Wideoszkolenie: Archiwum w Starostwach Powiatowych

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Co zrobić, jeśli wcześniejszy pracownik nie przekazał wszystkich dokumentów i nagle w szafie znaleziono teczkę, która nie ma spisu spraw, nie wiadomo jaki ma znak?
• Jak przekwalifikować dokumentację, która była do 2011 roku, do nowej, wyższej kategorii?
• Jak przebiega proces brakowania dokumentów?
• Co warto wiedzieć już teraz o nadchodzącym obowiązku elektronicznej dokumentacji?
• Na jakiej podstawie wydzielić prawo jazdy, samochody?
• Co należy wiedzieć przed kontrolą z Archiwum Państwowego?
• Co zrobić, jeśli zwrotka wraca za tydzień? Gdzie należy ją włożyć?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Archiwizacja poszczególnych dokumentów, opisywanie i numerowanie, kwalifikacja. Jak tworzyć nowe grupy w jednolitym wykazie? Jak dobierać znaki sprawy? Jak archiwizować akta zmarłych kierowców?

• Jak poprawnie opisać dokument?
• Jak poprawnie numerować dokumenty?
• Co należy wiedzieć o spisach zdawczo-odbiorczych?
• W jaki sposób uświadomić pracowników, że to oni odpowiadają za przekazaną dokumentację do archiwum, a nie archiwista?
• Jak należy segregować stare mapy z lat 39/40?
• Dany wydział w 2010 roku prowadził sprawę pod danym numerem i w 2012 roku zmienił, choć nie mógł, sprawa nadal się toczy - co w takim przypadku? Co jeśli jest już zmieniona numeracja?
• Jak przygotować dokumenty przy zmianie klasyfikacji archiwalnej?
• Jak przygotować dokumenty związane z dofinansowaniami unijnymi?
• Jak udostępniać dokumenty?
• Ile czasu należy przechowywać dokumentację?
• Jak wygląda nadawanie znaku sprawy?
• Jak prowadzić wykazy spisów?
• Jak przebiega przeprowadzenie kwerend archiwalnych?
• Jak archiwizować materiały promocyjne?
• Jak archiwizować stare płyty, nośniki?
• Jak archiwizować projekty budowlane, np. 10 lat po zburzeniu budynku, gdy nawet starostwo nie wie, że budynek został zburzony?
• Jak archiwizować akta zmarłych kierowców?
• Jak archiwizować formaty projektów budowlanych, jeśli są to duże płachty, a część jest w formie elektronicznej?
• Jak odpisywać dokumenty?
• Co w przypadku rozbudowy jednolitego wykazu symboli klasyfikacyjnych, gdy okazuje się, że są zadania nieujęte i należy go rozszerzyć?
• Jak rozszerzyć jednolity wykaz w przypadku brakujących haseł?
• Jak przyjmować akta do archiwum?
• Jak wygląda wydzielenie dokumentów? Na jakiej podstawie należy je robić?
• Co zrobić, jeśli wcześniejszy pracownik nie przekazał wszystkich dokumentów i nagle w szafie znaleziono teczkę, która nie ma spisu spraw, nie wiadomo jaki ma znak?
• Jak porządkować stare dokumenty?
• Co zrobić ze starymi teczkami, które nie mają znaków lub żaden znak do nich nie pasuje?
• Jak czytać instrukcję archiwalną?
• Jak archiwizować dokumenty projektów, gdy różne wydziały biorą w tym udział? Jak połączyć to w grupę?
• Jak przeprowadzić wartościowanie?
• Co zrobić, jeśli ktoś źle zakwalifikuje dokumenty?
• Jak rozwiązać problem tego, że różnie się archiwizuje dokumentację w zależności od wydziału? Jak to ujednolicić?
• Jak archiwizować dokumenty z wydziału budownictwa?
• Jak wygląda dzielenie dokumentów?
• W jaki sposób dobierać znaki sprawy?
• Jak kwalifikować dokumenty?
• Jak klasyfikować sprawy?
• Jak nadawać znaki spraw?
• Co zrobić, jeśli pracownicy nie potrafią zrozumieć, że jeśli dokument wpływa do nich i jest tylko do ich wiadomości, to nie tworzy im sprawy, a oni uparcie nadają im znaki spraw?
• Co jest sprawą, a co nią nie jest?
• Co zrobić, jeśli sprawa zaczyna się w jednym roku, a kończy w drugim? Czy należy łamać np. 2023/2024?
• Jak się opisuje dokumenty?
• Jak prowadzić kartotekę wypożyczonych dokumentów?
• Jak przebiega proces przekwalifikowania dokumentów?
• Jak przekwalifikować dokumentację, która była do 2011 roku, do nowej, wyższej kategorii?
• Jak wybrać numer dokumentu?
• Jak ustalić kolejność w przypadku protokołów, gdy mamy trzy symbole w protokole?
• Jak przechowywać dokumentację projektów wydziału budownictwa?
• Jak gromadzić dokumenty?
• Jak archiwizować wnioski urlopowe i ewidencję pracy?
• Jak tworzyć nowe grupy w jednolitym wykazie?
• Czy tworzenie zarządzania protokołu z komisji wydzielania dokumentów jest obowiązkowe?
• Jak archiwizować dokumentację z pozyskanych funduszy do rozliczania? Od jakiej daty je wpisywać?
• Instrukcja kancelaryjna - rozszerzanie o nowe hasła
• Co zrobić ze starymi aktami, które są odziedziczone po poprzednich instytucjach?
• Jak wygląda tworzenie list przy starych aktach?
• Jak robić spisy?
• Jak odnaleźć przepisy, które kiedyś obowiązywały?
• Jak wygląda prowadzenie sprawy?
• Jak wygląda zakończenie sprawy?
• Co należy wiedzieć o sygnaturze?
• Jaki jest czas przechowywania dokumentów?
• Co należy wiedzieć o spisie spraw?
• Jak ułożyć dokumenty zgodnie ze spisem spraw?
• Na co zwrócić szczególną uwagę przy instrukcji kancelaryjnej?
• Jak się zakłada sprawę?
• Ile czasu powinno się przechowywać dokumentację pracowniczą?

