Wideoszkolenie: Archiwum zakładowe w urzędzie gminy i miasta

Jak prawidłowo archiwizować dokumentację w archiwum zakładowym? Czy można rejestrować sprawy na klasach głównych? Jak należy postępować, kiedy dokumentacji nie da się przypisać do klasach zgodnie z JRWA? Jak prawidłowo przyjąć dokumentację na informatycznych nośnikach danych? Na jakich zasadach udostępnia się dokumenty dla klientów pracowników urzędu?

od 439.00 zł

Wideoszkolenie PCC Poland skierowane do archiwistów zakładowych, pracowników archiwów zakładowych w urzędach miasta i gminy, koordynatorów czynności kancelaryjnych

Uwaga! Każdy uczestnik otrzyma dodatkowo wzór spisu zdawczo-odbiorczego, który spełnia wymogi Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
Wideoszkolenie przygotuje Państwa do archiwizowania różnego rodzaju dokumentacji m.in. zamówień publicznych, budowlanej, programów unijnych, kadencyjnej z biura rady, płacowej, akt osobowych, kopert dowodowych, ewidencji ludności, księgowej, zlikwidowanych jednostek. Prelegentka wyjaśni jakie są zasady przyjmowania do archiwum zakładowego informatycznych nośników danych stanowiących załączniki do dokumentacji w postaci papierowej np. płyty CD. Ponadto każdy uczestnik pozna proces brakowania, udostępniania oraz przekazywania dokumentacji do archiwum państwowego. Podczas spotkania mogą Państwo zadawać pytania, a prelegent odpowie na nie w oparciu o swoje doświadczenie. Wszystko po to, by dać Państwu gotowe rozwiązania, do zastosowania w pracy od zaraz!

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

  • Jak dopisać kolejny numer do jednolitego rzeczowego wykazu akt? W jakich sytuacjach możemy rozbudować JRWA? Jak wygląda cała procedura rozbudowy JRWA?
  • [PRZYKŁAD] Archiwizowanie wniosków o udział w środkach zewnętrznych w instrukcji kancelaryjnej jest pod numerem 041, kolejny numer 042 to realizacja programów i projektów, czyli zawarcie umowy i rozliczenie. Pod jakim numerem archiwizować zakupy/przetarg/zapytania ofertowe? Czy należy archiwizować je pod numerem 042?
  • Jak prawidłowo przyjąć do archiwum płyty CD, na których nagrana jest sesja rady? Omówienie zagrożeń w związku z archiwizowaniem na nośnikach danych
  • Procedura wypożyczenia dokumentów z archiwum zakładowego – zasady udostępnia dokumentów pracownikom urzędu i petentom z zewnątrz.
  • Jak archiwizować przejęte dokumenty z jednostek zlikwidowanych, dla których organem założycielskim była gmina?
  • Wyjątki od systemu tradycyjnego lub EZD – kiedy możemy wprowadzić wyjątki, czy musimy uzgadniać je z Archiwum Państwowym?
  • Procedura brakowania dokumentacji – czy musimy powoływać komisje? Jak wygląda wniosek o ekspertyzę dokumentacji niearchiwalnej? Czy potrzebna jest zgoda na niszczenie dokumentacji kat. Bc?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

  • Instrukcja dla pracowników rejestrowania, znakowania i wydzielania spraw
  • Instrukcja porządkowania dokumentacji z rozbiciem na dokumentację niearchiwalną przechowywaną poniżej 10 lat i dokumentację niearchiwalną przechowywana powyżej 10 lat
  • Wzór spisu zdawczo - odbiorczego (spełniający wymogi Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej)
  • Wzór wykazu spisów zdawczo - odbiorczych
  • Wzór opisu teczki
  • Wzór protokołu wycofania dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego
  • Formatka do sporządzania sprawozdania rocznego z działalności archiwum zakładowego
  • Wzór wniosku wypożyczenia dokumentów z archiwum

Szczegółowy program szkolenia:

Wybrane pytanie, które padły podczas ostatnich szkoleń:

  • Czy komórka organizacyjna urzędu morze wnioskować o wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji, która została wytypowana do niszczenia?
  • Czy można stosować klipsy archiwalne do spinania dokumentów w teczkach kat. A?
  • Jakiej gramatury powinna być teczka bezkwasowa?
  • Czy dokumenty mogą być przechowywane w archiwum w pudłach?
  • Do jakiej kategorii archiwalnej należy zakwalifikować pozwolenia na budowę wydawane przez gminę z lat 80 – tych?
  • Czy dokumentację techniczną projektu, dołączoną do przetargu można brakować po 5 latach, zgodnie z JRWA?
  • Jeżeli zniszczę akta osobowe z kategoria B10, zakładając, że pracownik nie odbierze tych dokumentów, czy muszę wysłać mu zawiadomienie o zniszczeniu tej dokumentacji?
  • Czy dokumenty B50 kadrowo-placowe urzędu można przekazać do przechowania prywatnym firmom, jeśli nie mamy miejsca u siebie? Czy nie musimy obawiać się np. likwidacji działalności przez ten podmiot? Akta wtedy będą nie do odzyskania
  • Czy w spisie zdawczo-odbiorczym można nanieść każdy tom na oddzielną pozycję spisu? Np. w opisie teczki są wskazane dowody księgowe, nr dowodu księgowego i dlatego mamy zalecenie, aby było przejrzyście i aby łatwiej można było znaleźć, w razie potrzeby wypożyczenia z archiwum
  • Jak archiwizować karty osobowe mieszkańców (KOM) - jak długo przechowywać i do jakiego hasła z JRWA klasyfikować?
  • Jak długo przechowujemy teczkę z dokumentami dotyczącymi lokalu mieszkalnego, gdy lokal przez najemcę jest wypowiedziany i zdany oraz w przypadku, gdy ten lokal zostaje przez najemcę wykupiony i staje się jego własnością?
  • Czy można przejąć do archiwum teczki z roku 2021, gdyż pracownik chce je przekazać?
  • Kto podpisuje spis zdawczo-odbiorczy w przypadku zmiany klasyfikacji?
  • Czy taki spis nanosimy do ewidencji archiwum?
  • Jeśli porządkujemy teczki i jest potrzeba wykonania nowego spisu, to ten pierwotny anulujemy i przenosimy do nowego?
  • Czy teczka przekazana przez pracownika działu do składnicy akt powinna zawierać spis dokumentów znajdujących się w teczce? Jaka powinna być numeracja stron i jaka kategoria?
  • Jak kwalifikować wnioski o dopisanie do spisu wyborców czy informacje o wykreśleniu ze spisu wyborców? Jak wygląda wówczas spis spraw?
  • Co zrobić, gdy w pokojach jest ograniczone miejsce do przechowywania dokumentów i trudno jest zmieścić dokumenty z dwóch lat?
  • Czy powinno się wymagać wyjaśnień, jeśli dokumentacja jest przekazywana po terminie?
  • Czy formatka ze sprawozdawczości jest akceptowana przez Archiwum Państwowe? Czy może być w formie tabeli?
  • Czy wcześniejsze spisy zdawczo-odbiorcze przyjęte w systemie tradycyjnym będziemy musieli nanieść do systemu elektronicznego?
  • Czy jedna koperta dowodowa to jedna sprawa, jedna teczka?
  • Jeśli mamy przygotowany spis be, to czy teraz wysyłam go do archiwum państwowego z pismem przewodnim, czy wniosek?
  • Czy planowany system EZP RP obowiązkowo obejmie urzędy miast?
  • Jaka jest rola archiwisty-koordynatora wydziałów i informatyków w procesie wprowadzanie systemu EZD?


1. Klasyfikacja i znakowanie dokumentacji zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt – jak stworzyć kolejną klasę w jednolitym rzeczowym wykazie akt?

  • Rejestrowanie spraw, budowa JRWA, znak sprawy, zakładanie teczki - Co zrobić w sytuacji gdy jedna sprawa toczy się latami? Czy pozostałe sprawy zakończone można przekazać do archiwum?
  • Jak prawidłowo zakładać wydzielone grupy spraw (podteczki)? Przykłady prawidłowego i błędnego zakładania podteczek.
  • Czy można rejestrować sprawy na klasach głównych JRWA?
  • Jak należy postępować, kiedy dokumentacji nie da się przyporządkować do klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt ?
  • Jak dopisać kolejny numer do jednolitego rzeczowego wykazu akt? Jak wygląda procedura rozbudowy JRWA?
  • Czy można zmienić kategorie i/lub znak sprawy? W jaki sposób to zrobić? Jak dokonać zmiany kategorii archiwalnych w środkach ewidencyjnych m.in. spisach zdawczo – odbiorczych?

