Wideoszkolenie: Inwentaryzacja CUW

Fragment ze szkolenia

Zobacz wideo >>

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Czy jeśli w polityce wewnętrznej jest zapis, że nie wpisuje się drobnego sprzętu (np. dziurkacza), to czy musi on nadal podlegać ewidencji, nawet ilościowej? Czy nadal trzeba wpisać taki sprzęt na arkusze?
• Jak powołuje się zespoły spisowe? Czy komisja inwentaryzacyjna może być również zespołem spisowym?
• Kto wydaje zarządzenie do protokołu zniszczeń wyposażenia szkoły? Czy do zbiorów bibliotecznych dodajemy wartościowo bezpłatne podręczniki z ministerstwa?
• Jakie są najczęściej popełniane błędy w procesie inwentaryzacji? Czy obowiązkiem jest mieć dla każdej jednostki osobne instrukcje inwentaryzacyjne?
• Czy pracownik CUW musi jechać do szkoły, czy inwentaryzację przeprowadzają dyrektorzy?
• Czy instytucja kultury rządzi się innymi prawami niż CUW?
• Kompetencje CUW i dyrektorów oraz osób powołanych do wykonywania czynności inwentaryzacyjnych

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania uczestników, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatniego szkolenia:

• Spis z natury odbył się 13.03.2023. Czy kolejny spis trzeba przeprowadzić do 13.03.2027, czy mamy czas do końca roku 2027?
• Kto wydaje zarządzenie przy inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej przy przekazaniu majątku jednostki likwidowanej z dnia 31.08?
• Jakie powinny być procedury przy inwentaryzacji przeprowadzanej przy pomocy programu komputerowego przez odczyt kodów?
• Czy wydruki arkuszy są drukami ścisłego zarachowania?
• Czy przed rozpoczęciem inwentaryzacji czytnikiem kodów należy sporządzić wydruk stanów z ewidencyjną ilością czy bez ilości majątku, a dopiero po zakończeniu spisu drukujemy arkusze spisowe z faktycznym stanem? Które arkusze są drukami ścisłego zarachowania?
• Jak oznaczyć etykietą składniki majątku - klocki lego lub kosiarkę? Podczas inwentaryzacji będą te składniki sczytane kolektorem danych. Czy możemy założyć zeszyt dla danej lokalizacji i nakleić etykietę?
• Szkoła prowadzi księgi inwentarzowe. Czy CUW również prowadzi księgi każdej jednostki?
• Czy w przypadku braku inwentarza w pomieszczeniu występują wydruki arkuszy zerowych, czy są one drukami ścisłego zarachowania?
• Czy instrukcja jest obowiązkowa dla CUW-u?
• Czy w składzie komisji powinni być pracownicy CUW-u, a nie pracownik szkoły?
• Czy na jednym arkuszu spisu z natury mogą być szczytane środki trwałe i niskocenne składniki majątku? Czy na oddzielnych arkuszach powinny być spisane środki trwałe i pozostałe składniki?
• Jeżeli w instrukcji jest zapis o inwentaryzowaniu wartości niematerialnych i prawnych metodą spisu z natury, to czy należy je spisywać?
• Czy majątek powinniśmy przypisać do pracownika - komputer, który używa, czy do pomieszczenia, w którym pracuje? Czy w związku z tym pracownik powinien podpisać dokument, że ponosi odpowiedzialność za ten sprzęt?
• W bibliotece szkolnej wykonujemy spis z natury czy skontrum?
• Po przeprowadzonej inwentaryzacji nasz system czytnikiem generuje arkusz spisu z natury już z wyceną składników majątku. Czy jest to prawidłowe?
• Czy arkusz może nazywać się „wyceną arkusza” czy arkusz „spisu z natury”?
• Które przepisy prawne mówią, że środki trwałe i pozostałe środki muszą być wykazywane na oddzielnych arkuszach?
• Inwentaryzację nieruchomości oraz znajdującym się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie przeprowadza się drogą spisu z natury raz na 4 lata w dowolnym dniu w roku. Czy to są lata kalendarzowe? Jeżeli spis był dokonany w lipcu 2020r., to musimy przeprowadzić inwentaryzację do lipca 2024r. czy do grudnia 2024 roku?
• Jak spisać majątek, który jest przekazywany w formie użyczenia osobom fizycznym - laptopy dla uczniów, opaski dla seniorów?
• Czy osoba odpowiedzialna materialnie to dyrektor jednostki?
• Działamy na podstawie instrukcji gospodarki majątkiem ustalonej przez organ prowadzący. Instrukcja jest za ogólna dla wszystkich jednostek obsługiwanych. Czy powinniśmy wprowadzić instrukcje dla jednostek obsługiwanych?
• Jeśli szkoła prowadziłaby inwentarz, to czy też znakuje wyposażenie i odpowiada za oznakowanie majątku przed inwentaryzacją?

