Wideoszkolenie: Kadry w urzędach miast i gmin

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Rozliczanie czasu pracy i urlopów przy niepełnych etatach (0,25-0,8) – praktyczne wzory i tabele.
• Nadgodziny i oddawanie wolnego kadrze kierowniczej (sekretarz, skarbnik, kierownik) – soboty, dyżury, imprezy gminne.
• Migracja z papierowych do elektronicznych akt osobowych (teczki A-D) – krok-po-kroku, łączenie starych i nowych akt.
• Jawność wynagrodzeń i nowe wymogi ogłoszeń o pracę w samorządzie (2024-2025) – co trzeba podać w BIP i ogłoszeniu.
• Badania profilaktyczne i skierowania po zmianie stanowiska lub długim L-4 – najczęstsze błędy przy orzeczeniach lekarskich.
• Dokumentowanie wyjść prywatnych/służbowych oraz czasu pracy zdalnej – zgodnie z aktualnymi przepisami.
• Przygotowanie dokumentacji na kontrolę PIP/ZUS – check-lista rejestrów, sprawozdawczość GUS, typowe „pułapki”.

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Blok 1. Nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy

Zagadnienia programowe

• Techniczny proces zatrudnienia w urzędzie (procedury, dokumenty, obowiązki)
• Współpraca i komunikacja z płacami – oświadczenia przy umowach cywilno-prawnych
• Zatrudnienie na innej podstawie niż stosunek pracy – umowy cywilno-prawne
• Zatrudnienie w ramach robót publicznych i staży z urzędu pracy
• Specyfika zatrudnienia w JST (wygasanie stosunku pracy, osoby wyznaczone do pełnienia funkcji wójta, burmistrza lub prezydenta miasta)
• Nabór na stanowiska urzędnicze – regulamin, ogłoszenie, jawność wynagrodzenia
• Jawność płac w ogłoszeniach o pracę – nowe obowiązki
• Zgłaszanie pracownika do ZUS i podstawowe formalności przyjęcia do pracy
• Świadectwo pracy – wystawianie i analiza, dodatki, odprawy, jubileusze
• Najczęstsze błędy przy zatrudnianiu i rozwiązywaniu stosunku pracy

Pytania

• Nie mamy regulaminu naboru w urzędzie, ale tworzymy regulaminy do ogłaszanych naborów na stanowiska urzędnicze lub na czas zastępstwa. Czy jest to prawidłowe?
• Czy oferta pracy musi być zamieszczona na BIP-ie?
• Gdzie umieszczać ogłoszenia o wolnym stanowisku pracy nie urzędniczym?
• Czy w ogłoszeniu o naborze powinna znaleźć się informacja o kandydatach, którzy zgłosili się do naboru i które zostanie umieszczona na BIP?
• Jeśli konkurs wygra pracownik zatrudniony w jednostce samorządu terytorialnego, to zawieramy nową umowę o pracę, a poprzednią umowę rozwiązujemy? Czy za porozumieniem stron aneksujemy aktualną umowę o pracę?
• Czy złożenie przez pracownika wypowiedzenia jest już podstawą do ogłoszenia naboru na wolne stanowisko?
• W przypadku zastępstwa w zakresie czynności zastępujemy konkretnego pracownika czy stanowisko?
• Czy pracowników fizycznych zatrudniamy na okres próbny?
• Czy zmiana zaszeregowania wynikająca z ostatniej zmiany powinna być na piśmie?
• Czy w umowie o pracę musi być pieczątka urzędu miejskiego lub zakładu gospodarki komunalnej?
• Czy dyrektor jednostki organizacyjnej musi złożyć ślubowanie przed podpisaniem umowy na stałe?
• Jeżeli osoba pracowała już na stanowisku urzędniczym, to czy zatrudniając ją powinna ponownie złożyć ślubowanie?
• Czy powinniśmy wymagać zaświadczenia o niekaralności czy wystarczy oświadczenie? Czy wymagane jest posiadanie zaświadczenia?
• Czy zaświadczenie z KRK powinno być wystawione przed podpisaniem umowy? Czy można wystąpić do KRK po podpisaniu umowy?
• Czy osoby zatrudnione na stanowisku pomocniczym powinny mieć zaświadczenie o niekaralności?
• Czy pomoc administracyjna powinna mieć zaświadczenie o niekaralności?
• Czy inkasent wystawiający faktury za wodę powinien mieć zaświadczenie o niekaralności?
• Czy musi być oświadczenie o stanie zdrowia?
• PRZYKŁAD: pracownik zatrudniony na umowę o pracę, potem powołany na stanowisko skarbnika występuje z wnioskiem o urlop bezpłatny na poprzednie stanowisko. Jak postąpić w świetle przepisów?
• PRZYKŁAD: pracownik zatrudniony od 2015 r. jest na stanowisku ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych, a od listopada 2024 r. zmienia się regulamin organizacyjny i pracownik ma zajmować się ewidencją ludności i obsługą rady gminy. Czy należy przekazać mu zmianę warunków zatrudnienia z nowym zakresem czynności?
• Jeżeli pracownik złoży wypowiedzenie, to czy powinniśmy odpowiedzieć na nie wskazując termin ustania stosunku pracy?
• Jeżeli pracownik przebywa na chorobowym do końca roku i chce złożyć wypowiedzenie, to czy składa je po powrocie? Co z urlopem, którego nie wykorzystał?
• PRZYKŁAD: pracownik zatrudniony za granicą. Przedłożył jedynie zaświadczenie o płaceniu składki ubezpieczeniowej w Wielkiej Brytanii, natomiast nie przedłożył świadectwa pracy lub umowy o pracę. Pracodawca odrzucił wniosek o wliczenie tych okresów do stażu pracy. Czy pracodawca postąpił właściwie?

