Wideoszkolenie: Aktywni Seniorzy – ASY

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Realizacja zadań z udziałem Rady Seniorów – inicjatywa, konsultacje i dokumentowanie udziału Rady.
• Partycypacja i samoorganizacja seniorów – odróżnienie działań społecznych od bieżącej obsługi Rady Seniorów.
• Dokumentowanie działań aktywizacyjnych – spotkania, warsztaty, debaty, konsultacje oraz działania na rzecz osób samotnych.
• Dokumentacja realizacji zadania – listy obecności, zdjęcia, notatki, raporty i ewaluacja.
• Sprawozdawczość i wykazywanie rezultatów – opis celów, korzyści społecznych i osiągniętych efektów.
• Organizacja Klubów Seniora i Dziennych Domów – prawidłowe funkcjonowanie oraz zapewnienie wymaganej oferty usług.
• Dokumentowanie czasu i zakresu usług – oferta 20-godzinna w Klubie i 40-godzinna w Dziennym Domu.
• Dokumentowanie frekwencji, personelu i zajęć – w tym działań realizowanych poza siedzibą ośrodka.
• Rozliczanie wydatków i wkładu własnego – koszty funkcjonowania, faktury, rachunki i zestawienia finansowe.
• Przygotowanie dokumentacji do sprawozdania i kontroli wojewody – kompletność dokumentów oraz gotowość Klubu lub Dziennego Domu do kontroli.

Szczegółowy program szkolenia:

Szczegółowy program szkolenia
1.Program ASY po podpisaniu umowy – od decyzji o dofinansowaniu do realizacji zadania

• Co oznacza rozpoczęcie realizacji zadania w praktyce?
• Jak czytać umowę, ofertę, harmonogram i kosztorys po przyznaniu dotacji?
• Które zapisy oferty są wiążące przy realizacji i sprawozdaniu?
• Jakie obowiązki ma JST jako oferent i beneficjent dotacji?
• Jak podzielić odpowiedzialność między urząd, OPS/MOPS, księgowość, koordynatora, Klub Seniora, Dzienny Dom i Radę Seniorów?
• Jak stworzyć wewnętrzną checklistę realizacji zadania?
• Jak prowadzić segregator lub elektroniczny folder zadania?
• Jakie dokumenty trzeba gromadzić od pierwszego dnia realizacji?
• Jak przygotować się do sprawozdawczości już na etapie bieżącej realizacji?

CZĘŚĆ I

PRIORYTET III – RADY SENIORÓW I PARTYCYPACJA SPOŁECZNA

2. Priorytet III – istota zadania i rola Rady Seniorów

• Czym jest Priorytet III „Partycypacja społeczna osób starszych”?
• Dlaczego w tym priorytecie centralną rolę pełni Rada Seniorów?
• Jak rozumieć zadanie podjęte z inicjatywy Rady Seniorów?
• Jak rozumieć zadanie zrealizowane w wyniku konsultacji z Radą Seniorów?
• Jak udokumentować, że Rada Seniorów rzeczywiście uczestniczyła w przygotowaniu lub realizacji zadania?
• Jakie dokumenty warto mieć: uchwała, protokół, lista obecności, notatka ze spotkania, opinia, rekomendacja, korespondencja?
• Jak odróżnić aktywność Rady Seniorów od administracyjnej obsługi Rady Seniorów?
• Dlaczego zadanie nie może mieć charakteru inwestycyjnego?
• Jak dokumentować udział seniorów, którzy nie są członkami Rady Seniorów?
• W Priorytecie III adresatami działań są Rady Seniorów inicjujące działania ukierunkowane na aktywizację społeczną i obywatelską osób starszych, a podmiotami uprawnionymi są JST, przy których została powołana i funkcjonuje Rada Seniorów.

3. Realizacja zadania w Priorytecie III – działania obywatelskie, konsultacyjne i społeczne

• Jak realizować działania zgodnie z ofertą i harmonogramem?
• Jak prowadzić spotkania konsultacyjne seniorów?
• Jak organizować debaty, warsztaty, panele, narady obywatelskie i lokalne fora senioralne?
• Jak dokumentować działania dotyczące spraw publicznych i lokalnej polityki senioralnej?
• Jak włączać osoby starsze w proces diagnozy potrzeb lokalnych?
• Jak prowadzić działania na rzecz osób samotnych i osamotnionych?
• Jak animować seniorów do udziału w życiu społecznym?
• Jak wykazać, że projekt zwiększył sprawczość seniorów?
• Jak opisywać działania, które miały charakter miękki, konsultacyjny albo animacyjny?
• Jak dokumentować współpracę Rady Seniorów z OPS/MOPS, urzędem, organizacjami pozarządowymi, instytucjami kultury i Klubem Seniora?

