Wideoszkolenie: KFS

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Przykładowe systemy oceniania wniosków, w szczególności kiedy wnioskowane środki nie pokrywają się z posiadanym limitem przyznanym dla PUP
• Jak prawidłowo kontrolować pracodawców w zakresie realizowanych umów?
• Co może wchodzić w zakres kontroli pracodawców?
• Jak należy przygotować się do kontroli wydatkowanych środków z KFS-u?
• Na co należy zwrócić szczególną uwagę podczas kontroli NIK?
• W jakich sytuacjach należy wymagać zwrotu dofinansowania?
• Jak powinno brzmieć oświadczenie o przetwarzaniu danych osobowych?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatniej edycji szkolenia:

• Czy w przypadku sp. z o.o., jeżeli prezes ma umowę o pracę, a pracownicy zatrudnieni są na umowę zlecenie, prezes może korzystać z KFS?
• Czy w przypadku osoby współpracującej wystarczy tylko umowa o pracę, czy należy zbadać przesłanki wspólnie prowadzonego gospodarstwa i status w ZUS-ie?
• Jak dokładnie rozumieć definicję osoby współpracującej?
• Czy pracodawca zatrudniający pracownika młodocianego może ubiegać się o środki z KFS-u?
• Czy mamy obowiązek zweryfikować, w jaki sposób dana osoba współpracująca jest rozliczana na deklaracji ZUS?
• Jeżeli pracodawca wnioskuje o 60% lub 70% kosztów całkowitych kształcenia, to czy powinniśmy mu odmówić?
• Czy zatrudnienie pracowników przelicza się na pełne etaty?
• Czy możemy uznać, że jeśli pracodawcy nie ma w rejestrze KRS lub CEIDG, to nie jest przedsiębiorcą?
• Czy osoba fizyczna zatrudniająca nianię na umowę o pracę może skorzystać z KFS-u?
• Co w sytuacji, gdy przedsiębiorca ma w CEIDG w swojej działalności przedszkole i inną drugą działalność, a wnioskuje tylko na przedszkole, pomijając drugą działalność i we wniosku nie podaje zatrudnienia dotyczącego tej drugiej działalności?
• Czy w trakcie kontroli możemy prosić umowę o pracę w celu stwierdzenia, czy uczestnik szkolenia był na pewno pracownikiem?
• Czy z przeprowadzonej obserwacji szkolenia należy sporządzić protokół?
• Czy kontrola może być dokonana w urzędzie pracy z dostarczenia dokumentacji do wglądu pracownika PUP?
• Czy możemy kontrolować szkolenie poza siedzibą pracodawcy, czyli w instytucji szkoleniowej na terenie całego kraju?
• Czy weryfikować konto bankowe pracodawcy, jeżeli jest nieoprocentowane?
• Czy upoważnienie powinno być sporządzone tylko na konkretny dzień?
• Czy możemy sfinansować szkolenie organizowane przez zagraniczną firmę szkoleniową?
• Czy rozpatrując wniosek powinniśmy zwracać szczególną uwagę na samo nazewnictwo kursu lub szkolenia?
• Jeśli jest kurs spawania, który kończy się egzaminem, to czy dokumentem potwierdzającym kompetencje będzie świadectwo egzaminu spawacza? Czy powinien być dołączony wzór zaświadczenia o ukończeniu kursu? Co w sytuacji, gdy uczestnik kursu nie zda egzaminu?
• Czy w ramach priorytetu 1. można sfinansować prawo jazdy kat. B dla cudzoziemca, który jest geodetą w terenie? Pracodawca zatrudnia dodatkowego pracownika jako jego kierowcę. Czy można to uznać za specyficzne potrzeby?
• Priorytet 2. - kurs mezoterapii igłowej. Czy można uznać, gdy pracodawca kupuje tylko preparaty, które zużywa na bieżąco do tego zabiegu, a nie nowe sprzęty/narzędzia, a wprowadza nową usługę?
• Czy przy rozliczeniu pracodawca powinien dostarczyć dokument dot. wyniku egzaminu?
• Czy przy kursie na koparko-ładowarki potrzebny jest wzór zaświadczenia?
