Wideoszkolenie: ZFŚS w OPS

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Czy i jak można pomóc osobom, które ucierpiały w powodzi? Czego nie można finansować ze środków ZFŚS
• Jak stworzyć regulamin ZFŚŚ, aby był formalnie poprawny, jasny dla świadczeniobiorców i wygodny w realizacji.
• Które świadczenia warto wdrażać, a które są ryzykowne lub problematyczne – praktyczne wskazówki.
  
• Jak weryfikować sytuację materialną i rodzinną świadczeniobiorców, jakie dokumenty można żądać od pracowników i współmałżonków oraz kiedy odmówić świadczenia.
• Jak różnicować świadczenia zgodnie z przepisami ustawy.
• Przetwarzanie danych w ZFŚŚ a wymogi RODO.
• Naliczanie odpisu na ZFŚŚ – praktyczne aspekty od podstaw.
• Zasady opodatkowania świadczeń.
• „Grusza” a urlop wypoczynkowy – wyjaśnienie tej niezgodnej z ustawą praktyki
• Prawa emerytów w kontekście świadczeń z ZFŚŚ.

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania uczestników szkolenia, na które odpowiedzieliśmy w trakcie ostatniego terminu:

• W jaki sposób powołać przedstawicieli z pracowników ośrodka do opiniowania regulaminu, jeżeli w ośrodku zatrudnionych jest 11 pracowników?
• Czy „grusza” jest wypłacana obligatoryjnie emerytom?
• Jeżeli wniosek o „gruszę” nie został złożony, to czy wypłacamy świadczenie?
• W regulaminie ZFŚŚ jest zapis: „dofinansowanie do wypoczynku pracownika zorganizowanego w formie wczasów we własnym zakresie, trwającego przez okres nie krótszy niż 14 kolejnych dni kalendarzowych” oraz „dofinansowanie wypoczynku pracowników uwarunkowane jest wykorzystaniem nieprzerwanego 10-dniowego urlopu wypoczynkowego, przy czym wykorzystanie tego urlopu wymaga potwierdzenia przez pracownika GOPS-u prowadzącego sprawy kadrowe”. Zgodnie z powyższym pomoc wypłacana jest po powrocie pracownika z 10-dniowego urlopu. Czy powyższe zapisy w regulaminie są poprawne? Co, jeżeli pojawiła się propozycja stworzenia tylko jednej listy wypłat dla wszystkich pracowników w połowie roku, tak jak w przypadku pomocy świątecznej?
• Czy pracownicy przebywającej na urlopie macierzyńskim przysługuje świadczenie „pod gruszą”?
• Co w przypadku, gdy odpis na emeryta został zrobiony, ale w ciągu roku ta osoba nie złożyła wniosku o wypłatę jakiegokolwiek świadczenia?
• Czy trzeba weryfikować, czy dana osoba jest emerytem?
• Czy po zakończeniu pracy pracownik może złożyć wniosek o świadczenie?
• Czy emeryt otrzymuje „wczasy pod gruszą” w takiej samej wysokości jak zatrudnieni pracownicy?
• Co z dochodami, które nie są wykazane w PIT?
• Czy pracownikowi przebywającemu od początku roku na zwolnieniu, a później urlopie macierzyński przysługuje świadczenie „pod gruszą”?
• Do kiedy jest termin wykonania planu dochodów i wydatków?
• Czy można zorganizować wycieczkę integracyjną bez dopłat pracownika?
• Osoba zastępuje kobietę przebywającą na urlopie macierzyńskim. Czy sporządzamy odpis na jeden etat? Czy wypłacamy świadczenie dla dwóch osób?
• Czy odpis sporządza się na osobę zatrudnioną na zastępstwo i na osobę zastępowaną?
• Czy osobie, która jest zatrudniona na miesiąc po stażu z PUP można wypłacić „wczasy pod gruszą”, jeżeli warunkiem wypłaty świadczenia jest 14 dni urlopu?
• Z wycieczki integracyjnej skorzystała połowa pracowników, którzy do niej nic nie dopłacali, ponieważ była płatna w 100 % z Funduszu. Czy jest to prawidłowe?
• Jeżeli na wycieczkę integracyjną pojechaliby wszyscy pracownicy, to czy każdy powinien dopłacić wg ustalonego progu dochodowego?
• Pracownik przygotowujący dokumentację do wypłaty świadczeń pilnuje tego, kiedy suma świadczeń przekroczy kwotę limitu 1000 zł i nalicza, która kwota ma być opodatkowana, a która nie. Czy w związku z tym podczas składania wniosku o pomoc powinna być adnotacja, że pracownik wyraża zgodę na „bieżące” opodatkowanie?
• Jeżeli koszt wyjazdu integracyjnego przekracza 1000 zł, to czy traktuje się go jako przychód opodatkowany?