4. Dokumentacja merytoryczna Priorytetu III

• Jaką dokumentację prowadzić dla każdego działania?
• Jak powinien wyglądać opis działania?
• Jak prowadzić listy obecności?
• Czy lista obecności powinna zawierać płeć uczestników?
• Jak dokumentować liczbę osób starszych objętych wsparciem?
• Jak zbierać dane do sprawozdania z podziałem na kobiety i mężczyzn?
• Jak przygotować notatki służbowe z działań?
• Jak prowadzić dokumentację zdjęciową zgodnie z RODO?
• Jak dokumentować monitoring rezultatów?
• Jak przygotować ankiety, formularze ewaluacyjne albo krótkie raporty?
• Jak opisywać odstępstwa od pierwotnego planu realizacji?
• Jak dokumentować zmiany terminu, miejsca albo formy działania?

Wzór sprawozdania końcowego Priorytetu III wymaga opisania wykonania zadania zgodnie z ofertą, wskazania terminu, podmiotu wykonującego działanie oraz stopnia i skali wykonania. Wymaga też opisu osiągniętych celów, przydatności i korzyści społecznych oraz rzeczywistej liczby osób starszych objętych wsparciem z podziałem na płeć.

5. Koszty, dokumenty księgowe i wkład własny w Priorytecie III

• Jak rozumieć koszt bezpośrednio związany z realizacją zadania?
• Jak dokumentować racjonalność i niezbędność wydatku?
• Jak pilnować okresu kwalifikowalności wydatków?
• Jak rozróżniać koszty działań od kosztów administracyjnych?
• Jakie wydatki mogą zostać zakwestionowane?
• Dlaczego nie należy finansować z Priorytetu III bieżącej obsługi administracyjnej Rady Seniorów?
• Jak unikać podwójnego finansowania wydatków?
• Jak prawidłowo opisywać faktury i rachunki?
• Jak wykazać dotację, wkład własny i środki z innych źródeł?
• Jak przygotować zestawienie faktur?
• Jakie dokumenty trzeba przechowywać, mimo że nie załącza się ich do sprawozdania?

Regulamin Priorytetu III wskazuje, że koszty muszą być bezpośrednio związane z zadaniem, racjonalne, faktycznie poniesione, prawidłowo udokumentowane i zgodne z ofertą; jednocześnie jako niekwalifikowalne wymienia m.in. działania inwestycyjne i remontowe, koszty obsługi administracyjnej, księgowej i biurowej zadania oraz koszty obsługi administracyjnej Rady Seniorów.

6. Sprawozdanie końcowe z Priorytetu III

• Jak wypełnić część ogólną sprawozdania?
• Jak opisać wykonanie zadania zgodnie z częścią III oferty?
• Jak wykazać działania, terminy, wykonawców i skalę wykonania?
• Jak opisać ewentualne odstępstwa w realizacji działań?
• Jak opisać cele, przydatność i korzyści społeczne?
• Jak wykazać wpływ zadania na grupę odbiorców?
• Jak opisać sposób monitorowania rezultatów?
• Jak wykazać liczbę kobiet i mężczyzn objętych wsparciem?
• Jak wypełnić rozliczenie według rodzaju kosztów?
• Jak wypełnić rozliczenie według źródeł finansowania?
• Jak przygotować załącznik nr 1 – zestawienie faktur?
• Kiedy trzeba zwrócić niewykorzystaną dotację?
• Jak przygotować oświadczenia końcowe i podpisy?

W sprawozdaniu Priorytetu III należy rozliczyć zadanie według rodzaju kosztów i źródeł finansowania, a zestawienie faktur powinno obejmować wszystkie dokumenty księgowe związane z realizacją zadania. Wzór wskazuje też obowiązek zwrotu niewykorzystanej dotacji w ciągu 15 dni od zakończenia zadania.

