Wideoszkolenie: Ewidencja gminnego zasobu nieruchomości

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jak prawidłowo prowadzić ewidencję gminnego zasobu nieruchomości? Jakie grunty, budynki, prawa, obciążenia i formy gospodarowania powinny zostać w niej ujęte oraz jakie dane należy aktualizować?
• Jak przygotować plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości? Czy plan jest obowiązkowy, na jaki okres należy go sporządzić, jakie informacje powinien zawierać oraz kto go zatwierdza?
• Jak ewidencjonować nieruchomości oddane w trwały zarząd, użyczenie i użytkowanie wieczyste? Kiedy nieruchomość pozostaje w zasobie gminy, a kiedy powinna zostać ujęta w ewidencji jednostki organizacyjnej?
• Jak ustalać i aktualizować wartość nieruchomości? Jak ujmować wartość początkową, koszty nabycia, nakłady zwiększające wartość środka trwałego oraz różnice między wartością księgową i rynkową?
• Jak postępować przy podziale działki, zmianie powierzchni i nabyciu nieruchomości z mocy prawa? Jak wprowadzać zmiany do ewidencji, wyceniać nowe składniki majątku oraz usuwać nieruchomości z zasobu?
• Jak uzgadniać ewidencję zasobu nieruchomości z ewidencją księgową? Jakie dane powinny być corocznie porównywane, jak wyjaśniać rozbieżności i czy urząd może prowadzić jedną wspólną ewidencję?
• Jak przygotować ewidencję do kontroli RIO i NIK? Jakich dokumentów mogą wymagać kontrolujący, jakie nieprawidłowości są najczęściej stwierdzane oraz czy prowadzenie ewidencji w Excelu lub programie komputerowym jest wystarczające?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania uczestników, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatniego szkolenia:

• Czy plan miejscowy jest tym samym co plan ogólny?
• Jakie oprogramowanie poleca się do sporządzania deklaracji na podatek od nieruchomości?
• Czy w wykazie nieruchomości przeznaczonych m.in. w dzierżawę lub użyczenie (podawanym do publicznej wiadomości), w opisie sposobu zagospodarowania nieruchomości, należy w przypadku braku planu miejscowego wpisać informacje z planu ogólnego?
• Czy sprawozdanie o stanie mienia sporządza się na podstawie wartości księgowej, czy wartości aktualnej?
• Czy ośrodek sportu jest zwolniony z opłaty za trwały zarząd?
• Czy nieruchomości niemające uregulowanego stanu prawnego są ewidencjonowane w księgowości wartościowo?
• Czy w przypadku zmiany planu miejscowego należy nanieść zmiany w ewidencji, a jeśli tak, to jak często należy to robić?
• Dlaczego podatek VAT przy ustalaniu wartości początkowej nie jest wliczany do wartości gruntu i czy można prosić o rozwinięcie tego zagadnienia?
• Czy w przypadku braku planu miejscowego należy nanosić do ewidencji zmiany wynikające z planu ogólnego, w sytuacji, gdy nieruchomość została przekazana w trwały zarząd?
• Kiedy należy wyksięgować z ewidencji bilansowej wartość zrealizowanej inwestycji (modernizacji budynku remizy OSP) w obcym środku trwałym, jeśli umowa użyczenia została zawarta na okres 5 lat?
• Czy do ustalenia wartości początkowej niezbędne jest powołanie komisji, a jeśli tak, to w jaki sposób należy to zrobić (np. w drodze zarządzenia)?
• Czy plan wykorzystania zasobów powinien być wprowadzony zarządzeniem wójta, czy też uchwalony uchwałą rady gminy?
• Czy w prognozie korzystniej jest wskazać mniejszą, czy większą kwotę wydatków?
• Jaki wydział zajmuje się aktualizacją zarządzenia, na podstawie którego dokonywana jest wycena?

