Wideoszkolenie: Akty zgonu

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Czy przy aktach zgonu można dokonywać dostosowania pisowni imion i nazwisk stosowanych za granicą do zasad pisowni polskiej?
• Kto jest uprawniony do otrzymania odpisów lub kopii dokumentów zawartych w aktach zbiorowych do aktów zgonu?
• Sporządzanie aktów zgonu. Na jakim etapie uzupełniać braki? Na podstawie danych w systemie czy na zasadzie domniemania?
• Karta zgonu - które dane z brakujących w karcie zgonu można uzupełnić z dowodu osoby zmarłej?
• Dokumenty poświadczające zgon obywateli polskich za granicą. W jaki sposób sprawdzić autentyczność dokumentu?
• Jak rozróżnić zaświadczenie z Wielkiej Brytanii o zgonie od aktu zgonu wydanego przez koronera?
• Czy oświadczenie jest wystarczającym potwierdzeniem stanu cywilnego?

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania, które zostały zadane podczas ostatniego szkolenia:

• Jaki stan cywilny wpisać w akcie zgonu w przypadku, gdy małżonkowie zginęli w wypadku o tej samej godzinie?
• Co w sytuacji, gdy lekarz wpisze w rubryce dotyczącej miejsca zgonu „Jastrzębie” zamiast „Jastrzębie-Zdrój”? Czy należy taką kartę odesłać do poprawy?
• Jaka jest podstawa obowiązku wpisania AM z zagranicy?
• Czy do aktu urodzenia dodajemy przypisek o zawarciu związku partnerskiego po dostarczeniu z zagranicy?
• Firmy ubezpieczeniowe nagminnie wysyłają informację do uczestników polis ubezpieczeniowych o tym, że gmina ma wydać potwierdzoną kserokopię aktu zgonu. Czy może być zaświadczenie w postaci pisma od notariusza do postępowania spadkowego?
• Co w przypadku, gdy matka dziecka małoletniego chce wystąpić o alimenty do sądu od rodziców ojca dziecka? Czy może uzyskać jako przedstawiciel ustawowy akty dot. dziadków swojego małoletniego dziecka? Czy musi przedstawić jakiś dokument?
• Co, jeżeli osoba zmarła miała złą datę urodzenia i zły numer PESEL, a po działaniach w ewidencji ludności zmieniono te dane? Czy zmieniamy datę urodzenia w akcie urodzenia i akcie zgonu? Czy czekamy na wniosek?
• Jeżeli osoba zmarła będzie miała zmieniony numer PESEL po migracji AU z prawidłową datą, to czy kierownik USC, który sporządził AZ, prowadzi z urzędu postępowanie o sprostowanie daty urodzenia w akcie zgonu zmarłego?
• Jak wydawać odpisy do otrzymania urlopu okolicznościowego? Czy pobierać opłatę skarbową? Czy stosujemy zwolnienie w związku z przepisem art. 2 ust. 1 pkt. 1 lit. F, tj. sprawa zatrudnienia, wynagrodzenia za pracę?
• Co z opłatą w skarbową w przypadku, gdy matka złożyła wniosek o wydanie odpisu aktu urodzenia swojego dziecka, a przy złożeniu wniosku wskazała, że upoważnia swoją synową do odbioru dokumentu? Czy pobieramy opłatę skarbową za pełnomocnictwo?
• Czy opłata za pełnomocnictwo powinna być pobrana, jeżeli czynność obejmuje tylko odbiór dokumentów?
• Jak wygląda rejestracja noworodków urodzonych przez obywatelki Ukrainy, które mają nadany numer PESEL w procedurze UKR? Czy rejestrujemy na podstawie oświadczenia o stanie cywilnym? Czy wymagamy przedstawienia aktów stanu cywilnego?

