Wideoszkolenie: CRU w OPS

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Czy umowy ze szkołami, realizowane w ramach jednej jednostki samorządu terytorialnego, dotyczące właściwego wykonania zadań ustawowych, np. dożywiania dzieci w szkołach, powinny być wprowadzane do rejestru?
• Czy przy zakupie artykułów biurowych, spożywczych, środków czystości lub druków konieczne jest zawarcie pisemnej umowy z hurtownią? Na jakiej podstawie wprowadzić zakup do CRU, jeśli formalna umowa nie została zawarta, a zakup poprzedzony jest sporządzeniem wewnętrznej listy zapotrzebowania?
• Czy porozumienia wynikające z ustawy o wspieraniu rodziny, zawierane pomiędzy powiatami w zakresie odpłatności za dzieci umieszczone w pieczy zastępczej, powinny być wprowadzane i publikowane w CRU?
• Kto powinien wprowadzić umowę na gaz i energię do CRU w sytuacji, gdy umowę podpisał urząd gminy, a faktury opłaca ośrodek pomocy społecznej?
• Czy istnieją dane, których nie powinno się wprowadzać do CRU ze względu na ochronę danych osobowych?
• Czy do rejestru powinny zostać wprowadzone wszystkie umowy zawarte w bieżącym roku, czy tylko te podpisane po 01.07.2026 r.?
• Czy takie same progi kwotowe dotyczą wszystkich umów, czy istnieją w tym zakresie jakieś wyjątki?

Szczegółowy program szkolenia:

1. Podstawy prawne dotyczące Centralnego Rejestru Umów

• Ostateczne założenia ustawy i rozporządzenia dot. CRU
• Podmioty objęte obowiązkiem rejestru

2. Wdrożenie CRU w jednostkach - organizacja

• Rola i odpowiedzialność na poszczególnych szczeblach w jednostce
• Dokumentacja wewnętrzna

3. Platforma teleinformatyczna - rejestracja i obsługa techniczna

• Dostęp do platformy CRU
• Konto jednostki, konta użytkowników, uprawnienia

4. Umowy zamieszczane w CRU i zakres danych w rejestrze

• Zamówienie publiczne
• Formy zawieranych umów
• Kryterium wartości
• Wyłączenia z obowiązku rejestracji
• Aneksy, zmiany, korekta błędów
• Terminy: zawarcie a obowiązek publikacji
• Obowiązkowy zakres danych w rejestrze
• Ochrona danych osobowych

5. Praktyczna obsługa, funkcjonowanie i procedury w systemie CRU

• W jakim celu wprowadzono Centralny Rejestr Umów i do czego służy?
• Które instytucje są zobowiązane do prowadzenia rejestru i wprowadzania umów?
• Czy ośrodek pomocy społecznej podlegający pod gminę ma prowadzić własny, oddzielny rejestr?
• Czy do obsługi rejestru powinna zostać wyznaczona jedna osoba, czy każdy pracownik powinien wprowadzać umowy we własnym zakresie?
• Komu w OPS najlepiej powierzyć obowiązek wprowadzania umów do CRU?
• Kto powinien odpowiadać za merytoryczną weryfikację umów wprowadzanych do rejestru?
• Czy wszyscy pracownicy jednostki powinni mieć wgląd do treści rejestru?
• Czy ośrodek pomocy społecznej powinien prowadzić rejestr dla podległych jednostek bez osobowości prawnej, takich jak gminne komisje?
• Kto powinien wprowadzać umowy zawierane przez szkoły finansowane przez ośrodek pomocy społecznej?
• Kto powinien wprowadzić umowę na gaz i energię do CRU w sytuacji, gdy umowę podpisał urząd gminy, a faktury opłaca ośrodek pomocy społecznej?
• Czy w związku z wprowadzeniem CRU zachodzi konieczność dokonania zmian w instrukcji kancelaryjnej?
• Umowę na dożywianie zawiera wójt, a OPS ponosi wydatki — kto wprowadza umowę do rejestru: gmina czy OPS?
• Czy do zakresu czynności pracownika należy wpisać dodatkowe zadanie jakim jest obsługa CRU? Czy należy powierzyć mu to zarządzeniem kierownika?
• Czy wójt musi wydać stosowne zarządzenie/upoważnienie kierownikowi GOPS?
• Czy system umożliwia wskazanie administratora i zastępcy administratora (w razie nieobecności administratora)?
• W jaki sposób nadać pracownikowi uprawnienia do wprowadzania i edycji wpisów w systemie CRU?
• Jak wprowadzać umowy do CRU krok po kroku?
• Jak powinien wyglądać poprawny wpis w rejestrze?
• W jaki sposób wprowadzać do rejestru umowy zawierane w formie ustnej?
• W jaki sposób rejestrować zamówienia dokonane drogą mailową?
• Jak edytować wpisy w CRU, jeśli w umowie pojawią się zmiany?
• Jakie kroki należy podjąć w systemie, w przypadku gdy umowa wygaśnie?
• W jaki sposób anulować błędny wpis w systemie CRU?
• Jeżeli błędnie wpiszemy umowę w CRU, to czy istnieje możliwość jej usunięcia nawet po dłuższym czasie?
• Jak wprowadzać i uzupełniać w systemie wzory umów dotyczących przetargów?
• Jak prowadzić w jednostce politykę bezpieczeństwa danych osobowych
• w związku z wprowadzeniem CRU?
• Czy po zarejestrowaniu umowy w CRU system nadaje numer ewidencyjny, który należy zapisać na dokumencie, i czy w związku z tym umowa powinna posiadać dwa numery (wewnętrzny oraz z CRU)?