• Czy po ogłoszeniu planu ogólnego lub zmiany MPZP należy całą ewidencję zaktualizować? Czy można to zrobić etapami?
• Jak wprowadzić w programie powierzchnię działki, jeżeli mamy ½ udziału?
• W jaki sposób należy wykazać powierzchnię przy udziale 1/2 z 0,0749 ha, jeżeli wynik to 374,5 m²? Czy do celów rozliczeniowych przyjmuje się zaokrąglenie w górę (0,0375 ha), czy obcina się końcówkę (0,0374 ha)?
• Co ile trzeba robić aktualizację opłat UW?
• Co w przypadku, gdy wycena nieruchomości została dokonana przez komisję powołaną przez burmistrza i został sporządzony protokół?
• Jak się ma wysokość gruntu do wysokości odszkodowania?
• Jak wycenić scalenie gruntów gminnych właściciela prywatnego?
• Czy data ostatniej aktualizacji opłaty to data dokumentu, czy dzień, od którego rozpoczyna obowiązywać nowa data?
• Czy można przyjąć wartość z aktu, którą oświadczają osoby przekazujące na rzecz gminy?
• Czy można stosować opinię sporządzoną przez rzeczoznawcę?
• Czy przy zmianie powierzchni działki wartość pozostaje bez zmian?
• Czy błędem jest, jeżeli wprowadzamy wartość działek po podziale, a z wartością rzeczywistą wprowadzamy nowe działki?
• Czy ujmowanie pozabilansowego gruntu będącego w użytkowaniu wieczystym gminy jest konieczne?
• Jeżeli gmina ma nieodpłatną służebność przesyłu, to czy wpisujemy wartość z aktu?

1. Plan wykorzystania zasobów, które posiada gmina

• W planie wykorzystania gminnego zasobu należy podać zestawienie nieruchomości, m.in. nr KW. W przypadku udziału gminy po nr. KW, osoby postronne mogą zobaczyć w księdze nr KW udziałowców i ich dane. Zarządzenie w sprawie planu publikowanie jest na BIP. Czy dane w KW nie są wtedy danymi wrażliwymi, na podstawie których można zobaczyć dane innych osób (PESEL, hipoteki)?
• Czy w planie powinny zostać ujęte budynki?
• Czy rada gminy musi zatwierdzić plan w formie uchwały?
• Czy w gminnym zasobie nieruchomości musimy ujmować służebności i inne ograniczenia lub uprawnienia wpisane w księdze wieczystej?
• Czy plan wykorzystania gminnego zasobu jest obowiązkowy?
• W jakim miesiącu najlepiej zrobić plan wykorzystania gminnego zasobu? Czy jest jakiś termin ustawowy?
• Na koniec roku uzgadniamy z księgowością zasób gminy z podaną wartością księgową dla każdej działki. Czy ta wartość jest zmieniana co kilka lat?
• Czy zasób jest traktowany jako ewidencja analityczna?
• Czy gmina ma obowiązek sporządzić plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości? Obowiązek czy możliwość?
• Jak przygotować plan wykorzystania zasobów, które posiada gmina?
• Jak obszerny ma być plan wykorzystania zasobów, które posiada gmina?
• Jak przygotować plan, aby czerpać zyski ze sprzedaży/dzierżawy nieruchomości?
• Czy urząd ma obowiązek prowadzić plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, kiedy gmina posiada niewiele nieruchomości/gruntów i nie chce ich sprzedawać?
• Jakim dokumentem możemy przekazać przedszkolu informację o sprzedaży części działki oddanej w trwały zarząd?
• Czy plan wykorzystania zasobu i prognozę należy robić oddzielnie?
• Jeżeli wnosimy do ewidencji środków trwałych jakieś działki, które stały się własnością gminy wiele lat temu, np. w 1999 roku, to czy jej wartość szacujemy na rok 1999, czy na dzień dzisiejszy?

2. Zasady ewidencjonowania gminnego zasobu nieruchomości pod kątem ustawy o gospodarce nieruchomościami - jak je ewidencjonować?

