Wideoszkolenie: Obsługa sekretariatu

dostępny również do kupienia 5 dniowy dostęp do nagrania

Jak dobrze przygotować się na zmiany w e-doręczeniach? Jak poradzić sobie z interesantem, który uważa, że pracownik sekretariatu powinien wiedzieć wszystko? Jak połączyć wszystkie obowiązki, które wypełnia sekretariat, jeśli jest ich dużo i z różnych dziedzin? Jak obsługiwać platformę ePUAP?

od 549.00 zł

Wideoszkolenie PCC Poland skierowane do pracowników sekretariatów w urzędach miast i gmin, osób zajmujących się pierwszym kontaktem z klientem, obsługą sekretariatu i interesantów

Nowości w programie - opowiemy o zmianach w e-Doręczeniach
Podczas szkolenia uczestnik dowie się, na czym polega elektroniczna obsługa sekretariatu (EZD), jak dojść do porozumienia z problematycznymi klientami, którzy nie chcą dopuścić do siebie innego zdania. Poznasz rozwiązania sytuacji, gdy nie ma kompetentnej osoby na zastępstwo. Dowiesz się, jak sprawnie prowadzić kalendarz wójta, e-urząd oraz jak zarządzać pocztą elektroniczną. Zdobędziesz również wiedzę, jak archiwizować pocztę elektroniczną oraz jakie są systemy do obiegu dokumentów

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

  • Jak dobrze przygotować się na nadchodzące zmiany w e-doręczeniach? Co warto wiedzieć?
  • Co zrobić w sytuacji, gdy petent bardzo nalega na wizytę u wójta, chociaż nie może tam wejść w danym momencie, a są dyżury?
  • Jakie są rozwiązania, gdy nie ma kompetentnej osoby na zastępstwo?
  • Jak uwzględnić, które informacje są ważne do rozpowszechnienia wśród gminy i mieszkańców, gdy na maila przychodzi ich dużo?
  • Jak nadawać pisma w ePUAP?
  • Jak prowadzić e-urząd?
  • Jak archiwizować pocztę elektroniczną?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

  • Wniosek o wydanie zaświadczenia o zameldowaniu
  • Pismo skierowane do władz lokalnych dotyczące zgłoszenia awarii w infrastrukturze miejskiej
  • Prośba o wydanie pozwolenia na budowę lub remont
  • Odpowiedź na skargę mieszkańca dotyczącą problemów w mieście lub gminie
  • Pismo skierowane do mieszkańców w związku z przeprowadzaną inwestycją lub remontem
  • Wniosek o udostępnienie dokumentów publicznych
  • Oświadczenie o zaprzestaniu działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania

Szczegółowy program szkolenia:

EZD – Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w sekretariacie – praktyczne wskazówki

  • Jak dobrze przygotować się do elektronicznego zarządzania dokumentacją? Co warto wiedzieć?
  • Jak zmienić negatywne nastawienie pracowników na taką zmianę?
  • Na czym polega elektroniczna obsługa sekretariatu?
  • Jak wygląda obsługa systemu EZD?
  • Jak zobowiązać pracowników do zmian w tym zakresie?
  • Jak znaleźć czas i poukładać swoje obowiązki, aby wdrożyć takie zmiany?
  • Jak prowadzić EZD?
  • Jakie są systemy do obiegu dokumentów?
  • Jak przygotować się do elektronicznego obiegu dokumentów?