Brakowanie i niszczenie dokumentów. Kiedy można zniszczyć dokument? Czego potrzebujemy, aby otrzymać zgodę na brakowanie?

• Co zrobić w przypadku brakowania dokumentacji jeszcze z czasów urzędu rejonowego, gdy zgoda z archiwum dotyczy jedynie jednostek z teczki archiwalnej? Jak należy wydzielić, jeśli dokumenty są w teczce B5 i część z nich należy zaliczyć do kategorii A? Jak wygląda wtedy przekwalifikowanie?
• Co zrobić, jeśli przez wymogi Archiwum Państwowego, brakowanie się przeciąga? Czy są inne możliwości?
• Jak przebiega proces brakowania dokumentów?
• Jak przebiega proces w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej?
• Jak przebiega procedura niszczenia dokumentów?
• Jak przebiega proces wnioskowania o niszczenie dokumentacji?
• Co zrobić w przypadku braku niektórych dokumentów?
• Co zrobić, gdy osoba objęła archiwum po kimś, kto nie do końca wszystko zweryfikował i posprawdzał, przyjmował wszystko, a teraz teczki są źle opisane?
• Jakie spisy należy dołączyć do brakowania?
• Jak uzyskać zgodę od Archiwum Państwowego na brakowanie?
• Jakie warunki od Archiwum Państwowego należy spełnić, aby doszło do brakowania?
• Jak przebiega brakowanie składów chronologicznych?
• Jak brakować dokumentację z pozyskanych funduszy do rozliczania?
• Jak przebiega brakowanie przy starych aktach?
• Co zrobić, jeśli przekazywane są akta, ale jednego brakuje?
• Jak napisać uzasadnienie, dlaczego nie ma pisma, a jest zarejestrowana sprawa?
• Co zrobić, jeśli osoby boją się brakowania, ponieważ są same, przerasta ich to, a wysyłając do Archiwum Państwowego, otrzymują odpowiedź, że wszystko jest źle?
• Co zrobić, jeśli długo czeka się na zgodę na brakowanie od Archiwum Państwowego?
• Czy konieczne jest wynajęcie firmy do brakowania?