1. Sporządzanie, uzupełnienia, sprostowanie aktów zgonu

• Kto może być osobą zgłaszającą zgon?
• Czy wpisujemy imię i nazwisko osoby zgłaszającej zgon, jeśli jest to pracownik OPS-u lub zakładu pogrzebowego? Czy można wpisać imię i nazwisko osoby zgłaszającej zgon, która jest spoza rodziny?
• Sporządzanie aktów zgonu. Na jakim etapie uzupełniać braki? Na podstawie danych w systemie czy na zasadzie domniemania? Czy zostawić akt zgonu jedynie z tymi danymi, które zostały podane?
• Jak prawidłowo sporządzić akt zgonu w przypadku rozbieżności pomiędzy danymi z aktów stanu cywilnego, a dokumentem tożsamości i kartą zgonu np. dotyczącą imion?
• Jeżeli dostaliśmy informację o zgonie obywatela polskiego urodzonego w naszym mieście, ale w wielojęzycznym odpisie aktu zgonu z Wiednia nie wpisano daty zgonu, a w piśmie przewodnim z Konsulatu wpisano, że osoba została znaleziona martwa na terenie miasta Wiedeń, jak należy postąpić w tej sytuacji? Czy w takim przypadku możemy wystąpić do konsulatu o przesłanie aktu zgonu w języku niemieckim i jeśli byłaby tam data znalezienia zwłok, to na tej podstawie dołączyć przypisek?
• Czy jeśli nie mamy informacji o stanie cywilnym osoby zmarłej, a rodzina twierdzi, że osoba jest rozwiedziona poza granicami RP, ale nie mają dokumentów, to czy wystarczy sam protokół zgłoszenia zgonu, czy lepiej wziąć dodatkowe oświadczenie zgłaszającego zgon?
• Czy po zgonie jednego z małżonków należy dodać do aktu małżeństwa tylko wzmiankę, czy wzmiankę i przypisek?
• Czy należy dodać przypisek o zgonie rozwiedzionego małżonka do jego aktu małżeństwa?
• Czy jeśli przyjdzie zgłosić zgon osoba obca np. sąsiad, konkubent, to powinniśmy brać od niego jakieś oświadczenie o zobowiązaniu się do pochówku?
• Urząd stanu cywilnego sporządził akt zgonu. Data urodzenia w akcie zgonu osoby zmarłej to 08.09.1934r., w księdze urodzenia ta sama osoba ma datę urodzenia 09.09.1934. Jak w tej sytuacji sprostować akt zgonu na podstawie aktu urodzenia? Co w takiej sytuacji należy zrobić z PESEL-em, który jest nadany z datą 08.09.1934?
• Mamy akt urodzenia z 1922 r. Dziecko urodzone z nieznanego ojca, dane matki są akcie. W 1951 r. widnieje zapis na marginesie, kryjący wpisane dane - na żądanie matki wpisuje się imię ojca Jan. Jak zmigrować? Czy od razu w treści? Jest podana podstawa prawna - przepis art. 2 Ustawy z dnia 28.10.1950 r.
• Czy oświadczenie jest wystarczającym potwierdzeniem stanu cywilnego?
• Jaki stan cywilny należy wpisać w akcie zgonu na wniosek osoby z zakładu pogrzebowego w sytuacji, w której zmarły nie ma stanu cywilnego przy nr. PESEL?
• PRZYKŁAD: państwo rozwiedli się i 31.12 uprawomocnił się wyrok; pan zmarł 5.12. Została dodana wzmianka o zgonie, że małżeństwo zostało rozwiązane przez zgon małżonka. Wyrok z informacją o śmierci dotarł dopiero pod koniec stycznia. Czy należy unieważnić wzmiankę o zgonie małżonka, aby nanieść wzmiankę o rozwodzie? Zmieniono stan cywilny w peselu. Czy wnioskodawca sam powinien napisać wniosek o zmianę stanu cywilnego, czy na kierowniku urzędu spoczywa obowiązek poinformowania ościennego urzędu (żony), że stan cywilny (zmarłego) to rozwodnik? Czy może trzeba wystąpić do sądu o zmianę stanu cywilnego w akcie zgonu?
• Przy transkrypcji wielojęzycznego aktu zgonu wpisano dane ostatniego małżonka. Z rejestru PESEL wiemy, że małżonek nie żyje. Czy powinniśmy wpisać dane tego małżonka do aktu zgonu?
• Jakie dokumenty powinna przedstawić osoba zgłaszająca zgon cudzoziemca na obszarze RP w zakresie stanu cywilnego osoby zmarłej (akt małżeństwa, orzeczenie rozwodu, akt zgonu poprzedniego małżonka)?
• Czy zgłaszając zgon zakład pogrzebowy i dom opieki powinny mieć pełnomocnictwo do zgłoszenia zgonu?
• W jaki sposób teściowa albo synowa ma wykazać interes prawny w uzyskaniu aktu zgonu?
• Czy po sporządzeniu aktu zgonu osoby, której ostatnia wola (testament allograficzny) jest w posiadaniu urzędu i musimy niezwłocznie wysłać dokument do sądu, zgodnie z przepisem art. 646 k.c., nie czekając na pismo z sądu wzywające do jego wysyłki?
• Czy dane małżonka i rodziców można wpisać na podstawie oświadczenia?
• Mamy akt urodzenia z 1922 r. Dziecko urodzone z nieznanego ojca, dane matki są akcie. W 1951 r. widnieje zapis na marginesie, kryjący wpisane dane - na żądanie matki wpisuje się imię ojca Jan. Jak zmigrować? Czy od razu w treści? Jest podana podstawa prawna - przepis art. 2 Ustawy z dnia 28.10.1950 r.

