Wideoszkolenie: Archiwum zakładowe w urzędzie gminy i miasta

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Dodatek węglowy pod jaki numer? Czy trzeba występować do archiwum państwowego o nadanie nowych haseł w JRWA?
• [PRZYKŁAD] Archiwizowanie wniosków o udział w środkach zewnętrznych w instrukcji kancelaryjnej jest pod numerem 041, kolejny numer 042 to realizacja programów i projektów, czyli zawarcie umowy i rozliczenie. Pod jakim numerem archiwizować zakupy/przetarg/zapytania ofertowe? Czy należy archiwizować je pod numerem 042?
• Jak prawidłowo przyjąć do archiwum płyty CD, na których nagrana jest sesja rady? Omówienie zagrożeń w związku z archiwizowaniem na nośnikach danych
• Procedura wypożyczenia dokumentów z archiwum zakładowego – zasady udostępnia dokumentów pracownikom urzędu i petentom z zewnątrz.
• Jak archiwizować przejęte dokumenty z jednostek zlikwidowanych, dla których organem założycielskim była gmina?
• Wyjątki od systemu tradycyjnego lub EZD – kiedy możemy wprowadzić wyjątki, czy musimy uzgadniać je z Archiwum Państwowym?
• Procedura brakowania dokumentacji – czy musimy powoływać komisje? Jak wygląda wniosek o ekspertyzę dokumentacji niearchiwalnej? Czy potrzebna jest zgoda na niszczenie dokumentacji kat. Bc?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Wybrane pytania, które padły podczas ostatnich szkoleń:

