W programie m.in., wybrane zagadnienia:
- Kontrola w malym OPS– organizacja kontroli zarządczej i podział odpowiedzialności; sprawdzanie czynności jedynej księgowej; podział obowiązków i delegowanie zadań.
- Obsługa przez CUW i współpraca z gminą – podział obowiązków i odpowiedzialności kierowników OPS i CUW; zarządzenie burmistrza; regulaminy jednostki; zmiana OPS w CUS.
- Samoocena kontroli zarządczej– udział pracowników w kwestionariuszu; zasady stosowania ankiet i kwestionariuszy; zalecenia a regulacje wewnętrzne jednostki; zrozumiałe pytania; przygotowanie samooceny.
- Rejestr ryzyka– identyfikacja czynników charakterystycznych dla OPS i CUS; pomiar i szczegółowość oceny; akceptowany poziom ryzyka, reakcje, odpowiedzialność i monitorowanie skuteczności działań; aktualizacja przy zmianach prawnych.
- Ochrona danych– udzielanie informacji radnym i sołtysom; zgodność procedur i rejestru ryzyka z RODO; rola inspektora ochrony danych.
- Dokumentacja i przygotowanie do kontroli – dokumenty papierowe i elektroniczne; wymagania gminy; eliminowanie zbędnych dokumentów; archiwizacja; przygotowanie do audytu.
- Cele i roczny plan – dobór wskaźników do zadań; monitorowanie ich realizacji; roczny plan celów i zadań jednostki; harmonogram działań dotyczących kontroli zarządczej; plan kontroli wewnętrznych; sprawozdania końcoworoczne.
Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:
- Spis dokumentów potrzebnych do przeprowadzenia kontroli zarządczej.
- Terminarz kontroli – w wersji edytowalnej.
- Zasady prawidłowej analizy ryzyka – checklista.
- Schemat kontroli zarządczej.
- Roczny plan kontroli – wzór.
- Rejestr ryzyka – wzór.
- Materiały pomocnicze dla pracowników – kontrola zarządcza.
Szczegółowy program szkolenia:
1. Kontrola w małym OPS i jednostce obsługiwanej przez CUW
Zagadnienia programowe
- Organizacja kontroli zarządczej w siedmioosobowym OPS, odpowiedzialność kierownika, różnice między kontrolą zarządczą, kontrolą wewnętrzną i audytem, sprawdzanie czynności jedynej księgowej oraz podział obowiązków kierowników OPS i CUW.
- Podział obowiązków, delegowanie zadań i prowadzenie kontroli wewnętrznej przy ograniczeniach lokalowych i czasowych.
Pytania:
- Jakie podstawy prawne obowiązują w kontroli zarządczej? Na czym polega odpowiedzialność kierownika jednostki i czym różnią się kontrola zarządcza, kontrola wewnętrzna oraz audyt?
- Jak zorganizować kontrolę zarządczą i podział odpowiedzialności w 7-osobowym OPS?
- Jak przeprowadzić kontrolę finansową lub księgową w OPS, w którym jest tylko jedna księgowa? Czy księgowa ma skontrolować samą siebie, jeśli w jednostce pracuje również 4 pracowników socjalnych i 2 pracowników zajmujących się świadczeniami rodzinnymi?
- Jak powinna przebiegać kontrola zarządcza, gdy OPS jest obsługiwany w zakresie kadr i księgowości przez CUW? Jak podzielić obowiązki i odpowiedzialność pomiędzy kierownikiem OPS a kierownikiem CUW?
- Jak przeprowadzać kontrolę zarządczą, gdy warunki pracy nie są sprzyjające w tym procesie? Warunki lokalowe sprawiają, że jest ciasno w biurze, dokumenty nie powinny zostawać po pracy na biurku; dokumentów jest dużo, a pomieszczenie małe.
- Przykład: Kontrola zarządcza w naszej jednostce średnio prosperuje. Mamy wiele dodatkowych zadań, które obniżają priorytet kontroli. Jak wziąć się za nią od zera? Jak uporządkować ten proces? Od czego zacząć?
