Wideoszkolenie: Kontrola zarządcza

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jak prawidłowo zorganizować kontrolę zarządczą w urzędzie miasta lub gminy?Jak dostosować system do wielkości urzędu, jakie procedury i dokumenty powinny funkcjonować oraz kto odpowiada za poszczególne elementy kontroli zarządczej?
• Jak prawidłowo przeprowadzić samoocenę kontroli zarządczej? Czy powinni brać w niej udział wszyscy pracownicy, czy można ograniczyć ją do kierowników, jak zmieniać pytania w ankiecie i jak udokumentować cały proces?
• Jak przeprowadzić analizę ryzyka i prawidłowo prowadzić rejestr ryzyka? Jak identyfikować ryzyka, określać ich wartość, ustalać reakcję na ryzyko oraz monitorować ryzyka w trakcie roku?
• Jak powiązać cele, zadania, mierniki i ryzyka w systemie kontroli zarządczej?Jak dobierać mierniki, monitorować realizację zadań i wykorzystywać wyniki analizy ryzyka do zarządzania urzędem?
• Czy można łączyć kontrolę zarządczą z audytem i kontrolą wewnętrzną? Jakie są różnice między tymi obszarami, gdzie przebiegają granice odpowiedzialności oraz jaka powinna być rola audytora, koordynatora i pracowników merytorycznych?
• Jak przygotować dokumentację kontroli zarządczej do kontroli RIO lub innego organu kontrolnego? Jakie dokumenty mogą być weryfikowane, jak wykazać przeprowadzanie samooceny i analizy ryzyka oraz jakie braki mogą zostać zakwestionowane?
• Na jakie najczęstsze niedociągnięcia i nieprawidłowości w kontroli zarządczej należy zwrócić uwagę? Jak ocenić, czy system działa prawidłowo, jak dokumentować podejmowane działania oraz jak przygotować urząd do kontroli zewnętrznej?

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania uczestników szkolenia, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatniego terminu:

• Czy można zmienić pytania w ankiecie samooceny kontroli zarządczej?
• Jakie dokumenty należy przygotować (z zakresu kontroli zarządczej) do kontroli RIO w Urzędzie?
• Jakie procedury i dokumenty powinny być na stanowisku kontroli zarządczej?
• Czy zaplanowane w planie kontroli czynności kontrolne powinny być przeprowadzane przez pracownika merytorycznego lub kierownika właściwego referatu, czy przez koordynatora ds. kontroli?
• Czy ankieta może być wypełniana online z jednego adresu IP przez kilka osób, a jednocześnie zachować anonimowość?
• Czy samoocena musi być przeprowadzana przez wszystkich pracowników, czy może jej dokonać tylko kierownik wydziału?
• Czy zgodne z obowiązującymi przepisami będzie wprowadzenie w instrukcji zapisu, że samooceny dokonują tylko kierownicy?
• Czy instytucja kontrolująca ma prawo zarzucić jednostce kontrolowanej, że nie ma dokumentacji w zakresie samooceny, identyfikacji ryzyka i jego oceny i oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, jeżeli w instrukcji obowiązującej w tej jednostce nie ma zapisu o sporządzaniu takowej dokumentacji, a ryzyko identyfikowane i monitorowane jest na bieżąco?

1.Ogólne informacje i przygotowanie do kontroli zarządczej

• Czym jest kontrola zarządcza?
• Na czym polega kontrola zarządcza i w jakim celu się ją przeprowadza?
• Jaka jest różnica między kontrolą zarządczą a audytem?
• Czy można łączyć kontrolę zarządczą z audytem?
• Jak często powinno się przeprowadzać kontrolę zarządczą?
• Jak wyznaczyć terminy kontroli zarządczej?
• Na co zwrócić uwagę przy kontroli zarządczej?
• Na jakie niedociągnięcia i nieprawidłowości w kontroli zarządczej powinno się uwrażliwiać urząd?
• Jak przygotować się do kontroli zarządczej?