2. Błędy w kartach zgonu

• Mylące jest na karcie zgonu: dzień i godzina. Jak sobie z tym radzić? Czy w takiej sytuacji trzeba odsyłać klienta do wystawcy?
• Jak postępować w przypadku braku miejsca urodzenia podczas wystawiania karty?
• Czy niezaznaczenie w karcie zgonu informacji o przeprowadzonej sekcji zwłok lub czy przyczyna zgonu uwzględnia wyniki sekcji zwłok, powoduje zwrot karty do wystawcy celem uzupełnienia?
• Czy brak drugiego imienia osoby zmarłej na karcie zgonu, jeśli w dowodzie osobistym osoba posiada dwa imiona powoduje, że musimy prosić o uzupełnienie?
• Jak postępujemy, jeśli na karcie zgonu w rubryce "miejsce zgonu" jest jedynie pieczątka szpitala, a nie jest wymieniona słownie miejscowość?
• Jeśli w karcie zgonu jest np. literówka w miejscu urodzenia, to czy powinniśmy też taką kartę zwrócić do poprawy?
• Jak postąpić w sytuacji, kiedy w karcie zgonu jest wpisany szpital zamiast miejscowości lub błędnie wpisana data zgonu?
• Karta zgonu - które dane z brakujących w karcie zgonu można uzupełnić z dowodu osoby zmarłej?
• Z czego wynika różnica w zapisie w pierwszej części karty zgonu, że przyczyną zgonu jest choroba zakaźna, a w drugiej części dla administracji cmentarza, że nie jest to choroba zakaźna?
• Prawidłowe wypełnianie rubryki - czy zgon nastąpił w wyniku choroby zakaźnej, czy chorób współistniejących
• Błędne wypełnienia przez lekarza daty zgonu i znalezienia zwłok - czy prawidłowe jest wypełnienie obydwu dat, aby uniknąć ponownego wysyłania karty zgonu do lekarza?
• Jak potraktować błąd w dacie wystawienia karty, kiedy nadal wystawiana jest data 2020 r.? Jak powinna być poprawiona karta zgonu przez wystawcę? Czy wystarczy podpis lekarza, czy musi nanieść również pieczęć i parafkę?
• Co robić w sytuacji, w której placówka medyczna pisze, że miejscem zgonu jest szpital, oddział?
• Według wzoru karty zgonu potwierdzone rozporządzeniem ministra zdrowia powinno być tylko imię i nazwisko lekarza. Co zrobić, kiedy lekarz powołuje się na rozporządzenie i nie chce podbić pieczątki? Skąd pewność, że Jan Kowalski jest lekarzem?
• Brak pieczątek placówki albo doktora wystawiającego kartę zgonu
• Co robić w przypadku błędów lub poprawek lekarza oraz braku podpisu lub pieczątki przy poprawkach
• Czy można przekazać do Urzędu Statystycznego kartę zgonu, która zawiera braki? Jakie uchybienia są dopuszczalne?
• Czy przy danych statystycznych wysyłanych do GUS-u należy wpisać wykształcenie?
• Czy USC może przechowywać karty zgonu? Kiedy karta zgonu powinna być wysłana do GUS-u?
• Co robić w sytuacji, kiedy ZUS każe je sobie dostarczać przez spadkobierców?

