Wideoszkolenie: Wydawanie zezwoleń na imprezy masowe

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Kiedy wydać decyzję w przypadku, gdy organizator nie przedłożył kompletu wymaganych ustawą dokumentów?
• Jaka powinna wyglądać procedura przyjmowania wniosków o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Na co zwracać szczególną uwagę w trakcie przeprowadzania kontroli imprezy masowej?
• Jak prawidłowo sporządzić protokół kontroli bezpieczeństwa imprezy masowej i kto powinien go podpisać?
• Czy kwestia sprzedaży alkoholu na terenie imprezy masowej może lub powinna być ujęta w decyzji?
• Jak wymusić na organizatorach wydarzeń w obiektach organu gminy organizację imprez zgodnie z zasadami prawa?
• Jak w praktyce wygląda przerwanie imprezy masowej?

Szczegółowy program szkolenia:

1. Pytania uczestników, na które udzieliliśmy odpowiedzi podczas ostatniego szkolenia:

• Od kogo powinniśmy wymagać zgody na przetwarzanie danych osobowych w sytuacji, gdy jest ustanowiony pełnomocnik oraz w sytuacji, gdy sam organizator składa dokumenty?
• W którym momencie postępowania administracyjnego należy informować organizatora o przetwarzaniu danych osobowych? Czy w momencie składania wniosku, czy przy wydawaniu opinii?
• Co, jeżeli decyzję wyślemy Pocztą Polską i nie mamy osobistego kontaktu z organizatorem?
• Czy za zmianę decyzji powinniśmy pobrać opłatę skarbową w wysokości 41 zł?
• Co w sytuacji, gdy wydaliśmy decyzję pozytywną na organizację imprezy masowej, a podczas kontroli okazało się, że organizator nie spełnił wymogów zawartych w przepisie art. 6 lub 13 ust. 2?
• Jak należy rozumieć zapis dotyczący ważności opinii PSP lub policji przez okres 6 miesięcy, w szczególności, gdy organizator występuje o cykl imprez na okres przekraczający 6 miesięcy, a nie dłużej niż rok?
• Co w przypadku mniejszej liczby ratowników medycznych niż ta, o której mowa była w dokumentacji?
• Co w przypadku, gdy organizator przerwie imprezę masową tuż po jej rozpoczęciu na skutek warunków atmosferycznych, a impreza zostanie przeniesiona na inny termin? Czy powinniśmy zmienić decyzję? Czy powinna zostać wydana nowa decyzja na wniosek organizatora?
• Jak klasyfikować bieg uliczny, w którym bierze udział kilka tysięcy uczestników? Pakiety dla biegaczy są odpłatne, a bieg kończy się na placu, gdzie znajduje się scena, namioty oraz inne obiekty związane z imprezą.
• Czy pracowników związanych z organizacją imprezy włącza się w liczbę uczestników imprezy masowej – ochrona, artyści i obsługa?
• Co w przypadku, gdy komendant policji lub straży pożarnej dostarczy negatywną opinię?
• Czy przedstawiciele służb powinni posiadać stosowne upoważnienia do kontroli?
• Czy w wydanym zezwoleniu trzeba obligatoryjnie podać godziny rozpoczęcia i zakończenia imprezy masowej? Czy wystarczy zapis: godzina przed rozpoczęciem koncertu oraz godzina po zakończenia koncertu?
• Co w sytuacji, gdy podczas kontroli imprezy masowej nie ma zabezpieczenia medycznego?
• Czy ochrona może wpuścić osobę, której przy wejściu odebrano niebezpieczne narzędzie?
• Co w sytuacji, gdy opiniodawca zaznacza, że jego opinia jest ważna 6 miesięcy? Została wydana decyzja na cykl imprez masowych - mecze piłki siatkowej.
• Czy w przypadku odwołania imprezy przez organizatora naszą rolą jest umorzenie postępowania i przekazanie decyzji organizatorowi?
• Przepis art. 21 Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych wskazuje, jakie dane powinien zawierać identyfikator wydany przez organizatora imprezy masowej kierownikowi ds. bezpieczeństwa oraz służbom informacyjnym i porządkowym. Czy identyfikator, o którym mowa we wskazanym przepisie może być wystawiony przez właściciela firmy ochroniarskiej, która zatrudnia niezbędne służby podczas imprezy masowej?

