Wideoszkolenie: KFS

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Przykładowe systemy oceniania wniosków, w szczególności kiedy wnioskowane środki nie pokrywają się z posiadanym limitem przyznanym dla PUP
• Jak prawidłowo kontrolować pracodawców w zakresie realizowanych umów?
• Co może wchodzić w zakres kontroli pracodawców?
• Jak należy przygotować się do kontroli wydatkowanych środków z KFS-u?
• Na co należy zwrócić szczególną uwagę podczas kontroli NIK?
• W jakich sytuacjach należy wymagać zwrotu dofinansowania?
• Jak powinno brzmieć oświadczenie o przetwarzaniu danych osobowych?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania uczestników, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatniej edycji szkolenia:

• Jeśli podczas kontroli okaże się, że na 3 pracowników jeden z nich był jednak zatrudniony na umowie zlecenia, a więc nie był pracownikiem, to czy pracodawca jest zobowiązany do zwrotu całości środków?
• Pracodawca wskazał jako jednostkę szkoleniową fundację, która w KRS nie ma PKD dotyczącego szkoleń, lecz wpisany ma cały dział PKD: Edukacja. Czy jest to prawidłowe?
• Jaką kwotę możemy przeznaczyć na promocję?
• Osoba powróciła do pracy po opiece nad dzieckiem. W firmie jest nowym pracownikiem, czyli będąc na opiece był osobą bezrobotną. Co w takim przypadku?
• Jak rozpatrzeć wniosek, który nie został opatrzony żadnym podpisem przez pracodawcę? Jednostka szkoleniowa wypełniła wniosek i wysłała do nas przez kuriera.
• Co w przypadku, gdy do wniosku pracodawca dołączył wzór zaświadczenia o ukończeniu szkolenia oraz wzór certyfikatu. Pracownik ukończył szkolenie i otrzymał zaświadczenie, ale nie zdał egzaminu i nie będzie mógł dostarczyć certyfikatu. Czy żądamy zwrot kosztów, czy uznajemy szkolenie za ukończone?
• Jakie dokumenty powinien dołączyć pracodawca do wniosku o sfinansowanie studiów podyplomowych? Jakie dokumenty powinien przedłożyć z uczelni? Czy umowę z pracownikiem również?
• Wniosek podpisuje członek zarządu, który stał się nim wg protokołu nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki z dnia 1 lutego 2024. Wcześniej nim nie był. Kilka dni później spółka złożyła wniosek o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców, ale zmiany jeszcze nie zostały uwzględnione w KRS w dniu składania wniosku w dniu 28 lutego 2024 r. Spółka jednak dołączyła do wniosku kopie protokołu i wniosku o zmiany. Czy w takim przypadku nie ma przeszkód, aby uwzględnić wniosek podpisany przez nowego członka zarządu, który może taki wniosek sam podpisać wg nowych zmian, choć w publicznych rejestrach KRS nadal są stare dane spółki?
• Czy można sfinansować szpitalowi szkolenie z podstawowych zabiegów RKO dla pielęgniarek?
• Przy podpisywaniu umowy pracodawca nie poinformował urzędu, że pracownica skierowana na studia podyplomowe jest w ciąży i w trakcie studiów podyplomowych urodziła dziecko i wystąpiła na uczelni o urlop dziekański (urlop macierzyński w zakładzie pracy). Co w takim przypadku ma zrobić PUP, jeżeli termin ukończenia studiów został przesunięty, a pracodawca występuje do urzędu o zmianę terminu trwania umowy? Czy umożliwić pracownikowi ukończenie studiów podyplomowych?
• Czy zakup ampułkostrzykawki spełnia warunki priorytetu nr 1?

• Czy w priorytecie dla motoryzacji mechanicy mogą szkolić się z diagnostyki samochodowej?
• Co, jeśli firma szkoląca składa wniosek podpisany przez pracodawcę w jego imieniu?
• Czy jest zapis w rozporządzeniu, że urząd może całkowicie zrezygnować z negocjacji?
• Czy można przyjąć wniosek, jeżeli wymagany załącznik jest pusty?
• Czy poza nieprzekroczeniem limitu pomocy de minimis można badać przekroczenie limitu pomocy społecznej?
• Jeżeli wnioskodawcą jest osoba fizyczna zatrudniająca mniej niż 10 osób, ale nie jest przedsiębiorcą, to czy możemy uznać go za mikroprzedsiębiorcę?
• Czy po analizie wniosków powinniśmy sprawdzać raport U7?
• Czy fakturę za szkolenie płacimy przed rozpoczęciem, w trakcie, czy po ukończeniu szkolenia?

