Wideoszkolenie: Kadry w urzędach miast i gmin

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Czy w przypadku zastępstwa w zakresie czynności zastępujemy konkretnego pracownika czy stanowisko?
• Jak liczyć staż, jeżeli pracownik został dodatkowo zatrudniony - jedna umowa na pełny etat, a druga ¼?
• Czy złożenie przez pracownika wypowiedzenia jest już podstawą do ogłoszenia naboru na wolne stanowisko?
• Czy powinniśmy wymagać zaświadczenia o niekaralności czy wystarczy oświadczenie?
• Czy sporządzanie planu urlopu zależy od regulaminu wewnętrznego jednostki?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Kadry:

• jak ważna jest współpraca i komunikacja z płacami (na co zwrócić uwagę, co warto doprecyzować, o czym informować, istota oświadczeń w przypadku umówcywilno-prawnych)

Ostatnie zmiany w roku 2024:

• nowa treść świadectwa pracy, uwzględniająca okoliczności wprowadzone ostatnimi zmianami Kodeksu pracy – pracujemy już na aktualnym wzorze
• rozszerzony zakres akt osobowych w części B
• rozszerzony zakres dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
• odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego: szkolenia BHP, ważność orzeczeń lekarskich, brak możliwości udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie wyznaczonym przez pracodawcę
• Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków
• Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej

Pytania uczestników, na jakie udzieliliśmy odpowiedzi podczas ostatnich szkoleń:

