Wideoszkolenie: Płace w urzędach miast i gmin

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Dodatki specjalne i „13” w JST – kiedy dodatki (unijne, wyborcze, za śluby, akcyzowe) oraz nagrody jednorazowe wchodzące do chorobowego i „13”; periodyczność vs. jednorazowość; pomniejszenia „13” (choroba, krwiodawstwo, komisje).
• Nadgodziny a podstawy świadczeń – wpływ nadgodzin na podstawę chorobowego; czy dodatek specjalny liczyć do godzin nadliczbowych; praktyka przy różnych terminach i wysokościach dodatków.
• Zasiłki: chorobowy, macierzyński, rehabilitacyjny – zasada ustalania podstawy, średnia z 12 m-cy, wyłączenia miesięcy, uzupełnianie "13" stażowy „obok” świadczeń; kiedy przeliczać podstawę (składniki utracone) i jak rozliczać potrącenia/kwotę wolną.
• PIT i ZFŚS w samorządzie– PIT-2 (moment stosowania, podział kwoty wolnej przy dwóch etatach), ulgi (młodzi, senior), paczki/świadczenia z ZFŚS; radni/sołtysi/komisje: PIT-R vs PIT-11, limity 3000/6000, łączenie przychodów i potrącenia.
• ZUS/FP/FEP i umowy zlecenia – ZUA/ZZA (w tym NIP gmina vs. jednostki), RUD i ewidencja godzin; zleceniobiorca z „minimalnym” w innym zakładzie, KRUS, emeryt + zatrudnienie; zwolnienia z FP (po stażu, macierzyńskim/wychowawczym), RPA – kiedy i jak.
• Inkasenci i sołtysi– rozliczenia praktyczne – inkaso (podatki/„śmieci”/opłata targowa), łączenie diety sołtysa z inkasem, limit 6000 i składka zdrowotna, formy umów (zlecenie/dzieło) i ich dokumentowanie.
• Dokumenty i kontrole– ERP-7, ZUS Z-3, korekty wstecz i RPA, przechowywanie RCA/ZUA/ZZA oraz dokumentów ZFŚS; sprawozdania GUS (Z-03, Z-06); wymagania kontroli ZUS/PIP/RIO (oryginały dokumentów).

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania uczestników, na które odpowiedzieliśmy w trakcie ostatniego terminu:

• Czy przyznawane dodatki muszą mieć konkretne, określone nazwy?
• Za jaki maksymalny okres można przyznać dany dodatek?
• Jak należy traktować kwestię dodatków specjalnych dla skarbników?
• Czy w sytuacji, gdy z jednym zleceniobiorcą, który nie ma innego zatrudnienia, zawieranych jest kilka umów zlecenia, należy opłacać składki ZUS od wszystkich umów, jeśli ich łączna kwota przekroczy minimalne wynagrodzenie?
• Jakim składnikiem wynagrodzenia najlepiej wypłacić środki za przyjmowanie wniosków o zwrot podatku akcyzowego?
• Czy wypłata za realizację zadań związanych z podatkiem akcyzowym powinna mieć formę dodatku?
• Czy w przypadku, gdy zleceniobiorca opłaca preferencyjne składki z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej (tzw. mały ZUS), należy zgłosić go z tytułu umowy zlecenia do wszystkich składek ZUS?
• Czy rata pożyczki z ZFŚS jest potrąceniem na rzecz pracodawcy i czy obowiązuje w tym przypadku kwota wolna od potrąceń w wysokości minimalnego wynagrodzenia netto?
• Czy pracownik obsługujący kasę może prowadzić KZP?
• Czy dietę radnego lub prowizję z tytułu inkasa należy potrącać w pełnej wysokości?
• Czy należy naliczyć podatek dochodowy od nagrody za promocję miasta przyznanej osobie do 26. roku życia, w sytuacji gdy ta osoba nie jest zatrudniona, a nagrody przyznawane są za szczególną aktywność w dziedzinach takich jak nauka, kultura, działalność społeczna lub sport?
• Jak należy rozliczyć wynagrodzenie w kwocie 200 zł za każdy wyjazd kierowcy OSP oraz za konserwację, jeżeli realizowane jest to na podstawie umowy zlecenia uwzględniającej taki zapis?
• Czy w sytuacji, gdy wniosek o wypłatę już wpłynął, istnieje obowiązek dokonania wypłaty do 3 lat wstecz?
• Jak należy postąpić z nagrodą jubileuszową w omawianej sytuacji?
• Czy do każdej umowy zlecenia musi być sporządzany wykaz godzin, czy dotyczy to również sytuacji, gdy ustalona jest stała stawka miesięczna bądź umowa zawiera zapis, że wypłata następuje po zakończeniu inwestycji, a zleceniobiorca nie przedstawi takiego wykazu?
• Czy dodatek za zadania związane z podatkiem akcyzowym wypłacany dwa razy w roku należy wliczyć do podstawy, jeżeli w piśmie przyznającym nie określono czasu, na jaki został przyznany?
• Jak należy rozliczyć wynagrodzenie za śluby (w tym śluby w plenerze) udzielane po godzinach pracy lub w weekendy, jeżeli jest ono wypłacane na przykład 3 razy w roku, ale nie miesiąc po miesiącu?
• Czy w przypadku, gdy dodatek został przyznany na okres od grudnia do marca, należy uwzględnić wypłatę za grudzień w podstawie wymiaru trzynastki?
• Czy periodyczne dodatki wyborcze finansowane ze środków zewnętrznych należy zaliczać do podstawy wymiaru trzynastki?
• Jak należy uwzględniać zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej w podstawie wymiaru trzynastki oraz czy do podstawy wchodzi wyłącznie część odliczana z wynagrodzenia, czy jego całość?
• Czy istnieje możliwość przyznania dodatku za zadania związane z podatkiem akcyzowym na okres na przykład dwóch miesięcy?
• Czy w sytuacji, gdy pracownik kończy pracę 30 czerwca i przebywa na urlopie do końca tego miesiąca, a pozostały mu dni, których nie zdąży wykorzystać, ekwiwalent za urlop można mu wypłacić z dniem standardowej wypłaty wynagrodzenia, czyli 26 czerwca?
• W jaki sposób należy rozwiązać kwestię rozliczania ślubów udzielanych w plenerze?
• Czy w sytuacji, gdy pracownik otrzymał nagrodę jubileuszową, a w kolejnym roku udokumentował dodatkowy staż pracy uprawniający ga do kolejnej nagrody jubileuszowej, to ta kolejna nagroda powinna zostać oskładkowana?
• Czy dotyczy to osób bez względu na to, czy posiadają status pracownika, i czy należy zastosować kod ubezpieczenia właściwy dla umowy zlecenia?
• Z jakich środków należy rozliczyć delegacje członków komisji gminnych (w kwestii rozliczenia delegacji, a nie wynagrodzenia), w sytuacji gdy członkami komisji są pracownicy urzędu oraz pracownicy podległych jednostek?
• Czy komisja do spraw awansu zawodowego podlega rozliczeniu na takich samych zasadach, jak pozostałe omawiane komisje?
• Czy w przypadku, gdy pracownik pobierał dodatek specjalny przez pół roku, a następnie zachorował w okresie, kiedy ten dodatek już mu nie przysługuje, podstawę wymiaru świadczenia chorobowego należy pomniejszyć o wypłacone dodatki i przeliczyć ją na nowo?

1. Wynagrodzenia i listy płac, dodatki, „13”
Zagadnienia programowe

• Składniki wynagrodzenia i ich kwalifikacja (stałe/zmienne, miesięczne/okresowe).
• Dodatki specjalne (unijne, wyborcze, za śluby, za akcyzę) – kiedy w „13” i w chorobowym.
• Zasady pomniejszania i uzupełniania „13” (nieobecności, krwiodawstwo, komisje wyborcze).
• Regulamin wynagradzania (terminy wypłat dodatków, zapisy o składnikach do chorobowego, jubileusze).
• Nadgodziny a podstawa chorobowego; dodatek specjalny a godziny nadliczbowe.

