Wideoszkolenie: Zezwolenia na imprezy masowe

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jak w praktyce wygląda przerwanie imprezy masowej?
• Jakie wydarzenia są, a jakie nie są imprezą masową w rozumieniu ustawy (omówienie na przykładach)?
• Jaka powinna wyglądać — krok po kroku — procedura przyjmowania wniosków o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Na co zwracać szczególną uwagę w trakcie przeprowadzania kontroli imprezy masowej?
• Jak prawidłowo sporządzić protokół kontroli bezpieczeństwa imprezy masowej i kto powinien go podpisać?
• Czy kwestia sprzedaży alkoholu na terenie imprezy masowej może lub powinna być ujęta w decyzji?
• Jak wymusić na organizatorach wydarzeń w obiektach organu gminy organizację imprez zgodnie z zasadami prawa?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Najbardziej problematyczne sytuacje w małych gminach:

• Kiedy imprezy organizowane przez gminy (dożynki, lokalne święta i festiwale, etc.) powinny być organizowane jako imprezy masowe?
• Kiedy festyny organizowane dla mieszkańców nie muszą mieć charakteru imprezy masowej?
• Alkohol na imprezach masowych - jakie są obowiązki organizatora, a jakie należą do obowiązków urzędu gminy?
• Czy po wydaniu zezwolenia urząd gminy powinien przeprowadzić kontrolę bezpieczeństwa imprezy masowej?
• Czy wójt/burmistrz może wydać zezwolenie na imprezę masową, której organizatorem jest gmina?
• Jakie są obowiązki i uprawnienia urzędu gminy w przypadku organizacji na terenie gminy wydarzeń o charakterze masowym?

Wątpliwości, które nurtują średnie gminy i miasta na prawach powiatu:

• Wydawanie zezwoleń na cykle imprez masowych (mecze drużyn sportowych, cykle koncertów, festiwale).
• Wydawanie zezwoleń na przeprowadzenie imprez masowych na dłuższe okresy czasu (runda rozgrywek, cały sezon rozgrywek, rok kalendarzowy).
• Na co zwracać szczególną uwagę przy wnioskach o wydanie zezwolenia na organizację sportowych imprez masowych?
• Alkohol na imprezach masowych (obowiązki organizatora oraz urzędu miasta).
• Prawne i organizacyjne różnice między imprezami masowymi a wydarzeniami organizowanymi w oparciu o przepisy dot. wykorzystania dróg w sposób szczególny.
• W jakich sytuacjach urząd miasta musi przeprowadzić kontrolę bezpieczeństwa imprezy masowej?
• W jaki sposób przeprowadzać kontrolę bezpieczeństwa imprezy masowej?
• W jakich sytuacjach może dojść do przerwania imprezy masowej przez przedstawiciela urzędu miasta?

Pytania uczestników, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatniego szkolenia:

• Jak prawidłowo zawrzeć informację w decyzji o zmianie liczby uczestników imprezy masowej w przypadku meczu piłki nożnej, gdzie tydzień przed meczem okazuje się, że liczba kibiców zmniejszy się lub zwiększy?
• Jakie powinno być zabezpieczenie służb medycznych na imprezie masowej, sportowej, niebędącej meczem piłki nożnej, która odbywa się na hali sportowej powyżej 300 osób? Z jakiej jednostki zabezpieczenia medycznego powinno się ono składać?
• Co w przypadku, gdy opinia jest bardzo ogólnie napisana?
• Czy członek zarządu stowarzyszenia może złożyć wniosek bez pełnomocnictwa, czy powinien posiadać takie pełnomocnictwo podpisane przez prezesa?
• Co robić w przypadku, gdy PZPN tydzień przed imprezą masową wydaje jakieś wytyczne dotyczące zmian, które obligują klub do złożenia wniosku o zmianę decyzji?
• Czy organizator ponosi koszt opłaty 41zł w przypadku, gdy wyraża zgodę na zmianę decyzji,
• Czy pismo skierowane do organizatora w związku ze stwierdzeniem nieprawidłowości powinno być ujęte jako wystąpienie pokontrolne? Czy powinno się zwrócić się zwykłym pismem?
• Jak wojewoda może faktycznie przerwać imprezę masową, skoro organ wydający przeprowadza kontrolę i impreza odbywa się w sobotę?
• Jak długo powinna trwać kontrola imprezy?
• Jakie dokumenty są potrzebne w przypadku, gdy impreza masowa zmienia się na imprezę niemasową z powodu małej frekwencji?
• Czym poparte jest stwierdzenie w pkt. 5., dotyczące zabezpieczenia medycznego imprez masowych? Z jakiego przepisu prawa to wynika?
• Czy wzywamy do usunięcia braków niezgodności, jeżeli są błędy w instrukcji PPOŻ? Czy jest to kompetencja straży pożarnej?
• Czy na kontrolę imprezy masowej może iść osoba wyznaczona przez burmistrza?
• Czy do liczby uczestników imprezy wliczamy np. uczestników biegu/turnieju, czy liczymy tylko kibiców, czy wszystkich razem?
• Czy można wydać zezwolenie na cały rok imprez masowych, np. na mecze piłki nożnej? Jeśli załącznik do wniosku stanowi terminarz obejmujący dwie rundy, jesienną i wiosenną, jak odnieść się do 6-mies. terminu ważności opinii? Czego dotyczy ten termin - obowiązywania czy „terminu ważności” na dołączenie ich do wniosku?
• Czy za zmianę decyzji dotyczącej zezwolenia na imprezy cykliczne, należy pobierać 50 procent stawki, jak za zezwolenie, tj. 41zł?
• Czy niewpłacenie opłaty za pełnomocnictwo lub za wydanie decyzji jest przesłanką do odmowy wydania decyzji?
• Załączniki do wniosku. Czy opinie muszą być w wersji oryginalnej czy można dołączyć do wniosku ich skan lub kserokopię?
• Czy zalecenia organu opiniującego muszą znaleźć się w uzasadnieniu decyzji?
• Czy należy bezwzględnie trzymać się tego, że spożywanie napojów alkoholowych może być tylko w wyznaczonych miejscach, a nie na całym stadionie?
• Czy to prawidłowe, że burmistrz sam sobie wydaje zezwolenie na organizację imprezy? Czy SKO powinno wyznaczyć zastępstwo?
• Kiedy występuje zmienna liczebność uczestników imprezy masowej, jak to wygląda w praktyce, jakie dokumenty trzeba przygotować?
• Czy organizator ma w trakcie imprezy przestawiać płotki, które wydzielają teren imprezy masowej?
• Czy w każdym przypadku organizator powinien wydzielić obszar imprezy masowej na wolnej przestrzeni, a jeśli tak, to z jakich przepisów wynika ten obowiązek?
• Kto wnosi opłatę, gdy impreza masowa jest organizowana przez wydział kultury?

1. Jakie wydarzenia powinny być organizowane jako imprezy masowe. Co jest a co nie jest imprezą masową w świetle przepisów? W jaki sposób określić charakter imprezy masowej?

• Jakie wydarzenia są, a jakie nie są imprezą masową w rozumieniu ustawy (omówienie na przykładach)?
• Jaka jest różnica między zgromadzeniem a imprezą masową?
• Jak określić charakter wydarzenia (impreza masowa, impreza artystyczna lub rozrywkowa, zgromadzenie, inne)?
• Jakie wydarzenia winny być organizowane jako imprezy masowe?
• Jakie są różnice między imprezami masowymi organizowanymi wewnątrz budynków i na otwartej przestrzeni?
• Czy juwenalia mogą zostać zorganizowane w formule imprezy masowej?
• Czy organ gminy ma możliwość wymuszenia na organizatorze organizacji wydarzeń w formule imprezy masowej?
• Jaka jest różnica w zabezpieczeniu sportowych imprez masowych oraz imprez masowych o charakterze kulturalno-rozrywkowym?
• Kto jest administratorem danych w ramach procedury wydawania zezwolenia na organizację imprez masowych?
• Kogo i w jaki sposób powiadomić o zasadach przetwarzania danych osobowych w ramach procedury wydawania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?

