Wideoszkolenie: Transkrypcje

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Czy zawsze, do każdego aktu stanu cywilnego przedstawianego do transkrypcji, trzeba nadać apostille lub legalizację? Czy w sytuacji wyjścia Wielkiej Brytanii z Unii Europejskiej należy żądać apostille?
• Na jakich przepisach oprzeć swoją decyzję odmowną w związku z dokonaniem transkrypcji aktu małżeństwa jednej płci?
• Jak traktować wielojęzyczne akty niezgodne z konwencją dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego? Czy należy je tłumaczyć?
• Czy dokonując transkrypcji aktu urodzenia bez danych ojca, należy wpisać dane przesłaniające (wprost do aktu czy wzmianką)?
• Czy transkrypcję aktu urodzenia można sprostować na podstawie aktu małżeństwa i oświadczeń rodziców?
• Stosowanie pisowni przy transkrypcji imion i nazwisk. Jak to robić w przypadku nazwisk polskich, a jak w przypadku zagranicznych? Jakie czynności może wykonywać kierownik/zastępca, pracując zdalnie? Co zalicza się do spraw pilnych w czasie pandemii?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

1. Jak poprawnie przeprowadzić transkrypcje aktów zagranicznych?

• Kto może złożyć wniosek o odtwarzanie aktu stanu cywilnego? Jakie dokumenty są wymagane?
• Czy do złożenia wniosku o transkrypcję aktu urodzenia dziecka konieczna jest obecność obojga rodziców?
• Czy do wniosku o transkrypcję aktu małżeństwa należy załączyć numery polskich aktów urodzenia małżonków z Systemu Rejestrów Państwowych ŹRÓDŁO lub ich odpisy?
• Jak dokonać transkrypcji/odtwarzania aktu małżeństwa z kraju gdzie system rejestracyjny jest całkiem różny od polskiego i nie ma rejestracji w USC? Czy akt małżeństwa jest ważny w Polsce?
• W przypadku Szwecji kompetencje polskiego USC wykonuje Urząd Skarbowy. Czym się różnią takie dokumenty, co zawierają i jaką mają formę?
• Arabski akt urodzenia wielokrotnie tłumaczony – co zrobić w przypadku dostarczenia aktu wielokrotnie tłumaczonego – z angielskiego na polski, pomimo że językiem urzędowym w państwie, z którego pochodzi małżonek, jest arabski?
• Czy wystarczy jedynie oświadczenie wnioskującego o dokładnym miejscu urodzenia, czy powinno być to zaświadczenie wydane przez urząd, jeśli w akcie urodzenia jest podane jedynie państwo urodzenia? Np. w USA podaje się miejsce urodzenia - Stany Zjednoczone.
• Czy w aktach małżeństwa powinna być jedynie naniesiona wzmianka o rozwodzie z urzędu? Czy w pierwszej kolejności to sąd w Polsce powinien wydać decyzję o rozwodzie?
• Czy rozwód wydany przez organ na Ukrainie uznajemy jako wzmiankę, czy jako transkrypcję?
• Kiedy wystarczy wzmianka, a kiedy adnotacja?
• Stosowanie pisowni przy transkrypcji imion i nazwisk. Jak robić w przypadku nazwisk polskich, a jak w przypadku zagranicznych?
• Jak radzić sobie z transliteracją ukraińskich aktów?
• Jak będzie wyglądać transkrypcja aktu urodzenia jeśli dane w brytyjskim akcie urodzenia dziecka zostały zapisane bez polskich znaków diakrytycznych?
• Jak wyglądał sposób wydawania wyroków sądów zagranicznych przed UE i po UE?
• Szczegółowe omówienie procedury umiejscowienia i odtwarzania zagranicznych aktów stanu cywilnego oraz rejestracji zdarzeń zagranicznych
• Czy transkrypcję aktu urodzenia można sprostować na podstawie aktu małżeństwa i oświadczeń rodziców?
• Czy w adnotacji przy transkrypcji wpisuje się jaki urząd stanu cywilnego wydał taki akt?
• Czy przy transkrypcji można dostosować pisownię do pisowni polskiej?
• Jeżeli w transkrybowanym akcie nie ma informacji o noszonych nazwiskach, to jakim nazwiskiem powinna podpisać się kobieta pod składanym oświadczeniem, tym, który figuruje w rejestrze PESEL, czy nazwiskiem zgodnym z oświadczeniem o noszonym nazwisku?
