Wideoszkolenie: Centralny Rejestr Umów w PUP

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Umowy szkoleniowe dla osób bezrobotnych, pracowników urzędu, członków Rady Rynku Pracy oraz w ramach KFS
• Badania lekarskie pracowników i osób bezrobotnych oraz ustalanie wartości umów o nieznanej liczbie świadczeń
• Ustalanie daty zawarcia umowy, numeru umowy i terminu 30 dni na wprowadzenie danych do CRU
• Aneksowanie, korygowanie, anulowanie i aktualizowanie umów wprowadzonych do rejestru
• Zakupy bez pisemnej umowy – faktury, zamówienia internetowe, telefoniczne i mailowe oraz koszty dodatkowe
• Ubezpieczenia, ZFŚS, refaktury, noty księgowe i umowy zawierane przez inne jednostki na rzecz PUP
• Organizacja obsługi CRU w urzędzie – role użytkowników, upoważnienia, administratorzy, procedury, RODO i odpowiedzialność za wpisy

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

1. Podstawa prawna i cel CRU

Zagadnienia programowe

• cel i funkcje CRU
• CRU w systemie finansów publicznych
• podstawy prawne
• przepisy istotne dla PUP

Pytania:

• Jaki jest cel Centralnego Rejestru Umów (CRU)?
• Jaką rolę pełni CRU w systemie finansów publicznych?
• Jakie są kluczowe regulacje prawne, które warunkują funkcjonowanie CRU w PUP?
• Jakie są najważniejsze różnice pomiędzy przyjętymi przepisami dot. CRU a rozwiązaniami proponowanymi w ubiegłych latach?
• Które przepisy mają szczególne znaczenie dla pracowników korzystających z CRU w codziennych obowiązkach?

2. Zakres umów objętych rejestrem

Zagadnienia programowe

• rodzaje umów podlegających wpisowi
• wyłączenia z obowiązku rejestracji
• umowy cywilnoprawne
• umowy o pracę
• umowy zlecenia

Pytania:

• Jakie rodzaje umów podlegają obowiązkowi wpisu do CRU?
• Jakie umowy są wyłączone z obowiązku rejestracji?
• Czy wszystkie umowy zawierane przez PUP podlegają wpisowi do CRU?
• Czy umowy cywilnoprawne (np. zlecenia) podlegają rejestracji?
• Czy umowy o pracę należy ujmować w CRU?
• Czy umowa zlecenia zawarta z pracownikiem urzędu podlega wpisowi do rejestru?
• Czy umowa zlecenia zawarta z osobą fizyczną sprzątającą urząd, która wystawia rachunek, podlega wpisowi do rejestru?

3. Formy wsparcia, KFS i projekty PUP

Zagadnienia programowe

• formy wsparcia dla osób bezrobotnych
• Krajowy Fundusz Szkoleniowy
• refundacje i miejsca pracy
• Fundusz Pracy
• projekty unijne
• szkolenia osób bezrobotnych

Pytania:

• Czy do rejestru wprowadza się umowy z zakresu Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) oraz bony na kształcenie?
• Czy do rejestru wpisuje się zakup materiałów promocyjnych w ramach Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS)?
• Czy należy wprowadzać umowy z realizatorem szkolenia na szkolenie dla osoby bezrobotnej?
• Czy szkolenia dla bezrobotnych stanowią również zamówienie publiczne?
• Czy szkolenia indywidualne podlegają wpisowi do rejestru w przypadku dokonywania zapytania cenowego?
• Czy umowy zawierane z pracodawcami na refundację kosztów zatrudnienia, tworzenia miejsc pracy lub w sytuacji kierowania na staże muszą być wpisywane do rejestru?
• Czy umowy finansowane z Funduszu Pracy podlegają wpisowi do CRU?
• Jak traktować formy wsparcia dla bezrobotnych w kontekście CRU?
• Czy umowy dotacji podlegają obowiązkowi CRU JSFP?