6. Umowy- zakres i obowiązek rejestracji

• Jakie rodzaje umów wprowadzać do CRU?
• Jakie dokumenty powinny być uznawane za umowę?
• Jakie dokumenty kwalifikują się do objęcia obowiązkiem publikacji w rejestrze?
• Które umowy stanowią wyłączenie i nie powinny być wprowadzane do CRU?
• Czy do rejestru powinny być wprowadzane wszystkie umowy zawierane zgodnie z Prawem zamówień publicznych od 01.07.2026 r.?
• Czy do rejestru powinny być wpisywane tylko umowy zawierane przez dział zamówień publicznych, czy także te zawierane przez inne działy, np. pomocy środowiskowej?
• Czy umowy o pracę podlegają wprowadzeniu do CRU?
• Czy wprowadzamy do CRU wszystkie umowy zlecenia, np. AOON, OW, usługi opiekuńcze, informatyczne itp.? Umowy zlecenia zawarte z osobami fizycznymi, które nie posiadają JDG. Czy wpisujemy do CRU?
• Czy jeśli osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą zawiera umowę na usługi spawalnicze lub budowlane, to również musi wprowadzać ją do CRU?
• Czy należy zarejestrować umowę, jeżeli kierownik ośrodka pomocy społecznej podpisuje umowę zlecenia z osobą fizyczną na wykonanie usług opiekuńczych na rzecz klienta jednostki?
• AOON (w tym wskazanie asystenta bezpośrednio przez podopiecznego) i opieka wytchnieniowa realizowana pozabudżetowo (środki Funduszu Solidarnościowego) - czy należy wprowadzać takie umowy do rejestru?
• Czy aneksy do umów powinny być wprowadzane do rejestru?
• Czy do CRU powinny być wprowadzane tylko umowy zawierane na podstawie Kodeksu cywilnego?
• Czy ryczałty samochodowe dla pracowników powinny być wprowadzane do CRU?
• Czy umowy zawierane z rodzinami zastępczymi powinny być wprowadzane do CRU?
• Czy umowy zawierane z lekarzami pełniącymi funkcję orzeczników powinny być wprowadzane do CRU?
• Czy porozumienia wynikające z ustawy o wspieraniu rodziny, zawierane pomiędzy powiatami w zakresie odpłatności za dzieci umieszczone w pieczy zastępczej, za które otrzymujemy noty księgowe, powinny być wprowadzane i publikowane w CRU?
• Czy umowę na pochówek zmarłych zawartą między MOPS a firmą pogrzebową należy wpisywać do CRU?
• Czy umowę na dodatki motywacyjne dla pracowników OPS zawartą z Urzędem Wojewódzkim należy wprowadzić do CRU?
• Jeżeli OPS ponosi koszty na rzecz dzieci umieszczonych w MOW-ach i MOS-ach, to czy takie zobowiązanie należy wpisywać do CRU? Jeżeli opłaty za MOW i MOS ponoszone są na podstawie porozumienia, to czy należy wpisać je do CRU?
• Jeżeli zostanie zawarte porozumienie z DPS o umieszczeniu osoby i wydana zostanie decyzja o odpłatności (dla osoby przebywającej, jej rodziny lub fundacji), to należy wprowadzić informację do CRU?
• Czy umowy związane bezpośrednio ze sprawami socjalnymi podlegają rejestracji w CRU, biorąc pod uwagę wytyczne ze szkoleń Ministerstwa Finansów wskazujące, że takich umów się nie rejestruje?
• Czy umowy oraz porozumienia (np. ze szkołami) zawierane w ramach jednej jednostki samorządu w celu realizacji zadań zleconych lub programów dofinansowanych ze środków zewnętrznych/dotacji (np. program dożywiania „Posiłek w szkole i w domu”) podlegają wpisowi do CRU, czy też są traktowane jako wyłączone z rejestracji umowy dotacyjne?
• Czy obowiązkowi rejestracji w CRU podlegają jednostkowe dokumenty księgowe realizowane w ramach programów dożywiania – takie jak noty księgowe otrzymywane ze szkół czy pojedyncze faktury za zakup produktów (np. chleba z piekarni)?
• Czy umowy lub porozumienia zawierane ze schroniskami dla osób bezdomnych podlegają wpisowi do CRU (zarówno w sytuacji, gdy umowa nie opiera się na ustawie Prawo zamówień publicznych, jak i wtedy, gdy umieszczenie klienta w placówce następuje na podstawie decyzji administracyjnej)?
• Czy umowy zawierane z wykonawcami usług (np. świadczącymi usługi opiekuńcze) w ramach projektów w pełni lub częściowo finansowanych ze środków unijnych lub programów rządowych podlegają wpisowi do CRU, czy też należy traktować je jako wyłączone z publikacji umowy dotacyjne?
• OPS zawiera umowy z rodzicami na pobyt dziecka w żłobku. W umowie nie ma już obciążenia rodzica (aktywny rodzic), jest jedynie informacja o opłacie za posiłki ponoszonej przez rodzica. Ośrodek nie ponosi kosztów — są one po stronie rodzica. Zawieramy jednak umowę, a dodatkowo przetwarzamy dane osobowe osoby fizycznej (rodzica dziecka). Czy takiej umowy nie należy ujmować w rejestrze?

