Wideoszkolenie: Centralny Rejestr Umów w CUW i szkołach

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jak wprowadzać umowy do rejestru CRU krok po kroku?
• Czy można wprowadzać korekty danych wpisanych do umów takich jak imię i nazwisko czy adres zameldowania zapisanych w rejestrze CRU?
• Czy jest konkretny termin, do którego trzeba wpisać umowę do CRU?
• Jak wprowadzić umowę na energię elektryczną, która trwa 2 lata, jaką wartość wpisać do CRU?
• Czy umowy o zapewnienie posiłków do stołówek w szkołach powinny być ewidencjonowane w CRU?
• Czy w przypadku zespołu szkół każda szkoła w ramach zespołu powinna być rozliczana oddzielnie, czy jako całość w formie zespołu szkół w rejestrze CRU?
• Czy dofinansowanie kształcenia młodocianych powinno być zaewidencjonowane w CRU?

Szczegółowy program szkolenia:

1. Pytania organizacyjne z CRU

1.1 Wprowadzenie do tematu CRU

• Jak należy definiować pojęcie umowy i co należy do obowiązków jednostki samorządu terytorialnego?
• Czy wszystkie umowy powinny być wpisywane do CRU?
• Czy istnieją kryteria, które dyskredytują możliwość wpisania umowy do rejestru CRU?
• Jak założyć konto w CRU?
• Kto zgłasza jednostkę do korzystania z systemu CRU?
• Czy istnieje dokument uprawniający do założenia konta w rejestrze CRU?
• Które osoby, poza administratorem danych, są uprawnione do wprowadzania danych do CRU?
• Czy osoba, która nie jest powiązana z działem finansowym może prowadzić rejestr CRU?
• Czy system CRU jest przechowywany w chmurze, czy trzeba pobierać oddzielny program, aby go obsługiwać?
• Czy można wprowadzać korekty danych wpisanych do umów takich jak imię i nazwisko czy adres zameldowania zapisanych w rejestrze CRU?
• Jak wygląda proces ochrony danych osobowych w CRU?
• Jak wprowadzać umowy do rejestru CRU krok po kroku?
• Czy można stworzyć regulamin wewnętrzny, co do wpisywania umów do CRU?
• Czy w regulaminie zamówień wewnętrznych można uwzględnić minimalną kwotę umowy, która będzie podlegać wpisowi do CRU?

1.2 Podstawy dotyczące zamieszczania umów w CRU

• Czy jednostka działająca pod gminą, czy sama gmina ma rejestrować umowy w CRU?
• Czy jeśli jest zawierana umowa między jednostką organizacyjną gminy, a szkołą podstawową, to kto jest odpowiedzialny za jej wpis do rejestru CRU - szkoła podstawowa czy gmina?
• Kto rejestruje umowy zawierane przez jednostki organizacyjne, ale rozliczane przez jednostki podchodzące pod CUWy?
• Czy istnieje minimalny limit kwoty umowy, który obliguje do wpisu w rejestrze CRU?
• Jak określić wartość umowy okresowej i ją poprawnie wpisać do rejestru CRU?
• Czy umowy sformalizowane w formie maila powinny być zamieszczone w CRU?
• Czy umowy o pracę powinny być wpisywane do CRU?
• Czy umowy zlecenie powinny być wpisywane do rejestru CRU?
• Przypadek: Jeżeli została zawarta umowa zlecenie w 2025 roku i nastąpiło aneksowanie tej umowy dnia 1 lipca 2026 roku, to czy sam aneks do tej umowy, czy umowa razem z aneksem powinny się znaleźć w CRU?
• Czy umowy aneksowane po 1 lipca 2026 roku mają być wpisywane do CRU?
• Czy wprowadzamy umowy o darowiznę do CRU?
• Czy jest konkretny termin, do którego trzeba wpisać umowę do CRU?
• Czy istnieją sankcje za nie zmieszczenie się w terminie na wpis umowy do CRU?
• Czy umowy ustne powinny być zarejestrowane w CRU?
• Czy istnieje specjalna dokumentacja, która jest wymagana do poprawnego wpisu umowy w CRU?
• Czy koszty pochodne z zawierania z umów cywilnoprawnych należy ująć w całej wartości umowy do wpisania do CRU?
• Czy tylko umowy pisemne podlegają wpisowi do CRU?
• Jak poprawnie wprowadzić umowę, które nie mają określonej wartości w rejestrze CRU?
• Czy każde udokumentowane zlecenie, czy tylko umowy powinny być zarejestrowane w CRU?
• Czy porozumienia bezgotówkowe podlegają rejestracji w CRU?
• Jakie dane są obligatoryjne do wpisywania do rejestru CRU?
• Czy zamówienie mające określoną kwotę determinującą jego wartość uzgodnione przez wiadomość e-mail powinno być wpisane do CRU?
• Czy rachunki są traktowane jako umowa w CRU?
• Czy i jak można zmienić dane co kwoty zawartej umowy, w przypadku zmiany wartości w trakcie trwania zobowiązania?

