Wideoszkolenie: ZFŚS w OPS

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Minimum 2 przedstawicieli pracowników - regulamin ZFŚS i jego zmiany muszą być uzgadniane już nie z 1, a z co najmniej 2 osobami
• Prawidłowe naliczanie odpisów (w tym 75%)
• Czy i jak można pomóc osobom, które ucierpiały w powodzi? Czego nie można finansować ze środków ZFŚS
• Jak stworzyć regulamin ZFŚŚ, aby był formalnie poprawny, jasny dla świadczeniobiorców i wygodny w realizacji.
• Które świadczenia warto wdrażać, a które są ryzykowne lub problematyczne – praktyczne wskazówki.
• Jak weryfikować sytuację materialną i rodzinną świadczeniobiorców, jakie dokumenty można żądać od pracowników i współmałżonków oraz kiedy odmówić świadczenia.
• Jak różnicować świadczenia zgodnie z przepisami ustawy.
• Przetwarzanie danych w ZFŚŚ a wymogi RODO.
• Naliczanie odpisu na ZFŚŚ – praktyczne aspekty od podstaw.
• Zasady opodatkowania świadczeń.

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

NOWOŚCI W PROGRAMIE:

• Minimum 2 przedstawicieli pracowników - regulamin ZFŚS i jego zmiany muszą być uzgadniane już nie z 1, a z co najmniej 2 osobami
• Prawidłowe naliczanie odpisów (w tym 75%)

Pytania uczestników szkolenia, na które odpowiedzieliśmy w trakcie ostatniego terminu:

• W jaki sposób powołać przedstawicieli z pracowników ośrodka do opiniowania regulaminu, jeżeli w ośrodku zatrudnionych jest 11 pracowników?
• Czy „grusza” jest wypłacana obligatoryjnie emerytom?
• Jeżeli wniosek o „gruszę” nie został złożony, to czy wypłacamy świadczenie?
• W regulaminie ZFŚŚ jest zapis: „dofinansowanie do wypoczynku pracownika zorganizowanego w formie wczasów we własnym zakresie, trwającego przez okres nie krótszy niż 14 kolejnych dni kalendarzowych” oraz „dofinansowanie wypoczynku pracowników uwarunkowane jest wykorzystaniem nieprzerwanego 10-dniowego urlopu wypoczynkowego, przy czym wykorzystanie tego urlopu wymaga potwierdzenia przez pracownika GOPS-u prowadzącego sprawy kadrowe”. Zgodnie z powyższym pomoc wypłacana jest po powrocie pracownika z 10-dniowego urlopu. Czy powyższe zapisy w regulaminie są poprawne? Co, jeżeli pojawiła się propozycja stworzenia tylko jednej listy wypłat dla wszystkich pracowników w połowie roku, tak jak w przypadku pomocy świątecznej?
• Czy pracownicy przebywającej na urlopie macierzyńskim przysługuje świadczenie „pod gruszą”?
• Co w przypadku, gdy odpis na emeryta został zrobiony, ale w ciągu roku ta osoba nie złożyła wniosku o wypłatę jakiegokolwiek świadczenia?
• Czy trzeba weryfikować, czy dana osoba jest emerytem?
• Czy po zakończeniu pracy pracownik może złożyć wniosek o świadczenie?
• Czy emeryt otrzymuje „wczasy pod gruszą” w takiej samej wysokości jak zatrudnieni pracownicy?
• Co z dochodami, które nie są wykazane w PIT?
• Czy pracownikowi przebywającemu od początku roku na zwolnieniu, a później urlopie macierzyński przysługuje świadczenie „pod gruszą”?
• Do kiedy jest termin wykonania planu dochodów i wydatków?
• Czy można zorganizować wycieczkę integracyjną bez dopłat pracownika?
• Osoba zastępuje kobietę przebywającą na urlopie macierzyńskim. Czy sporządzamy odpis na jeden etat? Czy wypłacamy świadczenie dla dwóch osób?
• Czy odpis sporządza się na osobę zatrudnioną na zastępstwo i na osobę zastępowaną?
• Czy osobie, która jest zatrudniona na miesiąc po stażu z PUP można wypłacić „wczasy pod gruszą”, jeżeli warunkiem wypłaty świadczenia jest 14 dni urlopu?
• Z wycieczki integracyjnej skorzystała połowa pracowników, którzy do niej nic nie dopłacali, ponieważ była płatna w 100 % z Funduszu. Czy jest to prawidłowe?
• Jeżeli na wycieczkę integracyjną pojechaliby wszyscy pracownicy, to czy każdy powinien dopłacić wg ustalonego progu dochodowego?
• Pracownik przygotowujący dokumentację do wypłaty świadczeń pilnuje tego, kiedy suma świadczeń przekroczy kwotę limitu 1000 zł i nalicza, która kwota ma być opodatkowana, a która nie. Czy w związku z tym podczas składania wniosku o pomoc powinna być adnotacja, że pracownik wyraża zgodę na „bieżące” opodatkowanie?
• Jeżeli koszt wyjazdu integracyjnego przekracza 1000 zł, to czy traktuje się go jako przychód opodatkowany?

