Wideoszkolenie: Zezwolenia na imprezy masowe

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jak w praktyce wygląda przerwanie imprezy masowej?
• Jakie wydarzenia są, a jakie nie są imprezą masową w rozumieniu ustawy (omówienie na przykładach)?
• Jaka powinna wyglądać — krok po kroku — procedura przyjmowania wniosków o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Na co zwracać szczególną uwagę w trakcie przeprowadzania kontroli imprezy masowej?
• Jak prawidłowo sporządzić protokół kontroli bezpieczeństwa imprezy masowej i kto powinien go podpisać?
• Czy kwestia sprzedaży alkoholu na terenie imprezy masowej może lub powinna być ujęta w decyzji?
• Jak wymusić na organizatorach wydarzeń w obiektach organu gminy organizację imprez zgodnie z zasadami prawa?

Szczegółowy program szkolenia:

1. Impreza masowa - co nią jest a co nie jest w świetle przepisów? W jaki sposób określić charakter imprezy masowej?

• Jakie wydarzenia są, a jakie nie są imprezą masową w rozumieniu ustawy (omówienie na przykładach)?
• Jaka jest różnica między zgromadzeniem a imprezą masową?
• Jak określić charakter wydarzenia (impreza masowa, impreza artystyczna lub rozrywkowa, zgromadzenie, inne)?
• Jakie wydarzenia winny być organizowane jako imprezy masowe?
• Jakie są różnice między imprezami masowymi organizowanymi wewnątrz budynków i na otwartej przestrzeni?
• Czy juwenalia mogą zostać zorganizowane w formule imprezy masowej?
• Czy organ gminy ma możliwość wymuszenia na organizatorze organizacji wydarzeń w formule imprezy masowej?
• Jaka jest różnica w zabezpieczeniu sportowych imprez masowych oraz imprez masowych o charakterze kulturalno-rozrywkowym?
• Kto jest administratorem danych w ramach procedury wydawania zezwolenia na organizację imprez masowych?
• Kogo i w jaki sposób powiadomić o zasadach przetwarzania danych osobowych w ramach procedury wydawania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?

2. Obowiązki organizatora imprezy masowej a obowiązki administracji publicznej - za co i kto jest odpowiedzialny? Jaki jest podział obowiązków?

• Jakie obowiązki w zakresie bezpieczeństwa spoczywają bezpośrednio na organizatorze?
• Jakie obowiązki w zakresie bezpieczeństwa imprez masowych spoczywają na organie gminy?
• Jak wymusić na organizatorach wydarzeń w obiektach organu gminy organizację imprez zgodnie z zasadami prawa?
• Czy można organizować imprezy masowe na terenie gminy, jeśli gmina nie posiada odpowiedniej hali widowiskowej lub innej infrastruktury umożliwiającej organizację imprez masowych?
• Czy organ gminy musi powiadamiać podmioty zewnętrzne o wydaniu decyzji na przeprowadzenie imprezy masowej? Jeśli tak, to jakie?
• Czy i w jaki sposób poinformować państwowe służby i inspekcje o planowanej imprezie masowej, gdy nie została jeszcze wydana decyzja?

