Wideoszkolenie: Kadry w OPS i PCPR

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Staż pracy – nowe zasady – zakres wliczanych okresów (również umowy cywilnoprawne i praca za granicą), potwierdzanie nowych tytułów, liczenie w okresie wypowiedzenia i przy nakładających się okresach.
• Jawność wynagrodzeń– nowe obowiązki w ogłoszeniach i procesach rekrutacyjnych, dostosowanie regulaminu.
• Wynagrodzenia samorządowe – zmiana tabel minimalnych kwot (rozporządzenie od 1 III 2025), porządkowanie kategorii zaszeregowania i zasady obniżania bez zgody.
• Weryfikacja osób pracujących z dziećmi– Krajowy Rejestr Karny, Rejestr Przestępstw na Tle Seksualnym i komisji, procedury dla pracowników, wolontariuszy, obcokrajowców oraz pozyskiwanie danych z ostatnich 20 lat.
• Zatrudnianie pracowników socjalnych i asystentów – uprawnienia dodatkowe (urlopy, dodatek terenowy, pomoc prawna), zadaniowy czas pracy, awanse i służba przygotowawcza urzędników.
• Dokumentacja pracownicza i ewidencja czasu pracy – prowadzenie akt przy zmianach stanowisk, wydawanie odpisów, pieczętowanie, zasady dokumentacji zadaniowego czasu pracy.
• Ryczałty samochodowe i ekwiwalenty odzieżowe– wprowadzanie ryczałtów dla samochodów prywatnych i służbowych, badania profilaktyczne, ekwiwalent za odzież terenową.

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Ostatnie problemy OPSÓw i PCPRów, które omówimy w trakcie szkolenia:

Staże pracownicze „po nowemu” – bieżące problemy w praktyce, w szczególności:

• Jak traktować nagrody jubileuszowe, np. takie, które pracownik – teoretycznie – nabył 3 lata temu? Czy w grę wchodzi przedawnienie roszczeń pracowniczych?
• Co w sytuacji, gdy okazuje się, że pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej u poprzedniego pracodawcy?
• Czy nagrody jubileuszowe wypłacane „wstecz” powinny zostać oskładkowane?
• Co zrobić, gdy – naszym zdaniem – pracownik nie udowodnił prawa do przeliczenia stażu? Czy można odmówić przeliczenia i jakie mogą być konsekwencje takiej decyzji?
• Zwolnienie chorobowe w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej – jak zaliczać taki okres do stażu pracy?
• oraz wiele innych zagadnień związanych ze stażem pracy według nowych zasad, które w praktyce budzą wątpliwości.

Dyrektywa dotycząca luki płacowej – kluczowe obowiązki i zmiany, m.in.:

• Jak prawidłowo formułować ogłoszenia o pracę?
• Czy i kiedy należy zmieniać umowy o pracę w związku ze zmianami w nazewnictwie stanowisk?
• oraz inne istotne kwestie wynikające ze zmian w przepisach wdrażanych na podstawie dyrektywy.

A ponadto:

• Problematyczne kwestie związane z rekrutacją, zatrudnianiem i awansowaniem pracowników (w tym pracowników socjalnych, asystentów rodziny oraz urzędników)
• Najczęstsze błędy w prowadzeniu akt osobowych – na co zwrócić uwagę, aby uniknąć nieprawidłowości
• Ryczałty samochodowe oraz obowiązki pracodawcy w zakresie profilaktyki zdrowotnej związanej z używaniem pojazdu w pracy

47 pytań, które padły podczas ostatniego terminu szkolenia:

• Posiadane jest zaświadczenie dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej, zawierające informację o zwolnieniu z obowiązku opłacania składek w okresie od … do …. Czy wskazane okresy należy odliczyć od stażu pracy, z uwagi na pobieranie zasiłku chorobowego?
• W przypadku naliczenia stażu pracy i nabycia prawa do nagrody jubileuszowej w 2025 roku, z jaką datą powinna zostać dokonana wypłata nagrody?
• Po doliczeniu stażu pracy ustalono, że po wypłacie nagrody jubileuszowej za 25 lat pracy nastąpiło przekroczenie progu 35 lat stażu. Jaki jest sposób wypłaty nagrody jubileuszowej w takiej sytuacji oraz co z nagrodą przysługującą za 30 lat pracy.?
• Czy staż pracy wyrównujemy 3 lata wstecz?
• Pracownik zatrudniony parę lat temu, przy ustalaniu wtedy stażu pracy nie doniósł zaświadczenia z urzędu pracy o okresie pobierania zasiłku dla bezrobotnych. Jeżeli przyniósłby je teraz od kiedy wyrównujemy dodatek stażowy?
• Na jakiej podstawie należy odliczyć okres pobierania zasiłku chorobowego z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej, skoro do stażu pracy doliczono już okres wykonywania umowy zlecenia zawartej na początku zatrudnienia, a w wyniku ponownego przeliczenia ustalono, że 20-letni staż został osiągnięty już w grudniu 2025 roku?
• Czy różnicę wypłacamy nawet w ciągu najbliższych 2 lat?
• Co w sytuacji, gdy nagroda jubileuszowa za 30 lat pracy zostanie wypłacona w styczniu 2026 roku, natomiast w marcu 2026 roku zostanie przyznana podwyżka obowiązująca z mocą od stycznia 2026 roku?
• Są opinie Radców prawnych, że te nagrody jubileuszowe, które po doliczaniu stażu miałyby być w poprzednim roku to ich nie wypłacamy, bo przepisy weszły od 1.01.2026. Jakie postępowanie jest poprawne?
• Co w sytuacji, gdy w grudniu 2027 roku zostaną dostarczone dokumenty, z których wynika prawo do wyższego dodatku stażowego oraz nagrody jubileuszowej, a w budżecie OPS na 2027 rok nie zostały zaplanowane środki na te świadczenia? Czy w takim przypadku dopuszczalna jest wypłata należnych świadczeń w 2029 roku, po zaplanowaniu odpowiednich środków w budżecie na lata 2028–2029?
• Dlaczego należy odliczać okres pobierania zasiłku chorobowego przy prowadzeniu działalności gospodarczej od stażu pracy, a dla studenta, za którego nieodprowadzane są żadne składki doliczać okres do stażu pracy? A co z działalnością gospodarczą i ulgą na start?
• Z pracownikiem zawarto umowę zlecenia np. od 01.02.2025 do 31 marca 2025 r. w między czasie pracownik został zatrudniony na umowę o pracę od dnia np. 18.02.2025 r. Czy zasadne jest doliczenie okresu od 01.02.2025 do 17.02.2025 (tj. dzień poprzedzający zawarcie umowy o pracę) pomimo tego, że umowa zlecenia nadal trwa do 31.03.2025?
• Czy służbę przygotowawczą przeprowadza się z pracownikiem zatrudnionym na zastępstwo?
• Dokonywana jest zmiana umowy o pracę w drodze porozumienia stron, polegająca na zmianie stanowiska z nie urzędniczego na urzędnicze. Pracownik często korzysta ze zwolnień lekarskich. Czy taka zmiana jest prawidłowa?
• Jeśli osoba ma zdany egzamin na stanowisko urzędnicze korpusu służby cywilnej - czy można zaliczyć ten dokument na stanowisko urzędnika samorządowego i pominąć służbę przygotowawczą zakończoną egzaminem?
• Jak należy postąpić z aktami osobowymi w przypadku przeniesienia pracownika do innej jednostki, gdy dotychczasowe akta podlegają 50-letniemu okresowi przechowywania, natomiast zgodnie z obowiązującymi przepisami aktualnie obowiązuje 10-letni okres archiwizacji?
• Starszy specjalista pracy socjalnej został starszym specjalista pracy socjalnej - koordynatorem czy musi być nowe skierowanie na badani okresowe?
• Z czego wynika fakt, że w aktach osobowych nie stosujemy pieczątki za zgodność z oryginałem?
• W przypadku gdy w grudniu 2027 roku zostaną dostarczone dokumenty potwierdzające staż pracy, a po jego doliczeniu ustalone zostanie nabycie prawa do nagrody jubileuszowej z miesiącem lutym 2026 roku, powstaje pytanie, z którego miesiąca należy przyjąć wynagrodzenie do obliczenia nagrody jubileuszowej: z lutego 2026 roku czy z miesiąca faktycznej wypłaty nagrody.
• Ile ważna jest informacja z KRK?
• Czy asystentowi rodziny, który ma zawartą umowę na ryczałt samochodowy przysługuje refundacja zakupu okularów w związku z wydanym przez lekarza medycyny pracy orzeczeniem lekarskim w którym to wskazuje konieczność stosowania okularów podczas jazdy samochodem? Czy są przepisy które regulują tą kwestię?
• Jak należy rozliczać urlop w systemie zadaniowego czasu pracy, gdy pracownik wykonuje pracę w różne dni i różne godziny w zależności od potrzeb? W przypadku zatrudnienia na 1/2 etatu, przy czym w jednym dniu pracuje 4 godziny, a w innym 6 godzin, przy tygodniowej normie pracy wynoszącej 20 godzin. W jaki sposób należy ustalić wymiar urlopu?
