Wideoszkolenie: Płace w urzędach miast i gmin

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Dodatki specjalne, nagrody i „13” w JST – kiedy dodatki za wybory, śluby, akcyzę oraz zadania finansowane ze środków zewnętrznych wchodzą do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego i zasiłku chorobowego? Jak rozliczać dodatki periodyczne, jednorazowe oraz wypłacane w kilku transzach?
• Nagrody jubileuszowe, nadgodziny i zmienne składniki wynagrodzenia – czy dodatek specjalny należy uwzględnić w podstawie nagrody jubileuszowej i przy wyliczaniu godzin nadliczbowych? Jak postępować ze składnikami wypłacanymi w różnych wysokościach i terminach?
• Zasiłki chorobowe, macierzyńskie i rehabilitacyjne – jak ustalać podstawę świadczeń, wyłączać i uzupełniać miesiące oraz rozliczać dodatki stażowe, specjalne, nagrody i „13”? Kiedy podstawę należy ustalić ponownie i jak postępować przy długotrwałej chorobie?
• PIT-2, ulgi podatkowe i ZFŚS – od kiedy stosować PIT-2, jak rozliczać kwotę zmniejszającą podatek przy kilku etatach oraz świadczenia wypłacane pracownikom i byłym pracownikom z ZFŚS? Jak stosować ulgę dla młodych i seniorów oraz prawidłowo wykazywać świadczenia w PIT?
• Radni, sołtysi, inkasenci i członkowie komisji – kiedy wystawić PIT-R, a kiedy PIT-11? Jak rozliczać diety, prowizje z inkasa, wynagrodzenia członków komisji, limit 6000 zł oraz potrącenia komornicze?
• Umowy zlecenia i rozliczenia ZUS – kiedy zgłosić zleceniobiorcę do ZUA lub ZZA, jak rozstrzygać zbiegi tytułów do ubezpieczeń przy KRUS, emeryturze lub zatrudnieniu u innego pracodawcy oraz jak prowadzić ewidencję godzin? Jak rozliczać zlecenia zawierane z własnymi pracownikami oraz umowy finansowane ze środków unijnych?
• RPA, ERP-7, ZUS Z-3, korekty i kontrole – kiedy składać RPA, jak wykonywać korekty za wcześniejsze okresy i wystawiać ERP-7 oraz ZUS Z-3? Jak długo przechowywać dokumentację ZUS i ZFŚS oraz jak przygotować się do kontroli ZUS, PIP i RIO?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania uczestników, na które odpowiedzieliśmy w trakcie ostatniego terminu:

• Czy najwłaściwszą formą zawierania umów cywilnoprawnych jest zawieranie ich przez gminę reprezentowaną przez urząd gminy – analogicznie do oznaczania nabywcy i odbiorcy na fakturach?
• W jaki sposób należy rozliczyć składki ZUS w sytuacji, gdy gmina (reprezentowana przez urząd gminy) zawiera umowę zlecenie w ramach projektu „Umiem pływać” z nauczycielem zatrudnionym w gminnej jednostce organizacyjnej, a zadaniem zleceniobiorcy ma być opieka nad uczniami podczas dojazdu i w trakcie zajęć na basenie? Czy urząd gminy powinien odprowadzić wszystkie składki jak za własnego pracownika, czy opierać się na oświadczeniu zleceniobiorcy i ustalać obowiązek ubezpieczeniowy na jego podstawie?
• Czy od wypłacanej pracownikowi diety za udział w posiedzeniach Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych po przekroczeniu w danym roku progu 6 000 zł należy pobierać składkę na ubezpieczenie zdrowotne?
• Czy przy weryfikacji gwarancji minimalnego wynagrodzenia za pracę pracownika zatrudnionego na niepełny etat uwzględnia się łącznie wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatek stażowy (w przeliczeniu na wymiar etatu)?
• Czy w przypadku zatrudnienia osoby poniżej 30. roku życia bezpośrednio po odbyciu stażu z urzędu pracy pracodawca jest zwolniony z opłacania składek na Fundusz Pracy?
• Czy dopuszczalne jest prowadzenie egzekucji komorniczej z diety przewodniczącego zarządu/rady osiedla (wypłacanej w kwocie 464,80 zł), a jeśli tak, to w jakiej wysokości i w oparciu o jakie limity potrąceń?
• Czy świadczenie z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wypłacone pracownikowi w ramach tzw. „wczasów pod gruszą” podlega zajęciu komorniczemu i potrąceniu na poczet prowadzonych egzekucji?
• Czy w ramach egzekucji komorniczej wobec sołtysa będącego rolnikiem potrąceniu w wysokości 100% podlega zarówno dieta za udział w posiedzeniu rady (w kwocie 350 zł), jak i prowizja z tytułu inkasa podatków?
• W jaki sposób należy ustalić moment przekroczenia drugiego progu podatkowego w sytuacji, gdy pracownik będący w pierwszym progu podatkowym osiągnął w trakcie roku wiek emerytalny, zaczął korzystać z ulgi dla pracujących seniorów, a po wyczerpaniu kwoty zwolnienia jego dochody znów podlegają opodatkowaniu? Czy przy wyliczaniu progu podatkowego sumuje się wynagrodzenie sprzed osiągnięcia wieku emerytalnego z wynagrodzeniem opodatkowanym po przekroczeniu limitu ulgi dla seniora?
• Czy dodatek specjalny przyznany pracownikowi samorządowemu na czas określony od 1 lipca 2026 r. do 30 września 2026 r. wlicza się do podstawy wymiaru nagrody jubileuszowej, do której prawo powstało w dniu 16 października 2026 r.?
• Czy wypłata nagrody jubileuszowej za 35 lat pracy w październiku 2026 r. korzysta ze zwolnienia ze składek ZUS, jeżeli pracownikowi w maju 2025 r. wypłacono nagrodę jubileuszową za 25 lat pracy, a w 2026 r. przedłożył on nowe dokumenty potwierdzające wcześniejszy staż, uprawniające go do nagrody wyższego stopnia?
• Jaki okres należy uwzględnić w stażu pracy (biorąc pod uwagę przepisy obowiązujące od 2026 r.) w przypadku umowy zlecenia trwającej 11 miesięcy, zawartej ze studentem (zlecenie bez składek ZUS), z tytułu której wynagrodzenie wypłacono łącznie za 7 miesięcy, dysponując umową zlecenia, zaświadczeniem od podmiotu zatrudniającego oraz deklaracjami PIT – czy zaliczeniu podlega pełny okres trwania umowy (11 miesięcy), czy tylko miesiące, za które wypłacono wynagrodzenie (7 miesięcy)?
• Jak należy postąpić w sytuacji, gdy pracownik zatrudniony w maju danego roku na czas określony do października (z planowanym dalszym zatrudnieniem) w czerwcu uzupełnił dokumentację pracowniczą, w wyniku czego jego staż wzrósł z 7 do 20 lat – czy takiemu pracownikowi należy naliczyć i wypłacić nagrodę jubileuszową za 20 lat pracy?
• Czy do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych należy wliczać jednorazową, uznaniową nagrodę wypłaconą w grudniu (w zróżnicowanej wysokości dla poszczególnych osób, np. 2 000 zł, 2 500 zł), jeżeli w regulaminie wynagradzania brak jest zapisu regulującego jej charakter oraz brak jest postanowienia o jej pomniejszaniu za okresy pobierania zasiłków?
• Czy do udokumentowania i zaliczenia okresu wykonywania umowy zlecenia do stażu pracy wystarczą wydruki bankowych przelewów wynagrodzenia oraz roczne deklaracje PIT, w sytuacji gdy pracownik nie ma możliwości uzyskania zaświadczenia od zleceniodawców z uwagi na ich likwidację i wykreślenie z KRS?
• Czy odwołanemu skarbnikowi gminy, który znajduje się w 3-miesięcznym okresie wypowiedzenia i świadczy pracę na stanowisku urzędniczym, należy cofnąć dodatek funkcyjny w trakcie tego okresu wypowiedzenia?
• Czy wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej wlicza się do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego (tzw. trzynastki)?
• Czy w sytuacji, gdy dodatek stażowy jest wypłacany w pełnej wysokości bez pomniejszania za okresy choroby, wlicza się go do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego (trzynastki)?