2. Procedura kontroli zarządczej

• W jaki sposób przeprowadzić kontrolę zarządczą?
• Jakie są procedury kontroli zarządczej na tle obowiązujących przepisów?
• Jak praktycznie stosować rozwiązania i przepisy w przypadku kontroli zarządczej?
• Jak najefektywniej przeprowadzić kontrolę zarządczą?
• Jak dostosować kontrolę zarządczą do samorządów?
• Jakie mogą być dobre praktyki, podpowiedzi i złote środki przy kontroli zarządczej?
• Jak stosować procedurę kontroli zarządczej w małych urzędach (do 10 000 mieszkańców)?
• Na czym polegają kontrole wewnętrzne?
• Jaki jest zakres dokumentacji, która powinna zostać wytworzona przy kontroli zarządczej?
• Czym jest ryzyko?
• Jak określić ryzyka?
• Jak określić wartość ryzyka?
• Jak wypełnić rejestr ryzyka?
• Jak przeprowadzić analizę ryzyka związaną z rocznym planem działania?
• Jak monitorować analizę ryzyka w urzędzie?
• Jak ustanowić cały proces analizy ryzyka w urzędzie?
• Jak doskonalić ten proces?
• Co powinno być ujęte w rocznym planie działania dla samorządów?
• Jakie mierniki są stosowane przy kontroli zarządczej?
• Jakie są nowe spojrzenia na mierniki?
• W jaki sposób przygotować regulamin finansowy?
• W jaki sposób przygotować kodeksy etyki?

3. Podsumowanie kontroli zarządczej i kontrola zewnętrzna

• Jakie powinniśmy przyjąć kryteria sprawdzające czy kontrola zarządcza działa prawidłowo?
• W jaki sposób podsumować kontrolę zarządczą?
• Co powinno zostać ujęte w podsumowaniu kontroli zarządczej?
• Jak wprowadzić regulamin oceny?
• Jak napisać samoocenę?
• Jak napisać ocenę pracownika?
• W jaki sposób stworzyć i wypełniać ankiety końcowe?
• Na czym polega i jakie ma funkcje program LEX w kontekście kontroli zarządczej?
• Jak przygotować się do kontroli zewnętrznej?

Cele szkolenia:

1. Usystematyzowanie wiedzy dotyczącej organizacji kontroli zarządczej w urzędzie miasta i gminy oraz odpowiedzialności kierownika jednostki i poszczególnych komórek organizacyjnych.


2. Rozwinięcie umiejętności formułowania celów i mierników, przygotowywania planów działalności oraz powiązania ich z monitorowaniem wykonania zadań jednostki.

3. Doskonalenie praktyki identyfikacji, analizy i dokumentowania ryzyka, w tym prowadzenia rejestru ryzyka i przypisywania odpowiedzialności za działania ograniczające ryzyko.

4. Przygotowanie uczestników do prawidłowego przeprowadzania samooceny kontroli zarządczej, dokumentowania jej wyników oraz opracowywania oświadczeń i planów działań naprawczych.

5. Zapoznanie uczestników z wymaganiami dokumentacyjnymi i najczęstszymi problemami ujawnianymi podczas kontroli zewnętrznych, a także z aktualnymi zmianami wpływającymi na system kontroli zarządczej.

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące kontroli zarządczej. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w UM, UG, UMiG. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z kontrolą zarządczą.

Efekty:

WIEDZA
Uczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą elementów systemu kontroli zarządczej, celów, mierników, ryzyka, samooceny i dokumentów wymaganych do potwierdzenia jego funkcjonowania.

UMIEJĘTNOŚCI
Uczestnicy nauczą się przygotowywać rejestry ryzyka, prowadzić samoocenę i tworzyć dokumentację pozwalającą monitorować realizację celów oraz działania naprawcze.

KOMPETENCJE
Uczestnicy będą potrafili samodzielnie ocenić kompletność systemu kontroli zarządczej i wskazać obszary wymagające usprawnienia przed kontrolą lub sporządzeniem oświadczenia.