• Pracownikowi, który dostarcza dokumenty stażowe w grudniu 2027, po doliczeniu stażu pracy pracownik nabywa prawo do wyższego wymiaru 26 dni od 01-01-2026 (pełny etat dotychczas 20dni urlopu). Jak poprawnie wyliczyć należny urlop i do kiedy ma czas pracownik wybrać ten "doliczony" urlop wybrać?
• Mamy nowego pracownika socjalnego, który wykorzystał dodatkowy urlop w poprzednim OPS-ie w 2025 r. Jak ustalić, kiedy będzie mu przysługiwał kolejny urlop u nas? Czy potrzebujemy zaświadczenie z poprzedniego OPS-u i od zakończenia urlopu dodatkowego w nim liczyć kolejne dwa lata?
• Czy pracownik socjalny może korzystać z pojedynczych dni z dodatkowego urlopu dla pracownika socjalnego?
• Czy urlop wychowawczy przerywa prawo do urlopu specjalnego dla pracownika socjalnego?
• Pracownik socjalny nabył prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego w czerwcu 2022 roku, natomiast wykorzystał go dopiero w sierpniu 2025 roku. Kiedy przysługuje kolejny dodatkowy urlop wypoczynkowy?
• Pracownik, który przez 15 lat był zatrudniony na stanowisku pracownika socjalnego w hospicjum, a następnie po 10 latach innej pracy podjął zatrudnienie na stanowisku pracownika socjalnego w naszej jednostce, nabywa prawo do urlopu dopiero po upływie 2 lat pracy w naszej jednostce?
• Co w sytuacji, gdy pozytywna ocena pracownika została dokonana po upływie jednego roku, a nie – jak przewiduje ustawa – co dwa lata i czy w takim przypadku dopuszczalne jest awansowanie pracownika?
• Czy oceny pracowników socjalnych można zrobić równoważnie z terminami pracowników administracyjnych?
• Co w sytuacji, gdy skończą stopnie awansu?
• W przypadku pracownika socjalnego, który otrzymał pozytywną ocenę w lipcu 2022 roku oraz w grudniu 2025 roku. Czy możliwe jest jego awansowanie, uwzględniając przerwę w pracy spowodowaną rocznym urlopem rodzicielskim?
• Czy może być tak że każdy pracownik socjalny może mieć w innym terminie ocenę (np. długi okres nie było go w pracy i musiał dopracować ten okres wiec będzie miał ocenę w innym terminie)?
• II ocena okresowa np. maj 2025 - jaki przepis mówi od kiedy robimy awans zawodowy oraz podwyżkę dla pracownika socjalnego?
• Czy to, że pracownik mający ryczałt przyjedzie do pracy samochodem, ale nie będzie używał go w tym dniu do celów służbowych, tzw. "gotowość", to czy należy mu się za ten dzień wypłata ryczałtu? Co w sytuacji, gdy jest zwolniony ze świadczenia pracy?
• Między pracownikami na stawiskach starszy specjalista pracy socjalnej jest różnica w wynagrodzeniu zasadniczym. ok. 150 zł (decyzje podjął bezpośredni przełożony ze względu na jakość pracy) czy może być taka różnica? Jak udowodnić ta słabszą pracę?
• Czy pracownik socjalny jest zobowiązany do przyjazdu do pracy własnym samochodem, czy dopuszczalne jest ustalenie, że w razie potrzeby pracownik skorzysta z samochodu i pozostanie dyspozycyjny?
• Ile jest ważne zaświadczenie z rejestru przestępstw seksualnych?
• Czy zaświadczenia z KRK powinny być pobierane czterokrotnie w ciągu roku?
• W przypadku umów zlecenia, gdy umowa obowiązywała do 31.12.2025 roku, a od 1.01.2026 roku zawarta została kolejna umowa z tą samą osobą. Czy konieczna jest dodatkowa weryfikacja.
• Czyli zatrudniając osobę na stanowisku pracownika socjalnego wystarczy sprawdzić ją w rejestrze sprawców z dostępem ograniczonym czy musi być KRK?
• Ekwiwalent za pranie i odzież roboczą. Wypłacamy pracownikom ekwiwalent pieniężny na koniec roku. Czy pomniejszamy go o nieobecność pracownika w pracy spowodowaną np. chorobą?
• Jak potwierdzić z wypłatę ekwiwalentu z pracownikiem, z którym ustał stosunek pracy?
• Pracownik miał doliczone do lat pracy od których zależy urlop 8 lat studiów. Teraz donosi dokumenty które potwierdzają jego pracę w czasie studiów na umowę zlecenia. Czy możemy zróżnicować jakie okresy do czego zaliczamy, tzn. 8 lat za studnia do okresu urlopu wypoczynkowego a np. 2 lata za umowę zlecenia do dodatku stażowego?
• Pracownicy potwierdzają przyjęcie pisma podpisem, że zapoznali się i przyjmują do wiadomości, wówczas komórka księgowa daje zlecenie przelewu. Czy mogę zwolnionemu pracownikowi wysłać korespondencję z prośbą o podpis i warunkować wypłatę ekwiwalentu zwrotem podpisanego pisma dot. Ekwiwalentu?
• W zakresie wynagradzania pracowników, czy mogą występować różnice w wynagrodzeniu pomiędzy pracownikami zajmującymi te same stanowiska?
• W sytuacji, gdy kara pracownika ulega przedawnieniu po roku i nie pozostaje po niej żaden ślad. Czy w aktach osobowych można przechowywać protokoły lub notatki dotyczące niewłaściwego wykonania obowiązków przez pracownika?

