Wideoszkolenie: Zmiany w usługach opiekuńczych OPS –nowe standardy

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Co dokładnie wchodzi w zakres pojęcia „niezbędny zakres porządkowania i sprzątania” oraz jak zdefiniować go w regulaminie, aby uniknąć traktowania usług jako typowych prac porządkowych?
• Jak prawidłowo planować i rozliczać pracę opiekunek w niedziele, święta oraz w godzinach wieczornych?
• Co zrobić w sytuacji, gdy w rozporządzeniu brak doprecyzowania czynności okazjonalnych (np. mycie okien, sprzątanie przedświąteczne), a podopieczni oczekują ich wykonania?
• W jakiej formie i według jakich kryteriów należy przeprowadzać formalne kontrole wykonywania usług opiekuńczych?
• Jaka dokumentacja jest potrzebna do realizowania nowych standardów usług opiekuńczych i jak przygotować ją pod nowe przepisy?
• Jakie prawa przysługują opiekunce, która nie wyraża zgody na świadczenie pracy w środowisku z zainstalowanym nadzorem kamer?
• Czy rozporządzenie nakłada obowiązek posiadania certyfikatu ukończenia kursu pierwszej pomocy na wszystkich opiekunów, czy dotyczy to wyłącznie określonych form wsparcia?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

1.Nowe standardy w usługach opiekuńczych – nowelizacja ustawy i wykonawcze nowe rozporządzenie

• Co dokładnie zmieniła nowelizacja ustawy o usługach opiekuńczych i co zakłada?
• Jakie są nowe zadania ośrodków pomocy społecznej w związku z nowelizacją ustawy?
• Jakie procedury zakłada nowe rozporządzenie dotyczące usług opiekuńczych?
• Czy procedury dotyczące usług opiekuńczych zawarte w pierwotnym projekcie rozporządzenia są obecnie formalnie wymagane?
• Jak w nowych regulacjach ukształtowano prawo do usług dla osób samotnych w porównaniu do osób zamieszkujących wspólnie z rodziną?
• Jak dostosować świadczone usługi opiekuńcze do indywidualnych potrzeb osób z nich korzystających?
• Jak poradzić sobie w praktyce z tak szybkim wejściem przepisów w życie?

2. Decyzje przyznające usługi opiekuńcze w świetle nowych przepisów – zasady i praktyka

• Jak powinno się tworzyć decyzję przyznającą usługi opiekuńcze po zmianie przepisów i jak powinna wyglądać decyzja administracyjna?
• Co musi zawierać decyzja o przyznaniu usług opiekuńczych i jakie informacje powinny się w niej znaleźć?
• W jaki sposób w treści nowej decyzji opisać zakres usług, aby spełniał wymogi nowego rozporządzenia?
• Czy w decyzji należy wpisywać konkretny rodzaj czynności i ich zakres, czy wystarczy podać ogólny obszar wsparcia?
• Czy nowy, rozszerzony zakres usług należy stosować wyłącznie do nowo wydawanych decyzji?
• Czy decyzje administracyjne wydane przed wejściem w życie nowego rozporządzenia zachowują ważność do końca okresu, na jaki zostały wydane?
• Czy wejście w życie nowego rozporządzenia wymaga natychmiastowego wygaszenia dotychczas wydanych decyzji?
• Czy trzeba zmieniać wcześniej wydane decyzje od razu, czy można z tym poczekać, jeśli zakres usług pozostaje bez zmian?
• Czy można wstrzymać się ze zmianą istniejących decyzji i dostosować zapisy dopiero przy weryfikacji sytuacji podopiecznych lub wydawaniu kolejnych decyzji?

3. Katalog i zakres czynności w usługach opiekuńczych

• Jaki jest aktualny katalog i zakres usług opiekuńczych po zmianie przepisów?
• Jaki jest zakres specjalistycznych usług opiekuńczych?
• Jaki jest zakres oraz zasady świadczenia usług sąsiedzkich?
• Jaki jest zakres czynności, które może wykonywać opiekunka w ramach świadczonych usług?
• Co dokładnie wchodzi w zakres pojęcia „niezbędny zakres porządkowania i sprzątania” oraz jak zdefiniować go w regulaminie, aby uniknąć traktowania usług jako typowych prac porządkowych?
• Co zrobić w sytuacji, gdy w rozporządzeniu brak doprecyzowania czynności okazjonalnych (np. mycie okien, sprzątanie przedświąteczne), a podopieczni oczekują ich wykonania?
• Co zrobić, gdy takie czynności są wykorzystywane głównie podczas okresu świątecznego?
• Jak w praktyce określić kwestie standardów świadczenia usług opiekuńczych?
• W jakich konkretnie przypadkach uzasadnione jest skierowanie dwóch opiekunek do jednego podopiecznego?
• Jak ustalać stawkę i rozliczać finansowo usługę realizowaną jednocześnie przez dwie osoby (stawka za godzinę zegarową vs 2 x stawka godzinowa)?
• Jak wygląda kwestia rozliczenia finansowego za wykonanie usługi świadczonej przez dwie osoby?
• Jak prawidłowo wykazać udział dwóch osób w realizowaniu jednej usługi w dokumentacji księgowej oraz w decyzji administracyjnej?