2. Umowy na usługi w CRU

2.1 Artykuły biurowe

• Czy zamówienia na artykuły papiernicze powinny być zamieszczane w CRU?
• Czy umowy na dostawy artykułów biurowych powinny być zamieszczane w CRU?
• Czy jest potrzeba na zawieranie umowy do zakupu tonerów do drukarki, ze względu na pojawienie się rejestru CRU?
• Czy zakup papieru biurowego na podstawie spisanej faktury czy umowy powinien być zarejestrowany w CRU?

2.2 Usługi telekomunikacyjne

• Czy zakup dokonany przez telefon jest traktowany jako umowa?
• Przypadek: Jeżeli istnieje zawarta umowa telekomunikacyjna przed 1 lipca 2026 roku, która jest w toku i zostanie spisany aneks po wejściu CRU 1 lipca 2026 roku, to czy aneks powoduje obowiązek wpisu tego aneksu i umowy do rejestru CRU?
• Czy umowy o świadczenia usługi BHP, bądź usługi telefoniczne powinny być wpisywane do CRU?

2.3 Zakupy internetowe

• Czy maile z osobą na platformie jak Allegro i uzgodniony na ich podstawie zakup powinien być zarejestrowany w CRU?
• Czy umowy na zakup artykułów w sklepie internetowym powinny być zarejestrowane w CRU?
• Czy zakupy przez internet podlegają rejestrowi w CRU?

2.4 Pozostałe usługi

• Czy zakupy są traktowane jako umowa i czy powinny być wpisane do CRU?
• Czy zamówienia na towary powinny być ewidencjonowane w CRU?
• Czy umowy na środki czystości powinny być zamieszczane w CRU?
• Czy umowy na badania lekarskie powinny być wpisywane do CRU?
• Jak wprowadzić umowę na energię elektryczną, która trwa 2 lata, jaką wartość wpisać do CRU?
• Jak oszacować wartość umów długoterminowych, jak na gaz i ciepło, aby je wprowadzić do CRU?
• W jaki sposób będą rejestrowane zakupy bez zawieranych umów w CRU?
• Czy jest potrzeba zawierania umów na potrzebę zakupu produktów spożywczych poniżej kwoty przetargowej, ze względu na pojawienie się rejestru CRU?
• Czy każdy zakup bez zawartej umowy powinien być zaewidencjonowany w CRU?

3. Kwestie i umowy charakterystyczne dla Centrów Usług Wspólnych

3.1 CRU w szerokopojętych jednostkach podległych pod CUW

• Jak rozliczają się jednostki CUW i kto wprowadza umowę w ramach tych rozliczeń do CRU?
• Czy jednostki organizacyjne gminy prowadzą CRU oddzielnie, czy sam urząd gminy ma się tym zajmować?
• Jak dyrektor zawiera umowę w imieniu gminy, to czy szkoła, czy urząd gminy jest odpowiedzialny za rejestr CRU?
• Czy umowa z firmą szkoleniową, a CUWem powinna być rejestrowana w CRU?
• Czy CUW może mieć wpływ na wpis w wewnętrznym regulaminie o minimalnej kwocie umowy do wpisania do CRU?

3.2 CRU w placówkach oświatowych

• Czy umowy o zapewnienie posiłków do stołówek w szkołach powinny być ewidencjonowane w CRU?
• Czy wprowadzamy umowy na zakup mebli szkolnych do rejestru CRU?
• Czy umowy na zakup piłek na salę do WFu w szkole powinny być wpisywane w CRU?
• Jakie są obowiązki CUWu wobec szkół co do CRU (jeśli są)?
• Czy umowy zlecenia w szkołach powinny być zarejestrowane w CRU?
• Czy umowy z ekspertem przy egzaminie na awans nauczyciela na stopień nauczyciela mianowanego powinny być rejestrowane w CRU?
• Czy w przypadku zespołu szkół, to czy każda szkoła w ramach zespołu powinna być rozliczana oddzielnie czy jako całość w formie zespołu szkół w rejestrze CRU?
• Czy CUW jako całość czy jako oddzielne jednostki powinny być odpowiedzialne za rejestr CRU?
• Czy dofinansowanie kształcenia młodocianych powinno być zaewidencjonowane w CRU?
• Czy jeżeli nie ma pisemnego polecenia dla pracownika od dyrektora na zakup artykułów jak papier toaletowy, to czy takie zamówienie powinno być zarejestrowane w CRU?
• Czy wydanie zewnętrzne z magazynu na jedzenie dla dzieci w przedszkolu powinno być zarejestrowane w CRU?
• Czy umowy o dowóz dzieci niepełnosprawnych na podstawie artykułu 39 powinny być zamieszczone w rejestrze CRU?
• Czy szkoła każda oddzielnie powinna korzystać z rejestru CRU?
• Czy dotacje na podręczniki i stypendia powinny być rejestrowane w CRU?
• Czy wynagrodzenia nauczycieli powinny rejestrowane w CRU?
• Kogo można upoważnić do prowadzenia rejestru CRU w Gminnym Zespole Szkół?