Blok 2. Staż pracy i ewidencja czasu pracy

Zagadnienia programowe

• Obliczanie i dokumentowanie stażu pracy: dodatek stażowy, nagroda jubileuszowa
• Systemy i rozkłady czasu pracy w JST, grafiki i ewidencja
• Nadgodziny, dyżury, praca w dni wolne, oddawanie wolnego
• Praca zdalna i nowe zasady ewidencji
• Zatrudnienie w niepełnym wymiarze i dla osób niepełnosprawnych
• Zadaniowy czas pracy kadry kierowniczej i burmistrza
• Kontrole ZUS i PIP związane z czasem pracy
• Sprawozdawczość GUS w zakresie przepracowanych godzin

Pytania

• Jeżeli pracownik podjął zatrudnienie w 31 dniu po odbyciu służby wojskowej u innego pracodawcy, to czy służbę wojskową odlicza się od nagrody jubileuszowej?
• Czy pracownik będący pod telefonem w domu powinien mieć oddany dzień wolny? Nie jest to dyżur, tylko ustne ustalenie.
• Czy za 2 godziny pracy w sobotę lub niedzielę przysługuje jeden dzień wolny?
• Czy sekretarz będący na dożynkach w sobotę powinien odebrać dzień wolny?
• Czy sekretarzowi należy się dzień wolny, jeżeli wykonywał zadania w sobotę?
• Czy kierownikowi przysługuje dzień wolny, jeśli jest obecny w sobotę przy awarii?
• Czy osoba, która na stanowisku kierowniczym udziela ślubów, ma nadgodziny z tego tytułu?
• Co z pracownikiem, który był na zebraniu wiejskim lub zebraniu rocznym OSP po godzinach lub w sobotę?
• Co, jeśli pracownik obsługiwał imprezę w godzinach wieczornych w sobotę aż do godzin porannych w niedzielę? Czy należy oddać mu dwa dni wolne?
• Co w przypadku, gdy w niedzielę są wybory i pracownik ewidencji ludności pełni dyżur od godziny 7 do 21? Ile dni wolnego mu się należy?
• Jak ewidencjonować nadgodziny, które są od 17, a praca skończyła się oficjalnie o 15?
• Co zrobić w przypadku, gdy ktoś w 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym nie wykorzysta wolnego za nadgodziny?
• PRZYKŁAD: pracownik ma nieodebrane nadgodziny z poprzednich okresów rozliczeniowych i odmawia ich odbioru tłumacząc się nadmiarem pracy. Czy pracodawca może go zobowiązać do ich odbioru w konkretnym terminie?
• Czy wyjścia prywatne muszą być widoczne w ewidencji czasu pracy?
• Czy na liście papierowej będzie można wpisać PZ przy pracowniku, który wykonywał pracę zdalnie?
• Czy wprowadzamy zarządzenie w sprawie pracy zdalnej czy wpisujemy w regulamin? Czy dokumentacja dotycząca pracy zdalnej powinna znajdować się w aktach osobowych?
• Czy zadaniowy czas pracy burmistrza powinien być zawarty w regulaminie?
• Co z pracownikiem zatrudnionym z dwoma umowami na 1/2 etatu, jeżeli jego czas pracy to 7:30-11:30 i 11:30-15:30?
• Czy pracownik z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności zatrudniony na 1/4 etatu, 2 godziny dziennie, też ma mieć obniżony czas pracy z tych 2 godzin?
• Jak liczyć staż, jeżeli pracownik został dodatkowo zatrudniony – jedna umowa na pełny etat, a druga ¼?
• Czy do stażu pracy w gospodarstwie rolnym można zaliczyć okres, w którym osoba była zarejestrowana w urzędzie pracy jako bezrobotna?
• Czy należy wyrównać dodatek stażowy za 3 lata wstecz w związku ze złożeniem dokumentów potwierdzających pracę na roli i podwyższeniem dodatku stażowego?
• PRZYKŁAD: kontrola ZUS wykazała nieprawidłowe wykorzystanie zwolnienia. Pracownik przebywa na zasiłku ZUS i jest na zwolnieniu od października. Kontrola miała miejsce w listopadzie. Czy można rozwiązać stosunek pracy?
• Czy pracownik przebywający na L4 od września ma obowiązek poinformowania kierownika o tym jak długo przewiduje być na zwolnieniu?