2. Obowiązki organizatora imprezy masowej a obowiązki administracji publicznej - za co i kto jest odpowiedzialny? Jaki jest podział obowiązków?

• Jakie obowiązki w zakresie bezpieczeństwa spoczywają bezpośrednio na organizatorze?
• Jakie obowiązki w zakresie bezpieczeństwa imprez masowych spoczywają na organie gminy?
• Jak wymusić na organizatorach wydarzeń w obiektach organu gminy organizację imprez zgodnie z zasadami prawa?
• Czy można organizować imprezy masowe na terenie gminy, jeśli gmina nie posiada odpowiedniej hali widowiskowej lub innej infrastruktury umożliwiającej organizację imprez masowych?
• Czy organ gminy musi powiadamiać podmioty zewnętrzne o wydaniu decyzji na przeprowadzenie imprezy masowej? Jeśli tak, to jakie?
• Czy i w jaki sposób poinformować państwowe służby i inspekcje o planowanej imprezie masowej, gdy nie została jeszcze wydana decyzja?

3. Jak zadbać o bezpieczeństwo imprezy masowej? Jakie zgody są wymagane, aby impreza masowa była bezpieczna?

• Jak wyliczyć minimalną i maksymalną liczbę uczestników imprezy masowej?
• Czy do liczby uczestników imprezy wliczana jest liczba wszystkich osób obecnych na imprezie - wraz z obsługą obiektu, wykonawcami/zawodnikami, etc.?
• Jaka jest różnica między służbą informacyjną, a służbą bezpieczeństwa?
• Jak prawidłowo obliczyć ilość pracowników służby bezpieczeństwa i służby informacyjnej na imprezie masowej?
• Jak prawidłowo obliczyć ilość pracowników służby bezpieczeństwa i służby informacyjnej w przypadku imprezy ze zmienną ilością uczestników?
• Jak powinna wyglądać prawidłowa instrukcja przeciwpożarowa?
• Jak powinien wyglądać prawidłowo napisany regulamin obiektu?
• Jak powinien wyglądać prawidłowo napisany regulamin imprezy masowej?
• Jak powinien być stworzony plan zabezpieczenia imprezy masowej?
• Czy organ gminy może wymusić na organizatorze zmiany regulaminu imprezy masowej w celu podniesienia poziomu bezpieczeństwa uczestników imprezy?
• Czy organ gminy może wymusić na organizatorze formę i sposób prezentacji regulaminu imprezy masowej jej uczestnikom?
• Jakie prace wykonać musi organizator, aby móc zorganizować imprezę na otwartej przestrzeni? Jak powinno wyglądać wydzielenie terenu umożliwiającego przeprowadzenie imprezy masowej?
• Jakich dokumentów wymagać, w przypadku wykorzystania na imprezie masowej niestandardowej infrastruktury (pirotechnika sceniczna, obiekty ruchome)?
• Czy wykorzystanie w trakcie imprezy masowej materiałów pirotechnicznych wymaga uzyskania dodatkowych zgód?
• Jak radzić sobie z zagrożeniem bombowym i ewakuacją w trakcie imprezy masowej?
• Jakie oznaczenia winny znajdować się na terenie imprezy masowej?

4. Wniosek o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej. Na co zwrócić uwagę w trakcie przyjmowania wniosku? Jakie są terminy składania wniosków?

