Wideoszkolenie: Karta Dużej Rodziny

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Karta Dużej Rodziny a rodziny zastępcze i adopcyjne. Czy od takich rodzin należy pobierać jakieś dodatkowe dokumenty?
• Co z dziećmi, które miały tradycyjną kartę, a teraz po zmianie otrzymały z automatu kartę elektroniczną? Czy rodzice mogą wyświetlić na swoim telefonie karty dzieci, czy potrzebna jest wizualizacja w systemie KDR?
• Czy do wniosków przesyłanych drogą elektroniczną dołączane są oświadczenia dotyczące władzy rodzicielskiej? Czy do wniosków papierowych należy zeskanować / dołączyć załącznik oświadczenie o władzy rodzicielskiej?
• Co zrobić z problemem wizualizacji kart osób, które nie wnioskowały o karty w formie elektronicznej przed dniem nowelizacji ustawy?
• Czy można wysyłać karty do wnioskodawcy za pośrednictwem poczty za zwrotnym potwierdzeniem odbioru?
• Jakie są zasady odpłatności i zwolnienia z opłaty za duplikat i dodatkową formę karty?
• SI KDR – co robić w przypadku błędów systemu?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Nowości w programie:

• Co w sytuacji, jeśli troje dzieci ma przyznane karty i po kilku latach rodzi się kolejne dziecko?
• Co w przypadku, gdy KDR przyznano dziecku, któremu się nie należy? W systemie ją unieważniono, ale karta tradycyjna została przysłana? Jak postąpić w takim przypadku?
• Czy jeśli o KDR wnosi małżonek rodzica, to wymagamy odpisu aktu małżeństwa?
• Czy do każdego wniosku musi być załączona klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych?
• Jak weryfikować dzieci cudzoziemców urodzonych poza Polską? Na postawie aktów urodzenia?
• Jak w systemie wpisać zagraniczny adres dziecka?
• Kwestia unieważnienia karty. Dziecko przeprowadziło się z tatą do innej gminy albo przeszło do pieczy zastępczej; będzie wydana nowa karta w nowej rodzinie. Kto unieważnia wcześniejszą kartę i na jakiej podstawie? Czy wystarczy pisemna prośba aktualnej gminy do nowej gminy o unieważnienie?
• Co zrobić z kartami, które zostały wysłane do gminy, mimo iż zostały unieważnione w systemie - odesłać je z powrotem czy zniszczyć?
• Co z kartami, których nikt nie odbiera i z tymi, które tracą ważność, czekając na odbiór?
• Czy wniosek na KDR może złożyć córka, która jest pełnoletnia i wnioskuje o kartę dla ojca, który jest rodzicem trójki dzieci?
• Jak zweryfikować, że dzieci poddane anonimizacji miały w przeszłości wydane karty?
• Czy dzieci i małżonek, którzy są zawarci we wniosku muszą podpisać RODO? Co w przypadku wniosku elektronicznego?
• Czy osobie, która spełnia warunki przyznania karty (ma trójkę dzieci), ale 10 miesięcy mieszka za granicą, a 2 miesiące (okres wakacyjny) w Polsce, na terenie gminy, przysługuje taka karta?
• Czy można wymagać od studenta zaświadczenia z uczelni, czy wystarczy oświadczenie ZKDR-01?
• Jak prawidłowo poprawić błędnie złożone wnioski elektroniczne? Wezwać do uzupełnienia wniosku czy napisać decyzję odmowną, np. w przypadku, gdy rodzice wnioskują o KDR dla siebie i wpisali dwoje dzieci zamiast trzech?
• Czy w przypadku długiego nieodbierania karty przez wnioskodawcę można wysłać ją pocztą?
• Czy konieczny jest wymóg podania i wpisania danych osobowych rodziców wnioskodawcy?
• Czy anonimizacja jest robiona w systemie automatycznie, czy trzeba wykonać dodatkowe czynności w tym zakresie?
• Na co mogą zostać wykorzystane środki, które dostajemy z ministerstwa na obsługę KDR?
• Wniosek złożony elektronicznie. Złożyła go córka, która nie jest uprawniona do KDR. Wnioskowała tylko o przyznanie karty ojcu jako seniorowi. Wnioskodawczyni mieszka w innej gminie. Czy powinna dołączyć pełnomocnictwo?