• Jeżeli pracownik podjął zatrudnienie w 31 dniu po odbyciu służby wojskowej u innego pracodawcy, to czy służbę wojskową odlicza się od nagrody jubileuszowej?
• Nie mamy regulaminu naboru w urzędzie, ale tworzymy regulaminy do ogłaszanych naborów na stanowiska urzędnicze lub na czas zastępstwa. Czy jest to prawidłowe?
• Czy pracownik będący pod telefonem w domu powinien mieć oddany dzień wolny? Nie jest to dyżur, tylko ustne ustalenie.
• Czy za 2 godziny pracy w sobotę lub niedzielę przysługuje jeden dzień wolny?
• Czy sekretarz będący na dożynkach w sobotę, powinien odebrać dzień wolny?
• Czy pracownik z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności zatrudniony na 1/4 etatu, 2 godziny dziennie, też ma mieć obniżony czas pracy z tych 2 godzin?
• Sprzątaczki pracujące na 5/8 etatu po 5 godzi dziennie powinny mieć 26 czy 17 dni urlopu?
• Co z pracownikiem zatrudnionym z dwoma umowami na 1/2 etatu, jeżeli jego czas pracy to 7:30-11:30 i 11:30-15:30?
• Czy zmiana zaszeregowania wynikająca z ostatniej zmiany powinna być na piśmie?
• Czy po powrocie z urlopu macierzyńskiego powinny zostać wykonane badania lekarskie?
• Czy w przypadku zmiany wymiaru urlopu wypoczynkowego powinniśmy poinformować pracownika o warunkach zatrudnienia z podaniem ilości dni urlopowych?
• Gdzie umieszczać ogłoszenia o wolnym stanowisku pracy nie urzędniczym?
• Czy musi być oświadczenie o stanie zdrowia?
• Czy oferta pracy musi być zamieszczona na BIP-ie?
• Czy do stażu pracy w gospodarstwie rolnym można zaliczyć okres, w którym osoba była zarejestrowana w urzędzie pracy jako bezrobotna?
• Czy należy wyrównać dodatek stażowy za 3 lata wstecz w związku ze złożeniem dokumentów potwierdzających pracę na roli i podwyższeniem dodatku stażowego?
• Jak liczyć staż, jeżeli pracownik został dodatkowo zatrudniony - jedna umowa na pełny etat, a druga ¼?
• Czy wyjścia prywatne muszą być widoczne w ewidencji czasu pracy?
• Czy deklarację o rezygnacji z PPK powinno się umieścić w części B, czy w osobnym segregatorze?
• Czy co roku zbieramy oświadczenia od rodziców, którzy chcą skorzystać z uprawnień przepisu art. 188 k.p.?
• Czy wprowadzamy zarządzenie w sprawie pracy zdalnej czy wpisujemy w regulamin? Czy dokumentacja dotycząca pracy zdalnej powinna znajdować się w aktach osobowych?
• Czy orzeczenia lekarskie i zaświadczenia ze szkoleń BHP mają być w aktach w oryginale czy poświadczone kserokopie?
• Jeśli w informacji podstawowej jest wskazana podstawa prawna urlopu, to czy po kolejnej umowie należy sporządzić informację podstawową?
• Co zrobić w przypadku, gdy ktoś w 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym nie wykorzysta wolnego za nadgodziny?
• Co zrobić w sytuacji, gdy mamy pozostałości z poprzednich lat i urlop należny w liczbie 10,325?
• Czy na liście papierowej będzie można wpisać PZ przy pracowniku, który wykonywał pracę zdalnie?
• Czy należy uaktualniać informację podstawową dla już zatrudnionych pracowników?
• Czy może zostać ta sama treść w skierowaniu na badania w przypadku, gdy pracownik pracował na stanowisku pomocniczym, a w obecnie pracuje na stanowisku urzędniczym?
• Czy osoby zatrudnione na stanowisku pomocniczym powinny mieć zaświadczenie o niekaralności?
• Czy w ogłoszeniu o naborze powinna znaleźć się informacja o kandydatach, którzy zgłosili się do naboru i które zostanie umieszczona na BIP?
• Czy pracowników fizycznych zatrudniamy na okres próbny?
• Czy na świadectwie piszemy okresy nieskładkowe z całego okresu zatrudnienia?
• Czy przyznając nagrodę jubileuszową należy wykazać wszystkie okresy pracy, wskazując historie zatrudnienia?
• Czy osoba, która na stanowisku kierowniczym udziela ślubów, ma nadgodziny z tego tytułu?
• Czy kierownikowi przysługuje dzień wolny, jeśli jest obecny w sobotę przy awarii?
• Czy sekretarzowi należy się dzień wolny, jeżeli wykonywał zadania w sobotę?
• Co z pracownikiem, który był na zebraniu wiejskim lub zebraniu rocznym OSP po godzinach lub w sobotę?
• Co, jeśli pracownik obsługiwał imprezę w godzinach wieczornych w sobotę aż do godzin porannych w niedzielę? Czy należy oddać mu dwa dni wolne?
• Jak policzyć urlop pracownikowi, jeżeli etat wynosi 0,8 i przysługuje mu 26 dni urlopu rocznie?
• Czy niewykorzystany urlop z okresu próbnego przechodzi dalej, jeśli pracownik dostał umowę na stale?
• Czy nawiązując kolejną umowę o pracę z tym samym pracodawcą przysługują mu na nowo dwie opieki na dzieckiem?
• Czy w teczce kierowcy powinny się znaleźć dodatkowe dokumenty, inne niż u pracowników biurowych?
• Co z dokumentacją, jeżeli w wyniku sporu sprawa znalazła się w sądzie? Czy powinna znaleźć się w części B?
• PRZYKŁAD: pracownik zatrudniony na umowę o pracę, potem powołany na stanowisko skarbnika występuje z wnioskiem o urlop bezpłatny na poprzednie stanowisko. Jak postąpić w świetle przepisów?
• Czy przy obecnym stanie prawnym możemy w oparciu o przepisy covidowe zlecić bądź wyrazić zgodę na pracę zdalną, jeżeli jest brak uregulowań w regulaminach wewnętrznych?
• Czy zaświadczenie z KRK powinno być wystawione przed podpisaniem umowy? Czy można wystąpić do KRK po podpisaniu umowy?
• Jeśli konkurs wygra pracownik zatrudniony w jednostce samorządu terytorialnego, to zawieramy nową umowę o pracę, a poprzednią umowę rozwiązujemy? Czy za porozumieniem stron aneksujemy aktualną umowę o pracę?
• Czy dyrektor jednostki organizacyjnej musi złożyć ślubowanie przed podpisaniem umowy na stałe?
• Czy w umowie o pracę musi być pieczątka urzędu miejskiego lub zakładu gospodarki komunalnej?
• PRZYKŁAD: pracownik zatrudniony za granicą. Przedłożył jedynie zaświadczenie o płaceniu składki ubezpieczeniowej w Wielkiej Brytanii, natomiast nie przedłożył świadectwa pracy lub umowy o pracę. Pracodawca odrzucił wniosek o wliczenie tych okresów do stażu pracy. Czy pracodawca postąpił właściwie?
• PRZYKŁAD: pracownik ma nieodebrane nadgodziny z poprzednich okresów rozliczeniowych i odmawia ich odbioru tłumacząc się nadmiarem pracy. Czy pracodawca może go zobowiązać do ich odbioru w konkretnym terminie?
• Czy zadaniowy czas pracy burmistrza powinien być zawarty w regulaminie?
• W przypadku zastępstwa w zakresie czynności zastępujemy konkretnego pracownika czy stanowisko?
• Czy złożenie przez pracownika wypowiedzenia jest już podstawą do ogłoszenia naboru na wolne stanowisko?
• Czy powinniśmy wymagać zaświadczenia o niekaralności czy wystarczy oświadczenie? Czy wymagane jest posiadanie zaświadczenia?
• Na jakie badania powinien zostać wysłany pracownik w związku z dodatkowym zakresem czynności (sporadyczne kierowanie pojazdem służbowym)? Będą to badania okresowe? Z informacją o nowym zakresie czynności?

1. Nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy – formy umów, dodatki do wynagrodzenia, zmiany w prawie pracy

• Nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy – prawa i obowiązki pracownika i pracodawcy samorządowego
• Jakie są zasady nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy w przypadku zmiany pracodawcy lub upływu terminu umowy?
• Jaka dokumentacja jest wymagana w przypadku zwalniania i zatrudniania pracowników?
• Procedura zatrudnienia pracownika (nabór, bez naboru); jakie dokumenty obowiązują przy zatrudnieniu?
• Najczęściej popełniane błędy, „potknięcia” – jak ich uniknąć?
• Jak wygląda proces oraz jakie są etapy przy naborze na stanowiska urzędnicze?
• Jakie są wymagane dokumenty przy naborze na nowe stanowisko urzędnicze?
• Jak zgłosić pracownika do ZUS-u?
• Jak przeprowadzić procedurę naboru w samorządach krok po kroku?
  • Jak poprawnie stworzyć regulamin naboru na nowe stanowisko urzędnicze? Gotowy wzór
  • Wskazanie najczęściej popełnianych błędów, podpowiedzi i wskazówki
  • Jak prawidłowo stworzyć ogłoszenie o naborze na stanowisko urzędnicze? Gotowy wzór
  • Czy ogłoszenie ograniczyć jedynie do niezbędnych informacji wymaganych przepisami?
• Umowy - zlecenia: zawieranie, zgłaszanie do ZUS, ewidencje oraz kwestie „techniczno-formalne”
• Jak dokonać okresowej oceny pracownika? Czy jest to konieczność? Jak zorganizować procedurę oceny pracowniczej? Praktyczne wskazówki
• Jubileusze i odprawy: jak realizować jubileusze oraz odprawy? Komu przysługują i ile wynoszą - omówienie praktycznych aspektów, np. dostarczenie dokumentów potwierdzających staż pracy w trakcie zatrudnienia
• Jakie są stanowiska pracy, na których wykonywane są prace w szczególnych warunkach? Gdzie szukać odpowiedzi: ustawa, ZUS, PIP, a może inne instytucje?
• Ustanie stosunku pracy: jak napisać świadectwo pracy? Szczegółowa instrukcja
• Jak powinno wyglądać prawidłowo sporządzone świadectwo pracy? Przykładowy wzór
• Jakie dokumenty pracodawca musi dostarczyć pracownikowi, który przechodzi na emeryturę?

2. Staż pracy i ewidencja czasu pracy

• Jakie okresy wlicza się do stażu pracy? Omówienie praktycznych przykładów i najczęściej spotykanych okresów zaliczanych do stażu
• Jak obliczać czas pracy?
• Jak prawidłowo ustalać czas pracy w samorządzie?
• Jak dobrze ustalić grafik i kiedy jest on wymagany?
• Nadgodziny w samorządzie, praca w dniu wolnym od pracy, a systemy czasu pracy i zapisy regulaminów
• Jak dostosować godziny w przypadku umowy zlecenia?
• Jak oddawać wolne za pracę w soboty w przypadku kadry zarządzającej?
• Jak dokumentować czas pracy po zmianie przepisów?
• Jak ewidencjonować czas pracy w świetle obowiązujących przepisów?
• Jak ewidencjonować czas pracy kierowców?
• Jak wykonać sprawozdanie do GUS z przepracowanych godzin? Instrukcja krok po kroku - omówienie najczęstszych „potknięć”, podpowiedzi jak korygować sprawozdania oraz praktyczne wskazówki
• W jakich przypadkach musi być prowadzona ewidencja wykonywanych czynności?
• Jak prowadzić ewidencję wykonywanych czynności w przypadku umowy zlecenia?

