Wideoszkolenie: Archiwum zakładowe w urzędzie gminy i miasta

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Dodatek węglowy pod jaki numer? Czy trzeba występować do archiwum państwowego o nadanie nowych haseł w JRWA?
• PRZYKŁAD: archiwizowanie wniosków o udział w środkach zewnętrznych w instrukcji kancelaryjnej jest pod numerem 041, kolejny numer 042 to realizacja programów i projektów, czyli zawarcie umowy i rozliczenie. Pod jakim numerem archiwizować zakupy/przetarg/zapytania ofertowe? Czy należy archiwizować je pod numerem 042?
• Jak prawidłowo przyjąć do archiwum płyty CD, na których nagrana jest sesja rady? Omówienie zagrożeń w związku z archiwizowaniem na nośnikach danych
• Procedura wypożyczenia dokumentów z archiwum zakładowego – zasady udostępnia dokumentów pracownikom urzędu i petentom z zewnątrz.
• Jak archiwizować przejęte dokumenty z jednostek zlikwidowanych, dla których organem założycielskim była gmina?
• Wyjątki od systemu tradycyjnego lub EZD – kiedy możemy wprowadzić wyjątki, czy musimy uzgadniać je z Archiwum Państwowym?
• Procedura brakowania dokumentacji – czy musimy powoływać komisje? Jak wygląda wniosek o ekspertyzę dokumentacji niearchiwalnej? Czy potrzebna jest zgoda na niszczenie dokumentacji kat. Bc?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania uczestników, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatniej edycji:

• Czy każdy tom kat. A powinien być wpisany oddzielnie?
• Czy przy archiwizacji referat zobowiązany jest do zrobienia spisu spraw, jeżeli wcześniej nie prowadził?
• Jeśli brakuje danych numerów zarządzeń lub spraw i archiwista archiwizuje za inny referat, to czy powinien gdzieś wpisać brakujące numery zarządzeń?
• Jeśli nie ma rejestru zarządzeń, to gdzie należy wpisać brakujące numery? Na teczce czy w spisie zdawczo-odbiorczym?
• Jaki symbol JRWA powinna mieć Karta Mieszkańca?
• Jak sklasyfikować decyzje pozwoleń na budowę od starostwa do wiadomości gminy?
• Jaki numer nadać kartom odpadów, które są dołączane do faktur za odpady komunalne?
• Jakie JRWA powinny mieć akty notarialne, które nie są dołączane do żadnej sprawy, pozostawiane tylko do wiadomości i przesłane zgodnie z ustawą?
• Czy akta osobowe powinny być przekazane na odrębnym spisie zdawczo-odbiorczym, w którym podany jest okres zatrudnienia? Czy na zwykłym spisie zdawczo-odbiorczym wg spisu alfabetycznego?
• O czym musimy pamiętać przy archiwizacji, gdy przy dokumentach sprawy znajdują się nośniki danych w postaci płyt CD lub pendrive’ów? Czy nośniki pozostają pod dokumentami sprawy czy muszą być wyjęte? Czy podlegają osobnym spisom? Czy musi być sporządzone odwzorowanie ich zawartości?
• Jaki numer nadać projektowi dla niewypalania traw ze starostwa przy współpracy UG?
• Jakie JRWA nadać ankietom przy projektach z UG?
• Jaki nadać numer JRWA w przypadku umów gminy z mieszkańcami na instalacje solarne?
• Jak zarchiwizować dokumenty dotyczące działalności gospodarczej, m. in. zaświadczenia?
• Czy archiwizować karty do głosowania przy wyborach sołtysów?
• Jaki numer JRWA w przypadku szkód rolnych, takich jak susza czy przymrozki?
• Jak układ chronologiczny rozdzielamy przy przekazaniu do archiwum zakładowego?
• Co, jeśli jest nadany numer JRWA, ale nie pasuje do dokumentów znajdujących się w teczce?
• Czy składnice akt też robią sprawozdanie?
• Czy urząd przechodząc na EZD musi zawiadamiać o tym fakcie AP?
• Jeśli w referacie jest 10 osób i kilka z nich prowadzi tę samą teczkę, np. 605, to czy na cały referat ma być jedna teczka? Czy każdy powinien mieć osobną? Jeśli każdy osobną, to czy znak sprawy powinien być zakończony inicjałami danej osoby, która prowadzi sprawę? Czy wprowadzenie takiego znaku sprawy z inicjałami na końcu powinniśmy wprowadzić zarządzeniem?
• Czy każda osoba może założyć swoją podteczkę?
• Kto dba o nośniki informatyczne, które znajdują się w archiwum? Czy po kilku latach trzeba je przegrać?
• Pod jakie JRWA sprawozdania do GUS z USC?
• Jak brakować wnioski CEIDG1 odnośnie działalności gospodarczej?
• CEIDG nie podlega ewidencji w archiwum zakładowym - czy przekazuje je pracownik merytoryczny?
• Czy konieczne jest drukowanie całości dokumentacji przy zamówieniach powyżej 130 tys. zł?