Priorytety na 2024 r. – interpretacja, wyjaśnienia, m.in.:

• Jakie dokumenty wymagane są do priorytetu w celu określenia branż strategicznych?
• W jaki sposób określić obszary lub branże wymagające szczególnego wsparcia w ramach priorytetu C z rezerwy? Jakie dokumenty mają przedstawić pracodawcy?
• Czy priorytet dot. wdrożenia nowych technologii zawsze wiąże się z zakupami? Czy może być tylko oświadczenie pracodawcy, że wdroży nowe technologie i procesy?
• Czy zaświadczenie o ukończeniu kursu jest konieczne do dostarczenia przy każdym kursie, który został ukończony przez uczestnika, niezależnie od wyniku egzaminu?
• Jeżeli pracodawca wnioskuje o kurs w ramach priorytetu 2., ale we wniosku podaje kod zawodu, to czy w równowadze powinniśmy wzywać do zweryfikowania wniosku i ewentualnej poprawy czy oceniać złożony wniosek bez poprawek?

1. Krajowy Fundusz Szkoleniowy w świetle aktualnych przepisów

• Praktyczna analiza prawna obowiązujących przepisów ustawowych i wykonawczych
• Przepisy prawne stwarzające problemy interpretacyjne, a ich wymiar praktyczny
• W jaki sposób przepisy regulują ocenę wniosków?
• Jaki jest minimalny zakres potrzebnych działań i dokumentów w realizacji KFS-u?
• Inne przepisy prawne związane z realizacja zadań z KFS

2. Wnioski z perspektywy urzędu

• Jak powinien wyglądać wniosek z uwzględnieniem nowych priorytetów?
• Czy każdy urząd ma sam konstruować wniosek i na w jakich ramach prawnych ma być oparty?
• Jak prawidłowo oceniać wnioski formalnie i merytorycznie?
• Co brać pod uwagę przy rozpatrywaniu wniosków?
• Czy zasady dotyczące sporządzania wniosków/umów są takie same dla każdego województwa? Kto o tym decyduje?
• Waga brana pod uwagę przy wnioskach – czy należy to robić punktacją? Jaka jest praktyka oceny wniosków w innych urzędach?
• Komu w pierwszej kolejności należy udzielać wsparcia, jeżeli złożonych wniosków przez
• pracodawców jest więcej niż posiadanych środków?
• Kto jest odpowiedzialny za przygotowanie wniosku? Jaka jest odpowiedzialność w tym zakresie Pracodawcy, a jaka instytucji szkoleniowej?
• Jakie są kontrolne wnioski z NIK-u i jakie są procedury przeprowadzania przez służby wojewody w zakresie KFS?
• Jeśli w momencie składania wniosku pracownica przebywa na urlopie macierzyńskim, ale w chwili terminu szkolenia będzie już pracowała, to czy możemy przyznać?
• Czy jeden pracodawca może złożyć więcej niż dwa wnioski w jednym naborze?
• Czy wskazanie w zasadach, że przy naborze pracodawca może złożyć maksymalnie 2 wnioski nie jest ograniczeniem?
• Czy pracodawca może złożyć wniosek na kilka szkoleń dla kilku pracowników - wszystko w jednym wniosku?
• Na co powołać się w przypadku złożenia wniosku przez instytucję szkoleniowa przy odmowie?
• Czy pozostawiamy wniosek bez rozpatrzenia, jeżeli pracodawca nie dołączył zaświadczenia o ukończeniu kursu, ale załączył dokument kwalifikacyjny - uprawnienia po zdanym egzaminie?
• Czy można odmówić/odrzucić wniosek, jeżeli pracodawca został wezwany do uzupełnienia wniosku, ale nie uzupełnił go kompletnie?
• Czy można wezwać pracodawcę do uzupełnienia niewyczerpującego uzasadnienia celowości szkolenia w trakcie oceny wniosku?
• Jeżeli burmistrz chciałby skorzystać ze studiów podyplomowych, to kto składa wniosek?
• Czy wniosek złożony ze względu na miejsce prowadzenia działalności musi być poparty odpowiednim dokumentem rejestrowym?
• Czy zasadne jest, aby wnioski złożone przez jednostki samorządowe były opiniowane przez Powiatową Radę Rynku Pracy?
• Co w sytuacji, gdy wiemy, że szkolenia z danej branży są cykliczne i pracodawca złożył wniosek z najbliższą data szkolenia, a my nie zdążymy go rozpatrzyć?
• Czy rozpatrujemy wnioski zgodnie z kolejnością wpływu?
• Czy pracodawcy powinni składać oświadczenia sankcyjne na etapie wniosku?
• Jak należy traktować sytuację, gdy pracownik uczestniczył w szkoleniu na prawo jazdy kat C, które ukończył z wynikiem pozytywnym, ale nie zdał egzaminu i nie zdobył uprawnień? We wniosku jest wpisane szkolenie plus egzamin. Czy należy uznać, że kształcenie zostało zakończone i pracodawca wywiązał się z umowy?
• Co w przypadku wniosku elektronicznego w przypadku spółki, gdzie jest dwóch współwłaścicieli?
• Co z wnioskiem, który złożyła instytucja szkoleniowa, a nie pracodawca i podpisany jest podpisem
• elektronicznym właściciela instytucji szkoleniowej?
• PRZYKŁAD: mamy przypadki instytucji publicznych, które składają nam wnioski na wielu pracowników. Jedno szkolenie osoba uzyskała w pierwszej połowie roku, a teraz złożono wniosek na drugie szkolenie dla tej samej osoby - jest to szkolenie związane z jej stanowiskiem pracy. Czy finansujemy tej osobie drugie szkolenie? Nie przekraczamy tej kwoty, którą możemy sfinansować jednej osobie w roku.

