Wideoszkolenie: Ewidencja gminnego zasobu nieruchomości

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jak prawidłowo prowadzić ewidencję gminnego zasobu nieruchomości? Jakie grunty, budynki, prawa, obciążenia i formy gospodarowania powinny zostać w niej ujęte oraz jakie dane należy aktualizować?
• Jak przygotować plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości? Czy plan jest obowiązkowy, na jaki okres należy go sporządzić, jakie informacje powinien zawierać oraz kto go zatwierdza?
• Jak ewidencjonować nieruchomości oddane w trwały zarząd, użyczenie i użytkowanie wieczyste? Kiedy nieruchomość pozostaje w zasobie gminy, a kiedy powinna zostać ujęta w ewidencji jednostki organizacyjnej?
• Jak ustalać i aktualizować wartość nieruchomości? Jak ujmować wartość początkową, koszty nabycia, nakłady zwiększające wartość środka trwałego oraz różnice między wartością księgową i rynkową?
• Jak postępować przy podziale działki, zmianie powierzchni i nabyciu nieruchomości z mocy prawa? Jak wprowadzać zmiany do ewidencji, wyceniać nowe składniki majątku oraz usuwać nieruchomości z zasobu?
• Jak uzgadniać ewidencję zasobu nieruchomości z ewidencją księgową? Jakie dane powinny być corocznie porównywane, jak wyjaśniać rozbieżności i czy urząd może prowadzić jedną wspólną ewidencję?
• Jak przygotować ewidencję do kontroli RIO i NIK? Jakich dokumentów mogą wymagać kontrolujący, jakie nieprawidłowości są najczęściej stwierdzane oraz czy prowadzenie ewidencji w Excelu lub programie komputerowym jest wystarczające?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania uczestników, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatniego szkolenia:

• Czy plan miejscowy jest tym samym co plan ogólny?
• Jakie oprogramowanie poleca się do sporządzania deklaracji na podatek od nieruchomości?
• Czy w wykazie nieruchomości przeznaczonych m.in. w dzierżawę lub użyczenie (podawanym do publicznej wiadomości), w opisie sposobu zagospodarowania nieruchomości, należy w przypadku braku planu miejscowego wpisać informacje z planu ogólnego?
• Czy sprawozdanie o stanie mienia sporządza się na podstawie wartości księgowej, czy wartości aktualnej?
• Czy ośrodek sportu jest zwolniony z opłaty za trwały zarząd?
• Czy nieruchomości niemające uregulowanego stanu prawnego są ewidencjonowane w księgowości wartościowo?
• Czy w przypadku zmiany planu miejscowego należy nanieść zmiany w ewidencji, a jeśli tak, to jak często należy to robić?
• Dlaczego podatek VAT przy ustalaniu wartości początkowej nie jest wliczany do wartości gruntu i czy można prosić o rozwinięcie tego zagadnienia?
• Czy w przypadku braku planu miejscowego należy nanosić do ewidencji zmiany wynikające z planu ogólnego, w sytuacji, gdy nieruchomość została przekazana w trwały zarząd?
• Kiedy należy wyksięgować z ewidencji bilansowej wartość zrealizowanej inwestycji (modernizacji budynku remizy OSP) w obcym środku trwałym, jeśli umowa użyczenia została zawarta na okres 5 lat?
• Czy do ustalenia wartości początkowej niezbędne jest powołanie komisji, a jeśli tak, to w jaki sposób należy to zrobić (np. w drodze zarządzenia)?
• Czy plan wykorzystania zasobów powinien być wprowadzony zarządzeniem wójta, czy też uchwalony uchwałą rady gminy?
• Czy w prognozie korzystniej jest wskazać mniejszą, czy większą kwotę wydatków?
• Jaki wydział zajmuje się aktualizacją zarządzenia, na podstawie którego dokonywana jest wycena?