2. Wniosek o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej.

• Jaka powinna wyglądać procedura przyjmowania wniosków o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Na co zwracać szczególną uwagę w trakcie przyjmowania wniosku o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Czy wniosek można złożyć telefonicznie?
• Czy jeśli dokumenty przesłane są jedynie pocztą elektroniczną, to czy należy traktować je tak samo, jak dokumentację dostarczoną do urzędu w oryginale?
• Czy terminy określone w ustawie należy traktować jako ostateczne, czy można do nich podejść instruktażowo?
• Czy organ wydający decyzję musi trzymać się terminów określonych w ustawie, czy może wydać decyzję bez ich zachowania?
• W jakich przypadkach można zastosować skrócony, 14-dniowy termin procedowania wniosku o zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Czy jeśli organizator nie dostarczy w terminie 30 dni kompletu dokumentacji wymienionej w ustawie, to czy należy wydać decyzję odmowną lub umorzyć postępowanie, czy można zezwolić na uzupełnienie dokumentacji?
• Czy istnieją szczególne przypadki umożliwiające skrócenie lub wydłużenie terminów określonych w ustawie? Jeśli tak, to jakie są podstawy prawne takiego działania?
• Czy jeśli wniosek zostanie złożony bez zachowania terminu określonego w ustawie, to czy postępowanie może zakończyć się wydaniem zezwolenia?
• Czy dokumenty złożone po czasie należy traktować jako korektę, czy jako uzupełnienie dokumentacji sprawy?
• W jaki sposób weryfikować prawdziwość i dokładność graficznych planów zabezpieczenia przedstawianych przez organizatorów?
• Czy w przypadku zachowania terminu złożenia wniosku, ale występowaniu braków w dokumentacji można żądać uzupełnienia dokumentacji, czy należy sprawę umorzyć?
• Jakie opłaty wiążą się z procedurą wydawania zezwolenia na organizację imprezy masowej?
• Czy w przypadku, gdy organizator nie wniesie wymaganych prawem opłat skarbowych można wydać zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Czy opłata za pełnomocnictwo musi być wnoszona każdorazowo, gdy wniosek składany jest przez pełnomocnika?
• W jaki sposób można wymusić na organizatorze przedłożenie dokumentów w terminie?

3. Jakie wydarzenia są, a jakie nie są imprezą masową w rozumieniu ustawy?

• Jaka jest różnica między zgromadzeniem a imprezą masową?
• Jak określić charakter wydarzenia (impreza masowa, impreza artystyczna lub rozrywkowa, zgromadzenie, inne)?
• Jakie wydarzenia winny być organizowane jako imprezy masowe?
• Jakie są różnice między imprezami masowymi organizowanymi wewnątrz budynków i na otwartej przestrzeni?
• Czy juwenalia mogą zostać zorganizowane w formule imprezy masowej?
• Czy organ gminy ma możliwość wymuszenia na organizatorze organizacji wydarzeń w formule imprezy masowej?
• Jaka jest różnica w zabezpieczeniu sportowych imprez masowych oraz imprez masowych o charakterze kulturalno-rozrywkowym?
• Kto jest administratorem danych w ramach procedury wydawania zezwolenia na organizację imprez masowych?
• Kogo i w jaki sposób powiadomić o zasadach przetwarzania danych osobowych w ramach procedury wydawania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?
• W jakich wypadkach należy określić w decyzji, że impreza masowa jest imprezą masową podwyższonego ryzyka?
• Co zrobić, gdy zmieniły się przesłanki, które zdecydowały o wskazaniu lub nie imprezy masowej jako imprezy masowej podwyższonego ryzyka?
• Czy można dokonywać modyfikacji decyzji pod kątem statusu imprezy masowej jako imprezy masowej podwyższonego ryzyka?