• Czy jeżeli w transkrybowanym akcie nie ma danych ojca, to należy wpisać dane kryjące z adnotacją?
• Jeżeli transkrypcja jest wiernym przeniesieniem treści aktu zagranicznego, to czyje nazwisko wpisujemy, jeżeli jest inne w akcie zagranicznym niż nazwisko męża matki?
• Transkrypcja amerykańskiego aktu urodzenia dziecka urodzonego w 1993 r., obydwoje rodzice są Polakami. Jak należy dostosować pisownię? Czy konieczne jest potwierdzenie obywatelstwa? Czy w transkrybowanym akcie jest obowiązek wpisywania obywatelstwa?
• Jeśli jest wpisana dzielnica Nowego Jorku, Manhattan jako miejsce zdarzenia, to co dokładnie należy wpisać Nowy Jork czy Manhattan?
• Transkrypcja aktu urodzenia dziecka i akt małżeństwa rodziców. Dziecko urodziło się przed zawarciem małżeństwa przez rodziców. Czy transkrybowany akt urodzenia dziecka należy uzupełnić na podstawie transkrybowanego aktu małżeństwa rodziców, czy aktu urodzenia rodziców? Czy w takim przypadku, akt urodzenia dziecka niezawierający nazwiska noszonego matki, będzie uzupełniony o jej nazwisko rodowe?
• Jakie jest postępowanie w przypadku adnotacji tłumacza o tłumaczeniu z dokumentu bez wskazania, że jest to tłumaczenie z oryginału?
• Czy wydając odpis zupełny, należy wydać jeden akt z uzupełnieniem czy w pierwszej kolejności bez uzupełnienia, a następnie z uzupełnieniem?
• Czy do uzupełnienia aktu urodzenia Ukraińca można wykorzystać akty urodzenia jego rodziców stwierdzone za zgodność z oryginałem przez notariusza?
• Dostosowanie pisowni umieszczamy w adnotacjach czy we wzmiankach dodatkowych?
• W jaki sposób zapisywać nazwiska rodziców w transkrybowanym akcie urodzenia z Ukrainy, w przypadku gdy nazwisko osoby w karcie urodzenia i paszportem ma inny zapis niż nazwiska rodziców?
• Czy w sytuacji, w której rodzice dziecka nie są małżeństwem i mama dziecka składa wniosek o transkrypcję, to najpierw zawiadamiamy ojca dziecka o zamiarze transkrypcji i potem dokonujemy transkrypcji czy dokonujemy transkrypcji i dopiero zawiadamiamy ojca?
• Co w przypadku gdy Ambasada przesłała wniosek o transkrypcję aktu urodzenia dziecka podpisany tylko przez matkę dziecka?
• Czy po transkrypcji aktu i jego uzupełnieniu można wydać jeden odpis zupełny aktu z adnotacją o dokonaniu wpłaty za transkrypcję i za uzupełnienie?
• Czy wszystkie akty transkrybowane muszą być uzupełnione?
• Jakie dokumenty są wymagane transkrypcji aktu urodzenia dziecka adoptowanego w Wielkiej Brytanii?
• Transkrypcja aktu urodzenia za pośrednictwem Ambasady RP w Londynie. Czy miejscem urodzenia dziecka będzie Londyn, czy dzielnica Londynu – Ealing?
• Skoro to dziecko nie ma wcześniejszych aktów to czy podczas transkrypcji aktu urodzenia dziecka można dokonać dostosowania pisowni jego nazwiska?
• Jaka jest procedura, jeżeli małżonkowie złożyli oświadczenia o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa, a nie złożyli oświadczenia o nazwisku dzieci?
• Czy dokonując transkrypcji aktu urodzenia bez danych ojca, wpisujemy dane przesłaniające (wprost do aktu czy wzmianką)?
• Kiedy postępowanie kończy się decyzją, a kiedy postanowieniem? Które czynności noszą kategorie czynności materialno-technicznych? Co powinniśmy zrobić i w którym momencie? Czy wzywać do usunięcia braków, czy nie? Czy umarzać postępowanie jeśli braki nie zostaną uzupełnione?
• Transkrypcje z krajów Trzeciego Świata - nietypowe przypadki
• Transkrypcja aktu urodzenia dziecka martwo urodzonego
• Najnowsze orzeczenia sądów

