Wideoszkolenie: Komisja ds. skarg, wniosków i petycji

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jakie są zasady i tryb działania komisji ds. skarg, wniosków i petycji? Jakie są kompetencje rady gminy, jako organu do przekazywania według właściwości innym organom skarg, wniosków i petycji?
• Skarga, wniosek i petycja - podział i rozróżnienie
• Jak właściwie rozpatrywać skargi, jak przebiega postępowanie skargowe oraz jak wygląda kwestia skargi na radnego?
• Wnioski - termin załatwienia oraz przykłady uchwał
• Jakie pisma komisja powinna rozpatrywać samodzielnie, a jakie przekazywać do innych jednostek administracyjnych? Jeśli pismo trzeba przekazać to jak to zrobić i gdzie? Jakich procedur należy przestrzegać podczas przekazywania pisma do innego organu?
• Czy w przypadku, gdy petycja wpłynie do rady miejskiej od osób prowadzących działalność gospodarczą, bez klauzuli dotyczącej zgody na publikację danych osobowych, należy dane zanonimizować?
• Co powinno zostać anonimowe w biurze rady? Co można publikować podczas sesji komisji ds. skarg, wniosków i petycji? Jak uniknąć publikowania danych podczas transmitowania sesji?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania uczestników, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatniego szkolenia:

• Czy przy rozpatrywaniu skarg, wniosków i petycji należy ściśle stosować przepisy k.p.a. i zawiadamiać wnioskodawcę/skarżącego o tym, w jaki sposób zostało zakwalifikowane pismo i zawiadamiać o wszczęciu postępowania?
• Czy brakiem usuwalnym jest petycja podpisana tylko imieniem i nazwiskiem oraz złożona w sekretariacie?
• Czy wycofana petycja dot. ulicy X została wycofana z publikacji w BIP? Czy wersja zanonimizowana została nadpisana na wersję niezanonimizowana?
• Skarżąca żąda obecności na posiedzeniu komisji w celu uzupełnienia zarzutów, których nie opisała w skardze. Czy komisja może to zignorować?

1. Wniosek, petycja i skarga – jak odróżnić, w jakim trybie rozpatrywać? Jak postąpić w przypadku apelu? Jakie są terminy

• Petycja - jak ją rozpatrzyć? Co ją wyróżnia i na co zwracać uwagę przy jej rozpatrywaniu? Jak nie pomylić ich z wnioskiem? Co sprawia największe problemy i jak je rozwiązać?
• Czym różni się petycja od wniosku? Kwestie problematyczne, na co zwracać uwagę?
• Jak rozpatrywać skargi, na co należy zwrócić szczególną uwagę? Jak się do nich odnosić?
• Jakie są procedury podczas rozpatrywania pism? Kwestie problematyczne w procedurach regulujących rozpatrywanie skarg, wniosków i petycji.
• Jak rejestrować pisma, które wpływają? W jaki sposób prowadzić rejestr skarg, wniosków i petycji?
• Jak postąpić w sytuacji, gdy okazuje się, że petent określił dany dokument jako skargę, a okazał się on petycją lub wnioskiem, bądź na odwrót? Czy należy poinformować o tym petenta, czy zwyczajnie rozpatrywać ten dokument w taki sposób, jak wynika z jego tekstu, mimo że tytułowany jest inaczej?
• W jakim trybie rozpatrywać skargi, wnioski i petycje, czy pismo powinno przejść przez sesję, według właściwości sprawy czy przez uchwałę rady gminy?
• Czy wniosek musi zakończyć się podjęciem uchwały i z czego to wynika?
• Czy uchwała komisji skarg, wniosków i petycji może mieć tę samą treść i uzasadnienie co uchwała rady gminy?
• Rzeczywiste przykłady skarg
• PRZYKŁAD: Czy skarga wniesiona na pracownika GOPS powinna być przekazana uchwałą do kierownika GOPS?
• Jak rozpatrzyć petycję dotyczącą nagrywania posiedzeń komisji rady gminy?
• Jak rozpatrzyć skargę na radnego złożoną do rady gminy? Jaki status ma radny? Omówienie dopuszczalności skargi, jak rozpatrywać taką skargę?
• Jak rozpatrzyć skargę, która została złożona na pracownika gminy? Co jeśli skarga została złożona na osobę zarządzającą gminą?
• W jaki sposób urzędnicy powinni kwalifikować wpływające pisma i jak się do nich odnosić?
• W jaki sposób odpisywać na wnioski, skargi i petycje? Na co zwrócić uwagę, a czego się wystrzegać?
• Czy w urzędzie konieczne jest wywieszenie informacji, że w sprawach skarg i wniosków przewodniczący rady przyjmuje w określony dzień i w wyznaczonych godzinach dyżuru?
• Która data decyduje o wpłynięciu skargi do organu - data wysłania e-maila czy data wpływu? Od jakiej daty płynie termin?
• Ile może trwać rozpatrywanie skargi? Ile powinno trwać rozpatrywanie pism i jak zachować termin rozpatrzenia takich pism? Jakie konsekwencje dla urzędnika ma niedochowanie terminu rozpatrzenia skargi/wniosku/petycji?
• Czy trzeba informować wnioskującego przed rozpoczęciem rozpatrywania skargi? Czy wystarczy, że od czasu złożenia skargi otrzyma on decyzję dopiero po jej rozpatrzeniu? Czy w międzyczasie trzeba informować wnioskującego?
• Kiedy skarga nie jest skargą? Czy mogą wystąpić sytuacje, gdzie skargi nie trzeba rozpatrywać?
• Jeśli petycja nie spełnia wymogów formalnych, to czy należy podjąć uchwałę w sprawie pozostawienia petycji bez rozpatrzenia?
• Jeśli występuje sytuacja, że skargi nie trzeba rozpatrywać, to jakie przepisy to uwzględniają i jak się do nich zastosować?
• Czy do komisji może wpłynąć apel i w jakim trybie należy go rozpatrzyć?
• Czy skarżący muszą uczestniczyć w posiedzeniach komisji ds. skarg, wniosków i petycji?
• Jak poprawnie napisać interpelację? Jak ją odczytać i jak rozumieć?
• Kogo musimy wskazać w pouczeniu za organ, do którego należy złożyć ponaglenie, w kwestii zawiadomienia o wydłużeniu terminu?