CZĘŚĆ II

PRIORYTET V – KLUBY SENIORA I DZIENNE DOMY

7. Priorytet V Moduł 2 – funkcjonowanie ośrodka wsparcia po otrzymaniu dotacji

• Czym jest Priorytet V „Rozwój dziennych form wsparcia”?
• Czym różni się Klub Seniora od Dziennego Domu?
• Jak rozumieć Moduł 2 jako zapewnienie funkcjonowania istniejącego ośrodka wsparcia?
• Jakie obowiązki ma JST wobec Klubu albo Dziennego Domu?
• Jakie obowiązki ma OPS/MOPS jako realizator zadania?
• Jakie obowiązki ma koordynator Klubu albo Dziennego Domu?
• Jak zapewnić ciągłość działania ośrodka?
• Jak dokumentować utrzymanie liczby miejsc?
• Jak określić kryteria uczestnictwa seniorów?
• Jak określić zasady odpłatności seniorów?
• Jak informować seniorów o możliwości korzystania z usług?
• Jak prowadzić stały monitoring jakości usług?

Regulamin Priorytetu V wskazuje, że o dotacje na funkcjonowanie istniejących ośrodków wsparcia mogą ubiegać się m.in. JST, które utworzyły Dzienne Domy Senior-WIGOR oraz Dzienne Domy i Kluby Senior+ na podstawie wcześniejszych umów dotacyjnych. Dokument wskazuje też, że za funkcjonowanie ośrodków, utrzymanie miejsc, dowożenie seniorów, informowanie o usługach i monitoring jakości odpowiada oferent.

8. Standard funkcjonowania Dziennego Domu „Aktywny Senior”

• Jakie podstawowe usługi powinien zapewniać Dzienny Dom?
• Jak dokumentować pomoc w czynnościach dnia codziennego?
• Jak dokumentować zapewnienie minimum jednego posiłku, w szczególności gorącego?
• Jak wykazać 8-godzinną ofertę usług od poniedziałku do piątku?
• Jak rozumieć 40 godzin tygodniowo?
• Jak dokumentować zajęcia i aktywności realizowane poza siedzibą Dziennego Domu?
• Jakie usługi powinny znaleźć się w dokumentacji: socjalne, edukacyjne, kulturalno-oświatowe, ruchowe, sportowo-rekreacyjne, aktywizujące społecznie i terapia zajęciowa?
• Jak dokumentować współpracę z innymi instytucjami i organizacjami?
• Jak wykazać personel i zasoby lokalowe?
• Jak opisywać działania wobec osób zagrożonych chorobami otępiennymi?

Dzienny Dom powinien zapewniać co najmniej 8-godzinną ofertę usług od poniedziałku do piątku, czyli 40 godzin tygodniowo, minimum jeden posiłek oraz podstawowe usługi, m.in. socjalne, edukacyjne, kulturalno-oświatowe, ruchowe, sportowo-rekreacyjne, aktywizujące społecznie i terapię zajęciową.

9. Standard funkcjonowania Klubu „Aktywny Senior”

• Na czym polega działalność Klubu Seniora w Priorytecie V?
• Jak dokumentować motywowanie seniorów do samopomocy?
• Jak dokumentować działania wolontarystyczne seniorów na rzecz innych?
• Jak zapewnić co najmniej 20-godzinną ofertę usług tygodniowo?
• Jak odróżnić godziny otwarcia od faktycznej oferty usług?
• Jak przygotować miesięczny i tygodniowy harmonogram pracy Klubu?
• Jak dokumentować zajęcia prowadzone w Klubie?
• Jak dokumentować zajęcia poza siedzibą Klubu?
• Jak dokumentować zajęcia międzypokoleniowe?
• Jak wykazać działania aktywizujące społecznie?
• Jak prowadzić dokumentację, aby sprawozdanie było zgodne z ofertą?

Program ASY wskazuje, że działalność Klubu „Aktywny Senior” polega na motywowaniu seniorów do samopomocy i działań wolontarystycznych na rzecz innych, a Klub powinien zapewnić co najmniej 20-godzinną ofertę usług tygodniowo.

10. Usługi w Klubie i Dziennym Domu – jak je realizować i dokumentować?

• Jak zaplanować i dokumentować usługi socjalne?
• Jak dokumentować usługi edukacyjne?
• Jak dokumentować usługi kulturalno-oświatowe?
• Jak dokumentować zajęcia ruchowe i kinezyterapię?
• Jak dokumentować usługi sportowo-rekreacyjne?
• Jak dokumentować działania aktywizujące społecznie?
• Jak dokumentować wolontariat międzypokoleniowy?
• Jak dokumentować terapię zajęciową?
• Jak opisywać działania niestandardowe, np. wyjścia, wyjazdy, spotkania integracyjne, zajęcia w parku, zajęcia z instytucjami kultury?
• Jak powiązać dokumentację zajęć z listami obecności, harmonogramem i kosztami?
• Jak unikać sytuacji, w której działanie zostało zrealizowane, ale nie da się go udowodnić dokumentami?

