić zapytania ofertowego?
• Remont drogi gminnej w części finansowany jest z FS. Gmina chce zmienić zadanie to z wydatków bieżących na inwestycyjne. Czy potrzebne jest ponowne zebranie sołeckie? Jak dokonać tej zmiany?
• Jeśli z winy pracownika źle zostało „podpięte” zadanie pod paragraf, to czy też trzeba zwoływać zebranie i składać wszystkie dokumenty od nowa?
• Czy można dokonywać zmiany planu w wydatkach np. z materiałów na usługę?
• W budżecie sołectwo ma zaplanowane zadanie w ramach działu 421. Czy wójt może zarządzeniem tylko część z niego wydzielić na usługę, czy konieczne jest zebranie?
• Czy realizując zadanie zakup i montaż wiaty, to we wniosku należy zadanie rozbić na dwie kwoty, ponieważ jedna jest na zakup, a druga na montaż, a są to dwa różne paragrafy?
• Czy dla kilku sołectw, które chcą zakupić tłuczeń to koszty te sumujemy i sprawdzamy, czy trzeba zrobić zapytanie?
• Jeżeli zadanie brzmi "Zakup altanki" przy parkingu leśnym i zostały oszczędności z zakupu, to czy można te środki wykorzystać np. na farbę do pomalowania tej altanki?
• Co w przypadku jeśli rada gminy uchwala budżet na nowy rok po 1 stycznia?
• Czy jeżeli sołectwo zmienia tylko kosztorys przedsięwzięcia, to czy konieczne jest wprowadzania tej zmiany w uchwale budżetowej? Nazwa zadania pozostaje bez zmian, tylko np. zamiast zakupu węży strażackich ma być zakup pompy OSP
• Co robić w sytuacji, gdy sołtys składa 2 wnioski w tym samym miesiącu? Jak rozwiązać taką sytuację?
• Ile wniosków może złożyć jedno sołectwo? Czy są jakieś limity?
• Czy mniejsze kwoty można przesuwać bez zebrania wiejskiego?
• Przenoszenie środków funduszu sołeckiego w budżecie – na jakiej zasadzie?
• Czy faktury dotyczące FS opisywane są na odwrocie dokumentu, czy na osobnym formularzu?
• Czy dla każdego sołectwa konieczna jest teczka z kopią faktury, czy wystarczy, że faktury są przechowywane w dziale księgowości wśród innych dokumentów zaksięgowanych?
• Czy zebranie wiejskie może w ciągu roku budżetowego w całości zrezygnować z przedsięwzięcia ujętego we wniosku o FS? Co z zaplanowanymi środkami na ten cel?
• Czy, a jeśli tak, to na jakich zasadach, mieszkańcy sołectwa mogą samodzielnie realizować przedsięwzięcia FS, np. ułożyć chodnik z kostki? Czy praca społeczna/nieodpłatna powinna być uwzględniona we wniosku? Jak wygląda kwestia odpowiedzialności za ewentualny wypadek przy takiej pracy?
• Czy sołectwo może samo zrealizować zadanie, czy musi wybrać wykonawcę gmina?
• Czy na zakup drobnego wyposażenia (np. zakup kosiarki) należy robić zapytanie ofertowe, czy można po prostu kupić je za maksymalną cenę wskazaną we wniosku?
• Kto odpowiada za sprzęt zakupiony w ramach FS?
• Czy gmina może protokołem przekazania, przekazać sołectwu zakupione w ramach FS środki trwałe?
• Czy prowadzący FS jest odpowiedzialny za wydatkowanie FS? Czy np. drogi trafiają do pracownika merytorycznego?
• Jeżeli sołectwu zabraknie powiedzmy 20 zł do zakupu gabloty informacyjnej, to czy wójt może dołożyć brakującą kwotę?
• Jak archiwizować FS? Czy jest to numer klasyfikacyjny z JRWA 0021 z uwagi na to, że wniosek jest uchwalany na zebraniu jednostek pomocniczych gminy? Czy jest to jakiś inny nr, z uwagi na budżet?

10. Jak uzyskać zwrot części wydatków funduszu sołeckiego w ramach dotacji od wojewody?

• Jak się zabezpieczyć, aby gmina nie musiała potem oddawać pieniędzy razem z odsetkami?
• Jaki jest % zwrotu z dotacji celowej z budżetu państwa?
• Jak wyliczyć zwrot kosztów, które jednostka może otrzymać od województwa?
• Jak prawidłowo wypełnić sprawozdanie z realizacji FS do wojewody?
• Końcowe rozliczenie funduszu sołeckiego – jak rozliczyć? W jakiej formie?
• Jakie trzeba spełnić warunki, aby gmina otrzymała zwrot części środków?

11. W jaki sposób przygotować się do kontroli RIO i NIK?

• Omówienie nieprawidłowości dot. funduszu sołeckiego, wskazywanych podczas kontroli RIO i NIK
• Jakie są wytyczne RIO w zakresie możliwości przeznaczania środków w ramach FS?
• Jak przygotować się do kontroli RIO? Co sprawdzają?

12. Jak odpowiednio realizować obowiązki dotyczące sprawozdawczości związanej z funduszem sołeckim?

• Jaka obowiązuje sprawozdawczość w związku z realizacją FS

13. Przykłady zarządzeń wójta systematyzujące fundusz sołecki w urzędzie