1. Klasyfikacja i znakowanie dokumentacji zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt – jak stworzyć kolejną klasę w jednolitym rzeczowym wykazie akt?

• Rejestrowanie spraw, budowa JRWA, znak sprawy, zakładanie teczki
• Co zrobić w sytuacji gdy jedna sprawa toczy się latami? Czy pozostałe sprawy zakończone można przekazać do archiwum?
• Jak prawidłowo zakładać wydzielone grupy spraw (podteczki)? Przykłady prawidłowego i błędnego zakładania podteczek. Jak utworzyć znak dla podteczki?
• Czy można rejestrować sprawy na klasach głównych JRWA?
• Jak należy postępować, kiedy dokumentacji nie da się przyporządkować do klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt ?
• Jak dopisać kolejny numer do jednolitego rzeczowego wykazu akt? Jak wygląda procedura rozbudowy JRWA?
• Czy można zmienić kategorie i/lub znak sprawy? W jaki sposób to zrobić? Jak dokonać zmiany kategorii archiwalnych w środkach ewidencyjnych m.in. spisach zdawczo – odbiorczych?
• Kto podpisuje spis zdawczo-odbiorczy w przypadku zmiany klasyfikacji? Czy taki spis nanosimy do ewidencji archiwum?
• Jeśli porządkujemy teczki i jest potrzeba wykonania nowego spisu, to ten pierwotny anulujemy i przenosimy do nowego?

2. Kategorie archiwalne i sposoby ich porządkowania – jak prawidłowo archiwizować dokumentację w archiwum zakładowym?

• Porządkowanie dokumentacji okresie przechowywania poniżej 10 lat
• Porządkowanie dokumentacji okresie przechowywania powyżej 10 lat
• Porządkowanie materiałów archiwalnych
• Czy można stosować klipsy archiwalne do spinania dokumentów w teczkach kat. A? Jakiej gramatury powinna być teczka bezkwasowa? Czy dokumenty mogą być przechowywane w archiwum w pudłach?
• Jak wygląda prawidłowo uzupełniony spis zdawczo – odbiorczy? Czy podteczka jest osobna pozycją na spisie zdawczo – odbiorczym? Czy dokumenty z różnych lat mogą być na jednym spisie z – o?
• Czy w spisie zdawczo-odbiorczym można nanieść każdy tom na oddzielną pozycję spisu?
• Co zrobić, gdy sporządzony kiedyś spis zawiera błędy? Kto podpisuje nowy, skorygowany spis?
• Kiedy archiwista ma prawo odmówić przyjęcia dokumentacji na stan archiwum?
• Czy grożą nam jakieś konsekwencje, jeżeli przyjmiemy na stan archiwum dokumenty wcześniej niż po dwóch latach?
• Co zrobić, gdy w pokojach jest ograniczone miejsce do przechowywania dokumentów i trudno jest zmieścić dokumenty z dwóch lat?
• Czy powinno się wymagać wyjaśnień, jeśli dokumentacja jest przekazywana po terminie?
• Jeśli na dokumentach przyjętych nie było numerów JRWA, to czy należy przyjąć symbol i hasło klasyfikacyjne z JRWA obecnego czy z najstarszego?

Dokumentacja dot. dodatku węglowego i wnioski o zakup preferencyjny węgla

• Do jakiej klasy z JRWA należy zakwalifikować dokumentację dot. dodatku węglowego?
• Jak długo przechowywać dokumentację związaną z dodatkiem węglowym?
• Pod jaki numer z JRWA można zakwalifikować wnioski o zakup preferencyjny węgla? Czy lepiej uzgodnić rozszerzenie JRWA?

Dokumentacja dot. dodatku osłonowego

• W jakiej klasy zakwalifikować dokumentację związaną z dodatkiem osłonowym?
• Czy można zakwalifikować do kat. B5? Jak odnosi się do tego ustawa?
• Jak długo należy przechowywać dokumentację związaną z dodatkiem osłonowym?

