Wideoszkolenie: Archiwum w PUP

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Co zrobić z dokumentacją w wersji elektronicznej, która również będzie archiwizowana w wersji elektronicznej, nieposiadającą zamiennika papierowego, np. KFS?
• KSeF - Jak archiwizować fakturę elektroniczną, jeżeli urząd nie posiada eDok? Czy należy wprowadzić jakiś system, czy wobec tego należy skorzystać z narzędzia pendrive?
• Jak prawidłowo nadawać symbole i tytuły haseł klasyfikacyjnych w JRWA oraz przypisywać odpowiednie kategorie archiwalne dokumentacji?
• Czy dozwolone jest brakowanie dokumentacji zgonów w latach 90.,z zastosowaniem JRWA i zasad obowiązujących sprzed 1 czerwca 2025 r.?
• Jakie są procedury archiwizowania teczek osób bezrobotnych? Czy po zakończeniu sprawy i minionym okresie przechowywania w dziale powinny być przekazane do archiwum? Co w przypadku, gdy teczki osób aktywnych i nieaktywnych są przechowywane i na bieżąco dokumenty w archiwum?
• W jaki sposób przeorganizować pracę dwóch działów w jeden? W jaki sposób przeprowadzić sprawne przekazywanie teczek?
• Czy istnieje możliwość uszczuplić kartoteki bezrobotnych osób na podstawie przepisów RODO?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Prowadzenie archiwum zakładowego oraz zarządzanie dokumentacją w PUP po wejściu w życie ustawy o rynku pracy.
1. Podstawy prawa archiwalnego, czyli co z czego wynika i po co nam to

Cel modułu:

• Przypomnienie podstaw prawnych:
• Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
• Jaka jest odpowiedzialność jednostki organizacyjnej odnośnie przechowywania dokumentacji.
• Uporządkowanie podstawowych pojęć archiwalnych: jak jest różnica między spisem spraw a spisem dokumentów? Kiedy dokumentacja stanowi akta sprawy, a kiedy nie? Co należy rozumieć pod pojęciem dokumentacji nietworzącej akt sprawy?

2. Starszy nad teczkami i archiwum – kim jest archiwista/ koordynator czynności kancelaryjnych? Jakie ma prawa i obowiązki? Jakie są wymogi lokalowe?

• Funkcja archiwisty/ koordynatora czynności kancelaryjnych. Razem czy osobno?
• Co archiwiście wolno, a czego nie? Jakie są jego prawa i obowiązki?
• Harmonogramy, sprawozdania – jak zorganizować sobie pracę w archiwum?
• Wymogi lokalowe, sprzętowe. Co jest niezbędnym minimum?
• Regały i mapowanie. Jakie regały muszą być na wyposażeniu w archiwum? Na czym polega mapowanie?
• Wyprawka dla archiwisty, czyli rzecz o pudełkach i teczkach. Jak dokładnie opisać przedmiot zamówienia? Jaka dokumentacja wymaga teczek i pudeł bezkwasowych?
• Co ja tutaj robię? Czyli jak przejąć az/ składnicę.
• (Wzory dokumentów będą dodawane bezpośrednio w każdym module tam, gdzie jest to konieczne.)
• Kto może wejść do archiwum podczas nieobecności archiwisty?
• Czym się różni archiwum zakładowe od składnicy akt?

3. Jakie są systemy kancelaryjne?

Cel modułu:

• System kancelaryjny tradycyjny a dokumenty elektroniczne. Jak postępować z dokumentami elektronicznymi, kiedy urząd nie dysponuje systemem EZD?
• System elektronicznego zarządzania dokumentacją jak funkcjonuje, czym są chronologiczne składy danych?

4. EZD i elektroniczne zarządzanie dokumentacją. System EZD – co to jest i jak to się je? Czym różni się Syriusz od EZDoca?

Cel modułu:

• Czym jest EZD jako system? Przykłady na podstawie EZDoc i EZD RP,
• Czym jest Syriusz STD i czy spełnia wymogi systemów w klasie EZD? Zagadnienie om omówione na podstawie art.26 ustawy o rynku pracy.
• Procedura wdrażania systemu EZD w jednostce. Kiedy i kto powinien się tym zająć?
• Dokument elektroniczny i jego cykl życia. Czym jest dokument elektroniczny i czym się różni od odwzorowania cyfrowego? Kiedy, jak i gdzie archiwizować?
• Jak powstaje odwzorowanie cyfrowe i gdzie je umieścić?
• Brakowanie dokumentów elektronicznych – jaka jest procedura postępowania?
• Czym jest Archiwum Dokumentów Elektronicznych? Kiedy przekazać tam dokumenty?
• Art.45 ust.4 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia – czy wprowadza EZD w urzędzie?
• KSef – drukować czy nie drukować, oto jest pytanie.
• Jak prowadzić akta dotyczące Krajowego Funduszu Szkoleniowego oraz akt dotyczących cudzoziemców- papierowo czy elektronicznie?
• System EZD jako system wspomagający: jak postępować z dokumentami wpływającymi do EZDoca lub EZD RP?