Najważniejsze założenia inwentaryzacji - Kto i na czyj wniosek może przeprowadzać inwentaryzację? Jak utworzyć komisję? Kto może być jej członkiem?

• Kto wydaje zarządzenie o terminie inwentaryzacji: dyrektor CUW czy dyrektor szkoły?
• Kto wydaje zarządzenie do przeprowadzenia inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej przy zmianie dyrektora w jednostce obsługiwanej?
• W jakim przypadku dyrektor jednostki obsługiwanej może lub powinien wydawać zarządzenie i przeprowadzić inwentaryzację w jednostce, którą zarządza?
• Ile osób powinno być w komisji inwentaryzacyjnej?
• Czy te same osoby mogą być w komisji inwentaryzacyjnej i w zespołach spisowych?
• Czy dyrektor CUW może zawrzeć pisemne porozumienie z dyrektorem szkoły odnośnie przeprowadzenia inwentaryzacji i powołania członków komisji spisowej?
• Czy pracownik CUW musi być w jakiś sposób oddelegowywany do prac w komisji inwentaryzacyjnej? Czy stanowi o tym tylko zarządzenie dyrektora CUW?
• Czy pracownik księgowości obsługujący jednostkę musi być w komisji inwentaryzacyjnej?
• Czy pracownicy księgowości mogą przeprowadzać inwentaryzację w szkole?
• Czy pracownik CUW może zrobić inwentaryzację poza godzinami pracy na umowę zlecenia, czy ma obowiązek przeprowadzić inwentaryzację w godzinach pracy?
• Kto powinien powoływać komisję? Czy powinien zrobić to dyrektor CUW, czy dyrektor szkoły, czy powołują razem?
• Kto może być członkiem komisji z CUW, jeżeli jest czterech pracowników: dyrektor, główny księgowy, księgowy, specjalista ds. płac? (Mamy 4 pracowników CUW, w tym dyrektor i główny księgowy. Kogo dać do komisji Kto robi spis zbioru bibliotecznego?)
• Jeżeli osobą materialnie odpowiedzialną jest dyrektor szkoły, to czy może on być przewodniczącym komisji?
• Czy można zawrzeć umowę zlecenia z osobami do inwentaryzacji, jeżeli są tylko 3 osoby w jednostce?
• Czy te same osoby mogą być w komisji inwentaryzacyjnej w kilku jednostkach?
• Czy komisja inwentaryzacyjna może być również zespołem spisowym?
• Czy podczas inwentaryzacji w bibliotece musi być obecna bibliotekarka, czy nie musi jej być?
• Czy w przypadku śmierci dyrektora i przejęciu obowiązków przez p.o. dyrektora w szkole, należy przeprowadzić inwentaryzację?
• Czy mogą być umowy wolontariackie?
• Gdzie powinny znajdować się księgi - w szkołach czy w CUW-ie?
• Jak inwentaryzować zbiory biblioteczne?
• Czy w inwentaryzacji przeprowadzanej raz na 4 lata księgozbiór jest wykazywany w jednej kwocie na arkuszu?
• Czy obowiązkiem jest mieć dla każdej jednostki osobne instrukcje inwentaryzacyjne?
• PRZYKŁAD: z dniem 1 września gmina przekazuje stowarzyszeniu szkołę podstawową. W drodze umowy gmina ma przekazać majątek do nieodpłatnego użytkowania. Czy dyrektor CUW powinien wydać zarządzenie w celu przeprowadzenia inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej i szkoła powinna najpierw przekazać majątek gminie z dniem 31 sierpnia? Czy z dniem 1 września gmina przekazuje dopiero majątek stowarzyszeniu?
• Jak prawidłowo określić datę przeprowadzenia inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej i przekazania majątku nowemu dyrektorowi, jeżeli wiemy, że dyrektor odchodzi z dniem 31 miesiąca, a nowy dyrektor powołany jest od 1 dnia miesiąca?
• W jaki sposób przeprowadzić spis majątku, który jest zamontowany na terenie miasta, np. słup ogłoszeniowy?
• Czy przy przekazaniu/zamontowaniu majątku instytucja powinna posiadać zgodę burmistrza/wójta podczas spisu?
• Jeżeli jednostka została włączona do CUW mając już określone instrukcje, to obowiązują ją stare czy nowe?
• Czy dla CUW-u obieg dokumentów ustala dyrektor CUW?
• Kto wydaje zarządzenie do protokołu zniszczeń wyposażenia szkoły?
• Czy do zbiorów bibliotecznych dodajemy wartościowo darmowe podręczniki z ministerstwa?
• Kto powinien podpisywać czeki? Czy może/powinien robić to dyrektor?
• Analityki prowadzone w szkole - konto 0.13, książka inwentarzowa 221, odpłatności
• Czy powinna być jedna polityka rachunkowości dla szkoły?
• Jak mogą pomóc nowe techniki: kodownice, metkownice, programy?
• Czy bibliotekarka może być w komisji powołanej do zbiorów bibliotecznych?
• Czy CUW ma obowiązek prowadzenia ksiąg inwentarzowych bibliotek szkolnych i przedszkolnych? Czy tylko prowadzi kontrole stanów?
• Biblioteki 0.13, 0.14 – kwestia odpisywania podręczników
• PRZYKŁAD: od 1 stycznia na podstawie porozumienia CUW przejmuje bibliotekę publiczną i dom kultury. W jaki sposób powinno się przejąć zgromadzone zbiory?
• PRZYKŁAD: raz na 2 lata przeprowadzamy inwentaryzację pozostałych środków trwałych, natomiast środków trwałych raz na 4 lata - czy jest to prawidłowe?
• Czy instytucja kultury rządzi się innymi prawami niż CUW?
• Czy jednostki mogą prowadzić tylko księgi inwentarzowe w formie elektronicznej?
• Gdzie powinny znajdować się księgi inwentarzowe - w jednostkach obsługiwanych czy w CUW-ie?

