Wideoszkolenie: Archiwum zakładowe w urzędzie gminy i miasta

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jak dopisać kolejny numer do jednolitego rzeczowego wykazu akt? [PRZYKŁAD] Przydział lokali nie pasuje do konkretnego hasła klasyfikacji, jak należy dopisać kolejny numer w JRWA?
• [PRZYKŁAD] Archiwizowanie wniosków o udział w środkach zewnętrznych w instrukcji kancelaryjne jest pod numerem 041, kolejny numer 042 to realizacja programów i projektów, czyli zawarcie umowy i rozliczenie. Pod jakim numerem archiwizować zakupy/przetarg/zapytania ofertowe? Czy należy archiwizować je pod numerem 042?
• Jak prawidłowo przyjąć do archiwum płyty CD, na których nagrana jest sesja rady? Omówienie zagrożeń w związku z archiwizowaniem na nośnikach danych
• Procedura wypożyczenia dokumentów z archiwum zakładowego – zasady udostępnia się dokumenty dla klientów zewnętrznych i wewnętrznych
• Jak archiwizować przejęte dokumenty z jednostek zlikwidowanych, dla których organem założycielskim była gmina?
• Wyjątki na rzecz systemu EZD (system wspomagający) – omówienie wyjątków i ich wprowadzania oraz procedury uzgadniania z Archiwum Państwowym
• Procedura brakowania dokumentacji - ekspertyza dokumentacji niearchiwalnej, przekwalifikowanie dokumentacji do kat. A

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

1. Klasyfikacja i znakowanie dokumentacji zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt – jak stworzyć kolejną kategorię w jednolitym rzeczowym wykazie akt?

• Rejestrowanie spraw, budowa JRWA, znak sprawy, zakładanie teczki
• Czy można rejestrować sprawy na klasach głównych?
• Jak należy postępować, kiedy dokumentacji nie da się przypisać do kategorii zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt?
• Jak dopisać kolejny numer do jednolitego rzeczowego wykazu akt? Np. przydział lokali nie pasuje do konkretnego hasła klasyfikacji
• [PRZYKŁAD] Archiwizowanie wniosków o udział w środkach zewnętrznych w instrukcji kancelaryjne jest pod numerem 041, kolejny numer 042 to realizacja programów i projektów, czyli zawarcie umowy i rozliczenie. Pod jakim numerem archiwizować zakupy/przetarg/zapytania ofertowe? Czy należy archiwizować je pod numerem 042?
• Czy można przekwalifikować kategorie i/lub znak? W jaki sposób to zrobić?

2. Kategorie archiwalne i sposoby ich porządkowania – jak prawidłowo archiwizować dokumentację w archiwum zakładowym?

• Dokumentacja poniżej 10 lat przechowywania
• Dokumentacja powyżej 10 lat przechowywania
• Materiały archiwalne

Dokumentacja dot. dodatku osłonowego

• W jakiej kategorii archiwizować dokumentację związaną z dodatkiem osłonowym?
• Czy można klasyfikować do kat. B5? Jak odnosi się do tego ustawa?
• Jak długo należy przechowywać dokumentację związaną z dodatkiem osłonowym?

Dokumentacja techniczna/projektowa (planistyczną, urbanistyczną, budowlaną)

• Jak archiwizować dokumentację techniczną/projektową (planistyczną, urbanistyczną, budowlaną)?
• Ile lat należy archiwizować projekt, który jest załącznikiem do specyfikacji?
• Czy załącznik do specyfikacji powinien być przetrzymywany z dokumentacją projektową?
• Archiwizowanie map, zdjęć z kontroli – jak archiwizować takie dokumenty? Ile lat przetrzymywać takie dokumenty? Czy można je brakować bez zgody?
• Jak długo należy przechowywać dokumentację techniczną B10/BE?
• Czy dokumentację techniczną B10/BE należy trzymać w podteczce, czy teczce głównej?
• Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego dokumentację geodezyjno-kartograficzną?

Dokumentacja z biura rady

• Jak archiwizować dokumenty z biura rady?
• Czy dokumenty z biura rady powinny być oddawane po skończonej kadencji?
• Czy dokumentacja z biura rady powinna być składowana w teczkach przypisanych do kadencji?
• Jak archiwizować uchwały, projekty i teczki komisji? W jaki sposób je klasyfikować?
• Jak archiwizować dokumentację kierowaną do przewodniczącego biura rady i burmistrza?
• Jak archiwizować materiały z sesji rady, jeśli sesja odbywa się w formie online?
• Jak przechowywać płyty CD, na których jest sesja rady?
• Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego zarządzenia?