Wzór sprawozdania Priorytetu V Moduł 2 przewiduje wykazanie rodzajów usług zapewnionych w ośrodku, w tym usług socjalnych, edukacyjnych, kulturalno-oświatowych, sportowo-rekreacyjnych, aktywności ruchowej lub kinezyterapii, aktywizujących społecznie, terapii zajęciowej oraz innych zgodnych z ofertą.

11. Frekwencja w Klubie i Dziennym Domu

• Jak prowadzić listy obecności seniorów?
• Jak powiązać listy obecności z miesięcznym zestawieniem frekwencji?
• Jak dokumentować obecność seniora na kilku różnych zajęciach w jednym dniu?
• Jak oznaczać dni wolne, soboty, niedziele i dni niefunkcjonowania ośrodka?
• Jak dokumentować czasowe zamknięcie placówki?
• Jak opisywać choroby seniorów, urlopy, wyjazdy, sezonowość i inne przyczyny niższej frekwencji?
• Jak przygotować wyjaśnienia do sprawozdania, jeśli frekwencja była niższa od zakładanej?
• Jak wykazać działania naprawcze zwiększające frekwencję?
• Jak prowadzić dokumentację frekwencji, aby była spójna z liczbą miejsc, liczbą uczestników i harmonogramem?
• Jak przygotować dokumentację frekwencji na wypadek kontroli?

12. Personel, organizacja pracy i odpowiedzialność za zadanie w Priorytecie V

• Jak wykazać personel zaangażowany przy realizacji zadania?
• Jak dokumentować pracę kierownika, fizjoterapeuty, terapeuty zajęciowego, pielęgniarki, opiekuna, innego specjalisty lub stażysty?
• Jak opisać zmiany kadrowe w trakcie realizacji zadania?
• Dlaczego wolontariuszy nie należy wykazywać jako personelu zadania?
• Jak dokumentować umowy, zakresy czynności i harmonogram pracy osób zaangażowanych w zadanie?
• Jak podzielić odpowiedzialność między pracownika merytorycznego, księgowość i kierownictwo jednostki?
• Jak zapewnić zgodność personelu z ofertą i rzeczywistą realizacją usług?
• Jak dokumentować zastępstwa, nieobecności i zmiany organizacyjne?
• Jak wykazać, że zasoby kadrowe i lokalowe były wystarczające do realizacji zadania?

W sprawozdaniu Priorytetu V Moduł 2 wykazuje się personel zaangażowany przy realizacji zadania, m.in. kierownika, fizjoterapeutę, terapeutę zajęciowego, pielęgniarkę, opiekuna, innego specjalistę i stażystę, przy czym wzór zastrzega, że wśród personelu w ramach zadania nie mogą pracować wolontariusze.

13. Koszty funkcjonowania Klubu i Dziennego Domu

• Jak rozumieć bieżące utrzymanie ośrodka wsparcia?
• Jak powiązać koszt z konkretnym działaniem albo usługą?
• Jak dokumentować koszty zajęć, materiałów, usług, personelu, mediów, transportu i innych wydatków bieżących?
• Jak odróżnić wydatki kwalifikowalne od niekwalifikowalnych?
• Jak pilnować okresu kwalifikowalności wydatków?
• Jak dokumentować wkład własny?
• Jak opisywać faktury i rachunki?
• Jak rozliczać faktury obejmujące kilka rodzajów kosztów?
• Jak unikać błędów w klasyfikowaniu wydatków?
• Jak przygotować dokumenty finansowe do sprawozdania?
• Jak współpracować z księgowością w trakcie realizacji zadania, a nie dopiero na końcu?

________________________________________

14. Sprawozdanie końcowe Priorytetu V Moduł 2

• Jak wypełnić część ogólną sprawozdania?
• Jak wskazać rodzaj ośrodka: Dzienny Dom albo Klub?
• Jak wykazać adres ośrodka i okres realizacji zadania?
• Jak oznaczyć, czy zadanie było realizowane samodzielnie przez JST, czy przez inny podmiot?
• Jak wykazać liczbę dofinansowanych miejsc?
• Jak wykazać maksymalną liczbę seniorów objętych wsparciem?
• Jak wykazać liczbę kobiet i mężczyzn?
• Jak opisać sposób pomiaru rezultatów?
• Jak opisać wpływ zadania na cel strategiczny programu?
• Jak wykazać rodzaje usług?
• Jak przygotować część finansową?
• Jak przygotować zestawienie faktur?
• Jakie oświadczenia podpisuje JST?
• Jakie załączniki trzeba dołączyć do sprawozdania?