• Czy szkolenie podologiczne dla pracownika w zakładzie fryzjerskim, zatrudnionego dotychczas na stanowisku fryzjera, któremu będzie zmienione stanowisko na manikiurzystkę może być sfinansowane w ramach priorytetu 2.?
• Czy priorytet 2. zawsze wiąże się z zakupami? Czy może być tylko oświadczenie pracodawcy, że wdroży nowe technologie i procesy?
• Czy zaświadczenie o ukończeniu kursu jest konieczne do dostarczenia przy każdym kursie, który został ukończony przez uczestnika, niezależnie od wyniku egzaminu?
• Czy zawsze należy przedstawić dokument zakupu nowego narzędzia?
• Czy w ramach 2. priorytetu można finansować szkolenie związane z wdrożeniem nowego systemu zarządzania w firmie?
• Priorytet 2. - pracodawca wnioskuje o zakup wielofunkcyjnej maszynki fryzjerskiej. Czy można uznać to za nowe narzędzie pracy?
• Czy można wezwać pracodawcę do uzupełnienia niewyczerpującego uzasadnienia celowości szkolenia w trakcie oceny wniosku?
• Czy zakup brzytwy przez barbera będzie nowym narzędziem?
• Czy zakupiony fotel do barberingu będzie nowym narzędziem pracy?
• Kosmetyczka chce zakupić „innowacyjny” sprzęt - aerograf i frezarkę. Czy można uznać narzędzia za nowe procesy, technologie, narzędzia pracy?
• Czy możemy zaproponować niższą kwotę? Czy wnioskodawca może zmienić zakres programu poprzez zmniejszenie liczby godzin, żeby zmieścić się w kwocie lub wskazać inną instytucję szkolącą, która przeszkoli za przyznaną kwotę?
• Co można uzupełnić we wniosku zgodnie z § 6 Rozporządzenia?
• Z czego wynika fakt, że za szkolenie z zakresu operatora maszyn do sprzętu ziemnego (ładowarki, koparko-ładowarki) nie jest wymagany wzór dokumentu potwierdzającego nabycie kompetencji po szkoleniu?
• Czy odrzucić dokument, na którym brakuje podpisu?
• Czy można odmówić/odrzucić wniosek, jeżeli pracodawca został wezwany do uzupełnienia wniosku, ale nie uzupełnił go kompletnie?
• Czy urząd powinien określić długość okresu przebywania na zasiłku opiekuńczym, aby ubiegać się o KFS?
• Czy pozostawiamy wniosek bez rozpatrzenia, jeżeli pracodawca nie dołączył zaświadczenia o ukończeniu kursu, ale załączył dokument kwalifikacyjny - uprawnienia po zdanym egzaminie?
• Na co powołać się w przypadku złożenia wniosku przez instytucję szkoleniowa przy odmowie?
• Co zrobić w przypadku, gdy zadzwoniliśmy do firmy szkoleniowej jako potencjalny klient i uzyskaliśmy informację, że jeśli uzyskamy środki z KFS-u to oni na fakturze napiszą samo szkolenie, a my dostaniemy w ramach szkolenia zakwaterowanie, wyżywienie i gratis maszynkę do strzyżenia?
• Czy można uzupełniać dokumenty wymienione w par. 5 ust 2?
• Czy można w programie zmniejszyć liczbę godzin w związku ze zmniejszeniem ceny? Jak to wygląda procentowo?
• Czy w ogłoszeniu można wskazać kwotę o jaką może ubiegać się jeden pracodawca?
• Czy jeden pracodawca może złożyć więcej niż dwa wnioski w jednym naborze?
• Czy wskazanie w zasadach, że przy naborze pracodawca może złożyć maksymalnie 2 wnioski nie jest ograniczeniem?
• Czy może być objęty kształceniem pracodawca, jeżeli priorytet mówi „dla osób nowo zatrudnionych”?
• Jeśli jest osoba zatrudniona w ramach prac interwencyjnych, to pracodawca może skorzystać z KFS-u?
• Ile wniosków spływa do urzędu w naborze?
• Co w sytuacji, gdy jednostka szkoleniowa wskazała kwotę brutto za szkolenie oraz wskazała, że nie jest uprawniona do udzielania zwolnienia z podatku VAT?
• Jeśli firma nie chce obniżyć kosztów, to czy możemy odmówić finansowania?

