W programie m.in., wybrane zagadnienia:
- Jak dopisać kolejny numer do jednolitego rzeczowego wykazu akt? [PRZYKŁAD] Przydział lokali nie pasuje do konkretnego hasła klasyfikacji, jak należy dopisać kolejny numer w JRWA?
- [PRZYKŁAD] Archiwizowanie wniosków o udział w środkach zewnętrznych w instrukcji kancelaryjne jest pod numerem 041, kolejny numer 042 to realizacja programów i projektów, czyli zawarcie umowy i rozliczenie. Pod jakim numerem archiwizować zakupy/przetarg/zapytania ofertowe? Czy należy archiwizować je pod numerem 042?
- Jak prawidłowo przyjąć do archiwum płyty CD, na których nagrana jest sesja rady? Omówienie zagrożeń w związku z archiwizowaniem na nośnikach danych
- Procedura wypożyczenia dokumentów z archiwum zakładowego – zasady udostępnia się dokumenty dla klientów zewnętrznych i wewnętrznych
- Jak archiwizować przejęte dokumenty z jednostek zlikwidowanych, dla których organem założycielskim była gmina?
- Wyjątki na rzecz systemu EZD (system wspomagający) – omówienie wyjątków i ich wprowadzania oraz procedury uzgadniania z Archiwum Państwowym
- Procedura brakowania dokumentacji - ekspertyza dokumentacji niearchiwalnej, przekwalifikowanie dokumentacji do kat. A
Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:
- Instrukcja dla pracowników rejestrowania, znakowania i wydzielania spraw
- Instrukcja porządkowania dokumentacji z rozbiciem na dokumentację niearchiwalną przechowywaną poniżej 10 lat i dokumentację niearchiwalną przechowywana powyżej 10 lat
- Wzór spisu zdawczo - odbiorczego (spełniający wymogi Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej)
- Wzór wykazu spisów zdawczo - odbiorczych
- Wzór opisu teczki
- Wzór protokołu wycofania dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego
- Formatka do sporządzania sprawozdania rocznego z działalności archiwum zakładowego
- Wzór wniosku wypożyczenia dokumentów z archiwum
Szczegółowy program szkolenia:
1. Klasyfikacja i znakowanie dokumentacji zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt – jak stworzyć kolejną kategorię w jednolitym rzeczowym wykazie akt?
- Rejestrowanie spraw, budowa JRWA, znak sprawy, zakładanie teczki
- Czy można rejestrować sprawy na klasach głównych?
- Jak należy postępować, kiedy dokumentacji nie da się przypisać do kategorii zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt?
- Jak dopisać kolejny numer do jednolitego rzeczowego wykazu akt? Np. przydział lokali nie pasuje do konkretnego hasła klasyfikacji
- [PRZYKŁAD] Archiwizowanie wniosków o udział w środkach zewnętrznych w instrukcji kancelaryjne jest pod numerem 041, kolejny numer 042 to realizacja programów i projektów, czyli zawarcie umowy i rozliczenie. Pod jakim numerem archiwizować zakupy/przetarg/zapytania ofertowe? Czy należy archiwizować je pod numerem 042?
- Czy można przekwalifikować kategorie i/lub znak? W jaki sposób to zrobić?
2. Kategorie archiwalne i sposoby ich porządkowania – jak prawidłowo archiwizować dokumentację w archiwum zakładowym?
- Dokumentacja poniżej 10 lat przechowywania
- Dokumentacja powyżej 10 lat przechowywania
- Materiały archiwalne
Dokumentacja dot. dodatku osłonowego
- W jakiej kategorii archiwizować dokumentację związaną z dodatkiem osłonowym?
- Czy można klasyfikować do kat. B5? Jak odnosi się do tego ustawa?
- Jak długo należy przechowywać dokumentację związaną z dodatkiem osłonowym?
Dokumentacja techniczna/projektowa (planistyczną, urbanistyczną, budowlaną)
- Jak archiwizować dokumentację techniczną/projektową (planistyczną, urbanistyczną, budowlaną)?