3. Pomoc de minimis

• Kogo z wnioskodawców należy uznać za beneficjenta pomocy publicznej?
• Kto ma status przedsiębiorcy w rozumieniu o przepisach pomocy publicznej?
• Jak osoby powinny składać dokładnie wnioski de minimis?
• Komu należy się pomoc de minimis, a komu nie?
• Jak najlepiej badać powiązania faktyczne do pomocy de minimis?
• Co w przypadku, gdy pracodawca nie jest beneficjentem pomocy publicznej?

4. Limity – podział środków

• Do jakiej kwoty może się pracownik szkolić?
• Jak ustalać te limity - na pracodawcę, czy na osobę?
• Czy wolno samemu ustalać limity na szkolenia inne limity niż te określone w ustawie?
• Możliwa wysokość dofinansowania w zależności od sytuacji danego wnioskodawcy/podmiotu powiązanego.
• Jak weryfikować limity pod kątem czy ktoś już kiedyś korzystał z KFS i czy pozyskał środki?
• Co w sytuacji, gdy łączna kwota złożonych wniosków przekroczy limit, którym dysponuje PUP? Jak rozpatrywać, jeżeli wszystkie spełniają priorytet?
• Czy można z góry podzielić limit na dwa nabory?
• Osoba została zatrudniona w ramach prac interwencyjnych. Czy pracodawca może skorzystać ze środków KFS na taką osobę?
• Co w przypadku, gdy w trakcie naboru wpłynie więcej wniosków niż dostępnych środków? Czy trzeba rozpatrzyć wszystkie wnioski? Czy jest możliwość rozpatrzenia tylko do wysokości przyznanych środków, informując, że będą rozpatrywane tylko wnioski zgodnie z kolejnością złożenia, do wysokości środków?
• Jak dokonywać ocenę efektywności wykorzystania środków KFS?
• Co w sytuacji, gdy pracownik zmieni pracę w trakcie szkolenia i będąc zatrudniony u innego pracodawcy dokończy szkolenie? Czy jest zobowiązany zwrócić środki?
• Jakie dofinansowanie ze środków KFS przysługuje fundacjom/stowarzyszeniom, niebędącym przedsiębiorcami i zatrudniającymi poniżej 10 osób - 80% czy 100%?
• Czy pracodawca zatrudniający pracownika młodocianego może ubiegać się o środki z KFS-u?
• Jeśli firma nie chce obniżyć kosztów, to czy możemy odmówić finansowania?

