Wideoszkolenie: Obsługa kadr w ops

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Staż pracy – nowe zasady – zakres wliczanych okresów (również umowy cywilnoprawne i praca za granicą), potwierdzanie nowych tytułów, liczenie w okresie wypowiedzenia i przy nakładających się okresach.
• Jawność wynagrodzeń – nowe obowiązki w ogłoszeniach i procesach rekrutacyjnych, dostosowanie regulaminu.
• Weryfikacja osób pracujących z dziećmi – Krajowy Rejestr Karny, Rejestr Przestępstw na Tle Seksualnym i komisji, procedury dla pracowników, wolontariuszy, obcokrajowców oraz pozyskiwanie danych z ostatnich 20 lat.
• Zatrudnianie pracowników socjalnych i asystentów – uprawnienia dodatkowe (urlopy, dodatek terenowy, pomoc prawna), zadaniowy czas pracy, awanse i służba przygotowawcza urzędników.
• Dokumentacja pracownicza i ewidencja czasu pracy – prowadzenie akt przy zmianach stanowisk, wydawanie odpisów, pieczętowanie, zasady dokumentacji zadaniowego czasu pracy.
• Ryczałty samochodowe i ekwiwalenty odzieżowe – wprowadzanie ryczałtów dla samochodów prywatnych i służbowych, badania profilaktyczne, ekwiwalent za odzież terenową.

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Ostatnie zmiany:

• Zmiany w zasadach obliczania historii stażu pracownika- umowy zlecenia i działalności gospodarcze
• Jawność wynagrodzeń
• Zmiany w warunkach zatrudnienia pracowników
• Zmiany w warunkach zatrudnienia asystentów
• Zmiana rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych w zakresie minimalnych kwot wynagrodzenia zasadniczego w kategoriach zaszeregowania
• Zmiany w okresach doliczanych do stażu pracowniczego – najważniejsze kwestie, najbardziej problematyczne przypadki:

I.Jakie okresy będą wliczane do stażu pracy?

• Jak odległe okresy/staże można doliczać?
• Okresy prowadzenia działalności gospodarczej – jakie typy działalności podlegają pod nowe przepisy?
• Co z pracą w gospodarstwie rolnym, w tym jako domownik – czy te okresy również podlegają pod nowe przepisy?
• Kim jest osoba współpracująca? Czy jej też dotyczą nowe przepisy?
• Co z nierejestrowaną działalnością gospodarczą? Czy ta forma także podlega pod nowe przepisy?
• Co z umowami o dzieło ? Czy podlegają wliczeniu do stażu pracy?
• Praca za granicą - czy też obowiązują te same zasady zaliczania?
• Co w przypadku równoległych umów o pracę i dodatkowych umów zleceń? Czy pracodawca ma podwoić staż pracy pracownikowi ? Czy takie okresy liczą się podwójnie?
• Przepis o zaliczeniu umowy zlecenia wchodzi w życie od 01.01.2026 r. Dlaczego nie można wyrównać pracownikowi od 01.01.2026 r., który doniesie dokumenty w marcu 2026 r.? Co w tym przypadku z przepisem art. 291 Kodeksu pracy?
• Czy nieoskładkowaną umowę zlecenia studenta wliczamy do lat pracy?
• Czy do stażu wlicza się czas umowy zlecenia ze studentem, jeżeli z mocy ustawy zwolnione są z odprowadzania składek?
• Na podstawie jakich dokumentów zaliczać działalność gospodarczą i umowy zlecenia?
• Jeżeli zmiana obliczania stażu dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2026 r., to czy obejmie ona również pracowników aktualnie zatrudnionych?
• Czy pracodawca może odmówić uznania danego okresu, jeśli budzi wątpliwości? Co wtedy?