Pytania / case’y:

• Czy jednorazowo wypłacona nagroda wchodzi do podstawy zasiłku chorobowego i wyliczenia 13-stki?
• Czy 13-stkę pomniejszamy o dni wolne przysługujące za pracę w komisji wyborczej?
• Dodatek specjalny został przyznany na okres od 1 grudnia 2023 do 31 marca 2024. Czy należy uwzględnić go w podstawie 13-stki w miesiącu grudzień? Jest zachowana periodyczność, natomiast 2023 r. obejmował tylko jeden miesiąc.
• Jeżeli zostaje wypłacone jednorazowa nagroda za „akcyzę” dwa razy w roku, to czy wchodzi ona do podstawy zasiłku chorobowego i wyliczenia 13-stki?
• Dodatek specjalny został przyznany na 3 miesiące, a kolejny bez przerwy na 3 miesiące, ale z innych powodów. Czy obydwa doliczamy do podstawy zasiłku, jeżeli choroba wystąpiła w trakcie trwania drugiego zasiłku?
• Dodatek specjalny został przyznany od 1 listopada 2023 do 31 marca 2024. Nagroda jubileuszowa przyznana została 29 maja 2024 r. Czy dodatek wchodzi do podstawy nagrody jubileuszowej?
• Regulamin wynagradzania nie normuje terminu wypłaty dodatków specjalnych. Czy dodatki powinny być wypłacane w dniu wypłaty? Czy można je wypłacać ostatniego dnia miesiąca?
• Czy jednorazową nagrodę wliczamy do podstawy zasiłku?
• Czy nagroda, od której nie były odliczone zwolnienia lekarskie, jest brana do podstawy zasiłku?
• Czy pracodawca może w regulaminie wpisywać składniki, jakie wliczają się do podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby? Czy są składniki regulowane innymi przepisami, które nie wchodzą do podstawy chorobowego?
• Czy dodatek specjalny za śluby powinien wchodzić do podstawy zwolnienia lekarskiego?
• Czy do podstawy zwolnienia chorobowego bierzemy dodatki specjalne wypłacane ze środków zewnętrznych i 13-stki?
• Jeżeli ktoś pracuje 9 miesięcy, to czy 13-stkę bierzemy w 1/9 czy 1/12 do podstawy?
• Czy nagroda, która nie ma wpływu na zwolnienia lekarskie powinna być wzięta do podstawy wynagrodzenia chorobowego?
• Czy dodatek specjalny powinien wejść do podstawy wyliczenia godzin nadliczbowych?
• Czy wynagrodzenie za nadgodziny wypacane co miesiąc wliczamy do podstawy chorobowego?
• Czy używamy wskaźnika ekwiwalentu za rok, za który wyliczamy ekwiwalent czy z roku, w którym wypłacamy?
• Czy w regulaminie możemy dodać zapis o nagrodzie jubileuszowej za 50 lat pracy?
• Jeżeli termin wypłaty nagrody jubileuszowej przypada na niedzielę, to czy wypłacamy w piątek, czy w niedzielę?
• Nagroda jubileuszowa została przyznana na dzień 6 października – jest to niedziela. Wypłacamy 4.10., czy 7.10.? (pozycja scalona tematycznie z powyższym)
• Jeżeli dodatek jest przyznany na 3 miesiące w różnych wysokościach, to czy do jubileuszu wliczamy średnią z tych miesięcy?
• Czy do podstawy 13-stki wliczamy dodatki specjalne?
• Czy dodatki specjalne wypłacone za obsługę wyborów wchodzą do podstawy 13-stki?
• Jak wyliczyć pomniejszenie do 13-stki za krwiodawstwo, jeżeli w tym miesiącu było chorobowe?
• Czy miesiąc, w którym pracownik jest zwolniony ze świadczenia pracy należy wliczać do podstawy 13-stki?
• Czy dodatek specjalny jednorazowy wypłacony w 2 transzach w ciągu roku wliczany jest do podstawy 13-stki?

