Wideoszkolenie: Systemy zgłaszania i ochrony sygnalistów

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jakie kryteria powinny być brane pod uwagę przy wyznaczaniu osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów, aby zapewnić skuteczne i bezpieczne zarządzanie zgłoszeniami?
• Jakie są zasady zarządzania dokumentacją dotyczącą zgłoszeń sygnalistów?
• Jakie są najczęstsze błędy organizacji w obsłudze zgłoszeń i jak ich unikać?
• PRZYKŁAD:była sytuacja związana z mobbingiem, co zrobić w takiej sytuacji?
• Jak komunikować się z sygnalistami, aby zapewnić im odpowiednie informacje i wsparcie?
• Jakie są najlepsze praktyki w zakresie komunikowania wyników weryfikacji i podjętych działań sygnalistom po otrzymaniu zgłoszenia?
• Jakie kanały komunikacji są dostępne dla sygnalistów?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania uczestników szkolenia, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatniego terminu:

• Jeżeli w PUP nie ma przyjętych żadnych procedur wyłonienia przedstawiciela, ani związków zawodowych, to czy urząd powinien takie procedury opracować i wdrożyć je zarządzeniem dyrektora?
• Czy PUP zatrudniający pracowników jest zobowiązany do opracowania i ustanowienia procedury zgłoszeń zewnętrznych?
• Jak wyznaczyć sygnalistę, jeżeli nikt nie jest chętny?
• Czy PUP powinien mieć regulamin zewnętrzny?
• Kto może być sygnalistą?
• Czy szkolenia dla pracowników dot. procedur zgłaszania i ochrony sygnalistów są konieczne?
• Czy dane osoby, która zajmuje się obsługą sygnalistów są ogólnodostępne?
• Czy sygnalista ma się podpisać pod zgłoszeniem, ale jednocześnie ma pozostać anonimowy?
• Czy zgodnie z ustawą można ograniczyć wnioski do tych wyłącznie podpisanych przez sygnalistę?
• Jak traktować zgłoszenie telefoniczne, jeżeli nie ma możliwości weryfikacji kto dokonuje zgłoszenia?
• Co w przypadku, gdy PUP zatrudnia około 30 osób i otrzyma zgłoszenie zewnętrzne, jeżeli nie ma obowiązku opracowywania procedur i regulaminów?

Jak prawidłowo wdrożyć i zarządzać systemem zgłoszeń sygnalistów?

• Jakie są etapy przygotowania regulaminu?
• Jakie są etapy wdrażania systemu zgłoszeń?
• Jakie dokumenty i procedury są niezbędne do prawidłowego wdrożenia systemu zgłoszeń?
• Jakie są kluczowe elementy dobrego regulaminu dotyczącego sygnalistów?
• Jakie kroki należy podjąć, aby prawidłowo przechowywać i weryfikować zgłoszenia?
• Jakie są kluczowe obowiązki pracodawcy zgodnie z nową ustawą dotyczącą systemu zgłoszeń?
• Jakie są wymagania dotyczące formy systemu zgłoszeń?
• Czy system ten powinien być prowadzony papierowo, internetowo, czy w obu formach?
• Jakie kroki powinna podjąć osoba, aby skutecznie rozpatrywać każdy przypadek zgłoszenia?
• Jakie zmiany legislacyjne są proponowane w celu zwiększenia przejrzystości ustawy?
• Jakie są różne kategorie zgłoszeń i jakie są kryteria przypisywania ich do tych kategorii?
• Jakie są różnice między regulaminem wewnętrznym a zewnętrznym?

Procedury zgłaszania i weryfikacji zgłoszeń

• Jakie są etapy przyjmowania, weryfikacji i działania po zgłoszeniu?
• Jakie procedury zgłaszania naruszeń są dostępne?
• Jakie są procedury postępowania po zgłoszeniu naruszenia?
• Jakie są techniki analizy danych, które można wykorzystać do weryfikacji zgłoszeń?
• Jakie kroki należy podjąć, aby odpowiednio zająć się zgłoszeniem od sygnalisty, zapewniając jednocześnie jego anonimowość i bezpieczeństwo?
• Jakie procedury należy wdrożyć, aby prawidłowo przechowywać i weryfikować zgłoszenia?

Jak w praktyce ma wyglądać ochrona sygnalistów?

• Jakie są mechanizmy ochrony sygnalistów?
• Jakie techniki i procedury zapewnienia ochrony danych osobowych sygnalistów?
• Jakie są zasady poufności i ochrony danych osobowych?
• Jak zapewnić anonimowość sygnalistów podczas zgłaszania i rozpatrywania ich przypadków?
• Jakie przywileje mają sygnaliści w kontekście ochrony i anonimowości, a jakie są ich odpowiedzialności związane ze zgłaszaniem naruszeń?

Jakie są obowiązki pracodawcy i konsekwencje naruszeń?

• Jakie są kluczowe obowiązki pracodawcy zgodnie z nową ustawą o sygnalistach, która weszła w życie od września?
• Jakie będą konsekwencje niestosowania się do ustawy dotyczącej sygnalistów?
• Jakie będą sankcje prawne i finansowe za nieprzestrzeganie ustawy?
• Jakie mogą być najczęstsze przyczyny nałożenia kar?
• Jakie są znane przypadki naruszeń przepisów dotyczących sygnalistów? Jakie będą konsekwencje tych naruszeń?
• Jakie są procedury odwoławcze od nałożonych kar?