II. Dokumentowanie i potwierdzanie okresów zaliczanych do stażu pracy

• Kto i w jaki sposób ma pozyskiwać dokumenty potwierdzające staże ? Jakie obowiązki ma tu pracodawca, a jakie zainteresowany pracownik?
• Czy ZUS będzie decydować o tym, jaki okres mamy przyjąć do stażu?
• Czy do ZUS można zwrócić się osobiście lub listownie, czy tylko elektronicznie?
• Jeśli do ZUS należy się zwrócić drogą elektroniczną to w jaki sposób? Czy może być e-mail?
• Z jakim kodem zgłaszane są do ZUS osoby wykonujące na rzecz podmiotu umowy zlecenia będące studentami/ uczniami? A czy mogą być zgłoszone o samą zdrowotną?
• Co w przypadku, gdy zleceniobiorca nie miał ukończonych 26 lat nie będzie widnieć w ZUS?
• Czy umowy zlecenia z preferencyjnymi składkami i osoby studiujące do 26 r.ż. zaliczamy do stażu pracy?
• Jak student niezgłaszany do ZUS ma udokumentować staż?
• Czy pracownik, który w naszym zakładzie miał pierw umowę zlecenia, a później umowę o pracę musi mieć potwierdzenie z ZUS?
• Co jeśli ZUS nie ma dokumentacji na potwierdzenie stażu umowy zlecenia lub działalności? Czy będzie prowadził postępowanie wyjaśniające?
• Czy można pominąć ZUS i samemu napisać wniosek do pracodawcy?
• Jakie dokumenty będą wymagane do potwierdzenia okresów pracy na umowie zleceniu? Czy wystarczy sama umowa?
• Czy w przypadku wcześniejszej pracy na umowie zlecenia i następnie na umowie o pracę w tej samej firmie, konieczne będzie dodatkowe zaświadczenie z ZUS czy sam pracodawca może dokonać zaliczenia stażu z własnej umowy zlecenia?
• Jakie dokumenty będą uznawane przez ZUS w przypadku braku danych do wystawienia zaświadczenia (np. rachunki, przelewy, listy płac)?
• Czy zaświadczenie potwierdzające opłacanie składek ZUS od umów zlecenia lub prowadzonej działalności dotyczy składek na ubezpieczenie społeczne?
• Czy we wniosku o wydanie zaświadczenia z ZUS musi być wskazane, za jaki okres umowy zlecenia jest potrzebne zaświadczenie?
• Co zrobić, jeżeli ZUS nie jest w stanie wydać zaświadczenia?
• Czy można przyjąć zaświadczenie, które pracownik już posiada?
• Jak ZUS ustali staż osobom prowadzącym działalność lub osobom na umowach zlecenia przed 01.01.1999 r.?
• Jeżeli pracownik wysłał do ZUS prośbę o wydanie zaświadczenia i nie było tam ujętego zakładu pracy, to czy oznacza to, że nie był zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego?
• Czy dokumenty potwierdzone z ZUS można przyjąć i schować do akt?
• Czy dla potwierdzenia pracy na gospodarstwie wystarczy zaświadczenie o okresie ubezpieczenia w KRUS?
• Na jakim formularzu można złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia przez PUE?
• Jak pobrać zaświadczenie na PUE?
• Ile czasu pracownik będzie miał na doniesienie dokumentów potwierdzających staż na umowie zleceniu czy działalności gospodarczej? Czy będzie mógł to zrobić kiedykolwiek?
• Czy osoba może wystąpić do byłego zleceniodawcy o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu?
• Czy potwierdzeniem prowadzenia działalności mogą być decyzje o wpisie do ewidencji w latach 1990-1994?
• Czy PIT-11 od danego pracodawcy mógłby być dowodem?
• Czy można uznać na mocy nowych przepisów umowę o realizację praktyki zawodowej na statku?
• Czy działalność gospodarcza prowadzona dzięki dofinansowaniu z PUP zalicza się do stażu?
• Czy dokumenty pracy za granicy muszą być przetłumaczone przez tłumacza biegłego?

III. Doliczanie okresów do stażu pracy w praktyce – dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe

A. Doliczone okresy a dodatek stażowy

• Na jaki staż będą miały wpływ doliczane okresy? Do czego je doliczymy?
• Jak daleko będzie trzeba się cofnąć z wyrównaniem dodatku stażowego – czy obowiązuje zasada 3-letniego przedawnienia roszczeń pracowniczych?
• Czy trzeba będzie wyrównać dodatek stażowy za 3 lata wstecz, jeżeli pracownik dostarczy dokumenty?
• Co z rozpoczętymi okresami wypowiedzenia? Czy te doliczone okresy będą miały wpływ na długość okresu wypowiedzenia?
• Jeżeli pracownik dostarczy zaświadczenie w lipcu 2026 r., to czy trzeba cofnąć się i przeliczyć wysługę lat?
• Jeżeli pracownik złożył w październiku 2025 r. wniosek o doliczenie do stażu pracy okresu pracy z rolnictwa, to czy doliczamy od momentu złożenia wniosku, czy cofamy się o 3 lata, aby przeliczyć i wyrównać wysługę lat?
• Od stycznia 2026 r. zatrudnienie, a zaświadczenie dostarczone w kwietniu 2026 r. Czy cofamy się z naliczeniem dodatku stażowego od stycznia 2026 r.?
• Jeżeli osoba złoży zaświadczenie w kwietniu i w związku z tym uzyska o 5% wyższe stażowe, to czy wypłacamy stażowe wyższe od stycznia, a nie od kwietnia?

