W programie m.in., wybrane zagadnienia:
- Czy przy aktach zgonu można dokonywać dostosowania pisowni imion i nazwisk stosowanych za granicą do zasad pisowni polskiej?
- Kto jest uprawniony do otrzymania odpisów lub kopii dokumentów zawartych w aktach zbiorowych do aktów zgonu?
- Sporządzanie aktów zgonu. Na jakim etapie uzupełniać braki? Na podstawie danych w systemie czy na zasadzie domniemania?
- Karta zgonu - które dane z brakujących w karcie zgonu można uzupełnić z dowodu osoby zmarłej?
- Dokumenty poświadczające zgon obywateli polskich za granicą. W jaki sposób sprawdzić autentyczność dokumentu?
- Jak rozróżnić zaświadczenie z Wielkiej Brytanii o zgonie od aktu zgonu wydanego przez koronera?
- Czy oświadczenie jest wystarczającym potwierdzeniem stanu cywilnego?
Szczegółowy program szkolenia:
Nowości w
programie
- Jaki stan cywilny wpisać w akcie zgonu w przypadku, gdy małżonkowie
zginęli w wypadku o tej samej godzinie?
- Co w sytuacji, gdy lekarz wpisze w rubryce dotyczącej miejsca zgonu
„Jastrzębie” zamiast „Jastrzębie-Zdrój”? Czy należy taką kartę odesłać do
poprawy?
- Jaka jest podstawa obowiązku wpisania AM z zagranicy?
- Czy do aktu urodzenia dodajemy przypisek o zawarciu związku
partnerskiego po dostarczeniu z zagranicy?
- Firmy ubezpieczeniowe nagminnie wysyłają informację do uczestników
polis ubezpieczeniowych o tym, że gmina ma wydać potwierdzoną kserokopię
aktu zgonu. Czy może być zaświadczenie w postaci pisma od notariusza do
postępowania spadkowego?
- Co w przypadku, gdy matka dziecka małoletniego chce wystąpić o
alimenty do sądu od rodziców ojca dziecka? Czy może uzyskać jako
przedstawiciel ustawowy akty dot. dziadków swojego małoletniego dziecka?
Czy musi przedstawić jakiś dokument?
- Co, jeżeli osoba zmarła miała złą datę urodzenia i zły numer PESEL, a
po działaniach w ewidencji ludności zmieniono te dane? Czy zmieniamy datę
urodzenia w akcie urodzenia i akcie zgonu? Czy czekamy na wniosek?
- Jeżeli osoba zmarła będzie miała zmieniony numer PESEL po migracji AU
z prawidłową datą, to czy kierownik USC, który sporządził AZ, prowadzi z
urzędu postępowanie o sprostowanie daty urodzenia w akcie zgonu
zmarłego?
- Jak wydawać odpisy do otrzymania urlopu okolicznościowego? Czy
pobierać opłatę skarbową? Czy stosujemy zwolnienie w związku z przepisem
art. 2 ust. 1 pkt. 1 lit. F, tj. sprawa zatrudnienia, wynagrodzenia za
pracę?
- Co z opłatą w skarbową w przypadku, gdy matka złożyła wniosek o
wydanie odpisu aktu urodzenia swojego dziecka, a przy złożeniu wniosku
wskazała, że upoważnia swoją synową do odbioru dokumentu? Czy pobieramy
opłatę skarbową za pełnomocnictwo?
- Czy opłata za pełnomocnictwo powinna być pobrana, jeżeli czynność
obejmuje tylko odbiór dokumentów?
- Jak wygląda rejestracja noworodków urodzonych przez obywatelki
Ukrainy, które mają nadany numer PESEL w procedurze UKR? Czy rejestrujemy
na podstawie oświadczenia o stanie cywilnym? Czy wymagamy przedstawienia
aktów stanu cywilnego?
1. Sporządzanie,
uzupełnienia, sprostowanie aktów zgonu
- Kto może być osobą zgłaszającą zgon?
