Wideoszkolenie: KFS

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Przedstawienie aktualnie obowiązujących rozwiązań legislacyjnych i przepisów prawnych
• Przedstawienie nowych priorytetów KFS na 2025 r.
• Interpretacja nowych zasad w zakresie Priorytetów KFS 2025 r.
• Omówienie studium przypadków stwarzające problemy z interpretacją
• Przedstawienie przykładowego systemu oceniania wniosków
• Propozycja przykładowej umowy o KFS i prawidłowa realizacja umów
• Przedstawienie aspektów wpływających na prawidłową kontrolę wydatkowanych środków.

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pełny program szkolenia został przygotowany na podstawie zgłaszanych problemów przez praktyków KFS.

Pytania uczestników, na które odpowiedzieliśmy w trakcie ostatniego terminu:

• Jaki procent środków KFS można przeznaczyć na promocję?
• Jeżeli właściciel firmy chce przeszkolić swoją żonę, ale nie mamy pewności, czy jest ona zatrudniona na umowę o pracę, to jakie dokumenty musi przedłożyć?
• Zdarza się, że pracodawca nie potrafi przedstawić do porównania cen szkoleń o podobnej tematyce, o które wnioskuje. Czy rozpatrujemy wniosek, czy wzywamy do wyjaśnień?
• Czy każdy pracownik urzędu bez względu na zajmowane stanowisko po uzyskaniu upoważnienia może przeprowadzić kontrolę?
• Czy statut jest dokumentem potwierdzającym oznaczenie formy prawnej?
• Pracodawca zawiera z jednostką szkolącą umowę o zorganizowane szkolenia w określonym terminie. Co w przypadku studiów?
• Czy przyznajemy środki KFS, jeżeli pracodawca ma zaległości w opłacaniu składek ZUS?
• Pracodawca otrzymał wsparcie dla 10 pracowników w zakresie „kierowca operator wózków jezdniowych”. Ostatecznie szkolenie ukończyli wszyscy, ale uprawnienia zdobyło tylko 5 osób. Czy rozliczamy umowę?
• Czy przeprowadzamy kontrolę, jeżeli szkolenie odbywa się w odległości od 100 km od siedziby urzędu? Czy kontrole przeprowadzamy losowo?
• Czy w ogłoszeniu o naborze podawać informacje o kwocie środków jakie urząd posiada na szkolenia?

• Czy powinniśmy wymagać umowy w sprawie kształcenia ustawicznego w przypadku szkolenia kierownika GOPS-u?
• Co, jeżeli osoba wnioskuje o kilka szkoleń i nie dołączy programu jednego z nich? Czy należy odrzucić wniosek w całości?
• Czy rozpatrujemy negatywnie wniosek, jeżeli pracodawca wezwany do jego uzupełnienia nie zrobił tego?
• Czy do wydawanych zaświadczeń pomocy de minimis należy zastosować druk z lipca 2024 r.?
• Czy powinniśmy stosować wzór wniosku narzucony przez ministerstw ogłaszając teraz nabór?

I. Krajowy Fundusz Szkoleniowy w świetle aktualnych przepisów

• Praktyczna analiza prawna obowiązujących przepisów ustawowych i wykonawczych
• Przepisy prawne stwarzające problemy interpretacyjne, a ich wymiar praktyczny
• W jaki sposób przepisy regulują ocenę wniosków?
• Jaki jest minimalny zakres potrzebnych działań i dokumentów w realizacji KFS-u?
• Inne przepisy prawne związane z realizacja zadań z KFS

II. Priorytety na 2025 r. – interpretacja, wyjaśnienia. Praktyczne wskazówki w świetle kierunkowych wytycznych oraz wyjaśnień i interpretacji MRPiPS:

• Jakie dokumenty wymagane są do priorytetu Rezerwy w celu określenia obszarów/branż strategicznych?
• Czy priorytet dot. wdrożenia nowych procesów, technologii i narzędzi pracy zawsze wiąże się z zakupami? Czy może być tylko oświadczenie pracodawcy, że wdroży nowe technologie i procesy?
• Co w przypadku, gdy program jest darmowy, a pracownik wymaga przeszkolenia w celu korzystania z jego pełnego potencjału? Czy wystarczy oświadczenie pracodawcy?
• Czy można korzystać z zawodów deficytowych określonych w barometrze w województwie i powiecie? Czy należy wybrać tylko jeden barometr?
• Czy w ramach potwierdzenia spełniania priorytetu 11 możemy wymagać orzeczenia o stopniu niepełnosprawności i mieć je jako załącznik do wniosku? Czy sporządzamy tylko notatkę z danego orzeczenia?
• Czy szkolimy pracowników pracujących w zawodach deficytowych, czy do zawodów deficytowych?
• Czy szkolenia z Excela lub Worda i innych programów komputerowych wchodzą w priorytet 8, tzn. czy zalicza się do kompetencji cyfrowych?
• Jakie wykształcenie zalicza się do niskiego wykształcenia wg priorytetu rezerwy nr 12?

III. Przygotowanie i rozpatrywanie wniosków z perspektywy urzędu. Zasady formalnej i merytorycznej oceny wniosków. Obligatoryjne i fakultatywne zapisy umowy o przyznania środków na kształcenie ustawiczne pracowników i pracodawców.

• Jak powinien wyglądać wniosek z uwzględnieniem nowych priorytetów?
• Czy każdy urząd ma sam konstruować wniosek i na w jakich ramach prawnych ma być oparty?
• Jak prawidłowo oceniać wnioski formalnie i merytorycznie?
• Co brać pod uwagę przy rozpatrywaniu wniosków?
• Waga brana pod uwagę przy wnioskach – czy należy to robić punktacją? Jaka jest praktyka oceny wniosków w innych urzędach?
• Komu w pierwszej kolejności należy udzielać wsparcia, jeżeli złożonych wniosków przez pracodawców jest więcej niż posiadanych środków?
• Kto jest odpowiedzialny za przygotowanie i złożenie wniosku? Jaka jest odpowiedzialność w tym zakresie Pracodawcy, a jaka instytucji szkoleniowej?
• Jeśli w momencie składania wniosku pracownica przebywa na urlopie macierzyńskim, ale w chwili terminu szkolenia będzie już pracowała, to czy możemy przyznać?
• Czy jeden pracodawca może złożyć więcej niż dwa wnioski w jednym naborze?
• Czy wskazanie w zasadach, że przy naborze pracodawca może złożyć maksymalnie 2 wnioski nie jest ograniczeniem?
• Czy pracodawca może złożyć wniosek na kilka szkoleń dla kilku pracowników - wszystko w jednym wniosku?
• Na co powołać się w przypadku złożenia wniosku przez instytucję szkoleniowa przy odmowie?
• Czy pozostawiamy wniosek bez rozpatrzenia, jeżeli pracodawca nie dołączył zaświadczenia o ukończeniu kursu, ale załączył dokument kwalifikacyjny - uprawnienia po zdanym egzaminie?
• Czy można odmówić/odrzucić wniosek, jeżeli pracodawca został wezwany do uzupełnienia wniosku, ale nie uzupełnił go kompletnie?
• Czy można wezwać pracodawcę do uzupełnienia niewyczerpującego uzasadnienia celowości szkolenia w trakcie oceny wniosku?
• Jeżeli burmistrz chciałby skorzystać ze studiów podyplomowych, to kto składa wniosek?
• Czy wniosek złożony ze względu na miejsce prowadzenia działalności musi być poparty odpowiednim dokumentem rejestrowym?
• Czy zasadne jest, aby wnioski złożone przez jednostki samorządowe były opiniowane przez Powiatową Radę Rynku Pracy? Jaka jest rola PRRP w kontekście KFS?
• Co w sytuacji, gdy wiemy, że szkolenia z danej branży są cykliczne i pracodawca złożył wniosek z najbliższą data szkolenia, a my nie zdążymy go rozpatrzyć?
• Czy powinniśmy rozpatrywać wnioski zgodnie z kolejnością wpływu?
• Czy pracodawcy powinni składać „oświadczenia sankcyjne” na etapie składania wniosku?
• Jak należy traktować sytuację, gdy pracownik uczestniczył w szkoleniu na prawo jazdy kat C, które ukończył z wynikiem pozytywnym, ale nie zdał egzaminu i nie zdobył uprawnień? We wniosku jest wpisane szkolenie plus egzamin. Czy należy uznać, że kształcenie zostało zakończone i pracodawca wywiązał się z umowy?
• Czy możemy finansować tej samej osobie drugie szkolenie w tym samym roku, przy założeniu, że nie przekraczamy maksymalnej kwoty, którą możemy sfinansować jednej osobie w roku?