5. Jaki jest sposób rozliczania umów z KFS?

• Jakie dokumenty są potrzebne od pracodawców?
• Jakie dokumenty i w jakich procedurach prowadzi się kontrolę i rozliczenie umowy?
• Jak należy skonstruować umowę, żeby nie było żadnego ryzyka związanego z dochodzeniem w sądzie z tych środków?
• Jaki jest prawidłowy termin przekazywanie środków finansowych, które są przyznane dla danego pracodawców w ramach umowy uwzględniających gospodarność środków publicznych
• Proces po zawarciu umowy w przypadku zmian ze strony pracodawców?
• Co w sytuacji, jeśli pracodawca po podpisaniu umowy chce wprowadzić do umowy zmiany, np. zmienić pracownika do objęcia KFS albo na przykład zmienia się termin szkolenia lub inne kwestie?
• Co w sytuacji, gdy pracownik nie ukończy kształcenia ze względów zdrowotnych, ale nie z własnej winy? Czy pracodawca winien zwracać środki z części nieodbytego szkolenia, czy należy rozliczyć całość kosztu kursu?
• W jaki sposób inne urzędy posługują się tymi rozliczeniami, jakich dokumentów wymagają?
• Czy przy rozliczeniu pracodawca powinien dostarczyć dokument dot. wyniku egzaminu?
• Czy mamy obowiązek zweryfikować, w jaki sposób dana osoba współpracująca jest rozliczana na deklaracji ZUS?

6. Monitoring i kontrola w zakresie korzystania z KFS

• W jaki sposób i w jakim zakresie pracodawcy powinni być kontrolowani?
• Jakie kwestie w szczególności pytać pracodawców podczas kontroli? Jakie dokumenty należy weryfikować? Sprawdzanie, czy są zawarte umowy z pracownikami – czy możemy i na jakiej podstawie można tego żądać?
• Czy powinniśmy żądać dokumentów ZUSowskich DRA?
• Jakimi dokumentami powinniśmy my się posługiwać, idąc na taką kontrolę?
• Jak powinna przebiegać kontrola realizacji umów o finansowanie z KFS działań obejmujących kształcenie ustawiczne u pracodawców/ u realizatorów kształcenia?
• Czy kontrolujemy wszystkie umowy KFS?
• Czy upoważnienie powinno być sporządzone tylko na konkretny dzień?
• Czy pracownicy zajmujący się bezpośrednio KFS-em mogą kontrolować?
• Czy kontrola może być dokonana w urzędzie pracy z dostarczenia dokumentacji do wglądu pracownika PUP?
• Czy możemy kontrolować szkolenie poza siedzibą pracodawcy, czyli w instytucji szkoleniowej na terenie całego kraju?
• Czy w trakcie kontroli możemy prosić umowę o pracę w celu stwierdzenia, czy uczestnik szkolenia był na pewno pracownikiem?