• Co zrobić, jeśli poprzedniczka nie archiwizowała kaset magnetofonowych z nagraniami z posiedzeń rady gminy?
• W jaki sposób zobowiązać pracowników do przestrzegania JRWA i do oddawania dokumentacji w określonym czasie do archiwum zakładowego?
• W urzędzie przechowywane są pozwolenia na budowę z lat 70., 80. i 90. Obecnie zajmuje się tym starostwo powiatowe. Czy możemy sami przekazać dokumenty do archiwum państwowego, czy musimy przekazać je do starostwa?
• Kto powinien kwalifikować dokumentację płacową? Pracownik merytoryczny czy pracownik archiwum?
• Czy numerujemy dokumenty w kopertach dowodowych do 2010 roku?
• Jak archiwizować wnioski, wpisy i decyzje w CEIDG przed 2011 rokiem w wersji papierowej?
• Czy jest obowiązek drukowania dokumentacji zamówień publicznych powyżej 130 tys.?
• Skarbnik gminy sporządza i przesyła w wersji elektronicznej sprawozdania budżetowe, kwartalne i roczne. Czy do archiwum zakładowego musi drukować wersje papierową, czy może przekazać ją na nośniku elektronicznym?
• Czy można wybrakować stare zbiory Dzienników Ustaw i Monitorów Polskich?
• Kto numeruje strony przy przyjmowaniu dokumentów do archiwum zakładowego - przekazujący czy przyjmujący?
• Jakie wewnętrzne dokumenty dotyczące archiwum zakładowego powinien posiadać urząd gminy?
• Czy składnica akt musi mieć zgodę na brakowanie dokumentacji, czy może zniszczyć dokumenty we własnym zakresie?
• Co z udostępnieniem kopert dowodowych interesantom w celu utworzenia drzewa genealogicznego? W jaki sposób możemy je udostępniać?
• Czy w przypadku występowania o zgodę na niszczenie dokumentacji do Archiwum Państwowego można wysłać maila ze spisem dokumentacji do pracowników? Jeżeli nie będzie żadnych zgłoszeń, żeby zostawić dokumenty, to należy je zniszczyć?
• Czy komórka organizacyjna urzędu morze wnioskować o wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji, która została wytypowana do niszczenia?
• Czy można stosować klipsy archiwalne do spinania dokumentów w teczkach kat. A?
• Jakiej gramatury powinna być teczka bezkwasowa?
• Czy dokumenty mogą być przechowywane w archiwum w pudłach?
• Do jakiej kategorii archiwalnej należy zakwalifikować pozwolenia na budowę wydawane przez gminę z lat 80 – tych?
• Czy dokumentację techniczną projektu, dołączoną do przetargu można brakować po 5 latach, zgodnie z JRWA?
• Jeżeli zniszczę akta osobowe z kategoria B10, zakładając, że pracownik nie odbierze tych dokumentów, czy muszę wysłać mu zawiadomienie o zniszczeniu tej dokumentacji?
• Czy dokumenty B50 kadrowo-placowe urzędu można przekazać do przechowania prywatnym firmom, jeśli nie mamy miejsca u siebie? Czy nie musimy obawiać się np. likwidacji działalności przez ten podmiot? Akta wtedy będą nie do odzyskania
• Czy w spisie zdawczo-odbiorczym można nanieść każdy tom na oddzielną pozycję spisu? Np. w opisie teczki są wskazane dowody księgowe, nr dowodu księgowego i dlatego mamy zalecenie, aby było przejrzyście i aby łatwiej można było znaleźć, w razie potrzeby wypożyczenia z archiwum
• Jak archiwizować karty osobowe mieszkańców (KOM) - jak długo przechowywać i do jakiego hasła z JRWA klasyfikować?
• Jak długo przechowujemy teczkę z dokumentami dotyczącymi lokalu mieszkalnego, gdy lokal przez najemcę jest wypowiedziany i zdany oraz w przypadku, gdy ten lokal zostaje przez najemcę wykupiony i staje się jego własnością?
• Czy można przejąć do archiwum teczki z roku 2021, gdyż pracownik chce je przekazać?
• Kto podpisuje spis zdawczo-odbiorczy w przypadku zmiany klasyfikacji?
• Czy taki spis nanosimy do ewidencji archiwum?
• Jeśli porządkujemy teczki i jest potrzeba wykonania nowego spisu, to ten pierwotny anulujemy i przenosimy do nowego?
• Czy teczka przekazana przez pracownika działu do składnicy akt powinna zawierać spis dokumentów znajdujących się w teczce? Jaka powinna być numeracja stron i jaka kategoria?
• Jak kwalifikować wnioski o dopisanie do spisu wyborców czy informacje o wykreśleniu ze spisu wyborców? Jak wygląda wówczas spis spraw?
• Co zrobić, gdy w pokojach jest ograniczone miejsce do przechowywania dokumentów i trudno jest zmieścić dokumenty z dwóch lat?
• Czy powinno się wymagać wyjaśnień, jeśli dokumentacja jest przekazywana po terminie?
• Czy formatka ze sprawozdawczości jest akceptowana przez Archiwum Państwowe? Czy może być w formie tabeli?
• Czy wcześniejsze spisy zdawczo-odbiorcze przyjęte w systemie tradycyjnym będziemy musieli nanieść do systemu elektronicznego?
• Czy jedna koperta dowodowa to jedna sprawa, jedna teczka?
• Jeśli mamy przygotowany spis be, to czy teraz wysyłam go do archiwum państwowego z pismem przewodnim, czy wniosek?
• Czy planowany system EZP RP obowiązkowo obejmie urzędy miast?
• Jaka jest rola archiwisty-koordynatora wydziałów i informatyków w procesie wprowadzanie systemu EZD?

1. Klasyfikacja i znakowanie dokumentacji zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt – jak stworzyć kolejną klasę w jednolitym rzeczowym wykazie akt?

• Rejestrowanie spraw, budowa JRWA, znak sprawy, zakładanie teczki - Co zrobić w sytuacji gdy jedna sprawa toczy się latami? Czy pozostałe sprawy zakończone można przekazać do archiwum?
• Jak prawidłowo zakładać wydzielone grupy spraw (podteczki)? Przykłady prawidłowego i błędnego zakładania podteczek.
• Czy można rejestrować sprawy na klasach głównych JRWA?
• Jak należy postępować, kiedy dokumentacji nie da się przyporządkować do klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt ?
• Jak dopisać kolejny numer do jednolitego rzeczowego wykazu akt? Jak wygląda procedura rozbudowy JRWA?
• Czy można zmienić kategorie i/lub znak sprawy? W jaki sposób to zrobić? Jak dokonać zmiany kategorii archiwalnych w środkach ewidencyjnych m.in. spisach zdawczo – odbiorczych?