Zmiany w okresach doliczanych do stażu pracowniczego – najważniejsze kwestie, najczęściej zadawane pytania

• 1. Okresy prowadzenia działalności gospodarczej – jakie typy działalności będą podlegały pod nowe przepisy?
• 2. Co z pracą w gospodarstwie rolnym, w tym jako domownik – czy te okresy również będą podlegać pod nowe przepisy?
• 3. Czy dla potwierdzenia pracy na gospodarstwie wystarczy zaświadczenie o okresie ubezpieczenia w CRUS?
• 4. Kim jest osoba współpracująca? Czy jej też dotyczą nowe przepisy?
• 5. Co z nierejestrowaną działalnością gospodarczą? Czy ta forma także podlega pod nowe przepisy?
• 6. Co z umowami o dzieło ? Czy podlegają wliczeniu do stażu pracy?
• 7. Praca za granicą - czy też obowiązują te same zasady zaliczania?
• 8. Kto i w jaki spoób ma pozyskiwać dokumenty potwierdzające staże ? Jakie obowiązki ma tu pracodawca a jakie zainteresowany pracownik?
• 9. Czy do ZUS można zwrócić się osobiście lub listownie czy tylko elektronicznie?
• 10. Jeśli do ZUS należy się zwrócić drogą elektroniczną to w jaki sposób? Czy może być e-mail?
• 11. Co jeśli ZUS nie ma dokumentacji na potwierdzenie stażu umowy zlecenia lub działalności? Czy będzie prowadził postępowanie wyjaśniające?
• 12. Czy można pominąć ZUS i samemu napisać wniosek do pracodawcy?
• 13. Jakie dokumenty będą wymagane do potwierdzenia okresów pracy na umowie zleceniu? Czy wystarczy sama umowa?
• 14. Czy w przypadku wcześniejszej pracy na umowie zlecenia i następnie na umowie o pracę w tej samej firmie, konieczne będzie dodatkowe zaświadczenie z ZUS czy sam pracodawca może dokonać zaliczenia stażu z własnej umowy zlecenia?
• 15. Jakie dokumenty będą uznawane przez ZUS w przypadku braku danych do wystawienia zaświadczenia (np. rachunki, przelewy, listy płac)?
• 16. Czy pracodawca może odmówić uznania danego okresu, jeśli budzi wątpliwości? Co wtedy?
• 17. Z jakim kodem zgłaszane są do ZUS osoby wykonujące na rzecz podmiotu umowy zlecenia będące studentami/ uczniami? A czy mogą być zgłoszone o samą zdrowotną?
• 18. Jak daleko będzie trzeba się cofnąć z wyrównaniem dodatku stażowego – czy obowiązuje zasada 3 letniego przedawnienia roszczeń pracowniczych?
• 19. Ile czasu pracownik będzie miał na doniesienie dokumentów potwierdzających staż na umowie zleceniu czy działalności gospodarczej? Czy będzie mógł to zrobić kiedykolwiek?
• 20. Jak odległe okresy/staże będzie można doliczać?
• 21. Co z nagrodami jubileuszowymi? Jak je przeliczać ? czy będziemy wypłacać od razu nagrody zaległe i zaraz kolejne?
• 22. Co w przypadku równoległych umów o pracę i dodatkowych umów zleceń? Czy pracodawca ma podwoić staż pracy pracownikowi ? Czy takie okresy będą liczyć się podwójnie?
• 23. Na jaki staż będą miały wpływ doliczane okresy? Do czego je doliczymy?
• 24. Co z rozpoczętymi naborami i określonymi w nich wymaganiami dotyczącymi stażu pracowniczego? Czy te okresy będą już brane pod uwagę?
• 25. Co z rozpoczętymi okresami wypowiedzenia? Czy te doliczone okresy będą miały wpływ na długość okresu wypowiedzenia?