7. W toku kontroli NIK

• Jak należy przygotować się do kontroli z NIK? Na co należy zwrócić szczególną uwagę?
• Na co NIK zwraca szczególną uwagę przy kontroli dokumentacji z KFSu?
• W jakim aspekcie wynikają największe nieprawidłowości?
• Wskazówki dla osób, które od początku powstania KFS nie miały kontroli
• Priorytety na 2024 r. – interpretacja, wyjaśnienia
• Instytucje szkoleniowe niestety nadużywają wytycznych/priorytetów i dostosowują oferty cenowo do priorytetów i do tego co się dzieje na rynku. Widzimy często po proponowanych szkoleniach dla KFSu inne cenny niż te rynkowe – czy da się to jakoś rozwiązać? Czy jest na to jakiś wpływ? Jak analizować takie oferty?
• Na co zwrócić uwagę, jak rozmawiać z instytucjami, czy można negocjować w tym zakresie?
• Kto jest upoważniony do podpisywania umów?
• Kiedy podpisujemy umowę, a kiedy porozumienie?
• Czy oprócz zmian priorytetów przewidywane są aktualnie jeszcze jakieś zmiany w przepisach?
• Prezesi w równych spółkach – czy mogą iść na szkolenie? (spółki jawne, spółki akcyjne, spółki z.o.o) Czy starosta i członkowie rady mogą uczestniczyć w szkoleniu?
• Forma prawna – jak jest z.o.o komandytowa akcyjna i są powiązane ze sobą – kto kiedy i w jakim zakresie powinien podpisywać wnioski, dokumenty, umowy?
• Omówienie formy prawnej, jeśli mamy spółki powiązane, na przykład spółka z.o.o komandytowa i akcyjna w jednej formie prawnej
• O jakie dokumenty można prosić pracodawcę podczas kontroli?
• Czy do kontroli przedsiębiorców z KFS mają również zastosowanie przepisy o kontroli wynikające z ustawy Prawo przedsiębiorców?
• Czy kontrola może być dokonana w urzędzie pracy z dostarczenia dokumentacji do wglądu pracownika PUP?
• Czy możemy kontrolować szkolenie poza siedzibą pracodawcy, czyli w instytucji szkoleniowej na terenie całego kraju?
• Czy w trakcie kontroli możemy prosić umowę o pracę w celu stwierdzenia, czy uczestnik szkolenia był na pewno pracownikiem?