2. Kategorie archiwalne i sposoby ich porządkowania – jak prawidłowo archiwizować dokumentację w archiwum zakładowym?

  • Porządkowanie dokumentacji okresie przechowywania poniżej 10 lat
  • Porządkowanie dokumentacji okresie przechowywania powyżej 10 lat
  • Porządkowanie materiałów archiwalnych
  • Jak wygląda prawidłowo uzupełniony spis zdawczo – odbiorczy? Czy podteczka jest osobna pozycją na spisie zdawczo – odbiorczym? Czy dokumenty z różnych lat mogą być na jednym spisie z – o?
  • Kiedy archiwista ma prawo odmówić przyjęcia dokumentacji na stan archiwum?

Dokumentacja dot. dodatku osłonowego

  • W jakiej klasy zakwalifikować dokumentację związaną z dodatkiem osłonowym?
  • Czy można zakwalifikować do kat. B5? Jak odnosi się do tego ustawa?
  • Jak długo należy przechowywać dokumentację związaną z dodatkiem osłonowym?

Dokumentacja budowlana

  • Jak archiwizować dokumentację budowlaną? Czy pozwolenia na budowę można niszczyć po 10 latach zgodnie z kategoria archiwalną?
  • Archiwizowanie map, zdjęć z kontroli – jak archiwizować takie dokumenty? Ile lat przetrzymywać takie dokumenty? Czy można je brakować bez zgody?
  • Jak długo należy przechowywać dokumentację techniczną?
  • Czy dokumentację techniczną B10/BE należy trzymać w podteczce, czy teczce głównej?
  • Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego dokumentację geodezyjno-kartograficzną?

Dokumentacja z biura rady

  • Jak archiwizować dokumenty z biura rady?
  • Czy dokumenty z biura rady powinny być oddawane po skończonej kadencji?
  • Czy dokumentacja z biura rady powinna być składowana w teczkach przypisanych do kadencji?
  • Jak archiwizować uchwały, projekty i teczki komisji? W jaki sposób je klasyfikować?
  • Jak archiwizować dokumentację kierowaną do przewodniczącego biura rady i burmistrza?
  • Jak archiwizować materiały z sesji rady, jeśli sesja odbywa się w formie online?
  • Jak przechowywać płyty CD, na których jest sesja rady?
  • Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego zarządzenia?

Dokumentacja z zamówień publicznych

  • Jak archiwizować dokumentację związaną z zamówieniami publicznymi?
  • Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego dokumentację przetargową?
  • Jak postępować z dokumentacją zamówień publicznych w formie elektronicznej w sytuacji gdy urząd nie działa w systemie EZD? Jak archiwizować dokumentacje zamówień publicznych w postaci tradycyjnej (papierowej) w sytuacji gdy dokumentacja wpłynęła d urzędu w formie elektronicznej?
  • Po jakim czasie można brakować dokumentację związaną z zamówieniami publicznymi? Czy można brakować wcześniej niż po 5 latach?

Akty notarialne

  • Jak archiwizować akty notarialne?
  • Jeżeli są dwa egzemplarze aktów notarialnych, to czy każdy z nich musi być archiwizowany?
  • Kiedy można brakować akty notarialne i po ilu latach?

Dokumentacja programów i projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych w tym Unii Europejskiej

  • Jak archiwizować dokumenty dotyczące „unijnych programów”?
  • Jakie dokumenty należy klasyfikować do klas 040, 041 i 042? Czy zamówienia publiczne należy klasyfikować do klasy 042? Jakie są wytyczne Archiwum Państwowego?
  • Ile należy przetrzymywać dokumentację UE? Od czego zależy czas archiwizacji takiej dokumentacji?
  • Czy można brakować taką dokumentację?

Dokumentacja księgowa

Jak archiwizować, porządkować, rejestrować:

  • dokumentację księgową;
  • dowody księgowe
  • faktury
  • Jaką kategorię przypisać dokumentacji środków finansowych pomocowych i jak ją archiwizować? Ile lat przetrzymywać?