• Czy dodatek stażowy przypadający za okres korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej podlega wliczeniu do podstawy trzynastki?
• Czy wynagrodzenie prowizyjne z tytułu pełnienia funkcji inkasenta opłaty skarbowej przez pracownika urzędu wchodzi do podstawy trzynastki?
• W jaki sposób ustalać moment wejścia w drugi próg podatkowy w przypadku pracownika łączącego różne funkcje i źródła przychodów w ramach jednej jednostki (np. wynagrodzenie ze stosunku pracy oraz funkcja inkasenta)?
• Czy dodatek specjalny przyznany na okres 8 miesięcy, który nie jest pomniejszany za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, podlega wliczeniu do podstawy trzynastki?
• Czy jednorazowy dodatek specjalny za realizację zadań związanych ze zwrotem podatku akcyzowego, wypłacany dwa razy w roku (w kwietniu i w październiku), podlega wliczeniu do podstawy trzynastki?
• W jaki sposób traktować w podstawie trzynastki dodatek specjalny za zadania akcyzowe, jeżeli w piśmie o jego przyznaniu wskazano, że przysługuje on za okres od lutego do kwietnia, a faktyczna wypłata nastąpiła jednorazowo w maju?
• Czy prawidłowe jest wliczanie do podstawy trzynastki dodatku specjalnego za realizację zadań związanych z akcyzą przyznanego w łącznej kwocie 750 zł z zastrzeżeniem, że stanowi on wypłatę po 250 zł za poszczególne miesiące?
• Czy dopuszczalne jest przyznanie pracownikowi samorządowemu dodatku specjalnego za zadania związane z podatkiem akcyzowym, jeżeli obsługa akcyzy została bezpośrednio wpisana do jego zakresu czynności?
• Czy dodatek specjalny przyznany pismem wskazującym przyznanie dodatku za miesiąc maj z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków w związku z wypłatą akcyzy wlicza się do trzynastki, jeżeli wiadomo, że pracownik otrzyma analogiczny dodatek po raz drugi w październiku?
• W jaki sposób należy rozliczyć w podstawach trzynastki (odpowiednio za 2025 i 2026 rok) dodatek specjalny przyznany na okres przełomu roku, tj. od grudnia 2025 r. do stycznia 2026 r.?
• Czy w tytule oraz treści uchwały rady gminy dopuszczalne jest posłużenie się sformułowaniem „w sprawie określenia inkasentów”, czy też bezwzględnie wymagane jest użycie terminu „wyznaczenia” bądź „ustalenia” inkasentów?
• Jaki kod tytułu ubezpieczenia w programie Płatnik należy zastosować przy zgłaszaniu do ubezpieczenia zdrowotnego członków komisji (np. GKRPA) powołanych na mocy zarządzenia lub uchwały?
• Czy w przypadku, gdy członkiem gminnej komisji (np. GKRPA) jest pracownik danego urzędu gminy, dokonuje się odrębnego zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego z dedykowanym kodem, czy wyłącznie podwyższa podstawę wymiaru składki zdrowotnej w imiennym raporcie ZUS RCA składanym z tytułu stosunku pracy?
• W jaki sposób określić dzień przekroczenia limitu 6 000 zł na potrzeby zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego w sytuacji, gdy dieta członka komisji wypłacana jest w stałej stawce ryczałtowej?
• Czy comiesięczna premia regulaminowa przyznawana pracownikom przez kierowników wydziałów wchodzi do podstawy wymiaru wynagrodzenia oraz zasiłku chorobowego?
• Z jakich podstaw prawnych wynika brak możliwości zawierania umów zleceń z członkami komisji urbanistycznych (architektoniczno-urbanistycznych) i jaka forma powierzenia zadań jest w tym wypadku właściwa, jeśli wcześniejsze umowy o dzieło zostały zakwestionowane przez ZUS z nakazem zawarcia umów zleceń?
• W jaki sposób należy obliczyć wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych pracownika legitymującego się orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności, którego obowiązuje skrócona norma czasu pracy (7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo) – czy podstawę wynagrodzenia dzieli się przez normę ogólną pełnego etatu, czy przez nominalny wymiar wynikający z normy 7-godzinnej (co podwyższa stawkę godzinową względem pozostałych pracowników), oraz czy płatną godziną nadliczbową jest już 8. godzina pracy, czy dopiero praca powyżej 8 godzin (od 9. godziny)?
• W jaki sposób prawidłowo obliczyć potrącenie z wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej – zarówno w przypadku skorzystania ze zwolnienia w wymiarze godzinowym, jak i za cały dzień roboczy (oraz czy dopuszczalne jest stosowanie metody dzielenia stawki przez 30)?
• Czy w sytuacji, gdy pracownik chorował przez cały miesiąc luty (pełne 28 dni), a w wyniku odliczenia 1/30 części wynagrodzenia za każdy dzień choroby pozostaje reszta kwoty wynagrodzenia zasadniczego, wyliczenie to jest prawidłowe i czy należy wypłacić pracownikowi tę różnicę?
• Czy prawidłowa jest metoda uzupełniania podstawy do trzynastki polegająca na podzieleniu wynagrodzenia faktycznie wypłaconego przez liczbę dni przepracowanych, a następnie pomnożeniu tak ustalonej stawki dziennej przez liczbę dni, które pracownik powinien był przepracować w danym roku?
• Czy i w jaki sposób należy udokumentować fakt odbywania posiedzeń gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych poza godzinami pracy urzędu w odniesieniu do pracownika tego urzędu będącego członkiem rzeczonej komisji?

