Wideoszkolenie: CRU w PIW

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• CRU w PIW po 1 lipca 2026 r. – aktualny zakres obowiązku; umowy zawarte przez PIW lub na jego rzecz; data zawarcia; brak progu kwotowego; wyłączenia ustawowe.
• Umowa, zamówienie i forma dokumentowa – definicja zamówienia; forma pisemna, elektroniczna, dokumentowa i szczególna; e-mail, formularz internetowy, paragon, zamówienie ustne i faktura.
• Konto jednostki i role użytkowników – wniosek kierownika lub reprezentanta; dokumenty i upoważnienia; Administrator JSFP, Wprowadzający i Publikujący; organizacja odpowiedzialności w PIW.
• Wartość, termin i aktualizacja umowy – wartość netto, opcje i wznowienia; umowy terminowe i bezterminowe; wartości szacunkowe; termin publikacji; status oraz zakończenie umowy.
• Zakupy i usługi w codziennej pracy PIW – telekomunikacja, materiały biurowe, licencje, badania, odpady, medycyna pracy, wynajem, ubezpieczenia, bank i zakupy internetowe.
• Lekarze wyznaczeni i umowy charakterystyczne dla PIW – umowy zlecenia, rzeczoznawcy, pracownicy, komory chłodnicze, odstrzał sanitarny, polowania oraz zespoły z psami do zwalczania ASF.
• Faktury, KSeF, jawność i odpowiedzialność – różnica między umową a dowodem księgowym; moment zawarcia umowy; zakres publikowanych danych; ochrona informacji i konsekwencje błędów.

Szczegółowy program szkolenia:

Nowości w programie
Zagadnienia programowe

• CRU JSFP jako działający, jawny rejestr informacji o umowach zawartych od 1 lipca 2026 r.; publiczny dostęp do opublikowanych danych.
• Brak limitu kwotowego; kwalifikacja umowy przez definicję zamówienia oraz formę pisemną, dokumentową, elektroniczną albo szczególną.
• Publikacja i aktualizacja bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni; wpływ oficjalnej awarii systemu na bieg terminu.
• Wartość netto umowy, opcje i wznowienia; cały okres umowy terminowej oraz pierwsze 48 miesięcy umowy bezterminowej.
• Status aktywny i nieaktywny, dzień zakończenia, przyczyna aktualizacji, retencja danych oraz zakres informacji dostępnych publicznie.
• Ograniczenia jawności, dane osobowe i tajemnica przedsiębiorcy; odpowiedzialność kierownika jednostki po uchyleniu art. 34c ustawy o finansach publicznych.

Pytania / case’y

• Jak po 1 lipca 2026 r. stosować dwie łączne przesłanki z art. 34a ust. 1 ustawy o finansach publicznych: definicję zamówienia z Prawa zamówień publicznych oraz wymaganą formę zawarcia umowy?
• Jak zorganizować rejestrowanie umów po zniesieniu limitu kwotowego i czy nawet umowa o wartości symbolicznej może podlegać ujawnieniu?
• Jak liczyć 30-dniowy termin na publikację lub aktualizację danych i jak wpływają na niego dni oficjalnie ogłoszonej awarii systemu?
• Jak ustalać wartość umowy netto: z opcjami i wznowieniami, dla całego okresu umowy terminowej oraz dla pierwszych 48 miesięcy umowy bezterminowej?
• Które dane trzeba obecnie publikować i aktualizować: status umowy, dzień zakończenia, finansowanie ze środków europejskich, podstawę aktualizacji oraz wyłączenia jawności?
• Jak chronić prywatność i tajemnicę przedsiębiorcy, a jednocześnie prawidłowo wskazać podstawę prawną oraz osobę lub organ dokonujący wyłączenia jawności?
• Jak odróżnić aneks do umowy sprzed 1 lipca 2026 r. od umowy wykonawczej zawartej po tej dacie na podstawie wcześniejszej umowy ramowej?
• Jak zmieniła się odpowiedzialność po uchyleniu art. 34c ustawy o finansach publicznych i jakie procedury wewnętrzne powinien przyjąć kierownik PIW, aby zapewnić kompletność, terminowość i zgodność publikowanych danych?