1. Jakie są zasady tworzenia ZFŚS w ops-ach?

• Kto ma obowiązek tworzenia funduszu?
• Jakie zasady ustawowe obowiązują przy realizacji świadczeń z ZFŚS?
• Kto i na jakich zasadach może korzystać ze środków funduszu?
• Odniesienie do pracowników, emerytów, członków rodzin, dorosłych dzieci, dzieci niepełnosprawnych, dzieci przysposobionych
• Jak należy postąpić w razie orzeczenia o niepełnosprawności?
• Jak wygląda dofinansowanie emerytów i rencistów?
• Czy emeryt może dostać świadczenie jedynie wtedy, kiedy złoży wniosek? Czy należy wypłacić świadczenie niezależnie od niego?
• Jak nawiązywać kontakt z emerytami? Jak ich informować, jak szukać?
• Czy można zobowiązywać emerytów i rencistów do przedłużenia rachunku faktury, aby przyznać im wczasy pod gruszą?
• Co w sytuacji, gdy liczba emerytów przekracza liczbę osób zatrudnionych? Czy istnieje sposób na ominięcie wypłacania świadczeń emerytom?
• Emerytka nie chce udostępnić dochodu, a jest on potrzebny do złożenia wniosku. Co zrobić w takiej sytuacji?
• Czy emeryt może korzystać z wczasów pod gruszą, skoro nie ma już urlopu?
• Pracownik odchodzi na emeryturę w trakcie roku, jak należy go naliczać? Częściowo czy w całości?

2. Świadczeniobiorcy - kto może otrzymać świadczenie?

• Jak dokonać analizy sytuacji pracownika – wzór gotowych oświadczeń uczestników do wykorzystania
• Wzór oświadczenia o sytuacji materialnej
• Jakie dochody są kwalifikowane i kiedy zmienia się decyzja dotycząca przyznania świadczenia?
• Czy świadczenie 800+ należy wliczać do oświadczenia?
• Alimenty, a oświadczenie o sytuacji socjalnej
• Pracownik płaci alimenty na dziecko, ale składa dokumenty o paczkę. Czy może ją otrzymać?
• Różnicowanie wysokości świadczeń – czy jest to obowiązkowe?
• Omówienie zasad progów dochodowych, rozgraniczenie progów. Jak duża musi być różnica pomiędzy nimi?
• Jak różnicować rozbieżności między 2, a 3 progiem dochodowym?
• Różnicowanie wypłat świadczeń. Czy ustalić je według własnych preferencji czy są one narzucone? Jakie wysokości najlepiej przyjąć?
• Czy w każdym wypadku trzeba złożyć zaświadczenie o dochodach?
• Czy do wyliczenia dochodu uprawniającego do uzyskania świadczenia należy przyjąć oświadczenie o dochodzie czy można użyć PIT-u?
• Jakie osoby podlegają pod ZFŚS i czy w razie potrzeby możemy prosić o PIT małżonka?
• Oświadczenia dochodowe - czy trzeba potrącać składki, czy można przyjąć dochód brutto?
• Czy pracownik może odstąpić od podania dochodu i mimo to otrzymać świadczenie?
• Wsparcie spraw dofinansowań dzieci - jak przyznać świadczenie bez podatku?
• Jeśli sytuacja finansowa bieżąca się zmienia, to czy pracownik musi od razu zmieniać dane w dokumentach, czy może zrobić to kwartalnie lub po pół roku?
• Pracownik złożył oświadczenie o dochodach do końca kwietnia, a potem wziął ślub w ciągu roku. Czy można zmienić coś w tym przypadku?
• Pracownik został zwolniony i pracodawca poprosił o zwrot pieniędzy za wczasy. Pracownik 2 razy nie zgodził się na zwrot. Jak teraz należy postąpić?
• Kryteria dochodowe otrzymania zapomogi. Co w przypadku choroby długoterminowej?