IV. Limity – podział środków

• Do jakiej kwoty może się pracownik szkolić?
• Jak ustalać te limity - na pracodawcę, czy na osobę?
• Czy wolno samemu ustalać limity na szkolenia inne limity niż te określone w ustawie?
• Możliwa wysokość dofinansowania w zależności od sytuacji danego wnioskodawcy/podmiotu powiązanego.
• Jak weryfikować limity pod kątem czy ktoś już kiedyś korzystał z KFS i czy pozyskał środki?
• Co w sytuacji, gdy łączna kwota złożonych wniosków przekroczy limit, którym dysponuje PUP? Jak rozpatrywać, jeżeli wszystkie spełniają priorytet?
• Czy można z góry podzielić limit na dwa nabory?
• Osoba została zatrudniona w ramach prac interwencyjnych. Czy pracodawca może skorzystać ze środków KFS na taką osobę?
• Jakie dofinansowanie ze środków KFS przysługuje podmiotom niebędącym przedsiębiorcami i zatrudniającymi poniżej 10 osób - 80% czy 100%?
• Czy pracodawca zatrudniający pracownika młodocianego może ubiegać się o środki z KFS-u?
• Jeśli firma w ramach negocjacji nie chce obniżyć kosztów, to czy możemy odmówić finansowania?

V. Jaki jest sposób rozliczania umów z KFS? Prawidłowa realizacja umowy – obowiązki stron umowy, obowiązki pracodawcy i pracowników. Sposób i termin rozliczenia otrzymanych środków. Monitoring realizacji oraz warunki wypowiedzenia umowy.

• Jakie dokumenty są potrzebne od pracodawców do rozliczenia umowy?
• Jak należy skonstruować umowę, żeby nie było żadnego ryzyka związanego z dochodzeniem w sądzie z tych środków?
• Jaki jest prawidłowy termin przekazywanie środków finansowych, które są przyznane dla danego pracodawców w ramach umowy uwzględniających gospodarność środków publicznych?
• Co w sytuacji, jeśli pracodawca po podpisaniu umowy chce wprowadzić do umowy zmiany, np. zmienić pracownika do objęcia KFS albo na przykład zmienia się termin szkolenia lub inne kwestie?
• Co w sytuacji, gdy pracownik nie ukończy kształcenia ze względów zdrowotnych, ale nie z własnej winy? Czy pracodawca winien zwracać środki z części nieodbytego szkolenia, czy należy rozliczyć całość kosztu kursu?
• Czy przy rozliczeniu pracodawca powinien dostarczyć dokument dot. wyniku egzaminu?
• Zasady zwrotu pomocy, w przypadku nieukończenia kształcenia ustawicznego przez pracownika, niewykorzystania środków przez pracodawcę lub wykorzystania środków niezgodnie z przeznaczeniem.

VI. Monitoring i kontrola w zakresie korzystania z KFS. Uprawnienia do kontroli, zasady prowadzenia kontroli przez starostę, zakres i ustalenia kontroli, stosowana dokumentacja.

