Wideoszkolenie: Płace w urzędach miast i gmin

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Dodatki specjalne, nagrody i „13” w JST – kiedy dodatki za wybory, śluby, akcyzę oraz zadania finansowane ze środków zewnętrznych wchodzą do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego i zasiłku chorobowego? Jak rozliczać dodatki periodyczne, jednorazowe oraz wypłacane w kilku transzach?
• Nagrody jubileuszowe, nadgodziny i zmienne składniki wynagrodzenia – czy dodatek specjalny należy uwzględnić w podstawie nagrody jubileuszowej i przy wyliczaniu godzin nadliczbowych? Jak postępować ze składnikami wypłacanymi w różnych wysokościach i terminach?
• Zasiłki chorobowe, macierzyńskie i rehabilitacyjne – jak ustalać podstawę świadczeń, wyłączać i uzupełniać miesiące oraz rozliczać dodatki stażowe, specjalne, nagrody i „13”? Kiedy podstawę należy ustalić ponownie i jak postępować przy długotrwałej chorobie?
• PIT-2, ulgi podatkowe i ZFŚS – od kiedy stosować PIT-2, jak rozliczać kwotę zmniejszającą podatek przy kilku etatach oraz świadczenia wypłacane pracownikom i byłym pracownikom z ZFŚS? Jak stosować ulgę dla młodych i seniorów oraz prawidłowo wykazywać świadczenia w PIT?
• Radni, sołtysi, inkasenci i członkowie komisji – kiedy wystawić PIT-R, a kiedy PIT-11? Jak rozliczać diety, prowizje z inkasa, wynagrodzenia członków komisji, limit 6000 zł oraz potrącenia komornicze?
• Umowy zlecenia i rozliczenia ZUS – kiedy zgłosić zleceniobiorcę do ZUA lub ZZA, jak rozstrzygać zbiegi tytułów do ubezpieczeń przy KRUS, emeryturze lub zatrudnieniu u innego pracodawcy oraz jak prowadzić ewidencję godzin? Jak rozliczać zlecenia zawierane z własnymi pracownikami oraz umowy finansowane ze środków unijnych?
• RPA, ERP-7, ZUS Z-3, korekty i kontrole – kiedy składać RPA, jak wykonywać korekty za wcześniejsze okresy i wystawiać ERP-7 oraz ZUS Z-3? Jak długo przechowywać dokumentację ZUS i ZFŚS oraz jak przygotować się do kontroli ZUS, PIP i RIO?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania uczestników, na które odpowiedzieliśmy w trakcie ostatniego terminu:

• Czy umowę-zlecenie zgłasza się do ZUS z dniem jej podpisania, czy z dniem rozpoczęcia wykonywania czynności (np. w przypadku umowy zawartej w czerwcu, której wykonywanie rozpoczyna się we wrześniu)?
• Czy w przypadku, gdy pracownik złożył oświadczenie PIT-2 i wskazał w nim zamiar rozliczania się jako osoba samotnie wychowująca dziecko, płatnik ma obowiązek pomniejszać miesięczną zaliczkę na podatek o podwójną kwotę zmniejszającą (600 zł) oraz jakie warunki dochodowe musi przy tym kontrolować?
• Jak należy zastosować zwolnienie podatkowe przy wypłacie świadczenia z ZFŚS dla byłego pracownika będącego emerytem i jak wygląda kwestia ulgi do kwoty 1000 zł?
• Czy należy ponownie przeliczyć dodatkowe wynagrodzenie roczne, jeśli po dostarczeniu dokumentów w 2026 roku staż pracy pracownika wzrósł o 3 lata?
• Czy do podstawy nagrody jubileuszowej wlicza się dodatek specjalny, który nie przysługuje już w miesiącu wypłaty tej nagrody?
• Czy nagroda za rozliczanie akcyzy wchodzi do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego?
• Jak należy rozliczyć umowę-zlecenie zawartą na cały rok dotyczącą zapewnienia miejsca dla zwierząt gospodarskich, w której wypłata wynagrodzenia za gotowość następuje w grudniu?
• Jak należy rozliczyć umowę-zlecenie z inspektorem nadzoru dotyczącą inwestycji (budowa stadionu), jeżeli w umowie zawarto zapis, że wypłata wynagrodzenia nastąpi po odbiorze protokołu?
• Czy wynagrodzenie za zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej wchodzi do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie faktycznie wypłaconej?
• Jakie są zasady uwzględniania w podstawach świadczeń dodatków periodycznych i nieperiodycznych?
• Czy nagroda za wykonywanie dodatkowych czynności przy organizacji wyborów wchodzi do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego?
• Czy dodatek za wybory wypłacony w dwóch miesiącach wchodzi do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego?
• Czy dodatek specjalny za rozliczanie akcyzy, wypłacony w kwietniu, a następnie w październiku, należy wliczyć do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego?
• Czy w przypadku dodatku specjalnego za 3 miesiące (styczeń, luty, marzec) wypłaconego w kwietniu w jednej kwocie 1000 zł, przy chorobie pracownika przez 5 dni w marcu oraz zapisie w regulaminie o pomniejszaniu dodatku za czas nieobecności, dodatek należy pomniejszyć, wyliczając godziny do przepracowania łącznie z trzech miesięcy (styczeń, luty, marzec) i pomniejszając je o dni choroby?
• Czy dodatek specjalny wypłacony w jednym miesiącu za wykonanie określonych dodatkowych czynności oraz wypłacony w kolejnym miesiącu za wykonanie innych czynności należy wliczyć do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego?
• Czy limit kwotowy 6000 zł weryfikuje się wyłącznie w ramach własnej jednostki dla danej osoby, czy uwzględnia się sumę ze wszystkich źródeł, o czym pracownik ma obowiązek poinformować?
• Czy umowę-zlecenie zawartą z własnym pracownikiem tylko na jeden miesiąc wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego?
• Czy w przypadku pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności, któremu przysługuje dzień wolny na badania specjalistyczne opłacany jak ekwiwalent za urlop, prawidłowe jest uwzględnienie w podstawie tego wynagrodzenia dodatków specjalnych z ostatnich 3 miesięcy, nagród z 12 miesięcy oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego (w wysokości 1/12), czy też należy uwzględnić wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatek za wysługę lat?
• Czy kwota miesięcznego ryczałtu za jazdy lokalne, wypłacana wójtowi na podstawie umowy cywilnoprawnej (zgodnie z limitami i stawkami z Rozporządzenia Ministra Infrastruktury), stanowi przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, czy korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 tej ustawy?

1. Wynagrodzenia i listy płac, dodatki, „13”
Zagadnienia programowe

• Składniki wynagrodzenia i ich kwalifikacja (stałe/zmienne, miesięczne/okresowe).
• Dodatki specjalne (unijne, wyborcze, za śluby, za akcyzę) – kiedy w „13” i w chorobowym.
• Zasady pomniejszania i uzupełniania „13” (nieobecności, krwiodawstwo, komisje wyborcze).
• Regulamin wynagradzania (terminy wypłat dodatków, zapisy o składnikach do chorobowego, jubileusze).
• Nadgodziny a podstawa chorobowego; dodatek specjalny a godziny nadliczbowe.

Pytania / case’y:

• Czy jednorazowo wypłacona nagroda wchodzi do podstawy zasiłku chorobowego i wyliczenia 13-stki?
• Czy 13-stkę pomniejszamy o dni wolne przysługujące za pracę w komisji wyborczej?
• Dodatek specjalny został przyznany na okres od 1 grudnia 2025 r. do 31 marca 2026 r. Czy należy uwzględnić wypłatę za grudzień 2025 r. w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2025 r., jeżeli zachowana jest periodyczność, ale w 2025 r. dodatek przysługiwał tylko za jeden miesiąc?
• Jeżeli zostaje wypłacone jednorazowa nagroda za „akcyzę” dwa razy w roku, to czy wchodzi ona do podstawy zasiłku chorobowego i wyliczenia 13-stki?
• Dodatek specjalny został przyznany na 3 miesiące, a kolejny bez przerwy na 3 miesiące, ale z innych powodów. Czy obydwa doliczamy do podstawy zasiłku, jeżeli choroba wystąpiła w trakcie trwania drugiego zasiłku?
• Dodatek specjalny został przyznany od 1 listopada 2025 r. do 31 marca 2026 r. Nagroda jubileuszowa została przyznana 29 maja 2026 r. Czy dodatek specjalny należy uwzględnić w podstawie nagrody jubileuszowej?
• Regulamin wynagradzania nie normuje terminu wypłaty dodatków specjalnych. Czy dodatki powinny być wypłacane w dniu wypłaty? Czy można je wypłacać ostatniego dnia miesiąca?
• Czy jednorazową nagrodę wliczamy do podstawy zasiłku?
• Czy nagroda, od której nie były odliczone zwolnienia lekarskie, jest brana do podstawy zasiłku?
• Czy pracodawca może w regulaminie wpisywać składniki, jakie wliczają się do podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby? Czy są składniki regulowane innymi przepisami, które nie wchodzą do podstawy chorobowego?
• Czy dodatek specjalny za śluby powinien wchodzić do podstawy zwolnienia lekarskiego?
• Czy do podstawy zwolnienia chorobowego bierzemy dodatki specjalne wypłacane ze środków zewnętrznych i 13-stki?
• Jeżeli ktoś pracuje 9 miesięcy, to czy 13-stkę bierzemy w 1/9 czy 1/12 do podstawy?
• Czy nagroda, która nie ma wpływu na zwolnienia lekarskie powinna być wzięta do podstawy wynagrodzenia chorobowego?
• Czy dodatek specjalny powinien wejść do podstawy wyliczenia godzin nadliczbowych?
• Czy wynagrodzenie za nadgodziny wypacane co miesiąc wliczamy do podstawy chorobowego?
• Czy używamy wskaźnika ekwiwalentu za rok, za który wyliczamy ekwiwalent czy z roku, w którym wypłacamy?
• Czy w regulaminie możemy dodać zapis o nagrodzie jubileuszowej za 50 lat pracy?
• Jeżeli termin wypłaty nagrody jubileuszowej przypada na niedzielę, to czy wypłacamy w piątek, czy w niedzielę?
• Nagroda jubileuszowa została przyznana na dzień 6 września 2026 r., który przypada w niedzielę. Czy nagrodę należy wypłacić 4 września, czy 7 września 2026 r.?
• Jeżeli dodatek jest przyznany na 3 miesiące w różnych wysokościach, to czy do jubileuszu wliczamy średnią z tych miesięcy?
• Czy do podstawy 13-stki wliczamy dodatki specjalne?
• Czy dodatki specjalne wypłacone za obsługę wyborów wchodzą do podstawy 13-stki?
• Jak wyliczyć pomniejszenie do 13-stki za krwiodawstwo, jeżeli w tym miesiącu było chorobowe?
• Czy miesiąc, w którym pracownik jest zwolniony ze świadczenia pracy należy wliczać do podstawy 13-stki?
• Czy dodatek specjalny jednorazowy wypłacony w 2 transzach w ciągu roku wliczany jest do podstawy 13-stki?

2. Podatek PIT, ulgi, ZFŚS, komisje / radni / sołtysi

Zagadnienia programowe:

• PIT-2 (moment stosowania, podział kwoty wolnej przy dwóch etatach).
• Ulgi: młodzi, senior, 50+, zasady i limity; przekroczenie progów.
• ZFŚS: paczki/świadczenia, wykazywanie w PIT.
• Radni/sołtysi/komisje: kiedy PIT-R, kiedy PIT-11; limity 3000/6000; łączenie przychodów.
• Potrącenia komornicze a świadczenia pozaetatowe.

Pytania / case’y:

• Pracownica kończy 61 lat 21 października tego roku. Czy jej wynagrodzenie będzie bez podatku, jeżeli 22 października złoży oświadczenie, że chce skorzystać z ulgi dla seniora? Złożyła wypowiedzenie i odchodzi na emeryturę 29 października.
• Czy odprawa emerytalna jest bez podatku?
• Gdzie w Picie wykazujemy kwotę wypłaconą ponad 1000 zł z ZFŚS, od której potrącono zaliczkę na podatek?
• Czy płacimy podatek od wartości paczki?
• Jeżeli osoba ukończyła 60 lat 26 lipca, a na emeryturę przejdzie 29 lipca, to czy wynagrodzenie wypłacone 28 lipca oraz odprawa wraz z ekwiwalentem wypłacone 29 lipca mogą być zwolnione z podatku?
• Pracownik zatrudniony na ½ etatu od 2021 r. … druga umowa ½ etatu … Podzielił kwotę wolną. Czy takie działanie jest prawidłowe?
• Od którego dnia wprowadzamy zmiany po otrzymaniu PIT-2?
• Czy po miesiącu przekroczenia progu podatkowego powinniśmy stosować kwotę zmniejszającą podatek?
• Czy zleceniobiorca całoroczny niebędący naszym pracownikiem musi składać PIT-2?
• Ulga dla seniora. Próg kwota - 85 528 zł. Bierzemy pod uwagę limit przychodów z tytułu umowy o pracę?
• Czy płatnik powinien pobrać podatek od świadczeń z ZFŚS, jeżeli pracownik spełnia warunki do stosowania ulgi dla seniora?
• Czy wypłacając wynagrodzenie byłemu pracownikowi można zastosować podstawowe koszty uzyskania przychodu bez ulgi podatkowej?
• Korygujemy wynagrodzenie za lipiec … przekroczenie 30-krotności. Czy w październiku można zastosować podstawowe koszty uzyskania przychodu?
• Co w przypadku wypłaty wynagrodzenia po zmarłym pracowniku i 13-stki? Czy w październiku można zastosować podstawowe koszty uzyskania przychodu?
• Radny otrzymał dietę w maju płatną 07.06. … + komisja wyborcza 700 zł. Czy należy zsumować te kwoty i odprowadzić podatek od nadwyżki kwoty 3000 zł?
• Radny otrzymał dietę za maj płatną 07.06 … + komisja wyborcza 700 zł. Czy … i wystawić PIT-R i PIT-11? (scalone tematycznie z poprzednim)
• Czy w PIT-R wykazujemy zwrot kosztów za podróże służbowe radnych wypłacone wg rozporządzenia?
• Czy z sołtysem można zawrzeć umowę zlecenia?
• Czy radny może zostać sołtysem?
• Czy z diety lub prowizji sołtysa potrącamy w całości niealimentacyjne zajęcie komornika?
• Jeżeli jest zajęcie alimentacyjne wynagrodzenia za pracę oraz wszelkich innych wierzytelności, to czy ZFŚS potrącamy w całości?
• Czy należy naliczać podatek pracownikowi zatrudnionemu w dwóch jednostkach … wspólne konto ZFŚS … przekroczenie progu 1000 zł?
• Czy członkom okręgowej komisji w wyborach wystawiamy PIT-R?
• Czy dla członków Gminnej Komisji Alkoholowej wystawiamy PIT-R?

3. Składki ZUS/FP/FEP, zgłoszenia, RPA

Zagadnienia programowe:

• Zgłoszenia i kody (ZUA/ZZA, nazwisko rodowe, NIP gminy vs. jednostek).
• Zlecenia: tytuły do ubezpieczeń (KRUS, emeryt, wypadek przy pracy), ewidencja godzin, RUD.
• FP – zwolnienia (po stażu, po macierzyńskim/wychowawczym), 36 miesięcy sumowane.
• FEP dla stanowisk szczególnych (kierowcy wozu asenizacyjnego).
• RPA – kiedy, jak często; korekty wstecz.
• Limity 6000 zł (sołtysi/inkaso) – obowiązek ZUS/zdrowotna.

Pytania / case’y:

• Czy zleceniobiorcę, który ma minimalne wynagrodzenie w innym przedsiębiorstwie zgłaszamy tylko do ubezpieczenia zdrowotnego?
• Czy członków gminnej komisji alkoholowej zgłaszamy do ZUS do składki zdrowotnej?
• Mamy dwóch pracowników gospodarczych, którzy są także kierowcami wozu asenizacyjnego, ale nie płacimy FEP. Czy jest to prawidłowe?
• Czy osoba zatrudniona do prac interwencyjnych ma potrącony FP? Czy przysługuje zwolnienie tak jak przy zatrudnieniu po odbytym stażu?
• Pracownik wrócił z macierzyńskiego. Był na urlopie wypoczynkowym, 2 miesiące później wziął urlop wychowawczy. Czy należy sumować 36 miesięcy po macierzyńskim i wychowawczym zwolnienia z FP?
• Pracownica poszła na chorobowe ciążowe … kolejne urlopy … Czy w takim przypadku podstawa jest dalej z 12 miesięcy … (uwaga: merytorycznie wątek podstawy – tu borderline ZUS/zasiłki; pozostawiamy w tym bloku z odsyłką do bloku D podczas szkolenia)
• Jeżeli etat sekretarza gminy został pomniejszony do 7/8 … 1/8 zastępcy wójta – koszty uzyskania z każdego etatu z osobna? (składkowo-podatkowy pograniczny; omówienie tu + w bloku B)
• Czy składkę zdrowotną odliczamy, aby uzyskać kwotę wolną od potrąceń?
• Czy i w jakiej wysokości podlega zajęciu niealimentacyjnemu wynagrodzenie z komisji wyborczej? (składkowo-podatkowe skutki potrąceń)
• Czy limit 6 tys. zł dotyczy inkasentów?
• Sołtys … 5% od podatku, nie mniej niż 2,6 tys. zł. Czy te wypłaty sumują się i do kwoty 6000 zł jest zwolnienie, a powyżej zgłoszenie do ZUS?
• Jeżeli w uchwale mamy zapis, że sołtys jest wyznaczony do pobierania podatku, to czy nie ma limitu 6000 zł i składki chorobowej?
• Czy od Inkaso płacimy składki ZUS?
• Z jakim kodem ZUS powinien być zgłoszony członek komisji?
• Czy jest ustawowy termin na złożenie formularza ZUS RUD?
• Czy zawsze musi być ewidencja godzinowa w umowach zlecenia?
• Jeśli wypłata wynagrodzenia z umowy zlecenia występuje na podstawie listy plac, to czy potrzebny jest również rachunek?
• Umowa zlecenia i KRUS. Czy powinna być odprowadzona pełna składka?
• Umowa zlecenia z emerytem, który ulega wypadkowi przy pracy, nie była potrącona składka chorobowa. Czy w takiej sytuacji zwolnienie będzie wypłacane z ubezpieczenia wypadkowego u pracodawcy?
• Zleceniobiorca złożył oświadczenie … ZUS nakazał objąć społecznym wstecz. Czy dopłacone przez urząd składki zwiększają przychód zleceniobiorcy w miesiącu dopłaty?
• Kontrola ZUS: zleceniobiorców zgłaszać na NIP gminy (a nie jednostek)?
• Czy urząd gminy może podpisywać umowy zlecenia?
• Co w przypadku, gdy sołtysi działają na podstawie umowy zlecenia?
• Czy w przypadku umów zlecenia finansowanych ze środków unijnych nadal konieczna jest umowa z gminą (NIP urzędu)?
• Czy trzeba prowadzić ewidencję przepracowanych godzin, czy wystarczy, że na rachunku będzie liczba godzin (umowy-zlecenia)?
• Od jakiego dnia rozpoczyna się termin zgłoszenia do ZUS po przekroczeniu 6 tys.?
• Czy RPA musimy składać co miesiąc, czy tylko tam, gdzie była płacona 13-stka?
• Jeśli ktoś donosi dokumenty uprawniające do wyższego stażowego, to czy też powinno być RPA?
• Na liście podstawowej było wypłacane wyrównanie do 3 lat wstecz … RPA – czy robić korektę?
• Czy nadal konieczne jest wystawienie druku erp-7 za dany rok dla zatrudnianego emeryta, w celu przeliczenia jego podstawy wymiaru emerytury?
• Jeżeli pracownik z końcem roku przeszedł na emeryturę i został zatrudniony z początkiem roku, to czy też składamy informację o przychodach do ZUS do końca lutego?

4. Zasiłki i świadczenia (chorobowe, macierzyńskie, rehabilitacyjne)

Zagadnienia programowe:

• Ustalanie prawa i podstawy: wynagrodzenie chorobowe vs. zasiłek, przerwy, okresy zasiłkowe.
• Wpływ dodatków (stażowy/specjalny/nagrody/„13”) na podstawę.
• Macierzyński/rodzicielski/wychowawczy – kontynuacja podstawy, 36 miesięcy, FP.
• Rehabilitacyjne: przeliczenia po chorobowym, dodatki „obok” świadczeń.
• Potrącenia z zasiłków i kwota wolna.
• Zlecenie a chorobowe/wypadkowe.

