Wideoszkolenie: Kontrola zarządcza w PUP

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia z dnia 20 marca 2025 r. oraz jej wpływ na organizację pracy, procedury, cele, ryzyka i dokumentację kontroli zarządczej w PUP.
• Jak prawidłowo identyfikować ryzyko?
• W jaki sposób zweryfikować ryzyko po przeprowadzeniu kontroli i oszacować, czy to ryzyko faktycznie wystąpiło ?
• W jaki sposób szacować mierniki?
• Jak wyznaczać cele i zadania dla urzędu?
• Jak uwzględnić w kontroli nieprzewidziane okoliczności, takie jak pandemia i wybuch wojny?
• W jaki sposób należy stworzyć procedury do każdego postępowania w zakresie kontroli zarządczej?
• Jakie dokumenty powinna zawierać teczka kontroli zarządczej?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

NOWOŚCI W PROGRAMIE

• Aktualny stan prawny po wejściu w życie ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia oraz jej późniejszych zmianach
• Wpływ nowych przepisów na organizację pracy PUP, zakresy czynności, nazwy stanowisk, statut, regulamin organizacyjny i procedury wewnętrzne
• Jak zaktualizować cele, zadania, mierniki i rejestr ryzyka po zmianach w zadaniach publicznych służb zatrudnienia
• Kontrole form pomocy, KFS, pośrednictwo pracy, poradnictwo zawodowe, rejestracja i obsługa osób bezrobotnych jako obszary ryzyka w PUP
• Sprawozdawczość z kontroli form pomocy a dokumentacja kontroli zarządczej - jak nie pomylić obowiązków
• Systemy teleinformatyczne, konta indywidualne, dostęp do danych, upoważnienia i bezpieczeństwo informacji w kontroli zarządczej
• Przygotowanie oświadczenia, samooceny, sprawozdania, rejestru ryzyka, planu działalności lub planu zadań - kiedy jest to obowiązek, kiedy procedura lokalna, a kiedy dobra praktyka
• Teczka kontroli zarządczej w PUP - jakie dokumenty powinna zawierać po zmianach w przepisach

USTAWA O RYNKU PRACY I SŁUŻBACH ZATRUDNIENIA

• Organizacja pracy urzędu w związku z nową ustawą
• Pośrednictwo pracy w świetle nowych regulacji
• Analiza zakresów czynności oraz nazw stanowisk pracy pracowników
• Przygotowanie procedur dotyczących kontroli
• Przygotowanie stanowiska i wsparcia organizacyjnego dla osób bezrobotnych zakładających konta

SZCZEGÓŁOWY PROGRAM SZKOLENIA

Jak przeprowadzić kontrolę zarządczą?

• W jakim celu przeprowadza się kontrolę zarządczą?
• Jakie są zalety kontroli zarządczej?
• Jaka jest minimalna ilość kontroli w ciągu roku?
• Co powinno być w 100% zrealizowane w trakcie kontroli?
• Jakie minimalne, niezbędne i zgodne z prawem kroki musi wykonać osoba realizująca kontrolę zarządczą?
• Jak powinna wyglądać kontrola funkcjonalna?
• W jaki sposób przygotować się do kontroli zarządczej?
• Jak zastosować teoretyczne aspekty kontroli zarządczej w praktyce?
• Jak przekonać pracowników do zasadności przeprowadzenia kontroli?
• Jakie informacje wnosi dla pracowników przeprowadzona kontrola?
• W jaki sposób należy stworzyć procedury do każdego postępowania w zakresie kontroli zarządczej?
• Jaki jest bieżący stan prawny jeśli chodzi o kontrole zarządcze?
• Jakie są najbardziej aktualne przepisy prawne dotyczące kontroli zarządczej?
• W jaki sposób wprowadzić nowe przepisy prawne?

W jaki sposób przeprowadzić proces samooceny wśród pracowników?

• W jaki sposób przygotować pracowników do etapu kontroli, jakim jest samoocena?
• Co powinna zawierać samoocena pracownika?
• Jak interpretować pytania z arkusza samooceny pracownika?
• W jaki sposób wypełnić samoocenę?
• Czy w przypadku 100 pracowników urzędu każdy powinien wypełnić samoocenę?
• Czy w przypadku kilkudziesięciu pracowników arkusze samooceny mogą ulec skróceniu?
• Czy arkusze samooceny pracowników należy archiwizować, czy przechowywać jedynie do czasu odbycia audytu?
• Gdzie zawrzeć szczegółowe opinie pracownika, gdy w arkuszu samooceny pytania są zbyt ogólne?
• Jak zachować się w sytuacji, gdy pracownik nie zgadza się z protokołem po kontroli (zaleceniami)? Czy poddać to analizie, reagować w jakiś sposób?
• Czy należy wcześniej poruszyć problematyczne kwestie z pracownikiem, aby uniknąć wprowadzania zaleceń do protokołu?

Jak określać ryzyko w urzędach pracy na potrzeby kontroli zarządczej?