1. Jakie są zasady tworzenia ZFŚS w ops-ach?

• Kto ma obowiązek tworzenia funduszu?
• Jakie zasady ustawowe obowiązują przy realizacji świadczeń z ZFŚS?
• Kto i na jakich zasadach może korzystać ze środków funduszu?
• Odniesienie do pracowników, emerytów, członków rodzin, dorosłych dzieci, dzieci niepełnosprawnych, dzieci przysposobionych
• Jak należy postąpić w razie orzeczenia o niepełnosprawności?
• Jak wygląda dofinansowanie emerytów i rencistów?
• Czy emeryt może dostać świadczenie jedynie wtedy, kiedy złoży wniosek? Czy należy wypłacić świadczenie niezależnie od niego?
• Jak nawiązywać kontakt z emerytami? Jak ich informować, jak szukać?
• Czy można zobowiązywać emerytów i rencistów do przedłużenia rachunku faktury, aby przyznać im wczasy pod gruszą?
• Co w sytuacji, gdy liczba emerytów przekracza liczbę osób zatrudnionych? Czy istnieje sposób na ominięcie wypłacania świadczeń emerytom?
• Emerytka nie chce udostępnić dochodu, a jest on potrzebny do złożenia wniosku. Co zrobić w takiej sytuacji?
• Czy emeryt może korzystać z wczasów pod gruszą, skoro nie ma już urlopu?
• Pracownik odchodzi na emeryturę w trakcie roku, jak należy go naliczać? Częściowo czy w całości?

2. Świadczeniobiorcy - kto może otrzymać świadczenie?

• Jak dokonać analizy sytuacji pracownika – wzór gotowych oświadczeń uczestników do wykorzystania
• Wzór oświadczenia o sytuacji materialnej
• Jakie dochody są kwalifikowane i kiedy zmienia się decyzja dotycząca przyznania świadczenia?
• Czy świadczenie 800+ należy wliczać do oświadczenia?
• Alimenty, a oświadczenie o sytuacji socjalnej
• Pracownik płaci alimenty na dziecko, ale składa dokumenty o paczkę. Czy może ją otrzymać?
• Różnicowanie wysokości świadczeń – czy jest to obowiązkowe?
• Omówienie zasad progów dochodowych, rozgraniczenie progów. Jak duża musi być różnica pomiędzy nimi?
• Jak różnicować rozbieżności między 2, a 3 progiem dochodowym?
• Różnicowanie wypłat świadczeń. Czy ustalić je według własnych preferencji czy są one narzucone? Jakie wysokości najlepiej przyjąć?
• Czy w każdym wypadku trzeba złożyć zaświadczenie o dochodach?
• Czy do wyliczenia dochodu uprawniającego do uzyskania świadczenia należy przyjąć oświadczenie o dochodzie czy można użyć PIT-u?
• Jakie osoby podlegają pod ZFŚS i czy w razie potrzeby możemy prosić o PIT małżonka?
• Oświadczenia dochodowe - czy trzeba potrącać składki, czy można przyjąć dochód brutto?
• Czy pracownik może odstąpić od podania dochodu i mimo to otrzymać świadczenie?
• Wsparcie spraw dofinansowań dzieci - jak przyznać świadczenie bez podatku?
• Jeśli sytuacja finansowa bieżąca się zmienia, to czy pracownik musi od razu zmieniać dane w dokumentach, czy może zrobić to kwartalnie lub po pół roku?
• Pracownik złożył oświadczenie o dochodach do końca kwietnia, a potem wziął ślub w ciągu roku. Czy można zmienić coś w tym przypadku?
• Pracownik został zwolniony i pracodawca poprosił o zwrot pieniędzy za wczasy. Pracownik 2 razy nie zgodził się na zwrot. Jak teraz należy postąpić?
• Kryteria dochodowe otrzymania zapomogi. Co w przypadku choroby długoterminowej?

3. Kalendarz ważnych terminów w ZFŚS

• Jak wyliczamy odpis na fundusz?
• Kogo ujmujemy i co z pracownikami na usprawiedliwionych nieobecnościach?
• Czy korekta odpisu jest obowiązkowa?
• Zmiany w wysokości odpisu w 2024r.
• Zmiany w wysokości kwot zwolnionych z pdo – zmiany!
• Informacja o naliczeniu - gotowy wzór do wykorzystania
• Preliminarz- czyli plan finansowy ZFŚS na dany rok - co w nim ująć? - wzór gotowego dokumentu do wykorzystania