Dokumentacja płacowa i osobowa

  • Jak archiwizować dokumentację płacową i osobową? Praktyczne wskazówki dotyczące archiwizowania dokumentacji płacowej i osobowej.
  • Jak długo przechowywać dokumentację płacową i osobową?
  • Jakie warunki trzeba spełnić, aby krócej przechowywać dokumentację płacową i osobową? Zmiana okresów przechowywania dokumentacji
  • Gdzie powinny być przechowywane akta osobowe i płacowe?
  • Czego dotyczą zmiany w przepisach dotyczących przechowywania dokumentacji – teczki osobowe
  • Co zrobić z aktami osobowymi osób, które nie żyją?

Koperty dowodowe i dokumentacja ewidencji ludności

  • Jak porządkować i archiwizować koperty dowodowe?
  • Co powinny zawierać koperty dowodowe?
  • Dokumentacja związana z ewidencją ludności – rodzaje, okresy przechowywania oraz sposoby porządkowania
    • Księgi meldunkowe,
    • Karty rejestru mieszkańców,
    • Indywidualne karty osobowe mieszkańców,
    • Kartoteka ewidencyjno-adresowa,
    • Zgłoszenia zameldowania lub wymeldowania prowadzone w rejestrze PESEL, nadanie numeru PESEL.

Inne

Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego:

  • dokumentację kat. A
  • dokumentację kat. B

Dokumenty z sądów, szpitali, szkół

  • Jak archiwizować dokumenty przyjęte z jednostek zlikwidowanych, dla których organem założycielskim była gmina?
  • Kto porządkuje dokumenty po zlikwidowanej jednostce? Kto ponosi koszty archiwizacji?
  • Jakie dokumenty trafiają do urzędu?

3. Jak prawidłowo przyjąć do archiwum zakładowego dokumentację na informatycznych nośnikach danych – płyta CD, pamięć USB, dysk twardy

  • Jak przyjąć do archiwum dokumenty na nośniku danych np. płycie CD?
  • Czy archiwizować płyty CD na osobny spis zdawczo-odbiorczy?
  • Czy dokument na takim nośniku musi mieć odpowiednik papierowy?
  • Czy płyty CD, które są załącznikami, archiwizować w osobnej teczce?
  • Czy zawartość nośnika należy zgrywać, aby stworzyć kopię?
  • Kto decyduje o zgrywaniu takich danych na dodatkowy nośnik (kopia)?
  • Jakie mogą być zagrożenia w związku z archiwizowaniem na nośnikach danych/pamięć USB/płytach CD?
  • Jeżeli w urzędzie działa system EZD, to czy archiwizowanie nośników danych wygląda inaczej niż w formie tradycyjnej?
  • Czy firma zewnętrzna, którą zatrudnia urząd, może archiwizować nośniki danych?
  • Jakie jest ryzyko związane z taką współpracą i przekazywaniem danych poza urząd?

4. Praktyczne wskazówki dotyczące porządkowania i układania dokumentacji w archiwum zakładowym – klucz do efektywnej i skutecznej pracy

  • Jak układać dokumenty w archiwum zakładowym, aby później szybko je odnaleźć?
  • Czy sposób układania dokumentów w archiwum ma znaczenia? W jaki sposób powinny być ułożone dokumenty/teczki?
  • Jak wtórnie zakładać teczki dla dokumentacji przyjętej w stanie nieuporządkowanym?
  • [PRZYKŁAD] W teczce znajdują się pisma z różnymi znakami, natomiast sama teczka ma inny aktualny znak. W jaki sposób uporządkować taką teczkę? Co można zrobić z taką teczką, w której pisma mają różne znaki oraz sama teczka jest oznaczona również innym znakiem?

5. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym – zasady oraz procedury

  • Na jakich zasadach udostępnia się dokumenty dla pracowników urzędu i dla petentów z zewnątrz?
  • Procedura wypożyczenia dokumentów z archiwum zakładowego
  • Czy udostępnia się kopie, czy oryginał dokumentu?

6. Jakie dokumenty i po jakim czasie można niszczyć? Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

  • Procedura brakowania dokumentacji - jak powinno przebiegać brakowanie dokumentów? Czy wymagane jest uzyskanie zgody na zniszczenie dokumentu kategorii B5/B10?
  • Czy musimy powoływać w urzędzie komisje do brakowania?
  • Jak wygląda wniosek do brakowania i spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania?
  • Czy można brakować stare (stare, niewykorzystywane) dzienniki urzędowe, które zajmują miejsce? Po jakim czasie można je zniszczyć?
  • Ekspertyza dokumentacji niearchiwalnej
  • Przekwalifikowanie dokumentacji do kat. A

7. Przekazywanie dokumentów do archiwum państwowego – omówienie procesu przekazania dokumentacji

  • Jak przekazywać dokumenty do archiwum państwowego? Warunki i omówienie całego procesu przekazywania dokumentów
  • Czy archiwum państwowe sprawcza uporządkowanie dokumentacji przed przekazaniem?
  • W jakim stanie (czy w specjalnych kopertach itp.) przekazywać dokumenty do archiwum państwowego?