• Z kim powinniśmy zawrzeć umowę w przypadku szkolenia kierowców jednostek samorządowych?
• Co z interpretacją ministerstwa, że w przypadku jednostek niebędących przedsiębiorcami wielkość dofinansowania uzależniona jest od liczby zatrudnionych osób?
• Czy pracownicy zajmujący się bezpośrednio KFS-em mogą kontrolować?
• Czy w ten priorytet kwalifikuje się: szkolenie na prawo jady kat. B pracownika polskiego, aby mógł dowozić do pracy cudzoziemców?
• Czy z priorytetu może skorzystać pracodawca, u którego pracują cudzoziemcy skierowani przez agencje zatrudnienia?
• Priorytet 2. Mamy drogie szkolenia fryzjerskie i zakup drobnych, nieposiadanych wcześniej przez pracodawcę narzędzi pracy. Jak podejść do takiego wniosku?
• Czy aplikacje obejmujące nowoczesne metody skutecznej nauki czy szybkiego czytania, można uznać za nowe narzędzie pracy dla szkół?
• Jak podejść do wniosków z zakresu skutecznej reklamy w Internecie? Pracodawca wcześniej korzystał z reklam w prasie. Wnioski są pisane przez instytucje szkoleniowe, szkolenia są bardzo drogie, pracodawcy powołują się na różne priorytety
• Priorytet 2. Pracodawca chce wprowadzić w gastronomii nową technologię przygotowywania potraw: sous vide – gotowanie próżniowe. Zamierza zakupić do tego nowe narzędzia pracy - cyrkulator i pakowarkę próżniową. Czy takie szkolenie jest zasadne? Szkolenie jest dla kucharzy
• Czy pracodawca zatrudniający młodocianych pracowników spełnia priorytet D?
• Czy publikować ogłoszenie o naborze, gdy w ramach aneksów, po rezygnacji pracodawców zostają nam małe kwoty 5-7 tys. zł?
• Czy pracodawca zatrudniający wyłącznie pracowników młodocianych może ubiegać się o dofinansowanie z KFS?
• Osoba została zatrudniona w ramach prac interwencyjnych. Czy pracodawca może skorzystać ze środków KFS na taką osobę?
• Co w przypadku, gdy w trakcie naboru wpłynie więcej wniosków niż dostępnych środków? Czy trzeba rozpatrzyć wszystkie wnioski? Czy jest możliwość rozpatrzenia tylko do wysokości przyznanych środków, oczywiście informując już przy naborze, że będą rozpatrywane tylko wnioski zgodnie z kolejnością złożenia, ale do wysokości środków?
• Co w przypadku, gdy pracownik nie zda egzaminu państwowego po kursie, np. prawo jazdy i nie będzie ponownie podchodził do egzaminu? Czy należy wymagać potwierdzenia przystąpienia do egzaminu?
• Czy pracodawcy powinni składać oświadczenia sankcyjne na etapie wniosku?
• Co w przypadku wniosku elektronicznego w przypadku spółki, gdzie jest dwóch współwłaścicieli?
• Co z wnioskiem, który złożyła instytucja szkoleniowa, a nie pracodawca i podpisany jest podpisem elektronicznym właściciela instytucji szkoleniowej?
• Czy jeśli po rozpatrzeniu wniosku, przy uwzględnieniu średnich cen rynkowych kształcenia, przyznana zostanie kwota mniejsza niż wnioskowana, to każdorazowo wymagamy sporządzenia protokołu negocjacji?
• Czy szkolenie LEAN wpisuje się w zawód elektromontera?
• Co w sytuacji, gdy pracownik nie ukończy kształcenia ze względów zdrowotnych, ale nie z własnej winy? Czy pracodawca winien zwracać środki z części nieodbytego szkolenia, czy należy rozliczyć całość kosztu kursu?