4. Szkolenia, badania i Rada Rynku Pracy

Zagadnienia programowe

• badania lekarskie osób bezrobotnych
• szkolenia pracowników
• szkolenia bezpłatne
• Rada Rynku Pracy
• zgłoszenie i odwołanie szkolenia
• data zawarcia umowy szkoleniowej

Pytania:

• Czy umowa dotycząca skierowania na badania lekarskie osób bezrobotnych powinna być ujmowana w CRU, czy dotyczy to wyłącznie badań pracowników PUP?
• Czy szkolenia dla członków Rady Rynku Pracy podlegają wpisowi do rejestru?
• Czy szkolenia dla pracowników urzędu podlegają wpisowi do rejestru?
• Czy do rejestru wprowadza się szkolenia dla pracowników w sytuacji, gdy są one darmowe?
• Czy w przypadku, gdy dokonano zgłoszenia na szkolenie, ale ostatecznie do niego nie doszło, należy wprowadzić umowę do rejestru, a następnie ją wycofać?
• Czy w przypadku zgłoszenia pracownika na szkolenie datą zawarcia umowy jest data wypełnienia formularza zgłoszeniowego?
• Czy wartość szkolenia należy powiększyć o inne koszty, takie jak na przykład koszty dojazdu?
  

5. Zakupy, faktury i usługi bieżące

Zagadnienia programowe

• faktury, paragony i zakupy bez umowy
• usługi ciągłe i płatności cykliczne
• zamówienia internetowe i telefoniczne
• drobne zakupy i umowy ustne
• opłaty eksploatacyjne i publicznoprawne

Pytania:

• Czy wpisowi do CRU podlegają wyłącznie umowy, czy również inne dokumenty (paragony, faktury)? Czy zakupy realizowane na podstawie faktury (bez umowy) podlegają rejestracji?
• Jak ujmować usługi ciągłe (np. telekomunikacyjne, wywóz odpadów)?
• Czy w przypadku zamówienia ze sklepu internetowego (np. artykułów biurowych) do Centralnego Rejestru Umów (CRU) należy wprowadzić również dołączony koszt dostawy?
• Czy zamawiając dowolny artykuł telefonicznie, należy go wprowadzić do rejestru (CRU)?
• Czy ratę abonamentu za radioodbiorniki należy wprowadzić do rejestru?
• Czy podatek od nieruchomości podlega wpisowi do rejestru?
• Czy opłatę za skrytkę pocztową należy wprowadzić do rejestru?
• Czy rachunek za usługę e-Doręczeń podlega wpisowi do rejestru?
• Czy drobne zakupy, takie jak na przykład sól do odśnieżania, podlegają wpisowi do rejestru?
• Czy należy wprowadzać do CRU umowę zawartą na początku roku, z tytułu której faktury wpływają cyklicznie co miesiąc?
• Czy fizyczny zakup jednej paczki kawy w sklepie na potrzeby Powiatowej Rady Rynku Pracy należy wpisać do CRU, czy można to traktować jako umowę ustną?
• Jak wskazać okres, na jaki umowa została zawarta w przypadku umów realizowanych niezwłocznie po ich zawarciu?
• Czy wartość umowy należy aktualizować na podstawie wysokości zrealizowanych wydatków?
  

6. Porozumienia, refaktury i umowy wielostronne

Zagadnienia programowe

• umowy zawierane przez inne jednostki
• porozumienia między jednostkami
• refakturowanie kosztów
• zamawiający a odbiorca faktury
• umowy na rzecz kilku JSFP
• zakupy i dostawy centralne

Pytania:

• Co w przypadku, gdy umowa jest zawarta na rzecz kilku JSFP?
• Jak należy postąpić w sytuacji, kiedy umowę na dostawę prądu zawiera starostwo, a urząd płaci faktury?
• Jak należy postąpić w sytuacji, gdy urząd jest obciążany kosztami ogrzewania przez starostwo i działa na mocy zawartego porozumienia? Czy takie porozumienie lub koszty wynikające z obciążeń podlegają wpisowi do CRU?
• Czy umowa na użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych podlega wpisowi do CRU?
• Czy istnieje obowiązek wpisania umowy do CRU w sytuacji, gdy administrator budynku, w którym mieści się urząd, zawiera umowy z wykonawcami, a następnie refakturuje koszty na urząd (urząd nie jest bezpośrednią stroną umowy)?
• Czy do CRU należy wprowadzać umowę na dostarczenie laptopów dla urzędu, w sytuacji gdy przetarg przeprowadziło i umowę podpisało ministerstwo, a urząd podpisuje jedynie protokoły odbioru sprzętu?
  