2. Jakie dane powinny znaleźć się w pełnomocnictwie?

• Czy na pełnomocnictwie powinien być tylko podpis osoby upoważniającej?
• Jakie dokumenty powinien złożyć pełnomocnik reprezentujący klienta? Jakich dokumentów wymagać?
• Czy rodzice dziecka mogą dać pełnomocnictwo dziadkom do dokonania transkrypcji?
• Czy pełnomocnik może wnioskować o uzupełnienie aktu urodzenia o dane rodziców?
• W jakich przypadkach wymagać poświadczenia o posiadanym obywatelstwie polskim? Czy od każdej osoby, czy tylko w szczególnych przypadkach?
• Czy USC w Polsce przesyłają odpisy po dokonanej transkrypcji na adresy za granicą, czy trzeba wyznaczyć pełnomocnika do doręczeń w Polsce?
• Czy pełnomocnik musi mieć pełnomocnictwo do odbioru aktu stanu cywilnego?
• Czy rodzice mogą udzielić pełnomocnictwa do dokonania transkrypcji np. swoim rodzicom, którzy mieszkają w Polsce?

3. Czy możliwa jest transkrypcja aktu małżeństwa jednej płci?

• Jak wygląda przeniesienie zagranicznych orzeczeń w sytuacji, kiedy partnerzy są jednopłciowi? W której rubryce wpisać kobietę, a w której mężczyznę jeśli jest dwóch mężczyzn? Jakie jest orzecznictwo dotyczące takich przypadków?
• Dokonanie transkrypcji aktu małżeństwa tej samej płci w świetle Europejskiej Konwencji Praw Człowieka i Konstytucji RP
• Jakie jest orzecznictwo Europejskiego Trybunału Praw Człowieka w Strasburgu w sprawie odmowy transkrypcji aktu małżeństwa jednej płci?
• Na jakich przepisach oprzeć swoją decyzję odmowną dokonania transkrypcji aktu małżeństwa jednej płci?
• Jak dokonać transkrypcji aktu urodzenia dziecka, które ma dwóch ojców? Gdzie dokładnie zapisać tę informację? Jak prawidłowo wypełnić formularz aktu urodzenia, gdzie figurują rubryki „ojciec” i ” matka”?
• Czy odmowa transkrypcji aktu urodzenia dziecka z powodu jednopłciowości rodziców jest złamaniem jego praw? Czy taka transkrypcja jest sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego RP?
• Czy odmowa transkrypcji oznacza niewydanie polskiego dowodu tożsamości i numeru PESEL?
• Czy dziecku pary jednopłciowej można nadać PESEL i zrobić dowód osobisty na podstawie zagranicznego aktu urodzenia? Co z imieniem ojca w takim dowodzie?

4. Wpływ rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/1191 na swobodę przepływu obywateli

• Szczegółowe omówienie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego Rady Unii Europejskiej 2016/11/91 w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli
• Czego dotyczy rozporządzenie? O czym mówi?
• Na czym polegają podstawowe cele rozporządzenia?
• Co w przypadku, gdy obywatel złoży wniosek do urzędu i chce otrzymać zaświadczenie w języku obcym?
• Jak powinien wyglądać wniosek? Kto może złożyć wniosek?
• Co konkretnie określa rozporządzenie w sprawie przepływu obywateli i jaki ma ono wpływ na pracę kierownika USC? Jakie są obowiązki kierownika USC?
• Jakie nowe dokumenty pojawiły się w związku z wejściem w życie rozporządzenia?
• Czy odpis musi być wydany także w dwóch różnych językach?
• Jaki wpływ ma RODO na stosowanie rozporządzenia?
• W jakich przypadkach rozporządzenie znosi obowiązek tłumaczeń dokumentów urzędowych?
• Jakie dokumenty zostały wyłączone z rozporządzenia?
• Czy sam fakt dołączenia formularza jest jednoznaczny ze zwolnieniem z obowiązku tłumaczenia?
• Jakie są lub mogą być konsekwencje swobodnego przepływu obywateli?
• Wzory nowych formularzy standardowych o przemieszczaniu się obywatel