3. Kalendarz ważnych terminów w ZFŚS

• Jak wyliczamy odpis na fundusz?
• Kogo ujmujemy i co z pracownikami na usprawiedliwionych nieobecnościach?
• Czy korekta odpisu jest obowiązkowa?
• Zmiany w wysokości odpisu w 2024r.
• Zmiany w wysokości kwot zwolnionych z pdo – zmiany!
• Informacja o naliczeniu - gotowy wzór do wykorzystania
• Preliminarz- czyli plan finansowy ZFŚS na dany rok - co w nim ująć? - wzór gotowego dokumentu do wykorzystania

4. Regulamin ZFŚS - jak go prawidłowo sporządzić i co w nim zawrzeć?

• Jak sporządzić regulamin ZFŚS?
• Najważniejsze postanowienia, co należy ująć w treści samego regulaminu, a co możemy dla ułatwienia określać w zarządzeniach kierownika jednostki - gotowy projekt regulaminu wraz z załącznikami do wykorzystania
• Wzór wniosku o wypłatę dofinansowania do zorganizowanego wypoczynku dzieci
• Wzór umowy o udzielenie pożyczki mieszkaniowej
• Wzór wniosku o udzielenie pożyczki z funduszu
• Wzór wniosku o wczasy pod gruszą
• Wzór pisma o udzielenie zapomogi
• Wzór pisma o dofinansowanie rzeczowe
• Jak sprawnie przeprowadzać zmiany i aktualizacje do regulaminu?
• Jak postąpić z grupą uprzywilejowaną w regulaminie?
• Czy wszystko, co jest zawarte w ustawie, musi znajdować się w regulaminie, czy można sobie wybrać interesujące jednostkę punkty?
• Kto powinien zajmować się zakładowym funduszem? Jaką ma odpowiedzialność?

5. Wybór świadczenia

• Wybór świadczeń, jakie w ramach funduszu będą realizowane: które są niezbędne zgodnie z przesłankami ustawy, które warto wprowadzić, które generują problemy w praktyce
• Przegląd najczęściej realizowanych świadczeń w praktyce m.in.
• Wycieczki rodzinne - problem rozliczenia
• Czy trzeba kalkulować i dzielić koszty na pracowników w zależności od progu dochodowego, a następnie prosić ich o dopłatę, czy koszty należy dzielić po równo?
• Jak podejść do kosztów, gdy na wycieczce znajdują się dzieci np. bilety rozliczamy po ich liczbie, ale co z transportem czy noclegiem, gdy mamy jedynie całościową kwotę. Czy musimy rozbić kwotę procentowo na dzieci i dorosłych? Co w przypadku, gdy nie mamy faktury lub jest jedynie na całościową kwotę. Jak udowodnić różnicę pomiędzy członkami wyjazdu?
• Świadczenia urlopowe, a tzw. „wczasy pod gruszą” – jaka jest zasadnicza różnica tych mylonych pojęć
• Zasady wypłacania - czy robimy to przed czy po wczasach?
• Wczasy pod gruszą, a limit 14 dni urlopu wypoczynkowego. Czy aby je otrzymać trzeba zachować ciągłości, czy można je rozdzielić przykładowo po 7 dni?
• Czy pracownik musi wykazać ten urlop, aby dokonać wypłaty środków?
• Czy dopłatę do wczasów pod gruszą należy zawsze uzależniać od dni urlopu? Co w przypadku, gdy pracownik nie jest ich w stanie wykorzystać?
• Pożyczki na cele remontowe
• Pożyczki mieszkaniowe
• Dofinansowanie rzeczowe
• Pomoc finansowa w tym pomoc finansowa udzielana z powodu sytuacji materialnej i rodzinnej, a ta udzielana z tytułu zdarzenia losowego
• Zwrotna pomoc finansowa
• Imprezy integracyjne, okolicznościowe
• Imprezy kulturalno – oświatowe: finansowanie - na jakich zasadach są finansowane?
• Jak udowodnić obecność pracowników na imprezach okolicznościowych? Czy wystarczy lista obecności?
• Wycieczki sportowo - rekreacyjne - czy używać kryterium dochodowego czy rozliczać wszystko grupowo?
• Wigilia, paczki świąteczne
• Bony, vouchery
• Dofinansowanie do zorganizowanego wypoczynku dzieci, kolonie
• Jakie wycieczki są finansowane? Co musi być w nich zawarte, aby takie były?
• Organizacja imprez integracyjnych dla pracowników
• Co jeszcze można sfinansować z ZFŚS, a czego nie można?