Zakres obowiązku CRU: umowa, zamówienie, forma i data zawarcia

Zagadnienia programowe

• Kryteria kwalifikowania umów i zamówień do CRU oraz znaczenie formy ich zawarcia.
• Umowy zawarte od 1 lipca 2026 r., wcześniejsze zobowiązania, aneksy oraz umowy wykonawcze.
• Umowy o pracę, zlecenia i dzieło; zakupy ustne, telefoniczne, mailowe i internetowe.
• Wyłączenia ustawowe oraz odróżnienie umowy od opłaty, decyzji, deklaracji i dokumentu wewnętrznego.

Pytania / case’y

• Jak ustalić, co się wlicza do wpisania do rejestru CRU?
• Co jest uznawane za umowę, która podlega wpisaniu do CRU?
• Czy wszystkie umowy zapisywane na papierze powinny być zapisane w CRU?
• Czy umowy o pracę podlegają rejestrowaniu w CRU?
• Czy umowy jednorazowe jak umowa o dzieło powinny być zamieszczone w CRU?
• Czy istnieje limit kwotowy na umowę, który powoduje brak obowiązku jej wpisywania do rejestru CRU?
• Czy telefoniczne zakupy będą również traktowane jako umowa do obligatoryjnego wpisania do CRU?
• Czy umowa ustna kupna-sprzedaży jak na zakup ołówka w sklepie jest liczona jako obligatoryjna do wpisania do CRU?
• Czy zamówienia przez stronę internetową powinny być traktowane jako umowy do wpisania do CRU?
• Czy jednostka może na mocy zarządzenia wewnętrznego wykluczyć niektóre zamówienia z rejestru CRU?
• Czy do rejestru CRU wprowadza się aneks do umowy, która została zawarta przed dniem 1 lipca?
• Czy zgłoszenie na szkolenie jest uznawane za umowę podlegającą rejestracji w CRU, jak należy traktować zakupy realizowane w sklepie (czy paragon jest uznawany za umowę) oraz czy akceptacja przedstawionej oferty (zamówienie) wymaga ponownego potwierdzenia przez kontrahenta (np. informacji o przyjęciu do realizacji)?
• Czy umowę należy wpisać do rejestru CRU dopiero po jej podpisaniu przez obie strony (po zwrocie podpisanego dokumentu przez kontrahenta)?
• Z jakiego powodu w rejestrze CRU miałaby znaleźć się umowa zawarta np. 20 lat temu na czas nieokreślony (np. z operatorem pocztowym)?
• Czy należy wpisywać do rejestru CRU zakup usług parkingowych potwierdzony biletem pobranym z parkometru?
• Czy należy ująć w rejestrze CRU wydatek za wykonanie czynności przez państwowy organ dozoru technicznego, realizowany według cennika dostępnego na stronie internetowej?
• Czy zlecenie na wykonanie badań laboratoryjnych w instytucie badawczym podlega wpisowi do rejestru CRU?
• Kto jest uprawniony do zawarcia udokumentowanej umowy w rozumieniu przepisów o CRU, np. czy pracownik składający zamówienie mailowe na artykuły biurowe zawiera umowę w imieniu jednostki i czy należy formalnie upoważnić pracowników do zawierania takich umów zakupowych?
• Czy prawidłowe jest założenie, że od 1 lipca rozpoczyna się wprowadzanie wszystkich umów, zakupów, umów zlecenia oraz o dzieło zawartych po tej dacie, pod warunkiem łącznego spełnienia dwóch określonych wymogów, gdzie ich wartość szacuje się np. na podstawie ubiegłego roku, a nie wprowadza się umów trwających lub zawartych wiele lat temu?
• Czy w przypadku umowy zawartej w styczniu 2026 roku (np. na świadczenie usług medycyny pracy), faktury za badania realizowane przez pracownika po 1 lipca 2026 roku podlegają wpisowi do rejestru CRU?
• Czy opłaty z tytułu abonamentu radiowo-telewizyjnego za odbiorniki w samochodach służbowych podlegają wpisowi do rejestru CRU?
• Czy opłaty z tytułu trwałego zarządu podlegają wpisowi do rejestru CRU?