2. Kompetencje komisji ds. skarg, wniosków i petycji – uprawnienia i kompetencji komisji

• Jakie obowiązki zadania i uprawnienia należą do komisji rewizyjnej, a jakie komisji ds. skarg, wniosków i petycji? Jakie zadania komisja ds. skarg, wniosków i petycji przejęła po komisji rewizyjnej? Do jakich dokumentów ma dostęp? Co może badać?
• Na jakich zasadach działa komisja ds. skarg, wniosków i petycji? Jak funkcjonuje komisja ds. skarg, wniosków i petycji? Kwestie sporne w zakresie zadań i obowiązków komisji ds. skarg, wniosków i petycji
• Czy o terminie posiedzenia komisji ds. skarg wniosków i petycji należy zawiadomić wnoszącego wniosek lub petycję?
• Czy w przypadku skargi, wniosku czy petycji anonimowej rada musi podjąć uchwałę o pozostawieniu ich bez rozpatrzenia?
• Co komisja ds. skarg, wniosków i petycji powinna zrobić z pismem, którego rozpatrzenie nie leży w jej kompetencji?
• W jakiej formie przekazujemy skargę, wniosek czy petycję, jeżeli wpłynęły do rady miejskiej, a powinien je rozpatrzyć burmistrz?
• Kiedy petycja jest rozpatrywana przez wójta, a kiedy przez radę gminy?
• Czy petycję podpisaną przez wielu mieszkańców należy traktować jako petycję wnoszoną przez grupę podmiotów?
• Jeżeli skarga została skierowana do komisji skarg, to pismo o przedłużenie terminu podpisuje przewodniczący rady?
• PRZYKŁAD: komisja otrzymała petycję dotyczącą nieudzielania koncesji na alkohol. Czy rozpatrzenie takiej petycji mieści się w kompetencjach komisji?
• PRZYKŁAD: do Przewodniczącego Rady Gminy wpłynął wniosek dotyczący nadania imienia szkole. Czy to Rada Gminy powinna rozpatrzyć ten wniosek, czy dyrektor szkoły?
• PRZYKŁAD: wniosek został skierowany do innej komisji niż komisja skarg. Po czym po rozpatrzeniu został on przekazany do komisji skarg. Komisja uznała, że nie ma kompetencji do rozpatrzenia wniosku i przekazała go ponownie do innej komisji. Co w takiej sytuacji? Co w sytuacji, jeżeli ta druga komisja, do której pierwotnie był skierowany wniosek, napisała ostatecznie do wnioskodawcy, że nie ma kompetencji do rozpatrzenia wniosku?
• PRZYKŁAD: Dostaliśmy petycję w sprawie zmilitaryzowania samoobrony i zakup broni. Niektórzy wójtowie odpisali, że nie będą tworzone takie oddziały i broń nie zostanie zakupiona. My planujemy rozpatrzyć petycję na KSIW i uchwalić uchwałę. Jak należy postąpić w takiej sytuacji?
• Jak przewodniczący komisji ds. skarg, wniosków i petycji powinien przeprowadzać komisję?
• Co robić, gdy komisja ds. skarg, wniosków i petycji nie może podjąć jednoznacznej decyzji? Gdzie wtedy skierować pismo i w jaki sposób?
• Czy pismo powinno trafić do komisji, czy do rady, czy od razu na posiedzenie, czy jednak powinno być rozstrzygnięte poza radą?
• Czy komisja ds. skarg, wniosków i petycji powinna rozpatrywać jedynie skargi, które zostały zgłoszone na innych mieszkańców, czy na pracowników gminy również?
• Czy każdą uchwałę powinna opiniować komisja? Jak opiniować uchwały? Jakie problemy można napotkać podczas opiniowania? Obowiązki komisji w zakresie opiniowania uchwał, jakie działania powinna podjąć?
• Czy w uchwale o nieuwzględnieniu wniosku wpisuje się pouczenie o przysługującej skardze w tej sprawie?
• Czy uchwalamy uchwałę o pozostawieniu petycji bez rozpatrzenia, jeżeli są braki nieusuwalne?
• Czy w uzasadnieniu uchwały należy podawać dane osobowe?
• PRZYKŁAD: co w sytuacji, kiedy została podjęta uchwała o niepodejmowaniu uchwał? Czy opinia może zastąpić uchwałę?
• Czy do wszystkich radnych powinny być przekazywane dokumenty dotyczące skargi, czy tylko decyzja komisji?
• Czy przy rozpatrywaniu skargi inni radni niż członkowie komisji mogą mieć wpływ na decyzje członków komisji i zabierać głos?
• Czy przy rozpatrywaniu skargi mogą być osoby z zewnątrz i domagać się informacji?
• Czy może być więcej posiedzeń komisji dotyczących jednego pisma, czy tylko jedno? Jak poradzić sobie gdy do urzędu wpływa bardzo dużo pism?
• Jak powinna wyglądać praca komisji ds. skarg, wniosków i petycji oraz praca radnych? Jakie problemy mogą napotkać radni?
• PRZYKŁAD: jeżeli wniosek wpłynął na przełomie roku np. 20.12.2022r., a sesja jest wyznaczona na koniec stycznia 2023r., czy należy powiadamiać o tej sytuacji wnioskodawcę?
• PRZYKŁAD: Gminna OSP wysłała radzie wnioski z prośbą o zabezpieczenie środków na zakup sprzętu z nagrody otrzymanej przez gminę za szczepienia. Czy przewodniczący może przekazać je do burmistrza pismem, czy powinien skierować je do komisji skarg, w celu podjęcia uchwały o przekazaniu tych wniosków burmistrzowi?
• Jak wykonać szczegółowy plan pracy komisji ds. skarg, wniosków i petycji na dany rok? Jakie problemy można tutaj napotkać i jak się z nimi uporać?
• Jakie pisma komisja powinna rozpatrywać samodzielnie, a jakie przekazywać do innych jednostek administracyjnych? Jeśli pismo trzeba przekazać to jak to zrobić i gdzie? Jakich procedur należy przestrzegać podczas przekazywania pisma do innego organu?
• Jaki jest tryb rozpatrywania pism gdy pismo zostało przekazane do sądu administracyjnego i sąd wydał wyrok? Praktyczne aspekty rozpatrywania pism przekazywanych do sądu
• Czy można odwołać się od decyzji komisji? Jak to zrobić? Jakie pismo trzeba wypełnić, aby się odwołać?
• Jak napisać sprawozdanie z działalności komisji? Jak odczytać takie sprawozdanie i jak je rozumieć? Jakie problemy można napotkać podczas pisania sprawozdania i czego w nim unikać?
• Jak napisać protokół z sesji komisji? Czego się wystrzegać podczas pisania protokołu zważywszy na to, że musi on być później zamieszczony w BIP?
• Jeżeli w statucie nie ma zawartej informacji o publikacji protokołu z posiedzenia komisji ds. skarg, wniosków i petycji, to konieczne jest umieszczanie protokołu z pracy komisji w BIP-ie gminy?,
• W statucie sołectwa jest zapis, że sołtys odpowiada przed zebraniem wiejskim. Czy powinno się przekazać skargę na sołtysa do zebrania wiejskiego?
• Przykładowe projekty uchwał komisji ds. skarg, wniosków i petycji
• Interpelacja i zapytania radnych – opis, porównanie i przykłady
• Jaki jest czas na publikację w BIP interpelacji?