• Czy po ogłoszeniu planu ogólnego lub zmiany MPZP należy całą ewidencję zaktualizować? Czy można to zrobić etapami?
• Jak wprowadzić w programie powierzchnię działki, jeżeli mamy ½ udziału?
• W jaki sposób należy wykazać powierzchnię przy udziale 1/2 z 0,0749 ha, jeżeli wynik to 374,5 m²? Czy do celów rozliczeniowych przyjmuje się zaokrąglenie w górę (0,0375 ha), czy obcina się końcówkę (0,0374 ha)?
• Co ile trzeba robić aktualizację opłat UW?
• Co w przypadku, gdy wycena nieruchomości została dokonana przez komisję powołaną przez burmistrza i został sporządzony protokół?
• Jak się ma wysokość gruntu do wysokości odszkodowania?
• Jak wycenić scalenie gruntów gminnych właściciela prywatnego?
• Czy data ostatniej aktualizacji opłaty to data dokumentu, czy dzień, od którego rozpoczyna obowiązywać nowa data?
• Czy można przyjąć wartość z aktu, którą oświadczają osoby przekazujące na rzecz gminy?
• Czy można stosować opinię sporządzoną przez rzeczoznawcę?
• Czy przy zmianie powierzchni działki wartość pozostaje bez zmian?
• Czy błędem jest, jeżeli wprowadzamy wartość działek po podziale, a z wartością rzeczywistą wprowadzamy nowe działki?
• Czy ujmowanie pozabilansowego gruntu będącego w użytkowaniu wieczystym gminy jest konieczne?
• Jeżeli gmina ma nieodpłatną służebność przesyłu, to czy wpisujemy wartość z aktu?

1. Plan wykorzystania zasobów, które posiada gmina

• W planie wykorzystania gminnego zasobu należy podać zestawienie nieruchomości, m.in. nr KW. W przypadku udziału gminy po nr. KW, osoby postronne mogą zobaczyć w księdze nr KW udziałowców i ich dane. Zarządzenie w sprawie planu publikowanie jest na BIP. Czy dane w KW nie są wtedy danymi wrażliwymi, na podstawie których można zobaczyć dane innych osób (PESEL, hipoteki)?
• Czy w planie powinny zostać ujęte budynki?
• Czy rada gminy musi zatwierdzić plan w formie uchwały?
• Czy w gminnym zasobie nieruchomości musimy ujmować służebności i inne ograniczenia lub uprawnienia wpisane w księdze wieczystej?
• Czy plan wykorzystania gminnego zasobu jest obowiązkowy?
• W jakim miesiącu najlepiej zrobić plan wykorzystania gminnego zasobu? Czy jest jakiś termin ustawowy?
• Na koniec roku uzgadniamy z księgowością zasób gminy z podaną wartością księgową dla każdej działki. Czy ta wartość jest zmieniana co kilka lat?
• Czy zasób jest traktowany jako ewidencja analityczna?
• Czy gmina ma obowiązek sporządzić plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości? Obowiązek czy możliwość?
• Jak przygotować plan wykorzystania zasobów, które posiada gmina?
• Jak obszerny ma być plan wykorzystania zasobów, które posiada gmina?
• Jak przygotować plan, aby czerpać zyski ze sprzedaży/dzierżawy nieruchomości?
• Czy urząd ma obowiązek prowadzić plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, kiedy gmina posiada niewiele nieruchomości/gruntów i nie chce ich sprzedawać?
• Jakim dokumentem możemy przekazać przedszkolu informację o sprzedaży części działki oddanej w trwały zarząd?
• Czy plan wykorzystania zasobu i prognozę należy robić oddzielnie?
• Jeżeli wnosimy do ewidencji środków trwałych jakieś działki, które stały się własnością gminy wiele lat temu, np. w 1999 roku, to czy jej wartość szacujemy na rok 1999, czy na dzień dzisiejszy?