2. Podatek PIT, ulgi, ZFŚS, komisje / radni / sołtysi

Zagadnienia programowe:

• PIT-2 (moment stosowania, podział kwoty wolnej przy dwóch etatach).
• Ulgi: młodzi, senior, 50+, zasady i limity; przekroczenie progów.
• ZFŚS: paczki/świadczenia, wykazywanie w PIT.
• Radni/sołtysi/komisje: kiedy PIT-R, kiedy PIT-11; limity 3000/6000; łączenie przychodów.
• Potrącenia komornicze a świadczenia pozaetatowe.

Pytania / case’y:

• Pracownica kończy 61 lat 21 października tego roku. Czy jej wynagrodzenie będzie bez podatku, jeżeli 22 października złoży oświadczenie, że chce skorzystać z ulgi dla seniora? Złożyła wypowiedzenie i odchodzi na emeryturę 29 października.
• Czy odprawa emerytalna jest bez podatku?
• Gdzie w Picie wykazujemy kwotę wypłaconą ponad 1000 zł z ZFŚS, od której potrącono zaliczkę na podatek?
• Czy płacimy podatek od wartości paczki?
• Jeżeli osoba ukończyła 60 lat 26 lipca, a na emeryturę przejdzie 29 lipca, to czy wynagrodzenie wypłacone 28 lipca oraz odprawa wraz z ekwiwalentem wypłacone 29 lipca mogą być zwolnione z podatku?
• Pracownik zatrudniony na ½ etatu od 2021 r. … druga umowa ½ etatu … Podzielił kwotę wolną. Czy takie działanie jest prawidłowe?
• Od którego dnia wprowadzamy zmiany po otrzymaniu PIT-2?
• Czy po miesiącu przekroczenia progu podatkowego powinniśmy stosować kwotę zmniejszającą podatek?
• Czy zleceniobiorca całoroczny niebędący naszym pracownikiem musi składać PIT-2?
• Ulga dla seniora. Próg kwota - 85 528 zł. Bierzemy pod uwagę limit przychodów z tytułu umowy o pracę?
• Czy płatnik powinien pobrać podatek od świadczeń z ZFŚS, jeżeli pracownik spełnia warunki do stosowania ulgi dla seniora?
• Czy wypłacając wynagrodzenie byłemu pracownikowi można zastosować podstawowe koszty uzyskania przychodu bez ulgi podatkowej?
• Korygujemy wynagrodzenie za lipiec … przekroczenie 30-krotności. Czy w październiku można zastosować podstawowe koszty uzyskania przychodu?
• Co w przypadku wypłaty wynagrodzenia po zmarłym pracowniku i 13-stki? Czy w październiku można zastosować podstawowe koszty uzyskania przychodu?
• Radny otrzymał dietę w maju płatną 07.06. … + komisja wyborcza 700 zł. Czy należy zsumować te kwoty i odprowadzić podatek od nadwyżki kwoty 3000 zł?
• Radny otrzymał dietę za maj płatną 07.06 … + komisja wyborcza 700 zł. Czy … i wystawić PIT-R i PIT-11? (scalone tematycznie z poprzednim)
• Czy w PIT-R wykazujemy zwrot kosztów za podróże służbowe radnych wypłacone wg rozporządzenia?
• Czy z sołtysem można zawrzeć umowę zlecenia?
• Czy radny może zostać sołtysem?
• Czy z diety lub prowizji sołtysa potrącamy w całości niealimentacyjne zajęcie komornika?
• Jeżeli jest zajęcie alimentacyjne wynagrodzenia za pracę oraz wszelkich innych wierzytelności, to czy ZFŚS potrącamy w całości?
• Czy należy naliczać podatek pracownikowi zatrudnionemu w dwóch jednostkach … wspólne konto ZFŚS … przekroczenie progu 1000 zł?
• Czy członkom okręgowej komisji w wyborach wystawiamy PIT-R?
• Czy dla członków Gminnej Komisji Alkoholowej wystawiamy PIT-R?