7. Umowy - forma dokumentu a obowiązek rejestracji

• Czy przy zakupie artykułów biurowych, spożywczych, środków czystości lub druków konieczne jest zawarcie pisemnej umowy z hurtownią? Na jakiej podstawie wprowadzić zakup do CRU, jeśli formalna umowa nie została zawarta, a zakup poprzedzony jest sporządzeniem wewnętrznej listy zapotrzebowania?
• Czy należy wprowadzać do CRU zamówienia składane drogą mailową (np. na pieczątki), po których otrzymuje się fakturę?
• Czy drobne zakupy dokonywane na paragon powinny być wprowadzane do CRU?
• Czy do CRU powinny być wprowadzane tylko umowy zawierane z firmami, czy także te zawierane z osobami fizycznymi?
• Czy zamówienia składane ustnie, np. telefonicznie na podstawie których otrzymuje się fakturę oraz towar, powinny być wprowadzane do CRU?
• Czy zamówienia o wartości poniżej 170 tys. zł netto powinny być wprowadzane do CRU?
• Czy takie same progi kwotowe dotyczą wszystkich umów, czy istnieją w tym zakresie jakieś wyjątki?
• Czy mogą pojawić się sytuacje, w których mimo dokonania zakupu nie ma obowiązku wprowadzania go do rejestru (np. drobne zakupy)?
• Jak postąpić w przypadku braku formalnej umowy z firmą cateringową, gdy co miesiąc wystawiane są faktury, a liczba dożywianych dzieci ulega okresowym zmianom?
• Czy w przypadku wystawienia decyzji dla Domu Pomocy Społecznej o odpłatności i otrzymywania na tej podstawie faktur, należy dokonać wpisu do CRU, w sytuacji gdy DPS znajduje się w innym powiecie?
• Jak postąpić w przypadku braku pisemnej umowy na zakup paliwa, gdy transakcje udokumentowane są wyłącznie comiesięcznymi fakturami wystawianymi stale przez tę samą stację benzynową? Czy należy to wprowadzać do CRU?
• Jak postępować w przypadku braku formalnej umowy na naprawę samochodu- czy wprowadzać informację do CRU?
• Gmina ma podpisaną umowę dotyczącą RODO, a OPS otrzymuje obciążenie od gminy w formie noty księgowej. Czy taką umowę należy wpisywać do CRU?
• W jaki sposób prawidłowo zarejestrować w CRU umowę na sukcesywną dostawę artykułów biurowych, w której ilości i kwoty są szacunkowe/orientacyjne – czy do rejestru wprowadzamy wyłącznie samą umowę główną, czy również wystawiane na jej podstawie bieżące zamówienia cząstkowe oraz poszczególne faktury?
• Czy delegacje służbowe podlegają wprowadzeniu do CRU?