3. Jak zadbać o bezpieczeństwo imprezy masowej? Jakie zgody są wymagane, aby impreza masowa była bezpieczna?

• Jak wyliczyć minimalną i maksymalną liczbę uczestników imprezy masowej?
• Jaka jest różnica między służbą informacyjną, a służbą bezpieczeństwa?
• Jak prawidłowo obliczyć ilość pracowników służby bezpieczeństwa i służby informacyjnej na imprezie masowej?
• Jak powinna wyglądać prawidłowa instrukcja przeciwpożarowa?
• Jak powinien wyglądać prawidłowo napisany regulamin obiektu?
• Jak powinien wyglądać prawidłowo napisany regulamin imprezy masowej?
• Jak powinien być stworzony plan zabezpieczenia imprezy masowej?
• Czy organ gminy może wymusić na organizatorze zmiany regulaminu imprezy masowej w celu podniesienia poziomu bezpieczeństwa uczestników imprezy?
• Czy organ gminy może wymusić na organizatorze formę i sposób prezentacji regulaminu imprezy masowej jej uczestnikom?
• Jakich dokumentów wymagać, w przypadku wykorzystania na imprezie masowej niestandardowej infrastruktury (pirotechnika sceniczna, obiekty ruchome)?
• Czy wykorzystanie w trakcie imprezy masowej materiałów pirotechnicznych wymaga uzyskania dodatkowych zgód?
• Jak radzić sobie z zagrożeniem bombowym i ewakuacją w trakcie imprezy masowej?
• Jakie oznaczenia winny znajdować się na terenie imprezy masowej?

4. Wniosek o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej. Na co zwrócić uwagę w trakcie przyjmowania wniosku? Jakie są terminy składania wniosków?

• Jaka powinna wyglądać — krok po kroku — procedura przyjmowania wniosków o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Na co zwracać szczególną uwagę w trakcie przyjmowania wniosku o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Czy wniosek można złożyć telefonicznie?
• Czy jeśli dokumenty przesłane są jedynie pocztą elektroniczną, to czy należy traktować je tak samo, jak dokumentację dostarczoną do urzędu w oryginale?
• Czy terminy określone w ustawie należy traktować jako ostateczne, czy można do nich podejść instruktażowo?
• Czy organ wydający decyzję musi trzymać się terminów określonych w ustawie, czy może wydać decyzję bez ich zachowania?
• W jakich przypadkach można zastosować skrócony, 14-dniowy termin procedowania wniosku o zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Czy jeśli organizator nie dostarczy w terminie 30 dni kompletu dokumentacji wymienionej w ustawie, to czy należy wydać decyzję odmowną lub umorzyć postępowanie, czy można zezwolić na uzupełnienie dokumentacji?
• Czy istnieją szczególne przypadki umożliwiające skrócenie lub wydłużenie terminów określonych w ustawie? Jeśli tak, to jakie są podstawy prawne takiego działania?
• Czy jeśli wniosek zostanie złożony bez zachowania terminu określonego w ustawie, to czy postępowanie może zakończyć się wydaniem zezwolenia?
• Czy dokumenty złożone po czasie należy traktować jako korektę, czy jako uzupełnienie dokumentacji sprawy?
• W jaki sposób weryfikować prawdziwość i dokładność graficznych planów zabezpieczenia przedstawianych przez organizatorów?
• Czy w przypadku zachowania terminu złożenia wniosku, ale występowaniu braków w dokumentacji można żądać uzupełnienia dokumentacji, czy należy sprawę umorzyć?
• Jakie opłaty skarbowe wiążą się z procedurą wydawania zezwolenia na organizację imprezy masowej?
• Czy w przypadku, gdy organizator nie wniesie wymaganych prawem opłat skarbowych można wydać zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Czy opłata za pełnomocnictwo musi być wnoszona każdorazowo, gdy wniosek składany jest przez pełnomocnika?
• W jaki sposób można wymusić na organizatorze przedłożenie kompletu dokumentów?

5. Opinie podmiotów opiniujących (Policja, PSP, Sanepid, dysponent środków ratownictwa medycznego). Które opinie są obligatoryjne a które fakultatywne? Jak można przeprowadzić wizję lokalną obiektu?

• Czy treść opinii jest wiążąca dla organu gminy w przypadku wydawania decyzji zezwalającej na organizację imprez masowych?
• Jakie mogą być konsekwencję wydania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej mimo negatywnych opinii jednego lub więcej podmiotów opiniujących?
• Czy w przypadku zawarcia w opiniach dodatkowych obowiązków nie wynikających bezpośrednio z ustawy, organ gminy winien w decyzji zobligować organizatora do wypełnienia tych obowiązków?
• Czy organ gminy ma uprawnienia do weryfikacji opinii służb?
• Czy w celu weryfikacji opinii służb można powołać biegłego?
• Jak i w jakiej formie przeprowadzić można wizję lokalną obiektu, na którym ma odbyć się impreza masowa?
• Co zrobić w przypadku, gdy opinia traci ważność po 6 miesiącach, a organizator wciąż dysponuję zezwoleniem na organizację imprez masowych?
• W jaki sposób można wyegzekwować od organizatora nowe opinie?
• Kiedy powiadomić organizatora o konieczności przedłożenia nowych opinii?
• Ile czasu dać organizatorowi na dostarczenie nowych opinii?
• Czy w przypadku otrzymania nowych opinii należy wystawić nową decyzję?