- Ile lat należy archiwizować projekt, który jest załącznikiem do specyfikacji?
- Czy załącznik do specyfikacji powinien być przetrzymywany z dokumentacją projektową?
- Archiwizowanie map, zdjęć z kontroli – jak archiwizować takie dokumenty? Ile lat przetrzymywać takie dokumenty? Czy można je brakować bez zgody?
- Jak długo należy przechowywać dokumentację techniczną B10/BE?
- Czy dokumentację techniczną B10/BE należy trzymać w podteczce, czy teczce głównej?
- Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego dokumentację geodezyjno-kartograficzną?
Dokumentacja z biura rady
- Jak archiwizować dokumenty z biura rady?
- Czy dokumenty z biura rady powinny być oddawane po skończonej kadencji?
- Czy dokumentacja z biura rady powinna być składowana w teczkach przypisanych do kadencji?
- Jak archiwizować uchwały, projekty i teczki komisji? W jaki sposób je klasyfikować?
- Jak archiwizować dokumentację kierowaną do przewodniczącego biura rady i burmistrza?
- Jak archiwizować materiały z sesji rady, jeśli sesja odbywa się w formie online?
- Jak przechowywać płyty CD, na których jest sesja rady?
- Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego zarządzenia?
Dokumentacja z zamówień publicznych
- Jak archiwizować dokumentację związaną z zamówieniami publicznymi?
- Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego dokumentację przetargową?
- [PRZYKŁAD] Dokumentacja zamówień publicznych jest w formie elektronicznej, natomiast urząd nie ma wdrożonego systemu EZD/EOD. Archiwum jest prowadzone całkowicie w formie papierowej. Jak w takim przypadku archiwizować dokumenty związane z zamówieniami publicznymi?
- Po jakim czasie można brakować dokumentację związaną z zamówieniami publicznymi? Czy można brakować wcześniej niż po 5 latach?
Akty notarialne
- Jak archiwizować akty notarialne?
- Do jakiej kategorii należy przypisać akt notarialny? Z uwagi, na jakie informacje lub zawartość przypisywać akt do danej kategorii?
- Jeżeli są dwa egzemplarze aktów notarialnych, to czy każdy z nich musi być archiwizowany?
- Kiedy można brakować akty notarialne i po ilu latach?
Dokumentacja projektów dofinansowań z UE
- Jak archiwizować dokumenty dotyczące „unijnych programów”?
- Jak archiwizować, rejestrować i przekazywać dokumentację projektową unijną do jednostki nadzorującej?
- Ile należy przetrzymywać dokumentację UE? Od czego zależy czas archiwizacji takiej dokumentacji?
- Czy można brakować taką dokumentację?
Dokumentacja księgowa
Jak archiwizować, porządkować, rejestrować:
- dokumentację księgową;
- dowody księgowe
- faktury
- Jaką kategorię przypisać dokumentacji środków finansowych pomocowych i jak ją archiwizować? Ile lat przetrzymywać?
Dokumentacja płacowa i osobowa
- Jak archiwizować dokumentację płacową i osobową? Praktyczne wskazówki dotyczące archiwizowania dokumentacji płacowej i osobowej.
- Jak długo przechowywać dokumentację płacową i osobową?
- Jakie warunki trzeba spełnić, aby krócej przechowywać dokumentację płacową i osobową? Zmiana okresów przetrzymania dokumentacji
- Gdzie powinny być przetrzymywane akta osobowe i płacowe?
- Czego dotyczą zmiany w przepisach dotyczących przechowywania dokumentacji – teczki osobowe
- Co zrobić z aktami osobowymi osób, które nie żyją?
Koperty dowodowe i dokumentacja ewidencji ludności
- Jak porządkować i archiwizować koperty dowodowe?
- Okresy archiwizowania kopert dowodowych a kategorie
- Co powinny zawierać takie koperty?