3. Składki ZUS/FP/FEP, zgłoszenia, RPA

Zagadnienia programowe:

• Zgłoszenia i kody (ZUA/ZZA, nazwisko rodowe, NIP gminy vs. jednostek).
• Zlecenia: tytuły do ubezpieczeń (KRUS, emeryt, wypadek przy pracy), ewidencja godzin, RUD.
• FP – zwolnienia (po stażu, po macierzyńskim/wychowawczym), 36 miesięcy sumowane.
• FEP dla stanowisk szczególnych (kierowcy wozu asenizacyjnego).
• RPA – kiedy, jak często; korekty wstecz.
• Limity 6000 zł (sołtysi/inkaso) – obowiązek ZUS/zdrowotna.

Pytania / case’y:

• Czy zleceniobiorcę, który ma minimalne wynagrodzenie w innym przedsiębiorstwie zgłaszamy tylko do ubezpieczenia zdrowotnego?
• Czy członków gminnej komisji alkoholowej zgłaszamy do ZUS do składki zdrowotnej?
• Mamy dwóch pracowników gospodarczych, którzy są także kierowcami wozu asenizacyjnego, ale nie płacimy FEP. Czy jest to prawidłowe?
• Czy osoba zatrudniona do prac interwencyjnych ma potrącony FP? Czy przysługuje zwolnienie tak jak przy zatrudnieniu po odbytym stażu?
• Pracownik wrócił z macierzyńskiego. Był na urlopie wypoczynkowym, 2 miesiące później wziął urlop wychowawczy. Czy należy sumować 36 miesięcy po macierzyńskim i wychowawczym zwolnienia z FP?
• Pracownica poszła na chorobowe ciążowe … kolejne urlopy … Czy w takim przypadku podstawa jest dalej z 12 miesięcy … (uwaga: merytorycznie wątek podstawy – tu borderline ZUS/zasiłki; pozostawiamy w tym bloku z odsyłką do bloku D podczas szkolenia)
• Jeżeli etat sekretarza gminy został pomniejszony do 7/8 … 1/8 zastępcy wójta – koszty uzyskania z każdego etatu z osobna? (składkowo-podatkowy pograniczny; omówienie tu + w bloku B)
• Czy składkę zdrowotną odliczamy, aby uzyskać kwotę wolną od potrąceń?
• Czy i w jakiej wysokości podlega zajęciu niealimentacyjnemu wynagrodzenie z komisji wyborczej? (składkowo-podatkowe skutki potrąceń)
• Czy limit 6 tys. zł dotyczy inkasentów?
• Sołtys … 5% od podatku, nie mniej niż 2,6 tys. zł. Czy te wypłaty sumują się i do kwoty 6000 zł jest zwolnienie, a powyżej zgłoszenie do ZUS?
• Jeżeli w uchwale mamy zapis, że sołtys jest wyznaczony do pobierania podatku, to czy nie ma limitu 6000 zł i składki chorobowej?
• Czy od Inkaso płacimy składki ZUS?
• Z jakim kodem ZUS powinien być zgłoszony członek komisji?
• Czy jest ustawowy termin na złożenie formularza ZUS RUD?
• Czy zawsze musi być ewidencja godzinowa w umowach zlecenia?
• Jeśli wypłata wynagrodzenia z umowy zlecenia występuje na podstawie listy plac, to czy potrzebny jest również rachunek?
• Umowa zlecenia i KRUS. Czy powinna być odprowadzona pełna składka?
• Umowa zlecenia z emerytem, który ulega wypadkowi przy pracy, nie była potrącona składka chorobowa. Czy w takiej sytuacji zwolnienie będzie wypłacane z ubezpieczenia wypadkowego u pracodawcy?
• Zleceniobiorca złożył oświadczenie … ZUS nakazał objąć społecznym wstecz. Czy dopłacone przez urząd składki zwiększają przychód zleceniobiorcy w miesiącu dopłaty?
• Kontrola ZUS: zleceniobiorców zgłaszać na NIP gminy (a nie jednostek)?
• Czy urząd gminy może podpisywać umowy zlecenia?
• Co w przypadku, gdy sołtysi działają na podstawie umowy zlecenia?
• Czy w przypadku umów zlecenia finansowanych ze środków unijnych nadal konieczna jest umowa z gminą (NIP urzędu)?
• Czy trzeba prowadzić ewidencję przepracowanych godzin, czy wystarczy, że na rachunku będzie liczba godzin (umowy-zlecenia)?
• Od jakiego dnia rozpoczyna się termin zgłoszenia do ZUS po przekroczeniu 6 tys.?
• Czy RPA musimy składać co miesiąc, czy tylko tam, gdzie była płacona 13-stka?
• Jeśli ktoś donosi dokumenty uprawniające do wyższego stażowego, to czy też powinno być RPA?
• Na liście podstawowej było wypłacane wyrównanie do 3 lat wstecz … RPA – czy robić korektę?
• Czy nadal konieczne jest wystawienie druku erp-7 za dany rok dla zatrudnianego emeryta, w celu przeliczenia jego podstawy wymiaru emerytury?
• Jeżeli pracownik z końcem roku przeszedł na emeryturę i został zatrudniony z początkiem roku, to czy też składamy informację o przychodach do ZUS do końca lutego?