Praktyki i błędy

• Na co zwrócić szczególną uwagę podczas opracowywania regulaminów i jakie są najczęstsze błędy ?
• Jakie mogą wystąpić błędy w organizacji w obsłudze zgłoszeń i jak ich unikać?
• Jakie są skuteczne strategie i najlepsze praktyki w zarządzaniu zgłoszeniami sygnalistów?
• Jakie są najlepsze praktyki w zakresie archiwizacji, zabezpieczania i niszczenia dokumentów?
• Jakie są najlepsze praktyki dotyczące zabezpieczenia danych zgłaszających i zapewnienia anonimowości?

Analiza i monitoring

• Jakie narzędzia analityczne można wykorzystać do monitorowania efektywności systemu?
• Jak kontrolować i monitorować system zgłoszeń sygnalistów, aby zapewnić jego skuteczność?

Prawo i regulacje - jakie są najczęstsze problemy interpretacyjne związane z ustawą?

• Czy wszystkie instytucje, niezależnie od ich wielkości, są zobowiązane do wdrożenia systemu zgłoszeń sygnalistów? Jakie są ewentualne wyjątki?
• Jakie są zasady pisania i aktualizacji regulaminu?
• Jak często należy aktualizować regulamin?
• Jakie są główne etapy wdrażania systemu zgłoszeń?
• Jakie aspekty ustawy budzą najwięcej wątpliwości?
• Jakie są wymagania dotyczące minimalnej liczby pracowników w firmie, aby wdrożyć system zgłoszeń?

Jakie są prawa i obowiązki sygnalistów?

• Czy są określone kryteria lub grupy osób, które mają prawo do zgłaszania?
• Jakie są prawa i obowiązki sygnalistów zgodnie z regulaminem lub obowiązującymi przepisami?
• Jakie rodzaje przypadków są uznawane za właściwe do zgłoszenia przez sygnalistów, a jakie nie?

Kanały zgłoszeń

• Jakie kanały zgłoszeń można wykorzystywać (np. telefon, internet, osobiste zgłoszenia) i jakie są różnice w procedurach dla każdego z nich?
• Jakie są procedury zgłaszania problemów lub uwag przez różne kanały?
• Jakie informacje są wymagane w zgłoszeniach składanych przez różne kanały?

Jakie działania podjąć po zgłoszeniu?

• Jakie są etapy przyjmowania, weryfikacji i działania po zgłoszeniu?
• Jakie procedury postępowania po zgłoszeniu naruszenia?
• Jakie kroki powinniśmy podjąć, aby odpowiednio zająć się zgłoszeniem od sygnalisty, zapewniając jednocześnie jego anonimowość i bezpieczeństwo?
• Jakie techniki analizy danych można wykorzystać do weryfikacji zgłoszeń?
• Jakie są szczegółowe instrukcje dotyczące postępowania z systemem zgłoszeń sygnalistów?
• Jakie kroki należy podjąć, aby prawidłowo zarządzać tym systemem?

Cele szkolenia:

1. Usystematyzowanie wiedzy dotyczącej obowiązków jednostki w zakresie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, ochrony sygnalistów i prowadzenia działań następczych.

2. Rozwinięcie umiejętności prawidłowego projektowania i aktualizowania procedury zgłoszeń, w tym określania kanałów komunikacji, osób odpowiedzialnych i zasad potwierdzania przyjęcia zgłoszenia.

3. Doskonalenie praktyki weryfikowania zgłoszeń, prowadzenia postępowania wyjaśniającego i dokumentowania działań następczych z zachowaniem poufności i ograniczenia dostępu do informacji.

4. Przygotowanie uczestników do prawidłowego prowadzenia rejestru zgłoszeń, ochrony danych osobowych i informacji umożliwiających identyfikację sygnalisty oraz stosowania zasad dotyczących zgłoszeń anonimowych.

5. Zapoznanie uczestników z zakazem działań odwetowych, środkami ochrony sygnalisty oraz sposobami organizacji systemu, który pozwala bezpiecznie obsługiwać zgłoszenia i wykazać wykonanie obowiązków przez jednostkę.

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące systemów zgłaszania i ochrony sygnalistów. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w jednostkach administracji publicznej objętych obowiązkami wynikającymi z przepisów o ochronie sygnalistów. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z systemami zgłaszania i ochrony sygnalistów.

Efekty:

WIEDZA

Uczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą elementów procedury zgłoszeń, zasad ochrony tożsamości sygnalisty, działań następczych i obowiązków dokumentacyjnych jednostki.

UMIEJĘTNOŚCI

Uczestnicy nauczą się przyjmować i kwalifikować zgłoszenia, prowadzić ich weryfikację oraz dokumentować przebieg sprawy z zachowaniem poufności i terminów.

KOMPETENCJE

Uczestnicy będą potrafili samodzielnie ocenić poprawność funkcjonowania wewnętrznego systemu zgłoszeń i reagować na ryzyko ujawnienia danych lub działań odwetowych.