Nowości w programie

• Czy osoba zatrudniona na 1/65 etatu może skorzystać z KFS?
• Z kim zawieramy umowę?
• Jeśli w momencie składania wniosku pracownica przebywa na urlopie macierzyńskim, ale w chwili terminu szkolenia będzie już pracowała, to czy możemy przyznać?
• Czy mamy obowiązek sprawdzania czy faktycznie pracodawca zawiera umowę z pracownikiem?
• Jeżeli pracodawca wnioskuje o kurs w ramach priorytetu 3., ale we wniosku podaje kod zawodu, to czy w równowadze powinniśmy wzywać do zweryfikowania wniosku i ewentualnej poprawy czy oceniać złożony wniosek bez poprawek?
• Czy są jakieś zasady lub regulamin przekazywania materiałów promocyjnych?
• Jeżeli burmistrz chciałby skorzystać ze studiów podyplomowych, to kto składa wniosek?
• Czy prezes spółki, zatrudniony na umowę o pracę, może skorzystać ze szkolenia z KFS?
• Czy jeśli w spółce w skład organu jest prezes zarządu i wiceprezes zarządu (mają po 50% udziałów w spółce) i prezes przedstawia umowę o pracę. Czy w tym przypadku może być sfinansowane szkolenie z KFS?
• Jeżeli współwłaściciel ma udział większościowy w spółce to czy może skorzystać z finansowania KFS?
• Co w przypadku, gdy pracodawca jest na urlopie wychowawczym/macierzyńskim, a działalność funkcjonuje z pracownikami?
• Co w sytuacji, gdy w trakcie studiów podyplomowych pracownik, który otrzymał dofinansowanie z KFS złożył wniosek o długotrwały urlop bezpłatny?
• Czy urzędy zawsze otrzymują 80 % dofinansowania?
• Czy OPS zatrudniający 9 osób może uzyskać 100% dofinansowania, jeżeli nie spełnia definicji mikroprzedsiębiorcy?
• Co w sytuacji, gdy pracownik zmieni pracę w trakcie szkolenia i będąc zatrudniony u innego pracodawcy dokończy szkolenie? Czy jest zobowiązany zwrócić środki?
• O jakie dokumenty można prosić pracodawcę podczas kontroli?
• Czy do kontroli przedsiębiorców z KFS mają również zastosowanie przepisy o kontroli wynikające z ustawy Prawo przedsiębiorców?
• Co w sytuacji, gdy przedszkola posiadające tablicę multimedialną kupują do niej program dodatkowy i chcą skorzystać z tego priorytetu?
• Licencjonowane szkolenia do systemu zarządzania jakością ISO - czy wszyscy pracownicy powinni je znać?