- Jak pilnować tego, aby jednostka pomocy społecznej spełniała przede wszystkim swoją misję, a nie skupiała się wyłącznie na kontroli zarządczej? Jak przeprowadzać kontrolę zarządczą i zaoszczędzić przy tym czas?
- Jak wypracować dobrą komunikację w zespole w procesie kontroli zarządczej? Jak jasno rozdysponować obowiązki? Jak organizować podział zadań w mniejszych jednostkach w procesie kontroli zarządczej? Jakie zadania delegować? Jak radzić sobie z natłokiem zadań? Jak efektywnie delegować poszczególne zadania pracownikom tak, aby kontrola i ośrodek funkcjonowały płynnie?
- Jak przeprowadzać kontrolę wewnętrzną w jednostce?
2. Współpraca z gminą i zmiana OPS w CUS
Zagadnienia programowe
- Stosowanie zarządzeń burmistrza, współpraca z urzędem gminy i dostosowanie regulaminu kontroli zarządczej do potrzeb jednostki.
- Dostosowanie kontroli zarządczej przy przekształceniu OPS w CUS.
Pytania:
- Co w przypadku, gdy wszystkie jednostki przeprowadzają kontrolę zarządczą według zarządzenia burmistrza, a wykonanie zarządzenia powierzono kierownikom jednostek organizacyjnych oraz naczelnikom wydziałów urzędu miasta?
- Jak powinna wyglądać współpraca pomiędzy urzędem miasta a ośrodkiem pomocy społecznej? Co jeśli pracownicy OPS widzą pole do zmian w regulaminie?
- Jakie są najlepsze praktyki dostosowania zmian w prowadzeniu kontroli zarządczej, w momencie, gdy jednostka przechodzi transformację z OPS na CUS?
- Jak napisać politykę w zakresie kontroli zarządczej? Jak powinien wyglądać regulamin jednostek pomocowych?
- Czy są jakieś zapisy stosowane w regulaminach, które mogłyby usprawnić pracę mniejszych jednostek?
3. Cele i wskaźniki oraz monitorowanie zadań
Zagadnienia programowe
- Wyznaczanie rocznych celów i zadań oraz dobór i ocena wskaźników.
- Monitorowanie realizacji zadań, analiza wyników i uwzględnianie zadań pojawiających się w ciągu roku.
Pytania:
- Jak wyznaczać roczne cele i zadania? Jak upewnić się czy wszystkie potrzebne cele zostały określone?
- Jak wyznaczać właściwe wskaźniki i procedury? W zależności do jakiego zadania określić poszczególne wskaźniki?
- Jak ocenić efektywność i zasadność wskaźników celów?
- Jak analizować wyniki wskaźników?
- Jak monitorować wypełnianie zadań?
- Jak ujmować w kontroli zarządczej dodatkowe zadania, które pojawiają się w ciągu roku, a nie trwają cały rok? Np. pół roku?
4. Rejestr ryzyka i jego aktualizacja
Zagadnienia programowe
- Tworzenie rejestru ryzyka i analiza czynników charakterystycznych dla OPS oraz CUS.
- Pomiar i akceptowany poziom ryzyka, wybór reakcji, osoby odpowiedzialne za działania, monitorowanie skuteczności oraz aktualizacja przy zmianach prawnych.
Pytania:
- Jak stworzyć rejestr ryzyka? Jak go rozumieć i czym się kierować? Jak wskazać osoby odpowiedzialne za działania podejmowane wobec ryzyka?
- Jak dokonywać pomiaru i analizy ryzyka? Jak szczegółowa powinna być ocena ryzyka? Jak ustalić akceptowany poziom ryzyka i wybrać właściwą reakcję?
- Analiza czynników ryzyka charakterystyczna dla jednostek OPS i CUS: Jak upewnić się, że podczas analizy ryzyka pracownik OPS/CUS wziął wszystkie czynniki pod uwagę?