6. Decyzja - pozytywna i odmowna - którą i kiedy wydać? Jakie są konsekwencja z wydania decyzji po ustawowym czasie? Kiedy decyzje zmieniające są obligatoryjne a kiedy fakultatywne?

• Kiedy wydać decyzję w przypadku, gdy organizator nie przedłożył kompletu wymaganych ustawą dokumentów?
• Czy zawsze należy wydać decyzję odmowną, czy można jedynie napisać pismo informujące o zakończeniu procedury?
• Jeśli organizator nie przedłożył kompletnej dokumentacji, to czy należy wydać decyzję odmowną, czy też można poczekać aż doniesie brakujące dokumenty?
• Jakie są konsekwencje wydania decyzji po ustawowym terminie?
• Czy organ wydający decyzję ma prawo do wprowadzenia do niej dodatkowych warunków, które organizator musi wypełnić (nie wynikających bezpośrednio z ustawy)?
• Jak powinna wyglądać decyzja zmieniająca? Jakie elementy decyzji mogą podlegać zmianie?
• Kiedy można, a kiedy należy wydać decyzję zmieniającą?
• Czy wydawanie decyzji zmieniającej jest obligatoryjne, czy fakultatywne?
• Czy można wydać decyzję zmieniającą bez zgody podmiotu dysponującego zezwoleniem na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Czy zamiast wydania decyzji zmieniającej można dołączyć adnotację do dokumentacji sprawy lub odnieść się do meritum pismem zwykłym?
• Organ gminy zobligowany jest do dostarczenia decyzji o zezwoleniu na przeprowadzenie imprezy masowej do właściwego terytorialnie urzędu wojewódzkiego w terminie 3 dni od daty wydania — czy ze względu na to, że poczta nie zawsze dostarcza oryginał w terminie, można wcześniej wysłać do urzędu wojewódzkiego skan decyzji?
• Czy kwestia sprzedaży alkoholu na terenie imprezy masowej może lub powinna być ujęta w decyzji?

7. Odmowa wydania zezwolenia - w jakich przypadkach trzeba odmówić?

• Jakie są podstawy wydania odmowy wydania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?
• W jaki sposób prawidłowo wydać odmowę wydania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Jak przygotować się do odwołania od decyzji od wydanej odmowy zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej?
• Jak postępować z odwołaniem od decyzji odmownej?
• Czy organ gminy może zmienić decyzję odmowną na zezwolenie, w przypadku, gdy organizator uzupełni braki w dokumentacji?
• Czy można odmówić wydania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej, gdy tylko jedna z opinii podmiotów opiniujących jest negatywna, a reszta dokumentacji jest kompletna?

8. Jakie są przesłanki określenia, że impreza masowa jest podwyższonego ryzyka?

• W jakich wypadkach należy określić w decyzji, że impreza masowa jest imprezą masową podwyższonego ryzyka?
• Co zrobić, gdy zmieniły się przesłanki, które zdecydowały o wskazaniu lub nie imprezy masowej jako imprezy masowej podwyższonego ryzyka?
• Czy można dokonywać modyfikacji decyzji pod kątem statusu imprezy masowej jako imprezy masowej podwyższonego ryzyka?