1. Wynagrodzenia i listy płac, dodatki, „13”

Zagadnienia programowe

• Składniki wynagrodzenia i ich kwalifikacja (stałe/zmienne, miesięczne/okresowe).
• Dodatki specjalne (unijne, wyborcze, za śluby, za akcyzę) – kiedy w „13” i w chorobowym.
• Zasady pomniejszania i uzupełniania „13” (nieobecności, krwiodawstwo, komisje wyborcze).
• Regulamin wynagradzania (terminy wypłat dodatków, zapisy o składnikach do chorobowego, jubileusze).
• Nadgodziny a podstawa chorobowego; dodatek specjalny a godziny nadliczbowe.

Pytania / case’y:

• Czy jednorazowo wypłacona nagroda wchodzi do podstawy zasiłku chorobowego i wyliczenia 13-stki?
• Czy 13-stkę pomniejszamy o dni wolne przysługujące za pracę w komisji wyborczej?
• Dodatek specjalny został przyznany na okres od 1 grudnia 2025 r. do 31 marca 2026 r. Czy należy uwzględnić wypłatę za grudzień 2025 r. w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2025 r., jeżeli zachowana jest periodyczność, ale w 2025 r. dodatek przysługiwał tylko za jeden miesiąc?
• Jeżeli zostaje wypłacone jednorazowa nagroda za „akcyzę” dwa razy w roku, to czy wchodzi ona do podstawy zasiłku chorobowego i wyliczenia 13-stki?
• Dodatek specjalny został przyznany na 3 miesiące, a kolejny bez przerwy na 3 miesiące, ale z innych powodów. Czy obydwa doliczamy do podstawy zasiłku, jeżeli choroba wystąpiła w trakcie trwania drugiego zasiłku?
• Dodatek specjalny został przyznany od 1 listopada 2025 r. do 31 marca 2026 r. Nagroda jubileuszowa została przyznana 29 maja 2026 r. Czy dodatek specjalny należy uwzględnić w podstawie nagrody jubileuszowej?
• Regulamin wynagradzania nie normuje terminu wypłaty dodatków specjalnych. Czy dodatki powinny być wypłacane w dniu wypłaty? Czy można je wypłacać ostatniego dnia miesiąca?
• Czy jednorazową nagrodę wliczamy do podstawy zasiłku?
• Czy nagroda, od której nie były odliczone zwolnienia lekarskie, jest brana do podstawy zasiłku?
• Czy pracodawca może w regulaminie wpisywać składniki, jakie wliczają się do podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby? Czy są składniki regulowane innymi przepisami, które nie wchodzą do podstawy chorobowego?
• Czy dodatek specjalny za śluby powinien wchodzić do podstawy zwolnienia lekarskiego?
• Czy do podstawy zwolnienia chorobowego bierzemy dodatki specjalne wypłacane ze środków zewnętrznych i 13-stki?
• Jeżeli ktoś pracuje 9 miesięcy, to czy 13-stkę bierzemy w 1/9 czy 1/12 do podstawy?
• Czy nagroda, która nie ma wpływu na zwolnienia lekarskie powinna być wzięta do podstawy wynagrodzenia chorobowego?
• Czy dodatek specjalny powinien wejść do podstawy wyliczenia godzin nadliczbowych?
• Czy wynagrodzenie za nadgodziny wypacane co miesiąc wliczamy do podstawy chorobowego?
• Czy używamy wskaźnika ekwiwalentu za rok, za który wyliczamy ekwiwalent czy z roku, w którym wypłacamy?
• Czy w regulaminie możemy dodać zapis o nagrodzie jubileuszowej za 50 lat pracy?
• Jeżeli termin wypłaty nagrody jubileuszowej przypada na niedzielę, to czy wypłacamy w piątek, czy w niedzielę?
• Nagroda jubileuszowa została przyznana na dzień 6 września 2026 r., który przypada w niedzielę. Czy nagrodę należy wypłacić 4 września, czy 7 września 2026 r.?
• Jeżeli dodatek jest przyznany na 3 miesiące w różnych wysokościach, to czy do jubileuszu wliczamy średnią z tych miesięcy?
• Czy do podstawy 13-stki wliczamy dodatki specjalne?
• Czy dodatki specjalne wypłacone za obsługę wyborów wchodzą do podstawy 13-stki?
• Jak wyliczyć pomniejszenie do 13-stki za krwiodawstwo, jeżeli w tym miesiącu było chorobowe?
• Czy miesiąc, w którym pracownik jest zwolniony ze świadczenia pracy należy wliczać do podstawy 13-stki?
• Czy dodatek specjalny jednorazowy wypłacony w 2 transzach w ciągu roku wliczany jest do podstawy 13-stki?

2. Podatek PIT, ulgi, ZFŚS, komisje / radni / sołtysi

Zagadnienia programowe:

• PIT-2 (moment stosowania, podział kwoty wolnej przy dwóch etatach).
• Ulgi: młodzi, senior, 50+, zasady i limity; przekroczenie progów.
• ZFŚS: paczki/świadczenia, wykazywanie w PIT.
• Radni/sołtysi/komisje: kiedy PIT-R, kiedy PIT-11; limity 3000/6000; łączenie przychodów.
• Potrącenia komornicze a świadczenia pozaetatowe.

Pytania / case’y:

• Pracownica kończy 61 lat 21 października tego roku. Czy jej wynagrodzenie będzie bez podatku, jeżeli 22 października złoży oświadczenie, że chce skorzystać z ulgi dla seniora? Złożyła wypowiedzenie i odchodzi na emeryturę 29 października.
• Czy odprawa emerytalna jest bez podatku?
• Gdzie w Picie wykazujemy kwotę wypłaconą ponad 1000 zł z ZFŚS, od której potrącono zaliczkę na podatek?
• Czy płacimy podatek od wartości paczki?
• Jeżeli osoba ukończyła 60 lat 26 lipca, a na emeryturę przejdzie 29 lipca, to czy wynagrodzenie wypłacone 28 lipca oraz odprawa wraz z ekwiwalentem wypłacone 29 lipca mogą być zwolnione z podatku?
• Pracownik zatrudniony na ½ etatu od 2021 r. … druga umowa ½ etatu … Podzielił kwotę wolną. Czy takie działanie jest prawidłowe?
• Od którego dnia wprowadzamy zmiany po otrzymaniu PIT-2?
• Czy po miesiącu przekroczenia progu podatkowego powinniśmy stosować kwotę zmniejszającą podatek?
• Czy zleceniobiorca całoroczny niebędący naszym pracownikiem musi składać PIT-2?
• Ulga dla seniora. Próg kwota - 85 528 zł. Bierzemy pod uwagę limit przychodów z tytułu umowy o pracę?
• Czy płatnik powinien pobrać podatek od świadczeń z ZFŚS, jeżeli pracownik spełnia warunki do stosowania ulgi dla seniora?
• Czy wypłacając wynagrodzenie byłemu pracownikowi można zastosować podstawowe koszty uzyskania przychodu bez ulgi podatkowej?
• Korygujemy wynagrodzenie za lipiec … przekroczenie 30-krotności. Czy w październiku można zastosować podstawowe koszty uzyskania przychodu?
• Co w przypadku wypłaty wynagrodzenia po zmarłym pracowniku i 13-stki? Czy w październiku można zastosować podstawowe koszty uzyskania przychodu?
• Radny otrzymał dietę w maju płatną 07.06. … + komisja wyborcza 700 zł. Czy należy zsumować te kwoty i odprowadzić podatek od nadwyżki kwoty 3000 zł?
• Radny otrzymał dietę za maj płatną 07.06 … + komisja wyborcza 700 zł. Czy … i wystawić PIT-R i PIT-11? (scalone tematycznie z poprzednim)
• Czy w PIT-R wykazujemy zwrot kosztów za podróże służbowe radnych wypłacone wg rozporządzenia?
• Czy z sołtysem można zawrzeć umowę zlecenia?
• Czy radny może zostać sołtysem?
• Czy z diety lub prowizji sołtysa potrącamy w całości niealimentacyjne zajęcie komornika?
• Jeżeli jest zajęcie alimentacyjne wynagrodzenia za pracę oraz wszelkich innych wierzytelności, to czy ZFŚS potrącamy w całości?
• Czy należy naliczać podatek pracownikowi zatrudnionemu w dwóch jednostkach … wspólne konto ZFŚS … przekroczenie progu 1000 zł?
• Czy członkom okręgowej komisji w wyborach wystawiamy PIT-R?
• Czy dla członków Gminnej Komisji Alkoholowej wystawiamy PIT-R?