4. Zasiłki i świadczenia (chorobowe, macierzyńskie, rehabilitacyjne)

Zagadnienia programowe:

• Ustalanie prawa i podstawy: wynagrodzenie chorobowe vs. zasiłek, przerwy, okresy zasiłkowe.
• Wpływ dodatków (stażowy/specjalny/nagrody/„13”) na podstawę.
• Macierzyński/rodzicielski/wychowawczy – kontynuacja podstawy, 36 miesięcy, FP.
• Rehabilitacyjne: przeliczenia po chorobowym, dodatki „obok” świadczeń.
• Potrącenia z zasiłków i kwota wolna.
• Zlecenie a chorobowe/wypadkowe.

Pytania / case’y:

• Pracownik przebywał na zwolnieniu cały miesiąc, który ma 31 dni. Czy zasiłek liczymy za 31 dni, ale podstawę dzieląc przez 30?
• Czy świadczenie rehabilitacyjne przeliczamy po zasiłku chorobowym ze względu na dodatek stażowy?
• Co, jeśli ktoś nabywa prawo do stażowego w trakcie macierzyńskiego?
• Czy pracownikowi należy się zasiłek opiekuńczy nad chorym dzieckiem (15 lat) w sytuacji, gdy drugi rodzic jest emerytem?
• Czy do podstawy składek za urlop wychowawczy wliczana jest 13-stka?
• Osoba przebywała cały miesiąc na macierzyńskim, stażowy wliczony do podstawy. Czy stosujemy kwotę wolną?
• Osoba przebywała cały miesiąc na zasiłku. Stażowy płatny w pełnej wysokości. Czy należy odliczyć kwotę wolną i koszty uzyskania?
• Pracownikowi wypłacono wynagrodzenie za czas choroby 33 dni i następnie zasiłek chorobowy. Pracownik zachorował ponownie po upływie 5 miesięcy. Czy otwieramy nowy okres zasiłkowy, czy zaczynamy od wynagrodzenia chorobowego 33 dni? Czy od razu liczymy zasiłek chorobowy?
• Czy do podstawy świadczenia rehabilitacyjnego wliczamy stażowy?
• Czy nagrody wypracowane do podstawy chorobowego przyjmujemy, gdy są pomniejszane za czas nieobecności?
• Jak ustalić podstawę do składek przy wychowawczym? Czy 13-stka wchodzi uzupełniona, czy faktycznie wypłacona?
• Co z wliczaniem do podstawy chorobowej nagrody, która jest wypłacana raz lub dwa razy w roku?
• Urząd wypłaca zasiłek chorobowy za cały miesiąc wraz z dodatkiem stażowym. Czy należy odliczać kwotę wolną?
• Potrącenie z zasiłku chorobowego. Nie ma żadnych innych wypłat, a musimy potrącić pracownicy nienależnie pobrane świadczenie urlopowe. Czy możemy potrącić z zasiłku, jeżeli nie ma szans na zwrot od pracownika?
• Czy stosujemy kwotę wolną z PIT-2 w przypadku zasiłku chorobowego i dodatku stażowego przy naliczaniu listy płac?
• Dostarczenie zwolnienia chorobowego po wypłacie wynagrodzenia. Pracownik pracował od 10 lipca do 17 lipca. Ma obecnie zwolnienie. Oczekuje 30 dni na wypłatę chorobowego (w jego przypadku 14 dni) i wynagrodzenia. Czy liczymy od początku zwolnienia, czy od momentu zakończenia wyczekiwania 30 dni?
• Pracownik choruje dłużej niż 33 dni i nie ma możliwości potrącenia z zasiłku nadpłaconego wynagrodzenia w następnym miesiącu. Jak rozliczyć dokumentację płacową (listę płac i ZUS) za miesiąc, w którym pracownik rozpoczął chorobowe?
• Umowa zlecenia na obsługę wyborów a podstawa chorobowego.
• Czy do podstawy chorobowego bierzemy zlecenie z własnym pracownikiem?
• Czy dodatek specjalny i dodatek stażowy wliczany jest do podstawy chorobowego? Czy część bez ZUS wykazujemy w RPA?