B. Nagrody jubileuszowe

• Co z nagrodami jubileuszowymi? Jak je przeliczać? Czy będziemy wypłacać od razu nagrody zaległe i zaraz kolejne?
• Czy nagroda jubileuszowa wypłacona wcześniej będzie musiała być oskładkowana?
• Jeżeli po dostarczeniu zaświadczenia, osoba będzie mieć 22 lata, to czy kolejna nagroda może być przyznana za 5 lat?
• Jeżeli doliczymy staż po nowemu i okaże się, że nagroda jubileuszowa przypadałaby rok temu, to czy należy ją wypłacić?
• Pracownik obecnie ma 18 lat pracy. Po złożeniu zaświadczenia będzie mieć 22 lata. Czy wypłacamy jubileusz z okazji 20 lat pracy, a za 3 lata wypłacamy za 25 lat stażu?
• Jeżeli osoba dostarczy zaświadczenie o zaliczeniu lat i wyjdzie mu 23 lata stażu pracy, to czy wypłacamy jubileusz za 20 lat, czy czekamy, aż osiągnie 25 lat stażu pracy?
• Osoba miałaby prawo do nagrody jubileuszowej za 20 lat pracy w czerwcu, a w maju dostarczy zaświadczenie i staż zmieni się na 22 lata. Co z nagrodą za 20 lat pracy?
• Pracownik 15 lutego 2026 r. będzie mieć 15 lat pracy. Ma dostarczyć zaświadczenie o pracy 5 lat na umowie zlecenia. Czy wypłacamy nagrodę jubileuszową za 20 lat pracy?
• Co w przypadku pracownika, który pracuje w jednostce od roku, wiemy, że dodatkowego stażu ma 15 i 12 lat? Czy powinniśmy mu wypłacić nagrodę za 25 lat pracy?
• 01.03.2026 r. przypada pracownikowi nagroda jubileuszowa za 20 lat pracy. Dostarczy w styczniu dokumenty, że pracował 3 lata na umowie zlecenia. Co z nagrodą?
• Jeżeli osoba na macierzyńskim przyniesie zaświadczenie z działalności, z którego wynika, że nabyła prawo do nagrody jubileuszowej, to czy wypłacamy?

IV. Jawność wynagrodzeń i nowe zasady transparentności płac

• Czy zatrudnieni pracownicy mogą pytać o zarobki współpracowników?
• Czy pracownik może zapytać pracodawcę lub kadry o to, ile zarabia osoba na takim samym stanowisku?
• Czy te ustalone tabele minimalnego wynagrodzenia w danych kategoriach będą całe zmieniane przy każdej zmianie minimalnego wynagrodzenia?

V. Organizacja pracy i postępowanie kadrowe po zmianach przepisów

• Czy kategoria zaszeregowania musi być zapisana w umowie o pracę?
• Czy górne granice w kategoriach ustalamy samodzielnie?
• Czy w aktach osobowych powinno być świadectwo pracy?
• Jak usunąć poprawnie kserokopię dowodów osobistych z akt?
• Czy pracownik powinien dostarczyć zaświadczenie z przeprowadzenia psychotechniki?
• Co z rozpoczętymi naborami i określonymi w nich wymaganiami dotyczącymi stażu pracowniczego? Czy te okresy będą już brane pod uwagę?

Ustawa o przeciwdziałaniu przestępstwom na tle seksualnym oraz standardy ochrony małoletnich – jakie obowiązki wprowadzają te akty i od kiedy obowiązują poszczególne obowiązki?

• Na kim ciąży obowiązek weryfikacji?
• Kogo, od kiedy i w jakim zakresie weryfikujemy?
• Co z pracownikami, zleceniobiorcami, wolontariuszami, stażystami, praktykantami?
• Co zrobić, gdy nie dokonaliśmy weryfikacji na czas?

Krajowy Rejestr Karny

• Kto pozyskuje informację – kandydat czy pracodawca?
• Kto prowadzi rejestr, gdzie składać wnioski?
• Jaką drogą można uzyskać zaświadczenie?
• Jaki jest koszt zaświadczenia i kto ponosi koszt?
• Jak długo ważne jest zaświadczenie o niekaralności?

Rejestr przestępstw na tle seksualnym z dostępem ograniczonym

Obowiązek założenia konta dla podmiotu

• Jak założyć konto w rejestrze sprawców przestępstw na tle seksualnym? Jak dokonać rejestracji konta?
• Jak technicznie działa rejestr? – uwaga na kontrole dokonanych weryfikacji
• Jaki jest termin i ważność weryfikacji kandydata?