• W jaki sposób i w jakim zakresie pracodawcy powinni być kontrolowani?
• O jakie dokumenty można prosić pracodawcę podczas kontroli?
• Czy do kontroli przedsiębiorców z KFS mają również zastosowanie przepisy o kontroli wynikające z ustawy Prawo przedsiębiorców?
• Czy kontrola może być dokonana w urzędzie pracy z dostarczenia dokumentacji do wglądu pracownika PUP?
• Czy możemy kontrolować szkolenie poza siedzibą pracodawcy, czyli w instytucji szkoleniowej na terenie całego kraju?
• Czy w trakcie kontroli możemy prosić umowę o pracę w celu stwierdzenia, czy uczestnik szkolenia był na pewno pracownikiem?
• Jakie kwestie w szczególności pytać pracodawców podczas kontroli? Jakie dokumenty należy weryfikować? Sprawdzanie, czy są zawarte umowy z pracownikami – czy możemy i na jakiej podstawie można tego żądać?
• Czy powinniśmy żądać od pracodawców dokumentów ZUS-owskich DRA?
• Jakimi dokumentami powinniśmy się posługiwać, idąc na taką kontrolę?
• Jak powinna przebiegać kontrola realizacji umów o finansowanie z KFS działań obejmujących kształcenie ustawiczne u pracodawców/ u realizatorów kształcenia?
• Czy kontrolujemy wszystkie umowy KFS?
• Czy upoważnienie powinno być sporządzone tylko na konkretny dzień?
• Czy pracownicy zajmujący się bezpośrednio KFS-em mogą kontrolować?
• Czy kontrola może być dokonana w urzędzie pracy z dostarczenia dokumentacji do wglądu pracownika PUP?
• Czy możemy kontrolować szkolenie poza siedzibą pracodawcy, czyli w instytucji szkoleniowej na terenie całego kraju?

VII. Wnioski i rekomendacje NIK z kontroli KFS

• Jakie są kontrolne wnioski z NIK-u i jakie są procedury przeprowadzania przez służby wojewody w zakresie KFS?
• Jak należy przygotować się do kontroli z NIK? Na co należy zwrócić szczególną uwagę?
• Na co NIK zwraca szczególną uwagę przy kontroli dokumentacji z KFSu?
• W jakim aspekcie wynikają największe nieprawidłowości?
• Wskazówki dla osób, które od początku powstania KFS nie miały kontroli
• Instytucje szkoleniowe niestety nadużywają wytycznych/priorytetów i dostosowują oferty cenowo do priorytetów i do tego co się dzieje na rynku. Widzimy często po proponowanych szkoleniach dla KFS-u inne cenny niż te rynkowe – czy da się to jakoś rozwiązać? Czy jest na to jakiś wpływ? Jak analizować takie oferty?

VIII. Pomoc de minimis

• Kogo z wnioskodawców należy uznać za beneficjenta pomocy publicznej?
• Kto ma status przedsiębiorcy w rozumieniu o przepisach pomocy publicznej?
• Jakie osoby powinny składać wnioski z pomocą de minimis?
• Jak najlepiej badać powiązania faktyczne do pomocy de minimis?
• Co w przypadku, gdy pracodawca nie jest beneficjentem pomocy publicznej?

IX. Problematyczne sytuacje występujące w pracy osób zajmujących się KFS. Analiza dotychczasowych doświadczeń oraz pojawiających się problemów