Wzór sprawozdania Priorytetu V Moduł 2 obejmuje m.in. dane o ośrodku, podmiocie realizującym zadanie, personelu, liczbie miejsc, liczbie seniorów, sposobie pomiaru rezultatów, rodzaju usług i sprawozdaniu z wykonania wydatków.

15. Zestawienie faktur i opis dokumentów księgowych w Priorytecie V

• Jakie dane musi zawierać zestawienie faktur?
• Jak wskazać numer faktury, datę wystawienia, datę zapłaty i kwotę brutto?
• Jak powiązać fakturę z pozycją harmonogramu rzeczowo-finansowego?
• Jak wykazać kwotę finansowaną z dotacji?
• Jak wykazać kwotę finansowaną z wkładu własnego?
• Jak wykazać wydatki niekwalifikowalne poniesione poza zadaniem?
• Czy do sprawozdania załącza się kopie faktur?
• Kiedy wojewoda może żądać okazania dokumentów?
• Jak prawidłowo opisać fakturę w sposób trwały?
• Kto powinien podpisać opis dokumentu księgowego?
• Jak przechowywać oryginały dokumentów?
• Jak przygotować księgowość do kontroli?

W sprawozdaniu Priorytetu V Moduł 2 zestawienie faktur ma obejmować wszystkie dokumenty księgowe związane z realizacją zadania; do sprawozdania nie załącza się kopii faktur, ale wojewoda może żądać okazania dokumentu podczas rozliczania lub kontroli. Każda faktura powinna zawierać trwały opis zgodny z umową z wojewodą.

16. Zlecenie realizacji zadania organizacji pozarządowej albo partnerstwo

• Kiedy JST może zlecić realizację zadania innemu podmiotowi?
• Jakie obowiązki zachowuje JST mimo zlecenia zadania?
• Jak dokumentować realizację zadania przez NGO?
• Jak kontrolować dokumentację merytoryczną i finansową podmiotu realizującego?
• Jak weryfikować listy obecności, harmonogramy, faktury i rezultaty?
• Kiedy należy złożyć dodatkowe oświadczenie dotyczące realizacji zadania przez inny podmiot?
• Jakie dane podmiotu zewnętrznego trzeba wykazać w sprawozdaniu?
• Jak rozliczyć umowę z organizacją pozarządową przed złożeniem sprawozdania do wojewody?
• Jak ograniczyć ryzyko, że błędy NGO obciążą JST?

17. Kontrola realizacji zadania i najczęstsze błędy

• Jak przygotować dokumentację do kontroli wojewody?
• Jakie dokumenty powinny być dostępne w jednostce?
• Co może zostać sprawdzone w Priorytecie III?
• Co może zostać sprawdzone w Priorytecie V?
• Jak udowodnić, że zadanie było realizowane zgodnie z ofertą?
• Jak udowodnić, że wydatki były kwalifikowalne?
• Jak udowodnić, że uczestnicy faktycznie korzystali ze wsparcia?
• Jak udowodnić frekwencję i zakres usług w Klubie albo Dziennym Domu?
• Jak dokumentować zmiany i odstępstwa?
• Jakich błędów unikać przy listach obecności?
• Jakich błędów unikać przy opisie faktur?
• Jakich błędów unikać przy sprawozdaniu merytorycznym?
• Jakich błędów unikać przy sprawozdaniu finansowym?

Efekty szkolenia

Po szkoleniu uczestnik będzie wiedział:

• jak realizować zadanie po podpisaniu umowy, bez koncentrowania się na etapie aplikowania;
• czym różni się Priorytet III od Priorytetu V;
• jaką rolę w Priorytecie III pełni Rada Seniorów;
• jak dokumentować inicjatywę, konsultacje i działania Rady Seniorów;
• jak prowadzić dokumentację merytoryczną działań partycypacyjnych;
• jak rozliczyć Priorytet III i przygotować sprawozdanie końcowe;
• jak prowadzić Klub Seniora albo Dzienny Dom w Priorytecie V;
• jak dokumentować 20 godzin tygodniowo w Klubie i 40 godzin tygodniowo w Dziennym Domu;
• jak prowadzić frekwencję i dokumentację usług; jak wykazać personel, rezultaty i rodzaje usług w sprawozdaniu;
• jak przygotować zestawienie faktur i opisy dokumentów księgowych;
• jak przygotować się do kontroli wojewody;
• jak uniknąć najczęstszych błędów skutkujących wezwaniami do wyjaśnień albo ryzykiem zwrotu dotacji.