Dokumentacja z zamówień publicznych

• Jak archiwizować dokumentację związaną z zamówieniami publicznymi?
• Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego dokumentację przetargową?
• [PRZYKŁAD] Dokumentacja zamówień publicznych jest w formie elektronicznej, natomiast urząd nie ma wdrożonego systemu EZD/EOD. Archiwum jest prowadzone całkowicie w formie papierowej. Jak w takim przypadku archiwizować dokumenty związane z zamówieniami publicznymi?
• Po jakim czasie można brakować dokumentację związaną z zamówieniami publicznymi? Czy można brakować wcześniej niż po 5 latach?

Akty notarialne

• Jak archiwizować akty notarialne?
• Do jakiej kategorii należy przypisać akt notarialny? Z uwagi, na jakie informacje lub zawartość przypisywać akt do danej kategorii?
• Jeżeli są dwa egzemplarze aktów notarialnych, to czy każdy z nich musi być archiwizowany?
• Kiedy można brakować akty notarialne i po ilu latach?

Dokumentacja projektów dofinansowań z UE

• Jak archiwizować dokumenty dotyczące „unijnych programów”?
• Jak archiwizować, rejestrować i przekazywać dokumentację projektową unijną do jednostki nadzorującej?
• Ile należy przetrzymywać dokumentację UE? Od czego zależy czas archiwizacji takiej dokumentacji?
• Czy można brakować taką dokumentację?

Dokumentacja księgowa

Jak archiwizować, porządkować, rejestrować:

• dokumentację księgową;
• dowody księgowe
• faktury
• Jaką kategorię przypisać dokumentacji środków finansowych pomocowych i jak ją archiwizować? Ile lat przetrzymywać?

Dokumentacja płacowa i osobowa

• Jak archiwizować dokumentację płacową i osobową? Praktyczne wskazówki dotyczące archiwizowania dokumentacji płacowej i osobowej.
• Jak długo przechowywać dokumentację płacową i osobową?
• Jakie warunki trzeba spełnić, aby krócej przechowywać dokumentację płacową i osobową? Zmiana okresów przetrzymania dokumentacji
• Gdzie powinny być przetrzymywane akta osobowe i płacowe?
• Czego dotyczą zmiany w przepisach dotyczących przechowywania dokumentacji – teczki osobowe
• Co zrobić z aktami osobowymi osób, które nie żyją?

Koperty dowodowe i dokumentacja ewidencji ludności

• Jak porządkować i archiwizować koperty dowodowe?
• Okresy archiwizowania kopert dowodowych a kategorie
• Co powinny zawierać takie koperty?
• Dokumentacja związana z ewidencją ludności – rodzaje, okresy przechowywania oraz sposoby porządkowania
  • Księgi meldunkowe,
  • Karty rejestru mieszkańców,
  • Indywidualne karty osobowe mieszkańców,
  • Kartoteka ewidencyjno-adresowa,
  • Zgłoszenia zameldowania lub wymeldowania prowadzone w rejestrze PESEL, nadanie numeru PESEL.

Inne

Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego:

• dokumentację kat. A
• dokumentację kat. B

Dokumenty z sądów, szpitali, szkół

• Jak archiwizować przejęte dokumenty z jednostek zlikwidowanych, dla których organem założycielskim była gmina?
• Jak archiwizować dokumentację tworzoną w ramach współdziałania lub nadzoru?

3.Jak prawidłowo przyjąć do archiwum zakładowego dokumentację na elektronicznych nośnikach danych – płyta CD, pamięć USB, dysk twardy

• Jak przyjąć do archiwum dokumenty na nośniku danych np. płycie CD?
• Czy archiwizować płyty CD na osobny spis zdawczo-odbiorczy?
• Czy dokument na takim nośniku musi mieć odpowiednik papierowy?
• Czy płyty CD, które są załącznikami, archiwizować w osobnej teczce?
• Czy zawartość nośnika należy zgrywać, aby stworzyć kopię?
• Kto decyduje o zgrywaniu takich danych na dodatkowy nośnik (kopia)?
• Jakie mogą być zagrożenia w związku z archiwizowaniem na nośnikach danych/pamięć USB/płytach CD?
• Jeżeli w urzędzie działa system EZD, to czy archiwizowanie nośników danych wygląda inaczej niż w formie tradycyjnej?
• Czy firma zewnętrzna, którą zatrudnia urząd, może archiwizować nośniki danych?
• Jakie jest ryzyko związane z taką współpracą i przekazywaniem danych poza urząd?

4. Praktyczne wskazówki dotyczące porządkowania i układania dokumentacji w archiwum zakładowym – klucz do efektywnej i skutecznej pracy

• Jak klasyfikować i układać dokumenty w archiwum zakładowym, aby później szybko je odnaleźć?
• Czy sposób układania dokumentów w archiwum ma znaczenia? W jaki sposób powinny być ułożone dokumenty/teczki?
• Jak wtórnie zakładać teczki dla dokumentacji przyjętej w stanie nieuporządkowanym?
• Czy teczki należy archiwizować chronologicznie?
• [PRZYKŁAD] W teczce znajdują się pisma z różnymi znakami, natomiast sama teczka ma
• inny aktualny znak. W jaki sposób uporządkować taką teczkę? Co można zrobić z taką teczką, w której pisma mają różne znaki oraz sama teczka jest oznaczona również innym znakiem?

5. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym – zasady oraz procedury

• Na jakich zasadach udostępnia się dokumenty dla klientów zewnętrznych/wewnętrznych?
• Czy RODO wpływa na procedurę wypożyczania dokumentów?
• Procedura wypożyczenia dokumentów z archiwum zakładowego
• Czy udostępnia się kopie, czy oryginał dokumentu?

6. Jakie dokumenty i po jakim czasie można niszczyć? Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

• Procedura brakowania dokumentacji - jak powinno przebiegać brakowanie dokumentów? Czy wymagane jest uzyskanie zgody na zniszczenie dokumentu kategorii B5/B10?
• Czy można brakować stare (stare, niewykorzystywane) dzienniki urzędowe, które zajmują miejsce? Po jakim czasie można je zniszczyć?
• [PRZYKŁAD] Brakowanie dokumentów zatrzymało się na etapie, kiedy Archiwum Państwowe ma dokończyć brakowanie, jednak ze względów epidemiologicznych jest to odwlekane. Czy w takiej sytuacji można złożyć wniosek o przyspieszenie działań?
• Ekspertyza dokumentacji niearchiwalnej
• Przekwalifikowanie dokumentacji do kat. A

7. Przekazywanie dokumentów do archiwum państwowego – omówienie procesu przekazania dokumentacji

• Jak przekazywać dokumenty do archiwum państwowego? Warunki i omówienie całego procesu przekazywania dokumentów
• W jakim stanie (czy w specjalnych kopertach itp.) przekazywać dokumenty do archiwum państwowego?

8. Jak wzorcowo przygotować sprawozdawczość z archiwum zakładowego?

• Co powinno się znaleźć w takim sprawozdaniu? Jak je przygotować?
• Czy są systemy, które pozwolą na zebranie i zliczenie danych podczas sporządzania sprawozdania?

9. System EZD w archiwum zakładowym – jak bezpiecznie przejść na system EZD w urzędzie?

• Wyjątki na rzecz systemu elektronicznego (systemu wspomagającego) – omówienie wyjątków i ich wprowadzania oraz procedury uzgadniania z Archiwum Państwowym
• Jak wygadają składy chronologiczne w EZD?
• Jak przyjmować do składów chronologicznych w systemie EZD?
• W jaki sposób oddzielać kategorii A od B w składach chronologicznych?
• Czy można przechowywać razem kategorię A i B w składach chronologicznych, natomiast jak wygląda wówczas brakowanie?
• Czy każdy pracownik urzędu ma dostęp do zarchiwizowanych dokumentów w systemie i wówczas nie ma konieczności udostępniania ich przez archiwistę?
• Jak wygląda procedura przejścia z systemu tradycyjnego do systemu elektronicznego obiegu dokumentacji? Ile czasu potrzeba na całkowite wdrożenie systemu elektronicznego?
• Jak archiwizować dokumentację w EOD - sposób, procedura, przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego

10. Przebieg kontroli z archiwum nadzorującego

• Jakie są zalecenia archiwum państwowego w związku z prowadzeniem archiwum zakładowego?
• Kogo kontroluje jednostka nadzorująca – archiwistę/wydziały urzędu?
• Na czym polega kontrola z archiwum nadzorującego? Jakie dokumenty należy przedstawić?

11. Obsada archiwum zakładowego oraz wymagania odnośnie lokalu i wyposażania

• Jakie są wymagane uprawnienia, aby pracować jako archiwista zakładowy?
• Czy można pracować jako archiwista zakładowy bez kursu I stopnia lub studiów?
• Jakie są wymogi techniczne odnośnie lokalu, w jakim archiwizowane są dokumenty?
• Czy ma znaczenie, na którym piętrze znajduje się archiwum?
• Czy powyższe wymogi są obligatoryjne, czy jedynie zalecane?
• Z jaką częstotliwością notować dane z rejestratorów wilgoci i temperatury?
• Czy odgrzybianie dokumentacji jest konieczne?
• Kiedy należy odgrzybiać dokumentację?
• Kto powinien finansować przeprowadzanie odgrzybiania dokumentacji przed przekazaniem jej do jednostki nadzorującej?

12. Ochrona danych osobowych w archiwum zakładowym

• Czy archiwista powinien przestrzegać RODO?
• Co archiwista zakładowy powinien wiedzieć w związku z RODO?
• Przepisy RODO w praktyce archiwalnej