Jak powołuje się zespoły spisowe?

• Jak się powołuje zespoły spisowe?
• Czy komisja powołuje zespoły spisowe?
• Czy dyrektor szkoły może powołać komisję ze swoich pracowników i przeprowadzić inwentaryzację, a do CUW-u dostarczyć tylko arkusze spisowe?
• Kto może być w zespole spisowym? Czy mogą być pracownicy szkoły?
• Czy powołanie zespołów spisowych na podstawie umowy zlecenia dotyczy szkół czy również instytucji kultury?
• Czy pracownika szkoły trzeba zatrudnić na umowę cywilnoprawną i wówczas powołać go do zespołu spisowego szkoły?
• Czy w komisji spisowej powinna być osoba z CUW?
• Czy członkowie komisji (pracownicy CUW) z tytułu udziału w komisji otrzymują dodatek specjalny?

Arkusz spisowy jako podstawa udokumentowania spisu z natury

• Skąd obecnie pobieramy arkusze spisowe?
• Kto ma przeprowadzić spis z natury: pracownicy, obsługa szkoły czy pracownicy CUW?
• Czy musimy zrobić spis z natury ręcznie, czy mogą być wydruki bez ilości i wartości?
• Czy można zrobić arkusz spisowy w ten sposób, że pobiera się ten arkusz i w nim zawiera się informację, że przeprowadza się inwentaryzację zgodnie z załącznikiem nr 1, ale bez czytników?
• Czy można komputerowo zrobić załącznik w Excelu (bo tak jest łatwiej liczyć)? Czy jednak musi być to nanoszone ręcznie na arkusz spisowy?
• Czy jeśli zapisze się w polityce wewnętrznej, że nie wpisuje się drobnego sprzętu (np. dziurkacza), to czy musi to nadal podlegać ewidencji, nawet ilościowej? Czy nadal trzeba wpisać taki sprzęt na arkusze?
• W jaki sposób należy zinwentaryzować laptopy? Czy należy je inwentaryzować na arkuszach spisu z natury co roku? Jeżeli tak, to co w przypadku laptopów przekazanych do zdalnej nauki uczniom na podstawie umowy użyczenia?
• Kto powinien robić spisy?
• Kto robi wycenę składników majątkowych na arkuszu spisu z natury?
• Czy powinny być robione zerowe arkusze spisu z natury, jeżeli chodzi o stan magazynu środków żywnościowych, czy wystarczy sam protokół potwierdzający stan zerowy magazynu?
• Czy na arkuszach spisu z natury należy przeprowadzić inwentaryzację pustych druków ścisłego zarachowania - arkuszy spisu z natury?
• Czy przy spisie z natury wpisujemy wartości wg faktur zakupu?
• Co w sytuacji, gdy zamówiony jest różny asortyment - czy koszty należy dzielić proporcjonalnie?
• Czy do księgi ilościowej powinno wpisywać się każdą rzecz, czy można wybrać próg? Czy do ilościówki też wpisujemy rzeczy od 300 do 500 zł? A od 500 do 10.000 zł, to są już pozostałe środki trwałe?
• Gdzie można odnaleźć aktualny podział księgi inwentarzowej (działy, konto i treść)? - konto 013
• Czy ilościówka to każda zakupiona rzecz?
• PRZYKŁAD: w szkole będzie utworzone publiczne przedszkole. Jak przeliczać koszty na jednego ucznia?
• Czy w spisie z natury muszą być wpisane wszystkie pozycje książek?
• Czy spis z natury powinna wyceniać księgowa, która obsługuje daną szkołę?
• Jeżeli dyrektor przedstawi komisji dokumenty typu porozumienie/zgodę/przekazanie w sprawie zamontowania środka trwałego/wyposażenia, to czy wtedy można wpisać go do arkusza spisowego?