• Czy grunt i budynek oddany w formie użyczenia na rzecz gminnego ośrodka kultury powinien być ewidencjonowany w ewidencji urzędu czy może zostać przekazany na stan ewidencyjny jednostki?
• Kompleksowe omówienie zasad ewidencjonowania mienia gminnego
• Zasoby nieruchomości – w jaki sposób ewidencjonować, aby można było mieć natychmiastowy dostęp do danych?
• Zmiany użytków - w jaki sposób ewidencjonować, aby można było mieć natychmiastowy dostęp do danych?
• Ewidencjonowanie nieruchomości, które zostały przekazane w trwały zarząd – jak ewidencjonować w zasobie nieruchomości?
• Użytkowanie wieczyste – w jaki sposób ewidencjonować nieruchomość, która jest przekazana w użytkowanie wieczyste?
• Czy oddanie w użytkowanie jest tożsame z użyczeniem?
• Czy grunty oddane w użytkowanie mają być usunięte z zasobu?
• Czy działki oddane w użytkowanie wieczyste nie są ujęte w wykazie działek uzgadnianych z księgowością?
• Czy użytkowanie wieczyste wciągamy do ewidencji środków trwałych jako grunt?
• Jeżeli gmina posiada drogę w użytkowaniu wieczystym od Skarbu Państwa, to czy musi ująć taki grunt w swojej ewidencji zasobu?
• Jak dzielić grunty składające się z kilku klasoużytków?
• Podział nieruchomości/gruntu pod kątem zasobu nieruchomości – w jaki sposób ewidencjonować?
• Co w przypadku utraty powierzchni gruntu przy podziale?
• Ewidencjonowanie działek we władaniu o nieuregulowanym stanie
• Jak wprowadzać zmiany w ewidencji mienia gminy?
• Usuwanie nieruchomości/gruntów z ewidencji
• Wypis i wyrys z ewidencji mienia gminy – kto powinien wydać na wniosek zainteresowanego (mieszkańca) takie dane z ewidencji?
• Jak ułatwić sobie proces ewidencji - praktyczne wskazówki

3. Wycena składników mienia gminnego

• Zapisanie wartości nieruchomości do ewidencji – jakie składniki wchodzą w skład wartości nieruchomości?
• Jak sporządzić informację o stanie mienia? Jakie dane powinien zawierać taki dokument?
• Wpisywanie wartości nieruchomości do ewidencji – czy taką wartość wpisywać na podstawie aktu notarialnego, wyceny rzeczoznawców, czy na podstawie innych dokumentów/przesłanek?
• Czy można zlecić rzeczoznawcy, aby opracował szacunek dla gruntów rolnych, zabudowanych czy komunikacyjnych dr?
• Jak ustalić wartość nabytej nieruchomości zaliczonej do środków trwałych?
• Czy koszty nabycia nieruchomości należy umieścić w wartości nieruchomości?
• Kiedy zwiększa się nakład na środek trwały? Jak należy wpisać zwiększenie do ewidencji? Czy zwiększenie należy wpisać jako nowa pozycja w ewidencji?
• Co, jeśli nie było amortyzacji prowadzonej, a są w ewidencji środków trwałych?
• Wartość księgowa i rzeczywista nieruchomości – różnice1.
• Czy przy ewidencjonowaniu mienia należy gromadzić informacje o wartości początkowej i wartości rynkowej nieruchomości?
• Jak wycenić nieruchomości znajdujące się w zasobie gminnym?

4. Rejestr działek i nieruchomości

• W jaki sposób prowadzić rejestr działek i/lub nieruchomości? – czy rejestr można uznać za ewidencję
• Dane, jakie powinny się znaleźć w rejestrze działek i/lub nieruchomości
• Czy na podstawie rejestru można sporządzić plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości?

5. Nabycie z mocy prawa

• Nabycie z mocy prawa – jak wycenić taką nieruchomość? Czy można odmówić nabycia z mocy prawa?
• Wniosek do wojewody o nabycie z mocy prawa – jak uzasadnić wniosek?

6. Kto ma obowiązek sporządzać ewidencję mienia gminy?

• Kto powinien sporządzać ewidencję mienia gminnego?
• Czy urząd ma obowiązek prowadzić ewidencję mienia gminy?
• Czy ewidencja mienia gminnego może być prowadzona jedynie przez starostwo?
• Czy ewidencję mienia gminnego należy prowadzić jedynie w urzędzie? Czy jednostki organizacyjne, które użytkują grunty i nieruchomości przekazane im przez urząd, mają również obowiązek prowadzić ewidencję tych gruntów i nieruchomości?

7. Elementy składowe ewidencji mienia gminnego

• Co powinna zawierać ewidencja?
• Jakie dodatkowe dane można wpisać ewidencję mienia gminy?
• Czy należy ewidencjonować wszystkie działki gminy na stanie?
• Czy ewidencjonować działki, które gmina oddała w użyczenie lub trwały zarząd?
• Do czego potrzebna jest ewidencja?