• w przyznawaniu, wydatkowaniu i rozliczaniu środków KFS.
• Co w sytuacji, gdy pracownik zmieni pracę w trakcie szkolenia i będąc zatrudniony u innego pracodawcy dokończy szkolenie? Czy jest zobowiązany zwrócić środki?
• Czy rozliczenie środków KFS odbywa się po pierwszym egzaminie?
• Co, jeżeli pracodawca nie dostarczył dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków zgodnie z przeznaczeniem?
• Kto jest upoważniony do podpisywania umów?
• Kiedy podpisujemy umowę, a kiedy porozumienie?
• Co, jeżeli przy weryfikacji wniosku i wpisaniu REGON okaże się, że pracodawca prowadzący działalność gospodarczą prowadzi również gospodarstwo rolne?
• Czy w liczbie zatrudnionych pracowników należy wpisać 0, jeśli pracodawca zatrudnia tylko młodocianych?
• Czy przy naborze powinniśmy ustalić maksymalną wysokość środków KFS na pracownika lub firmę?
• Czy wzór dokumentu stanowiący ukończenie kursów może posiadać tylko imię i nazwisko? Czy musi mieć dane takie jak zaświadczenie?
• W jakich sytuacjach podejmować negocjacje dot. kosztu szkolenia? Przed oceną merytoryczną czy po ocenie?
• Czy pracownicy starostwa powiatowego mogą skorzystać z KFS?
• Jak przeprowadzić kontrolę KFS?
• Czy wnioski składane przez jednostki organizacyjne powiatu mogą być opiniowane przez powiatową radę rynku pracy?
• Jak skontrolować starostwo powiatowe? Co w przypadku, gdy stwierdzimy rażącą nieprawidłowość?
• Czy faktura dot. promocji powinna zawierać podatek vat? Czy kwota zamawiana ze środków KFS ma opiewać na kwotę netto, czy brutto?
• Czy weryfikować deklaracje o długości zatrudnienia?
• Czy w możemy od 01.01.2024 r. stosować rozporządzenie nr 1407?
• Za promocję (spotkanie z pracodawcami) musi być faktura z usługą za catering. Czy może być faktura za zakupy w sklepie?
• Jeżeli ze szkolenia korzysta kierownik GOPS, to czy powinniśmy wymagać umowy w sprawie kształcenia ustawicznego?
• Czy często zdarzają się zmiany terminów szkoleń po podpisaniu umowy? Jak do tego podchodzą urzędy?
• Czy akceptować płatności do organizatora kształcenia poprzez „pośrednika płatności”?
• Czy w przypadku sp. z o.o., jeżeli prezes ma umowę o pracę, a pracownicy zatrudnieni są na umowę zlecenie, prezes może korzystać z KFS?
• Jak dokładnie rozumieć definicję osoby współpracującej?
• Czy zatrudnienie pracowników przelicza się na pełne etaty?
• Czy możemy uznać, że jeśli pracodawcy nie ma w rejestrze KRS lub CEIDG, to nie jest przedsiębiorcą?
• Czy osoba fizyczna zatrudniająca nianię na umowę o pracę może skorzystać z KFS-u?
• Jeśli jest kurs spawania, który kończy się egzaminem, to czy dokumentem potwierdzającym kompetencje będzie świadectwo egzaminu spawacza? Czy powinien być dołączony wzór zaświadczenia o ukończeniu kursu? Co w sytuacji, gdy uczestnik kursu nie zda egzaminu?
• Czy przy kursie na koparko-ładowarki potrzebny jest wzór zaświadczenia?
• Co, jeżeli ktoś nie zda egzaminu na prawo jazdy? Jakie dokumenty powinien przedstawić w tym przypadku?
• Co robić, jeśli są finansowane egzaminy, które nie pójdą po myśli i nie zostaną zdane? Co wtedy z dokumentacją?
• Czy osoba zatrudniona na 1/40 etatu może skorzystać z KFS?
• Czy mamy obowiązek sprawdzania czy faktycznie pracodawca zawiera umowę z pracownikiem?
• Czy są jakieś zasady lub regulamin przekazywania materiałów promocyjnych?
• Czy prezes spółki, zatrudniony na umowę o pracę, może skorzystać ze szkolenia z KFS?
• Czy urzędy zawsze otrzymują 80% dofinansowania?
• W którym momencie możemy przeprowadzić negocjacje?
• Czy dopuszczalna jest refundacja po przedłożeniu faktury za szkolenie przez pracodawcę?
• Jeżeli pracownik zakończył szkolenie, ale nie zdał egzaminu, to czy możemy nie wymagać zwrotu za szkolenie, tylko wydłużyć czas realizacji szkolenia?
• Czy pracodawca, który zatrudnia tylko małżonka na podstawie umowy o pracę, może ubiegać się o dofinansowanie kształcenia ustawicznego dla małżonka lub dla siebie? Pozostaje on z małżonkiem we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracuje przy prowadzeniu tej działalności. Czy małżonek jest osobą współpracującą?
• Czy weryfikować instytucje szkoleniowe realizujące KFS?
• Kto podpisuje umowę, jeżeli wniosek składany jest przez DPS?
• Z kim powinniśmy zawrzeć umowę w przypadku szkolenia kierowców jednostek samorządowych?
• Co z interpretacją ministerstwa, że w przypadku jednostek niebędących przedsiębiorcami wielkość dofinansowania uzależniona jest od liczby zatrudnionych osób?