4. Regulamin ZFŚS - jak go prawidłowo sporządzić i co w nim zawrzeć?

• Jak sporządzić regulamin ZFŚS?
• Najważniejsze postanowienia, co należy ująć w treści samego regulaminu, a co możemy dla ułatwienia określać w zarządzeniach kierownika jednostki - gotowy projekt regulaminu wraz z załącznikami do wykorzystania
• Wzór wniosku o wypłatę dofinansowania do zorganizowanego wypoczynku dzieci
• Wzór umowy o udzielenie pożyczki mieszkaniowej
• Wzór wniosku o udzielenie pożyczki z funduszu
• Wzór wniosku o wczasy pod gruszą
• Wzór pisma o udzielenie zapomogi
• Wzór pisma o dofinansowanie rzeczowe
• Jak sprawnie przeprowadzać zmiany i aktualizacje do regulaminu?
• Jak postąpić z grupą uprzywilejowaną w regulaminie?
• Czy wszystko, co jest zawarte w ustawie, musi znajdować się w regulaminie, czy można sobie wybrać interesujące jednostkę punkty?
• Kto powinien zajmować się zakładowym funduszem? Jaką ma odpowiedzialność?

5. Wybór świadczenia

• Wybór świadczeń, jakie w ramach funduszu będą realizowane: które są niezbędne zgodnie z przesłankami ustawy, które warto wprowadzić, które generują problemy w praktyce
• Przegląd najczęściej realizowanych świadczeń w praktyce m.in.
• Wycieczki rodzinne - problem rozliczenia
• Czy trzeba kalkulować i dzielić koszty na pracowników w zależności od progu dochodowego, a następnie prosić ich o dopłatę, czy koszty należy dzielić po równo?
• Jak podejść do kosztów, gdy na wycieczce znajdują się dzieci np. bilety rozliczamy po ich liczbie, ale co z transportem czy noclegiem, gdy mamy jedynie całościową kwotę. Czy musimy rozbić kwotę procentowo na dzieci i dorosłych? Co w przypadku, gdy nie mamy faktury lub jest jedynie na całościową kwotę. Jak udowodnić różnicę pomiędzy członkami wyjazdu?
• Świadczenia urlopowe, a tzw. „wczasy pod gruszą” – jaka jest zasadnicza różnica tych mylonych pojęć
• Zasady wypłacania - czy robimy to przed czy po wczasach?
• Wczasy pod gruszą, a limit 14 dni urlopu wypoczynkowego. Czy aby je otrzymać trzeba zachować ciągłości, czy można je rozdzielić przykładowo po 7 dni?
• Czy pracownik musi wykazać ten urlop, aby dokonać wypłaty środków?
• Czy dopłatę do wczasów pod gruszą należy zawsze uzależniać od dni urlopu? Co w przypadku, gdy pracownik nie jest ich w stanie wykorzystać?
• Pożyczki na cele remontowe
• Pożyczki mieszkaniowe
• Dofinansowanie rzeczowe
• Pomoc finansowa w tym pomoc finansowa udzielana z powodu sytuacji materialnej i rodzinnej, a ta udzielana z tytułu zdarzenia losowego
• Zwrotna pomoc finansowa
• Imprezy integracyjne, okolicznościowe
• Imprezy kulturalno – oświatowe: finansowanie - na jakich zasadach są finansowane?
• Jak udowodnić obecność pracowników na imprezach okolicznościowych? Czy wystarczy lista obecności?
• Wycieczki sportowo - rekreacyjne - czy używać kryterium dochodowego czy rozliczać wszystko grupowo?
• Wigilia, paczki świąteczne
• Bony, vouchery
• Dofinansowanie do zorganizowanego wypoczynku dzieci, kolonie
• Jakie wycieczki są finansowane? Co musi być w nich zawarte, aby takie były?
• Organizacja imprez integracyjnych dla pracowników
• Co jeszcze można sfinansować z ZFŚS, a czego nie można?

6.Odpowiedzialność pracodawcy za realizację ZFŚS

• Kto i w jakim trybie może zaskarżyć treść regulaminu?
• Kto i w jakim trybie może zaskarżyć sposób wydatkowania środków z funduszu?

7. Zakładowa komisja socjalna

• Czy jest konieczne powołanie Zakładowej komisji socjalnej?
• Wybór członków do Zakładowej komisji socjalnej
• Jak przeprowadzić wybory - gotowe projekty zarządzeń do wykorzystania
• Jak powołać członków – gotowe projekty zarządzeń do wykorzystania
• Jak ma przebiegać wyrywkowo przeprowadzana kontrola przez komisję? Jakie są sposoby i zakres sprawdzania oświadczeń?
• Jaki jest sposób na kontrolowania oświadczeń pracowników przez komisję?
• Zadania Zakładowej komisji socjalnej i odpowiedzialność jej członków a odpowiedzialność kierownika jednostki