8. Dane i informacje wprowadzane do rejestru - dane osobowe, wartość umów

• Jakie dane z umów powinny być wprowadzane do rejestru?
• Czy wszystkie dane podmiotów, z którymi są zawierane umowy, powinny być publikowane w rejestrze?
• Czy istnieją dane, których nie powinno się wprowadzać do CRU ze względu na ochronę danych osobowych?
• Jak stosować zasady ochrony danych osobowych w przypadku publikowania danych osób fizycznych, z którymi zawierane są umowy?
• Czy w przypadku umowy zlecenia zawartej z osobą fizyczną (np. opiekunką), która nie pełni funkcji publicznej, należy zrezygnować z wprowadzania jej imienia i nazwiska do rejestru?
• W jakiej formie należy poinformować osoby fizyczne, z którymi podpisywane są umowy zlecenia, o fakcie publikowania danych umowy w CRU i czy w ogóle istnieje taki obowiązek?
• OPS ma umowę z pracownikiem, który otrzymuje wynagrodzenie za dni pełnienia dyżuru telefonicznego. Czy należy wprowadzić dane tego pracownika (imię i nazwisko) oraz informacje dotyczące wynagrodzenia i zakresu dyżurów?
• Jakie wartości umów należy podawać podczas wprowadzania danych do rejestru?
• Jak wyliczać wartość umów i wprowadzać dane do systemu w przypadku zakupów dokonywanych cyklicznie, np. zakupu paliwa lub umowy dotyczącej kserokopiarek, w której płacimy za wydrukowaną liczbę stron, gdzie umowa określa stawkę za jedną stronę wydruku, a faktury wystawiane są co miesiąc?
• W jaki sposób określić wartość umowy, jeżeli zamawiając artykuły biurowe i podpisując umowę nie znamy ostatecznej kwoty. Jaką kwotę wpisać w rejestrze?
• Czy wystarczy, że będzie wpisana maksymalna kwota w umowie na dostawę artykułów spożywczych, która podlega wpisowi? Czy wystawione faktury w ramach danej umowy powodują potrzebę aktualizacji wynagrodzenia umowy w rejestrze?
• W jaki sposób wpisać do CRU oraz oszacować wartość porozumienia zawartego ze szkołą (również z innej gminy) dotyczącego zapewnienia posiłków dla uczniów np. w ramach programu “Posiłek w szkole i w domu”, jeżeli w porozumieniu określono stawkę za jeden posiłek, a liczba dzieci i ostateczny wydatek ulegają zmianie w ciągu roku? Czy ewentualną zmianę kwoty na koniec roku należy wprowadzić aneksem?
• W jaki sposób prawidłowo ustalić i wyliczyć wartość umowy zlecenia (np. usługi opiekuńcze w OPS) wprowadzanej do CRU, jeżeli jej składniki wynagrodzenia ulegają zmianie w trakcie obowiązywania lub opiera się ona na stawce godzinowej (np. 50 zł/h brutto)?
• Czy w przypadku umów zlecenia rozliczanych na podstawie faktycznie przepracowanych godzin i miesięcznych wypłat należy do CRU wprowadzić jedną zbiorczą wartość szacunkową na cały rok (z podaniem numeru umowy, okresu obowiązywania i stawki), czy też rejestrować i aktualizować wykonanie wartości co miesiąc według harmonogramu płatności?
• Czy wprowadzając umowę do CRU należy podawać kwotę netto, brutto czy brutto z pochodnymi (koszt pracodawcy) – zarówno w przypadku umów zawieranych z firmami (wystawiającymi faktury), jak i umów zlecenia zawieranych z osobami fizycznymi (np. z informatykiem)?
• Jak należy traktować umowy zlecenia dla asystentów osobistych osób niepełnosprawnych (AOON) w sytuacji, gdy gmina zawiera umowę z urzędem wojewódzkim i otrzymuje środki z Funduszu Solidarnościowego (środki pozabudżetowe), a wynagrodzenie wypłacane jest co miesiąc w stawce godzinowej za faktycznie przepracowane godziny?
• W jaki sposób określać daty obowiązywania umów wprowadzanych do rejestru?
• Jaką datę zawarcia umowy należy wprowadzić do rejestru w przypadku umów zawieranych drogą elektroniczną?
• Czy opis przedmiotu umowy trzeba wprowadzać ręcznie, czy jest możliwość wyboru kategorii z listy?
• Jak powinien wyglądać poprawny opis przedmiotu umowy?
• Czy do CRU wpisujemy kwotę z umowy wraz z prawem opcji, jeżeli uruchamiane jest pisemnie w momencie wykorzystania wynagrodzenia podstawowego i w momencie pozyskania dodatkowych środków?
• Co należy wprowadzić do CRU w przypadku pobytu klienta w Domu Pomocy Społecznej (DPS) na podstawie decyzji administracyjnej, gdy płatność odbywa się na podstawie faktury lub noty księgowej?