4. Praktyczne rozwiązania organizacyjne dla usług 7 dni w tygodniu

• Jak w praktyce pogodzić ustawowy wymóg dostępności usług w godzinach 6:00–21:00 z ograniczeniami Kodeksu pracy?
• Jaki system czasu pracy wybrać dla działu usług opiekuńczych, aby zapewnić ciągłość świadczeń i zachować zgodność z Kodeksem pracy?
• Czy pracownicy usług opiekuńczych mogą mieć inne normy lub rozkłady czasu pracy niż pozostali pracownicy OPS/MOPS/GOPS?
• W jakich aktach wewnętrznych jednostki należy zapisać odrębny system czasu pracy dla opiekunek?
• Jak bezpiecznie ułożyć harmonogram grafików, aby pokryć godziny 6:00–21:00?
• Jak zorganizować i zaplanować pracę opiekunek przez 7 dni w tygodniu?
• Jak prawidłowo planować i rozliczać pracę opiekunek w niedziele, święta oraz w godzinach wieczornych?
• Czy ośrodek ma obowiązek zatrudnienia dodatkowych osób, aby zapewnić realizację usług w wymiarze 7 dni w tygodniu w godzinach 6:00–21:00?

5. System monitoringu i kontroli jakości świadczonych usług opiekuńczych

• Jakie są aktualne wymogi dotyczące częstotliwości i sposobu przeprowadzania kontroli oraz monitoringu usług opiekuńczych?
• Jak przebiega procedura monitorowania i bieżącej analizy świadczenia usług opiekuńczych w praktyce?
• W jakiej formie i według jakich kryteriów należy przeprowadzać formalne kontrole wykonywania usług opiekuńczych?[H1]
• W jaki sposób prawidłowo wprowadzić system monitorowania i kontroli usług opiekuńczych w aktach wewnętrznych jednostki?
• Jakie konkretne narzędzia kontrolne i pytania weryfikacyjne należy wdrożyć, aby uzyskać rzetelny obraz jakości usług?
• Czy ankieta oceniająca jakość świadczenia usług powinna mieć inny wzór dla usług opiekuńczych, a inny dla asystenta osoby niepełnosprawnej?
• Czy monitoring usług musi opierać się na formularzu ankiety, czy dopuszczalne jest zastąpienie jej notatką służbową lub wewnętrznymi wskazówkami do rozmowy?
• W jakiej formie dokumentować obowiązkową opinię o jakości usług i jak te wyniki przekładają się na ocenę pracy opiekunów?
• Jak wypełnić obowiązek monitorowania i zbierać opinie od osób z zaburzeniami poznawczymi, demencją lub brakiem kontaktu?
• Czy dopuszczalne jest jednoczesne przeprowadzenie wizyty kontrolnej w środowisku i zebranie opinii od podopiecznego podczas jednego spotkania?
• Czy zapis w wewnętrznym regulaminie o monitoringu co 3 miesiące jest zgodny z przepisami, czy należy dostosować go do wymogu półrocznego?

6. Dokumentacja w usługach opiekuńczych – wzory, oświadczenia i procedury RODO

• Jaka dokumentacja jest potrzebna do realizowania nowych standardów usług opiekuńczych i jak przygotować ją pod nowe przepisy?
• Jakie oświadczenia są wymagane od opiekunów na mocy aktualnych przepisów i jak fizycznie ma wyglądać ich składanie?
• Jakie konkretnie zapisy w oświadczeniach i opisie zakresu usług należy zaktualizować, aby spełniały nowe standardy?
• Czy posiadane już w aktach zaświadczenia lekarskie o stanie zdrowia podopiecznych zachowują ważność, czy należy żądać wydania nowych?
• W jakiej konkretnie formie ma być prowadzona elektroniczna analiza informacji oraz w jakim miejscu należy gromadzić i przechowywać te dane?
• Jak formalnie wprowadzić do stosowania w ośrodku ankietę oceniającą wykonywanie usług opiekuńczych?
• Jakie procedury, zgody oraz klauzula RODO są wymagane w OPS przy obecności kamer i nagrywaniu pracy opiekunek w prywatnych domach podopiecznych?
• Kto w sytuacji monitorowania domowego jest administratorem i jak chronić dane osobowe oraz wizerunek pracowników?
• Jakie prawa przysługują opiekunce, która nie wyraża zgody na świadczenie pracy w środowisku z zainstalowanym nadzorem kamer?