2. Kategorie archiwalne i sposoby ich porządkowania – jak prawidłowo archiwizować dokumentację w archiwum zakładowym?

• Porządkowanie dokumentacji okresie przechowywania poniżej 10 lat
• Porządkowanie dokumentacji okresie przechowywania powyżej 10 lat
• Porządkowanie materiałów archiwalnych
• Jak wygląda prawidłowo uzupełniony spis zdawczo – odbiorczy? Czy podteczka jest osobna pozycją na spisie zdawczo – odbiorczym? Czy dokumenty z różnych lat mogą być na jednym spisie z – o?
• Kiedy archiwista ma prawo odmówić przyjęcia dokumentacji na stan archiwum?

Dokumentacja dot. dodatku osłonowego

• W jakiej klasy zakwalifikować dokumentację związaną z dodatkiem osłonowym?
• Czy można zakwalifikować do kat. B5? Jak odnosi się do tego ustawa?
• Jak długo należy przechowywać dokumentację związaną z dodatkiem osłonowym?

Dokumentacja budowlana

• Jak archiwizować dokumentację budowlaną? Czy pozwolenia na budowę można niszczyć po 10 latach zgodnie z kategoria archiwalną?
• Archiwizowanie map, zdjęć z kontroli – jak archiwizować takie dokumenty? Ile lat przetrzymywać takie dokumenty? Czy można je brakować bez zgody?
• Jak długo należy przechowywać dokumentację techniczną?
• Czy dokumentację techniczną B10/BE należy trzymać w podteczce, czy teczce głównej?
• Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego dokumentację geodezyjno-kartograficzną?

Dokumentacja z biura rady

• Jak archiwizować dokumenty z biura rady?
• Czy dokumenty z biura rady powinny być oddawane po skończonej kadencji?
• Czy dokumentacja z biura rady powinna być składowana w teczkach przypisanych do kadencji?
• Jak archiwizować uchwały, projekty i teczki komisji? W jaki sposób je klasyfikować?
• Jak archiwizować dokumentację kierowaną do przewodniczącego biura rady i burmistrza?
• Jak archiwizować materiały z sesji rady, jeśli sesja odbywa się w formie online?
• Jak przechowywać płyty CD, na których jest sesja rady?
• Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego zarządzenia?

Dokumentacja z zamówień publicznych

• Jak archiwizować dokumentację związaną z zamówieniami publicznymi?
• Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego dokumentację przetargową?
• Jak postępować z dokumentacją zamówień publicznych w formie elektronicznej w sytuacji gdy urząd nie działa w systemie EZD? Jak archiwizować dokumentacje zamówień publicznych w postaci tradycyjnej (papierowej) w sytuacji gdy dokumentacja wpłynęła d urzędu w formie elektronicznej?
• Po jakim czasie można brakować dokumentację związaną z zamówieniami publicznymi? Czy można brakować wcześniej niż po 5 latach?

Akty notarialne

• Jak archiwizować akty notarialne?
• Jeżeli są dwa egzemplarze aktów notarialnych, to czy każdy z nich musi być archiwizowany?
• Kiedy można brakować akty notarialne i po ilu latach?

Dokumentacja programów i projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych w tym Unii Europejskiej

• Jak archiwizować dokumenty dotyczące „unijnych programów”?
• Jakie dokumenty należy klasyfikować do klas 040, 041 i 042? Czy zamówienia publiczne należy klasyfikować do klasy 042? Jakie są wytyczne Archiwum Państwowego?
• Ile należy przetrzymywać dokumentację UE? Od czego zależy czas archiwizacji takiej dokumentacji?
• Czy można brakować taką dokumentację?

Dokumentacja księgowa

Jak archiwizować, porządkować, rejestrować:

• dokumentację księgową;
• dowody księgowe
• faktury
• Jaką kategorię przypisać dokumentacji środków finansowych pomocowych i jak ją archiwizować? Ile lat przetrzymywać?