8. Problematyczne sytuacje występujące w pracy osób zajmujących się KFS

• Czy rozliczenie środków KFS odbywa się po pierwszym egzaminie?
• Co w sytuacji, gdy pracownik rozpocznie studia podyplomowe świadcząc pracę u pracodawcy, a zakończy studia będąc na urlopie wychowawczym?
• Co, jeżeli pracodawca nie dostarczył dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków zgodnie z przeznaczeniem?
• Czy zamiast zaświadczenia może być certyfikat?
• Co w przypadku, gdy program jest darmowy, a pracownik wymaga przeszkolenia w celu korzystania z jego pełnego potencjału? Czy wystarczy oświadczenie pracodawcy?
• Czy można korzystać z zawodów deficytowych określonych w barometrze w województwie i powiecie? Czy należy wybrać tylko jeden barometr?
• Czy szkolenia z Excela lub Worda i innych programów komputerowych wchodzą w priorytet 4.?
• Czy w ramach potwierdzenia spełniania priorytetu możemy wymagać orzeczenia o stopniu niepełnosprawności i mieć je jako załącznik do wniosku? Czy sporządzamy tylko notatkę z danego orzeczenia?
• Co, jeżeli przy weryfikacji wniosku i wpisaniu REGON okaże się, że pracodawca prowadzący działalność gospodarczą prowadzi również gospodarstwo rolne?
• Czy w liczbie zatrudnionych pracowników należy wpisać 0, jeśli pracodawca zatrudnia tylko młodocianych?
• Czy przy naborze powinniśmy ustalić maksymalną wysokość środków KFS na pracownika lub firmę?
• Czy wzór dokumentu stanowiący ukończenie kursów może posiadać tylko imię i nazwisko? Czy musi mieć dane takie jak zaświadczenie?
• W jakich sytuacjach podejmować negocjacje dot. kosztu szkolenia? Przed oceną merytoryczną czy po ocenie?
• Czy pracownicy starostwa powiatowego mogą skorzystać z KFS?
• Jak przeprowadzić kontrolę KFS?
• Czy wnioski składane przez jednostki organizacyjne powiatu mogą być opiniowane przez powiatową radę rynku pracy?
• Jak skontrolować starostwo powiatowe? Co w przypadku, gdy stwierdzimy rażącą nieprawidłowość?
• Czy faktura dot. promocji powinna zawierać podatek vat? Czy kwota zamawiana ze środków KFS ma opiewać na kwotę netto, czy brutto?
• Czy weryfikować deklaracje o długości zatrudnienia?
• Czy w możemy od 01.01.2024 r. stosować rozporządzenie nr 1407?
• Za promocję (spotkanie z pracodawcami) musi być faktura z usługą za catering. Czy może być faktura za zakupy w sklepie?
• Jeżeli ze szkolenia korzysta kierownik GOPS, to czy powinniśmy wymagać umowy w sprawie kształcenia ustawicznego?
• Czy często zdarzają się zmiany terminów szkoleń po podpisaniu umowy? Jak do tego podchodzą urzędy?
• Czy akceptować płatności do organizatora kształcenia poprzez „pośrednika płatności”?
• Czy w przypadku sp. z o.o., jeżeli prezes ma umowę o pracę, a pracownicy zatrudnieni są na umowę zlecenie, prezes może korzystać z KFS?
• Jak dokładnie rozumieć definicję osoby współpracującej?
• Czy zatrudnienie pracowników przelicza się na pełne etaty?
• Czy możemy uznać, że jeśli pracodawcy nie ma w rejestrze KRS lub CEIDG, to nie jest przedsiębiorcą?
• Czy osoba fizyczna zatrudniająca nianię na umowę o pracę może skorzystać z KFS-u?
• Jeśli jest kurs spawania, który kończy się egzaminem, to czy dokumentem potwierdzającym kompetencje będzie świadectwo egzaminu spawacza? Czy powinien być dołączony wzór zaświadczenia o ukończeniu kursu? Co w sytuacji, gdy uczestnik kursu nie zda egzaminu?
• Czy przy kursie na koparko-ładowarki potrzebny jest wzór zaświadczenia?
• Z czego wynika fakt, że za szkolenie z zakresu operatora maszyn do sprzętu ziemnego (ładowarki,koparko-ładowarki) nie jest wymagany wzór dokumentu potwierdzającego nabycie kompetencji po szkoleniu?
• Co, jeżeli ktoś nie zda egzaminu na prawo jazdy? Jakie dokumenty powinien przedstawić w tym przypadku?
• Co robić, jeśli są finansowane egzaminy, które nie pójdą po myśli i nie zostaną zdane? Co wtedy z dokumentacją?
• Czy osoba zatrudniona na 1/65 etatu może skorzystać z KFS?
• Czy mamy obowiązek sprawdzania czy faktycznie pracodawca zawiera umowę z pracownikiem?
• Czy są jakieś zasady lub regulamin przekazywania materiałów promocyjnych?
• Czy prezes spółki, zatrudniony na umowę o pracę, może skorzystać ze szkolenia z KFS?
• Czy jeśli w spółce w skład organu jest prezes zarządu i wiceprezes zarządu (mają po 50% udziałów w spółce) i prezes przedstawia umowę o pracę. Czy w tym przypadku może być sfinansowane szkolenie z KFS?
• Czy urzędy zawsze otrzymują 80 % dofinansowania?
• Czy OPS zatrudniający 9 osób może uzyskać 100% dofinansowania, jeżeli nie spełnia definicji mikroprzedsiębiorcy?
• Czy szkolimy pracowników pracujących w zawodach deficytowych, czy do zawodów deficytowych?
• W którym momencie możemy przeprowadzić negocjacje?
• Czy dopuszczalna jest refundacja po przedłożeniu faktury za szkolenie przez pracodawcę?
• Jeżeli pracownik zakończył szkolenie, ale nie zdał egzaminu, to czy możemy nie wymagać zwrotu za szkolenie, tylko wydłużyć czas realizacji szkolenia?
• Czy pracodawca, który zatrudnia tylko małżonka na podstawie umowy o pracę, może ubiegać się o dofinansowanie kształcenia ustawicznego dla małżonka lub dla siebie? Pozostaje on z małżonkiem we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracuje przy prowadzeniu tej działalności. Czy małżonek jest osobą współpracującą?
• Czy weryfikować instytucje szkoleniowe realizujące KFS?
• Kto podpisuje umowę, jeżeli wniosek składany jest przez DPS?
• Z kim powinniśmy zawrzeć umowę w przypadku szkolenia kierowców jednostek samorządowych?
• Co z interpretacją ministerstwa, że w przypadku jednostek niebędących przedsiębiorcami wielkość dofinansowania uzależniona jest od liczby zatrudnionych osób?