- Czy wpisujemy imię i nazwisko osoby zgłaszającej zgon, jeśli jest to
pracownik OPS-u lub zakładu pogrzebowego? Czy można wpisać imię i nazwisko
osoby zgłaszającej zgon, która jest spoza rodziny?
- Sporządzanie aktów zgonu. Na jakim etapie uzupełniać braki? Na
podstawie danych w systemie czy na zasadzie domniemania? Czy zostawić akt
zgonu jedynie z tymi danymi, które zostały podane?
- Jak prawidłowo sporządzić akt zgonu w przypadku rozbieżności pomiędzy
danymi z aktów stanu cywilnego, a dokumentem tożsamości i kartą zgonu np.
dotyczącą imion?
- Jeżeli dostaliśmy informację o zgonie obywatela polskiego urodzonego w
naszym mieście, ale w wielojęzycznym odpisie aktu zgonu z Wiednia nie wpisano
daty zgonu, a w piśmie przewodnim z Konsulatu wpisano, że osoba została
znaleziona martwa na terenie miasta Wiedeń, jak należy postąpić w tej
sytuacji? Czy w takim przypadku możemy wystąpić do konsulatu o przesłanie
aktu zgonu w języku niemieckim i jeśli byłaby tam data znalezienia zwłok,
to na tej podstawie dołączyć przypisek?
- Czy jeśli nie mamy informacji o stanie cywilnym osoby zmarłej, a
rodzina twierdzi, że osoba jest rozwiedziona poza granicami RP, ale nie
mają dokumentów, to czy wystarczy sam protokół zgłoszenia zgonu, czy
lepiej wziąć dodatkowe oświadczenie zgłaszającego zgon?
- Czy po zgonie jednego z małżonków należy dodać do aktu małżeństwa
tylko wzmiankę, czy wzmiankę i przypisek?
- Czy
należy dodać przypisek o zgonie rozwiedzionego małżonka do jego aktu
małżeństwa?
- Czy jeśli przyjdzie zgłosić zgon osoba obca np. sąsiad, konkubent, to
powinniśmy brać od niego jakieś oświadczenie o zobowiązaniu się do
pochówku?
- Urząd stanu cywilnego sporządził akt zgonu. Data urodzenia w akcie
zgonu osoby zmarłej to 08.09.1934r., w księdze urodzenia ta sama osoba ma
datę urodzenia 09.09.1934. Jak w tej sytuacji sprostować akt zgonu na
podstawie aktu urodzenia? Co w takiej sytuacji należy zrobić z PESEL-em,
który jest nadany z datą 08.09.1934?
- Mamy akt urodzenia z 1922 r. Dziecko urodzone z nieznanego ojca, dane
matki są akcie. W 1951 r. widnieje zapis na marginesie, kryjący wpisane
dane - na żądanie matki wpisuje się imię ojca Jan. Jak zmigrować? Czy od
razu w treści? Jest podana podstawa prawna - przepis art. 2 Ustawy z dnia
28.10.1950 r.
- Czy oświadczenie jest wystarczającym potwierdzeniem stanu cywilnego?
- Jaki stan cywilny należy wpisać w akcie zgonu na wniosek osoby z
zakładu pogrzebowego w sytuacji, w której zmarły nie ma stanu cywilnego
przy nr. PESEL?
- PRZYKŁAD: państwo rozwiedli się i 31.12 uprawomocnił się
wyrok; pan zmarł 5.12. Została dodana wzmianka o zgonie, że małżeństwo
zostało rozwiązane przez zgon małżonka. Wyrok z informacją o śmierci
dotarł dopiero pod koniec stycznia. Czy należy unieważnić wzmiankę o
zgonie małżonka, aby nanieść wzmiankę o rozwodzie? Zmieniono stan cywilny
w peselu. Czy wnioskodawca sam powinien napisać wniosek o zmianę stanu
cywilnego, czy na kierowniku urzędu spoczywa obowiązek poinformowania
ościennego urzędu (żony), że stan cywilny (zmarłego) to rozwodnik? Czy może
trzeba wystąpić do sądu o zmianę stanu cywilnego w akcie zgonu?