5. Wpływ ustawy o rynku pracy na normatyw kancelaryjny. Co zmieniać, kiedy i jak?

Cel modułu:

• Czym jest JRWA i skąd się wziął?
• Budowa JRWA – jak nie popełniać błędu? Jak prawidłowo nadawać symbole i hasła klasyfikacyjne?
• Omówienie zmian w JRWA z uwzględnieniem nowych zadań wprowadzanych przez ustawę o rynku pracy. Kiedy i co zmienić?
• Okresy przechowywania: wydłużyć, skrócić czy zostawiać bez zmian? Kiedy zmieniamy kategorie archiwalne? Jakie mamy podstawy prawne?
• Proces uzgadniania JRWA z nadzorem archiwalnym. Jak uniknąć błędów i jak usprawnić komunikację?
• Instrukcja kancelaryjna co określa, jak jest zbudowana? Czy trzeba zmieniać instrukcję kancelaryjną po wejściu w życie ustawy o rynku pracy?
• Instrukcja kancelaryjna a system EZD – kiedy konieczna jest zmiana i jak to zrobić?
• Instrukcja o organizacji i zasadach działania archiwum zakładowego/ składnicy akt- co to jest i co zawiera?
• W module zostaną zaprezentowane wzory normatywów funkcjonujące w macierzystym PUP (JRWA z uwzględnieniem zadań i kategorii archiwalnych po wejściu w życie ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia, instrukcja kancelaryjna z uwzględnieniem systemu EZD jako wspomagającego).
• Z życia archiwisty: Zmiana kategorii archiwalnej i co dalej? Czy należy przekwalifikować całość dokumentacji?
• Z życia archiwisty: Czy archiwum państwowe może zmienić kategorię archiwalną bez uzgodnienia z jednostką organizacyjną? Kiedy jest to możliwe?

6. Od okładki do spisu spraw- jak prowadzić sprawy i zakładać teczki?

Cel modułu:

• Przypomnienie czym jest sprawa, znakowanie spraw na podstawie instrukcji kancelaryjnej. Jak i na podstawie czego rejestruje się sprawy?
• Co powinno w teczce być, co jest zbędne. Kiedy i czy w ogóle wyciągamy dokumenty z teczek?
• Porządkowanie i opis teczki. Jak to poprawnie zrobić?
• Teczka, podteczka: kiedy i jak?
• Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego/ składnicy akt. Jak zrobić to poprawnie?
• Likwidacja akt a przekazywanie dokumentacji do AZ/ składnicy czy to jest to samo?
• Z życia archiwisty: Co należy zrobić z „dokumentami pani Grażynki”, które zalegają w szafie lub na półce w archiwum od ćwierczwiecza?

7. Dokumentacja projektów unijnych – dlaczego trzeba inaczej?

Cel modułu:

• Jakie są rodzaje dokumentacji dotyczącej projektów unijnych? Co jest ważne, a co mniej?
• Przekazywanie i przechowywanie dokumentacji projektów w AZ/ składnicy. Czy powinna być przekazywana na osobnych spisach zdawczo- odbiorczych?
• Jakie są warunki przechowywania? Czy regały muszą być z logiem czy może jednak bez?
• Jak liczyć okresy przechowywania i skąd wiadomo, że on już minął.

8. Dokumentacja pracownicza: jakie są okresy przechowywania i kiedy można ją brakować?

Cel modułu:

• Krótkie przypomnienie o okresach przechowywania dokumentacji pracowniczej, sposobie jej przyjmowania do archiwum/ składnicy
• Co można brakować i kiedy?
• Okresy przechowywania dokumentacji z naborów, udzielonych nagan – czy można wybrakować je wcześniej?

9. Akta osób bezrobotnych- co się zmieniło po wejściu w życie ustawy o rynku pracy? Jak sobie z tym poradzić i nie zwariować?

Cel modułu:

• Dokumentacja bezrobotnego z punktu widzenia referatu i AZ/ składnicą. Skąd się biorą te różnice?
• Jak prowadzić teczki osób bezrobotnych? Papier? EZD? Syriusz?
• Skanować czy nie skanować? I ile razy?
• Jeden bezrobotny= teczka zbiorcza, co ma w niej być? Co można usunąć? Jak ograniczyć jej grubość?
• Okresy przechowywania, jak liczyć, od kiedy? Zagadnienie omówione na podstawie art.47, art.50 oraz art.444)
• Gdzie przechowywać akta: archiwum/składnica czy magazyn czasowego przechowywania, a może komórka org? Jak zorganizować magazyn czasowego przechowywania?
• Brakowanie akt osób bezrobotnych a przepisy wprowadzające rentę wdowią – co zrobić, żeby uniknąć sytuacji, w której nie możemy wystawić druku PR-7 ponieważ akta zostały wybrakowane?
• Z życia archiwisty: „50 rejestracji Jana Kowalskiego”. W jakiej formie powinny być przechowywane? I kiedy je przekazać do archiwum/ składnicy akt?
• Z życia archiwisty: Jak poprawnie wybrakować akta emerytów i osób, które zmarły? Kiedy można je brakować?
• Z życia archiwisty: Xawery Nowak i rejestracja przez praca.gov – drukować czy zostawić w formie elektronicznej?