4. Kiedy wydać decyzję w przypadku, gdy organizator nie przedłożył kompletu wymaganych ustawą dokumentów?

• Kto podpisuje decyzję, jeżeli organizatorem imprezy masowej jest burmistrz, a impreza odbywa się na jego terenie?
• Czy zawsze należy wydać decyzję odmowną, czy można jedynie napisać pismo informujące o zakończeniu procedury?
• Jeśli organizator nie przedłożył kompletnej dokumentacji, to czy należy wydać decyzję odmowną, czy też można poczekać aż doniesie brakujące dokumenty?
• Jakie są konsekwencje wydania decyzji po ustawowym terminie?
• Czy organ wydający decyzję ma prawo do wprowadzenia do niej dodatkowych warunków, które organizator musi wypełnić?
• Jak powinna wyglądać decyzja zmieniająca? Jakie elementy decyzji mogą podlegać zmianie?
• Kiedy można, a kiedy należy wydać decyzję zmieniającą?
• Czy wydawanie decyzji zmieniającej jest obligatoryjne, czy fakultatywne?
• Czy można wydać decyzję zmieniającą bez zgody podmiotu dysponującego zezwoleniem na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Czy zamiast wydania decyzji zmieniającej można dołączyć adnotację do dokumentacji sprawy lub odnieść się pismem zwykłym?
• Organ gminy zobligowany jest do dostarczenia decyzji o zezwoleniu na przeprowadzenie imprezy masowej do właściwego terytorialnie urzędu wojewódzkiego w terminie 3 dni od daty wydania — czy ze względu na to, że poczta nie zawsze dostarcza oryginał w terminie, można wcześniej wysłać do urzędu wojewódzkiego skan decyzji?
• Czy kwestia sprzedaży alkoholu na terenie imprezy masowej może lub powinna być ujęta w decyzji?

5. Jakie są podstawy wydania odmowy wydania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?

• Czy z odmową czekamy do 7. dni przed imprezą, tak jak w przypadku zezwolenia?
• W jaki sposób prawidłowo wydać odmowę wydania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Jak organ powinien przygotować się do odwołania od decyzji o wydanie odmowy zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Jak postępować z odwołaniem od decyzji odmownej?
• Czy organ gminy może zmienić decyzję odmowną na zezwolenie, w przypadku, gdy organizator uzupełni braki w dokumentacji?
• Czy można odmówić wydania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej, gdy tylko jedna z opinii podmiotów opiniujących jest negatywna, a reszta dokumentacji jest kompletna?

6. Czym jest i na czym polega kontrola bezpieczeństwa imprezy masowej?

• Jak powinna przebiegać kontrola bezpieczeństwa imprezy masowej?
• Na co zwracać szczególną uwagę w trakcie przeprowadzania kontroli imprezy masowej?
• Kto może przeprowadzić kontrolę imprezy masowej w imieniu organu wydającego decyzję?
• Jakimi uprawnieniami dysponuję kontrolujący imprezę masową?
• Jakimi upoważnieniami (i przez kogo wystawionymi) winien legitymować się kontrolujący imprezę masową?
• Jak wcześnie przed imprezą powinien zostać wyznaczony kontrolujący imprezę masową?
• Czy podmiotem kontrolującym może być właściwy miejscowo komendant powiatowy policji?
• Jak prawidłowo sporządzić protokół kontroli bezpieczeństwa imprezy masowej i kto powinien go podpisać?
• Co zrobić w przypadku, gdy impreza masowa przeciągnie się poza godziny określone w zezwoleniu?
• Jak postąpić w przypadku, w którym w trakcie kontroli bezpieczeństwa imprezy masowej kontrolujący dostrzeże rzeczy lub zachowania niezgodne z prawem, ale nie odnoszące się do warunków określonych w zezwoleniu?
• Jaka jest różnica między służbą informacyjną, a służbą bezpieczeństwa?
• Jak prawidłowo obliczyć ilość pracowników służby bezpieczeństwa i służby informacyjnej na imprezie masowej?
• Jak powinna wyglądać prawidłowa instrukcja przeciwpożarowa?
• Czy organ gminy może wymusić na organizatorze zmiany regulaminu imprezy masowej w celu podniesienia poziomu bezpieczeństwa uczestników imprezy?
• Czy organ gminy może wymusić na organizatorze formę i sposób prezentacji regulaminu imprezy masowej jej uczestnikom?
• Jakich dokumentów wymagać, w przypadku wykorzystania na imprezie masowej obiekty ruchome czy pirotechnikę?
• Czy wykorzystanie w trakcie imprezy masowej materiałów pirotechnicznych wymaga uzyskania dodatkowych zgód?
• Jak radzić sobie z zagrożeniem bombowym i ewakuacją w trakcie imprezy masowej?

7. Jakie uprawnienia mają organy administracji publicznejdo przerwania imprezy masowej?

• Jak w praktyce wygląda przerwanie imprezy masowej?
• W jakich przypadkach można podjąć decyzję o przerwaniu imprezy masowej?
• Kiedy przerwanie imprezy masowej jest obligatoryjne, a kiedy fakultatywne?
• Jak podjąć decyzję o przerwaniu imprezy masowej?
• Jakie podstawy prawne powinny znaleźć się w decyzji o przerwaniu imprezy masowej?
• Jakie są konsekwencje przerwania imprezy masowej?
• W jakiej formie wydać decyzję o przerwaniu imprezy masowej?