Pytania / case’y:

• Pracownik przebywał na zwolnieniu cały miesiąc, który ma 31 dni. Czy zasiłek liczymy za 31 dni, ale podstawę dzieląc przez 30?
• Czy świadczenie rehabilitacyjne przeliczamy po zasiłku chorobowym ze względu na dodatek stażowy?
• Co, jeśli ktoś nabywa prawo do stażowego w trakcie macierzyńskiego?
• Czy pracownikowi należy się zasiłek opiekuńczy nad chorym dzieckiem (15 lat) w sytuacji, gdy drugi rodzic jest emerytem?
• Czy do podstawy składek za urlop wychowawczy wliczana jest 13-stka?
• Osoba przebywała cały miesiąc na macierzyńskim, stażowy wliczony do podstawy. Czy stosujemy kwotę wolną?
• Osoba przebywała cały miesiąc na zasiłku. Stażowy płatny w pełnej wysokości. Czy należy odliczyć kwotę wolną i koszty uzyskania?
• Pracownikowi wypłacono wynagrodzenie za czas choroby 33 dni i następnie zasiłek chorobowy. Pracownik zachorował ponownie po upływie 5 miesięcy. Czy otwieramy nowy okres zasiłkowy, czy zaczynamy od wynagrodzenia chorobowego 33 dni? Czy od razu liczymy zasiłek chorobowy?
• Czy do podstawy świadczenia rehabilitacyjnego wliczamy stażowy?
• Czy nagrody wypracowane do podstawy chorobowego przyjmujemy, gdy są pomniejszane za czas nieobecności?
• Jak ustalić podstawę do składek przy wychowawczym? Czy 13-stka wchodzi uzupełniona, czy faktycznie wypłacona?
• Co z wliczaniem do podstawy chorobowej nagrody, która jest wypłacana raz lub dwa razy w roku?
• Urząd wypłaca zasiłek chorobowy za cały miesiąc wraz z dodatkiem stażowym. Czy należy odliczać kwotę wolną?
• Potrącenie z zasiłku chorobowego. Nie ma żadnych innych wypłat, a musimy potrącić pracownicy nienależnie pobrane świadczenie urlopowe. Czy możemy potrącić z zasiłku, jeżeli nie ma szans na zwrot od pracownika?
• Czy stosujemy kwotę wolną z PIT-2 w przypadku zasiłku chorobowego i dodatku stażowego przy naliczaniu listy płac?
• Dostarczenie zwolnienia chorobowego po wypłacie wynagrodzenia. Pracownik pracował od 10 lipca do 17 lipca. Ma obecnie zwolnienie. Oczekuje 30 dni na wypłatę chorobowego (w jego przypadku 14 dni) i wynagrodzenia. Czy liczymy od początku zwolnienia, czy od momentu zakończenia wyczekiwania 30 dni?
• Pracownik choruje dłużej niż 33 dni i nie ma możliwości potrącenia z zasiłku nadpłaconego wynagrodzenia w następnym miesiącu. Jak rozliczyć dokumentację płacową (listę płac i ZUS) za miesiąc, w którym pracownik rozpoczął chorobowe?
• Umowa zlecenia na obsługę wyborów a podstawa chorobowego.
• Czy do podstawy chorobowego bierzemy zlecenie z własnym pracownikiem?
• Czy dodatek specjalny i dodatek stażowy wliczany jest do podstawy chorobowego? Czy część bez ZUS wykazujemy w RPA?
• Podstawa wynagrodzenia chorobowego ustalana jest z okresu od września 2025 r. do sierpnia 2026 r. W październiku 2025 r. pracownik przez cały miesiąc przebywał na zwolnieniu chorobowym. Czy należy wyłączyć ten miesiąc z podstawy i podzielić sumę wynagrodzeń przez 11 miesięcy?
• Jak wyliczyć podstawę wynagrodzenia chorobowego u osoby przeniesionej z innego urzędu?
• Czy można wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy w okresie oczekiwania na decyzję z ZUS o świadczenie rehabilitacyjne lub rentę?
• Pracownik przebywa na długotrwałym zwolnieniu. W lutym nastąpiła nadpłata wynagrodzenia (zwolnienie lekarskie po wypłacie wynagrodzenia - 2 dni). Nie zrobiono korekty w następnym miesiącu. W chwili obecnej stara się o świadczenie rehabilitacyjne. Jak potrącić mu te dwa dni?
• Czy wniosek o odszkodowanie do ZUS po wypadku w pracy wysyłamy my, czy pracownik?
• Umowa zlecenia z emerytem, który ulega wypadkowi przy pracy, nie była potrącona składka chorobowa. Czy w takiej sytuacji zwolnienie będzie wypłacane z ubezpieczenia wypadkowego u pracodawcy?
• Czy do podstawy zwolnienia chorobowego bierzemy dodatki specjalne wypłacane ze środków zewnętrznych i 13-stki?
• Czy dodatek specjalny za ślub wchodzi do podstawy naliczenia zasiłku?

