Wideoszkolenie: CRU w UMiG

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Czy umowy zawierane na podstawie Kodeksu pracy mają być wprowadzane do CRU?
• Jakie są terminy aktualizacji danych, jeśli w umowie pojawią się zmiany?
• Co stanowi podstawę uznania dokumentu za umowę?
• Czy wprowadzaniem umów do CRU mają zajmować się pracownicy merytoryczni poszczególnych działów, czy jedna osoba wyznaczona do tego?
• Jakie dane z umów mają być wprowadzane do rejestru?
• Czy systemy księgowe, z których korzystają obecnie pracownicy, będą połączone z systemem CRU?
• Jak stosować przepisy dotyczące ochrony danych osobowych podczas prowadzenia rejestru?

Szczegółowy program szkolenia:

1. Podstawy prawne dotyczące Centralnego Rejestru Umów.

• Jakie są założenia rozporządzenia wprowadzającego CRU?
• Jakie są różnice pomiędzy aktualną wersją ustawy o CRU a poprzednimi projektami?
• Jakie są ostateczne założenia ustawy wprowadzającej CRU pod względem rodzaju wprowadzanych dokumentów, udostępnianych danych i terminów?
• W poprzednich projektach miały obowiązywać progi kwotowe udostępnianych umów - jaki próg kwotowy ostatecznie obowiązuje?
• Czy w ustawie i rozporządzeniu regulujących wprowadzenie CRU mogą pojawić się jeszcze jakieś zmiany?
• Na jakich przepisach prawnych należy opierać się podczas prowadzenia rejestru?
• Jak stosować przepisy dotyczące ochrony danych osobowych podczas prowadzenia rejestru?

2. Platforma teleinformatyczna- rejestracja i obsługa techniczna

• Jak uzyskać dostęp do platformy CRU?
• Czy konto w systemie informatycznym należy zarejestrować na gminę, czy na urząd?
• Czy jako gmina możemy założyć jedno konto na nasz REGON także dla jednostek podlegających nam, np. szkół?
• W jaki sposób logować się do platformy CRU?
• Jak będzie wyglądać i funkcjonować platforma CRU?
• Jak w praktyce korzystać z platformy teleinformatycznej?
• Jak wprowadzać umowy na platformie teleinformatycznej?
• Czy w systemie teleinformatycznym będzie podział na gminę i jednostki podlegające pod nią?
• Czy w systemie teleinformatycznym będzie istniał podział na zakładki?
• Czy będzie możliwość zsynchronizowania np. arkuszy w Excelu z platformą CRU w celu przenoszenia danych?
• Czy systemy księgowe, z których korzystają obecnie pracownicy, będą połączone z systemem CRU?

3. Wdrożenie CRU w jednostkach- organizacja

• Jak powinna przebiegać procedura wdrażania CRU w jednostce?
• Jak przygotować jednostkę do wprowadzenia CRU?
• Jak zaplanować wdrożenie CRU pod kątem technicznym i organizacyjnym?
• Jakie obowiązki będą wiązały się z wdrożeniem CRU?
• Co będzie należało do obowiązków gminy po wprowadzeniu CRU?
• Czy jednostki organizacyjne gminy powinny prowadzić własny, oddzielny rejestr?
• Jakie procedury można wprowadzić w jednostce, aby ułatwić wprowadzenie CRU?
• Czy do obsługi rejestru powinien być wyznaczony jeden, konkretny pracownik?
• Czy wprowadzaniem umów do CRU powinni zajmować się pracownicy merytoryczni poszczególnych działów, czy jedna, wyznaczona osoba?
• Czy są jakieś formy uprawnień, które należy nadać pracownikom odpowiedzialnym za CRU?
• Jak zorganizować pracę, jeśli w jednostce powinny być trzy osoby odpowiedzialne za wykonywanie różnych obowiązków związanych z CRU (wprowadzanie umów, publikacja, administrowanie)?
• Jak rozwiązać wprowadzenie CRU pod względem organizacyjnym w małych gminach, w których nie ma wystarczających środków, żeby zatrudniać nowego pracownika odpowiedzialnego za rejestr?
• Czy w przypadku, kiedy gmina z centralizacją VAT jest nabywcą, a jednostki podległe odbiorcą, to należy występować o dostęp do CRU wyłącznie dla gminy, czy odrębnie dla każdej jednostki?