• W jaki sposób dobrać zespół do monitorowania ryzyka?
• W jaki sposób należy przygotować dokumenty dotyczące analizy ryzyka?
• W jaki sposób należy wypełnić deklarację dotyczącą zarządzania ryzykiem?
• Jak zidentyfikować i ustalić ryzyko (problem wśród kierowników działów)?
• Co stanowi ryzyko dla urzędu (pod kątem sporządzenia sprawozdania)?
• Jakie metody badania wykorzystać w zakresie zaspokojenia niezbędnych mierników i wskaźników?
• Czy rejestr ryzyka powinien być na bieżąco aktualizowany?
• Ile razy w ciągu roku należy wypełniać rejestr ryzyka?
• Jak szacować ryzyko/oceniać ryzyko?
• Jakie są obszary ryzyka?
• W jaki sposób określać zagrożenia związane z wydatkowaniem środków finansowych?
• W jaki sposób określać ryzyko związane z zabezpieczaniem danych osobowych?
• Czy ryzyko jest ryzykiem wewnętrznym? (wg mnie: Czy zagrożenia zewnętrzne można traktować jako ryzyko?)
• Czy ryzyko zewnętrzne należy uwzględnić w kontroli?
• Jak oszacować ryzyko dla poszczególnych celów?
• Na co należy zwrócić uwagę w przypadku szacowania ryzyka finansowego?
• Jakie ryzyko powinno się uwzględnić w przypadku ochrony danych osobowych?
• W jaki sposób przeprowadzić analizę ryzyka?
• Kiedy mamy do czynienia z ryzykiem przeniesionym?
• Jaki rodzaj ryzyka może wystąpić w urzędzie pracy?
• W jaki sposób zweryfikować ryzyko po przeprowadzeniu kontroli i oszacować czy to ryzyko faktycznie wystąpiło?
• Kiedy należy podjąć działania w związku z ryzykiem?
• W jaki sposób funkcjonują inne jednostki? jak szacują ryzyko?
• Jak ustalić prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka?
• Jak diagnozować zagrożenia?
• Jak szacować ryzyko uwzględniając specyfikę działania danego urzędu?
• Jak szacować ryzyko uwzględniając sytuacje nieprzewidziane, np. pandemia COVID, wybuch wojny? Jak postępować w takich sytuacjach?
• Jak wygląda ścieżka szacowania ryzyka?

W jaki sposób określać cele i zadania dla urzędu?

• W jaki sposób ustalać cele i zadania na potrzeby kontroli zarządczej?
• Ile zadań należy wyznaczyć?
• Ile celów należy wyznaczyć?
• Czy poza odgórnymi przepisami samorządu, starostwa lub Ministerstwa urząd powinien mieć także własne zadania, które możemy wdrażać przez kontrolę zarządczą, czy należy brać pod uwagę jedynie odgórne wytyczne?
• Czy zadania i cele powinny być bardzo szczegółowe?
• Czy liczba 5 głównych zadań jest wystarczająca?
• Jak wygląda planowanie zadań w jednostkach budżetowych (plany roczne i wieloletnie)?
• W jaki sposób opisywać zadania, które są niezmienne i się powielają?
• Jak postępować w sytuacji niewykonania niektórych celów i zadań, podczas gdy zostały wykonane inne, wynikające z nieprzewidzianych okoliczności (np. pandemia COVID, wojna)?
• W jaki sposób szacować cele i zadania w przypadku zatrudnienia osób bezrobotnych?
• W jaki sposób szacować cele i zadania w przypadku osób niepełnosprawnych?
• Na co zwrócić uwagę podczas monitorowania i oceny realizacji celów i zadań?
• Czy w przypadku wyłączenia prądu urząd powinien dysponować agregatem?
• Jak wyznaczać zadania pozaustawowe?
• Czy dla każdego działu występuje określona ilość zadań, jakie powinien zrealizować?
• W jaki sposób określić mierniki?
• W jaki sposób procentowo oszacować mierniki?
• Jakie wartości powinny osiągać mierniki?
• Jak prawidłowo oszacować wartość mierników dla określonych zadań, np. w przypadku rejestracji bezrobocia?

Jakie procedury i dokumenty są niezbędne dla przeprowadzenia kontroli zarządczej?

• Jakie dokumenty powinna zawierać teczka do kontroli zarządczej?
• Czy w dotychczasowych dokumentach zaszły jakieś zmiany?
• Czy należy wykazywać w raporcie fakt wydania mniejszej ilości pieniędzy (np. z powodu małej liczby wniosków)?
• Czy uwzględnić w raporcie wszystkie ryzyka, czy zawrzeć tylko kluczowe, które miały realny wpływ na niewykonanie zadania?
• W jakim terminie plan kontroli powinien zostać opublikowany?
• W jaki sposób ułożyć plan?
• W jaki sposób realizować projekty?
• Jakie są główne założenia dla urzędów?
• Jakie są najważniejsze aspekty regulaminu przeprowadzenia kontroli?
• Jak interpretować regulamin określenia ryzyka dla poszczególnych zadań?
• Jak powinno wyglądać sprawozdanie z kontroli (aspekt określania ryzyka i realizacji kontroli)?
• Na co zwrócić uwagę w przypadku zaleceń i wniosków pokontrolnych?
• Jak prawidłowo wypełnić protokół po przeprowadzeniu kontroli zarządczej?
• Na co należy zwrócić uwagę w dokumentacji, aby audyt nie wykazał błędów?
• Jak wychodzić z podbramkowych sytuacji, np. jak poradzić sobie ze zdalną obsługą interesantów?
• Jaką platformę do płatności wybrać w przypadku konieczności opłacenia faktur związanych z dotacjami?
• Czy PUP jest zobowiązany do sporządzania i publikowania oświadczenia? Jeśli tak, to na jakiej podstawie prawnej?

Pytania uczestników, na które odpowiedzieliśmy podczas ostatniego terminu:

• Czy statut jest obowiązkowy dla PUP?
• Jeżeli obecnie pośrednik pracy ma wykształcenie średnie, to czy możemy zmienić nazwę na stanowisko doradcy ds. zatrudnienia?
• Czy kontrola KFS, o której mowa w ustawie jest tą samą kontrolą, o której mowa w przepisie art. 360?
• Czy rejestr ryzyka robi się raz na rok?
• Jak nazwać stanowisko pracownika, który zajmuje się pracami interwencyjnymi i doposażeniem?