Najbardziej problematyczne przypadki przy wydawaniu Karty Dużej Rodziny

• Czy przy seniorach nie trzeba wypełniać informacji o miejscu zamieszkania dorosłych dzieci?
• Czy małżonkowie mogą złożyć osobne wnioski o KDR, jeżeli są w konflikcie?
• Czy małżonek seniora może sam złożyć wniosek, jeżeli rodzic nie chce być wykazywany?
• Co robimy z obywatelami Ukrainy, którzy składają wnioski dla całych rodzin?
• Jak postępujemy ze studentami, jeśli oświadczają, że planowany termin ukończenia studiów to 17.02.2024?
• Jeżeli kobieta i mężczyzna mają różne nazwiska, a Pani twierdzi, że są małżeństwem i wychowują 2 dzieci mężczyzny i jedno ich wspólne, to w jaki sposób można sprawdzić formalność ich związku? Czy można to sprawdzić w USC czy tylko na podstawie wniosku?
• Czy w przypadku złożenia wniosku o duplikat karty dla męża potrzebne jest ponowne wypełnienie wniosku?
• Czy od lipca można przyznać KDR studentowi, który nabywa status dopiero w październiku, a KDR miał do 18 r.ż.?
• Jak powinien być prawidłowo wypełniony druk oświadczenia o niepozbawieniu władzy rodzicielskiej? Czy wnioskodawca może oświadczyć, czy każdy rodzic podpisuje oświadczenie osobno?
• Czy wnioskodawca może oświadczyć za małżonka?
• Kobieta z Ukrainy, pobyt czasowy. Ma dwoje dzieci z mężem, który jest Polakiem. 1 marca granice Polski przekroczyła jej córka z małżeństwa z Ukrainy, dziecko ma status UKR. Czy KDR przysługuje komukolwiek?
• Czy błędem jest przyjmowanie wniosków, w których każdy z rodziców podpisywał "swoje" oświadczenie o władzy rodzicielskiej?
• Czy można wydać KDR, jeżeli wniosek został złożony na dzień przed ukończeniem 25 r.ż.?
• Jak prawidłowo naliczyć kwotę nadwyżki lub niedoboru środków przeznaczonych na realizację KDR?
• Czy uzupełnienie rodziny dotyczy małżonka, który nie był uwzględniony przy wnioskowaniu na dzieci i wnioskodawcę?
• Czy przy elektronicznej karcie wystarczy zaznaczyć krzyżyk na ostatniej stronie, jeśli chcemy, żeby rodzice widzieli u siebie w mKDR karty całej rodziny? Czy trzeba wypełniać załącznik dla każdego członka dużej rodziny?
• Czy osoba może wnieść poprawki do wniosku elektronicznego poprzez oświadczenie?
• Wniosek został przekazany wg właściwości. Co zrobić z wnioskiem w systemie, bo widnieje w weryfikowanych?
• Czy pozostawiamy bez rozpatrzenia, jeśli strona nie doniesie wymaganych dokumentów?
• Kiedy wydaje się decyzje administracyjne?

