Wideoszkolenie: Księgowość we wspólnotach mieszkaniowych

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Rozliczanie ciepła - w przypadku, kiedy właściciele mają pozakręcane kaloryfery, jak sobie poradzić z tzw. “pasożytnictwem cieplnym”?
• Czy prawidłowym jest stosowanie do rozliczeń przez administratora powierzchni ogólnej budynku?
• Jak przyjąć proporcje kosztów? Np. ile przyjąć kosztów na centrale ogrzewanie, a ile na podgrzanie wody? Czy proporcja 20 do 80 jest prawidłowa?
• Jak rozliczyć koszty zużycia centralnego ogrzewania, aby było to sprawiedliwe w stosunku do wszystkich mieszkańców?
• Czy kształtowanie zaliczek na poczet danej opłaty np. w przypadku ciepła jest podparte jakąś ustawą? Czyim jest obowiązkiem?
• Co w sytuacji, gdy ogrzewanie nieruchomości jest centralne z sieci i jest dłużnik we wspólnocie?
• Jak powinna odbywać się windykacja, gdzie część lokali jest w posiadaniu gminy/ miasta, a reszta jest wykupiona przez osoby, które nie opłacają opłat?
• Planowane zmiany w funkcjonowaniu wspólnot mieszkaniowych w 2026
• KSeF we wspólnotach - Czy wspólnota zobligowana jest wystawiać faktury/rachunki uproszczone w KSeF, jeżeli nie jest płatnikiem VAT?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

I. KSIĘGOWOŚĆ WSPÓLNOTY - Jak zarządzać funduszami wspólnot?

• Czy wspólnota ma sama prowadzić księgowość, czy zatrudnić do tego księgową?
• Jak wygląda księgowość we wspólnotach mieszkaniowych?
• Jak zarządzać funduszami wspólnot?
• Jak skutecznie odpowiedzieć na wymuszanie na gminie działań w sprawie remontów i ich kosztów?
• Czy fundusz remontowy powinien być osobnym funduszem?
• Jak rozliczać wspólnoty mieszkaniowe? Jak rozliczać małe wspólnoty, a jak duże?
• Jak dokumentować wydatki wspólnot mieszkaniowych?
• Koszty rozliczeń standaryzacji, sposoby rozliczeń, wykazywanie i nazewnictwo i zakres obowiązków.
• Jak uwzględnić w budżecie rocznym opłaty za sprzątanie klatek?
• Czy prawidłowym jest stosowanie do rozliczeń przez administratora powierzchni ogólnej budynku?

II. Planowane zmiany w funkcjonowaniu wspólnot mieszkaniowych w 2026

• Status wspólnoty mieszkaniowej.
• Zarządzanie nieruchomością wspólną.
• Tworzenia funduszu remontowego oraz innych funduszy celowych.
• Podejmowanie uchwał.
• Zwoływanie zebrań.
• Opłaty, zaliczki i odpowiedzialność właścicieli.