2. Zasady ewidencjonowania gminnego zasobu nieruchomości pod kątem ustawy o gospodarce nieruchomościami - jak je ewidencjonować?

• Czy grunt i budynek oddany w formie użyczenia na rzecz gminnego ośrodka kultury powinien być ewidencjonowany w ewidencji urzędu czy może zostać przekazany na stan ewidencyjny jednostki?
• Kompleksowe omówienie zasad ewidencjonowania mienia gminnego
• Zasoby nieruchomości – w jaki sposób ewidencjonować, aby można było mieć natychmiastowy dostęp do danych?
• Zmiany użytków - w jaki sposób ewidencjonować, aby można było mieć natychmiastowy dostęp do danych?
• Ewidencjonowanie nieruchomości, które zostały przekazane w trwały zarząd – jak ewidencjonować w zasobie nieruchomości?
• Użytkowanie wieczyste – w jaki sposób ewidencjonować nieruchomość, która jest przekazana w użytkowanie wieczyste?
• Czy oddanie w użytkowanie jest tożsame z użyczeniem?
• Czy grunty oddane w użytkowanie mają być usunięte z zasobu?
• Czy działki oddane w użytkowanie wieczyste nie są ujęte w wykazie działek uzgadnianych z księgowością?
• Czy użytkowanie wieczyste wciągamy do ewidencji środków trwałych jako grunt?
• Jeżeli gmina posiada drogę w użytkowaniu wieczystym od Skarbu Państwa, to czy musi ująć taki grunt w swojej ewidencji zasobu?
• Jak dzielić grunty składające się z kilku klasoużytków?
• Podział nieruchomości/gruntu pod kątem zasobu nieruchomości – w jaki sposób ewidencjonować?
• Co w przypadku utraty powierzchni gruntu przy podziale?
• Ewidencjonowanie działek we władaniu o nieuregulowanym stanie
• Jak wprowadzać zmiany w ewidencji mienia gminy?
• Usuwanie nieruchomości/gruntów z ewidencji
• Wypis i wyrys z ewidencji mienia gminy – kto powinien wydać na wniosek zainteresowanego (mieszkańca) takie dane z ewidencji?
• Jak ułatwić sobie proces ewidencji - praktyczne wskazówki

3. Wycena składników mienia gminnego

• Zapisanie wartości nieruchomości do ewidencji – jakie składniki wchodzą w skład wartości nieruchomości?
• Jak sporządzić informację o stanie mienia? Jakie dane powinien zawierać taki dokument?
• Wpisywanie wartości nieruchomości do ewidencji – czy taką wartość wpisywać na podstawie aktu notarialnego, wyceny rzeczoznawców, czy na podstawie innych dokumentów/przesłanek?
• Czy można zlecić rzeczoznawcy, aby opracował szacunek dla gruntów rolnych, zabudowanych czy komunikacyjnych dr?
• Jak ustalić wartość nabytej nieruchomości zaliczonej do środków trwałych?
• Czy koszty nabycia nieruchomości należy umieścić w wartości nieruchomości?
• Kiedy zwiększa się nakład na środek trwały? Jak należy wpisać zwiększenie do ewidencji? Czy zwiększenie należy wpisać jako nowa pozycja w ewidencji?
• Co, jeśli nie było amortyzacji prowadzonej, a są w ewidencji środków trwałych?
• Wartość księgowa i rzeczywista nieruchomości – różnice1.
• Czy przy ewidencjonowaniu mienia należy gromadzić informacje o wartości początkowej i wartości rynkowej nieruchomości?
• Jak wycenić nieruchomości znajdujące się w zasobie gminnym?

4. Rejestr działek i nieruchomości

• W jaki sposób prowadzić rejestr działek i/lub nieruchomości? – czy rejestr można uznać za ewidencję
• Dane, jakie powinny się znaleźć w rejestrze działek i/lub nieruchomości
• Czy na podstawie rejestru można sporządzić plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości?