• Czy zakład fryzjerski, zatrudniający samych pracowników młodocianych, otrzymuje 100 czy 80% finansowania?
• Czy szkolimy pracowników pracujących w zawodach deficytowych, czy do zawodów deficytowych?
• Czy może być objęty kształceniem pracodawca, jeżeli priorytet mówi dla „osób nowo zatrudnionych”?
• Czy osoba, która pochodzi z rodziny wielodzietnej, ale obecnie nie jest członkiem takiej rodziny (wychowuje 2 dzieci) może korzystać z 5. priorytetu?
• Jakie dokumenty wymagane są do priorytetu w celu określenia branż strategicznych?
• W jaki sposób określić obszary lub branże wymagające szczególnego wsparcia w ramach priorytetu C z rezerwy? Jakie dokumenty mają przedstawić pracodawcy?
• Czy można z góry podzielić limit na dwa nabory?
• W jaki sposób należy poprawie złożyć wniosek elektroniczny w przypadku spółki z o.o. z dwoma bądź trzema osobami do reprezentacji spółki?
• Czy można wpisać w naborze co ma zawierać program kształcenia?
• Czy wniosek złożony ze względu na miejsce prowadzenia działalności musi być poparty odpowiednim dokumentem rejestrowym?
• Czy zasadne jest, aby wnioski złożone przez jednostki samorządowe były opiniowane przez Powiatową Radę Rynku Pracy?
• Co w przypadku, gdy pracodawca nie jest beneficjentem pomocy publicznej i nie dostarczy numeru formularza ani oświadczenia o pomocy publicznej?
• Czy do wniosku pracodawcy dołącza się wybraną ofertę szkoleniową, podpisaną przez instytucję szkoleniową oraz ewentualnie oferty konkurencyjne? Czy wystarczą informacje na temat jednostki i cenie usługi, program szkolenia i wzór zaświadczenia?
• W którym momencie możemy przeprowadzić negocjacje?
• Co w sytuacji, gdy łączna kwota złożonych wniosków przekroczy limit, którym dysponuje PUP? Jak rozpatrywać, jeżeli wszystkie spełniają priorytet?
• Co oznacza, że przedsiębiorca może złożyć maksymalnie 2 wnioski w jednym naborze?
• Co w sytuacji, gdy wiemy, że szkolenia z danej branży są cykliczne i pracodawca złożył wniosek z najbliższą data szkolenia, a my nie zdążymy go rozpatrzyć?
• Czy dopuszczalna jest refundacja po przedłożeniu faktury za szkolenie przez pracodawcę?
• Czy możemy finansować z KFS szkolenie zatrudnionego na umowę o pracę małżonka osoby prowadzącej działalność gospodarczą?
• Co w przypadku, gdy po przelaniu środków przez urząd pracodawca zapomniał zapłacić instytucji szkoleniowej i finansowanie nie zakończyło się w danym roku obrotowym, lecz dopiero w styczniu roku następnego?
• Co w sytuacji, gdy jednostka szkoleniowa przełożyła termin szkolenia na nowy rok i gwarantuje, że odbędzie się ono do końca lutego?
• Czy kontrolujemy wszystkie umowy KFS?
• Czy rozpatrujemy wnioski zgodnie z kolejnością wpływu?
• Jak robić efektywność wykorzystania środków KFS?
• Czy pracodawcy powinni składać oświadczenia sankcyjne na etapie wniosku?
• Jeżeli pracownik zakończył szkolenie, ale nie zdał egzaminu, to czy możemy nie wymagać zwrotu za szkolenie, tylko wydłużyć czas realizacji szkolenia?
• Czy może być finansowane szkolenie prezesa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, który jest jej jedynym lub większościowym udziałowcem?
• Czy pracodawca, który zatrudnia tylko małżonka na podstawie umowy o pracę, może ubiegać się o dofinansowanie kształcenia ustawicznego dla małżonka lub dla siebie? Pozostaje on z małżonkiem we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracuje przy prowadzeniu tej działalności. Czy małżonek jest osobą współpracującą?
• Jak najlepiej badać powiązania faktyczne do pomocy de minimis?