• Średnia do podstawy chorobowego ustalana jest za okres od sierpnia 2023 r. do września 2024 r. W trakcie tych 12 miesięcy, cały październik pracownik przebywał na zwolnieniu chorobowym. Czy wyłączamy ten miesiąc z podstawy chorobowego i dzielimy podstawę przez 11?
• Jak wyliczyć podstawę wynagrodzenia chorobowego u osoby przeniesionej z innego urzędu?
• Czy można wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy w okresie oczekiwania na decyzję z ZUS o świadczenie rehabilitacyjne lub rentę?
• Pracownik przebywa na długotrwałym zwolnieniu. W lutym nastąpiła nadpłata wynagrodzenia (zwolnienie lekarskie po wypłacie wynagrodzenia - 2 dni). Nie zrobiono korekty w następnym miesiącu. W chwili obecnej stara się o świadczenie rehabilitacyjne. Jak potrącić mu te dwa dni?
• Czy wniosek o odszkodowanie do ZUS po wypadku w pracy wysyłamy my, czy pracownik?
• Umowa zlecenia z emerytem, który ulega wypadkowi przy pracy, nie była potrącona składka chorobowa. Czy w takiej sytuacji zwolnienie będzie wypłacane z ubezpieczenia wypadkowego u pracodawcy?
• Czy do podstawy zwolnienia chorobowego bierzemy dodatki specjalne wypłacane ze środków zewnętrznych i 13-stki?
• Czy dodatek specjalny za ślub wchodzi do podstawy naliczenia zasiłku?

5. Inkasenci / sołtysi / komisje – aspekty organizacyjne (umowy, ewidencja, praktyka)

Zagadnienia programowe:

• Formy zatrudnienia i dokumentacja (umowy zlecenia/dzieło, rachunki, ewidencja godzin).
• Inkaso (podatki, „śmieci”, opłata targowa) – organizacja wypłat i rozliczeń.
• Komisje (wyborcze, AA, urbanistyczna) – dobór podstawy prawnej umów.

Pytania / case’y:

• Umowa zlecenia została zawarta na okres 28.06-05.07. Jak powinna prawidłowo wyglądać zapłata za rachunek? Czy zleceniobiorca może wystawić jeden rachunek po zakończeniu usługi? Czy powinien wystawić rachunek na zakończenie miesiąca? Jak powinna wyglądać kwestia oświadczenia o przepracowanych godzinach?
• Czy zawsze musi być ewidencja godzinowa w umowach zlecenia?
• Jeśli wypłata wynagrodzenia z umowy zlecenia występuje na podstawie listy plac, to czy potrzebny jest również rachunek?
• Czy na udział w komisji urbanistycznej może być zawarta umowa o dzieło lub umowa zlecenia?
• Czy na komisje architektoniczne mamy zawierane umowy zlecenia?
• Co z inkasentem, który pobiera opłatę targową?
• Czy z sołtysem można zawrzeć umowę zlecenia?
• Czy urząd gminy może podpisywać umowy zlecenia?
• Co w przypadku, gdy sołtysi działają na podstawie umowy zlecenia?
• Czy w przypadku umów zlecenia, finansowanych ze środków unijnych, w ramach realizacji projektu, nadal konieczna jest umowa z gminą, w imieniu i na rzecz której działa urząd z NIP-em urzędu?
• Czy zleceniobiorca otrzyma wynagrodzenie za ilość sztuk rozniesionych listów, czy musi być ewidencja godzin? Czy wystarczy jak zleceniobiorca oświadczy w rachunku ile przepracował w danym miesiącu godzin?
• Umowa zlecenia i KRUS. Czy powinna być odprowadzona pełna składka? (zagadnienie formalne pozostaje – szczegóły składkowe omawiane w bloku C)
• Oprawa muzyczna – czy może być dziełem?
• Jeżeli osoba była na stażu z PUP kilka lat temu, może domagać się przeliczenia stażu do dodatku stażowego? (łącznik z blokiem C/D – tu omawiamy ścieżkę formalną)