• Czy Karta Dużej Rodziny przysługuje, jeśli w momencie składania wniosku o przedłużenie karty nie ma 3 dzieci spełniających warunki a dane zostały zanonimizowane?
• Czy możemy przedłużyć dziecku Kartę Dużej Rodziny, jeżeli dziecko zamieszkało w innej gminie? Czy musimy zarejestrować je jako nową rodzinę?
• Czy wystarczy, że dziecko wyrażając zgodę napisze zwykłe oświadczenie?
• Co w sytuacji, gdy system nie przyjmuje adresów zagranicznych? Czy w takiej sytuacji należy przyjąć adres wnioskodawcy?
• Czy osobom, które nie mieszkają w danej gminie wydaje się decyzję odmowną, jednocześnie przekazując wniosek do częściowego rozpatrzenia w innej gminie? Czy nie ma potrzeby wydania takiej decyzji?
• Czy w oświadczeniu o władzy rodzicielskiej rodzice wykazują również dzieci z pieczy zastępczej?
• W systemie nie ma możliwości weryfikacji nauki studentów. Czy możemy bazować na oświadczeniu o nauce? Czy musimy występować do uczelni o potwierdzenie nauki?
• Klientka i jej trójka dzieci mają wydane Karty Dużej Rodziny. Kobieta wychodzi za mąż i zmienia nazwisko. Rodzi bliźniaki a jej mąż ma jedno swoje dziecko. Składa wniosek dla siebie jako osoby wcześniej już posiadającej kartę, męża jako nowego członka rodziny i dzieci jako nowi członkowie rodziny?
• Czy wprowadzając wniosek papierowy należy dołączyć zeskanowane oświadczenie do Systemu Informatycznego Karty Dużej Rodziny?
• Czy w aplikacji mObywatel po zmianie danych osobowych na karcie automatycznie pojawi się nowa karta? Czy wcześniejszą kartę należy unieważnić w momencie wydania nowej?

• Obywatelka z Ukrainy złożyła wniosek na KDR dla całej rodziny: mąż + trójka dzieci. Mąż czeka na decyzję odnośnie czasowego pobytu, tj. przedłużenie, ale ma także wydane od wojewody pozwolenie na pracę do sierpnia 2022 r. Matka i dzieci są w Polsce na podstawie nadania PESEL(ukr). Czy prawidłowe jest wystawienie decyzji odmownej? Co dalej, jeśli decyzja wygasła i czeka na przedłużenie?
• Sytuacja z rodziną Ukraińców: Jak prawidłowo interpretować art. 5 pkt 2 ustawy KDR? W pkt 2 jest napisane - art. 159 ust 1 i art. 186 ust.1 pkt 3 ustawy o cudzoziemcach? Jeśli interpretować to literalnie, to czy obywatelowi Ukrainy nie należałaby się karta, gdyż istotne jest tu „i”, nie ma napisane „lub”, „albo” itp. Jak to interpretować?

• Obywatelka Ukrainy złożyła wniosek o KDR, ale cały czas czeka na decyzję od wojewody. Złożyła wniosek o zawieszenie postępowania. Jak długo możemy czekać?
• Czy dla małżonka rodzica posiadającego już KDR także należy się karta, w przypadku 2 wspólnych dzieci i rodzic z jednym swoim oraz pomimo braku przysposobienia prawnego dziecka żony? Dzieci nie mają karty
• Czy w sytuacji, kiedy mamy małżeństwo: Tata ma jedno swoje dziecko z poprzedniego związku, mama dwójkę swoich. Wychowują te dzieci razem. Czy KDR się im należy? Co, jeśli np. ta dwójka dzieci nie mieszka z nimi?
• Związek nieformalny. Jedno wspólne dziecko i po dwoje dzieci z innym partnerem. Mieszkają w jednej gminie, natomiast dwoje dzieci mężczyzny w innej gminie. Jak przyznawać karty? Czy mężczyzna ma prawo do karty, jeżeli dwójka jego dzieci z poprzedniego związku nie mieszka z nim w naszej gminie? Czy ten pan może złożyć u nas wniosek o kartę tylko dla siebie? Czy system nas o tym poinformuje, czy sami musimy to kontrolować?
• Czy karta należy się dzieciom w tych przypadkach: dwójka dzieci do 25 r. ż., uczące się oraz dziecko powyżej 25 r.ż. z orzeczeniem o niepełnosprawności na czas określony.
• Czy mając jedynie podpis kwalifikowany, można pracować w systemie SiKDR, w sytuacji, kiedy chcę odpowiadać na pisma, wnioski, czy prosić o uzupełnienie?