- Kiedy można uznać, że analiza ryzyka została prawidłowo wykonana? Jak monitorować skuteczność działań podejmowanych wobec ryzyka? Zasady prawidłowej analizy ryzyka – checklista.
- Jak aktualizować i dostosować ocenę ryzyka do zmian prawnych?
5. Komunikacja z pracownikami i ocena ich pracy
Zagadnienia programowe
- Obieg informacji, szkolenie pracowników i czynności wykonywane przez nich w ramach kontroli zarządczej.
- Ocena pracowników z uwzględnieniem ich stanowisk oraz rozeznania cenowe.
Pytania:
- Jak powinien wyglądać obieg informacji w zespole? Jakich narzędzi używać, jak wypracować efektywne działania w tym obszarze?
- Jak szkolić pracowników w temacie kontroli zarządczej, aby działali i komunikowali się efektywnie, znali misję, podpisywane dokumenty?
- Co powinni sprawdzać pracownicy OPS w procesie kontroli zarządczej?
- Czy pracownicy powinni dokonywać rozeznań cenowych?
- Wśród pracowników powstają pytania czy kontrola zarządcza jest związana z charakterem naszej pracy – jak odpowiadać na takie pytania?
- Ocena pracownika – jak powinna przebiegać ocena pracownika? Czy ocena pracownika powinna być zdywersyfikowana, czy pracownik jest urzędnikiem, pracownikiem socjalnym, asystentem rodziny?
6. Ochrona danych i udzielanie informacji o podopiecznych
Zagadnienia programowe
- Przekazywanie informacji radnym i sołtysom oraz zgodność procedur kontroli zarządczej z zasadami RODO.
- Ochrona danych w rejestrze ryzyka i rola inspektora ochrony danych w jednostce.
Pytania:
RODO: komu można przekazywać jakie informacje? Przykład: czasami do ośrodka z pytaniem przychodzi sołtys lub radny – jakich informacji nie możemy udzielać, a jakie są dozwolone?
Jak przestrzegać zasad RODO w zakresie kontroli zarządczej?
Rejestr ryzyka: jak zapewnić zgodność rejestru z RODO?
Jaką rolę pełni inspektor ochrony danych w systemie kontroli zarządczej? Czy może wykonywać dodatkowe zadania w tym obszarze i jak uniknąć konfliktu interesów?
7. Samoocena kontroli zarządczej
Zagadnienia programowe
- Udział pracowników w samoocenie i stosowanie ankiet lub kwestionariuszy.
- Formułowanie zrozumiałych pytań i przygotowanie samooceny kontroli zarządczej.
Pytania:
- Czy kwestionariusz samooceny kontroli zarządczej wypełnia każdy pracownik zatrudniony w OPS?
- Jakie są zasady stosowania ankiet i kwestionariuszy samooceny? Jak odróżnić zalecenia dotyczące samooceny od wymagań wynikających z regulacji wewnętrznych jednostki?
- Jak formułować pytania w ankiecie samooceny, aby były zrozumiałe dla pracowników?
- Jak prawidłowo napisać samoocenę?
8. Dokumentacja i przygotowanie do audytu
Zagadnienia programowe
- Zawartość dokumentacji, dokumenty papierowe i elektroniczne, wymagania gminy oraz eliminowanie zbędnych dokumentów.
- Ustandaryzowanie i archiwizacja dokumentacji, załączniki oraz przygotowanie do audytu.
Pytania:
- Jak sprawnie dokumentować kontrolę, aby zaoszczędzić czas?
- Czy w zakresie kontroli zarządczej można pracować tylko na dokumentach elektronicznych? Jakie dokumenty muszą być w formie papierowej, a jakie mogą być w formie elektronicznej?
- Co jest istotne w dokumentacji? Co dokumentacja musi zawierać? Jakie dokumenty są najbardziej istotne przy kontroli zarządczej?
- Czy obieg dokumentów dotyczących kontroli zarządczej różni się w zależności od specyfiki jednostki: MOPS, GOPS, MGOPS, CUS?
- Jakich dokumentów dotyczących kontroli zarządczej wymaga gmina lub miasto?