Konto PIW, użytkownicy i organizacja pracy w systemie

Zagadnienia programowe

• Zakładanie konta PIW oraz kont imiennych użytkowników; logowanie i uwierzytelnianie.
• Wniosek kierownika lub reprezentanta, dokument powołania i upoważnienie.
• Role Administratora JSFP, Wprowadzającego i Publikującego oraz możliwość łączenia uprawnień.
• Podział odpowiedzialności, pełnomocnictwa i wewnętrzna organizacja obiegu informacji o umowach.

Pytania / case’y

• W jaki sposób założyć konto i wdrożyć pracownika w system CRU?
• Jak się zalogować w systemie CRU?
• Kto będzie odpowiedzialny za prowadzenie rejestru CRU?
• Jak wprowadzać umowy i zamówienia do CRU krok po kroku?
• Jaka jest maksymalna liczba użytkowników CRU?
• Czy można wyznaczyć pełnomocnika uprawnionego do nadawania uprawnień w CRU?
• Czy zachodzi konieczność składania wniosku o ustanowienie kierownika, w sytuacji gdy kierownik będzie samodzielnie zakładał konto?
• Czy w przypadku, gdy konto zakłada osoba upoważniona, należy załączyć skan podpisanego upoważnienia wraz z aktem powołania kierownika jednostki?
• Czy administrator może jednocześnie pełnić funkcję osoby wprowadzającej lub publikującej dane?

Wprowadzanie danych, terminy, aktualizacje i status umowy

Zagadnienia programowe

• Zakres danych wprowadzanych do rejestru oraz publikowanie informacji krok po kroku.
• Moment zawarcia umowy i początek biegu terminu na udostępnienie informacji.
• Aktualizacja wartości, okresu obowiązywania i innych danych; podawanie przyczyny zmiany.
• Status umowy, zakończenie obowiązywania, korekty oraz przechowywanie informacji w rejestrze.

Pytania / case’y

• Jakie dane wpisywać do CRU?
• Z jakiego powodu mają być wprowadzane aktualizacje danych do CRU?
• Czy i kiedy dane z CRU powinny być usuwane?
• Gdy się kończy umowa, to czy ta informacja będzie się pojawiać w systemie CRU automatycznie, czy będzie trzeba to wprowadzać ręcznie?
• Czy w rejestrze CRU należy pozostawić kwotę szacunkową ze złożonego i potwierdzonego zamówienia bez konieczności jej weryfikacji i dostosowywania do wartości z faktury po dostawie, czy też po upływie okresu obowiązywania umowy (np. 12 miesięcy) istnieje obowiązek zweryfikowania jej ostatecznej wartości na podstawie faktur oraz samodzielnego oznaczenia zamknięcia lub wygaśnięcia umowy?
• Czy terminem obowiązywania umowy jest moment dostawy towaru, czy moment odbioru lub zapłaty faktury, oraz czy ten termin można modyfikować w systemie w przypadku ustnych zmian ustaleń z dostawcą (np. zmiana terminu dostawy artykułów biurowych z 7 na 10 lub 3 dni)?
• Jaki jest termin na wprowadzenie danych do rejestru CRU i od którego momentu należy go liczyć — od dnia zgłoszenia na szkolenie, sporządzenia umowy, podpisania jej przez ostatnią ze stron, czy dopiero po otrzymaniu faktury?
• Jaki jest termin na wprowadzenie danych do rejestru CRU w przypadku zakupu towarów (np. opasek) i jaki moment jest kluczowy: wysłanie zamówienia i uzyskanie potwierdzenia przyjęcia do realizacji, czy moment wystawienia faktury?

Ustalanie wartości umowy

Zagadnienia programowe

• Wartość całkowita i szacunkowa, kwota netto oraz wpływ VAT, opcji i wznowień.
• Umowy terminowe, bezterminowe, wieloletnie, zlecenia i dzieła o wartości zmiennej.
• Najem i użyczenie z kosztami mediów, ubezpieczenia grupowe, medycyna pracy i abonamenty.
• Różnica między wartością umowy a faktycznymi wydatkami i fakturami wystawionymi w toku realizacji.