Blok 3. Urlopy, zwolnienia i inne uprawnienia pracownicze

Zagadnienia programowe

• Obliczanie, dzielenie i proporcjonalne naliczanie urlopów (pełny i niepełny etat)
• Plany urlopów – obowiązek, metody rozplanowania, zaległe urlopy
• Urlop bezpłatny – skutki i powrót do pracy
• Urlopy macierzyński, rodzicielski, wychowawczy – aktualne i planowane zmiany
• Nowe uprawnienie: dni wolne dla członków obwodowych komisji wyborczych – prawo i dokumentowanie
• Zwolnienia „siła wyższa” oraz urlop opiekuńczy
• Ekwiwalenty urlopowe, także w razie śmierci pracownika

Pytania / case’y

• ·Jak policzyć urlop pracownikowi, jeżeli etat wynosi 0,8 i przysługuje mu 26 dni urlopu rocznie?
• ·Sprzątaczki pracujące na 5/8 etatu po 5 godzi dziennie powinny mieć 26 czy 17 dni urlopu?
• ·Co w sytuacji, gdy mamy pozostałości z poprzednich lat i urlop należny w liczbie 10,325?
• ·Czy niewykorzystany urlop z okresu próbnego przechodzi dalej, jeśli pracownik dostał umowę na stałe?
• ·Czy w przypadku zmiany wymiaru urlopu wypoczynkowego powinniśmy poinformować pracownika o warunkach zatrudnienia z podaniem ilości dni urlopowych?
• ·Czy nawiązując kolejną umowę o pracę z tym samym pracodawcą przysługują mu na nowo dwie opieki na dzieckiem?
• ·Czy co roku zbieramy oświadczenia od rodziców, którzy chcą skorzystać z uprawnień przepisu art. 188 k.p.?
• ·Kiedy rodzic składa oświadczenie w sprawie korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem?
• ·Jeżeli jest opracowany plan urlopów na 2025 r., to w jaki sposób rozliczyć kilkugodzinne wyjścia pracowników w ciągu dnia?
• ·PRZYKŁAD: pracownik zatrudniony na umowę o pracę, potem powołany na stanowisko skarbnika występuje z wnioskiem o urlop bezpłatny na poprzednie stanowisko. Jak postąpić w świetle przepisów?
• ·PRZYKŁAD: pracownica na urlopie rodzicielskim – zmiana regulaminu organizacyjnego i powrót do pracy na zmienione stanowisko. Czy pracownica wracając z urlopu może nie wyrazić zgody na przyjęcie zmienionych warunków?
• ·Jak rozliczyć urlopy oraz ekwiwalenty w przypadku śmierci pracownika?
• ·Co w przypadku członków obwodowych komisji wyborczych – jak dokumentować przysługujący im dzień wolny?

Blok 4. Akta osobowe – prowadzenie, przechowywanie, archiwizacja

Zagadnienia programowe

• Struktura teczek A-D i dokumentacji dodatkowej
• Migracja z wersji papierowej do elektronicznej
• Archiwizacja: 10- i 50-letnie okresy, łączenie starych i nowych akt
• Dokumenty medycyny pracy i BHP – oryginały vs. kserokopie
• Akta kierowców i innych stanowisk „specjalnych”
• Dokumentacja sporów sądowych i kontroli
• Informacja podstawowa o warunkach zatrudnienia – aktualizacja i przechowywanie