Jakie są zasady i terminy przeprowadzania inwentaryzacji?

• Jakie są podstawy prawne przeprowadzania inwentaryzacji?
• Jaki jest cel inwentaryzacji?
• Jakie są metody inwentaryzacji?
• Jakie są typy i rodzaje inwentaryzacji?
• Jakie są terminy przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych składników majątku?
• Jakie są zasady przeprowadzania inwentaryzacji? Spis z natury, weryfikacja dokumentów, potwierdzenie sald, pozostałe
• Jakie są czynności przygotowawcze?
• Jak przygotować pracowników uczestniczących w procesie inwentaryzacji?
• Kompetencje CUW i dyrektorów oraz osób powołanych do wykonywania czynności inwentaryzacyjnych
• Etapy prac inwentaryzacyjnych:
  • organizacja inwentaryzacji
  • kontrola przebiegu inwentaryzacji
  • dokumentacja inwentaryzacyjna
• Jakie są najczęściej popełniane błędy w procesie inwentaryzacji?
• Kto sporządza protokół różnic inwentaryzacyjnych?
• Jak często inwentura w szkole, a jak często w jednostkach kultury?

Inwentaryzacja – najważniejsze informacje dla pracowników CUW

• Jaki powinien być podział obowiązków pracowników?
• Jak powinna wyglądać instrukcja obiegu dokumentów?
• Co w przypadku, gdy CUW ma tylko jednego pracownika?
• Kto powinien stworzyć instrukcję obiegu dokumentów?
• Czy CUW może robić zamówienia publiczne w imieniu innych jednostek?
• Kto wycenia inwentaryzację?
• Kwestia rozliczania, przepisywanie konkretnych rzeczy
• Kto ponosi odpowiedzialność za powierzone mienie?
• Czy instrukcja inwentaryzacyjna powinna być w szkole, czy powinna być wspólna?
• Jeśli inwentaryzację przeprowadzałyby szkoły, to czy pracownicy powinni przekazywać informację do CUW-u celem części finansowej?
• Czy dyrektor szkoły może podpisywać umowy na zakup artykułów do szkoły, czy musi to zrobić dyrektor CUW-u?
• Czy szkoły powinny akceptować politykę rachunkowości i instrukcję inwentaryzacyjną?
• Czy jeśli obsługujemy 5 szkół, to tworzymy 5 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, które podpisują odpowiednio dyrektorzy szkół?
• Czy w ramach potwierdzenia sald na 31 grudnia uzgadniamy salda z rodzicami dzieci przedszkolnych?
• Kto powinien wydać zarządzenie w sprawie gospodarowania majątkiem - kierownik CUW czy kierownik jednostki obsługiwanej? Kto powinien określić zasady ewidencjonowania majątku?
• Co w sytuacji, gdy poprzednia jednostka przekazuje protokołem majątek nowej jednostce, a obowiązywały w niej inne zasady ewidencji?
• Kto ponosi odpowiedzialność za eksponaty muzealne w muzeum?
• Czy przy sczytywaniu kodów nie używa się tradycyjnych druków arkuszy, które są drukami ścisłego zarachowania?
• Jakie rodzaje ksiąg inwentarzowych prowadzą jednostki?
• Czy wydane nauczycielom laptopy weryfikujemy poprzez potwierdzenie salda na 31.12?
• Czy majątek powinniśmy przypisać do pracownika, który używa sprzętu lub wyposażenia do pracy, czy do pomieszczenia, w którym pracuje?