Dokumentacja budowlana

• Jak archiwizować dokumentację budowlaną? Czy pozwolenia na budowę można niszczyć po 10 latach zgodnie z kategoria archiwalną?
• Archiwizowanie map, zdjęć z kontroli – jak archiwizować takie dokumenty? Ile lat przetrzymywać takie dokumenty? Czy można je brakować bez zgody?
• Jak długo należy przechowywać dokumentację techniczną?
• Czy dokumentację techniczną B10/BE należy trzymać w podteczce, czy teczce głównej?
• Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego dokumentację geodezyjno-kartograficzną?

Dokumentacja z biura rady

• Jak archiwizować dokumenty z biura rady?
• Czy dokumenty z biura rady powinny być oddawane po skończonej kadencji?
• Czy dokumentacja z biura rady powinna być składowana w teczkach przypisanych do kadencji?
• Jak archiwizować uchwały, projekty i teczki komisji? W jaki sposób je klasyfikować?
• Jak archiwizować dokumentację kierowaną do przewodniczącego biura rady i burmistrza?
• Jak archiwizować materiały z sesji rady, jeśli sesja odbywa się w formie online? Jak przechowywać płyty CD, na których jest sesja rady?
• Co zrobić, jeśli poprzedniczka nie archiwizowała kaset magnetofonowych z nagraniami z posiedzeń rady gminy?
• Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego zarządzenia?

Dokumentacja z zamówień publicznych

• Jak archiwizować dokumentację związaną z zamówieniami publicznymi?
• Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego dokumentację przetargową?
• Jak postępować z dokumentacją zamówień publicznych w formie elektronicznej w sytuacji gdy urząd nie działa w systemie EZD?
• Jak archiwizować dokumentacje zamówień publicznych w postaci tradycyjnej (papierowej) w sytuacji gdy dokumentacja wpłynęła d urzędu w formie elektronicznej?
• Czy jest obowiązek drukowania dokumentacji zamówień publicznych powyżej 130 tys.?
• Po jakim czasie można brakować dokumentację związaną z zamówieniami publicznymi?
• Czy można brakować wcześniej niż po 5 latach?

Akty notarialne

• Jak archiwizować akty notarialne?
• Jeżeli są dwa egzemplarze aktów notarialnych, to czy każdy z nich musi być archiwizowany?
• Kiedy można brakować akty notarialne i po ilu latach?

Dokumentacja programów i projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych w tym Unii Europejskiej

• Jak archiwizować dokumenty dotyczące „unijnych programów”?
• Jakie dokumenty należy klasyfikować do klas 040, 041 i 042? Czy zamówienia publiczne należy klasyfikować do klasy 042? Jakie są wytyczne Archiwum Państwowego?
• Ile należy przetrzymywać dokumentację UE? Od czego zależy czas archiwizacji takiej dokumentacji?
• Czy można brakować taką dokumentację?

Dokumentacja księgowa

Jak archiwizować, porządkować, rejestrować:

• dokumentację księgową;
• dowody księgowe
• faktury
• Jaką kategorię przypisać dokumentacji środków finansowych pomocowych i jak ją archiwizować? Ile lat przetrzymywać?

Dokumentacja płacowa i osobowa

• Jak archiwizować dokumentację płacową i osobową?
• Praktyczne wskazówki dotyczące archiwizowania dokumentacji płacowej i osobowej.
• Jak długo przechowywać dokumentację płacową i osobową?
• Jakie warunki trzeba spełnić, aby krócej przechowywać dokumentację płacową i osobową?
• Zmiana okresów przechowywania dokumentacji
• Kto powinien kwalifikować dokumentację płacową? Pracownik merytoryczny czy pracownik archiwum?
• Gdzie powinny być przechowywane akta osobowe i płacowe?
• Czego dotyczą zmiany w przepisach dotyczących przechowywania dokumentacji – teczki osobowe
• Co zrobić z aktami osobowymi osób, które nie żyją?