5. Nabycie z mocy prawa

• Nabycie z mocy prawa – jak wycenić taką nieruchomość? Czy można odmówić nabycia z mocy prawa?
• Wniosek do wojewody o nabycie z mocy prawa – jak uzasadnić wniosek?

6. Kto ma obowiązek sporządzać ewidencję mienia gminy?

• Kto powinien sporządzać ewidencję mienia gminnego?
• Czy urząd ma obowiązek prowadzić ewidencję mienia gminy?
• Czy ewidencja mienia gminnego może być prowadzona jedynie przez starostwo?
• Czy ewidencję mienia gminnego należy prowadzić jedynie w urzędzie? Czy jednostki organizacyjne, które użytkują grunty i nieruchomości przekazane im przez urząd, mają również obowiązek prowadzić ewidencję tych gruntów i nieruchomości?

7. Elementy składowe ewidencji mienia gminnego

• Co powinna zawierać ewidencja?
• Jakie dodatkowe dane można wpisać ewidencję mienia gminy?
• Czy należy ewidencjonować wszystkie działki gminy na stanie?
• Czy ewidencjonować działki, które gmina oddała w użyczenie lub trwały zarząd?
• Do czego potrzebna jest ewidencja?

8. Sposoby sporządzania ewidencji mienia gminnego

• Czy można prowadzić ewidencję w Wordzie lub Excelu?
• Ewidencja papierowa/pisemnej – plusy i minusy
• Czy prowadzenie ewidencji papierowej/pisemnej jest zgodne z prawem?
• Jakie narzędzia są pomocne w prowadzeniu ewidencji mienia gminy?
• Praktyczne wskazówki dotyczące organizacji procesu tworzenia programu komputerowego wspomagającego prowadzenie gminnego zasobu nieruchomości
• Prowadzenie ewidencji za pomocą programu – czy należy mieć inne dokumenty, czy sam program wystarczy?
• Podsumowanie – które z powyższych propozycji pomoże prowadzić ewidencję mienia gminny?

9. Obowiązujące przepisy prawa oraz nadchodzące zmiany w związku z ewidencją mienia gminnego

• Obowiązki gminy w związku z ewidencją mienia
• Do jakich przepisów prawa należy się stosować podczas sporządzania ewidencji mienia?
• Ustawa o gospodarce nieruchomościami – składanie informacji na temat mienia gminy – jakich terminów należy przestrzegać?
• Ewidencja a inwentaryzacja mienia gminy – różnice

10. Praca z wydziałem księgowości

• Jakie obowiązki w związku z ewidencją mienia gminnego leżą po stronie wydziału nieruchomości, a jakie po stronie wydziału finansowego?
• Rozbieżności w ewidencji przeprowadzanej przez wydział nieruchomości a ewidencji przeprowadzanej przez wydział księgowy – czy takie rozbieżności mogą wystąpić?
• Porównanie coroczne pomiędzy ewidencją zasobów nieruchomości oraz ewidencją księgową gminy. Jakie dane muszą być w takim porównaniu? Czy wartości księgowe muszą się zgadzać z danymi, które znajdują się w zasobie nieruchomości?
• Jak usprawnić prace z wydziałem finansów, aby nie dochodziło do nieścisłości w ewidencji? Czy można prowadzić wspólną ewidencję?

11. Kontrola w związku z ewidencją mienia gminnego – wykaz nieprawidłowości

• Co ile kontrolowana jest ewidencja mienia gminy i przez kogo?
• Kontrola RIO – wymagania podczas kontroli. Na co zwracają uwagę kontrolujący oraz jakich dokumentów mogą wymagać?
• Kontrola NIK – wymagania podczas kontroli. Na co zwracają uwagę kontrolujący oraz jakich dokumentów mogą wymagać? Czy nieprawidłowością może być prowadzenie ewidencji mienia gminy za pomocą Excela?