Blok I

Najbardziej bieżące tematy

Ustawa o przeciwdziałaniu przestępstwom na tle seksualnym oraz standardy ochrony małoletnich – jakie obowiązki wprowadzają te akty i od kiedy obowiązują poszczególne obowiązki?

• Na kim ciąży obowiązek weryfikacji?
• Organizatorzy, zleceniodawcy, pracodawcy, podmioty zlecające wykonywanie usług innym podmiotom itp.
• Kogo, od kiedy i w jakim zakresie weryfikujemy?
• Co z pracownikami, zleceniobiorcami, wolontariuszami, stażystami, praktykantami?
• Jakie obowiązki ma pracodawca wobec osób zatrudnianych na stanowiskach urzędniczych?
• Co zrobić, gdy nie dokonaliśmy weryfikacji na czas?

Krajowy Rejestr Karny

• Kto pozyskuje informację – kandydat czy pracodawca?
• Kto prowadzi rejestr, gdzie składać wnioski?

Jaką drogą można uzyskać zaświadczenie?

• Droga papierowa
• Droga elektroniczna

A także:

• Jaki jest koszt zaświadczenia i kto ponosi koszt?
• Jak długo ważne jest zaświadczenie o niekaralności?

Rejestr przestępstw na tle seksualnym z dostępem ograniczonym

Obowiązek założenia konta dla podmiotu

• Jak założyć konto w rejestrze sprawców przestępstw na tle seksualnym?
• Jak dokonać rejestracji konta?
• Kogo i w jakim charakterze zgłosić do obsługi konta, aby pracować skutecznie?
• Jak technicznie działa rejestr? – uwaga na kontrole dokonanych weryfikacji
• Jaki jest termin i ważność weryfikacji kandydata?

Rejestr Komisji ds. Przeciwdziałania Wykorzystaniu Seksualnemu Małoletnich poniżej 15. roku życia

• Jak działa rejestr?
• Kogo weryfikujemy w rejestrze Komisji?
• Jak pozyskać informację z rejestru?
• Czy należy okresowo powtarzać weryfikację wybranych pracowników?

Jak pozyskiwać dane potrzebne do weryfikacji kandydata?

• Jakie dane są potrzebne, aby zweryfikować kandydata?
• Jak je pozyskiwać? Kodeks pracy nie przewiduje możliwości pozyskania np. numeru PESEL na etapie rekrutacji czy imion rodziców. Co zrobić?
• Jak zrealizować obowiązek weryfikacji zatrudnianego obcokrajowca?
• Jak zrealizować obowiązek pozyskania informacji z okresu ostatnich 20 lat z krajów uprzedniego miejsca zamieszkania kandydata?

Odpowiedzialność karna:

• Za nieuprawnioną weryfikację osoby
• Za zaniechanie – dopuszczenie do pracy lub innej działalności osoby nieweryfikowanej

Wzory dokumentów:

• Oświadczenia kandydatów do weryfikacji przez pracodawcę w rejestrach,
• Wyciąg dotyczący obowiązku weryfikacji pracownika – dla ułatwienia pracy
• Ochrona sygnalistów – wszystko, co należy wiedzieć, aby prawidłowo wdrożyć te przepisy w OPS
• Jakich podmiotów dotyczą przepisy o ochronie sygnalistów?
• Jak ustalić próg 50 osób zobowiązujący do wprowadzenia procedury? Kogo wliczać i w jakich datach?
• Kim jest sygnalista?
• Jak szeroko rozumieć kontekst związany z pracą?
• Jak należy rozumieć informację o naruszeniu prawa? Czego może ona dotyczyć?

Kanały zgłoszeń – jakie i ile kanałów można/należy uruchomić?

• Zgłoszenie wewnętrzne
• Zgłoszenie zewnętrzne
• Ujawnienia publiczne

Jakie sposoby przekazywania zgłoszeń należy/można ustanowić i w jaki sposób je zorganizować?

• Zgłoszenie ustne
• Telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej
• Za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej
• W postaci papierowej
• W postaci elektronicznej

Czym są działania następcze i jaki jest ich cel?

• Ochrona sygnalisty – czego dotyczy zakaz podejmowania działań odwetowych?
• Za co sygnaliście przysługuje odszkodowanie?
• Jaką odpowiedzialność ponosi sygnalista?
• Czy należy przyjmować zgłoszenia anonimowe?
• Ochrona danych – w jakim zakresie?
• Jaką odpowiedzialność karną przewiduje ustawa?