4. Umowy zamieszczane w CRU- zakres i obowiązek wprowadzania

• Jaka jest definicja umowy z perspektywy rozporządzenia wprowadzającego CRU?
• Co stanowi podstawę uznania dokumentu za umowę?
• Jakie rodzaje umów wprowadzać do Centralnego Rejestru Umów?
• Jakie umowy zawierane przez gminę mają być obowiązkowo wprowadzane do CRU?
• Jak interpretować i co oznaczają „inne” umowy, które mają być wpisywane do rejestru?
• Czy wszystkie umowy wprowadzane do CRU podlegają publikacji?
• Jakie umowy stanowią wyłączenie i nie powinny być wprowadzane do CRU?
• Jakie wydatki ponoszone przez urząd stanowią wyłączenie?
• Czy umowy zawierane na podstawie Kodeksu pracy mają być wprowadzane do CRU?
• Czy faktury i małe zakupy dokonywane bez podpisywania umowy powinny być wprowadzane do rejestru?
• Czy umowy zlecenia zawierane przez gminę powinny być wpisywane do CRU?
• Czy CRU powinien uwzględniać umowy o pracę zawierane przez gminę?
• Czy do rejestru powinny być wprowadzane wszystkie umowy pracownicze?
• Czy umowy obejmujące wynajem obiektów przez gminę powinny być wprowadzane do CRU?
• Czy do CRU powinny być wprowadzane też faktury, a jeśli tak, to czy wszystkie?
• Czy dotacje powinny być wprowadzane do CRU?
• Czy pieniądze przekazane na stypendia powinny być wprowadzane do CRU?
• Czy do CRU powinny być wprowadzane tylko umowy zawierane pisemnie?
• Czy do rejestru powinny być wpisywane umowy bezkosztowe, np. porozumienia i użyczenia zawierane pomiędzy starostwem i urzędem gminy?
• Czy hipoteki powinny być wprowadzane do CRU?
• Czy umowy zawierane ustnie powinny być wprowadzane do rejestru?
• Czy jeśli składa się zamówienie mailowo i otrzymuje się fakturę, to trzeba ją wpisywać do CRU?
• Czy do rejestru powinny być wprowadzane tylko umowy, na które jest faktura, czy wszystkie wydatki ponoszone przez urząd?
• Przypadek: W urzędzie gminy pojawia się dużo małych wydatków (np. zakup kwiatów do biura, zamka do drzwi), które po czasie sumują się w większą kwotę. Czy wszystkie wydatki tego typu powinny być oddzielnie wprowadzane do rejestru?
• Jak postępować w przypadku wydatków ponoszonych w związku z funkcjonowaniem urzędu, takich jak paliwo – czy powinny być one wpisywane do CRU?
• Przypadek: Pracownik kupuje ryzę papieru w sklepie stacjonarnym lub składa zamówienie drogą mailową. Czy w obu przypadkach trzeba wprowadzić zakup jako umowę do CRU?
• Czy w przypadku podpisania aneksu do umowy trzeba wprowadzać go do rejestru?