3. Składki ZUS/FP/FEP, zgłoszenia, RPA

Zagadnienia programowe:

• Zgłoszenia i kody (ZUA/ZZA, nazwisko rodowe, NIP gminy vs. jednostek).
• Zlecenia: tytuły do ubezpieczeń (KRUS, emeryt, wypadek przy pracy), ewidencja godzin, RUD.
• FP – zwolnienia (po stażu, po macierzyńskim/wychowawczym), 36 miesięcy sumowane.
• FEP dla stanowisk szczególnych (kierowcy wozu asenizacyjnego).
• RPA – kiedy, jak często; korekty wstecz.
• Limity 6000 zł (sołtysi/inkaso) – obowiązek ZUS/zdrowotna.

Pytania / case’y:

• Czy zleceniobiorcę, który ma minimalne wynagrodzenie w innym przedsiębiorstwie zgłaszamy tylko do ubezpieczenia zdrowotnego?
• Czy członków gminnej komisji alkoholowej zgłaszamy do ZUS do składki zdrowotnej?
• Mamy dwóch pracowników gospodarczych, którzy są także kierowcami wozu asenizacyjnego, ale nie płacimy FEP. Czy jest to prawidłowe?
• Czy osoba zatrudniona do prac interwencyjnych ma potrącony FP? Czy przysługuje zwolnienie tak jak przy zatrudnieniu po odbytym stażu?
• Pracownik wrócił z macierzyńskiego. Był na urlopie wypoczynkowym, 2 miesiące później wziął urlop wychowawczy. Czy należy sumować 36 miesięcy po macierzyńskim i wychowawczym zwolnienia z FP?
• Pracownica poszła na chorobowe ciążowe … kolejne urlopy … Czy w takim przypadku podstawa jest dalej z 12 miesięcy … (uwaga: merytorycznie wątek podstawy – tu borderline ZUS/zasiłki; pozostawiamy w tym bloku z odsyłką do bloku D podczas szkolenia)
• Jeżeli etat sekretarza gminy został pomniejszony do 7/8 … 1/8 zastępcy wójta – koszty uzyskania z każdego etatu z osobna? (składkowo-podatkowy pograniczny; omówienie tu + w bloku B)
• Czy składkę zdrowotną odliczamy, aby uzyskać kwotę wolną od potrąceń?
• Czy i w jakiej wysokości podlega zajęciu niealimentacyjnemu wynagrodzenie z komisji wyborczej? (składkowo-podatkowe skutki potrąceń)
• Czy limit 6 tys. zł dotyczy inkasentów?
• Sołtys … 5% od podatku, nie mniej niż 2,6 tys. zł. Czy te wypłaty sumują się i do kwoty 6000 zł jest zwolnienie, a powyżej zgłoszenie do ZUS?
• Jeżeli w uchwale mamy zapis, że sołtys jest wyznaczony do pobierania podatku, to czy nie ma limitu 6000 zł i składki chorobowej?
• Czy od Inkaso płacimy składki ZUS?
• Z jakim kodem ZUS powinien być zgłoszony członek komisji?
• Czy jest ustawowy termin na złożenie formularza ZUS RUD?
• Czy zawsze musi być ewidencja godzinowa w umowach zlecenia?
• Jeśli wypłata wynagrodzenia z umowy zlecenia występuje na podstawie listy plac, to czy potrzebny jest również rachunek?
• Umowa zlecenia i KRUS. Czy powinna być odprowadzona pełna składka?
• Umowa zlecenia z emerytem, który ulega wypadkowi przy pracy, nie była potrącona składka chorobowa. Czy w takiej sytuacji zwolnienie będzie wypłacane z ubezpieczenia wypadkowego u pracodawcy?
• Zleceniobiorca złożył oświadczenie … ZUS nakazał objąć społecznym wstecz. Czy dopłacone przez urząd składki zwiększają przychód zleceniobiorcy w miesiącu dopłaty?
• Kontrola ZUS: zleceniobiorców zgłaszać na NIP gminy (a nie jednostek)?
• Czy urząd gminy może podpisywać umowy zlecenia?
• Co w przypadku, gdy sołtysi działają na podstawie umowy zlecenia?
• Czy w przypadku umów zlecenia finansowanych ze środków unijnych nadal konieczna jest umowa z gminą (NIP urzędu)?
• Czy trzeba prowadzić ewidencję przepracowanych godzin, czy wystarczy, że na rachunku będzie liczba godzin (umowy-zlecenia)?
• Od jakiego dnia rozpoczyna się termin zgłoszenia do ZUS po przekroczeniu 6 tys.?
• Czy RPA musimy składać co miesiąc, czy tylko tam, gdzie była płacona 13-stka?
• Jeśli ktoś donosi dokumenty uprawniające do wyższego stażowego, to czy też powinno być RPA?
• Na liście podstawowej było wypłacane wyrównanie do 3 lat wstecz … RPA – czy robić korektę?
• Czy nadal konieczne jest wystawienie druku erp-7 za dany rok dla zatrudnianego emeryta, w celu przeliczenia jego podstawy wymiaru emerytury?
• Jeżeli pracownik z końcem roku przeszedł na emeryturę i został zatrudniony z początkiem roku, to czy też składamy informację o przychodach do ZUS do końca lutego?