Pytania / case’y

• Czy wartość pieniężna umowy oraz jej czas trwania ma wpływ na zamieszczenie umowy w CRU?
• Umowy długookresowe - jak określać wartość takiej umowy? Przykład: zużycie energii elektrycznej, jak ją wykazać w CRU?
• Czy należy określić wartość podpisanej umowy telekomunikacyjnej w CRU?
• Jak należy traktować bezpłatną umowę (porozumienie) użyczenia lokalu lub pomieszczeń bez kosztów najmu, gdzie jednostka jest obciążana notą za media uzależnione od zużycia oraz podatek od nieruchomości, i jak postępować z umowami użyczenia bez określonej wartości?
• Czy w rejestrze CRU zaznacza się informację, że wprowadzona wartość ma charakter szacunkowy?
• W jaki sposób wyliczyć i oszacować wartość netto umowy zlecenia lub umowy o dzieło, w sytuacji gdy ostateczna wartość będzie znana dopiero po wykonaniu dzieła lub zlecenia?
• Czy w przypadku wynajmu pomieszczeń magazynowych i biurowych, gdzie wynajmujący wystawia faktury za zużycie energii i wody, należy rejestrować nową umowę zawartą po 1 lipca, oraz czy jej wartość powinna być szacowana łącznie z kosztami mediów, czy wyłącznie w oparciu o czynsz?
• W jaki sposób oszacować wartość umowy na usługi medycyny pracy, w sytuacji gdy można przewidzieć jedynie koszt badań cyklicznych, natomiast nie jest znany koszt badań kontrolnych lub dodatkowych zleconych przez lekarza?
• Czy w przypadku zawarcia umowy na okres 24 miesięcy, w rejestrze CRU należy wykazać łączną wartość odpowiadającą całemu okresowi 24 miesięcy?
• W jaki sposób określić wartość umowy ubezpieczenia grupowego, biorąc pod uwagę brak możliwości przewidzenia zmian w liczbie ubezpieczonych pracowników (odejścia lub przystąpienia do ubezpieczenia) w ciągu roku?

Zakupy i usługi w codziennej pracy PIW

Zagadnienia programowe

• Telekomunikacja, licencje, materiały biurowe, druki, remonty i zakupy przez stronę internetową.
• Usługi laboratoryjne, medycyna pracy, odpady komunalne, zakaźne i medyczne.
• Rachunki bankowe, ubezpieczenia, abonament RTV, parkingi, trwały zarząd i opłaty publicznoprawne.
• Zakupy pracownicze, potwierdzenia mailowe, cykliczne zamówienia i umowy z firmami komercyjnymi.

Pytania / case’y

• Czy umowy na usługi telekomunikacyjne z operatorem komórkowym muszą być wpisane do rejestru CRU?
• Czy należy zarejestrować fakt przedłużenia umowy abonamentowej na telefon w CRU i czy nowy numer tej umowy należy również wpisać do takiego rejestru?
• Czy zakupy takie jak materiały biurowe mają być wpisywane do CRU?
• Czy zamawianie druków powinno być traktowane jako umowa w formie mailowej czy jako formularz zgłoszeniowy?
• Czy cykliczny zakup od kontrahenta powinien być wpisywany do CRU?
• Czy umowy na zakup usług remontowych należy umieszczać w CRU?
• Czy umowa ubezpieczenia firmowego pojazdu również powinna być umieszczona w CRU?
• Czy umowy z firmami komercyjnymi jak na wywóz śmieci, czy usługi prawnicze powinny się znaleźć w CRU?
• Czy umowa z firmą prowadzącą dedykowany rejestr podmiotów lub rejestr paszowy podlega rejestracji w CRU?
• Czy należy wprowadzać do rejestru CRU opłaty za wywóz odpadów, które są wyliczane na podstawie deklaracji składanej do urzędu miasta?
• Jak należy traktować coroczne przedłużanie licencji na programy komputerowe w kontekście rejestru CRU?
• Jak należy postępować w przypadku zakupów dokonywanych przez pracownika z prywatnego konta na portalu sprzedażowym, za które następnie wnioskuje on o zwrot środków, gdy zamówienie nie jest wysyłane ze służbowej poczty elektronicznej?
• Jak należy traktować kwestię odbioru odpadów zakaźnych i medycznych, jeśli usługa jest realizowana 1–2 razy w roku na podstawie zgłoszeń mailowych określających jedynie termin i podstawienie pojazdu, bez formalnej umowy i bez znajomości ostatecznego kosztu przed wystawieniem faktury?
• Czy umowa o prowadzenie rachunku bankowego w banku centralnym podlega rejestracji w CRU?