Rejestr Komisji ds. Przeciwdziałania Wykorzystaniu Seksualnemu Małoletnich poniżej 15. roku życia - jak działa taka rejestracja i kogo powinniśmy weryfikować?

• Jak działa rejestr?
• Jak pozyskać informację z rejestru?
• Czy pracownika należy prosić o zgodę na weryfikację w Rejestrze?
• Co, jeżeli zatrudniony pracownik nie wyrazi zgody na sprawdzenie w Rejestrze?
• Kogo weryfikujemy w rejestrze Komisji?
• Czy konieczna jest weryfikacja w rejestrach lekarzy orzeczników zatrudnionych w zespole do spraw orzekania o niepełnosprawności, skoro dziecko na komisję wchodzi z rodzicem?
• Umowy zlecenia z osobami do pomocy w zawodowych rodzinach zastępczych zawierane są na maksymalnie rok lub krócej. Rodzina zastępcza złożyła nowy wniosek o osobę do pomocy, który jest ponownie opiniowany przez koordynatora RPZ, ale osoba jest ta sama. Jeżeli w styczniu zawrzemy nową umowę, to czy wymagamy KRK oraz weryfikacji w rejestrach?
• Czy osoby wykonujące prace społecznie użyteczne powinniśmy weryfikować?
• Czy weryfikujemy informatyka, który wykonuje swoje czynności na podstawie działalności gospodarczej i wystawia nam faktury?
• Czy KRK żądamy od każdej zatrudnianej osoby? Czy od osób na umowie zlecenia również?
• Czy członkowie ZI powinni być weryfikowani?
• Czy pracownicy socjalni powinni być weryfikowani?
• Czy osoby zatrudnione na umowie zlecenia jako opiekunki podlegają weryfikacji?
• Czy pracownicy administracyjni, socjalni i wykonawcy powinni być zweryfikowani przez pracodawcę?
• Czy pracownicy wypłacający świadczenia rodzinne lub księgowa powinni być zweryfikowani w Rejestrze?
• Jak zweryfikować wychowawców w świetlicy i asystenta rodziny?
• Czy należy weryfikować stażystę z PUP, który jest zatrudniony na stanowisku pomocy kuchennej?
• Czy pracowników trzeba weryfikować co jakiś czas?
• Czy należy okresowo powtarzać weryfikację wybranych pracowników?
• Czy wystarczy jednorazowe sprawdzenie w rejestrze na początku zatrudnienia, czy należy weryfikować co roku?
• Czy w trakcie zatrudnienia dokonuje się ponownie weryfikacji w KRK? Jeżeli tak, to w jakich przedziałach czasowych? Czy powinno się co jakiś czas przyjąć oświadczenie o niekaralności?
• Jeżeli do tej pory nie otrzymaliśmy zaświadczenia z KRK od pracowników niemających bezpośrednio kontaktu z dziećmi, to czy musimy wystąpić do nich, aby takowe donieśli?
• Jeżeli co pół roku zawieramy umowę zlecenia z tą samą osobą, to czy za każdym razem ją weryfikujemy?

Jak pozyskiwać dane potrzebne do weryfikacji kandydata?

• Jakie dane są potrzebne, aby zweryfikować kandydata?
• Jak je pozyskiwać? Kodeks pracy nie przewiduje możliwości pozyskania np. numeru PESEL na etapie rekrutacji czy imion rodziców. Co zrobić?
• Jak zrealizować obowiązek weryfikacji zatrudnianego obcokrajowca?
• Jak zrealizować obowiązek pozyskania informacji z okresu ostatnich 20 lat z krajów uprzedniego miejsca zamieszkania kandydata?
• Czy zaświadczenie, które pracownik ma wypełnić w celu sprawdzenia w Rejestrze, jest obowiązkowe? Czy można te dane spisać z kartoteki z programu?

Odpowiedzialność karna:

• Za nieuprawnioną weryfikację osoby
• Za zaniechanie – dopuszczenie do pracy lub innej działalności osoby nieweryfikowanej

Ochrona sygnalistów:

• Oświadczenia kandydatów do weryfikacji przez pracodawcę w rejestrach
• Ochrona sygnalistów – wszystko, co należy wiedzieć, aby prawidłowo wdrożyć te przepisy w OPS
• Jakich podmiotów dotyczą przepisy o ochronie sygnalistów?
• Jak ustalić próg 50 osób zobowiązujący do wprowadzenia procedury? Kogo wliczać i w jakich datach?
• Kim jest sygnalista?
• Jak szeroko rozumieć kontekst związany z pracą?
• Jak należy rozumieć informację o naruszeniu prawa? Czego może ona dotyczyć?