3. Urlopy - zasady udzielania, obliczanie wymiaru, ekwiwalenty

• Jak rozliczać dni urlopowe?
• Jak prawidłowo obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego?
• Jak proporcjonalnie naliczać urlopy wypoczynkowe?
• Jak naliczać urlop wypoczynkowy przy niepełnym etacie?
• Jak wyliczyć wymiar urlopu przy ½ i ¼ etatu?
• Jak dzielić urlop?
• Czy przywileje w formie niewykorzystanego urlopu z poprzedniego miejsca pracy przechodzą wraz z pracownikiem do nowego miejsca pracy?
• Plany urlopów: w jakich przypadkach muszą być, jak je rozplanować: na miesiąc, czy na dłużej; ilościowo, czy podając konkretne daty?
• Czy sporządzanie planu urlopu zależy od regulaminu wewnętrznego jednostki?
• Czy w nowy plan urlopu należy wpisywać urlopy z poprzedniego roku, opiekę nad dzieckiem oraz urlop szkoleniowy?
• Urlop bezpłatny – na co zwrócić uwagę po zakończeniu urlopu bezpłatnego przez pracownika?
• Jak rozliczać urlopy rodzicielskie?
• Jakie prawa i wymiary urlopu wychowawczego ma pracownik, który chce na niego przejść od razu po zakończeniu urlopu macierzyńskiego?
• Urlop macierzyński, urlop rodzicielski - omówienie oraz wskazanie planowanych zmian
• Nowy urlop opiekuńczy – omówienie planowanych zmian
• Nowe zwolnienia od pracy (siła wyższa) – omówienie planowanych zmian
• Jak są rozliczane urlopy oraz ekwiwalenty w przypadku śmierci pracownika?

4. Akta osobowe – prowadzenie, przechowywanie, archiwizacja

• Czy akta osobowe prowadzić w wersji papierowej, czy przejść do wersji elektronicznej?
• Czy trzeba robić kopie całej dokumentacji?
• Jak sprawnie przejść z wersji papierowej akt osobowych na wersję elektroniczną?
• Jak prowadzić teczki i podteczki akt osobowych ewidencjonujące czas pracy?
• Jak należy prowadzić akta osobowe pracowników wg aktualnie obowiązujących przepisów?
• Czy powinno zakładać się nowe akta osobowe w przypadku, gdy emeryt idzie na emeryturę i wraca do pracy po jakimś czasie?
• Czy powinno zakładać się nowe akta osobowe w przypadku, gdy jedna umowa się kończy, a zaczyna kolejna?
• Czy przy ponownym zatrudnieniu pracownika trzeba zakładać nowe akta osobowe, czy można kontynuować prowadzenie poprzednich?
• Co zrobić w przypadku, gdy były pracownik (pracujący w latach 90.) potrzebuje obecnie świadectwa pracy do ZUS-u, ale urząd nie ma go w swoim archiwum?
• Prowadzenie akt osobowych np.: kiedy pracownik odchodzi, a miał umowę przed 2019 rokiem i mija 50 lat przechowania akt, a po pół roku od odejścia z pracy wraca ponownie na pół etatu, gdzie okres przechowywania trwa 10 lat. Czy dokumentację (nową umowę) po powrocie można dołączyć do starych akt?

5. Dokumentacja kadrowa z uwzględnieniem zmian w przepisach

• Omówienie wzorów umów i formularzy niezbędnych w kadrach
• Jak prowadzić dokumentację według aktualnych przepisów?
• Jak układać harmonogramy, aby były zgodne z Kodeksem pracy?
• Czego dotyczy porozumienie zmieniające?
• Jaki występuje tryb i powód w porozumieniu?
• Jak przeliczyć liczbę pracowników w sprawozdaniu GUS?
• Jak przygotować się do kontroli PIP?
• Czy trzeba mieć wpis w orzeczeniu lekarskim dotyczący korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych?
• Jakich formalności należy dokonać w przypadku powrotu ze zwolnienia lekarskiego z badaniami po 30 dniach?
• W jaki sposób dokumentować wyjścia prywatne i służbowe? - omówienie najczęstszych wyjść służbowych i prywatnych – wskazanie sposobów dokumentowania tych wyjść, „odpracowywanie”
• Jaka dokumentacja obowiązuje w razie wypadku przy pracy?
• Czy kierownicy referatów mają 5 lat, a zwykły pracownik 6 lat na wzięcie udziału w szkoleniu BHP? Czy po minionym czasie trzeba to szkolenie odnowić?
• Mobbing – jakie oświadczenie musi wypełnić pracownik na wypadek mobbingu przez inną osobę w miejscu pracy? Czy każda nowo zatrudniona osoba powinna podpisać takie oświadczenie?