Wideoszkolenie: KSeF w OPS

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jak skutecznie nadać uprawnienia pracownikom OPS do korzystania z KSeF?
• Jak skutecznie nadać uprawnienia, aby faktury zakupu mógł odbierać Ośrodek Pomocy Społecznej?
• Omówienie druku ZAW-FA.
• Omówienie uprawnień nadawanych w KSeF.
• Jakich transakcji dotyczy KSeF?
• W jaki sposób poruszać się po Krajowym Systemie e-Faktur?
• W jaki sposób pobierać certyfikat do podpisywania e-Faktur?
• Czy na fakturze obowiązkowo powinien znaleźć się podpis? Czy wystarczy parafka?
• Czy obowiązkowo wszyscy dostawcy muszą udostępniać faktury?

Szczegółowy program szkolenia:

1. FUNKCJONOWANIE SYSTEMU

• Omówienie najnowszych zmian w zakresie KSeF.
• Kto nadaje i odbiera uprawnienia pracownikom OPS do korzystania z KseF?
• Jak skutecznie nadać uprawnienia pracownikom OPS do korzystania z KseF?
• W jaki sposób poruszać się po Krajowym Systemie e-Faktur?
• Gdzie należy się zalogować?
• W jaki sposób założyć konto na portalu?
• W jaki sposób pobierać certyfikat do podpisywania e-Faktur?
• W jaki sposób pobrać faktury z KSeF? W jaki sposób pobiera się załączniki?
• Jak działają kody QR? Czym one są?
• W jaki sposób informować klientów o e-Fakturach?

A. ORGANIZACJA

• Kto w jednostce (w OPS) powinien być odpowiedzialny za rejestrację?
• Czy osoba, która przyjmuje pocztę, jest upoważniona do systemu KSeF?
• W jaki sposób otrzymać odpowiednie uprawnienia do uzyskania dostępu do dokumentów w systemie KSeF?
• Jakie obowiązki wynikają dla księgowych w związku z wdrożeniem KSeF?
• Jakie ułatwienia oferują poszczególne programy?
• Jakie są koszty wprowadzenia takiego systemu?
• W jakim stopniu małe ośrodki powinny być wdrożone do systemu, jeżeli nie wystawiają faktur?
• Czy program finansowo-księgowy jednostki wystarczy do korzystania z KSeF, czy należy stosować oddzielny program?
• Jaki jest regulamin odbierania faktur?
• Płatność za faktury ustrukturyzowane.
• Krajowy System e-Faktua a Platforma Elektronicznego Fakturowania w zamówieniach publicznych.
• Kto w OPS powinien pełnić rolę administratora uprawnień KSeF?
• Czy faktury z KSeF muszą być drukowane, opisywane merytorycznie i archiwizowane?
• Czy po integracji z gminą nadal trzeba importować pliki JPK, czy KSeF częściowo to zastępuje?
• Czy rok 2026 r. jest rokiem „ćwiczebnym” dla podatników, bez kar?
• Co w przypadku, gdy nie opłacimy faktury w terminie, ponieważ za późno ją otrzymamy?
• Czy protokół z robót budowlanych możemy otrzymać bezpośrednio od wykonawcy?

2. FAKTURY W KSeF

• W jaki sposób jednostki podległe są przygotowane na odbieranie oraz wystawianie e-Faktur?
• W jaki sposób ustalić, aby OPS samodzielnie wystawiał oraz odbierał faktury, bez udziału jednostki nadrzędnej?
• Jakie są zasady wystawiania oraz odbierania faktur w KSeF?
• Jakich dostawców dotyczy oraz do kogo faktury powinny być skierowane?
• Jaka jest data dostawy, jaka data wykonania usługi? Kto jest upoważniony do wystawiania faktur?
• Jakie są rodzaje faktur?
• Omówienie terminarza/ kalendarium przy wystawianiu faktur
• Które elementy są obowiązkowe na fakturze, które nie są?
• Jakie są terminy, w czasie których należy dokonywać korygowania faktur?
• Rodzaje i formaty załączników do faktur ustrukturyzowanych.
• Jakie warunki należy spełnić, aby móc przesyłać załączniki w KSeF.