Obsługa petenta, obsługa trudnych petentów w urzędzie

  • Jak radzić sobie z obsługą trudnych klientów telefonicznie?
  • Jak prawidłowo rozmawiać z petentami, także trudnymi?
  • Jak radzić sobie podczas rozmów z osobami, które próbują wmuszać coś na siłę?
  • Jak obsługiwać specyficznych interesantów?
  • Jak dojść do porozumienia z petentem, który nie chce dopuścić do siebie innego zdania?
  • Co zrobić w sytuacji, gdy petent żąda pieczątki od wójta, mimo że w regulaminie jest napisane, iż potwierdzenie złożenia pisma następuje w formie elektronicznej?
  • Jak reagować na groźby telewizją i pretensje petentów?
  • Jak reagować na zdenerwowanych, roszczeniowych klientów?
  • Jak sobie radzić z krytyką klienta?
  • Jak należy się zachować, gdy klient nie jest zadowolony?
  • Z jakiej pozycji należy rozmawiać z petentem?
  • Jak odmawiać petentowi, aby nie wyszedł oburzony?
  • Co zrobić w sytuacji, gdy petent bardzo nalega na wizytę u wójta, chociaż nie może tam wejść w danym momencie, a są dyżury?
  • Jakie zachowania powinna reprezentować sekretarka? Czy jest jakaś etykieta zachowania?
  • Jak zachować się, gdy przyjdzie petent z błahostką, a zostanie ona rozwiana na dużą skalę?
  • Jakie są sposoby, aby zachować dużą cierpliwość podczas rozmów?
  • Jak być bardziej asertywnym podczas obsługi?
  • Jak załagodzić konflikt z obu stron?
  • Co zrobić w sytuacji, gdy klient przychodzi i od razu zamiast z odpowiednim pracownikiem, to chce rozmawiać z wójtem? Jak go przekonać, że może załatwić to z pracownikiem z wydziału?
  • Jak rozmawiać z petentem, który krzyczy?
  • Jak radzić sobie ze stresującymi rozmowami?
  • Jak rozmawiać, by nie dać ponieść się emocjom?
  • Jak radzić sobie w różnych, trudnych sytuacjach z petentami?
  • Jak zrozumieć petenta, który sam nie potrafi powiedzieć, o co mu chodzi?
  • Jak poradzić sobie z interesantem, który uważa, że pracownik sekretariatu powinien wiedzieć wszystko?

Organizacja pracy sekretariatu. Jakie zadania i obowiązki należą do sekretariatu? Jak je skonkretyzować?

  • Jak połączyć wszystkie obowiązki, które wypełnia sekretariat, jeśli jest ich dużo i z różnych dziedzin?
  • Jak poradzić sobie z natłokiem obowiązków i brakiem czasu?
  • Jakie są sposoby na poprawienie i ułatwienie sobie pracy?
  • Jak lepiej zorganizować pracowników?
  • W jaki sposób realizować wszystkie obowiązki, gdy w jednym momencie mamy telefon do odebrania, fax, rozmowę na żywo? Jak to połączyć?
  • Jakie są sposoby na lepszą współpracę z pracownikami?
  • Jak współpracować z opornymi osobami?
  • Jak wydzielić czas na realizację zadań i je priorytetować?
  • Jak zarządzać wszystkimi obowiązkami, aby nie zostawać po godzinach w pracy?
  • Jak pomimo wielu obowiązków, stresujących sytuacji i obciążeniu utrzymać energię?
  • Jak zaradzić temu, że obowiązek sekretariatu schodzi na drugi tor, gdyż przeważają inne dodatkowe obowiązki?
  • Jak znaleźć zastępstwo na stanowisko sekretarki, gdy osoba planuje urlop? Jak znaleźć takie osoby?
  • Jakie są rozwiązania, gdy nie ma kompetentnej osoby na zastępstwo?
  • Jak działać pod presją czasu?
  • Jak nie dać się rutynie na tym stanowisku?
  • Organizacja zarządzania poprawnym i sprawnym przepływem informacji i spraw

Zarządzanie biurem - wskazówki, dyskrecja, kontakt ze stronami, rodzaje pism urzędowych

  • Jak zarządzać biurem?
  • Jak uwzględnić, które informacje są ważne do rozpowszechnienia wśród gminy i mieszkańców, gdy na maila przychodzi ich dużo?
  • Skąd wiedzieć o nowych, nadchodzących zmianach? Jak odnaleźć się w zaznajamianiu się z przepisami?
  • Jak zdobyć szeroką wiedzę o urzędzie i konkretnych wydziałach?
  • Dlaczego należy znać wewnętrzną strukturę urzędu?
  • Jak odnaleźć się w każdej sytuacji?
  • Jakie przepisy prawa powinien znać pracownik sekretariatu?
  • Jakie elementy powinno zawierać każde pismo urzędowe?
  • Jakie są rodzaje pism urzędowych?
  • Jakie są zasady tworzenia protokołu z posiedzenia organu stanowiącego lub doradczego?
  • Dyskrecja w sekretariacie
  • Kontakt ze stronami

Kontakt z wójtem: jak powinna przebiegać współpraca z gabinetem wójta?