5. Procedura wydawania wielojęzycznych formularzy standardowych

• Co w praktyce oznacza wprowadzenie wielojęzycznych formularzy standardowych UE?
• Kto i gdzie może uzyskać formularz?
• Jakie dokumenty standardowe UE może wydawać kierownik USC? Gdzie kierownik USC może znaleźć te formularze?
• Jakich aktów stanu cywilnego dotyczą formularze wielojęzykowe?
• Jak należy rozumieć termin „formularz standardowy” i w ilu językach będzie on wydawany?
• Jeżeli wielojęzyczny akt stanu cywilnego wydany np. w Holandii nie zawiera tłumaczenia na język polski czy należy żądać do niego tłumaczenia?
• Czy dokument wielojęzyczny potwierdzający stan cywilny z apostille z Norwegii jest właściwym dokumentem przedłożonym do wpisania do polskich ksiąg?
• W jaki sposób formularze wielojęzyczne umożliwiają dostęp do wymiaru sprawiedliwości na terenie UE?

6. Czy system Informacji o Rynku Wewnętrznym (IMI) całkowicie znosi obowiązek legalizacji i apostille?

• Jak można sprawdzić, czy dany akt stanu cywilnego jest oryginalny?
• Kiedy żądamy apostille, a kiedy legalizacji? Czy zawsze wymaga się albo apostille lub legalizacji czy też można przyjąć do transkrypcji akt zagraniczny bez apostillle/legalizacji?
• Jak sprawdzić czy zagraniczny akt jest oryginalny nie mając wiedzy na temat tego jak wygląda?
• Czy jeżeli ktoś dostarczy akt z USA bez apostille, to może je uzyskać np. w ambasadzie?
• Czy w sytuacji wyjścia Wielkiej Brytanii, po tym jak wyszła z Unii, też żądać apostille?
• Czy zawsze do każdego aktu stanu cywilnego przedstawianego do transkrypcji trzeba apostille lub legalizację?
• Jak szukać nazw miejscowości w zeszytach KSNG i którą wpisywać do aktu stanu cywilnego?
• Czy można przyjąć akt do transkrypcji bez apostille czy legalizacji, czy wymagamy apostille lub legalizacji w zależności od tego czy dane państwo należy do konwencji?
• Co w przypadku aktu terenu UE jeśli nie jest wielojęzyczny? Czy wtedy żądać apostille?
• Jak rozpoznać, że dokument, który przedstawia klient, jest autentyczny?
• Legalizacja dokumentów – omówienie i przykłady. W jakich sytuacjach żądać potwierdzenia autentyczności?
• Które dokumenty, wydawane do ślubu za granicą, może uznać kierownik USC w Polsce, a które musi uznać sąd?
• W których państwach dokumenty nie są wydawane przez USC? Omówienie dokumentów wydawanych w Wielkiej Brytanii lub Szkocji
• Jak postępować z dokumentami bez pieczęci i podpisów?
• Osoby z krajów wschodnich mają inaczej wpisane imiona i nazwiska w paszportach, a inaczej w dokumentach urzędowych. Które dane są właściwe dla USC? Co zrobić w sytuacji, kiedy tłumacz przysięgły przetłumaczył imię i nazwisko inaczej, niż jest w karcie pobytu lub innym dokumencie?
• Jak uzyskać legalizację polskich dokumentów urzędowych w celu posługiwania się nimi za granicą, jeżeli mają być przeznaczone do obrotu prawnego w państwach, które nie są stroną konwencji haskiej?
• Które dokumenty poddaje się legalizacji, a które apostille?
• Procedura uzyskania pieczęci na polskich dokumentach urzędowych w celu posługiwania się nimi w państwach, które są stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych
• Czy dokument poświadczony apostille może być przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom innego państwa z pominięciem dodatkowych legalizacji?
• Podrabianie aktów stanu cywilnego - apostille w krajach wysokiego ryzyka
• Który organ jest odpowiedzialny za potwierdzenie legalności aktów USC w Polsce?
• Jaką metodą weryfikacji autentyczności dokumentów został zastąpiony wymóg żądania apostylli i legalizacji dokumentów pochodzących z państw członkowskich?
• Jakie czynności może podjąć pracownik USC za pomocą systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym IMI?
• Jaki jest cel wprowadzenia europejskiego portalu E-SPRAWIEDLIWOŚĆ?
• Jak rozwiązać problem jednoczesnej obsługi ŹRÓDŁA i portalu E-SPRAWIEDLIWOŚĆ?
• Który organ centralny został wyznaczony do udzielania informacji w sytuacji, jeśli za pomocą systemu IMI nie będzie możliwa weryfikacja autentyczności dokumentów?
• Na czym dokładnie polega korzystanie z systemu IMI? Z jakimi problemami przy obsłudze tego systemu może spotkać się kierownik USC?
• Jakie zastosowanie w Polsce mają wydruki elektroniczne wydawane w Belgii posiadające kod QR, na podstawie którego można zweryfikować dokument? Z czego wynikają problemy w Polsce, aby zweryfikować potrzebny dokument?
• Czy w Polsce istnieje Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych USC?
• Czy możliwa jest wymiana informacji z urzędami i instytucjami innych państw za pomocą standardowego zapytania w przypadku dalszych wątpliwości dotyczących wiarygodności podpisy lub pieczęci dokumentu?

