W programie m.in., wybrane zagadnienia:
- Jakie kryteria powinny być brane pod uwagę przy wyznaczaniu osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów, aby zapewnić skuteczne i bezpieczne zarządzanie zgłoszeniami?
- Jakie są zasady zarządzania dokumentacją dotyczącą zgłoszeń sygnalistów?
- Jakie są najczęstsze błędy organizacji w obsłudze zgłoszeń i jak ich unikać?
- PRZYKŁAD:była sytuacja związana z mobbingiem, co zrobić w takiej sytuacji?
- Jak komunikować się z sygnalistami, aby zapewnić im odpowiednie informacje i wsparcie?
- Jakie są najlepsze praktyki w zakresie komunikowania wyników weryfikacji i podjętych działań sygnalistom po otrzymaniu zgłoszenia?
- Jakie kanały komunikacji są dostępne dla sygnalistów?
Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:
- Wzór regulaminu zewnętrznego i wewnętrznego
- Regulaminu przyjmowania wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych
- Oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem przyjmowania wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych
- Rejestr zgłaszania nieprawidłowości
- Klauzula informacyjna dla osób zgłaszających naruszenia prawa
Szczegółowy program szkolenia:
Pytania uczestników szkolenia, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatniego terminu:
- Jeżeli w PUP nie ma przyjętych żadnych procedur wyłonienia przedstawiciela, ani związków zawodowych, to czy urząd powinien takie procedury opracować i wdrożyć je zarządzeniem dyrektora?
- Czy PUP zatrudniający pracowników jest zobowiązany do opracowania i ustanowienia procedury zgłoszeń zewnętrznych?
- Jak wyznaczyć sygnalistę, jeżeli nikt nie jest chętny?
- Czy PUP powinien mieć regulamin zewnętrzny?
- Kto może być sygnalistą?
- Czy szkolenia dla pracowników dot. procedur zgłaszania i ochrony sygnalistów są konieczne?
- Czy dane osoby, która zajmuje się obsługą sygnalistów są ogólnodostępne?
- Czy sygnalista ma się podpisać pod zgłoszeniem, ale jednocześnie ma pozostać anonimowy?
- Czy zgodnie z ustawą można ograniczyć wnioski do tych wyłącznie podpisanych przez sygnalistę?
- Jak traktować zgłoszenie telefoniczne, jeżeli nie ma możliwości weryfikacji kto dokonuje zgłoszenia?
- Co w przypadku, gdy PUP zatrudnia około 30 osób i otrzyma zgłoszenie zewnętrzne, jeżeli nie ma obowiązku opracowywania procedur i regulaminów?
Jak prawidłowo wdrożyć i zarządzać systemem zgłoszeń sygnalistów?
- Jakie są etapy przygotowania regulaminu?
- Jakie są etapy wdrażania systemu zgłoszeń?
- Jakie dokumenty i procedury są niezbędne do prawidłowego wdrożenia systemu zgłoszeń?
- Jakie są kluczowe elementy dobrego regulaminu dotyczącego sygnalistów?
- Jakie kroki należy podjąć, aby prawidłowo przechowywać i weryfikować zgłoszenia?
- Jakie są kluczowe obowiązki pracodawcy zgodnie z nową ustawą dotyczącą systemu zgłoszeń?
- Jakie są wymagania dotyczące formy systemu zgłoszeń?
- Czy system ten powinien być prowadzony papierowo, internetowo, czy w obu formach?
- Jakie kroki powinna podjąć osoba, aby skutecznie rozpatrywać każdy przypadek zgłoszenia?
- Jakie zmiany legislacyjne są proponowane w celu zwiększenia przejrzystości ustawy?
- Jakie są różne kategorie zgłoszeń i jakie są kryteria przypisywania ich do tych kategorii?
- Jakie są różnice między regulaminem wewnętrznym a zewnętrznym?
Procedury zgłaszania i weryfikacji zgłoszeń
- Jakie są etapy przyjmowania, weryfikacji i działania po zgłoszeniu?
- Jakie procedury zgłaszania naruszeń są dostępne?
- Jakie są procedury postępowania po zgłoszeniu naruszenia?
- Jakie są techniki analizy danych, które można wykorzystać do weryfikacji zgłoszeń?
- Jakie kroki należy podjąć, aby odpowiednio zająć się zgłoszeniem od sygnalisty, zapewniając jednocześnie jego anonimowość i bezpieczeństwo?
- Jakie procedury należy wdrożyć, aby prawidłowo przechowywać i weryfikować zgłoszenia?
Jak w praktyce ma wyglądać ochrona sygnalistów?
- Jakie są mechanizmy ochrony sygnalistów?
- Jakie techniki i procedury zapewnienia ochrony danych osobowych sygnalistów?
- Jakie są zasady poufności i ochrony danych osobowych?
- Jak zapewnić anonimowość sygnalistów podczas zgłaszania i rozpatrywania ich przypadków?