- Jakie dokumenty są zbędne?
- Jak ustandaryzować dokumentację dotyczącą kontroli zarządczej?
- Jak zabezpieczyć się jako jednostka w trakcie audytu w zakresie poprawnej dokumentacji?
- Jak należy archiwizować dokumentację?
- Jakie załączniki należy dołączać do kontroli zarządczej?
- Jakie informacje agregować w skali roku?
- Jakie narzędzia są pomocne w audytowaniu kontroli zarządczej?
9. Roczny plan i podsumowanie kontroli zarządczej
Zagadnienia programowe
- Roczny plan celów i zadań jednostki, harmonogram działań dotyczących kontroli zarządczej i plan kontroli wewnętrznych – odrębne zakresy i przeznaczenie; pilnowanie terminów oraz podsumowanie działań w sprawozdaniach.
- Narzędzia prowadzenia i aktualizowania kontroli zarządczej oraz przygotowanie do kontroli zewnętrznej.
Pytania:
- Czeklista: kamienie milowe kontroli zarządczej – jak prowadzić kontrolę zarządczą w skali roku, na co uważać?
- Jak przygotować roczny plan celów i zadań jednostki, harmonogram działań dotyczących kontroli zarządczej oraz plan kontroli wewnętrznych na kolejny rok? Jak rozróżnić ich zakres i przeznaczenie?
- Jakie są sposoby na pilnowanie terminów, aby niczego nie przegapić?
- Jak ujmować kontrolę zarządczą w sprawozdaniach końcoworocznych?
- Jak analizować sprawozdania dotyczące kontroli zarządczej?
- Jak przygotować się do kontroli zewnętrznej?
- Jakie narzędzia są pomocne w prowadzeniu kontroli zarządczej? Jakie narzędzia są pomocne w aktualizowaniu kontroli zarządczej?
Cele szkolenia:
1. Usystematyzowanie wiedzy na temat prawnych i praktycznych aspektów prowadzenia kontroli zarządczej w jednostkach pomocy społecznej. Uczestnicy poznają skuteczne narzędzia oraz kamienie milowe niezbędne do prawidłowej realizacji tego procesu w skali całego roku.
2. Przygotowanie do poprawnego przeprowadzania analizy ryzyka i tworzenia rejestru ryzyka zgodnie z obowiązującymi wymogami RODO. Uczestnicy dowiedzą się, jak trafnie identyfikować czynniki ryzyka charakterystyczne dla OPS i CUS oraz jak dostosowywać oceny do bieżących zmian prawnych.
3. Doskonalenie praktyki wyznaczania rocznych celów oraz przypisywania im adekwatnych wskaźników. Pozwoli to na trafną ocenę efektywności realizowanych zadań i ułatwi prawidłowe ujmowanie kontroli zarządczej w sprawozdaniach końcoworocznych.
4. Zapoznanie uczestników z zasadami prawidłowego obiegu, standaryzacji i archiwizacji dokumentacji w formie elektronicznej oraz papierowej. Działanie to ma na celu wyeliminowanie zbędnych dokumentów oraz odpowiednie zabezpieczenie jednostki w trakcie audytów.
5. Rozwinięcie umiejętności efektywnego delegowania zadań, monitorowania ich wykonania i budowania skutecznej komunikacji w zespole pracowniczym. Uczestnicy dowiedzą się również, jak sprawnie organizować pracę w specyficznych sytuacjach, takich jak transformacja z OPS na CUS lub obsługa kadrowo-księgowa przez CUW.
Metodologia:
Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące kontroli zarządczej w OPS. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w OPS. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na działania związane z kontrolą zarządczą.
Efekty:
WIEDZA Uczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą tworzenia regulaminów wewnętrznych, polityk jednostki oraz szczegółowych rocznych planów kontroli. Ponadto poznają praktyczne zasady ochrony danych osobowych, w tym ścisłe wytyczne określające, komu można przekazywać konkretne informacje (np. w przypadku zapytań od sołtysów lub radnych).