Niezbędna dokumentacja w jednostce:

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych:

• Jakie obowiązki w tym zakresie nakładają przepisy?
• Kto prowadzi rejestr?

Procedura ochrony sygnalistów w jednostce:

• Jaki powinien być minimalny zakres procedury?
• Jak wprowadzić procedurę – formalne konsultacje z:
• Zakładową organizacją związkową
• Przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa

Treść procedury:

• Jaki jest minimalny obowiązkowy zakres merytoryczny procedury?
• Co jeszcze można zawrzeć w procedurze?

Zespół upoważniony do podejmowania działań następczych:

• Jaki powinien być jego skład?
• Jak powinien być powołany?

Wzory:

• Wzór procedury ochrony sygnalisty,
• Wzór rejestru,
• Wzór upoważnienia

Dodatek motywacyjny 1000 zł – najczęstsze problemy

Kwestie formalne wprowadzenia i wypłaty dodatku:

• Czy trzeba zmieniać Regulamin wynagradzania w jednostce? Omówienie stanowisk
• Jak przyznać pracownikowi dodatek – czy trzeba sporządzić nowy angaż do umowy?
• Jak przyznawać dodatek pracownikom, których będziemy zatrudniać – czy wpisać to do umowy? Jakim dokumentem to zrobić?

Jak naliczać dodatek? Czego dotyczy proporcjonalność?

• Okres zatrudnienia a dodatek motywacyjny
• Wymiar etatu a dodatek motywacyjny
• Jak procentowo wyliczyć, ile dana osoba realizuje zadań wynikających z ustawy o pomocy społecznej, aby naliczyć proporcjonalnie dodatek?
• W jakiej wysokości wypłacać dodatek, gdy pracownik realizuje zadania z obu ustaw? Czy należy się podwójny dodatek?

Nieobecności:

• Jak rozliczać dodatek przy wynagrodzeniu chorobowym, zasiłku chorobowym, opiece, urlopie okolicznościowym i innych nieobecnościach?
• Czy wliczać dodatek do:
• Nagrody jubileuszowej?
• Odprawy?
• Trzynastki?

Wzory:

• Wzór zarządzenia kierownika o zmianach do regulaminu,
• Wzór przyznania dodatku dla pracownika

Weryfikacja osób pracujących z dziećmi – nowe obowiązki

Jakie rejestry funkcjonują?

• Krajowy Rejestr Karny
• Rejestr Przestępstw na Tle Seksualnym
• Rejestr Komisji ds. Przeciwdziałania Wykorzystaniu Seksualnemu Małoletnich poniżej 15. roku życia

Blok II

O koordynatorach, asystentach, pracownikach socjalnych i urzędnikach – bieżąca problematyka

Koordynator rodzinnej pieczy zastępczej i asystent – najważniejsze kwestie

• Kwalifikacje do wykonywania zawodu
• Wymagania formalne – czego należy żądać od kandydata do pracy? Jak weryfikować kandydata do pracy (kwestie niekaralności, kwestie alimentacyjne, pozbawienie praw rodzicielskich – jak to zweryfikować)?
• Zadaniowy czas pracy koordynatora i asystenta – jak prowadzić, jak rozliczać, jaką dokumentację czasu pracy prowadzić przy zadaniowym czasie pracy?

Pracownik socjalny – najważniejsze kwestie

• Wymagania kwalifikacyjne pracowników socjalnych – uwaga na dokładną weryfikację
• Wytyczne do weryfikacji kwalifikacji pracowników socjalnych – jak weryfikować dyplomy kandydatów? Zalecenia pokontrolne

Uprawnienia pracowników socjalnych – co przysługuje pracownikowi?

a) Dodatkowy urlop

• Od kiedy przysługuje pierwszy urlop? Jak rozumieć nieprzerwaną pracę? Omówienie stanowiska MPiPS
• Od kiedy naliczać kolejne przysługujące urlopy?
• Co z urlopem niewykorzystanym? Czy przepada? W jakim trybie udzielać tego urlopu? Czy dzielić na części? Jak nakłaniać pracowników do korzystania, aby urlop „się nie odkładał”?
• Urlopy specjalne dla pracowników z orzeczonym stopniem niepełnosprawności – który urlop udzielać?

b) Dodatek 400 zł za pracę socjalną w terenie i sporządzanie wywiadów środowiskowych