- Jakie przywileje mają sygnaliści w kontekście ochrony i anonimowości, a jakie są ich odpowiedzialności związane ze zgłaszaniem naruszeń?
Jakie są obowiązki pracodawcy i konsekwencje naruszeń?
- Jakie są kluczowe obowiązki pracodawcy zgodnie z nową ustawą o sygnalistach, która weszła w życie od września?
- Jakie będą konsekwencje niestosowania się do ustawy dotyczącej sygnalistów?
- Jakie będą sankcje prawne i finansowe za nieprzestrzeganie ustawy?
- Jakie mogą być najczęstsze przyczyny nałożenia kar?
- Jakie są znane przypadki naruszeń przepisów dotyczących sygnalistów? Jakie będą konsekwencje tych naruszeń?
- Jakie są procedury odwoławcze od nałożonych kar?
Praktyki i błędy
- Na co zwrócić szczególną uwagę podczas opracowywania regulaminów i jakie są najczęstsze błędy ?
- Jakie mogą wystąpić błędy w organizacji w obsłudze zgłoszeń i jak ich unikać?
- Jakie są skuteczne strategie i najlepsze praktyki w zarządzaniu zgłoszeniami sygnalistów?
- Jakie są najlepsze praktyki w zakresie archiwizacji, zabezpieczania i niszczenia dokumentów?
- Jakie są najlepsze praktyki dotyczące zabezpieczenia danych zgłaszających i zapewnienia anonimowości?
Analiza i monitoring
- Jakie narzędzia analityczne można wykorzystać do monitorowania efektywności systemu?
- Jak kontrolować i monitorować system zgłoszeń sygnalistów, aby zapewnić jego skuteczność?
Prawo i regulacje - jakie są najczęstsze problemy interpretacyjne związane z ustawą?
- Czy wszystkie instytucje, niezależnie od ich wielkości, są zobowiązane do wdrożenia systemu zgłoszeń sygnalistów? Jakie są ewentualne wyjątki?
- Jakie są zasady pisania i aktualizacji regulaminu?
- Jak często należy aktualizować regulamin?
- Jakie są główne etapy wdrażania systemu zgłoszeń?
- Jakie aspekty ustawy budzą najwięcej wątpliwości?
- Jakie są wymagania dotyczące minimalnej liczby pracowników w firmie, aby wdrożyć system zgłoszeń?
Jakie są prawa i obowiązki sygnalistów?
- Czy są określone kryteria lub grupy osób, które mają prawo do zgłaszania?
- Jakie są prawa i obowiązki sygnalistów zgodnie z regulaminem lub obowiązującymi przepisami?
- Jakie rodzaje przypadków są uznawane za właściwe do zgłoszenia przez sygnalistów, a jakie nie?
Kanały zgłoszeń
- Jakie kanały zgłoszeń można wykorzystywać (np. telefon, internet, osobiste zgłoszenia) i jakie są różnice w procedurach dla każdego z nich?
- Jakie są procedury zgłaszania problemów lub uwag przez różne kanały?
- Jakie informacje są wymagane w zgłoszeniach składanych przez różne kanały?
Jakie działania podjąć po zgłoszeniu?
- Jakie są etapy przyjmowania, weryfikacji i działania po zgłoszeniu?
- Jakie procedury postępowania po zgłoszeniu naruszenia?
- Jakie kroki powinniśmy podjąć, aby odpowiednio zająć się zgłoszeniem od sygnalisty, zapewniając jednocześnie jego anonimowość i bezpieczeństwo?
- Jakie techniki analizy danych można wykorzystać do weryfikacji zgłoszeń?
- Jakie są szczegółowe instrukcje dotyczące postępowania z systemem zgłoszeń sygnalistów?
- Jakie kroki należy podjąć, aby prawidłowo zarządzać tym systemem?
Prowadzący
Andrzej Jaremek - samodzielne stanowisko ds. kontroli wewnętrznej w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie, pełnomocnik ds. Naruszeń (obsługa sygnalistów), koordynator dostępności. Specjalista w dziedzinie kontroli wewnętrznej oraz kontroli EFS. Doktor nauk humanistycznych uzyskany na Uniwersytecie Marii-Curie Skłodowskiej w Lublinie, ukończone m.in. studia podyplomowe Compliance w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie (moduł whistleblowing) oraz studia podyplomowe Audyt wewnętrzny w gospodarce i administracji na Wyższej Szkole Ekonomii i Innowacji w Lublinie (uzyskany certyfikat audytora wewnętrznego II stopnia Państwowego Instytutu Kontroli Wewnętrznej).
Prawa autorskie do niniejszego programu przysługują Private Corporate Consulting Sp. z o.o. Udostępnianie, kopiowanie i przerabianie niniejszego programu bez pisemnej zgody Private Corporate Consulting Sp. z o.o., zagrożone jest odpowiedzialnością karną oraz cywilną.