• Jak należy rozumieć pojęcie „nowo zatrudniony”? Jaki okres przyjąć – miesiąc, 6 miesięcy?
• Czy planowane są zmianach w Syriuszu w zakresie informacji o uczestnikach do umowy, z rozbiciem przedziału wiekowego na 45-50 i powyżej 50 r. ż?
• Czy to, że osoba ma łącznie spełnić warunek „powrotu do pracy po przerwie” i „bycia rodziną wielodzietną” wynika z wytycznych ministerstwa?
• Jak interpretować zagadnienie „nowo zatrudniony” przy priorytecie 4.?
• Co zrobić, jeżeli pracodawca nie podał konkurencyjnych ofert i oświadczył, że szkolenie to program autorski i jedyny w swoim rodzaju?
• Czy przy zawieraniu umów z KFS mamy obowiązek weryfikować pracodawcę i instytucje szkolące, czy nie znajdują się na ww. liście?
• Czy weryfikować instytucje szkoleniowe realizujące KFS?
• Kto podpisuje umowę, jeżeli wniosek składany jest przez DPS?
• Czy może skorzystać z KFS pracownik publicznych służb zatrudnienia, będąc dodatkowo zatrudniony w innej firmie?
• Co w przypadku, jeżeli pracodawca zapłaci zanim urząd zdąży przelać środki?
• Jak należy traktować sytuację, gdy pracownik uczestniczył w szkoleniu na prawo jazdy kat C, które ukończył z wynikiem pozytywnym, ale nie zdał egzaminu i nie zdobył uprawnień? We wniosku jest wpisane szkolenie plus egzamin. Czy należy uznać, że kształcenie zostało zakończone i pracodawca wywiązał się z umowy?
• Czy w przypadku, gdy w trakcie naboru wpłynie więcej wniosków niż przyznanych środków, trzeba rozpatrzyć wszystkie wnioski? Czy jest możliwość rozpatrzenia tylko do wysokości przyznanych środków, oczywiście informując już przy naborze, że będą rozpatrywane tylko wnioski zgodnie z kolejnością złożenia, ale do wysokości środków?
• Jeżeli we wniosku jest wpisane oświadczenie pracodawcy, że posiada zgody pracowników na przetwarzanie danych osobowych, to czy może być we wniosku podane imię i nazwisko?
• Jeżeli szkoła prowadzi działalność i uzyskuje dochód w zakresie wynajmu sal i usług cateringowych na rzecz mieszkańców, to jest pomoc de minimis?
• Na dzień złożenia wniosku pracodawca zatrudnia 12 osób, natomiast w formularzu określił, że jest mikroprzedsiębiorcą, ponieważ w poprzednim roku obrotowym stan personelu wynosił 7 osób. Dostaje 100% dofinasowania czy 80%?

1. Krajowy Fundusz Szkoleniowy w świetle aktualnych przepisów

• Praktyczna analiza prawna obowiązujących przepisów ustawowych i wykonawczych
• Przepisy prawne stwarzające problemy interpretacyjne, a ich wymiar praktyczny
• W jaki sposób przepisy regulują ocenę wniosków?
• Jaki jest minimalny zakres potrzebnych działań i dokumentów w realizacji KFS-u?
• Inne przepisy prawne związane z realizacja zadań z KFS

2. Wnioski z perspektywy urzędu

• Jak powinien wyglądać wniosek z uwzględnieniem nowych priorytetów?
• Czy każdy urząd ma sam konstruować wniosek i na w jakich ramach prawnych ma być oparty?
• Jak prawidłowo oceniać wnioski formalnie i merytorycznie?
• Co brać pod uwagę przy rozpatrywaniu wniosków?
• Jak zrobić rzetelne rozeznanie kosztów przez pracodawców, jak wybierają instytucje szkoleniowe?
• Czy zasady dotyczące sporządzania wniosków/umów są takie same dla każdego województwa? Kto o tym decyduje?
• Waga brana pod uwagę przy wnioskach – czy należy to robić punktacją? Jaka jest praktyka w innych urzędach?
• Komu w pierwszej kolejności należy udzielać wsparcia, jeżeli złożonych wniosków przez pracodawców jest więcej niż posiadanych środków?
• Kiedy powinniśmy wymagać potwierdzenia zgodności z oryginałem? Czy to muszą być wszystkie dokumenty potwierdzane przed pracodawcę, czy dokumenty przesyłane przez jednostkę szkoleniową dla nas? (w celu dołączenia do wniosku)
• Kto jest odpowiedzialny za przygotowanie wniosku? Jaka jest odpowiedzialność w tym zakresie pracodawcy a jaka instytucji szkoleniowej?
• Jakie są kontrolne wnioski od wojewodów/ z NIK-u i innych instytucji kontrolujących KFS?

3. RODO – ochrona danych osobowych

• W jakim zakresie dane osobowe pracowników mogą być udostępniane?
• Na jakim etapie te dane mogą być udostępnione?
• Jak powinno wyglądać oświadczenie o przetwarzaniu danych osobowych?

4. Pomoc de minimis

• Kogo z wnioskodawców należy uznać za beneficjenta pomocy publicznej?
• Kto ma status przedsiębiorcy w rozumieniu o przepisach pomocy publicznej?
• Jak osoby powinny składać dokładnie wnioski de minimis?
• Komu należy się pomoc de minimis, a komu nie?