A. WYSTAWIANIE FAKTUR

• W jaki sposób wystawia się faktury ustrukturyzowane?
• Identyfikacja nabywcy jako warunek konieczny do wystawiania faktur w KSeF.
• Wystawianie faktury dla osób fizycznych - omówienie
• Jak wystawiać faktury w trybie offline?
• Jakie są terminy wystawiania faktur?
• Jak ściągać faktury? W jaki sposób to wykonać?
• Jak wystawiać noty księgowe między jednostkami? Jak to jest rozwiązane w KSeF? Czy należałoby wymagać od klientów not księgowych?
• Czy faktury handlowe można korygować? Jeżeli tak, to w jaki sposób ujmować taką korektę?
• W jaki sposób funkcjonują limity na wystawianie ilości faktur?
• W jaki sposób wystawiać noty dotyczące odpłatności za usługi opiekuńcze w KSeF?
• Czy dostawca ma obowiązek informować, że faktura jest gotowa do pobrania w KSeF?
• Czy na fakturze obowiązkowo powinien znaleźć się podpis? Czy wystarczy parafka? Czy pełne imię i nazwisko? Jakie są wymogi w tym zakresie?
• Czy OPS jako jednostka budżetowa jest zobowiązana do wystawienia faktury wyłącznie w KSeF?
• Czy noty księgowe i rachunki muszą być wysłane przez KSeF?
• Czy faktury zwolnione z VAT muszą być wysłane przez KSeF?
• Czy można po nadaniu numeru QR wydrukować fakturę?

B. ODBIERANIE FAKTUR

• Czy wszystkie faktury są odbierane w systemie KSeF?
• W jaki sposób ustala się datę otrzymywania faktury?
• W jaki sposób ustala się odbieranie e- Faktur od dostawców?
• Czy faktura ma wizualizacje, czy jest w pliku xml?
• Kwestia rejestrowania potwierdzeń odbioru faktur- W jaki sposób należycie to wykonać?
• W jaki sposób przychodzą powiadomienia, że faktura jest gotowa do odebrania?
• Dane faktury umożliwiające anonimowy dostęp do KSeF.
• Jeżeli otrzymamy fakturę na 500 zł miesięcznie od księdza papierowo, to czy do końca 2026 r. można taką fakturę przyjąć?
• Jak powinny wyglądać rozliczenia z kontrahentem, u którego wartość faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł brutto i dla niego termin wdrożenia KSeF do 1 stycznia 2027 r.? Czy jest jakiś okres przejściowy umożliwiający w ciągu 2026 r. odbierać faktury papierowe?
• Czy w KSeF można pobierać faktury w formacie PDF do druku?
• Czy faktury z KSeF muszą być drukowane, opisywane merytorycznie i archiwizowane?
• Jeżeli faktury dla OPS są wystawiane z NIP gminy, to w jaki sposób faktura trafia do OPS, a nie do gminy?
• Czy faktury za DPS, usługi opiekuńcze, wyżywienie, energię, media wpływają wyłącznie przez KSeF?
• Jak traktować noty księgowe od rodzin zastępczych i placówek opiekuńczych?
• Jak wygląda odbiór korekt i duplikatów faktur w KSeF?
• Faktura wpływa do KSeF. Czy mamy ją drukować? Czy można ją opisać i zaksięgować bez drukowania? Czy jest możliwość zaimportowania FV z KSeF do programu księgowego? Czy nie ma innej opcji jak tylko wydrukować, ręcznie opisać i ręcznie zaksięgować?
• Czy można po nadaniu numeru QR wydrukować fakt?

C. KOREKTY

• Zasady wystawiania faktur korygujących do faktur w KSeF.
• Zasady wystawiania faktur korygujących do faktur wystawionych poza KSeF.
• Jak powinna wyglądać korekta faktur w przypadku, kiedy nabywca jest UG, a faktura jest wystawiana na OPS?
• Jakie są skutki w przypadku wystawiania faktur korygujących? Czy ich nie ma?
• Czy można korygować faktury w dozwolony sposób?
• Jakie są terminy korygowania faktur?

3. DOKUMENTACJA

• Jak wygląda wewnętrzny obieg dokumentów w jednostce?
• Czy powinno się opracować jakieś dodatkowe dokumenty na podstawie ustawy rachunkowości? Co należy zmienić już w obowiązującej dokumentacji?
• Czy w systemie elektronicznego obiegu znajdują się opisy merytoryczne np.kierowników, czy są docelowo umieszczone na fakturze?
• Jak wygląda wewnętrzny obieg dokumentu w jednostce, z uwzględnieniem procesu dekretacji oraz archiwizacji dokumentu?
• Polityka rachunkowości - zmiany obiegu dokumentacji, czy powinny być i jakie te zmiany?
• W jaki sposób rozwiązać kwestie związane z przesyłaniem faktur przez kontrahentów w wewnętrznym obiegu dokumentów?

4. PRAKTYCZNE WSKAZÓWKI

• W jaki sposób przeprowadzać kontrole faktur elektronicznych?
• Jakie sankcje grożą za niedopełnienie obowiązku wobec KSeF?
• W jaki sposób otrzymać upoważnienia dla pracowników do wglądu do systemu KSeF?
• Czy obowiązkowo wszyscy dostawcy muszą udostępniać faktury?
• Czy wszystkie faktury znajdują się w systemie, czy do jakiejś ustalonej kwoty?
• Kto powinien ściągać faktury? Kto powinien być za to odpowiedzialny?