Dokumentacja płacowa i osobowa

• Jak archiwizować dokumentację płacową i osobową? Praktyczne wskazówki dotyczące archiwizowania dokumentacji płacowej i osobowej.
• Jak długo przechowywać dokumentację płacową i osobową?
• Jakie warunki trzeba spełnić, aby krócej przechowywać dokumentację płacową i osobową? Zmiana okresów przechowywania dokumentacji
• Gdzie powinny być przechowywane akta osobowe i płacowe?
• Czego dotyczą zmiany w przepisach dotyczących przechowywania dokumentacji – teczki osobowe
• Co zrobić z aktami osobowymi osób, które nie żyją?

Koperty dowodowe i dokumentacja ewidencji ludności

• Jak porządkować i archiwizować koperty dowodowe?
• Co powinny zawierać koperty dowodowe?
• Dokumentacja związana z ewidencją ludności – rodzaje, okresy przechowywania oraz sposoby porządkowania
  • Księgi meldunkowe,
  • Karty rejestru mieszkańców,
  • Indywidualne karty osobowe mieszkańców,
  • Kartoteka ewidencyjno-adresowa,
  • Zgłoszenia zameldowania lub wymeldowania prowadzone w rejestrze PESEL, nadanie numeru PESEL.

Inne

Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego:

• dokumentację kat. A
• dokumentację kat. B

Dokumenty z sądów, szpitali, szkół

• Jak archiwizować dokumenty przyjęte z jednostek zlikwidowanych, dla których organem założycielskim była gmina?
• Kto porządkuje dokumenty po zlikwidowanej jednostce? Kto ponosi koszty archiwizacji?
• Jakie dokumenty trafiają do urzędu?

3. Jak prawidłowo przyjąć do archiwum zakładowego dokumentację na informatycznych nośnikach danych – płyta CD, pamięć USB, dysk twardy

• Jak przyjąć do archiwum dokumenty na nośniku danych np. płycie CD?
• Czy archiwizować płyty CD na osobny spis zdawczo-odbiorczy?
• Czy dokument na takim nośniku musi mieć odpowiednik papierowy?
• Czy płyty CD, które są załącznikami, archiwizować w osobnej teczce?
• Czy zawartość nośnika należy zgrywać, aby stworzyć kopię?
• Kto decyduje o zgrywaniu takich danych na dodatkowy nośnik (kopia)?
• Jakie mogą być zagrożenia w związku z archiwizowaniem na nośnikach danych/pamięć USB/płytach CD?
• Jeżeli w urzędzie działa system EZD, to czy archiwizowanie nośników danych wygląda inaczej niż w formie tradycyjnej?
• Czy firma zewnętrzna, którą zatrudnia urząd, może archiwizować nośniki danych?
• Jakie jest ryzyko związane z taką współpracą i przekazywaniem danych poza urząd?

4. Praktyczne wskazówki dotyczące porządkowania i układania dokumentacji w archiwum zakładowym – klucz do efektywnej i skutecznej pracy

• Jak układać dokumenty w archiwum zakładowym, aby później szybko je odnaleźć?
• Czy sposób układania dokumentów w archiwum ma znaczenia? W jaki sposób powinny być ułożone dokumenty/teczki?
• Jak wtórnie zakładać teczki dla dokumentacji przyjętej w stanie nieuporządkowanym?
• [PRZYKŁAD] W teczce znajdują się pisma z różnymi znakami, natomiast sama teczka ma inny aktualny znak. W jaki sposób uporządkować taką teczkę? Co można zrobić z taką teczką, w której pisma mają różne znaki oraz sama teczka jest oznaczona również innym znakiem?

5. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym – zasady oraz procedury

• Na jakich zasadach udostępnia się dokumenty dla pracowników urzędu i dla petentów z zewnątrz?
• Procedura wypożyczenia dokumentów z archiwum zakładowego
• Czy udostępnia się kopie, czy oryginał dokumentu?