- Dokumentacja związana z ewidencją ludności – rodzaje, okresy przechowywania oraz sposoby porządkowania
- Księgi meldunkowe,
- Karty rejestru mieszkańców,
- Indywidualne karty osobowe mieszkańców,
- Kartoteka ewidencyjno-adresowa,
- Zgłoszenia zameldowania lub wymeldowania prowadzone w rejestrze PESEL, nadanie numeru PESEL.
Inne
Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego:
- dokumentację kat. A
- dokumentację kat. B
Dokumenty z sądów, szpitali, szkół
- Jak archiwizować przejęte dokumenty z jednostek zlikwidowanych, dla których organem założycielskim była gmina?
- Jak archiwizować dokumentację tworzoną w ramach współdziałania lub nadzoru?
3.Jak prawidłowo przyjąć do archiwum zakładowego dokumentację na elektronicznych nośnikach danych – płyta CD, pamięć USB, dysk twardy
- Jak przyjąć do archiwum dokumenty na nośniku danych np. płycie CD?
- Czy archiwizować płyty CD na osobny spis zdawczo-odbiorczy?
- Czy dokument na takim nośniku musi mieć odpowiednik papierowy?
- Czy płyty CD, które są załącznikami, archiwizować w osobnej teczce?
- Czy zawartość nośnika należy zgrywać, aby stworzyć kopię?
- Kto decyduje o zgrywaniu takich danych na dodatkowy nośnik (kopia)?
- Jakie mogą być zagrożenia w związku z archiwizowaniem na nośnikach danych/pamięć USB/płytach CD?
- Jeżeli w urzędzie działa system EZD, to czy archiwizowanie nośników danych wygląda inaczej niż w formie tradycyjnej?
- Czy firma zewnętrzna, którą zatrudnia urząd, może archiwizować nośniki danych?
- Jakie jest ryzyko związane z taką współpracą i przekazywaniem danych poza urząd?
4. Praktyczne wskazówki dotyczące porządkowania i układania dokumentacji w archiwum zakładowym – klucz do efektywnej i skutecznej pracy
- Jak klasyfikować i układać dokumenty w archiwum zakładowym, aby później szybko je odnaleźć?
- Czy sposób układania dokumentów w archiwum ma znaczenia? W jaki sposób powinny być ułożone dokumenty/teczki?
- Jak wtórnie zakładać teczki dla dokumentacji przyjętej w stanie nieuporządkowanym?
- Czy teczki należy archiwizować chronologicznie?
- [PRZYKŁAD] W teczce znajdują się pisma z różnymi znakami, natomiast sama teczka ma
- inny aktualny znak. W jaki sposób uporządkować taką teczkę? Co można zrobić z taką teczką, w której pisma mają różne znaki oraz sama teczka jest oznaczona również innym znakiem?
5. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym – zasady oraz procedury
- Na jakich zasadach udostępnia się dokumenty dla klientów zewnętrznych/wewnętrznych?
- Czy RODO wpływa na procedurę wypożyczania dokumentów?
- Procedura wypożyczenia dokumentów z archiwum zakładowego
- Czy udostępnia się kopie, czy oryginał dokumentu?
6. Jakie dokumenty i po jakim czasie można niszczyć? Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
- Procedura brakowania dokumentacji - jak powinno przebiegać brakowanie dokumentów? Czy wymagane jest uzyskanie zgody na zniszczenie dokumentu kategorii B5/B10?
- Czy można brakować stare (stare, niewykorzystywane) dzienniki urzędowe, które zajmują miejsce? Po jakim czasie można je zniszczyć?
- [PRZYKŁAD] Brakowanie dokumentów zatrzymało się na etapie, kiedy Archiwum Państwowe ma dokończyć brakowanie, jednak ze względów epidemiologicznych jest to odwlekane. Czy w takiej sytuacji można złożyć wniosek o przyspieszenie działań?