4. Kwestia faktur w CRU

• Czy wszystkie faktury i do jakiej kwoty powinny być wpisywane do CRU?
• Czy są kryteria do wprowadzania faktur do rejestru CRU?
• Czy każda faktura zakupu powinna być wpisywana do rejestru CRU?
• Czy każda faktura jest uznawana za umowę?
• Które faktury i paragony należy zarejestrować w CRU?
• Czy faktury na prenumeraty lub usługi telekomunikacyjne powinny być zamieszczane w CRU?
• Czy każda umowa ustna zakończona fakturą powinna być umieszczana w CRU?
• Czy faktura na materiały biurowe jak papier dla urzędu gminy powinna się znaleźć w CRU?
• Czy faktury powinny być zarejestrowane w CRU pomimo braku pisemnej umowy?
• Czy faktura na zakup sklepie jest traktowana jako umowa do wpisu CRU?
• Czy faktury wystawiane na materiały biurowe powinny być zamieszczane w CRU?
• Czy faktury na usługi prawnicze powinny być zamieszczane w CRU?
• Czy faktura z rozrachunku, która jest zarejestrowana na placówkę powinna być zarejestrowana na szkołę i umieszczona w rejestrze CRU?
• Czy zwykłe zakupy na fakturę jak na warzywa do przedszkola czy kuchni należy wpisywać do rejestru CRU?
• Czy umowy i faktury zawarte w styczniu 2026 roku powinny być zarejestrowane w rejestrze CRU?

Cele szkolenia:

1. Usystematyzowanie wiedzy z zakresu wymogów formalnych i organizacyjnych obsługi systemu CRU, w tym procedur zakładania kont, nadawania uprawnień użytkownikom oraz zasad ochrony danych osobowych.

2. Rozwinięcie umiejętności prawidłowej kwalifikacji różnorodnych zobowiązań – w tym umów cywilnoprawnych, zamówień e-mailowych, zakupów internetowych, faktur oraz rachunków – do ewidencji w rejestrze CRU.

3. Doskonalenie praktyki ustalania podziału obowiązków rejestrowych oraz precyzyjnego przypisania odpowiedzialności pomiędzy urzędem gminy, Centrum Usług Wspólnych (CUW) a szkołami i przedszkolami.

4. Zapoznanie uczestników z metodami szacowania wartości umów okresowych, długoterminowych i bezgotówkowych oraz procedurami wprowadzania korekt i rejestracji aneksów.

5. Przygotowanie do opracowania wewnętrznego regulaminu prowadzenia CRU w jednostce z uwzględnieniem minimalnych kwot, wymogów dokumentacyjnych, terminów oraz sankcji.

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące Centralnego Rejestru Umów. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w CUW i szkołach. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z Centralnym Rejestrem Umów.

Efekty:

Wiedza Uczestnicy zdobędą szczegółową wiedzę dotyczącą kryteriów kwalifikowania umów, faktur i zamówień do rejestru CRU oraz wymogów prawnych w zakresie ochrony danych osobowych. Poznają również zasady ustalania wartości umów, zasady ewidencjonowania aneksów oraz konsekwencje nieprzestrzegania terminów wpisu.

Umiejętności Uczestnicy nauczą się krok po kroku wprowadzać dane do systemu CRU, dokonywać korekt oraz poprawnie wyliczać wartość umów ciągłych i bezgotówkowych. Będą potrafili sprawnie zweryfikować obowiązek rejestracji dla faktur, prenumerat, zakupów internetowych oraz specyficznych umów oświatowych.

Kompetencje Uczestnicy rozwiną umiejętność samodzielnego rozstrzygania wątpliwości kompetencyjnych w zakresie rejestracji umów między CUW a podległymi placówkami oświatowymi. Zyskają gotowość do operacyjnego przygotowania i wdrożenia wewnętrznego regulaminu prowadzenia rejestru CRU dostosowanego do specyfiki swojej jednostki.