Kanały zgłoszeń – jakie i ile kanałów można/należy uruchomić?

• Zgłoszenie wewnętrzne
• Zgłoszenie zewnętrzne
• Ujawnienia publiczne

Jakie sposoby przekazywania zgłoszeń należy/można ustanowić i w jaki sposób je zorganizować?

• Zgłoszenie ustne
• Telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej
• Za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej
• W postaci papierowej
• W postaci elektronicznej

Czym są działania następcze i jaki jest ich cel?

• Ochrona sygnalisty – czego dotyczy zakaz podejmowania działań odwetowych?
• Za co sygnaliście przysługuje odszkodowanie?
• Jaką odpowiedzialność ponosi sygnalista?
• Czy należy przyjmować zgłoszenia anonimowe?
• Ochrona danych – w jakim zakresie?
• Jaką odpowiedzialność karną przewiduje ustawa?

Niezbędna dokumentacja w jednostce:

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych:

• Jakie obowiązki w tym zakresie nakładają przepisy?
• Kto prowadzi rejestr?

Procedura ochrony sygnalistów w jednostce:

• Jaki powinien być minimalny zakres procedury?
• Jak wprowadzić procedurę – formalne konsultacje z:
• Zakładową organizacją związkową
• Przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa

Treść procedury:

• Jaki jest minimalny obowiązkowy zakres merytoryczny procedury?
• Co jeszcze można zawrzeć w procedurze?

Zespół upoważniony do podejmowania działań następczych:

• Jaki powinien być jego skład?
• Jak powinien być powołany?

Wzory:

• Wzór procedury ochrony sygnalisty,
• Wzór rejestru,
• Wzór upoważnienia

Dodatek motywacyjny 1000 zł – najczęstsze problemy

Kwestie formalne wprowadzenia i wypłaty dodatku:

• Czy trzeba zmieniać Regulamin wynagradzania w jednostce? Omówienie stanowisk
• Jak przyznać pracownikowi dodatek – czy trzeba sporządzić nowy angaż do umowy?
• Jak przyznawać dodatek pracownikom, których będziemy zatrudniać – czy wpisać to do umowy? Jakim dokumentem to zrobić?
• Komu przysługuje dodatek 1000 zł?
• Czy dodatek 1000 zł należy się pracownikom kadr OPS?
• Referent wykonuje zadania z działu świadczeń rodzinnych i zadania z ustawy o pomocy społecznej. Czy wypłacamy dodatek motywacyjny?
• Pracownik świadczeń rodzinnych ma wydzielone 0,25 etatu z pomocy społecznej. Dodatek motywacyjny w wysokości 1000 zł – czy się należy? Czy należy wypłacić proporcjonalnie do wymiaru etatu?

Jak naliczać dodatek? Czego dotyczy proporcjonalność?

• Okres zatrudnienia a dodatek motywacyjny
• Wymiar etatu a dodatek motywacyjny
• Jak procentowo wyliczyć, ile dana osoba realizuje zadań wynikających z ustawy o pomocy społecznej, aby naliczyć proporcjonalnie dodatek?
• W jakiej wysokości wypłacać dodatek, gdy pracownik realizuje zadania z obu ustaw? Czy należy się podwójny dodatek?

Nieobecności:

• Jak rozliczać dodatek przy wynagrodzeniu chorobowym, zasiłku chorobowym, opiece, urlopie okolicznościowym i innych nieobecnościach?
• Czy wliczać dodatek do:
• Nagrody jubileuszowej?
• Odprawy?
• Trzynastki?

Wzory:

• Wzór zarządzenia kierownika o zmianach do regulaminu,
• Wzór przyznania dodatku dla pracownika

Koordynatorzy, asystenci, pracownicy socjalni i urzędnicy

Koordynator rodzinnej pieczy zastępczej i asystent – najważniejsze kwestie

• Kwalifikacje do wykonywania zawodu
• Wymagania formalne – czego należy wymagać od kandydata do pracy? Jak weryfikować kandydata do pracy (kwestie niekaralności, kwestie alimentacyjne, pozbawienie praw rodzicielskich – jak to zweryfikować)?
• Czy od koordynatora należy wziąć oświadczenie, że daje rękojmię należytego wykonywania obowiązków?
• Zadaniowy czas pracy koordynatora i asystenta – jak prowadzić, jak rozliczać, jaką dokumentację czasu pracy prowadzić przy zadaniowym czasie pracy?
• Czy asystent rodziny powinien posiadać legitymację?
• Czy można wydać zaświadczenie asystentowi rodziny, zamiast legitymacji?
• Czy asystent rodziny powinien składać u pracodawcy harmonogram z prac?