III. ROZLICZENIA MEDIÓW - Jak rozliczać media we wspólnotach mieszkaniowych?

• Czy można zrezygnować z podzielników ciepła?
• Czy można nakazać utrzymywanie określonej temperatury w lokalu?
• Czy wspólnota może nakazać mieszkańcom utrzymanie minimalnej temperatury w mieszkaniach?
• Czy kształtowanie zaliczek na poczet danej opłaty np. w przypadku ciepła jest podparte jakąś ustawą? Czyim jest obowiązkiem?
• Czy koszty ciepła można rozliczyć wg metrów kwadratowych?
• Czy jest przepis nakazujący montaż ciepłomierzy w lokalach?
• Co zrobić, jeśli właściciele nie płacą zaliczek na pokrycie kosztów mediów?
• Jak powinno wyglądać poprawne rozliczanie w wody w trybie kwartalnym?
• Jakie są najlepsze sposoby na rozliczenie mediów? Czy niedobry można rozliczać według zużycia wody, czy lepiej według liczby osób? Jak rozliczać różnice?
• Jak rozliczać straty na wodzie?
• Czy istnieją jakieś ułatwienia dotyczące rozliczenia za wodę?
• Jak rozliczać wodę i media? Jak wyliczyć koszty ciepłej wody?
• Jak postępować w przypadku nadpłat i niedopłat za media?
• Czy nadpłaty są zwracane właścicielom lokali?
• Czy niedopłaty pokrywa najemca, czy właściciel?
• Co zrobić, jeżeli w wyniku posiadania podzielników ciepła, mieszkańcy mają bardzo duże niedopłaty w okresie grzewczym? Jak sprawiedliwe rozliczyć ciepło, w momencie, kiedy niektórzy lokatorzy niewystarczająco ogrzewają swoje mieszkania?
• Jak przyjąć proporcje kosztów? Np. ile przyjąć kosztów na centrale ogrzewanie, a ile na podgrzanie wody? Czy proporcja 20 do 80 jest prawidłowa?
• Co w przypadku strat na wodzie i ściekach na częściach wspólnych, jeżeli właściciele nie zgadzają się na pokrycie tej straty? Jak z tego wybrnąć?
• Rozliczanie ciepła - w przypadku, kiedy właściciele mają pozakręcane kaloryfery, jak sobie poradzić z tzw. “pasożytnictwem cieplnym”?
• Czy wchodząc do wspólnoty możemy pozostać na indywidualnej umowie w sprawie rozliczania mediów, ścieków, odpadów? Czy wspólnota jest zobligowana do tego, żeby zbiorowo płacić/ wykonać deklarację?
• Jak rozliczać straty ciepła w budynku, jeżeli są ogrzewane części wspólne?
• Jakie są zasady prawidłowo napisanego regulaminu rozliczania ciepła we wspólnocie?
• Jakie koszty możemy uwzględniać przy rozliczaniu kotłowni osiedlowych? Czy możemy uwzględnić koszty przeglądu kotłowni, usterek konserwacyjnych lub koszty ogrzewania?
• W jaki sposób dokonać ustalenia ceny za ciepłą wodę w danej nieruchomości?
• Jak rozliczyć koszty zużycia centralnego ogrzewania, aby było to sprawiedliwe w stosunku do wszystkich mieszkańców?
• W jaki sposób powinno wyglądać prawidłowe rozliczenie? Przyjęte jest rozliczanie mieszkania od metrów użytkowych mieszkania. Czy powinno być od udziałów części wspólnych, od powierzchni wspólnej, czy od metra kwadratowego?

IV. CZYNSZE

• Zasady ustalania i zmiany opłat
• Co w przypadku, gdy małżeństwo jest po rozwodzie, ale nie ma podziału majątku i jeden ze współwłaścicieli płaci tylko połowę swojego czynszu?

V. DŁUŻNICY I WYDATKI SĄDOWE I KOMORNICZE

• Z jakich środków wspólnota pokrywa wydatki sądowe i komornicze egzekucji?
• Czy koszty sądowe i komornicze można przeksięgować na konto dłużnika?
• Jakie są sposoby na zwiększenie ściągania należności? Windykacja dłużników we wspólnocie.
• Egzekwowanie należności/ niespłacanie czynszu.
• Jakie są procedury działania z windykacją lokatorów?
• Jak skutecznie zwiększyć stopień ściągalności długów?
• Co zrobić w przypadku gospodarstw, które nie płacą, zanim dojdzie do licytacji takiego mieszkania?
• Jak dochodzić zaległości? Jak postępować z dłużnikami?
• Co w sytuacji, gdy ogrzewanie nieruchomości jest centralne z sieci i jest dłużnik we wspólnocie?
• Jak wyegzekwować należności od właścicieli, jako członków wspólnoty mieszkaniowej? Np. nie ma środków innych niż te powszechnie znane?
• Jak powinna odbywać się windykacja, gdy część lokali jest w posiadaniu gminy/ miasta, a reszta jest wykupiona przez osoby, które nie opłacają opłat?
• Pomoc Wspólnoty w egzekucji komorniczej.