3. Transkrypcje aktów zgonu

• Czy przy aktach zgonu można dokonywać dostosowania pisowni imion i nazwisk stosowanych za granicą do zasad pisowni polskiej? Kto może złożyć wniosek o dostosowanie tej pisowni, jeśli osoba, której dotyczy akt nie żyje?
• Czy do przyjęcia oświadczenia o uznaniu ojcostwa (przy rejestracji dziecka) tłumacza zapewniają rodzice czy kierownik?
• Co w przypadku, gdy osoba jest głuchoniema, czy możemy zarejestrować dziecko bez udziału tłumacza za pomocą "kartki i długopisu"?
• Jak postąpić w sytuacji, w której osoba będąc za granicą zmieniła stan cywilny i nie zgłosiła tego w Polsce? Po śmierci istnieje konieczność transkrypcji aktu zgonu w kraju, w którym złożono wniosek o transkrypcję aktu zgonu
• Problem w umiejscowieniach zgonu, kiedy data zgonu nie jest dokładnie określona, tylko wskazana w przedziale czasowym, np. Niemcy wystawiają często datę zgonu między dniem 15 a 20, w Polsce jest to ustalenie daty zgonu. Co należy wpisać w rubryce z datą zgonu?
• Jakie są różnice w transkrybowaniu aktów zgonu z kraju Unii Europejskiej? Jaka jest różnica w nanoszeniu wzmianek w aktach na podstawie orzeczeń zagranicznych?
• Jakie przepisy stosuje się dla innych aktów zagranicznych spoza UE na podstawie Kodeksu postepowania cywilnego?
• Kiedy prostować a kiedy dostosować akt zgonu do pisowni polskiej?
• Transkrypcje aktów zgonu z krajów muzułmańskich, państw Azji, Afryki

4. Wydawanie odpisów a interes prawny. Komu wydać odpis?

• Czy można udostępnić kartę zgonu po wykazaniu interesu prawnego przez wnioskującego?
• Kto jest uprawniony do otrzymania odpisów lub kopii dokumentów zawartych w aktach zbiorowych do aktów zgonu?
• Czy możemy wydać lub udostępnić kopię karty zgonu firmie ubezpieczeniowej, która w celu ustalenia uprawnienia do wypłaty odszkodowania musi znać przyczynę zgonu?
• Czy jeśli żona chce transkrybować i uzupełniać akt zgonu musi wykazać interes prawny ? Czy jako żona nie musi go wykazywać?
• Czy kopie kart zgonu wydane firmie ubezpieczeniowej są prawnie chronione i nikt nie może mieć wglądu, szczególnie w przyczynę śmierci?
• Czy kserokopię karty zgonu można wydać np. żonie, dzieciom, matce, bez wykazania interesu prawnego?
• Czy można wydać odpis aktu jeśli interesant posiada jedynie e-dowód?
• Co zrobić, gdy ktoś ma pełnomocnictwo dotyczące różnych aktów?
• Wykazanie interesu prawnego. Co powinna dołączyć do swojego wniosku firma ubezpieczeniowa, aby udokumentować swój interes prawny?
• Czy można wydawać kserokopię aktu zgonu firmie ubezpieczeniowej?
• Jak radzić sobie z wydaniem kserokopii karty zgonu, która zawiera dane wrażliwe?
• Czy możemy udostępniać dokumenty z akt zbiorowych organom wymiaru sprawiedliwości? Jak traktować przepisy o statystyce państwowej dotyczącej ochrony danych statystycznych? Jakie są obowiązki kierownika USC?
• Parabanki, spadkobiercy, komornik - jak ich traktować, jakie dokumenty powinni przedstawić? Procedura wydawania odmownych decyzji administracyjnych
• Jak wezwać do uzupełnienia wniosku i w jakim trybie? Co jest uzupełnieniem wniosku, a co jest przygotowaniem do decyzji odmownej? Jak udokumentować interes prawny?
• Interes prawny osób żyjących w związku partnerskim; partner zmarł i drugi partner musi przyjść z umową, że faktycznie był partnerem. Jak wykazać interes prawny w sytuacji, kiedy nie jest się rodziną?
• Stwierdzenie interesu prawnego w sytuacji, kiedy o odpis zwraca się pełnomocnik lub osoba-partner zmarłego, która chce przepisać prąd, wodę, gaz
• Wydawanie odpisów osobom nie spokrewnionym
• Czy teściowej lub synowej można wydać akt zgonu?
• Akty zgonu do ekshumacji dla dalszych krewnych - w jaki sposób mają udokumentować interes prawny np., ciocia, wujek, rodzeństwo rodziców? Jak reagować na wezwania sanepidu do wydania aktu zgonu w takich sytuacjach?
• Jak napisać decyzję odmowną na wniosek dalszego kuzyna o odpis aktu zgonu?
• Orzeczenia sądów w sprawie ustalenia interesu prawnego