8. Jak wzorcowo przygotować sprawozdawczość z archiwum zakładowego?

  • Co powinno się znaleźć w takim sprawozdaniu? Jak je przygotować?
  • Czy są systemy, które pozwolą na zebranie i zliczenie danych podczas sporządzania sprawozdania?

9. System EZD w archiwum zakładowym – jak bezpiecznie przejść na system EZD w urzędzie?

  • Kiedy urząd morze wprowadzić wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych (od systemu tradycyjnego lub EZD)? Czy wyjątki należy uzgadniać z archiwum państwowym?
  • Jak wygadają składy chronologiczne w EZD? Ile składów chronologicznych może być w urzędzie?
  • Jak przyjmować dokumenty do składów chronologicznych w systemie EZD?
  • W jaki sposób oddzielać kategorii A od B w składach chronologicznych?
  • Czy można przechowywać razem kategorię A i B w składach chronologicznych, natomiast jak wygląda wówczas brakowanie?
  • Czy każdy pracownik urzędu ma dostęp do zarchiwizowanych dokumentów w systemie i wówczas nie ma konieczności udostępniania ich przez archiwistę?
  • Jak wygląda procedura przejścia z systemu tradycyjnego do systemu elektronicznego obiegu dokumentacji? Ile czasu potrzeba na całkowite wdrożenie systemu elektronicznego?
  • Jak wygląda przekazywanie spraw prowadzonych w systemie EZD do archiwum państwowego?

10. Przebieg kontroli z archiwum nadzorującego

  • Jak wygląda kontrola z archiwum nadzorującego?
  • Kogo kontroluje jednostka nadzorująca – archiwistę/wydziały urzędu?
  • Na czym polega kontrola z archiwum nadzorującego? Jakie dokumenty należy przedstawić?

11. Obsada archiwum zakładowego oraz wymagania odnośnie lokalu i wyposażania

  • Jakie są wymagane uprawnienia, aby pracować jako archiwista zakładowy?
  • Czy można pracować jako archiwista zakładowy bez kursu I stopnia lub studiów?
  • Jakie są wymogi techniczne odnośnie lokalu, w jakim archiwizowane są dokumenty?
  • Czy ma znaczenie, na którym piętrze znajduje się archiwum?
  • Czy powyższe wymogi są obligatoryjne, czy jedynie zalecane?
  • Z jaką częstotliwością notować dane z rejestratorów wilgoci i temperatury?
  • Czy odgrzybianie dokumentacji jest konieczne?
  • Kiedy należy odgrzybiać dokumentację?
  • Kto powinien finansować przeprowadzanie odgrzybiania dokumentacji przed przekazaniem jej do jednostki nadzorującej?

12. Ochrona danych osobowych w archiwum zakładowym

  • W jaki sposób archiwista jest zobligowany do przestrzegania RODO?
  • Co archiwista zakładowy powinien wiedzieć w związku z RODO?
  • Przepisy RODO w praktyce archiwalnej

13. Nadchodzące zmiany w związku z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym

  • Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – jakich zmian należy się spodziewać?

Prowadzący

Monika Froń - od 2009 r. pracownik archiwum zakładowego Urzędu Miejskiego w Przemyślu. Od 2013 r. pełni funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych. Absolwentka wyższych studiów zawodowych ze specjalnością archiwistyka oraz uzupełniających studiów magisterskich na Wydziale Historycznym Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie.


Prawa autorskie do niniejszego programu przysługują Private Corporate Consulting Sp. z o.o. Udostępnianie, kopiowanie i przerabianie niniejszego programu bez pisemnej zgody Private Corporate Consulting Sp. z o.o., zagrożone jest odpowiedzialnością karną oraz cywilną.

Terminy szkoleń


od 439.00
11 października 2022

Podobne szkolenia