3. RODO w Biurze Rady - jakie informacje nie mogą być ujawniane?

• Co powinno zostać anonimowe w biurze rady? Co można publikować podczas sesji komisji ds. skarg, wniosków i petycji? Jak uniknąć publikowania danych podczas transmitowania sesji?
• Co można publikować w protokole z sesji komisji na stronie BIP? Czego absolutnie nie można publikować? Jakie mogą być konsekwencje jeśli jakieś dane wyciekną?
• Co musi zostać anonimowe podczas publikacji uchwał komisji?
• Jakie informacje mogą być przekazane do każdej ze stron po sesji? Jakie dane? Czy każda ze stron – oskarżająca oraz oskarżana – może otrzymać wszystkie dane tej drugiej osoby?
• Jakie konsekwencje ponosi pracownik, gdy zanonimizuje zbyt dużo treści?
• Czy w przypadku, gdy petycja wpłynie do rady miejskiej od osób prowadzących działalność gospodarczą, bez klauzuli dotyczącej zgody na publikację danych osobowych, należy dane zanonimizować?
• Czy w przypadku, gdy petycja wpłynie do rady miejskiej od rady sołeckiej i sołtysa, bez klauzuli dotyczącej zgody na publikowanie danych osobowych, to należy dane zanonimizować, czy można je pozostawić
• Co z publikacją wizerunku osoby, której skargę rozpatrywano na sesji?