- Przy
transkrypcji wielojęzycznego aktu zgonu wpisano dane ostatniego małżonka.
Z rejestru PESEL wiemy, że małżonek nie żyje. Czy powinniśmy wpisać dane
tego małżonka do aktu zgonu?
- Jakie dokumenty
powinna przedstawić osoba zgłaszająca zgon cudzoziemca na obszarze RP w
zakresie stanu cywilnego osoby zmarłej (akt małżeństwa, orzeczenie
rozwodu, akt zgonu poprzedniego małżonka)?
- Czy zgłaszając zgon zakład pogrzebowy i dom opieki powinny mieć pełnomocnictwo
do zgłoszenia zgonu?
- W jaki sposób teściowa albo synowa ma wykazać interes prawny w
uzyskaniu aktu zgonu?
- Czy po sporządzeniu aktu zgonu osoby, której ostatnia wola (testament
allograficzny) jest w posiadaniu urzędu i musimy niezwłocznie wysłać
dokument do sądu, zgodnie z przepisem art. 646 k.c., nie czekając na pismo
z sądu wzywające do jego wysyłki?
- Czy dane małżonka i rodziców można wpisać na podstawie oświadczenia?
- Mamy akt urodzenia z 1922 r. Dziecko urodzone z nieznanego ojca, dane
matki są akcie. W 1951 r. widnieje zapis na marginesie, kryjący wpisane
dane - na żądanie matki wpisuje się imię ojca Jan. Jak zmigrować? Czy od
razu w treści? Jest podana podstawa prawna - przepis art. 2 Ustawy z dnia
28.10.1950 r.
2. Błędy w kartach zgonu
- Mylące jest na karcie zgonu: dzień i godzina. Jak sobie z tym radzić?
Czy w takiej sytuacji trzeba odsyłać klienta do wystawcy?
- Jak postępować w przypadku braku miejsca urodzenia podczas wystawiania
karty?
- Czy niezaznaczenie w karcie zgonu informacji o przeprowadzonej sekcji
zwłok lub czy przyczyna zgonu uwzględnia wyniki sekcji zwłok, powoduje zwrot karty do
wystawcy celem uzupełnienia?
- Czy brak drugiego imienia osoby zmarłej na karcie zgonu, jeśli w
dowodzie osobistym osoba posiada dwa imiona powoduje, że musimy prosić o
uzupełnienie?
- Jak postępujemy, jeśli na karcie zgonu w rubryce "miejsce zgonu"
jest jedynie pieczątka szpitala, a nie jest wymieniona słownie
miejscowość?
- Jeśli w karcie zgonu jest np. literówka w miejscu urodzenia, to czy
powinniśmy też taką kartę zwrócić do poprawy?
- Jak postąpić w sytuacji, kiedy w karcie zgonu jest wpisany szpital
zamiast miejscowości lub błędnie wpisana data zgonu?
- Karta zgonu - które dane z brakujących w karcie zgonu można uzupełnić
z dowodu osoby zmarłej?
- Z czego wynika różnica w zapisie w pierwszej części karty zgonu, że
przyczyną zgonu jest choroba zakaźna, a w drugiej części dla administracji
cmentarza, że nie jest to choroba zakaźna?
- Prawidłowe wypełnianie rubryki - czy zgon nastąpił w wyniku choroby
zakaźnej, czy chorób współistniejących
- Błędne wypełnienia przez lekarza daty zgonu i znalezienia zwłok - czy
prawidłowe jest wypełnienie obydwu dat, aby uniknąć ponownego wysyłania
karty zgonu do lekarza?
- Jak potraktować błąd w dacie wystawienia karty, kiedy nadal wystawiana
jest data 2020 r.? Jak powinna być poprawiona karta zgonu przez wystawcę?
Czy wystarczy podpis lekarza, czy musi nanieść również pieczęć i parafkę?