- Ekspertyza dokumentacji niearchiwalnej
- Przekwalifikowanie dokumentacji do kat. A
7. Przekazywanie dokumentów do archiwum państwowego – omówienie procesu przekazania dokumentacji
- Jak przekazywać dokumenty do archiwum państwowego? Warunki i omówienie całego procesu przekazywania dokumentów
- W jakim stanie (czy w specjalnych kopertach itp.) przekazywać dokumenty do archiwum państwowego?
8. Jak wzorcowo przygotować sprawozdawczość z archiwum zakładowego?
- Co powinno się znaleźć w takim sprawozdaniu? Jak je przygotować?
- Czy są systemy, które pozwolą na zebranie i zliczenie danych podczas sporządzania sprawozdania?
9. System EZD w archiwum zakładowym – jak bezpiecznie przejść na system EZD w urzędzie?
- Wyjątki na rzecz systemu elektronicznego (systemu wspomagającego) – omówienie wyjątków i ich wprowadzania oraz procedury uzgadniania z Archiwum Państwowym
- Jak wygadają składy chronologiczne w EZD?
- Jak przyjmować do składów chronologicznych w systemie EZD?
- W jaki sposób oddzielać kategorii A od B w składach chronologicznych?
- Czy można przechowywać razem kategorię A i B w składach chronologicznych, natomiast jak wygląda wówczas brakowanie?
- Czy każdy pracownik urzędu ma dostęp do zarchiwizowanych dokumentów w systemie i wówczas nie ma konieczności udostępniania ich przez archiwistę?
- Jak wygląda procedura przejścia z systemu tradycyjnego do systemu elektronicznego obiegu dokumentacji? Ile czasu potrzeba na całkowite wdrożenie systemu elektronicznego?
- Jak archiwizować dokumentację w EOD - sposób, procedura, przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego
10. Przebieg kontroli z archiwum nadzorującego
- Jakie są zalecenia archiwum państwowego w związku z prowadzeniem archiwum zakładowego?
- Kogo kontroluje jednostka nadzorująca – archiwistę/wydziały urzędu?
- Na czym polega kontrola z archiwum nadzorującego? Jakie dokumenty należy przedstawić?
11. Obsada archiwum zakładowego oraz wymagania odnośnie lokalu i wyposażania
- Jakie są wymagane uprawnienia, aby pracować jako archiwista zakładowy?
- Czy można pracować jako archiwista zakładowy bez kursu I stopnia lub studiów?
- Jakie są wymogi techniczne odnośnie lokalu, w jakim archiwizowane są dokumenty?
- Czy ma znaczenie, na którym piętrze znajduje się archiwum?
- Czy powyższe wymogi są obligatoryjne, czy jedynie zalecane?
- Z jaką częstotliwością notować dane z rejestratorów wilgoci i temperatury?
- Czy odgrzybianie dokumentacji jest konieczne?
- Kiedy należy odgrzybiać dokumentację?
- Kto powinien finansować przeprowadzanie odgrzybiania dokumentacji przed przekazaniem jej do jednostki nadzorującej?
12. Ochrona danych osobowych w archiwum zakładowym
- Czy archiwista powinien przestrzegać RODO?
- Co archiwista zakładowy powinien wiedzieć w związku z RODO?
- Przepisy RODO w praktyce archiwalnej
- Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – jakich zmian należy się spodziewać?
Prowadzący
Monika Froń - od 2009 r. pracownik archiwum zakładowego Urzędu Miejskiego w Przemyślu. Od 2013 r. pełni funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych. Absolwentka wyższych studiów zawodowych ze specjalnością archiwistyka oraz uzupełniających studiów magisterskich na Wydziale Historycznym Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie.
Prawa autorskie do niniejszego programu przysługują Private Corporate Consulting Sp. z o.o. Udostępnianie, kopiowanie i przerabianie niniejszego programu bez pisemnej zgody Private Corporate Consulting Sp. z o.o., zagrożone jest odpowiedzialnością karną oraz cywilną.