• Jaka powinna wyglądać — krok po kroku — procedura przyjmowania wniosków o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Na co zwracać szczególną uwagę w trakcie przyjmowania wniosku o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Czy wniosek można złożyć telefonicznie?
• Czy jeśli dokumenty przesłane są jedynie pocztą elektroniczną, to czy należy traktować je tak samo, jak dokumentację dostarczoną do urzędu w oryginale?
• Czy terminy określone w ustawie należy traktować jako ostateczne, czy można do nich podejść instruktażowo?
• Czy organ wydający decyzję musi trzymać się terminów określonych w ustawie, czy może wydać decyzję bez ich zachowania?
• W jakich przypadkach można zastosować skrócony, 14-dniowy termin procedowania wniosku o zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Czy jeśli organizator nie dostarczy w terminie 30 dni kompletu dokumentacji wymienionej w ustawie, to czy należy wydać decyzję odmowną lub umorzyć postępowanie, czy można zezwolić na uzupełnienie dokumentacji?
• Czy istnieją szczególne przypadki umożliwiające skrócenie lub wydłużenie terminów określonych w ustawie? Jeśli tak, to jakie są podstawy prawne takiego działania?
• Czy jeśli wniosek zostanie złożony bez zachowania terminu określonego w ustawie, to czy postępowanie może zakończyć się wydaniem zezwolenia?
• Czy dokumenty złożone po czasie należy traktować jako korektę, czy jako uzupełnienie dokumentacji sprawy?
• W jaki sposób weryfikować prawdziwość i dokładność graficznych planów zabezpieczenia przedstawianych przez organizatorów?
• Czy w przypadku zachowania terminu złożenia wniosku, ale występowaniu braków w dokumentacji można żądać uzupełnienia dokumentacji, czy należy sprawę umorzyć?
• Czy można wydać zezwolenie na przeprowadzenie cyklu imprez masowych na cały rok?
• Jakie opłaty skarbowe wiążą się z procedurą wydawania zezwolenia na organizację imprezy masowej? Czy zmiana decyzji zezwalającej powoduje konieczność uiszczenia przez organizatora opłaty skarbowej?
• Czy w przypadku, gdy organizator nie wniesie wymaganych prawem opłat skarbowych można wydać zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej?Czy brak opłaty jest przesłanką do wydania decyzji odmownej?
• Czy opłata za pełnomocnictwo musi być wnoszona każdorazowo, gdy wniosek składany jest przez pełnomocnika?
• W jaki sposób można wymusić na organizatorze przedłożenie kompletu dokumentów?
• Czy dozwolone jest spożywanie napojów alkoholowych na całym terenie imprezy masowej, czy winny być do tego wydzielone specjalne strefy?

5. Opinie podmiotów opiniujących (Policja, PSP, Sanepid, dysponent środków ratownictwa medycznego). Które opinie są obligatoryjne a które fakultatywne? Jak można przeprowadzić wizję lokalną obiektu?

• Czy treść opinii jest wiążąca dla organu gminy w przypadku wydawania decyzji zezwalającej na organizację imprez masowych?
• Jakie mogą być konsekwencję wydania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej mimo negatywnych opinii jednego lub więcej podmiotów opiniujących?
• Czy w przypadku zawarcia w opiniach dodatkowych obowiązków nie wynikających bezpośrednio z ustawy, organ gminy winien w decyzji zobligować organizatora do wypełnienia tych obowiązków?
• Czy zalecenia organów opiniujących muszą znaleźć się w treści decyzji?
• Czy organ gminy ma uprawnienia do weryfikacji opinii służb?
• Czy w celu weryfikacji opinii służb można powołać biegłego?
• Jak i w jakiej formie przeprowadzić można wizję lokalną obiektu, na którym ma odbyć się impreza masowa?
• Czy organizator musi przedłożyć w organie gminy oryginały opinii, czy też wystarczy ich kopia?
• Co zrobić w przypadku, gdy opinia traci ważność po 6 miesiącach, a organizator wciąż dysponuję zezwoleniem na organizację imprez masowych?
• W jaki sposób można wyegzekwować od organizatora nowe opinie?
• Kiedy powiadomić organizatora o konieczności przedłożenia nowych opinii?
• Ile czasu dać organizatorowi na dostarczenie nowych opinii?
• Czy w przypadku otrzymania nowych opinii należy wystawić nową decyzję?