5. Testamenty. Jakie uprawnienia ma kierownik USC?

• Procedura przyjęcia oświadczenia ostatniej woli. Czy wójt również ma takie uprawnienia, jeśli może pełnić funkcję kierownika USC?
• Zamiast wskazania daty i godziny zgonu wpisano w akcie zgonu datę i godzinę znalezienia zwłok. Czy w takiej sytuacji możliwe będzie przeprowadzenie postępowania spadkowego?
• Pełnomocnictwa w przypadku spadków. Jak postąpić w sytuacji, w której jest złożony jeden wniosek i jedno pełnomocnictwo o 10 odpisów? Jaka powinna być naliczona opłata? Czy za 10 odpisów czy jak za 1?

6. Data aktu zgonu a miejsce znalezienia zwłok

• Jaką datę wpisać do aktu? Omówienie różnych przypadków
• Co zrobić jeśli nie ma daty zgonu?
• Data i miejsce zgonu a data i miejsce znalezienia zwłok – różnice i konsekwencje. Jak ukierunkować rodzinę? Czy sądownie prostować datę znalezienia zwłok?
• Jeśli w karcie zgonu jest data znalezienia zwłok i data zgonu, a osoba zgłaszająca zgon mimo naszego pouczenia o poprawieniu karty, odmawia ponownego zgłoszenia się do lekarza w celu korekty karty, jaką czynność formalną powinniśmy podjąć?
• Co zrobić z kartami zgonów, w przypadku których lekarze podają błędne daty zgonu?
• W jakich sytuacjach informacje o zgonie należy napisać wzmianką a kiedy przypiskiem?
• Czy transkrypcja aktu zgonu jest zawsze koniecznością do pochowania zwłok, spadków?
• Czy przy transkrypcji należy wydać część karty zgonu dla administracji cmentarza?

7. Dokumenty poświadczające zgon obywateli polskich za granicą. W jaki sposób sprawdzić autentyczność dokumentu?

• Weryfikacja aktów, które zostały sporządzone i wydane w wersji elektronicznej z podpisem elektronicznym. Czy istnieje możliwość weryfikacji podpisu elektronicznego w aktach zagranicznych? Na przykład akty belgijskie, na których są kody QR, gdzie na kopii odpisu należy skanować ze strony internetowej rządowej i zweryfikować wiarygodność tego dokumentu
• Jakie są możliwości weryfikowania kodem dokumentów zagranicznych?
• Dokumenty poświadczające zgon obywateli polskich za granicą. Transkrypcje aktów zgonu z krajów, które prowadzą różną rejestrację stanu np. Norwegia, która różnie wystawia akty zgonu dla osób, które mają numery ewidencyjne, a inaczej wydaje osobom, które tych numerów nie posiadają. Jak traktować dokumenty z instytucji, które nie są USC, a są to np. urzędy podatkowe?

8. Rejestracja zgonów na podstawie dokumentów wystawionych przez koronera

• Jak długo funkcjonuje oświadczenie o zgonie wystawionym przez koronera? Co w sytuacji, kiedy nie zostanie ustalona przyczyna zgonu i człowiek umiera w okolicznościach nie do końca wyjaśnionych?
• Czy na podstawie oświadczenia o zgonie wystawionym przez koronera można dokonać transkrypcji aktu zgonu?
• Wydawanie aktu zgonu osoby o niezidentyfikowanych danych na podstawie zaświadczenia wydanego przez prokuratora. Karta zgonu wystawiana przez patomorfologa
• Dokumenty pochodzące od koronera z WB i USA. Przykłady
• Jak rozróżnić zaświadczenie z Wielkiej Brytanii o zgonie od aktu zgonu wydanego przez koronera?
• Zgony wystawiane przez koronerów w Polsce. Czy są plany wprowadzenia osoby koronera w Polsce?
• Problem daty zgonu i daty znalezienia zwłok, co do zdarzeń zgonów stwierdzonych w domu. Sąd prostując taki akt, prostuje datę, ale nie wskazuje miejsca zgonu. Co robić w tej sytuacji?
• Zgony osób znalezionych. W ustawie o zgonach do wydania karty zgonu jest wskazany lekarz, który prowadził pacjenta w ostatnich 30 dniach. Co w sytuacji, w której zmarły nie był pod opieką lekarza, kto powinien wystawić kartę zgonu osoby znalezionej?