Koperty dowodowe i dokumentacja ewidencji ludności

• Jak porządkować i archiwizować koperty dowodowe?
• Co powinny zawierać koperty dowodowe?
• Jakie daty skrajne wpisywać na kopertach dowodowych osób zmarłych? Datę wydania pierwszego dowodu i datę wydania ostatniego dowodu czy datę zgonu?
• Czy jedna koperta dowodowa to jedna sprawa, jedna teczka?
• Czy numerujemy dokumenty w kopertach dowodowych do 2010 roku?
• Dokumentacja związana z ewidencją ludności – rodzaje, okresy przechowywania oraz sposoby porządkowania
  • Księgi meldunkowe,
  • Karty rejestru mieszkańców,
  • Indywidualne karty osobowe mieszkańców,
  • Kartoteka ewidencyjno-adresowa,
  • Zgłoszenia zameldowania lub wymeldowania prowadzone w rejestrze PESEL, nadanie numeru PESEL.
• Jak archiwizować karty osobowe mieszkańców (KOM) - jak długo przechowywać i do jakiego hasła z JRWA klasyfikować?

Inne

Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego:

• dokumentację kat. A
• dokumentację kat. B

Dokumenty z sądów, szpitali, szkół

• Jak archiwizować dokumenty przyjęte z jednostek zlikwidowanych, dla których organem założycielskim była gmina?
• Kto porządkuje dokumenty po zlikwidowanej jednostce? Kto ponosi koszty archiwizacji?
• Jakie dokumenty trafiają do urzędu?

3. Jak prawidłowo przyjąć do archiwum zakładowego dokumentację na informatycznych nośnikach danych – płyta CD, pamięć USB, dysk twardy

• Jak przyjąć do archiwum dokumenty na nośniku danych np. płycie CD?
• Czy archiwizować płyty CD na osobny spis zdawczo-odbiorczy?
• Czy dokument na takim nośniku musi mieć odpowiednik papierowy?
• Czy płyty CD, które są załącznikami, archiwizować w osobnej teczce?
• Czy zawartość nośnika należy zgrywać, aby stworzyć kopię?
• Kto decyduje o zgrywaniu takich danych na dodatkowy nośnik (kopia)?
• Jakie mogą być zagrożenia w związku z archiwizowaniem na nośnikach danych/pamięć USB/płytach CD?
• Jeżeli w urzędzie działa system EZD, to czy archiwizowanie nośników danych wygląda inaczej niż w formie tradycyjnej?
• Czy firma zewnętrzna, którą zatrudnia urząd, może archiwizować nośniki danych?
• Jakie jest ryzyko związane z taką współpracą i przekazywaniem danych poza urząd?
• Co zrobić z zalegającymi w archiwum dyskietkami?
• Jak wygląda proces utworzenia składu informatycznego nośników danych w jednostce posiadającej składnicę akt?

4. Praktyczne wskazówki dotyczące porządkowania i układania dokumentacji w archiwum zakładowym – klucz do efektywnej i skutecznej pracy

• Jak układać dokumenty w archiwum zakładowym, aby później szybko je odnaleźć?
• Czy sposób układania dokumentów w archiwum ma znaczenia? W jaki sposób powinny być ułożone dokumenty/teczki?
• Jak wtórnie zakładać teczki dla dokumentacji przyjętej w stanie nieuporządkowanym?
• PRZYKŁAD: w teczce znajdują się pisma z różnymi znakami, natomiast sama teczka ma inny aktualny znak. W jaki sposób uporządkować taką teczkę? Co można zrobić z taką teczką, w której pisma mają różne znaki oraz sama teczka jest oznaczona również innym znakiem?

5. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym – zasady oraz procedury

• Na jakich zasadach udostępnia się dokumenty dla pracowników urzędu i dla petentów z zewnątrz?
• Procedura wypożyczenia dokumentów z archiwum zakładowego
• Czy udostępnia się kopie, czy oryginał dokumentu?

6. Jakie dokumenty i po jakim czasie można niszczyć? Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

• Procedura brakowania dokumentacji - jak powinno przebiegać brakowanie dokumentów? Czy wymagane jest uzyskanie zgody na zniszczenie dokumentu kategorii B5/B10?
• Po jakim czasie możemy wybrakować dokumenty BC?
• Czy musimy powoływać w urzędzie komisje do brakowania?
• Czy w przypadku występowania o zgodę na niszczenie dokumentacji do Archiwum Państwowego można wysłać maila ze spisem dokumentacji do pracowników? Jeżeli nie będzie żadnych zgłoszeń, żeby zostawić dokumenty, to należy je zniszczyć?
• Czy komórka organizacyjna urzędu morze wnioskować o wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji, która została wytypowana do niszczenia?
• Jak wygląda wniosek do brakowania i spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania?
• Czy można brakować stare (stare, niewykorzystywane) dzienniki urzędowe, które zajmują miejsce? Po jakim czasie można je zniszczyć?
• Ekspertyza dokumentacji niearchiwalnej. Jeśli mamy przygotowany spis be, to wysyłamy do archiwum państwowego z pismem przewodnim, czy wniosek?
• Przekwalifikowanie dokumentacji do kat. A
• Czy zgoda na brakowanie ma jakąś ważność?