7. Ubezpieczenia, ZFŚS i świadczenia pracownicze

Zagadnienia programowe

• ubezpieczenia grupowe i komunikacyjne
• polisy i noty księgowe
• Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
• pożyczki pracownicze
• refundacja okularów
• finansowanie świadczeń

Pytania:

• Czy umowę na ubezpieczenie grupowe należy wprowadzić do rejestru?
• Czy polisę na ubezpieczenie samochodu należy wprowadzić do rejestru?
• Jak należy postąpić w przypadku otrzymania noty księgowej od starostwa na polisę ubezpieczeniową?
• Jak należy traktować umowy finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), np. dotyczące organizacji wycieczki? Czy do CRU należy wprowadzać wyłącznie część kwoty finansowaną bezpośrednio z ZFŚS?
• Czy umowy dotyczące pożyczek dla pracowników z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) oraz kwestie związane z refundacją kosztów zakupu okularów korygujących wzrok podlegają wpisowi do CRU?
  

8. Wartość umowy, progi i terminy

Zagadnienia programowe

• zakres informacji publikowanych
• próg obowiązku wpisu
• umowy o niewielkiej wartości
• termin 30 dni
• moment rozpoczęcia terminu
• ustalanie wartości umowy
• numer i identyfikacja umowy

Pytania:

• Jakie elementy umowy podlegają publikacji w rejestrze?
• W jaki sposób prawidłowo ewidencjonować źródła finansowania umów (np. środki własne, dotacje, fundusze unijne)?
• Czy informacja o finansowaniu umowy ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2-3 u.f.p. odnosi się tylko do umów w 100% finansowanych z tych środków?
• Do czego odnosi się status umowy?
• Czy status umowy należy aktualizować?
• Od jakiej wartości umowy istnieje obowiązek wpisania jej do CRU?
• Jak postępować w przypadku umów o niewielkiej wartości?
• Jakie są obowiązujące terminy na wprowadzenie umowy do CRU?
• Czy termin 30 dni na wprowadzenie umowy jest ostateczny i obowiązuje w każdym przypadku, niezależnie od umowy?
• Od którego momentu liczymy 30 dni na wprowadzenie umowy?
• Od którego momentu należy liczyć termin 30 dni – od dnia złożenia zamówienia (np. na materiały biurowe), czy od dnia dostarczenia lub zrealizowania dostawy?
• Jak prawidłowo określić chwilę zawarcia umowy?
• Jak wskazać okres, na jaki umowa została zawarta?
• Czy w rejestrze (CRU) wpisuje się wartość netto?
• Co należy wpisać jako numer umowy w CRU w przypadku zamawiania materiałów biurowych przez e-mail i otrzymania wyłącznie faktury lub przy zamawianiu szkolenia dla pracownika, gdy system wymaga podania tego numeru? Czy w takich sytuacjach można podać na przykład numer faktury?
• Jak należy określić wartość umowy (np. dotyczącej medycyny pracy) w CRU, jeżeli w momencie jej zawierania nie jest znana dokładna liczba badań, które zostaną wykonane w okresie jej obowiązywania?

9.Dane publikowane, jawność i RODO

Zagadnienia programowe

• ograniczenia jawności
• dane osób fizycznych
• RODO i klauzule informacyjne

Pytania:

• Jakie są ograniczenia jawności w zakresie informacji zamieszczanych w CRU?
• Jak pogodzić obowiązki CRU z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO)?
• Czy umowa zlecenie zawarta ze specjalistą do spraw BHP nieprowadzącym działalności gospodarczej powinna zostać wprowadzona do rejestru wyłącznie z podaniem imienia i nazwiska, bez wskazywania adresu?