5. Limity – podział środków

• Do jakiej kwoty może się pracownik szkolić?
• Jak ustalać te limity? Czy możemy ustalić sobie limity nie na pracodawcę, a na osobę?
• Czy wolno samemu ustalać limity na szkolenia inne limity niż te określone w ustawie?
• Możliwa wysokość dofinansowania w zależności od sytuacji danego wnioskodawcy/podmiotu powiązanego.
• Jak weryfikować limity pod kątem czy ktoś już kiedyś korzystał z KFS i czy pozyskał środki?

6. Jaki jest sposób rozliczania umów z KFS?

• Jakie dokumenty są potrzebne od pracodawców?
• Jakie dokumenty i w jakich procedurach prowadzi się kontrolę i rozliczenie umowy?
• Jak należy skonstruować umowę, żeby nie było żadnego ryzyka związanego z dochodzeniem w sądzie z tych środków?
• Jaki jest prawidłowy termin przekazywanie środków finansowych, które są przyznane dla danego pracodawców w ramach umowy uwzględniających gospodarność środków publicznych
• Proces po zawarciu umowy w przypadku zmian ze strony pracodawców?
• Co w sytuacji, jeśli pracodawca po podpisaniu umowy chce wprowadzić do umowy zmiany, np. zmienić pracownika do objęcia KFS albo na przykład zmienia się termin szkolenia lub inne kwestie?

7. Monitoring i kontrola w zakresie korzystania z KFS

• Jak skutecznie kontrolować pracodawców na podstawie planu kontroli?
• W jaki sposób i w jakim zakresie pracodawcy powinni być kontrolowani?
• Jakie kwestie w szczególności pytać pracodawców podczas kontroli? Jakie dokumenty należy weryfikować? I co z RODO podczas takiej kontroli?
• Sprawdzanie, czy są zawarte umowy z pracownikami – czy możemy i na jakiej podstawie można tego żądać?
• Czy powinniśmy żądać dokumentów ZUSowskich DRA? Co powinny zawierać? Deklaracje do ZUS
• Jakimi dokumentami powinniśmy my się posługiwać, idąc na taką kontrolę? Czy powinniśmy mieć jakieś upoważnienie, legitymację albo jeszcze coś innego? (urzędnicy)
• Jak powinna przebiegać kontrola realizacji umów o finansowanie z KFS działań obejmujących kształcenie ustawiczne u pracodawców/ u realizatorów kształcenia?
• Jakie instytucja szkoleniowa musi mieć u siebie dokumenty, żeby potwierdzić, że takie szkolenie faktycznie było zrealizowane? Czy mamy taki obowiązek, aby w ogóle to sprawdzać?
• W którym konkretnie momencie należy sprawdzać, czy środki są wydatkowane w ramach priorytetów?

8. Zwrot środków wydanych na podnoszenie kwalifikacji

• W jakich sytuacjach wolno żądać zwrotu dofinansowania?
• Zwrot środków w momencie gdy KFS jest do zwrotu – jak naliczyć? Jak wezwać do zwrotu?
• Jak jest ze zwrotem VAT-u jeśli jest VAT na fakturze?
• Jak jest z fakturami z euro? Czy należy je rozliczać, czy wymagać od nich faktur w złotówkach?

9. W toku kontroli NIK

• Jak należy przygotować się do kontroli z NIK? Na co należy zwrócić szczególną uwagę?
• Na co NIK zwraca szczególną uwagę przy kontroli dokumentacji z KFSu?
• W jakim aspekcie wynikają największe nieprawidłowości?
• Wskazówki dla osób, które od początku powstania KFS nie miały kontroli
• Priorytety na 2023 r. – interpretacja, wyjaśnienia
• Instytucje szkoleniowe niestety nadużywają wytycznych/priorytetów i dostosowują oferty cenowo do priorytetów i do tego co się dzieje na rynku. Widzimy często po proponowanych szkoleniach dla KFSu inne cenny niż te rynkowe – czy da się to jakoś rozwiązać? Czy jest na to jakiś wpływ? Jak analizować takie oferty?
• Na co zwrócić uwagę, jak rozmawiać z instytucjami, czy można negocjować w tym zakresie?
• Kto jest upoważniony do podpisywania umów?
• Kiedy podpisujemy umowę, a kiedy porozumienie?
• Czy oprócz zmian priorytetów przewidywane są aktualnie jeszcze jakieś zmiany w przepisach?
• Prezesi w równych spółkach – czy mogą iść na szkolenie? (spółki jawne, spółki akcyjne, spółki z.o.o) Czy starosta i członkowie rady mogą uczestniczyć w szkoleniu?
• Forma prawna – jak jest z.o.o komandytowa akcyjna i są powiązane ze sobą – kto kiedy i w jakim zakresie powinien podpisywać wnioski, dokumenty, umowy?
• Omówienie formy prawnej, jeśli mamy spółki powiązane, na przykład spółka z.o.o komandytowa i akcyjna w jednej formie prawnej.