UMIEJĘTNOŚCIUczestnicy rozwiną umiejętność prawidłowego przygotowywania samooceny, ewaluacji pracowniczej oraz formułowania czytelnych ankiet dla zespołu. Będą potrafili sprawnie i bezbłędnie dokumentować przebieg kontroli zarządczej w sposób pozwalający zaoszczędzić czas, nawet w niesprzyjających warunkach organizacyjnych i lokalowych.
KOMPETENCJE Uczestnicy poznają praktyczne sposoby radzenia sobie z natłokiem obowiązków, co pozwoli na płynne funkcjonowanie ośrodka przy jednoczesnym spełnianiu jego głównej misji i celów. Wykształcą odpowiednie postawy niezbędne do profesjonalnego przygotowania się do kontroli zewnętrznej i wewnętrznej, opierając się na skutecznej współpracy z urzędem miasta lub gminy.
Prowadzący
Maciej Klimek
Ekspert i praktyk polityki społecznej oraz senioralnej, łączący wieloletnie doświadczenie instytucjonalne, samorządowe, badawcze oraz legislacyjno-opiniodawcze. Jego dorobek zawodowy i publiczny lokuje go w gronie osób posiadających unikatową, systemową wiedzę o funkcjonowaniu polityki społecznej w Polsce – od poziomu lokalnego, przez regionalny, po krajowy – ze szczególnym uwzględnieniem zarządzania jednostkami pomocy społecznej, kontroli zarządczej oraz wdrażania usług społecznych.
Od maja 2023 r. jest Kierownikiem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wojkowicach, gdzie odpowiada za organizację, koordynację i rozwój usług społecznych, w tym usług kierowanych do osób starszych, niesamodzielnych oraz ich opiekunów. W swojej pracy konsekwentnie koncentruje się na integrowaniu instrumentów wsparcia, budowaniu trwałych, środowiskowych form pomocy oraz wdrażaniu rozwiązań opartych na zasadach kontroli zarządczej, zarządzania ryzykiem i mierzalnych celów.
Uzupełnieniem jego kompetencji menedżerskich jest międzynarodowacertyfikacja PRINCE2® Foundation Certificate in Project Management (AXELOS / PeopleCert), potwierdzająca znajomość metodycznego podejścia do planowania, realizacji i nadzoru projektów, w tym definiowania celów, zarządzania ryzykiem, monitorowania postępów i odpowiedzialności decyzyjnej. Kompetencje te znajdują praktyczne zastosowanie w realizacji projektów społecznych, programów rządowych oraz w systemowym podejściu do kontroli zarządczej w OPS i CUS.
Posiada także wykształcenie menedżerskie MBA oraz doświadczenie w zakresie zarządzania i nadzoru właścicielskiego – jest członkiem rady nadzorczej spółki prawa handlowego, co dodatkowo wzmacnia jego kompetencje w obszarze finansów, odpowiedzialności zarządczej i nadzoru nad organizacją.
Jest również członkiem Regionalnej Komisji Egzaminacyjnej do spraw stopni specjalizacji zawodowej pracowników socjalnych w województwie śląskim, Przewodniczącym Zespołu Interdyscyplinarnego ds. przeciwdziałania przemocy domowej oraz Przewodniczącym Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Wojkowicach, co umożliwia mu całościowe, międzysektorowe spojrzenie na funkcjonowanie systemu pomocy społecznej, współpracę instytucjonalną oraz zarządzanie ryzykiem organizacyjnym w jednostkach OPS i CUS.
Od 2024 r. pełni funkcję członka Rady do spraw Polityki Senioralnej w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, aktywnie uczestnicząc w jej pracach doradczych i opiniodawczych. Wnosi do nich perspektywę wdrożeniową oraz doświadczenie zarządzania usługami społecznymi w jednostce samorządu terytorialnego, ze szczególnym naciskiem na efektywność, spójność systemową oraz racjonalne wykorzystanie środków publicznych.