5. Obsługa rejestru w praktyce

• Jak w praktyce będzie wyglądała obsługa i funkcjonowanie rejestru?
• Jak będzie przebiegać obsługa rejestru z perspektywy wyznaczonych do tego pracowników?
• Jak będzie przebiegać procedura wprowadzania umów krok po kroku?
• Jak wprowadzić umowę do systemu CRU na praktycznym przykładzie?
• Jak powinien wyglądać prawidłowy wpis do rejestru?
• Jak wprowadzać aneksy umów do CRU?
• Jak wprowadzić do systemu umowę zawieraną ustnie?
• Jak uzupełniać w systemie dane kontrahentów?
• Jak zorganizować obieg zawieranych umów, jeśli zawiera je wiele osób w jednostce, a za wprowadzenie ich do rejestru jest odpowiedzialna jedna osoba?
• Jak zorganizować współpracę pomiędzy działami, żeby wszystkie umowy były terminowo dostarczane do osoby odpowiedzialnej za CRU?
• Czy wszyscy pracownicy jednostki mogą mieć wgląd do CRU?
• Czy są jakieś wzory lub szablony, z których mogą korzystać pracownicy, żeby ułatwić sobie prowadzenie rejestru?
• Przypadek: Pracownik prowadzi obecnie wewnętrzny rejestr umów w formie tabeli dla gminy, którą publikuje na stronie BIP – czy taka forma prowadzenia rejestru jest poprawna i jakie są planowane zmiany w tym zakresie po wejściu CRU?

6. Dane i informacje wprowadzane do rejestru

• Jakie dane powinna zawierać umowa wprowadzana do CRU?
• Jakich danych/informacji z umowy nie powinno się wprowadzać do CRU?
• Jak interpretować zapis o przedmiocie umowy, który powinien być podawany w rejestrze?
• Jak uzupełniać dane dotyczące przedmiotu umowy w CRU?
• Jakie dane firm, z którymi zawierane są umowy, powinno się wprowadzać do rejestru?
• Czy w przypadku zawierania umowy z osobą fizyczną jej dane powinny być udostępnione w rejestrze?
• Czy imiona i nazwiska wykonawców, z którymi są zawierane umowy, powinny być udostępnione w CRU?
• Jak przeprowadzać anonimizację danych w CRU?
• Czy z perspektywy ochrony danych osobowych występują różnice pomiędzy zakresem informacji wprowadzanych o osobach fizycznych a firmach?
• Jak postępować, jeśli wprowadzone dane zmienią się w trakcie trwania umowy?
• Jak interpretować zapisy o obowiązku wprowadzania danych dotyczących okresu obowiązywania umowy?
• Przypadek: Zamówienia składane są stacjonarnie lub internetowo. Czy występują różnice względem obowiązku wprowadzania danych do rejestru ze względu na sposób zakupu?

7. Terminy wprowadzania i aktualizacji umów

• Jaki jest termin na wprowadzenie umowy do systemu CRU? Od którego momentu powinno się liczyć termin na wprowadzenie umowy do rejestru?
• Czy w przypadku wszystkich umów obowiązuje taki sam termin na wprowadzenie ich do rejestru?
• Czy do CRU mają być wprowadzone wszystkie umowy zawarte od początku roku?
• Czy do CRU wpisujemy wyłącznie umowy zawarte po 01.07.2026 r.?
• W jakim terminie od zawarcia umowy trzeba ją wprowadzić do rejestru?
• Z jaką częstotliwością należy wprowadzać umowy do rejestru?
• Jak interpretować zapis mówiący o tym, że umowy mają być wprowadzane bez zbędnej zwłoki?
• Jaki jest termin na aktualizację danych w umowach wprowadzonych do CRU?
• Jakie są terminy aktualizacji danych, jeśli w umowie pojawią się zmiany?
• Urząd zawiera umowę z wykonawcą z innej części Polski, dokumenty przesyłane są pocztą, więc zanim otrzymamy podpisany egzemplarz, mija trochę czasu. Jak w takim przypadku liczyć termin na wprowadzenie umowy?

8. Prawidłowe prowadzenie rejestru - nadzór i kontrole

• W jaki sposób będą kontrolowane urzędy w zakresie prawidłowego prowadzenia CRU?
• Jakie konsekwencje grożą za nieprawidłowości, które mogą pojawić się podczas prowadzenia rejestru?
• Czy w przypadku, kiedy omyłkowo pominie się wprowadzenie umowy, grożą jakieś konsekwencje?
• Czy trzeba będzie tworzyć sprawozdania związane z prowadzeniem rejestru? W jaki sposób mają być wykonywane, jeśli istnieje taki obowiązek?