10. Problematyczne sytuacje występujące w pracy osób zajmujących się KFS

• PRZYKŁAD: pracodawca składa wniosek w ramach 6. priorytetu „nowe technologie i narzędzia”. W uzasadnieniu opisane jest, że fryzjerka chce poszerzyć swoją działalność o zabieg np. nanoplastia. Nie będzie potrzeby kupna nowych narzędzi, a jedynie preparatów. Jak potraktować wdrożenie produktów w postaci kosmetyków? Czy możemy uznać, że ten pracodawca nie spełnia priorytetu? W jaki sposób możemy uzasadnić odmowę takiego wniosku? Co w sytuacji, gdyby oprócz kosmetyków podano zakup np. prostownicy do włosów?
• Definicja mikro przedsiębiorcy zgodna z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej - czy z Załącznikiem I do rozporządzenia Komisji UE, uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu?
• PRZYKŁAD: mamy wiele sytuacji, gdzie zmieniają się terminy szkoleń, gdyż np. nie zbierają się grupy – czy powinno się do tego robić aneksy? Do tej pory pracodawcy informowali nas na piśmie, a my robiliśmy aneksy do wniosku. Nie do umowy, bo w umowie nie wpisujemy terminów, tylko do wniosku. Czy to jest prawidłowe? Jak robią to inne urzędy?
• PRZYKŁAD: mamy przypadki instytucji publicznych, np. poradni psychologiczno-pedagogicznych, które składają nam wnioski; jest tam wielu pracowników. Jedno szkolenie osoba uzyskała w pierwszej połowie roku, a teraz złożono wniosek na drugie szkolenie dla tej samej osoby - jest to szkolenie związane z jej stanowiskiem pracy. Czy finansujemy tej osobie drugie szkolenie? Czy można tak zrobić? Kwoty nie są duże, nie przekraczamy tej kwoty, którą możemy sfinansować jednej osobie w roku, tylko czy powinniśmy finansować w takim przypadku? Czy nie zagrozi jej to utratą pracy, jeśli nie damy drugiego szkolenia, skoro jedno już uzyskała? Takich wniosków mamy dużo, a chcemy być sprawiedliwi dla każdego. W szpitalu też jest bardzo dużo osób, ale jest jedno szkolenie, drugie, albo po dwa szkolenia dla wielu osób
• Jaki komplet dokumentów powinny przedstawić osoby, które są po badaniach lekarskich? Na przykład robią prawo jazdy finansowane z KFS-u?
• Co, jeżeli ktoś nie zda egzaminu na prawo jazdy? Jakie dokumenty powinien przedstawić w tym przypadku?
• Jakie dokumenty powinien przedstawić w momencie, gdy rozstanie się z pracodawcą za porozumieniem stron i nie ukończy szkolenia?
• Co robić, jeśli są finansowane egzaminy, które nie pójdą po myśli i nie zostaną zdane? Co wtedy z dokumentacją?
• W jaki sposób inne urzędy posługują się tymi rozliczeniami, jakich dokumentów wymagają?
• Jakie dofinansowanie ze środków KFS przysługuje fundacjom/stowarzyszeniom, niebędącym przedsiębiorcami i zatrudniającymi poniżej 10 osób - 80% czy 100%?