8. Sposoby sporządzania ewidencji mienia gminnego

• Czy można prowadzić ewidencję w Wordzie lub Excelu?
• Ewidencja papierowa/pisemnej – plusy i minusy
• Czy prowadzenie ewidencji papierowej/pisemnej jest zgodne z prawem?
• Jakie narzędzia są pomocne w prowadzeniu ewidencji mienia gminy?
• Praktyczne wskazówki dotyczące organizacji procesu tworzenia programu komputerowego wspomagającego prowadzenie gminnego zasobu nieruchomości
• Prowadzenie ewidencji za pomocą programu – czy należy mieć inne dokumenty, czy sam program wystarczy?
• Podsumowanie – które z powyższych propozycji pomoże prowadzić ewidencję mienia gminny?

9. Obowiązujące przepisy prawa oraz nadchodzące zmiany w związku z ewidencją mienia gminnego

• Obowiązki gminy w związku z ewidencją mienia
• Do jakich przepisów prawa należy się stosować podczas sporządzania ewidencji mienia?
• Ustawa o gospodarce nieruchomościami – składanie informacji na temat mienia gminy – jakich terminów należy przestrzegać?
• Ewidencja a inwentaryzacja mienia gminy – różnice

10. Praca z wydziałem księgowości

• Jakie obowiązki w związku z ewidencją mienia gminnego leżą po stronie wydziału nieruchomości, a jakie po stronie wydziału finansowego?
• Rozbieżności w ewidencji przeprowadzanej przez wydział nieruchomości a ewidencji przeprowadzanej przez wydział księgowy – czy takie rozbieżności mogą wystąpić?
• Porównanie coroczne pomiędzy ewidencją zasobów nieruchomości oraz ewidencją księgową gminy. Jakie dane muszą być w takim porównaniu? Czy wartości księgowe muszą się zgadzać z danymi, które znajdują się w zasobie nieruchomości?
• Jak usprawnić prace z wydziałem finansów, aby nie dochodziło do nieścisłości w ewidencji? Czy można prowadzić wspólną ewidencję?

11. Kontrola w związku z ewidencją mienia gminnego – wykaz nieprawidłowości

• Co ile kontrolowana jest ewidencja mienia gminy i przez kogo?
• Kontrola RIO – wymagania podczas kontroli. Na co zwracają uwagę kontrolujący oraz jakich dokumentów mogą wymagać?
• Kontrola NIK – wymagania podczas kontroli. Na co zwracają uwagę kontrolujący oraz jakich dokumentów mogą wymagać? Czy nieprawidłowością może być prowadzenie ewidencji mienia gminy za pomocą Excela?

Cele szkolenia:

1. Usystematyzowanie wiedzy dotyczącej zakresu danych, które powinny znajdować się w ewidencji gminnego zasobu nieruchomości, oraz zasad jej bieżącego prowadzenia i aktualizacji.

2. Rozwinięcie umiejętności prawidłowego ujmowania nieruchomości o różnym stanie prawnym i sposobie użytkowania, w tym oddanych w użytkowanie wieczyste, trwały zarząd, użyczenie lub posiadających nieuregulowany stan prawny.

3. Doskonalenie praktyki ustalania wartości nieruchomości, aktualizowania wycen oraz uzgadniania danych ewidencyjnych z ewidencją księgową jednostki.

4. Przygotowanie uczestników do sporządzania planów wykorzystania zasobu oraz informacji o stanie mienia komunalnego na podstawie kompletnych i aktualnych danych.

5. Zapoznanie uczestników z wymaganiami dotyczącymi organizacji ewidencji i podziału odpowiedzialności za jej prowadzenie, ze szczególnym uwzględnieniem nieprawidłowości wskazywanych podczas kontroli NIK i RIO.

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące ewidencji gminnego zasobu nieruchomości. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w UM, UG, UMiG. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z ewidencją gminnego zasobu nieruchomości.

Efekty:

WIEDZA

Uczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą wymaganej zawartości ewidencji zasobu, zasad wyceny i aktualizacji danych oraz powiązania ewidencji nieruchomości z dokumentacją finansowo-księgową.

UMIEJĘTNOŚCI

Uczestnicy nauczą się prawidłowo ujmować nieruchomości w ewidencji, aktualizować ich dane i przygotowywać na tej podstawie plan wykorzystania zasobu oraz informacje o mieniu.

KOMPETENCJE

Uczestnicy będą potrafili samodzielnie organizować prowadzenie ewidencji i identyfikować nieprawidłowości mogące zostać zakwestionowane podczas kontroli NIK lub RIO.