Pracownik socjalny – najważniejsze kwestie

• Wymagania kwalifikacyjne pracowników socjalnych – uwaga na dokładną weryfikację
• Wytyczne do weryfikacji kwalifikacji pracowników socjalnych – jak weryfikować dyplomy kandydatów? Zalecenia pokontrolne
• Czy stanowisko „pracownik socjalny” można traktować jako neutralny płciowo, skoro wynika z ustawy o pomocy społecznej?

Uprawnienia pracowników socjalnych – co przysługuje pracownikowi?

a) Dodatkowy urlop

• Od kiedy przysługuje pierwszy urlop? Jak rozumieć nieprzerwaną pracę? Omówienie stanowiska MPiPS
• Od kiedy naliczać kolejne przysługujące urlopy?
• Co z urlopem niewykorzystanym? Czy przepada? W jakim trybie udzielać tego urlopu? Czy dzielić na części? Jak nakłaniać pracowników do korzystania, aby urlop „się nie odkładał”?
• Urlopy specjalne dla pracowników z orzeczonym stopniem niepełnosprawności – który urlop udzielać?
• Czy niewykorzystany urlop dodatkowy może przepaść, jeżeli jest niewykorzystany w ciągu 2 lat?
• Czy pracownik socjalny zatrudniony na ¾ etatu jest uprawniony do skorzystania z dodatkowego urlopu?
• Czy 10-dniowy urlop dodatkowy przysługujący raz na dwa lata pracownik musi wykorzystać za każdym razem w tym samym miesiącu?
• Jeżeli w grudniu upływa 3 lata pracy socjalnej, to w jakim miesiącu pracownik wykorzystuje 10 dni dodatkowego urlopu?
• Co w przypadku, gdy pracownik pracuje 5 lat jako pracownik socjalny i nabywa u nas prawo do dodatkowego urlopu, kończy się stosunek pracy i zmienia pracę na inną?
• Pracownik socjalny przyjęty w 2024 r. Urlop nabył w poprzednim zakładzie pracy 2 lata wcześniej. Czy wtedy liczymy 2, czy 3 lata?

b) Dodatek 400 zł za pracę socjalną w terenie i sporządzanie wywiadów środowiskowych

• Komu należy się wypłata dodatku 400 zł?
• Którzy pracownicy socjalni są wyłączeni z tego uprawnienia? Przedstawienie i omówienie stanowiska MPiPS
• Jak przyznać i dokumentować prawo do dodatku 400 zł?
• Czy dodatek należy wpisać do umowy o pracę?
• Kiedy i jak odebrać pracownikowi prawo do dodatku?
• Czy dodatek należy wypłacać za czas nieobecności pracownika?
• Kiedy pomniejszać dodatek za pracę w terenie?

c) Druga ocena okresowa pracowników socjalnych – awanse zawodowe pracowników socjalnych

• Kiedy należy przeprowadzić pierwszą i kolejne oceny okresowe pracownika socjalnego? Jak liczyć okresy pracy?
• Jak należy przeprowadzać ocenę okresową pracowników socjalnych?
• Które stopnie awansu zawodowego pracownika socjalnego są obligatoryjne?
• Czy musimy awansować pracownika socjalnego? Co, jeśli nie potrzebujemy koordynatorów czy głównych specjalistów?
• Kiedy i w jakiej wysokości należy zapewnić pracownikowi socjalnemu zwiększenie wynagrodzenia po awansie zawodowym?
• Czy pracownikowi socjalnemu po dwóch pozytywnych ocenach pracowniczych należy się awans?
• Jeżeli pracownik dostał awans po dwóch ocenach, to czy na kolejny musi czekać 4 lata?

d) Darmowa pomoc prawna dla pracowników socjalnych

• Kiedy i w jakim zakresie przysługuje pracownikowi socjalnemu?
• Kto ma obowiązek zapewnić pomoc prawną pracownikowi socjalnemu?

Urzędnik w jednostce – najważniejsze kwestie

Urzędnicy – najczęściej zadawane pytania w kwestiach naboru na wolne stanowiska pracy

• Nabór na stanowiska urzędnicze a kwestia osób z orzeczeniem o niepełnosprawności – raport NIK i zapowiedziane dalsze kontrole w odniesieniu do ustawy o dostępności
• Czy po wygranym konkursie na stanowisko urzędnicze należy rozwiązać wcześniejszą umowę na stanowisko obsługi? Jak zatrudnić pracownika na stanowisku urzędniczym, jeśli wcześniej był na stanowisku nieurzędniczym?