• Co z dziećmi, które miały tradycyjną kartę, a teraz po zmianie otrzymały z automatu kartę elektroniczną? Czy rodzice mogą wyświetlić na swoim telefonie karty dzieci, czy potrzebna jest wizualizacja w systemie KDR?
• Czy do wniosków przesyłanych drogą elektroniczną dołączane są oświadczenia dotyczące władzy rodzicielskiej?
• Czy do wniosków papierowych należy zeskanować / dołączyć załącznik oświadczenie o władzy rodzicielskiej?
• Czy można wysyłać karty do wnioskodawcy za pośrednictwem poczty za zwrotnym potwierdzeniem odbioru?
• Czy jesteśmy zobowiązani do przesyłania sprawozdań- jeśli tak, to jakie?
• Co zrobić w momencie, gdy karta została wydana i strona po kilku dniach zauważyła błąd, np. w nazwisku? Jakie kolejne kroki należy podjąć?
• Dziecko żyło 5 dni, a były to lata 80-te. Dziecko nie miało nadanego nr PESEL, rodzice dostarczyli akt urodzenia i akt zgonu. Czy na tej podstawie można wydać kartę?

W jaki sposób przyjmować wnioski? Komu przyznać kartę - weryfikacja uprawnień

• Spełnianie warunków uprawniających do przyznania Karty. Ustalanie uprawnień na przykładach:

- dzieci uczące się i dzieci, które były na utrzymaniu rodzica/rodziców lub małżonka rodzica, niespełniające obecnie warunków wskazanych w ustawie o Karcie Dużej Rodziny;
- rodzice i małżonkowie rodziców (w tym seniorzy),
- osoby w związkach niezalegalizowanych,
- dzieci przyjęte w ramach pieczy zastępczej,
- dzieci adoptowane,
- dzieci z „rodzin patchworkowych”,
- rodzice ograniczeni i pozbawieni władzy rodzicielskiej,
- opiekunowie prawni i osoby niepełnosprawne,
- obcokrajowcy.

• Rozwód, separacja małżonków, pozbawienie/ograniczenie/zawieszenie władzy rodzicielskiej a prawo do Kart/y.
• Składanie wniosku przez osobę niebędącą członkiem rodziny. Czy ta forma jest dopuszczalna?
• Utrzymywanie dziecka jako przesłanka ubiegania się rodzica o Kartę Dużej Rodziny.
• Czy niepełnosprawność jest czynnikiem warunkującym bezwzględne prawo do posiadania karty? W jakim przypadku osoba posiadająca orzeczenie o niepełnosprawności może otrzymać kartę?
• Rola osoby w rodzinie jako czynnik warunkujący terminy ważności kart.
• Jakie są konsekwencje błędnego wyniku rozpatrzenia wniosku? Praktyczne przykłady.

Karta Dużej Rodziny a dane osobowe. Co powinien wiedzieć urzędnik?

• Obowiązek gromadzenia danych. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w procedurze KDR. Czy klient jest obowiązany do jej podpisania?
• Dane osobowe - jak je sprawdzić i potwierdzić zgodność?
• Osoby uprawnione do weryfikacji danych osobowych. Procedury pozwalające na zweryfikowanie danych osobowych.
• Weryfikacja danych osobowych a gromadzenie kopii przedłożonych dokumentów.
• Archiwizacja danych osobowych w formie papierowej. Jak długo należy przechowywać dane?
• W jaki sposób zachować ostrożność w przetwarzaniu danych osobowych w wersji papierowej? Czy należy wprowadzić jakieś dodatkowe zabezpieczenia?
• Czy Karta Dużej Rodziny jest środkiem identyfikującym członka rodziny wielodzietnej?
• PESEL istotą weryfikacji członka rodziny. Co zrobić gdy go nie nadano?

Warunki niezbędne do złożenia wniosku KDR – wniosek, załączniki, w tym wymagane dokumenty.