• Komu należy się wypłata dodatku 400 zł?
• Którzy pracownicy socjalni są wyłączeni z tego uprawnienia? Przedstawienie i omówienie stanowiska MPiPS
• Jak przyznać i dokumentować prawo do dodatku 400 zł?
• Czy dodatek należy wpisać do umowy o pracę?
• Kiedy i jak odebrać pracownikowi prawo do dodatku?
• Czy dodatek należy wypłacać za czas nieobecności pracownika?
• Kiedy pomniejszać dodatek za pracę w terenie?

c) Druga ocena okresowa pracowników socjalnych – awanse zawodowe pracowników socjalnych

• Kiedy należy przeprowadzić pierwszą i kolejne oceny okresowe pracownika socjalnego? Jak liczyć okresy pracy?
• Jak należy przeprowadzać ocenę okresową pracowników socjalnych?
• Które stopnie awansu zawodowego pracownika socjalnego są obligatoryjne?
• Czy musimy awansować pracownika socjalnego? Co, jeśli nie potrzebujemy koordynatorów czy głównych specjalistów?
• Kiedy i w jakiej wysokości należy zapewnić pracownikowi socjalnemu zwiększenie wynagrodzenia po awansie zawodowym?

d) Darmowa pomoc prawna dla pracowników socjalnych

• Kiedy i w jakim zakresie przysługuje pracownikowi socjalnemu?
• Kto ma obowiązek zapewnić pomoc prawną pracownikowi socjalnemu?

Urzędnik w jednostce – najważniejsze kwestie

Urzędnicy – najczęściej zadawane pytania w kwestiach naboru na wolne stanowiska pracy

• Nabór na stanowiska urzędnicze a kwestia osób z orzeczeniem o niepełnosprawności – raport NIK i zapowiedziane dalsze kontrole w odniesieniu do ustawy o dostępności
• Czy po wygranym konkursie na stanowisko urzędnicze należy rozwiązać wcześniejszą umowę na stanowisko obsługi? Jak zatrudnić pracownika na stanowisku urzędniczym, jeśli wcześniej był na stanowisku nieurzędniczym?

Służba przygotowawcza urzędników

• Kogo kierować? Kontrola NIK w zakresie służby przygotowawczej urzędników – raport i zalecenia NIK, orzecznictwo SN
• Czy zwolnienie ze służby jest tym samym co niekierowanie do służby?
• Jak prawidłowo organizować i przeprowadzać służbę przygotowawczą? Jakie dokumenty należy bezwzględnie sporządzić?
• Wzór: Zarządzenie i regulamin w sprawie służby przygotowawczej urzędników

Awansowanie na stanowiska urzędnicze i kierownicze urzędnicze

• Kogo możemy awansować i jak to zrobić? Czy tylko konkursem?
• Co zrobić, gdy pracownik obsługi/pomocniczy wygra konkurs na stanowisko urzędnicze?
• Kwestia bieżącej umowy o pracę
• Kwestia obowiązku służby przygotowawczej dla urzędnika
• Kwestia akt osobowych – czy kontynuujemy dotychczasową teczkę?
• Na jakich warunkach możemy przenieść urzędnika bez konkursu, porozumieniem pomiędzy jednostkami?

Blok III

Dokumentacja pracownicza i prowadzenie akt

• Jakich dokumentów i jakich danych osobowych możemy żądać od kandydatów do pracy?
• Na co zezwala kodeks pracy, a czego musimy wymagać na podstawie innych ustaw i jak to zrobić?
• Wzory: Gotowe kwestionariusze osobowe dla kandydatów na różne stanowiska zawierające oświadczenia dostosowane do wymagań ustawowych
• Jakich danych osobowych możemy żądać od osoby po zatrudnieniu?
• Wzór: Kwestionariusz dla pracownika po zatrudnieniu

Powrót do pracy – ponowne zatrudnienie pracownika

• Co zrobić z aktami osobowymi?

Informacja dodatkowa o warunkach zatrudnienia

• Jaka jest obowiązkowa treść informacji dodatkowej po nowelizacji?
• Co należy dodatkowo zawrzeć w nowej informacji w przypadku pracy zdalnej?
• Komu należy sporządzić nowe informacje o warunkach zatrudnienia – tylko nowo zatrudnionym czy wszystkim pracownikom jednostki?
• Jakie zmiany należy wpisywać do informacji dodatkowej?
• Co należy wpisać do informacji o instytucji zabezpieczenia społecznego?
• Jakie są konsekwencje niesporządzenia informacji dodatkowej?
• Wzór: Informacja dodatkowa do uzupełnienia

Czas pracy, urlopy – pytania uczestników

Zadaniowy czas pracy asystentów rodziny, koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej i innych pracowników

• Komu można wprowadzić zadaniowy czas pracy?
• Czy koordynator może pracować w innym systemie czasu pracy?
• Jak rozliczać i kontrolować czas przepracowany w zadaniowym systemie? Co może pracodawca, jak zorganizować tę pracę, aby było zgodnie z przepisami, pod kontrolą i bezpiecznie z punktu widzenia wykonania zadań?