7. Wdrożenie, kwestie kadrowe, finansowe oraz wyzwania organizacyjne

• Co dokładnie jest wymagane od ośrodków pomocy społecznej do wdrożenia nowych przepisów i jak przeprowadzić ten proces w jednostce?
• Jak poradzić sobie z problemami kadrowymi oraz brakiem zaplecza finansowego przy konieczności realizacji usług w wymiarze 7 dni w tygodniu w godzinach 6:00–21:00?
• Jak rozwiązać kwestie umów z opiekunkami pracującymi w soboty i niedziele oraz czy dopuszczalne jest zawieranie umów zlecenie ze względu na trudności kadrowe?
• Jak wygląda sytuacja mniejszych gmin wiejskich, które nie posiadają rozbudowanych zasobów do świadczenia usług opiekuńczych?
• Jakie nowe wymogi formalne, kwalifikacyjne i szkoleniowe musi spełniać osoba świadcząca usługi opiekuńcze?
• Czy rozporządzenie nakłada obowiązek posiadania certyfikatu ukończenia kursu pierwszej pomocy na wszystkich opiekunów, czy dotyczy to wyłącznie określonych form wsparcia?
• W jaki sposób zorganizować przeszkolenie kadry z pierwszej pomocy i czy OPS może pozyskać na ten cel środki unijne?
• Jak ustalić sposób rozliczania i potwierdzania usług przez podopiecznego w sytuacji, gdy wykonanie usług zlecane jest podmiotowi zewnętrznemu w ramach konkursu ofert?

8. Anonimowe zgłoszenia i sytuacje trudne w OPS

• Czy skargi i wnioski muszą być rejestrowane w osobnym rejestrze zgodnie z instrukcją kancelaryjną?
• Gdzie i w jakiej formie należy gromadzić oraz przechowywać skargi (w tym zgłoszenia anonimowe)?
• Czy ośrodek ma obowiązek rozpatrywać i weryfikować anonimowe skargi oraz zgłoszenia?
• Jak w praktyce i zgodnie z przepisami prawa procedować anonimowe sygnały dotyczące nieprawidłowości w świadczeniu usług opiekuńczych?

Cele szkolenia:

1. Przygotowanie do stosowania przepisów nowelizacji ustawy i nowego rozporządzenia w usługach opiekuńczych: Uczestnicy zdobędą wiedzę z zakresu adaptacji procedur administracyjnych, zasad wydawania i modyfikowania decyzji oraz rozróżniania wymogów dla osób samotnych i zamieszkujących z rodzinami.

2. Rozwinięcie umiejętności organizacji pracy i układania harmonogramów w trybie 7 dni w tygodniu: Uczestnicy nauczą się godzić wymóg dostępności usług w godzinach 6:00–21:00 z zapisami Kodeksu pracy, dobierać odpowiednie systemy czasu pracy oraz bezpiecznie rozliczać pracę w niedziele, święta i porze wieczornej.

3. Usystematyzowanie wiedzy z zakresu definiowania katalogu usług i specyficznych form wsparcia: Uczestnicy opanują zasady precyzyjnego opisywania zakresu czynności porządkowych i okazjonalnych, a także procedury angażowania oraz finansowo-księgowego rozliczania pracy dwóch opiekunek u jednego podopiecznego.

4. Doskonalenie praktyki wdrażania systemów kontroli jakości, monitoringu i procedur RODO: Uczestnicy poznają metody formalnej weryfikacji usług, zbierania opinii od podopiecznych (w tym osób z zaburzeniami poznawczymi) oraz zasady ochrony danych i praw pracowników w środowisku z monitoringiem wizyjnym.

5. Zapoznanie uczestników z rozwiązaniami problemów kadrowo-finansowych oraz procedurami skargowymi: Uczestnicy dowiedzą się, jak spełniać nowe wymogi kwalifikacyjne i szkoleniowe (np. kursy pierwszej pomocy), pozyskiwać fundusze zewnętrzne, rozliczać podmioty zewnętrzne oraz prawidłowo procedować skargi anonimowe

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące zmian w usługach opiekuńczych OPS –nowe standardy . Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w ośrodkach pomocy społecznej. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z zmianami w usługach opiekuńczych OPS –nowe standardy.

Efekty:

Wiedza

Uczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą aktualnych standardów prawnych świadczenia usług opiekuńczych, w tym zasad zachowywania ważności dotychczasowych decyzji administracyjnych oraz wymogów kwalifikacyjnych i szkoleniowych nakładanych na personel opiekuńczy. Uczestnicy poznają praktyczne sposoby dopasowywania regulaminów wewnętrznych, zapisów RODO i procedur postępowania w przypadku monitoringu domowego oraz ewidencjonowania i rozpatrywania anonimowych zgłoszeń skargowych.

Umiejętności

Uczestnicy nauczą się poprawnie konstruować treść decyzji administracyjnych, opracowywać przejrzyste grafiki pracy w systemie 7-dniowym oraz precyzyjnie definiować niezbędny zakres czynności porządkowych w dokumentacji jednostki. Uczestnicy będą potrafili przeprowadzać formalne kontrole i monitoring jakości świadczonych usług, wykorzystując dostosowane narzędzia ankietowe, notatki służbowe oraz formularze opinii.

Kompetencje

Uczestnicy rozwiną umiejętność sprawnego i zgodnego z prawem elastycznego zarządzania zespołem opiekunów w warunkach ograniczeń budżetowych i braku kadr. Uczestnicy będą potrafili obiektywnie oceniać i rozstrzygać trudne sytuacje organizacyjne, takie jak opór pracowników przed pracą w obszarze objętym kamerami czy żądania wykonywania prac wykraczających poza ustawowy katalog usług