Pytania / case’y

• Czy orzeczenia lekarskie i zaświadczenia ze szkoleń BHP mają być w aktach w oryginale czy poświadczone kserokopie?
• Czy deklarację o rezygnacji z PPK powinno się umieścić w części B, czy w osobnym segregatorze?
• Czy w teczce kierowcy powinny się znaleźć dodatkowe dokumenty, inne niż u pracowników biurowych?
• Co z dokumentacją, jeżeli w wyniku sporu sprawa znalazła się w sądzie? Czy powinna znaleźć się w części B?
• Czy powinno zakładać się nowe akta osobowe w przypadku, gdy jedna umowa się kończy, a zaczyna kolejna?
• Prowadzenie akt osobowych: kiedy pracownik odchodzi, a miał umowę przed 2019 r. i mija 50 lat przechowywania akt, a po pół roku wraca ponownie na pół etatu – czy nową umowę dołączyć do starych akt?
• Co zrobić w przypadku, gdy były pracownik (pracujący w latach 90.) potrzebuje obecnie świadectwa pracy do ZUS-u, ale urząd nie ma go w archiwum?
• Czy informacje o pracy zdalnej powinny znajdować się w aktach osobowych?
• Jeśli w informacji podstawowej jest wskazana podstawa prawna urlopu, to czy po kolejnej umowie należy sporządzić informację podstawową?
• Czy należy uaktualniać informację podstawową dla już zatrudnionych pracowników?
• Czy na świadectwie piszemy okresy nieskładkowe z całego okresu zatrudnienia?
• Czy przyznając nagrodę jubileuszową należy wykazać wszystkie okresy pracy, wskazując historie zatrudnienia?
• Czy przy obecnym stanie prawnym możemy w oparciu o przepisy covidowe zlecić bądź wyrazić zgodę na pracę zdalną, jeżeli jest brak uregulowań w regulaminach wewnętrznych?

• Pracownik będący ochotnikiem strażakiem. Czy w aktach osobowych musi być informacja, że jest strażakiem? Czy pracodawca musi każdorazowo wyrazić zgodę na udział w akcjach? Czy pracodawca może odmówić udziału w akcjach? Jak rozliczyć czas pracy i wynagrodzenie strażaka?

Blok 5. Dokumentacja kadrowa i kontrole – najnowsze wymagania

Zagadnienia programowe

• Pełna paczka wzorów: umowy, formularze, skierowania (wydawane uczestnikom)
• Harmonogramy pracy i ewidencja wyjść – dokumentowanie, odpracowywanie
• Porozumienia zmieniające – kiedy, dlaczego, jak archiwizować
• Badania profilaktyczne (wstępne, okresowe, po zmianie stanowiska) – prawidłowe skierowania i orzeczenia
• Formalności po zwolnieniu lekarskim > 30 dni
• Kontrole PIP i ZUS – przygotowanie dokumentacji, najczęstsze „potknięcia”
• Sprawozdawczość GUS – liczenie etatów, korekty i e-narzędzia
• Mobbing, BHP, RODO – obowiązkowe oświadczenia, terminy szkoleń
• Dokumentacja powypadkowa i „trudne” przypadki (COVID-owe zgody na pracę zdalną, wypadki w drodze → w pracy)

Pytania / case’y

• Na jakie badania powinien zostać wysłany pracownik w związku z dodatkowym zakresem czynności (sporadyczne kierowanie pojazdem służbowym)?
• Czy po powrocie z urlopu macierzyńskiego powinny zostać wykonane badania lekarskie?
• Czy może zostać ta sama treść w skierowaniu na badania, gdy pracownik przeszedł ze stanowiska pomocniczego na urzędnicze?
• Czy trzeba mieć wpis w orzeczeniu lekarskim dotyczącym korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych?
• Jak przeliczyć liczbę pracowników w sprawozdaniu GUS?
• Czy kierownicy referatów mają 5 lat, a zwykły pracownik 6 lat na odbycie szkolenia BHP? Czy po upływie terminu trzeba je odnowić?
• Mobbing – jakie oświadczenie musi wypełnić pracownik i czy każdy nowo zatrudniony musi je podpisać?
• Czego dotyczy porozumienie zmieniające? Jaki tryb i powód należy wskazać?
• W jaki sposób dokumentować wyjścia prywatne i służbowe?
• Jaka dokumentacja obowiązuje w razie wypadku przy pracy?
• Jakich formalności wymaga powrót ze zwolnienia lekarskiego przekraczającego 30 dni (skierowanie, orzeczenie, wpis do akt)?
• Jak przygotować się do kontroli PIP? Jakich dokumentów i rejestrów inspektorzy żądają najczęściej?