• Jakie dane powinien zawierać poprawnie uzupełniony wniosek?
• Czy urzędnik ma obowiązek przechowywania, kopii dokumentów USC, dowodów osobistych innych dokumentów wymaganych w procedurze?
• Czy urzędnik ma prawo do odmowy przyjęcia wniosku?
• Elektroniczny wniosek, kompletowanie załączników, prawidłowe formaty. Na co warto zwrócić uwagę?
• Czynniki wymuszające ponowne złożenie wniosku (zmiana danych osobowych, zmiana liczby członków rodziny ect.).
• Procedury postępowania w przypadku wpłynięcia wniosku bezprzedmiotowego, wniosku z brakami w danych osobowych członków rodziny, wniosku bez załączników.
• Korekta wniosku, zawezwanie do uzupełnienia braków. W którym momencie procedury urzędnik ma prawo zawezwać wnioskodawcę. Wykorzystanie danych znanych z urzędu.
• Wniosek elektroniczny a wniosek papierowy różnice w obsłudze.

W jaki sposób realizować zadania z zakresu Karty Dużej Rodziny? Dobre praktyki w pracy z procedurą KDR.

• Upoważnienie do realizacji zadań z zakresu ustawy o Karcie Dużej Rodziny. Jakie uprawnienia są z tym związane?
• Karty elektroniczne a aplikacja mObywatel:

- wizualizacja Kart na urządzeniach mobilnych,
- przyznanie uprawnień do wizualizacji kart członków rodziny,
- aplikacja mKDR a mObywatel – punkty wspólne,

• Iluletnie dziecko może mieć dostęp do karty elektronicznej? Czy karta elektroniczna przysługuje nowo narodzonemu dziecku?
• Wysokość kosztów gminy związanych z przyznaniem Kart oraz wydaniem ich duplikatu, za obsługę KDR.
• Gromadzenie i przechowywanie wniosków - stosowanie przepisów kancelaryjnych w praktyce.

Kwestie sporne w procedurze – kwestie nieoczywiste wyjaśnione przez praktyka

• Kiedy nie mamy prawa do wydania Karty? Szczegółowe omówienie procedur.
• Wydawanie decyzji administracyjnych. Kiedy w procedurze urzędnik jest zmuszony do wydania decyzji administracyjnej?
• Zamieszkanie i zameldowanie a prawo do posiadania Karty w danej gminie. Czy członek rodziny może posiadać ważne karty jednocześnie w dwóch gminach?
• Prawo do zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (obcokrajowcy) czynniki niepozwalające na przyznanie prawa do posiadania Kart/y.
• Różne miejsca zamieszkania członków rodziny a liczba wymaganych wniosków. Czy na jednym wniosku klient może wnioskować o karty dla członków rodziny zamieszkałych w różnych gminach?
• Procedury związane z informowaniem wzajemnym gmin w przypadku zmiany miejsca zamieszkania członków dużych rodzin. Która z gmin ma prawo do unieważnienia kart/y?
• Procedury związane z przekazaniem wniosku zgodnie z właściwością. Proces przekazania i obiegu dokumentów krok po kroku.
• Nabycie aktywności Karty. Co zrobić gdy petent wraca do urzędu, twierdząc, że karta/y jest/są nieaktywna? Jak rozwiązać problem?
• Zachowanie prawa do posiadania karty w momencie utraty tego prawa przez któregoś członka rodziny. Omówienie problemu na przykładach.
• Czy wydanie Karty jest ostatnim etapem pozwalającym na zamknięcie postępowania?
• Wystąpienie okoliczności konieczności zwrotu i unieważnienia karty. Omówienie problemu na przykładach.
• Postępowanie z Kartami w formie tradycyjnej:

- karty nieważne,
- karty nieodebrane,
- karty z błędami,
- karty zagubione.

• Problemy z honorowaniem Karty Dużej Rodziny u partnerów Programu. Gdy klienci zgłaszają takie problemy, czy Urzędnik ma obowiązek podjąć jakieś czynności względem partnera?