9. Kontrola bezpieczeństwa imprezy masowej - jak powinna wyglądać kontrola i jak powinna przebiegać?

• Czym jest i na czym polega kontrola bezpieczeństwa imprezy masowej?
• Jak powinna przebiegać kontrola bezpieczeństwa imprezy masowej?
• Na co zwracać szczególną uwagę w trakcie przeprowadzania kontroli imprezy masowej?
• Kto może przeprowadzić kontrolę imprezy masowej w imieniu organu wydającego decyzję?
• Jakimi uprawnieniami dysponuję kontrolujący imprezę masową?
• Jakimi upoważnieniami (i przez kogo wystawionymi) winien legitymować się kontrolujący imprezę masową?
• Jak wcześnie przed imprezą powinien zostać wyznaczony kontrolujący imprezę masową?
• Czy podmiotem kontrolującym może być właściwy miejscowo komendant powiatowy policji?
• Jak prawidłowo sporządzić protokół kontroli bezpieczeństwa imprezy masowej i kto powinien go podpisać?
• Co zrobić w przypadku, gdy impreza masowa przeciągnie się poza godziny określone w zezwoleniu?
• Jak postąpić w przypadku, w którym w trakcie kontroli bezpieczeństwa imprezy masowej kontrolujący dostrzeże rzeczy lub zachowania niezgodne z prawem, ale nie odnoszące się do warunków określonych w zezwoleniu?

10. Przerwanie imprezy masowej - praktyczne wskazówki

• Jakie organu administracji publicznej mają uprawnienia do przerwania imprezy masowej?
• W jakich przypadkach można podjąć decyzję o przerwaniu imprezy masowej?
• Czy — w przypadku wystąpienia odpowiednich przesłanek — przerwanie imprezy masowej jest obligatoryjne, czy też fakultatywne?
• Jak podjąć decyzję o przerwaniu imprezy masowej?
• Jakie podstawy prawne powinny znaleźć się w decyzji o przerwaniu imprezy masowej?
• Jakie są konsekwencje przerwania imprezy masowej?
• W jakiej formie wydać decyzję o przerwaniu imprezy masowej?
• Jak w praktyce wygląda przerwanie imprezy masowej?

11. Gmina jako organizator imprezy masowej - kiedy można wydać zezwolenie i komu?

• Czy organ gminy może sam sobie wydać zezwolenie na organizację imprezy masowej?
• Jak zabezpieczyć imprezy organizowane przez gminę, aby uniknąć ewentualnych kar?
• Na co zwracać szczególną uwagę wybierając firmę świadczącą usługi ochrony w trakcie imprez organizowanych przez organ gminy?
• Jakie podmioty mogą zostać zaangażowane do zapewnienia zabezpieczenia medycznego imprezy masowej?
• Czy gmina może zwrócić się o zapewnienie zabezpieczenia medycznego imprezy masowej do szpitala w danym mieście lub do właściwej wojewódzkiej stacji ratownictwa medycznego?
• Jak rozwiązać kwestię utrwalania wizerunku i wyrażenia zgody na ewentualne jego rozpowszechnianie? Na kim powinien spoczywać ten obowiązek?

12. Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych, a inne akty prawne

• Czy wciąż obowiązują przepisy epidemiologiczne wpływające na organizację imprez masowych?
• Czy w związku z wprowadzeniem na terenie kraju stanu zagrożenia epidemiologicznego istnieją jakieś dodatkowe przepisy regulujące kwestię organizacji imprez masowych?
• Czy właściwe jest dołączanie do decyzji klauzuli obligującej organizatora do dostosowania działań do zmieniających się przepisów epidemiologicznych?
• Jakie dokumenty są potrzebne do uzyskania jednorazowych zezwoleń na sprzedaż alkoholu w trakcie imprez masowych?
• W jaki sposób ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych odnosi się do prawa o ruchu drogowych (decyzja na wykorzystanie dróg w sposób szczególny)?
• W jaki sposób można zorganizować imprezę masową na terenie dróg publicznych?
• Czy od podmiotu starającego się o zezwolenie na wykorzystanie dróg w sposób szczególny można wymagać również zezwolenia na organizację imprezy masowej?