5. Inkasenci / sołtysi / komisje – aspekty organizacyjne (umowy, ewidencja, praktyka)

Zagadnienia programowe:

• Formy zatrudnienia i dokumentacja (umowy zlecenia/dzieło, rachunki, ewidencja godzin).
• Inkaso (podatki, „śmieci”, opłata targowa) – organizacja wypłat i rozliczeń.
• Komisje (wyborcze, AA, urbanistyczna) – dobór podstawy prawnej umów.

Pytania / case’y:

• Umowa zlecenia została zawarta na okres 28.06-05.07. Jak powinna prawidłowo wyglądać zapłata za rachunek? Czy zleceniobiorca może wystawić jeden rachunek po zakończeniu usługi? Czy powinien wystawić rachunek na zakończenie miesiąca? Jak powinna wyglądać kwestia oświadczenia o przepracowanych godzinach?
• Czy zawsze musi być ewidencja godzinowa w umowach zlecenia?
• Jeśli wypłata wynagrodzenia z umowy zlecenia występuje na podstawie listy plac, to czy potrzebny jest również rachunek?
• Czy na udział w komisji urbanistycznej może być zawarta umowa o dzieło lub umowa zlecenia?
• Czy na komisje architektoniczne mamy zawierane umowy zlecenia?
• Co z inkasentem, który pobiera opłatę targową?
• Czy z sołtysem można zawrzeć umowę zlecenia?
• Czy urząd gminy może podpisywać umowy zlecenia?
• Co w przypadku, gdy sołtysi działają na podstawie umowy zlecenia?
• Czy w przypadku umów zlecenia, finansowanych ze środków unijnych, w ramach realizacji projektu, nadal konieczna jest umowa z gminą, w imieniu i na rzecz której działa urząd z NIP-em urzędu?
• Czy zleceniobiorca otrzyma wynagrodzenie za ilość sztuk rozniesionych listów, czy musi być ewidencja godzin? Czy wystarczy jak zleceniobiorca oświadczy w rachunku ile przepracował w danym miesiącu godzin?
• Umowa zlecenia i KRUS. Czy powinna być odprowadzona pełna składka? (zagadnienie formalne pozostaje – szczegóły składkowe omawiane w bloku C)
• Oprawa muzyczna – czy może być dziełem?
• Jeżeli osoba była na stażu z PUP kilka lat temu, może domagać się przeliczenia stażu do dodatku stażowego? (łącznik z blokiem C/D – tu omawiamy ścieżkę formalną)

6 Dokumenty, zgłoszenia i kontrole (ZUS/GUS/ZFŚS/archiwizacja)

Zagadnienia programowe:

• ZUS: Z-3 (w trakcie i po ustaniu), informacja o przychodach do końca lutego, RPA – kiedy i jak.
• ERP-7 – kiedy wystawiać, na jakiej podstawie; dokumenty z Płatnika.
• Korekty wstecz (wynagrodzenia, składki, 30-krotność).
• Przechowywanie i archiwizacja: ZUS (RCA, zgłoszenia/wyrejestrowania), akta ZFŚS.
• Kontrole ZUS/PIP/RIO – organizacja, NIP gminy vs. jednostek, oryginały dokumentów.

Pytania / case’y:

• Zaświadczenie ZUS Z-3 - w trakcie zatrudnienia i po zakończonym stosunku pracy.
• Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ERP-7.
• Czy można wystawić erp-7 na podstawie danych z Płatnika?
• Czy nadal konieczne jest wystawienie druku erp-7 za dany rok dla zatrudnianego emeryta, w celu przeliczenia jego podstawy wymiaru emerytury?
• Jeżeli pracownik z końcem roku przeszedł na emeryturę i został zatrudniony z początkiem roku, to czy też składamy informację o przychodach do ZUS do końca lutego?
• Jak wykonywać korekty za kilka lat wstecz?
• Na liście podstawowej było wypłacane wyrównanie do 3 lat wstecz pracownikowi, jednak nie było nic zaznaczone w RPA. Czy musimy zrobić korektę i wskazać ten okres?
• Czy RPA musimy składać co miesiąc, czy tylko tam, gdzie była płacona 13-stka?
• Jeśli ktoś donosi dokumenty uprawniające do wyższego stażowego, to czy też powinno być RPA?
• Ile lat przechowujemy deklaracje ZUS i rozliczenia wydruki RCA oraz zgłoszenia do ubezpieczeń i wyrejestrowania z ubezpieczeń?
• Ile lat przechowywać wnioski z ZFŚS?
• Sprawozdania GUS dot. płac: Z-03 i Z-06 – omówienie – jak się przygotować?
• Kontrola ZUS, PIP i RIO – jak przygotować się do przeprowadzenia kontroli?
• Kontrola ZUS wskazuje, że błędne jest zgłaszanie zleceniobiorców na NIP urzędu. W protokole kontroli jest zapis, że zleceniobiorcy z urzędu i jednostek podległych gminy powinni być zgłoszeni na NIP gminy. Czy powinniśmy tak robić, jeżeli do tej pory każda jednostka zgłaszała na swój NIP zleceniobiorców?
• W trakcie kontroli trzeba przedstawiać oryginał dokumentów?
• Czy na ZZA/ZUA jesteśmy zobowiązani wypełnić nazwisko rodowe?
• Gmina otrzymuje … dotacje WFOŚiGW … wypłacane mieszkańcom. Czy osobom, które otrzymują te dotacje należy wystawić PIT-11? (temat podatkowo-sprawozdawczy ujęty tu z perspektywy dokumentacji)

Cele szkolenia:

1. Usystematyzowanie wiedzy z zakresu kwalifikacji poszczególnych składników wynagrodzenia, w tym dodatków specjalnych, oraz ich prawidłowego wliczania do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego (tzw. trzynastki) i świadczeń chorobowych.

2. Rozwinięcie umiejętności prawidłowego rozliczania podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) z uwzględnieniem stosowania ulg podatkowych, oświadczeń PIT-2, świadczeń z ZFŚS oraz specyficznych przychodów radnych, sołtysów i członków komisji.

3. Doskonalenie praktyki w zakresie ustalania obowiązku ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, w tym rozliczania umów cywilnoprawnych, specyficznych tytułów do ubezpieczeń (np. inkasentów, sołtysów) oraz sporządzania raportów imiennych ZUS RPA.

4. Zapoznanie uczestników z prawidłowym ustalaniem prawa i podstawy wymiaru świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa ze szczególnym uwzględnieniem niestandardowych składników płacowych oraz zasad dokonywania potrąceń.

5. Przygotowanie do sprawnego prowadzenia dokumentacji płacowej, prawidłowego sporządzania formularzy (Z-3, ERP-7), obsługi korekt za lata ubiegłe oraz bezpiecznego przechodzenia kontroli ZUS, PIP i RIO w jednostkach samorządowych.

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące Płac w urzędach miast i gmin. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w UM,UG,UMIG. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z Płacami w urzędach miast i gmin.

Efekty:

WIEDZA

Uczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą prawnych i praktycznych zasad kwalifikowania stałych oraz zmiennych składników wynagrodzeń, dodatków specjalnych i nagród do podstaw wymiaru trzynastki, zasiłków oraz nagród jubileuszowych. Będą także znali zasady opodatkowania i oskładkowania nietypowych świadczeń (m.in. diety, prowizje z tytułu inkasa, świadczenia z ZFŚS) oraz regulacje odnoszące się do zbiegów tytułów do ubezpieczeń cywilnoprawnych i etatowych.

UMIEJĘTNOŚCI

Uczestnicy nauczą się bezbłędnie obliczać podstawę wymiaru świadczeń chorobowych i trzynastego wynagrodzenia w sytuacjach nietypowych (nieobecności, siła wyższa, zmiana wymiaru czasu pracy). Będą potrafili prawidłowo stosować mechanizmy potrąceń komorniczych z wynagrodzeń i świadczeń pozaetatowych oraz poprawnie wystawiać deklaracje rozliczeniowe i zgłoszeniowe, w tym raporty ZUS RPA oraz formularze Z-3 i ERP-7.

KOMPETENCJE

Uczestnicy rozwiną umiejętność sprawnego i samodzielnego rozwiązywania skomplikowanych i wątpliwych przypadków płacowych pojawiających się w codziennej pracy urzędu. Poznają praktyczne sposoby przygotowania dokumentacji oraz procedur wewnątrzorganizacyjnych na potrzeby kontroli zewnętrznych przeprowadzanych przez ZUS, PIP czy RIO.