6.Odpowiedzialność pracodawcy za realizację ZFŚS

• Kto i w jakim trybie może zaskarżyć treść regulaminu?
• Kto i w jakim trybie może zaskarżyć sposób wydatkowania środków z funduszu?

7. Zakładowa komisja socjalna

• Czy jest konieczne powołanie Zakładowej komisji socjalnej?
• Wybór członków do Zakładowej komisji socjalnej
• Jak przeprowadzić wybory - gotowe projekty zarządzeń do wykorzystania
• Jak powołać członków – gotowe projekty zarządzeń do wykorzystania
• Jak ma przebiegać wyrywkowo przeprowadzana kontrola przez komisję? Jakie są sposoby i zakres sprawdzania oświadczeń?
• Jaki jest sposób na kontrolowania oświadczeń pracowników przez komisję?
• Zadania Zakładowej komisji socjalnej i odpowiedzialność jej członków a odpowiedzialność kierownika jednostki

Cele szkolenia:

1. Zapoznanie uczestników z najnowszymi zmianami w funkcjonowaniu ZFŚS, w tym z wymogiem uzgadniania regulaminu z minimum dwoma przedstawicielami pracowników oraz z prawidłowymi zasadami naliczania odpisów.

2. Usystematyzowanie wiedzy na temat poprawnego konstruowania regulaminu funduszu, sporządzania planu finansowego (preliminarza) oraz przygotowywania niezbędnych załączników. Obejmuje to również procedury sprawnego wprowadzania zmian i aktualizacji w dokumentacji.

3. Rozwinięcie umiejętności rzetelnej analizy sytuacji materialnej świadczeniobiorców, z uwzględnieniem prawidłowego kwalifikowania dochodów, takich jak świadczenie 800+ czy alimenty.

4. Doskonalenie praktyki w zakresie przyznawania i rozliczania problematycznych świadczeń, takich jak „wczasy pod gruszą”, wyjazdy integracyjne, pożyczki mieszkaniowe oraz dofinansowania dla emerytów i rencistów.

5. Przygotowanie do prawidłowego powoływania i organizacji pracy zakładowej komisji socjalnej. Dotyczy to w szczególności określenia zakresu odpowiedzialności jej członków oraz metod wyrywkowego kontrolowania oświadczeń majątkowych.

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące ZFŚS w OPS. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w OPS. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z ZFŚS w OPS.

Efekty:

WIEDZA Uczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą prawnych uwarunkowań przyznawania środków z ZFŚS różnym grupom, w tym osobom na urlopach macierzyńskich, pracownikom na zwolnieniach lekarskich oraz emerytom. Dowiedzą się również, jak prawidłowo interpretować kwoty wolne od podatku i limit 1000 zł, na przykład w kontekście organizacji wycieczek integracyjnych.

UMIEJĘTNOŚCI Uczestnicy nauczą się samodzielnie wyliczać i korygować odpis na fundusz socjalny na dany rok. Będą potrafili w praktyce różnicować wysokość świadczeń na podstawie ustalonych progów dochodowych oraz poprawnie rozliczać koszty udziału dzieci i dorosłych w wydarzeniach zorganizowanych.

KOMPETENCJEUczestnicy poznają praktyczne sposoby odpowiedzialnego zarządzania funduszem, mając świadomość zakresu odpowiedzialności kierownika jednostki za realizację ZFŚS. Będą potrafili merytorycznie i zgodnie z procedurami reagować w sytuacjach spornych, takich jak odmowa zwrotu nienależnie pobranego świadczenia przez pracownika lub próba zaskarżenia sposobu wydatkowania środków.