6. Jakie dokumenty i po jakim czasie można niszczyć? Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

• Procedura brakowania dokumentacji - jak powinno przebiegać brakowanie dokumentów? Czy wymagane jest uzyskanie zgody na zniszczenie dokumentu kategorii B5/B10?
• Czy musimy powoływać w urzędzie komisje do brakowania?
• Jak wygląda wniosek do brakowania i spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania?
• Czy można brakować stare (stare, niewykorzystywane) dzienniki urzędowe, które zajmują miejsce? Po jakim czasie można je zniszczyć?
• Ekspertyza dokumentacji niearchiwalnej
• Przekwalifikowanie dokumentacji do kat. A

7. Przekazywanie dokumentów do archiwum państwowego – omówienie procesu przekazania dokumentacji

• Jak przekazywać dokumenty do archiwum państwowego? Warunki i omówienie całego procesu przekazywania dokumentów
• Czy archiwum państwowe sprawcza uporządkowanie dokumentacji przed przekazaniem?
• W jakim stanie (czy w specjalnych kopertach itp.) przekazywać dokumenty do archiwum państwowego?

8. Jak wzorcowo przygotować sprawozdawczość z archiwum zakładowego?

• Co powinno się znaleźć w takim sprawozdaniu? Jak je przygotować?
• Czy są systemy, które pozwolą na zebranie i zliczenie danych podczas sporządzania sprawozdania?

9. System EZD w archiwum zakładowym – jak bezpiecznie przejść na system EZD w urzędzie?

• Kiedy urząd morze wprowadzić wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych (od systemu tradycyjnego lub EZD)? Czy wyjątki należy uzgadniać z archiwum państwowym?
• Jak wygadają składy chronologiczne w EZD? Ile składów chronologicznych może być w urzędzie?
• Jak przyjmować dokumenty do składów chronologicznych w systemie EZD?
• W jaki sposób oddzielać kategorii A od B w składach chronologicznych?
• Czy można przechowywać razem kategorię A i B w składach chronologicznych, natomiast jak wygląda wówczas brakowanie?
• Czy każdy pracownik urzędu ma dostęp do zarchiwizowanych dokumentów w systemie i wówczas nie ma konieczności udostępniania ich przez archiwistę?
• Jak wygląda procedura przejścia z systemu tradycyjnego do systemu elektronicznego obiegu dokumentacji? Ile czasu potrzeba na całkowite wdrożenie systemu elektronicznego?
• Jak wygląda przekazywanie spraw prowadzonych w systemie EZD do archiwum państwowego?

10. Przebieg kontroli z archiwum nadzorującego

• Jak wygląda kontrola z archiwum nadzorującego?
• Kogo kontroluje jednostka nadzorująca – archiwistę/wydziały urzędu?
• Na czym polega kontrola z archiwum nadzorującego? Jakie dokumenty należy przedstawić?

11. Obsada archiwum zakładowego oraz wymagania odnośnie lokalu i wyposażania

• Jakie są wymagane uprawnienia, aby pracować jako archiwista zakładowy?
• Czy można pracować jako archiwista zakładowy bez kursu I stopnia lub studiów?
• Jakie są wymogi techniczne odnośnie lokalu, w jakim archiwizowane są dokumenty?
• Czy ma znaczenie, na którym piętrze znajduje się archiwum?
• Czy powyższe wymogi są obligatoryjne, czy jedynie zalecane?
• Z jaką częstotliwością notować dane z rejestratorów wilgoci i temperatury?
• Czy odgrzybianie dokumentacji jest konieczne?
• Kiedy należy odgrzybiać dokumentację?
• Kto powinien finansować przeprowadzanie odgrzybiania dokumentacji przed przekazaniem jej do jednostki nadzorującej?

12. Ochrona danych osobowych w archiwum zakładowym

• W jaki sposób archiwista jest zobligowany do przestrzegania RODO?
• Co archiwista zakładowy powinien wiedzieć w związku z RODO?
• Przepisy RODO w praktyce archiwalnej

13. Nadchodzące zmiany w związku z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym

• Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – jakich zmian należy się spodziewać?