Elektroniczna obsługa dokumentacji obowiązkowa od 2026. Nie czekaj na ostatni moment, już teraz dowiedz się, jak postępować z dokumentami elektronicznymi i nośnikami

• Jaki system będzie obowiązywał, gdy wejdzie elektroniczna dokumentacja?
• Co warto wiedzieć już teraz o nadchodzącym obowiązku elektronicznej dokumentacji?
• Jak wdrożyć elektroniczną obsługę dokumentów?
• Jak przygotować się na elektroniczną obsługę dokumentów?
• Które dokumenty mogą pozostać w wersji papierowej, a które muszą być elektroniczne?
• Jak postępować z dokumentami elektronicznymi?
• Jak przebiega proces archiwizacji i brakowania nośników elektronicznych?
• Jakie są zasady przy elektronicznej dokumentacji, o których należy pamiętać?
• Jak przesyłać dokumenty z wydziałów do archiwum?
• Co, gdzie wprowadzić?
• Jakie są polecane programy do pracy w związku z elektroniczną obsługą dokumentów?
• Jak przebiega archiwizacja elektroniczna?
• Jak zarządzać elektroniczną dokumentacją?
• Jak tworzyć elektroniczną dokumentację?
• Jak powinna wyglądać składnica nośników informatycznych?
• Co zrobić, jeśli sprawa wpłynie w EZD i nie skanują już dokumentów papierowo, a w EZD wpisują, że jest to sprawa poza EZD?
• Co zrobić, jeśli z wydziału oświaty wpływają dokumenty od szkół z błędami, są korekty i już nie wiadomo, bo w EZD robi się mnóstwo kolejnych poprawianych dokumentów?
• Jak rozwiązać problem braku środków na rozwinięcie sprzętu do elektronicznej obsługi dokumentów?
• Jak rozwiązać problem, gdy w wydziałach lecą terminy, a muszą prowadzić dokumenty dwutorowo: papierowo i elektronicznie? Niektórzy czasowo tego nie pilnują i robi się bałagan, bo zakładana jest sprawa w jednym roku, ciągnie się do kolejnego i zaciągają kolejny rok sprawy?
• Jak wygląda przekazywanie dokumentów elektronicznych?
• Jakimi nośnikami należy przekazywać dokumenty?
• Jakie okresy obowiązują przy archiwizacji dokumentów elektronicznych?

Dokumenty kategorii A i B. Czym się różnią? Jak je rozdzielić?

• Jak odróżnić kategorię A od B?
• Co zrobić w przypadku, gdy trudno jest dopasować pod kategorię daną sprawę?
• Czy można archiwizować kategorię B w segregatorach?
• Jak wygląda kategoria A?
• Jak należy rozdzielić kategorie A i B?
• Co zrobić przy zdaniu kategorii A, kiedy mija 25 lat? Jak się za to zabrać? Od czego zacząć?
• Jak przygotować kategorię A do oddania, jeśli są to stare dokumenty z lat wojennych?
• Jak układać sprawy pod dobrą kategorię?
• Co zrobić jeśli do kategorii A pracownicy wkładają kopie i dokumenty, które nie powinny tam być?
• Po jakim czasie przechowywania, akta kategorii B są niszczone?
• Jak wydzielić kategorię A?
• Na jakiej podstawie wydzielić prawo jazdy, samochody?
• Jak układać kategorię A, a jak kategorię B?
• Jak uświadomić pracowników, że dokumenty dzielą się na 2 kategorie akt?