W latach 2018–2023 pełnił mandat Radnego Rady Miasta Wojkowice, natomiast od 2024 r. jest Radnym Rady Powiatu Będzińskiego, gdzie sprawuje funkcję Przewodniczącego Komisji Rozwoju Społecznego. Równolegle pełni funkcję Przewodniczącego Rady Konsultacyjnej ds. opracowania i wdrażania Strategii Rozwoju Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego, uczestnicząc w procesach strategicznych dotyczących wyzwań demograficznych, społecznych i instytucjonalnych regionu.
Szczególnie istotnym obszarem jego działalności jest praktyczna realizacja polityki senioralnej. Jako konsultant, a następnie koordynator, doprowadził do utworzenia i trwałego rozwoju Klubu „Senior+” w Wojkowicach, skutecznie pozyskując środki z budżetu państwa na jego utworzenie i wieloletnie funkcjonowanie. Był także inicjatorem i koordynatorem wdrażania programów rządowych skierowanych do seniorów, w tym programów z zakresu teleopieki, z których korzysta obecnie ponad 136 osób wyposażonych w opaski bezpieczeństwa, a także usług wspierających osoby z niepełnosprawnościami. Realizowane działania były każdorazowo dostosowywane do lokalnych uwarunkowań, z zachowaniem trwałości organizacyjnej i finansowej.
Pełnił funkcję eksperta opiniującego oferty w ramach Programu Wieloletniego na rzecz Osób Starszych „Aktywni+”, uzyskując pogłębiony wgląd w jakość projektów realizowanych w skali kraju oraz w powtarzalne bariery wdrożeniowe jednostek samorządu terytorialnego.
Istotnym elementem jego profilu jest zaplecze naukowe i analityczne. W latach 2014–2019 był asystentem naukowo-dydaktycznym w Studium Pracy Socjalnej Instytutu Socjologii Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, prowadząc zajęcia dydaktyczne dla studentów pracy socjalnej i socjologii I i II stopnia. Posiada bogaty dorobek publikacyjny z zakresu pracy socjalnej, polityki społecznej i rozwoju lokalnego, w tym książkę współautorską „Potyczki z codziennością. Społeczność lokalna jako źródło rezyliencji” (2020) oraz książkę współredagowaną „Wojkowickie Laboratorium Rewitalizacji Społecznej” (2017). Jest autorem i współautorem artykułów naukowych (m.in. w czasopiśmie Praca Socjalna) oraz dziewiętnastu rozdziałów w monografiach naukowych, a także współtwórcą raportów i diagnoz społecznych.
Posiada również doświadczenie międzynarodowe – w trakcie studiów odbył staż naukowy na FH Campus Wien – University of Applied Sciences w Wiedniu, poświęcony innowacyjnym rozwiązaniom w polityce senioralnej, co ukształtowało jego porównawcze i systemowe podejście do zagadnień starzenia się społeczeństwa.
Od września 2025 r., we współpracy z portalem Opieka Senioralna, prowadzi autorski podcast „Z życia samorządowca”, będący merytoryczną platformą wymiany doświadczeń pomiędzy praktykami, decydentami i instytucjami systemu pomocy społecznej i polityki senioralnej.
Posiada wykształcenie z zakresu pracy socjalnej i socjologii, ze specjalnością w obszarze zarządzania pracą socjalną i ekonomią społeczną, zdobyte na Uniwersytecie Śląskim w Katowicach. Ukończył specjalizacje z zakresu organizacji pomocy społecznej oraz zarządzania i organizacji usług społecznych w Uczelni Korczaka w Katowicach. Jest absolwentem studiów podyplomowych Master of Business Administration (MBA) realizowanych przez Akademię WSB w Dąbrowie Górniczej we współpracy z EY Academy of Business.
Prawa autorskie do niniejszego programu przysługują Private Corporate Consulting Sp. z o.o. Udostępnianie, kopiowanie i przerabianie niniejszego programu bez pisemnej zgody Private Corporate Consulting Sp. z o.o., zagrożone jest odpowiedzialnością karną oraz cywilną.