4. Zasiłki i świadczenia (chorobowe, macierzyńskie, rehabilitacyjne)

Zagadnienia programowe:

• Ustalanie prawa i podstawy: wynagrodzenie chorobowe vs. zasiłek, przerwy, okresy zasiłkowe.
• Wpływ dodatków (stażowy/specjalny/nagrody/„13”) na podstawę.
• Macierzyński/rodzicielski/wychowawczy – kontynuacja podstawy, 36 miesięcy, FP.
• Rehabilitacyjne: przeliczenia po chorobowym, dodatki „obok” świadczeń.
• Potrącenia z zasiłków i kwota wolna.
• Zlecenie a chorobowe/wypadkowe.

Pytania / case’y:

• Pracownik przebywał na zwolnieniu cały miesiąc, który ma 31 dni. Czy zasiłek liczymy za 31 dni, ale podstawę dzieląc przez 30?
• Czy świadczenie rehabilitacyjne przeliczamy po zasiłku chorobowym ze względu na dodatek stażowy?
• Co, jeśli ktoś nabywa prawo do stażowego w trakcie macierzyńskiego?
• Czy pracownikowi należy się zasiłek opiekuńczy nad chorym dzieckiem (15 lat) w sytuacji, gdy drugi rodzic jest emerytem?
• Czy do podstawy składek za urlop wychowawczy wliczana jest 13-stka?
• Osoba przebywała cały miesiąc na macierzyńskim, stażowy wliczony do podstawy. Czy stosujemy kwotę wolną?
• Osoba przebywała cały miesiąc na zasiłku. Stażowy płatny w pełnej wysokości. Czy należy odliczyć kwotę wolną i koszty uzyskania?
• Pracownikowi wypłacono wynagrodzenie za czas choroby 33 dni i następnie zasiłek chorobowy. Pracownik zachorował ponownie po upływie 5 miesięcy. Czy otwieramy nowy okres zasiłkowy, czy zaczynamy od wynagrodzenia chorobowego 33 dni? Czy od razu liczymy zasiłek chorobowy?
• Czy do podstawy świadczenia rehabilitacyjnego wliczamy stażowy?
• Czy nagrody wypracowane do podstawy chorobowego przyjmujemy, gdy są pomniejszane za czas nieobecności?
• Jak ustalić podstawę do składek przy wychowawczym? Czy 13-stka wchodzi uzupełniona, czy faktycznie wypłacona?
• Co z wliczaniem do podstawy chorobowej nagrody, która jest wypłacana raz lub dwa razy w roku?
• Urząd wypłaca zasiłek chorobowy za cały miesiąc wraz z dodatkiem stażowym. Czy należy odliczać kwotę wolną?
• Potrącenie z zasiłku chorobowego. Nie ma żadnych innych wypłat, a musimy potrącić pracownicy nienależnie pobrane świadczenie urlopowe. Czy możemy potrącić z zasiłku, jeżeli nie ma szans na zwrot od pracownika?
• Czy stosujemy kwotę wolną z PIT-2 w przypadku zasiłku chorobowego i dodatku stażowego przy naliczaniu listy płac?
• Dostarczenie zwolnienia chorobowego po wypłacie wynagrodzenia. Pracownik pracował od 10 lipca do 17 lipca. Ma obecnie zwolnienie. Oczekuje 30 dni na wypłatę chorobowego (w jego przypadku 14 dni) i wynagrodzenia. Czy liczymy od początku zwolnienia, czy od momentu zakończenia wyczekiwania 30 dni?
• Pracownik choruje dłużej niż 33 dni i nie ma możliwości potrącenia z zasiłku nadpłaconego wynagrodzenia w następnym miesiącu. Jak rozliczyć dokumentację płacową (listę płac i ZUS) za miesiąc, w którym pracownik rozpoczął chorobowe?
• Umowa zlecenia na obsługę wyborów a podstawa chorobowego.
• Czy do podstawy chorobowego bierzemy zlecenie z własnym pracownikiem?
• Czy dodatek specjalny i dodatek stażowy wliczany jest do podstawy chorobowego? Czy część bez ZUS wykazujemy w RPA?
• Podstawa wynagrodzenia chorobowego ustalana jest z okresu od września 2025 r. do sierpnia 2026 r. W październiku 2025 r. pracownik przez cały miesiąc przebywał na zwolnieniu chorobowym. Czy należy wyłączyć ten miesiąc z podstawy i podzielić sumę wynagrodzeń przez 11 miesięcy?
• Jak wyliczyć podstawę wynagrodzenia chorobowego u osoby przeniesionej z innego urzędu?
• Czy można wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy w okresie oczekiwania na decyzję z ZUS o świadczenie rehabilitacyjne lub rentę?
• Pracownik przebywa na długotrwałym zwolnieniu. W lutym nastąpiła nadpłata wynagrodzenia (zwolnienie lekarskie po wypłacie wynagrodzenia - 2 dni). Nie zrobiono korekty w następnym miesiącu. W chwili obecnej stara się o świadczenie rehabilitacyjne. Jak potrącić mu te dwa dni?
• Czy wniosek o odszkodowanie do ZUS po wypadku w pracy wysyłamy my, czy pracownik?
• Umowa zlecenia z emerytem, który ulega wypadkowi przy pracy, nie była potrącona składka chorobowa. Czy w takiej sytuacji zwolnienie będzie wypłacane z ubezpieczenia wypadkowego u pracodawcy?
• Czy do podstawy zwolnienia chorobowego bierzemy dodatki specjalne wypłacane ze środków zewnętrznych i 13-stki?
• Czy dodatek specjalny za ślub wchodzi do podstawy naliczenia zasiłku?