9. Terminy wprowadzania i aktualizacji umów

• Jaki termin obowiązuje na wprowadzenie umowy do CRU?
• Od którego momentu należy rozpocząć liczenie terminu na wprowadzenie umowy do rejestru?
• Czy do rejestru powinny zostać wprowadzone wszystkie umowy zawarte w bieżącym roku, czy tylko te podpisane po 01.07.2026 r.?
• Czy na wprowadzenie aneksów lub zmian w umowie obowiązuje ten sam termin, co na rejestrację nowej umowy?
• Czy dopuszczalne jest wprowadzenie wszystkich aneksów do umów zbiorczo na koniec roku?
• Kiedy i czy w ogóle powstaje obowiązek wpisu do CRU w przypadku umów i szkoleń (np. KFS lub zgłoszeń mailowych) zawartych/zgłoszonych w czerwcu, których realizacja lub fakturowanie przypada na okres po 1 lipca?
• Czy należy wprowadzać do CRU umowy na media i usługi ciągłe (np. energia, gaz, wywóz śmieci, telefon, Internet, usługi pocztowe, systemy informatyczne, medycyna pracy, usługi Poczty Polskiej)? Jak postąpić w przypadku umów historycznych lub zawartych na początku roku na cały rok, gdzie co miesiąc wystawiana jest faktura – czy należy rejestrować te faktury, czy czekać do momentu odnowienia umów?
• Czy w przypadku aneksowania lub rozwiązania umowy zawartej przed 1 lipca należy wprowadzić do CRU jedynie sam aneks/rozwiązanie, czy również pierwotną („starą”) umowę?
• W sprawozdaniu z zamówień publicznych wpisywane są wyłącznie kwoty z umów i nie analizuje się wystawionych faktur (wypłaconego wynagrodzenia w ramach całej umowy). Natomiast w CRU, po wprowadzeniu umowy do rejestru, czy należy analizować, czy faktury wystawione w ramach umowy opiewają na kwotę niższą niż maksymalne wynagrodzenie określone w umowie i w takiej sytuacji zaktualizować umowę w CRU? Wydaje się to sprzeczne z założeniem rejestru umów, ponieważ nie dochodzi tu do zawarcia nowej umowy ani aneksu.
• Ile jest czasu na aktualizację danych, jeżeli umowa obowiązuje do końca grudnia, a FV za usługę przyjdzie w styczniu jeszcze za grudzień, to czy będzie możliwość aktualizacji umowy w styczniu, już po zakończeniu umowy?
• Czy aktualizacje umów w systemie (aneksy) muszą zgadzać się z wydatkami księgowymi na koniec roku budżetowego?

10. Prawidłowe prowadzenie rejestru - nadzór i kontrole

• Jakie nieprawidłowości mogą wystąpić podczas prowadzenia CRU?
• Kto jest odpowiedzialny za nadzór nad prowadzeniem rejestru?
• W jaki sposób będzie weryfikowane prawidłowe prowadzenie CRU?
• Jakie konsekwencje i kary grożą w przypadku wystąpienia nieprawidłowości podczas prowadzenia rejestru?
• Jakie sankcje grożą za brak aktualizacji wpisu po wprowadzeniu zmian w umowie?
• Kto będzie ponosił odpowiedzialność w przypadku wystąpienia nieprawidłowości?