Wideoszkolenie: Kadry w PUP

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Obszary najwyższego ryzyka błędów płacowych i kadrowych
• Konsekwencje finansowe i kontrolne nieprawidłowości
• Zmiany wpływające bezpośrednio na wynagrodzenia, dodatki i ewidencję zatrudnienia
• Nowy porządek prawny stanowisk a siatka płac
• Problemy z nieaktualnymi kodami stanowisk w systemach kadrowo-płacowych
• Sprawozdawczość roczna:

- nowe i zmienione stanowiska,

-korekty danych,

- rozwiązania przejściowe

• Nowe zasady ustalania stażu pracy
• Jawność wynagrodzeń – obowiązki kadr i płac
• Widełki płacowe a wynagrodzenia zasadnicze
• Jednolitość wynagrodzeń na porównywalnych stanowiskach
• Nagrody jubileuszowe
• Nowości w aktach osobowych po przeliczeniu stażu

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Blok 1. Zakres odpowiedzialności działów kadr i płac po 1 stycznia 2026 r.

Zagadnienia programowe

• Obszary najwyższego ryzyka błędów płacowych i kadrowych
• Konsekwencje finansowe i kontrolne nieprawidłowości

Pytania

• Co zmienia nowelizacja Kodeksu pracy?
• Jakie zmiany w prawie i Kodeksie pracy weszły w życie z rokiem 2026?

Nowelizacja Kodeksu pracy 2026 – skutki dla kadr i płac PUP

Zagadnienia programowe:

• Zmiany wpływające bezpośrednio na:

- wynagrodzenia,

- dodatki,

- ewidencję zatrudnienia

• Nowy porządek prawny stanowisk a siatka płac
• Problemy z nieaktualnymi kodami stanowisk w systemach kadrowo-płacowych
• Sprawozdawczość roczna:

-nowe i zmienione stanowiska,

-korekty danych,

-rozwiązania przejściowe

Pytania:

• Jak zmiana sposobu obliczania stażu pracy wpłynie na jednostki samorządowe? Jak wygląda kwestia wynagrodzeń i ich jednolitości?
• Na czym polega jawność wynagrodzeń?
• Jak zmienia się porządek prawny, w kontekście stanowisk? I jaki ma to wpływ na organizację pracy?
• Jakie są nowości dotyczące akt osobowych?
• Jak jawność wynagrodzeń i nowości związane z obliczaniem stażu pracy wpłyną na nabory?
• Czy trzeba będzie na nowo przeliczać okresy zatrudnienia?
• Jak została rozszerzona definicja mobbingu?
• Sprawozdania coroczne z działalności urzędu, pod kątem zmian, które zaszły w tym roku, nowych stanowisk. Jak te zmiany przekładają się na kwestie rocznych sprawozdań?
• Kody dotyczące stanowisk w systemie nie zostały zaktualizowane, sprawozdania są generowane na podstawie danych niedostosowanych do zmian, jakie problemy może to generować i jak sobie z tym poradzić?
• Jakie regulacje zostały wprowadzone do naboru?
• Czy w ogłoszeniach, ofertach pracy muszą być podane widełki wynagrodzenia?
• Jak zamieścić ogłoszenie o wysokości wynagrodzenia w naborze?
• Jak podawać informację o widełkach wynagrodzenia w ofertach pracy?
• Jak przygotować informację o naborze neutralną pod względem płci?
• Czy szkolenia BHP i profilaktyczne badania z medycyny pracy można przełożyć z jednej pracy do drugiej? Jak wygląda sytuacja w przypadku przerwy w okresie zatrudnienia?
• Jak przeprowadzać konkursy na nowych pracowników?
• Jak opracowywać opisy stanowisk?
• Jakie zachodzą zmiany dotyczące określania płci w ofertach pracy? Jak zwracać się do osób nieidentyfikujących się z daną płcią? Czy na każdym piśmie powinno być to ujęte?
• Czy zgodnie z nowymi zasadami, trzeba stosować feminatywy takie jak specjalistka? Gdzie powinny być umieszczane?

Staż pracy – przeliczanie, dokumenty i skutki finansowe

Zagadnienia programowe:

• Nowe zasady ustalania stażu pracy
• Okresy podlegające wliczeniu:

- umowy cywilnoprawne,

- działalność gospodarcza,

- pozostałe

• Dokumentowanie stażu:

- ZUS i inne źródła

- dopuszczalność oświadczeń

- ochrona danych osobowych

• Przeliczanie stażu:

- od kiedy liczyć

- czy i kiedy wyrównywać

• Wpływ na:

- dodatki stażowe,

- urlopy,

- nagrody jubileuszowe

Pytania:

• Jakie są zasady naliczania stażu pracy?
• Na jakiej zasadzie będziemy obliczać staż pracy od nowego roku? Czy na podstawie zaświadczeń z ZUS? Czy na jakiej?
• Jak obliczać staż pracy na nowych zasadach? Na podstawie przykładów
• Kazusy dotyczące obliczania stażu pracy
• Czy okresy umów będą mogły być honorowane jedynie na podstawie zaświadczeń ZUS-u, a jeśli nie, to jakich jeszcze?
• Czy powinniśmy przyjmować tylko zaświadczenia z ZUS-u, jeżeli pracownik przyniesie inny dokument czy możemy to przyjmować?
• Jakim dokumentem będzie się w tym posługiwać ZUS?
• Jak będzie wyglądać sytuacja u pracodawcy?
• Jaką rolę ma ochrona danych osobowych w obliczaniu stażu pracy?
• Jak teraz będzie wyglądać dokumentacja po przeliczeniu stażu pracy? Co powinno znaleźć się w aktach?
• Jak długi okres będzie brany pod uwagę przy obliczaniu stażu pracy? Czy staż pracy będzie liczony od momentu otrzymania dokumentów i wyrównujemy, czy nie?
• W jaki sposób odpowiednio pogrupować stanowiska pracy, aby przepisy miały zastosowanie?
• Które okresy zaliczać do stażu pracy, jak je liczyć i jak wpływa to na nagrody jubileuszowe?
• Jak będą traktowane nagrody jubileuszowe?
• [Przykład] Jeżeli ktoś przyniesie zaświadczenie, że prowadził działalność w poprzednich latach, to czy nagroda jubileuszowa będzie przyznawana? Na jakich zasadach? Czy będzie jakoś wyrównywana, czy nie będzie?
• Czy wypłacać nagrody jubileuszowe, jeżeli ktoś nabędzie taką przed 1 stycznia, czy tylko jeśli zostanie nabyta po 1 stycznia?
• Zaliczanie do stażu pracy, na umowach zlecenie i prowadzenie działalności gospodarczej, czyli doliczanie do pracowniczego stażu pracy tych okresów, jak to dokumentować?

2.1 Umowy cywilnoprawne

• Jak zaliczać umowy cywilnoprawne? Jakie okresy wliczać?
• Na jakiej zasadzie zaliczać umowy zlecenie do stażu pracy, czy za pośrednictwem ZUS? Czy wystarczy, że pracownik przyniesie oświadczenie?
• Które umowy zlecenia będzie można zaliczyć do stażu pracy?
• Czy umowy agencyjne też będą liczone? Czy to będzie to samo co umowa zlecenie?
• Czy mamy się cofać i jeżeli tak to, o ile?

2.2 Działalność gospodarcza

• Jak zaliczać do stażu pracy działalności gospodarcze i umowy zlecenia,
• Jakie typy działalności gospodarczej podlegają pod nowe przepisy?
• Jak pracownicy powinni dokumentować prowadzenie działalności gospodarczej na potrzeby zaliczania jej do stażu pracy?

2.3 Staże

• Jak obliczać staż pracy stażystom?
• Jakie są środki finansowania dla stażystów?

2.4 Osoby z niepełnosprawnością

• Jak obliczać staż pracy osobom z niepełnosprawnością?
• Jaki urlop przysługuje osobom niepełnosprawnym?
• Jakie są roszczenia z tytułu osoby niepełnosprawnej?
• Do czego uprawnia orzeczenie o niepełnosprawności?

Wynagrodzenia, nagrody jubileuszowe i jawność płac

Zagadnienia programowe:

• Jawność wynagrodzeń – obowiązki kadr i płac
• Widełki płacowe a wynagrodzenia zasadnicze
• Jednolitość wynagrodzeń na porównywalnych stanowiskach
• Nagrody jubileuszowe:

- nabycie prawa przed i po 1 stycznia 2026 r.

- działalność gospodarcza i zlecenia a nagroda

- moment wypłaty i brak wyrównań

Pytania:

• Na czym polega jawność wynagrodzeń?
• Czego dotyczy jawność wynagrodzeń?
• Jak jawność wynagrodzeń i nowości związane z obliczaniem stażu pracy wpłyną na nabory?
• Jak wygląda luka płacowa między kobietami i mężczyznami?
• Jakie są obowiązki pracodawcy w sprawie jawności wynagrodzeń?
• Jak informować pracowników o jawności płac?
• Czy pracownicy będą otrzymywać rejestry z wynagrodzeniami?
• Jak będzie wyglądać nabór, czy będzie trzeba napisać, jaka kwota, czy to będzie w rozmowie kwalifikacyjnej?
• Jakie informacje o regulaminach wynagradzania będą musiały być dostępne?