Służba przygotowawcza urzędników

• Kogo kierować? Kontrola NIK w zakresie służby przygotowawczej urzędników – raport i zalecenia NIK, orzecznictwo SN
• Czy zwolnienie ze służby jest tym samym co niekierowanie do służby?
• Jak prawidłowo organizować i przeprowadzać służbę przygotowawczą? Jakie dokumenty należy bezwzględnie sporządzić?
• Wzór: Zarządzenie i regulamin w sprawie służby przygotowawczej urzędników
• Czy jest lista pytań do egzaminu po odbyciu służby przygotowawczej?Czy dyrektor / kierownik sam układa zestaw pytań?

Awansowanie na stanowiska urzędnicze i kierownicze urzędnicze

• Kogo możemy awansować i jak to zrobić? Czy tylko konkursem?
• Co zrobić, gdy pracownik obsługi/pomocniczy wygra konkurs na stanowisko urzędnicze?
• Kwestia bieżącej umowy o pracę
• Kwestia obowiązku służby przygotowawczej dla urzędnika
• Kwestia akt osobowych – czy kontynuujemy dotychczasową teczkę?
• Na jakich warunkach możemy przenieść urzędnika bez konkursu, porozumieniem pomiędzy jednostkami?

Dokumentacja pracownicza i prowadzenie akt

• Jakich dokumentów i jakich danych osobowych możemy wymagać od kandydatów do pracy?
• Jeżeli kandydat do pracy w dokumentach aplikacyjnych dostarczył dokumenty potwierdzone za zgodność z oryginałem, to czy umieszczamy je w aktach osobowych? Czy należy żądać oryginałów?
• Na co zezwala Kodeks pracy, a czego musimy wymagać na podstawie innych ustaw i jak to zrobić?
• Wzory: Gotowe kwestionariusze osobowe dla kandydatów na różne stanowiska zawierające oświadczenia dostosowane do wymagań ustawowych
• Jakich danych osobowych możemy wymagać od osoby po zatrudnieniu?
• Wzór: Kwestionariusz dla pracownika po zatrudnieniu

Powrót do pracy – ponowne zatrudnienie pracownika

• Co zrobić z aktami osobowymi?

Informacja dodatkowa o warunkach zatrudnienia

• Jaka jest obowiązkowa treść informacji dodatkowej po nowelizacji?
• Komu należy sporządzić nowe informacje o warunkach zatrudnienia – tylko nowo zatrudnionym czy wszystkim pracownikom jednostki?
• Jakie zmiany należy wpisywać do informacji dodatkowej?
• Co należy wpisać do informacji o instytucji zabezpieczenia społecznego?
• Jakie są konsekwencje niesporządzenia informacji dodatkowej?
• Wzór: Informacja dodatkowa do uzupełnienia

Czas pracy, urlopy

Zadaniowy czas pracy asystentów rodziny, koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej i innych pracowników

• Komu można wprowadzić zadaniowy czas pracy?
• Czy koordynator może pracować w innym systemie czasu pracy?
• Jak rozliczać i kontrolować czas przepracowany w zadaniowym systemie? Co może pracodawca, jak zorganizować tę pracę, aby było zgodnie z przepisami, pod kontrolą i bezpiecznie z punktu widzenia wykonania zadań?

Lista obecności a zadaniowy czas pracy

Dokumentowanie czasu pracy: Listy obecności – czy mamy obowiązek je prowadzić i dla kogo?

Wzory:

• Lista obecności (w Excelu)
• Lista obecności dla zadaniowego czasu pracy (w Excelu)
• Roczna ewidencja czasu pracy – samopodliczający wzór w Excelu
• Plan urlopów (w Excelu)

Ryczałty samochodowe dla koordynatorów pieczy i innych pracowników

• Komu przysługuje ryczałt za używanie prywatnego samochodu przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych?
• Kiedy jest to jazda w ramach ryczałtu, a kiedy delegacja służbowa?
• Jak powinna być skonstruowana umowa o ryczałt samochodowy?
• W jaki sposób obliczyć ryczałt za używanie prywatnego samochodu przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych?
• Czy ryczałt samochodowy jest opodatkowany? Jak rozliczać ryczałty?
• Czy w przypadku, gdy pracodawca zapewnia dojazd środkami pozostającymi w dyspozycji pracodawcy, to jeżeli dodatkowo podpisujemy umowę na ryczałt z częścią pracowników socjalnych, to czy jest on opodatkowany?
• Wzór: Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie ryczałtów samochodowych

Badania profilaktyczne – jakie dodatkowe obowiązki przy korzystaniu z samochodu w celach służbowych?