- Co robić w sytuacji, w której placówka medyczna pisze, że miejscem
zgonu jest szpital, oddział?
- Według wzoru karty zgonu potwierdzone rozporządzeniem ministra zdrowia
powinno być tylko imię i nazwisko lekarza. Co zrobić, kiedy lekarz
powołuje się na rozporządzenie i nie chce podbić pieczątki? Skąd pewność,
że Jan Kowalski jest lekarzem?
- Brak pieczątek placówki albo doktora wystawiającego kartę zgonu
- Co robić w przypadku błędów lub poprawek lekarza oraz braku podpisu
lub pieczątki przy poprawkach
- Czy można przekazać do Urzędu Statystycznego kartę zgonu, która
zawiera braki? Jakie uchybienia są dopuszczalne?
- Czy przy danych statystycznych wysyłanych do GUS-u należy wpisać
wykształcenie?
- Czy USC może przechowywać karty zgonu? Kiedy karta zgonu powinna być
wysłana do GUS-u?
- Co robić w sytuacji, kiedy ZUS każe je sobie dostarczać przez
spadkobierców?
3.
Transkrypcje aktów zgonu
- Czy przy aktach zgonu można dokonywać dostosowania pisowni imion i
nazwisk stosowanych za granicą do zasad pisowni polskiej? Kto może złożyć
wniosek o dostosowanie tej pisowni, jeśli osoba, której dotyczy akt nie
żyje?
- Czy do przyjęcia oświadczenia o uznaniu ojcostwa (przy rejestracji
dziecka) tłumacza zapewniają rodzice czy kierownik?
- Co w przypadku, gdy osoba jest głuchoniema, czy możemy zarejestrować
dziecko bez udziału tłumacza za pomocą "kartki i długopisu"?
- Jak postąpić w sytuacji, w której osoba będąc za granicą zmieniła stan
cywilny i nie zgłosiła tego w Polsce? Po śmierci istnieje konieczność
transkrypcji aktu zgonu w kraju, w którym złożono wniosek o transkrypcję
aktu zgonu
- Problem w umiejscowieniach zgonu, kiedy data zgonu nie jest dokładnie
określona, tylko wskazana w przedziale czasowym, np. Niemcy wystawiają
często datę zgonu między dniem 15 a 20, w Polsce jest to ustalenie daty
zgonu. Co należy wpisać w rubryce z datą zgonu?
- Jakie są różnice w transkrybowaniu aktów zgonu z kraju Unii
Europejskiej? Jaka jest różnica w nanoszeniu wzmianek w aktach na
podstawie orzeczeń zagranicznych?
- Jakie przepisy stosuje się dla innych aktów zagranicznych spoza UE na
podstawie Kodeksu postepowania cywilnego?
- Kiedy prostować a kiedy dostosować akt zgonu do pisowni polskiej?
- Transkrypcje aktów zgonu z krajów muzułmańskich, państw Azji, Afryki
4. Wydawanie
odpisów a interes prawny. Komu wydać odpis?
- Czy można udostępnić kartę zgonu po wykazaniu interesu prawnego przez
wnioskującego?
- Kto jest uprawniony do otrzymania odpisów lub kopii dokumentów
zawartych w aktach zbiorowych do aktów zgonu?
- Czy możemy wydać lub udostępnić kopię karty zgonu firmie
ubezpieczeniowej, która w celu ustalenia uprawnienia do wypłaty
odszkodowania musi znać przyczynę zgonu?
- Czy jeśli żona chce transkrybować i uzupełniać akt zgonu musi wykazać
interes prawny ? Czy jako żona nie musi go wykazywać?
- Czy kopie kart zgonu wydane firmie ubezpieczeniowej są prawnie
chronione i nikt nie może mieć wglądu, szczególnie w przyczynę śmierci?
- Czy kserokopię karty zgonu można wydać np. żonie, dzieciom, matce, bez
wykazania interesu prawnego?
- Czy można wydać odpis aktu jeśli interesant posiada jedynie e-dowód?