10.Konta, administratorzy i upoważnienia

Zagadnienia programowe

• zakładanie konta w CRU
• dokumenty do wniosku
• logowanie i dostęp imienny
• role użytkowników
• administratorzy systemu
• upoważnienia i nadawanie uprawnień

Pytania:

• W jaki sposób należy założyć konto w systemie CRU?
• Czy wystarczy skan powołania kierownika jednostki, aby założyć konto w systemie CRU?
• Czy dokument, który mamy tylko w wersji papierowej (uchwała) powinniśmy zeskanować i potwierdzić za zgodność z oryginałem podpisem kwalifikowanym?
• Jak przebiega proces logowania i nadawania dostępów?
• Czy dostęp do CRU jest przypisany indywidualnie do pracowników, czy realizowany na poziomie całej jednostki?
• Czy PUP samodzielnie zakłada konta dla swoich pracowników w rejestrze?
• Czy indywidualny i imienny dostęp do systemu wymaga pisemnego upoważnienia?
• Co powinno być w treści upoważnienia reprezentanta kierownika jednostki?
• Jakie role funkcjonują w systemie CRU (np. administrator, użytkownik)?
• Kto powinien pełnić rolę administratora CRU i jakie są jego obowiązki?
• Kto podpisuje upoważnienie dla administratora, którym ma być kierownik jednostki?
• Czy indywidualny i imienny dostęp do systemu wymaga pisemnego upoważnienia? Czy określenie ról użytkowników należy wprowadzać zarządzeniem dyrektora?
  

11.Obsługa systemu, aneksy i korekty

Zagadnienia programowe

• udostępnianie i publikacja informacji
• wprowadzanie umowy krok po kroku
• aneksy i aktualizacja danych
• korekty, wycofanie i usunięcie wpisu
• system CRU i materiały instruktażowe
• integracja z systemem SYRIUSZ

Pytania:

• Co z umową podpisaną przed 1 lipca 2026r., do której został zawarty aneks po tym terminie?
• Kto odpowiada za udostępnianie informacji o umowie w CRU?
• Jak wygląda strona CRU?
• Gdzie jest dostępny system CRU i w jaki sposób pracownicy mogą z niego korzystać?
• Gdzie pracownicy mogą znaleźć informacje i wytyczne dotyczące obsługi CRU?
• Jak wygląda proces wprowadzania umowy do CRU krok po kroku?
• Jak wygląda proces publikacji umowy w CRU?
• Jak postępować w przypadku aneksowania umów, w szczególności gdy zmianie ulegają kwoty lub terminy realizacji?
• Jak dokonywać korekt błędnie wprowadzonych danych?
• W jaki sposób zintegrować system CRU z aktualnie wykorzystywanym systemem informatycznym SYRIUSZ?
• Jak wygląda procedura użytkowania CRU?
• Co należy zrobić z umową wprowadzoną do rejestru, jeżeli zostanie ona zerwana – czy należy ją zaktualizować w rejestrze, czy usunąć?
• Czy w systemie CRU dopuszczalne jest wyznaczenie kilku administratorów?
• Czy okres, na jaki umowa została zawarta należy aktualizować?
  

12. Organizacja pracy, procedury i odpowiedzialność

Zagadnienia programowe

• wdrożenie CRU w PUP
• regulamin i procedury wewnętrzne
• podział zadań i odpowiedzialności
• obieg dokumentów
• kontrola poprawności danych
• konsekwencje błędów i braku wpisu

Pytania:

• Jak organizacyjnie przygotować PUP do CRU?
• Jakie etapy obejmuje wdrożenie CRU w PUP?
• Czy należy wprowadzić wewnętrzny regulamin dotyczący CRU?
• Jak zorganizować pracę w PUP w kontekście obowiązków wynikających z CRU?
• Jaki jest zakres obowiązków w związku z funkcjonowaniem CRU?
• Kto powinien być odpowiedzialny za wprowadzanie umów?
• Jak efektywnie podzielić obowiązki pomiędzy pracowników i komórki organizacyjne?
• Czy wprowadzaniem danych do CRU powinni zajmować się kierownicy, dyrektorzy czy wyznaczone osobne komórki organizacyjne?
• Jak skutecznie zorganizować obieg dokumentów oraz ich przekazywanie?
• Jakie reguły korzystania z CRU należy wdrożyć, aby zapewnić spójność działań między działami?
• Kto ponosi odpowiedzialność za prowadzenie CRU i poprawność danych?
• Jakie są konsekwencje błędów lub braku wpisu do rejestru?
• Jak wygląda kontrola prawidłowości prowadzenia CRU (np. audyty, kontrole)?