• Na jakie badania profilaktyczne należy wysłać pracownika, który korzysta z samochodu do celów służbowych?
• Czy jeśli pracownik przewozi inne osoby, to należy zrobić dodatkowe badania?
• Czy pracownicy korzystający z samochodu prywatnego do celów służbowych muszą mieć badania psychologiczne?
• Czy przy badaniach okresowych osoby prowadzące samochód mają mieć badania psychologiczne i osobne zaświadczenie o ważności psychotestów? Czy wystarczy zaświadczenie z medycyny pracy na wykonywanie pracy z użyciem samochodu prywatnego w celach służbowych?

Delegacje

• Jak należy rozliczać delegacje w równoważnym systemie pracy?
• Jak rozliczać delegację, która wypada w trakcie weekendu?

Ekwiwalent za używanie odzieży prywatnej dla pracowników pracujących w terenie

• Czy wypłata ekwiwalentu za odzież jest obowiązkowa?
• Komu przysługuje ekwiwalent za odzież?
• Jak obliczyć ekwiwalent za odzież?
• Kiedy ekwiwalent za odzież jest pomniejszany?
• W jaki sposób zmniejszyć ekwiwalent za odzież?
• W jakiej wysokości są mniej więcej ekwiwalenty roczne? Kiedy wypłacane są jednorazowo?
• Czy ekwiwalent może być pomniejszany za nieobecności?
• Czy ekwiwalent jest oskładkowany?
• Wzór: Zarządzenie w sprawie ekwiwalentu za odzież

Cele szkolenia:

1. Zapoznanie uczestników z nowymi zasadami wliczania umów zlecenia i działalności gospodarczej do stażu pracowniczego. Zdobędą oni wiedzę niezbędną do prawidłowego weryfikowania dokumentów z ZUS oraz przeliczania na ich podstawie dodatków stażowych i nagród jubileuszowych.

2. Usystematyzowanie wiedzy w zakresie weryfikacji niekaralności kandydatów i pracowników w świetle przepisów o ochronie małoletnich. Uczestnicy dowiedzą się, kogo, w jakich terminach i w jakich rejestrach należy sprawdzać, aby uniknąć odpowiedzialności karnej.

3. Przygotowanie do prawidłowego wdrożenia i obsługi procedur ochrony sygnalistów w jednostce. Cel obejmuje przekazanie wytycznych dotyczących organizacji kanałów zgłoszeń, prowadzenia rejestru oraz unikania działań odwetowych.

4.Doskonalenie praktyki związanej z wprowadzaniem, naliczaniem i rozliczaniem dodatku motywacyjnego w wysokości 1000 zł. Uczestnicy poznają zasady wypłaty tego świadczenia w kontekście wymiaru etatu, łączenia stanowisk oraz różnego rodzaju absencji pracowniczych.

5. Rozwinięcie umiejętności poprawnego prowadzenia dokumentacji kadrowej i zarządzania czasem pracy specyficznych grup zawodowych, takich jak pracownicy socjalni, asystenci rodziny czy koordynatorzy pieczy zastępczej. Zostaną omówione m.in. kwestie zadaniowego czasu pracy, dodatkowych urlopów, awansów zawodowych oraz ryczałtów samochodowych.

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące kadr w OPS. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w OPS. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z kadrami w OPS.

Efekty:

WIEDZAUczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą najnowszych zmian w prawie pracy i pragmatykach służbowych, w tym szczegółowych wymogów związanych z dokumentowaniem historii zatrudnienia. Dowiedzą się również, jakie są zasady tworzenia wewnątrzzakładowych procedur wymaganych prawem, takich jak ochrona sygnalistów czy standardy ochrony małoletnich.

UMIEJĘTNOŚCI Uczestnicy będą potrafili samodzielnie wyliczyć staż pracy według nowych zasad, uwzględniając wsteczne wyrównania świadczeń pracowniczych, a także bezbłędnie naliczyć dodatek motywacyjny i ekwiwalenty. Nauczą się również technicznie i formalnie pozyskiwać dane z Krajowego Rejestru Karnego oraz weryfikować dokumenty aplikacyjne pod kątem nowych przepisów.

KOMPETENCJEUczestnicy poznają praktyczne sposoby radzenia sobie z problematycznymi przypadkami kadrowymi w jednostce, co zwiększy ich samodzielność i pewność w podejmowaniu decyzji. Zyskają gotowość do odpowiedzialnego zarządzania aktami osobowymi i czasem pracy, minimalizując ryzyko błędów i sankcji podczas ewentualnych kontroli.