- Co zrobić, gdy ktoś ma pełnomocnictwo dotyczące różnych aktów?
- Wykazanie interesu prawnego. Co powinna dołączyć do swojego wniosku
firma ubezpieczeniowa, aby udokumentować swój interes prawny?
- Czy można wydawać kserokopię aktu zgonu firmie ubezpieczeniowej?
- Jak radzić sobie z wydaniem kserokopii karty zgonu, która zawiera dane
wrażliwe?
- Czy możemy udostępniać dokumenty z akt zbiorowych organom wymiaru sprawiedliwości?
Jak traktować przepisy o statystyce państwowej dotyczącej ochrony danych
statystycznych? Jakie są obowiązki kierownika USC?
- Parabanki, spadkobiercy, komornik - jak ich traktować, jakie dokumenty
powinni przedstawić? Procedura wydawania odmownych decyzji
administracyjnych
- Jak wezwać do uzupełnienia wniosku i w jakim trybie? Co jest
uzupełnieniem wniosku, a co jest przygotowaniem do decyzji odmownej? Jak
udokumentować interes prawny?
- Interes prawny osób żyjących w związku partnerskim; partner zmarł i
drugi partner musi przyjść z umową, że faktycznie był partnerem. Jak
wykazać interes prawny w sytuacji, kiedy nie jest się rodziną?
- Stwierdzenie interesu prawnego w sytuacji, kiedy o odpis zwraca się
pełnomocnik lub osoba-partner zmarłego, która chce przepisać prąd, wodę,
gaz
- Wydawanie odpisów osobom nie spokrewnionym
- Czy teściowej lub synowej można wydać akt zgonu?
- Akty zgonu do ekshumacji dla dalszych krewnych - w jaki sposób mają
udokumentować interes prawny np., ciocia, wujek, rodzeństwo rodziców? Jak
reagować na wezwania sanepidu do wydania aktu zgonu w takich sytuacjach?
- Jak napisać decyzję odmowną na wniosek dalszego kuzyna o odpis aktu
zgonu?
- Orzeczenia sądów w sprawie ustalenia interesu prawnego
5.
Testamenty. Jakie uprawnienia ma kierownik USC?
- Procedura przyjęcia oświadczenia ostatniej woli. Czy wójt również ma
takie uprawnienia, jeśli może pełnić funkcję kierownika USC?
- Zamiast wskazania daty i godziny zgonu wpisano w akcie zgonu datę i
godzinę znalezienia zwłok. Czy w takiej sytuacji możliwe będzie
przeprowadzenie postępowania spadkowego?
- Pełnomocnictwa w przypadku spadków. Jak postąpić w sytuacji, w której
jest złożony jeden wniosek i jedno pełnomocnictwo o 10 odpisów? Jaka
powinna być naliczona opłata? Czy za 10 odpisów czy jak za 1?
6. Data aktu
zgonu a miejsce znalezienia zwłok
- Jaką datę wpisać do aktu? Omówienie różnych przypadków
- Co zrobić jeśli nie ma daty zgonu?
- Data i miejsce zgonu a data i miejsce znalezienia zwłok – różnice i
konsekwencje. Jak ukierunkować rodzinę? Czy sądownie prostować datę znalezienia
zwłok?
- Jeśli w karcie zgonu jest data znalezienia zwłok i data zgonu, a osoba
zgłaszająca zgon mimo naszego pouczenia o poprawieniu karty, odmawia
ponownego zgłoszenia się do lekarza w celu korekty karty, jaką czynność
formalną powinniśmy podjąć?
- Co zrobić z kartami zgonów, w przypadku których lekarze podają błędne
daty zgonu?
- W jakich sytuacjach informacje o zgonie należy napisać wzmianką a
kiedy przypiskiem?
- Czy transkrypcja aktu zgonu jest zawsze koniecznością do pochowania
zwłok, spadków?
- Czy przy transkrypcji należy wydać część karty zgonu dla administracji
cmentarza?