Lista obecności a zadaniowy czas pracy

Dokumentowanie czasu pracy: Listy obecności – czy mamy obowiązek je prowadzić i dla kogo?

Wzory:

• Lista obecności (w Excelu)
• Lista obecności dla zadaniowego czasu pracy (w Excelu)
• Roczna ewidencja czasu pracy – samopodliczający wzór w Excelu
• Plan urlopów (w Excelu)

Ryczałty samochodowe dla koordynatorów pieczy i innych pracowników

• Komu przysługuje ryczałt za używanie prywatnego samochodu przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych?
• Kiedy jest to jazda w ramach ryczałtu, a kiedy delegacja służbowa?
• Jak powinna być skonstruowana umowa o ryczałt samochodowy?
• W jaki sposób obliczyć ryczałt za używanie prywatnego samochodu przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych?
• Czy ryczałt samochodowy jest opodatkowany? Jak rozliczać ryczałty?
• Wzór: Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie ryczałtów samochodowych

Badania profilaktyczne – jakie dodatkowe obowiązki przy korzystaniu z samochodu w celach służbowych?

• Na jakie badania profilaktyczne należy wysłać pracownika, który korzysta z samochodu do celów służbowych?
• Czy jeśli pracownik przewozi inne osoby, to należy zrobić dodatkowe badania?

Delegacje

• Jak należy rozliczać delegacje w równoważnym systemie pracy?
• Jak rozliczać delegację, która wypada w trakcie weekendu?

Ekwiwalent za używanie odzieży prywatnej dla pracowników pracujących w terenie

• Czym jest ekwiwalent za odzież?
• Czy wypłata ekwiwalentu za odzież jest obowiązkowa?
• Komu przysługuje ekwiwalent za odzież?
• Jak obliczyć ekwiwalent za odzież?
• Kiedy ekwiwalent za odzież jest pomniejszany?
• W jaki sposób zmniejszyć ekwiwalent za odzież?
• Wzór: Zarządzenie w sprawie ekwiwalentu za odzież

Cele szkolenia:

1. Usystematyzowanie wiedzy z zakresu nowych zasad ustalania stażu pracy, w tym prawidłowego zaliczania okresów prowadzenia działalności gospodarczej oraz pracy na podstawie umów cywilnoprawnych do uprawnień pracowniczych.

2. Zapoznanie uczestników z kluczowymi obowiązkami prawnymi nakładanymi na jednostki organizacyjne pomocy społecznej w zakresie wdrażania procedur ochrony sygnalistów oraz stosowania standardów ochrony małoletnich.

3. Doskonalenie praktyki w obszarze nawiązywania stosunku pracy, oceniania okresowego i awansowania specyficznych grup zawodowych, takich jak pracownicy socjalni, asystenci rodziny oraz urzędnicy samorządowi.

4. Rozwinięcie umiejętności bezbłędnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej i akt osobowych z uwzględnieniem najnowszych wymogów, takich jak dyrektywa dotycząca luki płacowej oraz aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia.

5. Przygotowanie do prawidłowego rozliczania czasu pracy, ze szczególnym uwzględnieniem zadaniowego czasu pracy, a także zgodnego z przepisami przyznawania ryczałtów samochodowych i ekwiwalentów za odzież.

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące kadr w OPS i PCPR. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w OPS i PCPR. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z kadrami w OPS i PCPR.

Efekty:

WIEDZA Uczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą mechanizmów weryfikacji niekaralności kandydatów do pracy w odpowiednich rejestrach oraz poznają zasady tworzenia wewnętrznych procedur przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów.

UMIEJĘTNOŚCI Uczestnicy będą potrafili bezbłędnie przeliczać uprawnienia zależne od stażu pracy, a także precyzyjnie naliczać dodatek motywacyjny w wysokości 1000 zł w sytuacjach proporcjonalnego podziału obowiązków i nieobecności pracownika.

KOMPETENCJE Uczestnicy poznają praktyczne sposoby radzenia sobie ze skomplikowanymi przypadkami kadrowymi w OPS i PCPR, zyskując niezbędną samodzielność do rozstrzygania bieżących wątpliwości związanych m.in. z udzielaniem urlopów dodatkowych pracownikom socjalnym czy przeprowadzaniem służby przygotowawczej.