Komunikacja z Archiwum Państwowym. Jak przygotować się na kontrolę? Na co zwrócić uwagę? Jak przygotować akta do przekazania?

• Co należy wiedzieć przed kontrolą z Archiwum Państwowego?
• Jak się przygotować na kontrolę?
• Co sprawdza Archiwum Państwowe podczas kontroli?
• Jak przebiega proces przekazywania dokumentów do Archiwum Państwowego?
• Co zrobić, jeśli Archiwa Państwowe różnie interpretują kwestie archiwum?
• Jak przygotować wniosek o przekazywanie kategorii A do archiwum?
• Jak uprościć korespondencję z Archiwum Państwowym?
• Co zrobić, jeśli z Archiwum Państwowego ciągle wracają listy bez uzasadnienia?
• Jak przygotować akta do archiwum zakładowego?
• Jaki jest czas przekazywania akt do Archiwum Państwowego?

Bezbłędne teczki. Jak należy je przygotować? Nadawanie numeru. Co powinny zawierać? Jak prowadzić teczki projektów?

• Jak powinny wyglądać poszczególne teczki?
• Jak się numeruje dokumenty?
• Czy można stworzyć główną teczkę, grupy spraw i zrobić podkategorie?
• Jak należy przygotować teczki?
• Jak prowadzić poprawnie teczki projektów?
• Jak układać według spisu zawartości teczki?
• Jak zakwalifikować teczkę?
• Jak nadać numer teczce?
• Jak zakładać teczki w wydziałach?
• Jak przygotować teczki do spisów odbiorczych?
• Jak archiwizować teczki osobowe?
• Jak dzielić teczki na kategorie A i B?
• Które dokumenty powinny się znaleźć w której teczce?
• Jak tworzyć teczki archiwalne?
• Co powinna obejmować teczka?
• Jak zakładać podteczki?

Co należy wiedzieć o ekspertyzie? Jak się do niej przygotować?

• Jak przebiega ekspertyza archiwalna?
• Kiedy należy wystąpić o ekspertyzę?
• Jak wystąpić o ekspertyzę?
• Jak przygotować się do ekspertyzy?
• Dlaczego niektóre dokumenty są wymagane przy ekspertyzie, mimo, że nie powinny być? Co należy wtedy zrobić?

Chronologiczne składnice akt. Jak się przechowuje i archiwizuje? Jakie warunki powinny być spełnione w składnicy akt? Co powinno stanowić wyposażenie archiwum, aby uniknąć negatywnych konsekwencji podczas kontroli?

• Jak archiwizować składy chronologiczne?
• Co zrobić, jeśli zwrotka wraca za tydzień? Gdzie należy ją włożyć?
• Co zrobić, jeśli nie każda jednostka prowadzi chronologiczne składnice akt?
• Jak prowadzić chronologiczne składnice akt?
• Jak się przechowuje chronologiczne składnice akt?
• Jak archiwizuje się chronologiczne składnice akt? Całość czy wyciąga się sprawy?
• Jakie warunki powinny panować w składnicy akt?
• Jaka temperatura powinna być w składnicy akt?
• Jaka wilgotność powinna być w składnicy akt?
• Jakie warunki związane z oświetleniem, ilością miejsca, regałami, oknami muszą być zapewnione?
• Ile miejsca powinno być w składnicy akt na następne, przyszłe dokumenty?
• Jak przechowywać poprawnie dokumenty w archiwum?
• Co powinno stanowić wyposażenie archiwum?
• Jak układać dokumenty na półkach, regałach?
• Jakie są sposoby na uporządkowanie dokumentów w archiwum?
• Jak układać dokumenty? Według spisów czy wydziałów?