7. Dokumenty poświadczające
zgon obywateli polskich za granicą. W jaki sposób sprawdzić autentyczność
dokumentu?
- Weryfikacja aktów, które zostały sporządzone i wydane w wersji
elektronicznej z podpisem elektronicznym. Czy istnieje możliwość
weryfikacji podpisu elektronicznego w aktach zagranicznych? Na przykład
akty belgijskie, na których są kody QR, gdzie na kopii odpisu należy
skanować ze strony internetowej rządowej i zweryfikować wiarygodność tego
dokumentu
- Jakie są możliwości weryfikowania kodem dokumentów zagranicznych?
- Dokumenty poświadczające zgon obywateli polskich za granicą.
Transkrypcje aktów zgonu z krajów, które prowadzą różną rejestrację stanu
np. Norwegia, która różnie wystawia akty zgonu dla osób, które mają numery
ewidencyjne, a inaczej wydaje osobom, które tych numerów nie posiadają.
Jak traktować dokumenty z instytucji, które nie są USC, a są to np. urzędy
podatkowe?
8.
Rejestracja zgonów na podstawie dokumentów wystawionych przez koronera
- Jak długo funkcjonuje oświadczenie o zgonie wystawionym przez
koronera? Co w sytuacji, kiedy nie zostanie ustalona przyczyna zgonu i
człowiek umiera w okolicznościach nie do końca wyjaśnionych?
- Czy na podstawie oświadczenia o zgonie wystawionym przez koronera
można dokonać transkrypcji aktu zgonu?
- Wydawanie aktu zgonu osoby o niezidentyfikowanych danych na podstawie
zaświadczenia wydanego przez prokuratora. Karta zgonu wystawiana przez
patomorfologa
- Dokumenty pochodzące od koronera z WB i USA. Przykłady
- Jak rozróżnić zaświadczenie z Wielkiej Brytanii o zgonie od aktu zgonu
wydanego przez koronera?
- Zgony wystawiane przez koronerów w Polsce. Czy są plany wprowadzenia
osoby koronera w Polsce?
- Problem daty zgonu i daty znalezienia zwłok, co do zdarzeń zgonów
stwierdzonych w domu. Sąd prostując taki akt, prostuje datę, ale nie
wskazuje miejsca zgonu. Co robić w tej sytuacji?
- Zgony osób znalezionych. W ustawie o zgonach do wydania karty zgonu
jest wskazany lekarz, który prowadził pacjenta w ostatnich 30 dniach. Co w
sytuacji, w której zmarły nie był pod opieką lekarza, kto powinien
wystawić kartę zgonu osoby znalezionej?
Prowadzący
Mirosława Weronika Winnicka- wieloletni praktyk, kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Gorzowie Wielkopolskim, wykładowca w Wyższej Szkole Biznesu w Gorzowie Wielkopolskim; w latach 2011-2015 członek Krajowego Zarządu Urzędników Stanu Cywilnego, w latach 2010-2014 radna samorządu województwa lubuskiego, członek Komisji Budżetu i Finansów oraz członek Komisji Współpracy Zagranicznej i Promocji Województwa Lubuskiego; magister Wydziału Ekonomii i Zarządzania na Politechnice Koszalińskiej; ukończyła podyplomową Wyższą Szkołę Biznesu w Gorzowie Wlkp. - Zarządzanie Funduszami Europejskimi, Państwową Wyższą Szkołę Zawodową w Gorzowie Wlkp.- Prawo administracyjne i samorządowe, Wyższą Szkołę Biznesu, Wydział Nauk Ekonomicznych w Gorzowie Wielkopolskim - Studia menedżerów samorządu terytorialnego oraz Wyższą Szkołę Bankową we Wrocławiu, Executive MBA Business Trends
Prawa autorskie do niniejszego programu przysługują Private Corporate Consulting Sp. z o.o. Udostępnianie, kopiowanie i przerabianie niniejszego programu bez pisemnej zgody Private Corporate Consulting Sp. z o.o., zagrożone jest odpowiedzialnością karną oraz cywilną.