5. Inkasenci / sołtysi / komisje – aspekty organizacyjne (umowy, ewidencja, praktyka)

Zagadnienia programowe:

• Formy zatrudnienia i dokumentacja (umowy zlecenia/dzieło, rachunki, ewidencja godzin).
• Inkaso (podatki, „śmieci”, opłata targowa) – organizacja wypłat i rozliczeń.
• Komisje (wyborcze, AA, urbanistyczna) – dobór podstawy prawnej umów.

Pytania / case’y:

• Umowa zlecenia została zawarta na okres 28.06-05.07. Jak powinna prawidłowo wyglądać zapłata za rachunek? Czy zleceniobiorca może wystawić jeden rachunek po zakończeniu usługi? Czy powinien wystawić rachunek na zakończenie miesiąca? Jak powinna wyglądać kwestia oświadczenia o przepracowanych godzinach?
• Czy zawsze musi być ewidencja godzinowa w umowach zlecenia?
• Jeśli wypłata wynagrodzenia z umowy zlecenia występuje na podstawie listy plac, to czy potrzebny jest również rachunek?
• Czy na udział w komisji urbanistycznej może być zawarta umowa o dzieło lub umowa zlecenia?
• Czy na komisje architektoniczne mamy zawierane umowy zlecenia?
• Co z inkasentem, który pobiera opłatę targową?
• Czy z sołtysem można zawrzeć umowę zlecenia?
• Czy urząd gminy może podpisywać umowy zlecenia?
• Co w przypadku, gdy sołtysi działają na podstawie umowy zlecenia?
• Czy w przypadku umów zlecenia, finansowanych ze środków unijnych, w ramach realizacji projektu, nadal konieczna jest umowa z gminą, w imieniu i na rzecz której działa urząd z NIP-em urzędu?
• Czy zleceniobiorca otrzyma wynagrodzenie za ilość sztuk rozniesionych listów, czy musi być ewidencja godzin? Czy wystarczy jak zleceniobiorca oświadczy w rachunku ile przepracował w danym miesiącu godzin?
• Umowa zlecenia i KRUS. Czy powinna być odprowadzona pełna składka? (zagadnienie formalne pozostaje – szczegóły składkowe omawiane w bloku C)
• Oprawa muzyczna – czy może być dziełem?
• Jeżeli osoba była na stażu z PUP kilka lat temu, może domagać się przeliczenia stażu do dodatku stażowego? (łącznik z blokiem C/D – tu omawiamy ścieżkę formalną)

6 Dokumenty, zgłoszenia i kontrole (ZUS/GUS/ZFŚS/archiwizacja)

Zagadnienia programowe:

• ZUS: Z-3 (w trakcie i po ustaniu), informacja o przychodach do końca lutego, RPA – kiedy i jak.
• ERP-7 – kiedy wystawiać, na jakiej podstawie; dokumenty z Płatnika.
• Korekty wstecz (wynagrodzenia, składki, 30-krotność).
• Przechowywanie i archiwizacja: ZUS (RCA, zgłoszenia/wyrejestrowania), akta ZFŚS.
• Kontrole ZUS/PIP/RIO – organizacja, NIP gminy vs. jednostek, oryginały dokumentów.