10. Ulga dla półek w archiwum – jak poprawnie przeprowadzić brakowanie od A do Z?

• Od czego zacząć: harmonogramy, przeglądy. Kiedy zaczynamy przygotowywać się do brakowania?
• Kiedy wnioskujemy o przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej i jak wygląda postępowanie?
• Spis dokumentacji wytypowanej do brakowania: czy brakowanie dokumentacji projektów unijnych różni się d brakowania dokumentacji osób bezrobotnych?
• Komisja: kto powołuje, skład i czy to konieczny wymóg?
• Spis dokumentacji przekazanej do brakowania: co powinien zawierać?
• Wniosek do archiwum państwowego o wydanie zgody na brakowanie: czy każdy musi mieć taki sam?
• Zgoda: Jak wygląda i co z nią dalej robić?
• Fizyczne niszczenie: gdzie, przez kogo i czy dokumentacja może być odpadem komunalnym?
• Wzory dokumentów (spisy dokumentacji wytypowanej do brakowania, spisy dokumentacji przekazanej do brakowania, wniosek o wydanie zgody na brakowanie, protokół z przeprowadzonego brakowania, wniosek o przeprowadzenie ekspertyzy).

11. Materiały archiwalne, kontrole w archiwum zakładowym i kontakt z nadzorem archiwalnym – czy diabeł jest faktycznie tak straszny, jak go malują?

• Cel modułu:
• Zasady porządkowania materiałów archiwalnych. Jaki jest standard?
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do AP. Jak wygląda procedura przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego? Kiedy przekazujemy dokumentację w formie papierowej?
• Jak wygląda kontrola przeprowadzana przez nadzór archiwalny?
• Jak rozmawiać z pracownikami nadzoru archiwalnego?

Krótkie podsumowanie.

Cele szkolenia:

Usystematyzowanie wiedzy z zakresu podstaw prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych oraz wpływu nowej ustawy o rynku pracy na normatywy kancelaryjne, w tym Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) i instrukcje kancelaryjne.

Rozwinięcie umiejętności prawidłowego tworzenia, opisywania i prowadzenia teczek spraw, w tym specyficznych akt osób bezrobotnych, dokumentacji projektów unijnych oraz akt pracowniczych w formie papierowej i elektronicznej.

Doskonalenie practical obsługi procesów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD/EZDoc/EZD RP) oraz postępowania z dokumentami cyfrowymi i odwzorowaniami cyfrowymi w przypadku braku lub wspomagającego wykorzystania systemów klasy EZD.

Przygotowanie do samodzielnej i kompleksowej realizacji procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej od przygotowania spisu i uzyskania zgody archiwum państwowego, aż po bezpieczne, fizyczne zniszczenie akt.

Zapoznanie uczestników z zasadami organizacji pracy archiwisty, organizowania magazynów i wymogów lokalowo-sprzętowych, a także z procedurami przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego i przebiegiem kontroli nadzoru archiwalnego.

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące Archiwum w PUP. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w PUP.. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z Archiwum w PUP

Efekty:

WIEDZAUczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą aktualnych przepisów prawa archiwalnego, klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji po zmianach w ustawie o rynku pracy oraz cyklu życia dokumentu elektronicznego w systemach klasy EZD i systemie Syriusz. Uczestnicy poznają praktyczne sposoby dostosowania JRWA do nowych zadań jednostki, ustalania prawidłowych okresów przechowywania akt oraz wymogów przechowywania dokumentacji unijnej i pracowniczej.

UMIEJĘTNOŚCIUczestnicy nauczą się poprawnie zakładać, opisywać i uporządkowywać teczki spraw (w tym zbiorcze teczki osób bezrobotnych), przygotowywać spisy zdawczo-odbiorcze oraz sporządzać kompletną dokumentację do wniosku o zgody na brakowanie akt. Uczestnicy będą potrafili prawidłowo postępować z dokumentacją elektroniczną oraz tradycyjną, przeprowadzać ekspertyzy archiwalne i przygotowywać materiały archiwalne (kategorii A) do przekazania do archiwum państwowego.

KOMPETENCJEUczestnicy rozwiną umiejętność sprawnej organizacji i zarządzania pracą archiwum zakładowego lub składnicy akt z uwzględnieniem odpowiednich wymogów lokalowo-sprzętowych i procedur przejmowania dokumentacji. Uczestnicy będą potrafili pewnie i merytorycznie współpracować z jednostkami nadzoru archiwalnego oraz reprezentować Powiatowy Urząd Pracy podczas kontroli archiwalnych.