6. Decyzja - pozytywna i odmowna - którą i kiedy wydać? Jakie są konsekwencja z wydania decyzji po ustawowym czasie? Kiedy decyzje zmieniające są obligatoryjne a kiedy fakultatywne?

• Kiedy wydać decyzję w przypadku, gdy organizator nie przedłożył kompletu wymaganych ustawą dokumentów?
• Czy zawsze należy wydać decyzję odmowną, czy można jedynie napisać pismo informujące o zakończeniu procedury?
• Jeśli organizator nie przedłożył kompletnej dokumentacji, to czy należy wydać decyzję odmowną, czy też można poczekać aż doniesie brakujące dokumenty?
• Jakie są konsekwencje wydania decyzji po ustawowym terminie?
• Czy organ wydający decyzję ma prawo do wprowadzenia do niej dodatkowych warunków, które organizator musi wypełnić (nie wynikających bezpośrednio z ustawy)?
• Jak powinna wyglądać decyzja zmieniająca? Jakie elementy decyzji mogą podlegać zmianie?
• Kiedy można, a kiedy należy wydać decyzję zmieniającą?
• Czy wydawanie decyzji zmieniającej jest obligatoryjne, czy fakultatywne?
• Czy można wydać decyzję zmieniającą bez zgody podmiotu dysponującego zezwoleniem na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Czy zamiast wydania decyzji zmieniającej można dołączyć adnotację do dokumentacji sprawy lub odnieść się do meritum pismem zwykłym?
• Organ gminy zobligowany jest do dostarczenia decyzji o zezwoleniu na przeprowadzenie imprezy masowej do właściwego terytorialnie urzędu wojewódzkiego w terminie 3 dni od daty wydania — czy ze względu na to, że poczta nie zawsze dostarcza oryginał w terminie, można wcześniej wysłać do urzędu wojewódzkiego skan decyzji?
• Czy kwestia sprzedaży alkoholu na terenie imprezy masowej może lub powinna być ujęta w decyzji?

7. Odmowa wydania zezwolenia - w jakich przypadkach trzeba odmówić?

• Jakie są podstawy wydania odmowy wydania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?
• W jaki sposób prawidłowo wydać odmowę wydania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Jak przygotować się do odwołania od decyzji od wydanej odmowy zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Jak postępować z odwołaniem od decyzji odmownej?
• Czy organ gminy może zmienić decyzję odmowną na zezwolenie, w przypadku, gdy organizator uzupełni braki w dokumentacji?
• Czy można odmówić wydania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej, gdy tylko jedna z opinii podmiotów opiniujących jest negatywna, a reszta dokumentacji jest kompletna?

8. Jakie są przesłanki określenia, że impreza masowa jest podwyższonego ryzyka?

• W jakich wypadkach należy określić w decyzji, że impreza masowa jest imprezą masową podwyższonego ryzyka?
• Co zrobić, gdy zmieniły się przesłanki, które zdecydowały o wskazaniu lub nie imprezy masowej jako imprezy masowej podwyższonego ryzyka?
• Czy można dokonywać modyfikacji decyzji pod kątem statusu imprezy masowej jako imprezy masowej podwyższonego ryzyka?