Pytania / case’y:

• Zaświadczenie ZUS Z-3 - w trakcie zatrudnienia i po zakończonym stosunku pracy.
• Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ERP-7.
• Czy można wystawić erp-7 na podstawie danych z Płatnika?
• Czy nadal konieczne jest wystawienie druku erp-7 za dany rok dla zatrudnianego emeryta, w celu przeliczenia jego podstawy wymiaru emerytury?
• Jeżeli pracownik z końcem roku przeszedł na emeryturę i został zatrudniony z początkiem roku, to czy też składamy informację o przychodach do ZUS do końca lutego?
• Jak wykonywać korekty za kilka lat wstecz?
• Na liście podstawowej było wypłacane wyrównanie do 3 lat wstecz pracownikowi, jednak nie było nic zaznaczone w RPA. Czy musimy zrobić korektę i wskazać ten okres?
• Czy RPA musimy składać co miesiąc, czy tylko tam, gdzie była płacona 13-stka?
• Jeśli ktoś donosi dokumenty uprawniające do wyższego stażowego, to czy też powinno być RPA?
• Ile lat przechowujemy deklaracje ZUS i rozliczenia wydruki RCA oraz zgłoszenia do ubezpieczeń i wyrejestrowania z ubezpieczeń?
• Ile lat przechowywać wnioski z ZFŚS?
• Sprawozdania GUS dot. płac: Z-03 i Z-06 – omówienie – jak się przygotować?
• Kontrola ZUS, PIP i RIO – jak przygotować się do przeprowadzenia kontroli?
• Kontrola ZUS wskazuje, że błędne jest zgłaszanie zleceniobiorców na NIP urzędu. W protokole kontroli jest zapis, że zleceniobiorcy z urzędu i jednostek podległych gminy powinni być zgłoszeni na NIP gminy. Czy powinniśmy tak robić, jeżeli do tej pory każda jednostka zgłaszała na swój NIP zleceniobiorców?
• W trakcie kontroli trzeba przedstawiać oryginał dokumentów?
• Czy na ZZA/ZUA jesteśmy zobowiązani wypełnić nazwisko rodowe?
• Gmina otrzymuje … dotacje WFOŚiGW … wypłacane mieszkańcom. Czy osobom, które otrzymują te dotacje należy wystawić PIT-11? (temat podatkowo-sprawozdawczy ujęty tu z perspektywy dokumentacji)

Cele szkolenia:

1. Usystematyzowanie wiedzy z zakresu kwalifikacji poszczególnych składników wynagrodzenia, w tym dodatków specjalnych, oraz ich prawidłowego wliczania do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego (tzw. trzynastki) i świadczeń chorobowych.

2. Rozwinięcie umiejętności prawidłowego rozliczania podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) z uwzględnieniem stosowania ulg podatkowych, oświadczeń PIT-2, świadczeń z ZFŚS oraz specyficznych przychodów radnych, sołtysów i członków komisji.

3. Doskonalenie praktyki w zakresie ustalania obowiązku ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, w tym rozliczania umów cywilnoprawnych, specyficznych tytułów do ubezpieczeń (np. inkasentów, sołtysów) oraz sporządzania raportów imiennych ZUS RPA.

4. Zapoznanie uczestników z prawidłowym ustalaniem prawa i podstawy wymiaru świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa ze szczególnym uwzględnieniem niestandardowych składników płacowych oraz zasad dokonywania potrąceń.

5. Przygotowanie do sprawnego prowadzenia dokumentacji płacowej, prawidłowego sporządzania formularzy (Z-3, ERP-7), obsługi korekt za lata ubiegłe oraz bezpiecznego przechodzenia kontroli ZUS, PIP i RIO w jednostkach samorządowych.

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące płac w urzędach miast i gmin. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w UM,UG,UMIG. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z płacami w urzędach miast i gmin.

Efekty:

WIEDZA

Uczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą prawnych i praktycznych zasad kwalifikowania stałych oraz zmiennych składników wynagrodzeń, dodatków specjalnych i nagród do podstaw wymiaru trzynastki, zasiłków oraz nagród jubileuszowych. Będą także znali zasady opodatkowania i oskładkowania nietypowych świadczeń (m.in. diety, prowizje z tytułu inkasa, świadczenia z ZFŚS) oraz regulacje odnoszące się do zbiegów tytułów do ubezpieczeń cywilnoprawnych i etatowych.

UMIEJĘTNOŚCI

Uczestnicy nauczą się bezbłędnie obliczać podstawę wymiaru świadczeń chorobowych i trzynastego wynagrodzenia w sytuacjach nietypowych (nieobecności, siła wyższa, zmiana wymiaru czasu pracy). Będą potrafili prawidłowo stosować mechanizmy potrąceń komorniczych z wynagrodzeń i świadczeń pozaetatowych oraz poprawnie wystawiać deklaracje rozliczeniowe i zgłoszeniowe, w tym raporty ZUS RPA oraz formularze Z-3 i ERP-7.

KOMPETENCJE

Uczestnicy rozwiną umiejętność sprawnego i samodzielnego rozwiązywania skomplikowanych i wątpliwych przypadków płacowych pojawiających się w codziennej pracy urzędu. Poznają praktyczne sposoby przygotowania dokumentacji oraz procedur wewnątrzorganizacyjnych na potrzeby kontroli zewnętrznych przeprowadzanych przez ZUS, PIP czy RIO.