VI. KSEF

• Nadawanie uprawnień w systemie KseF.
• KSeF - Czy wspólnota mieszkaniowa musi wysyłać faktury, które wystawia w KSeF?
• Czy wspólnota jest opodatkowana VATem, czy nie?
• KSef - Jak wygląda fakturowanie dla wspólnot mieszkaniowych? Czy należy drukować faktury, czy nie? Czy konieczne jest podpisywanie się dwoma podpisami elektronicznymi?
• KSeF we wspólnotach - Czy wspólnota zobligowana jest wystawiać faktury/rachunki uproszczone w KSeF, jeżeli nie jest płatnikiem VAT?
• Obsługa KSeF - odbiór faktur, wysyłka faktur. Jak to wygenerować?

VII. ODPADY

• Obowiązki Wspólnoty wynikające z ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach
• Jak rozliczać koszty odpadów wielkogabarytowych i innych odpadów limitowanych.
• Jakie środki ma zarządca nieruchomości w kwestii oświadczeń o liczbie osób zamieszkujących w lokalu? Co jeżeli właściciel deklaruje mniej osób niż jest naprawdę? Chodzi np. o płacenie za śmieci zgodnie z liczbą mieszkańców lokalu
• Co robić w przypadku braku segregacji odpadów?
• Co jeśli jedna osoba (nieuchwytna) nie segreguje śmieci, a kara przychodzi na wspólnotę? (Wspólnota jest podmiotem umowy i wspólnota dostaje karę)
• Obciążanie za opłaty odpadowe - Czy powinna to robić gmina? Czy wspólnota powinna pobierać od mieszkańców takie opłaty?
• Jak wygląda kwestia rozliczeń odpadów według zużycia wody zimnej?

Cele szkolenia:

Usystematyzowanie wiedzy z zakresu zasad prowadzenia księgowości i zarządzania funduszami we wspólnotach mieszkaniowych, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego dokumentowania wydatków i tworzenia budżetu rocznego.

Rozwinięcie umiejętności prawidłowego rozliczania mediów, w tym wody, ścieków oraz energii cieplnej, a także eliminowania strat na częściach wspólnych i zjawiska tzw. pasożytnictwa cieplnego.

Doskonalenie praktyki tworzenia poprawnych regulaminów rozliczania ciepła oraz ustalania cen i zaliczek za media w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i sprawiedliwe kryteria podziału kosztów.

Przygotowanie do prowadzenia skutecznych działań windykacyjnych i egzekucyjnych wobec dłużników wspólnoty, w tym w trudnych przypadkach nieuregulowanych stanów prawnych lub braku wpłat od właścicieli lokali.

Zapoznanie uczestników z prawidłowym kwalifikowaniem oraz rozliczaniem kosztów gospodarowania odpadami komunalnymi i wielkogabarytowymi, ze szczególnym uwzględnieniem weryfikacji deklaracji mieszkańców i odpowiedzialności za brak segregacji.

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące Księgowości we wspólnotach mieszkaniowych. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w ZGK, UMiG. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z Księgowością wspólnot mieszkaniowych.

Efekty:

WIEDZAUczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą prawnych i organizacyjnych aspektów prowadzenia finansów wspólnoty, zaliczek na poczet mediów oraz zasad pokrywania kosztów sądowych, komorniczych i związanych z utrzymaniem nieruchomości. Ponadto poznają praktyczne sposoby konstrukcji regulaminów rozliczania ciepła i wody, ustalania cen za media oraz legalnych metod weryfikacji rzeczywistej liczby mieszkańców zgłoszonych w deklaracjach odpadowych.

UMIEJĘTNOŚCIUczestnicy nauczą się prawidłowo rozliczać nadpłaty, niedopłaty i straty mediów na częściach wspólnych oraz wyliczać koszty ogrzewania i ciepłej wody z zastosowaniem odpowiednich proporcji i wskaźników.

KOMPETENCJEUczestnicy rozwiną umiejętność samodzielnego podejmowania decyzji w sprawach spornych dotyczących rozliczeń finansowych między gminą, wspólnotą a indywidualnymi właścicielami lokali.