9. Kontrola bezpieczeństwa imprezy masowej - jak powinna wyglądać kontrola i jak powinna przebiegać?

• Czym jest i na czym polega kontrola bezpieczeństwa imprezy masowej?
• Jak powinna przebiegać kontrola bezpieczeństwa imprezy masowej?
• Na co zwracać szczególną uwagę w trakcie przeprowadzania kontroli imprezy masowej?
• Kto może przeprowadzić kontrolę imprezy masowej w imieniu organu wydającego decyzję?
• Jakimi uprawnieniami dysponuję kontrolujący imprezę masową?
• Jakimi upoważnieniami (i przez kogo wystawionymi) winien legitymować się kontrolujący imprezę masową?
• Jak wcześnie przed imprezą powinien zostać wyznaczony kontrolujący imprezę masową?
• Czy podmiotem kontrolującym może być właściwy miejscowo komendant powiatowy policji?
• Jak prawidłowo sporządzić protokół kontroli bezpieczeństwa imprezy masowej i kto powinien go podpisać?
• Co zrobić w przypadku, gdy impreza masowa przeciągnie się poza godziny określone w zezwoleniu?
• Jak postąpić w przypadku, w którym w trakcie kontroli bezpieczeństwa imprezy masowej kontrolujący dostrzeże rzeczy lub zachowania niezgodne z prawem, ale nie odnoszące się do warunków określonych w zezwoleniu?

10. Przerwanie imprezy masowej - praktyczne wskazówki

• Jakie organu administracji publicznej mają uprawnienia do przerwania imprezy masowej?
• W jakich przypadkach można podjąć decyzję o przerwaniu imprezy masowej?
• Czy — w przypadku wystąpienia odpowiednich przesłanek — przerwanie imprezy masowej jest obligatoryjne, czy też fakultatywne?
• Jak podjąć decyzję o przerwaniu imprezy masowej?
• Jakie podstawy prawne powinny znaleźć się w decyzji o przerwaniu imprezy masowej?
• Jakie są konsekwencje przerwania imprezy masowej?
• W jakiej formie wydać decyzję o przerwaniu imprezy masowej?
• Jak w praktyce wygląda przerwanie imprezy masowej?

11. Gmina jako organizator imprezy masowej - kiedy można wydać zezwolenie i komu?

• Czy organ gminy może sam sobie wydać zezwolenie na organizację imprezy masowej? Jak uniknąć w takim wypadku konfliktu interesów?
• Jak zabezpieczyć imprezy organizowane przez gminę, aby uniknąć ewentualnych kar?
• Na co zwracać szczególną uwagę wybierając firmę świadczącą usługi ochrony w trakcie imprez organizowanych przez organ gminy?
• Jakie podmioty mogą zostać zaangażowane do zapewnienia zabezpieczenia medycznego imprezy masowej?
• Czy gmina może zwrócić się o zapewnienie zabezpieczenia medycznego imprezy masowej do szpitala w danym mieście lub do właściwej wojewódzkiej stacji ratownictwa medycznego?
• Jak rozwiązać kwestię utrwalania wizerunku i wyrażenia zgody na ewentualne jego rozpowszechnianie? Na kim powinien spoczywać ten obowiązek?

12. Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych, a inne akty prawne

• Czy wciąż obowiązują przepisy epidemiologiczne wpływające na organizację imprez masowych?
• Czy w związku z wprowadzeniem na terenie kraju stanu zagrożenia epidemiologicznego istnieją jakieś dodatkowe przepisy regulujące kwestię organizacji imprez masowych?
• Czy właściwe jest dołączanie do decyzji klauzuli obligującej organizatora do dostosowania działań do zmieniających się przepisów epidemiologicznych?
• Jakie dokumenty są potrzebne do uzyskania jednorazowych zezwoleń na sprzedaż alkoholu w trakcie imprez masowych?
• W jaki sposób ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych odnosi się do prawa o ruchu drogowych (decyzja na wykorzystanie dróg w sposób szczególny)?
• W jaki sposób można zorganizować imprezę masową na terenie dróg publicznych?
• Czy od podmiotu starającego się o zezwolenie na wykorzystanie dróg w sposób szczególny można wymagać również zezwolenia na organizację imprezy masowej?