X. Pozostałe pytania uczestników, na które odpowiedzieliśmy podczas poprzednich edycji szkolenia:

• Jeśli podczas kontroli okaże się, że na 3 pracowników jeden z nich był zatrudniony na umowie zlecenia, a więc nie był pracownikiem, to czy pracodawca jest zobowiązany do zwrotu całości środków?
• Jaką kwotę możemy przeznaczyć na promocję KFS?
• Jak rozpatrzeć wniosek, który nie został opatrzony żadnym podpisem przez pracodawcę? Jednostka szkoleniowa wypełniła wniosek i wysłała do nas przez kuriera.
• Co w przypadku, gdy do wniosku pracodawca dołączył wzór zaświadczenia o ukończeniu szkolenia oraz wzór certyfikatu. Pracownik ukończył szkolenie i otrzymał zaświadczenie, ale nie zdał egzaminu i nie będzie mógł dostarczyć certyfikatu. Czy żądamy zwrot kosztów, czy uznajemy szkolenie za ukończone?
• Jakie dokumenty powinien dołączyć pracodawca do wniosku o sfinansowanie studiów podyplomowych? Jakie dokumenty powinien przedłożyć z uczelni? Czy umowę z pracownikiem również?
• Wniosek podpisuje członek zarządu, który stał się nim wg protokołu nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki z dnia 1 lutego 2024. Wcześniej nim nie był. Kilka dni później spółka złożyła wniosek o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców, ale zmiany jeszcze nie zostały uwzględnione w KRS w dniu składania wniosku w dniu 28 lutego 2024 r. Spółka jednak dołączyła do wniosku kopie protokołu i wniosku o zmiany. Czy w takim przypadku nie ma przeszkód, aby uwzględnić wniosek podpisany przez nowego członka zarządu, który może taki wniosek sam podpisać wg nowych zmian, choć w publicznych rejestrach KRS nadal są stare dane spółki?
• Przy podpisywaniu umowy pracodawca nie poinformował urzędu, że pracownica skierowana na studia podyplomowe jest w ciąży i w trakcie studiów podyplomowych urodziła dziecko i wystąpiła na uczelni o urlop dziekański (urlop macierzyński w zakładzie pracy). Co w takim przypadku ma zrobić PUP, jeżeli termin ukończenia studiów został przesunięty, a pracodawca występuje do urzędu o zmianę terminu trwania umowy? Czy umożliwić pracownikowi ukończenie studiów podyplomowych?
• Czy jest zapis w rozporządzeniu, że urząd może całkowicie zrezygnować z negocjacji?
• Czy można przyjąć wniosek, jeżeli wymagany załącznik jest pusty?
• Czy fakturę za szkolenie płacimy przed rozpoczęciem, w trakcie, czy po ukończeniu szkolenia?