8. Czy opinie są wiążące dla organu gminy w przypadku wydawania decyzji zezwalającej na organizację imprez masowych?

• Co zrobić w przypadku, gdy opinia traci ważność po 6 miesiącach, a organizator wciąż dysponuję zezwoleniem na organizację imprez masowych?
• W jaki sposób można wyegzekwować od organizatora nowe opinie?
• Kiedy powiadomić organizatora o konieczności przedłożenia nowych opinii?
• Ile czasu ma organizator na dostarczenie nowych opinii?
• Czy w przypadku otrzymania nowych opinii należy wystawić nową decyzję?
• Jakie mogą być konsekwencję wydania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej mimo negatywnych opinii jednego lub więcej podmiotów opiniujących?
• Czy w przypadku zawarcia w opiniach dodatkowych obowiązków nie wynikających bezpośrednio z ustawy, organ gminy powinien w decyzji zobligować organizatora do wypełnienia tych obowiązków?
• Czy organ gminy ma uprawnienia do weryfikacji opinii służb?
• Czy w celu weryfikacji opinii służb można powołać biegłego?
• Jak i w jakiej formie przeprowadzić można wizję lokalną obiektu, na którym ma odbyć się impreza masowa?

9. Jakie obowiązki spoczywają na organizatorze a jakie obowiązki naadministracji publicznej?

• Jakie obowiązki w zakresie bezpieczeństwa spoczywają bezpośrednio na organizatorze?
• Jakie obowiązki w zakresie bezpieczeństwa imprez masowych spoczywają na organie gminy?
• Jak wymusić na organizatorach wydarzeń w obiektach organu gminy organizację imprez zgodnie z zasadami prawa?
• Czy można organizować imprezy masowe na terenie gminy, jeśli gmina nie posiada odpowiedniej hali widowiskowej lub innej infrastruktury umożliwiającej organizację imprez masowych?
• Czy organ gminy musi powiadamiać podmioty zewnętrzne o wydaniu decyzji na przeprowadzenie imprezy masowej? Jeśli tak, to jakie?
• Czy i w jaki sposób poinformować państwowe służby i inspekcje o planowanej imprezie masowej, gdy nie została jeszcze wydana decyzja?

10. Gmina organizatorem imprezy masowej.Czy organ gminy może sam sobie wydać zezwolenie na organizację imprezy masowej?

• Jak zabezpieczyć imprezy organizowane przez gminę, aby uniknąć ewentualnych kar?
• Czy urząd może zorganizować imprezę masową? Do kogo urząd ma wystąpić o zgodę?
• Czy burmistrz odpowiada za imprezę masową zorganizowaną przez ośrodek kultury za jego zgodą?
• Czy opinie w dokumentacji muszą być w oryginale? Czy urzędnik może potwierdzić za zgodnością i pozostawić kopie? Czy można poprzestać na skanach opinii przesłanych e-mail od organizatora?
• Na co zwracać szczególną uwagę wybierając firmę świadczącą usługi ochrony w trakcie imprez organizowanych przez organ gminy?
• Czy gmina może zwrócić się o zapewnienie zabezpieczenia medycznego imprezy masowej do szpitala w danym mieście lub do właściwej wojewódzkiej stacji ratownictwa medycznego?
• Jak rozwiązać kwestię utrwalania wizerunku i wyrażenia zgody na ewentualne jego rozpowszechnianie? Na kim powinien spoczywać ten obowiązek?

11. Ustawa o imprezach masowych, a inne akty prawne

• Czy w związku z wprowadzeniem na terenie kraju stanu zagrożenia epidemiologicznego istnieją jakieś dodatkowe przepisy odnośnie organizacji imprez masowych?
• Czy właściwe jest dołączanie do decyzji klauzuli obligującej organizatora do dostosowania działań gdyby doszło do zmiany przepisów epidemiologicznych?
• Jakie dokumenty są potrzebne do uzyskania jednorazowych zezwoleń na sprzedaż alkoholu w trakcie imprez masowych?
• W jaki sposób ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych odnosi się do prawa o ruchu drogowych (wykorzystanie dróg w sposób szczególny)?
• W jaki sposób można zorganizować imprezę masową na terenie dróg publicznych?