7. Jak zorganizować pracę urzędu, aby zminimalizować ryzyko zakażenia?

• Kto przejmuje obowiązki kierownika USC w sytuacji objęcia urzędu kwarantanną?
• Jak organizować pracę USC przy okrojonej liczbie pracowników?
• Jakie czynności kierownik/zastępca może wykonywać, pracując zdalnie?
• Co zaliczamy do spraw pilnych w czasie pandemii?Jakie zadania może wykonywać kierownik USC podczas pracy zdalnej z uwzględnieniem przepisów RODO?
• Czy jest możliwość uzyskania odpisu aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu drogą elektroniczną?
• Jak dokonać rejestracji zgonu w wyniku choroby zakaźnej? Kogo można upoważnić do zgłoszenia zgonu w przypadku objęcia rodziny zmarłego kwarantanną? Czy może to być pracownik zakładu pogrzebowego? Czy można jej wydać odpis aktu zgonu?
• Czy można ustawić skrzynkę przed USC, aby uchronić urząd przed zarażeniem?
• Czy jest możliwość i na podstawie jakich przepisów przesyłanie informacji o zgonie drogą elekroniczną ze szpitala do USC, aby móc zarejestrować akt zgonu w sytuacji objęcia rodziny zmarłego kwarantanną?
• Jak szybko i bezpiecznie przekazać informację o zgonie lub urodzeniu?
• Czy jest możliwa praca zdalna z systemem ŹRÓDŁO?
• Czy można odpis urodzenia, można wysłać rodzicom drogą pocztową? W jaki sposób dokonać opłaty skarbowej?
• Jakie obowiązki kierownika USC może przejąć wójt, burmistrz lub prezydent w sytuacji objęcia urzędu kwarantanną?
• Czy w związku ze wstrzymaniem pracy sądów i biur notarialnych urząd może wstrzymać wysyłanie odpisów na zewnątrz?
• Czy istnieje jednolite stanowisko Ministerstwa w sprawie realizowania zadań merytorycznych?
• Czy kierownik USC może samodzielnie wydać zarządzenie o karcie zgonów?
• Czy można zgłosić urodzenie dziecka przez stronę internetową w sytuacji kryzysowej?
• Omówienie problemów związanych z wydawaniem dokumentów w formie elektronicznej w nawiązaniu do ustawy o podpisie elektronicznym