Procedura reklamacyjna

1. Cel procedury

Celem procedury jest określenie zasad przyjmowania, rejestrowania oraz rozpatrywania reklamacji zgłaszanych przez uczestników szkoleń lub klientów firmy szkoleniowej, w celu zapewnienia wysokiej jakości usług oraz poprawy satysfakcji klientów.

2. Zakres procedury

Procedura dotyczy wszystkich usług szkoleniowych realizowanych przez firmę, w szczególności: wideoszkoleń.

3. Definicja reklamacji

Reklamacja to zgłoszenie klienta dotyczące zastrzeżeń do jakości usługi szkoleniowej, w szczególności:

• - niezgodności programu szkolenia z ofertą,
• - niewłaściwej jakości prowadzenia szkolenia,
• - braków w materiałach szkoleniowych,
• - problemów technicznych.

4. Sposób składania reklamacji

Reklamacje można składać w następujący sposób:

• - elektronicznie na adres mailowy: [email protected]
• - pocztą tradycyjną na adres siedziby firmy: ul. Wolska 11 a, lok. 13, 20-411 Lublin
• - poprzez formularz reklamacyjny dostępny w linku: Formularz reklamacyjny

5. Reklamacja winna zawierać

• - imię i nazwisko zgłaszającego,
• - nazwę szkolenia,
• - datę szkolenia,
• - opis problemu,
• - oczekiwany sposób rozwiązania reklamacji.

6. Termin składania reklamacji

Reklamacje należy zgłaszać w terminie do 14 dni od daty zakończenia szkolenia.

7. Rejestracja reklamacji

Każda reklamacja jest rejestrowana w Rejestrze Reklamacji, który zawiera:

• - datę zgłoszenia,
• - dane zgłaszającego,
• - opis reklamacji,
• - sposób rozpatrzenia,
• - datę zakończenia sprawy.

Za prowadzenie rejestru odpowiada dział obsługi klienta.

8. Rozpatrywanie reklamacji

Reklamacja jest analizowana przez dział obsługi klienta.

W razie potrzeby zbierane są dodatkowe informacje od:

• - prelegenta,
• - innych uczestników szkolenia,
• - poszczególnych działów w firmie odpowiedzialnych za realizację usługi.

Decyzja dotycząca reklamacji podejmowana jest w terminie do 14 dni od jej otrzymania.

9. Możliwe sposoby rozwiązania reklamacji

W zależności od charakteru reklamacji, kiedy formularz reklamacyjny zostanie rozpatrzony pozytywnie, firma może zaproponować:

• - dodatkowe/bezpłatne konsultacje,
• - powtórzenie szkolenia,
• - udział w innym szkoleniu,
• - częściowy zwrot kosztów,
• - pełny zwrot kosztów,
• - inne uzgodnione rozwiązanie.

10. Informowanie klienta

Klient jest informowany o wyniku rozpatrzenia reklamacji:

• - elektronicznie lub pocztą tradycyjną

Informacja zawiera uzasadnienie decyzji oraz proponowany sposób rozwiązania sprawy.

11. Archiwizacja

Dokumentacja dotycząca reklamacji przechowywana jest przez okres co najmniej 2 lat.

12. Postanowienia końcowe

Procedura obowiązuje wszystkich pracowników firmy szkoleniowej zaangażowanych w realizację i obsługę szkoleń.