Dokumentacja kadrowa i ewidencja czasu pracy

Zagadnienia programowe:

• Nowości w aktach osobowych po przeliczeniu stażu
• Przechowywanie dokumentów dotyczących:

- stażu pracy,

- wynagrodzeń,

- uprawnień pracowniczych

Ewidencja czasu pracy:

- niepełnoetatowcy,

- nadgodziny i godziny ponadwymiarowe

- wyjścia prywatne i odbiory

• Delegacje:

- szkoleniowe

- służbowe

- zaliczanie czasu pracy

Pytania:

• Jakie są nowości dotyczące akt osobowych?
• Gdzie przechowywać dokumenty? Czy można w aktach osobowych?
• Jak powinien wyglądać obieg dokumentów w sekretariacie?
• W jaki sposób radzić sobie z utrudnieniami w prowadzeniu akt osobowych, wywołanymi uprawnieniami rodzicielskimi pracowników i jakie potencjalne utrudnienia mogą one wywoływać?
• W zależności od tego, jaki to jest artykuł, to od tego zależy jego przechowywanie w aktach osobowych ewidencji czasu pracy. Gdzie powinno się trzymać te dokumenty? Przerwy na karmienie, uprawnienia pracownicze, na które powinien być złożony wniosek pracownika
• Praca niepełno etatowców i zlecenia ponadwymiarowe — czy powinniśmy w umowach zawierać klauzule, kiedy następuje przekroczenie? Ile godzin trzeba przepracować, żeby płacić nadgodziny, bo u nas nie ma sprecyzowanego dodatku za nadgodziny?
• Czy powinniśmy takie klauzule zawierać w umowach i jeśli zawrzemy to godziny, które wskażemy, czy limity, które wskażemy, identyfikują, że po przekroczeniu tych limitów te godziny są nadgodzinami i pracownik może je odbierać, czy to są dalej ponadwymiarowe i trzeba pracownikowi za to zapłacić?
• Grafiki pracy dla osób niepełnoetatowych w podstawowym systemie czasu pracy z normami średniotygodniowymi i powstawaniem nadgodzin w związku z tym, czy nadgodzin ponadwymiarowych?
• Rozliczanie delegacji, delegacja szkoleniowa, a wyjazd w celu reprezentatywnym. Przy pracownikach zarządzających, dyrektor zastępca, nie ma tego problemu główna księgowa, ale przy pracownikach szeregowych jest problem. Kwestia zaliczania czasu pracy w delegacji, jak zaliczać czas pracy na delegacji szkoleniowej, a jak pozaszkoleniowej?
• Ewidencja czasu pracy, naliczanie nieobecności rozliczanie pracownika co do wypracowanych godzin, czyli cała ewidencja czasu pracy, jakie nieobecności, jak ujmować?
• Jak to wygląda w systemie komputerowym?
• Jakie są zasady przyznawania urlopu opiekuńczego?
• Co jest korzystniejsze dla pracownika urlop macierzyński czy rodzicielski?
• Jak rozliczać wyjścia prywatne w ewidencji czasu pracy?
• Jak rozliczać odpracowanie nadgodzin w ewidencji czasu pracy?
• Na jakiej zasadzie powinny przebiegać odbiory? Jak prowadzić taką ewidencję? Wskazówki z doświadczenia
• Jak powinien być ewidencjonowany czas pracy?

Regulaminy, procedury i przygotowanie do kontroli

Zagadnienia programowe:

• Konieczne zmiany w:

- regulaminie pracy,

- regulaminie wynagradzania

• Ujęcie nowych zasad liczenia stażu pracy
• Jawność wynagrodzeń w regulaminach
• Kontrole PIP i RIO :

- najczęstsze błędy kadr i płac

- dokumentowanie decyzji płacowych.

Pytania:

• Jak pisać regulaminy?
• Czy jest konieczność wprowadzenia zmian w regulaminach pracy?
• Jak tworzyć regulaminy wewnętrzne?
• Czy praca hybrydowa powinna być opisana w regulaminie, mimo że w urzędzie nie ma pracy hybrydowej? Czy ktoś może złożyć wniosek o taką pracę? Co powinno być w regulaminie, a co nie?
• Jak umieścić informację o zmianie przeliczania stażu pracy w regulaminach?
• Jak powinna być przeprowadzona kontrola pracownika?
• Jak powinna wyglądać kontrola form zatrudnienia?
• Jak zmieścić się w czasie na przeprowadzenie kontroli?
• Co powinno zawrzeć się w kontroli?
• Jaki jest czas na przeprowadzenie kontroli?

Ustawa “Kamilkowa” – obowiązki kadr w PUP

• Czy temat oświadczeń o niekaralności związanych z ustawą “Kamilkową”, będzie dotyczyć kadr w PUP?
• Kogo dotyczy ustawa “Kamilkowa”, pod jakim kątem i kto może starać się o zaświadczenie?

Mentoring w Urzędach pracy:

• Czym są programy mentoringowe?
• Jakie zadania spoczywałby na mentorze?
• Jak zorganizować mentoring w pup-ie?
• Jak stworzyć program mentoringowy w pup-ie?
• Jak powołać mentora?
• Kogo i na jakiej podstawie można wysyłać na szkolenia indywidualne?
• Na jakiej podstawie można przyznać dodatek motywacyjny w urzędzie pracy?
• Jak przyznać dodatek motywacyjny dla dyrektora?

Podsumowanie – lista działań dla kadr i płac PUP

• Co trzeba zrobić „od zaraz”
• Co wymaga zmian systemowych
• Checklista wdrożeniowa dla działów kadr i płac