  • Co zrobić w sytuacji, gdy w kalendarzu wójta nastąpiły zmiany? Jak powiadomić innych o tych zmianach?
  • Jak sprawnie prowadzić kalendarz?
  • Umawianie i koordynowanie spotkań z wójtem – wskazówki
  • Tworzenie pism dla wójta
  • Jak współpracować z gabinetem wójta?
  • Kontakt z kierownictwem

Obsługa urządzeń, programów, poczty

  • Jak prowadzić e-urząd?
  • Jakie są niezbędne programy biurowe, z którymi powinien umieć pracować pracownik sekretariatu urzędu?
  • Jak obsługiwać pocztę?
  • Zarządzanie pocztą elektroniczną
  • Które przesyłki z poczty tradycyjnej może otwierać pracownik sekretariatu, a których nie?
  • Jakie narzędzia i technologie można wykorzystać do zwiększenia efektywności i jakości pracy w sekretariacie?
  • Jak poradzić sobie z obsługą urządzeń w biurze, takich jak drukarka, skaner, komputer?
  • Co zrobić, gdy sekretarka ma problem z obsługą urządzeń w biurze?
  • Czy są jakieś inne sposoby na to, by nie trzeba było co chwilę sprawdzać maila, czy nie przyszło coś nowego?
  • Jak radzić sobie z obsługą systemów rejestrów, które są najczęściej wykorzystywane w pracy?
  • Gdzie należy w systemie wprowadzać pisma?

Obsługa platformy ePUAP

  • Jak obsługiwać platformę ePUAP?
  • Jak nadawać pisma w ePUAP?
  • Jak przesyłać pisma do osób fizycznych?
  • Jak wykonywać podpis elektroniczny?

Ochrona danych osobowych

  • Ochrona danych osobowych a dane niejawne
  • Jakie są zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych w urzędzie?
  • Jakie informacje ujawniane są w dokumentacji publicznej, a jakie są objęte tajemnicą urzędową?
  • Kiedy można udzielić informację o osobach trzecich?
  • Jakie są zasady przechowywania dokumentów z danymi osobowymi?

Czynności w pracy sekretariatu związane z archiwizacją i przekazywaniem informacji do archiwum zakładowego

  • Jak archiwizować pocztę elektroniczną?
  • Przekazywanie akt do archiwum
  • Jak przygotować pisma, które należy wysłać do archiwum państwowego?
  • Jak przechowywać te pisma?
  • Ile lat należy je przechowywać?
  • Jakie są kategorie?
  • Jak wygląda proces niszczenia dokumentów?
  • Jakie procedury powinny być stosowane w przypadku zniszczenia dokumentów?

Inne obowiązki związane z pracą w sekretariacie

  • Jak zorganizować rejestr umów?
  • Elektronika, przesyłanie, odbieranie
  • Działalność gospodarcza
  • Koncesje alkoholowe
  • Rozpatrywanie praw
  • Przyporządkowywanie odpowiednich pism
  • Prace na cele społeczne
  • Obsługa rady gminy
  • Komisja gminy
  • Informacja publiczna
  • Ewidencja korespondencji

Prowadzący

Stanisław Sułek - Sekretarz Gminy Brzesko oraz Dyrektor Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego w Urzędzie Miejskim w Brzesku, prawnik, ukończył studia podyplomowe z zarządzania personelem. Od kilkunastu lat związany z samorządem gminnym, uczestnik kilkudziesięciu szkoleń i konferencji związanych z administracją publiczną. W tym czasie koordynował wiele zmian związanych z cyfryzacją urzędu w szczególności związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów

Prawa autorskie do niniejszego programu przysługują Private Corporate Consulting Sp. z o.o. Udostępnianie, kopiowanie i przerabianie niniejszego programu bez pisemnej zgody Private Corporate Consulting Sp. z o.o., zagrożone jest odpowiedzialnością karną oraz cywilną.

Terminy szkoleń


od 549.00
02 kwietnia 2024
od 549.00
26 sierpnia 2024

Podobne szkolenia