7. Przekazywanie dokumentów do archiwum państwowego – omówienie procesu przekazania dokumentacji

• Jak przekazywać dokumenty do archiwum państwowego?
• Warunki i omówienie całego procesu przekazywania dokumentów
• Jak należy uporządkować przekazywane materiały?
• Jeżeli są dwa takie same dokumenty oryginalne, to czy jeden należy usunąć? Czy wtórnika nie archiwizujemy?
• Czy archiwum państwowe sprawdza uporządkowanie dokumentacji przed przekazaniem? W jakim stanie (czy w specjalnych kopertach itp.) przekazywać dokumenty do archiwum państwowego?

8. Jak wzorcowo przygotować sprawozdawczość z archiwum zakładowego?

• Co powinno się znaleźć w takim sprawozdaniu? Jak je przygotować?
• Czy formatka ze sprawozdawczości jest akceptowana przez Archiwum Państwowe? Czy może być w formie tabeli?
• Czy są systemy, które pozwolą na zebranie i zliczenie danych podczas sporządzania sprawozdania?

9. System EZD w archiwum zakładowym – jak bezpiecznie przejść na system EZD w urzędzie?

• Kiedy urząd morze wprowadzić wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych (od systemu tradycyjnego lub EZD)?
• Czy wyjątki należy uzgadniać z archiwum państwowym?
• Czy Archiwum Państwowe, pod którego kontrolą znajduje się urząd, musi zostać poinformowane o wprowadzeniu wsparcia technicznego przy stosowaniu systemu tradycyjnego?
• Jak wygadają składy chronologiczne w EZD?
• Ile składów chronologicznych może być w urzędzie?
• Jak przyjmować dokumenty do składów chronologicznych w systemie EZD?
• W jaki sposób oddzielać kategorii A od B w składach chronologicznych?
• Czy można przechowywać razem kategorię A i B w składach chronologicznych, natomiast jak wygląda wówczas brakowanie?
• Czy każdy pracownik urzędu ma dostęp do zarchiwizowanych dokumentów w systemie i wówczas nie ma konieczności udostępniania ich przez archiwistę?
• Jak wygląda procedura przejścia z systemu tradycyjnego do systemu elektronicznego obiegu dokumentacji? Ile czasu potrzeba na całkowite wdrożenie systemu elektronicznego?
• Jaka jest rola archiwisty-koordynatora wydziałów i informatyków w procesie wprowadzanie systemu EZD?
• Jak wygląda przekazywanie spraw prowadzonych w systemie EZD do archiwum państwowego?
• Czy planowany system EZP RP obowiązkowo obejmie urzędy miast?

10. Przebieg kontroli z archiwum nadzorującego

• Jak wygląda kontrola z archiwum nadzorującego?
• Kogo kontroluje jednostka nadzorująca – archiwistę/wydziały urzędu?
• Na czym polega kontrola z archiwum nadzorującego? Jakie dokumenty należy przedstawić?

11. Obsada archiwum zakładowego oraz wymagania odnośnie lokalu i wyposażania

• Jakie są wymagane uprawnienia, aby pracować jako archiwista zakładowy?
• Czy można pracować jako archiwista zakładowy bez kursu I stopnia lub studiów?
• Jakie są wymogi techniczne odnośnie lokalu, w jakim archiwizowane są dokumenty?
• Czy ma znaczenie, na którym piętrze znajduje się archiwum?
• Czy powyższe wymogi są obligatoryjne, czy jedynie zalecane?
• Z jaką częstotliwością notować dane z rejestratorów wilgoci i temperatury?
• Czy odgrzybianie dokumentacji jest konieczne?
• Kiedy należy odgrzybiać dokumentację?
• Kto powinien finansować przeprowadzanie odgrzybiania dokumentacji przed przekazaniem jej do jednostki nadzorującej?

12. Ochrona danych osobowych w archiwum zakładowym

• W jaki sposób archiwista jest zobligowany do przestrzegania RODO?
• Co archiwista zakładowy powinien wiedzieć w związku z RODO?
• Przepisy RODO w praktyce archiwalnej

13. Nadchodzące zmiany w związku z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym

• Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – jakich zmian należy się spodziewać?