6 Dokumenty, zgłoszenia i kontrole (ZUS/GUS/ZFŚS/archiwizacja)

Zagadnienia programowe:

• ZUS: Z-3 (w trakcie i po ustaniu), informacja o przychodach do końca lutego, RPA – kiedy i jak.
• ERP-7 – kiedy wystawiać, na jakiej podstawie; dokumenty z Płatnika.
• Korekty wstecz (wynagrodzenia, składki, 30-krotność).
• Przechowywanie i archiwizacja: ZUS (RCA, zgłoszenia/wyrejestrowania), akta ZFŚS.
• Kontrole ZUS/PIP/RIO – organizacja, NIP gminy vs. jednostek, oryginały dokumentów.

Pytania / case’y:

• Zaświadczenie ZUS Z-3 - w trakcie zatrudnienia i po zakończonym stosunku pracy.
• Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ERP-7.
• Czy można wystawić erp-7 na podstawie danych z Płatnika?
• Czy nadal konieczne jest wystawienie druku erp-7 za dany rok dla zatrudnianego emeryta, w celu przeliczenia jego podstawy wymiaru emerytury?
• Jeżeli pracownik z końcem roku przeszedł na emeryturę i został zatrudniony z początkiem roku, to czy też składamy informację o przychodach do ZUS do końca lutego?
• Jak wykonywać korekty za kilka lat wstecz?
• Na liście podstawowej było wypłacane wyrównanie do 3 lat wstecz pracownikowi, jednak nie było nic zaznaczone w RPA. Czy musimy zrobić korektę i wskazać ten okres?
• Czy RPA musimy składać co miesiąc, czy tylko tam, gdzie była płacona 13-stka?
• Jeśli ktoś donosi dokumenty uprawniające do wyższego stażowego, to czy też powinno być RPA?
• Ile lat przechowujemy deklaracje ZUS i rozliczenia wydruki RCA oraz zgłoszenia do ubezpieczeń i wyrejestrowania z ubezpieczeń?
• Ile lat przechowywać wnioski z ZFŚS?
• Sprawozdania GUS dot. płac: Z-03 i Z-06 – omówienie – jak się przygotować?
• Kontrola ZUS, PIP i RIO – jak przygotować się do przeprowadzenia kontroli?
• Kontrola ZUS wskazuje, że błędne jest zgłaszanie zleceniobiorców na NIP urzędu. W protokole kontroli jest zapis, że zleceniobiorcy z urzędu i jednostek podległych gminy powinni być zgłoszeni na NIP gminy. Czy powinniśmy tak robić, jeżeli do tej pory każda jednostka zgłaszała na swój NIP zleceniobiorców?
• W trakcie kontroli trzeba przedstawiać oryginał dokumentów?
• Czy na ZZA/ZUA jesteśmy zobowiązani wypełnić nazwisko rodowe?
• Gmina otrzymuje … dotacje WFOŚiGW … wypłacane mieszkańcom. Czy osobom, które otrzymują te dotacje należy wystawić PIT-11? (temat podatkowo-sprawozdawczy ujęty tu z perspektywy dokumentacji)