Umowy charakterystyczne dla Inspekcji Weterynaryjnej

Zagadnienia programowe

• Lekarze wyznaczeni, rzeczoznawcy oraz osoby prowadzące i nieprowadzące działalności gospodarczej.
• Zlecenia z własnym pracownikiem oraz umowy z informatykiem i lekarzem medycyny pracy.
• Odstrzał sanitarny dzików, polowania, zwalczanie ASF z wykorzystaniem zespołów z psami.
• Użyczenie komory chłodniczej, zamówienia na świadectwa, wymazówki, strzykawki i inne materiały branżowe.

Pytania / case’y

• Czy zamówienia mailowe na strzykawki należy wpisywać do systemu CRU?
• Czy umowy o sanitarny odstrzał dzików i polowania powinny się znaleźć w CRU?
• Przypadek: istnieje regularna potrzeba na zwalczanie afrykańskiego pomoru świń z pomocą zespołów z psami zatrudnionych na umowę zlecenie - czy te umowy powinny się znaleźć w systemie CRU?
• Czy umowa z informatykiem powinna być wpisana do CRU?
• Czy umowy zlecenia zawierane z rzeczoznawcami oraz wyznaczonymi lekarzami stanowią zamówienia publiczne i czy podlegają wpisowi do rejestru CRU?
• Czy umowa zlecenie zawarta z własnym pracownikiem na czynności odbiegające od jego obowiązków wynikających z umowy o pracę podlega wpisowi do rejestru CRU?
• Czy umowa użyczenia komory chłodniczej na dziki podlega rejestracji w CRU?
• Czy umowy z rzeczoznawcami (w przypadku dysponowania ograniczoną liczbą osób na podstawie umowy zlecenia) należy traktować analogicznie jak umowy z lekarzami wyznaczonymi?

Faktury, KSeF, dokumentacja, jawność i odpowiedzialność

Zagadnienia programowe

• Faktura i rachunek jako dowody księgowe a dokument potwierdzający zawarcie umowy.
• Zamówienie, akceptacja oferty i potwierdzenie wykonawcy; ustalanie momentu zawarcia umowy.
• Relacja CRU z KSeF oraz dokumentowanie zakupów gotówkowych, internetowych i mailowych.
• Jawność danych, korekty błędów i odpowiedzialność za brak, nieterminowość lub nieprawidłowość wpisu.

Pytania / case’y

• Czy faktura jest również traktowana jako umowa w CRU?
• Czy system CRU będzie połączony z systemem KSEF?
• Czy w przypadku potwierdzenia zakupu (np. świadectw lub wymazówek) drogą mailową bez sporządzania formalnej umowy, gdzie jedynym dokumentem jest faktura, taki zakup również należy umieścić w rejestrze CRU?
• Czy zakup środków czystości w markecie na podstawie faktury (płatność gotówką, oferta z gazetki reklamowej), gdzie na podstawie faktury sporządza się jedynie zamówienie wewnętrzne (niewysyłane do marketu i niepotwierdzane pisemnie), spełnia wymogi zawarcia umowy podlegającej rejestracji?
• Czy w sytuacji braku mailowego potwierdzenia akceptacji zamówienia, wystawiona faktura stanowi potwierdzenie, że wykonawca zaakceptował zamówienie i tym samym doszło do zawarcia umowy?
• Czy przewidziane są konsekwencje prawne lub służbowe w przypadku błędnego oszacowania wartości umowy bądź nieumieszczenia wymaganych danych w rejestrze CRU?

Cele szkolenia:

1. Usystematyzowanie wiedzy w zakresie wymogów prawno-organizacyjnych prowadzenia Centralnego Rejestru Umów (CRU) oraz kryteriów kwalifikowania dokumentów podlegających obowiązkowemu wpisowi.

2. Rozwinięcie umiejętności sprawnej obsługi technicznej i administracyjnej systemu CRU, w tym zakładać konta, zarządzać uprawnieniami użytkowników, wyznaczać pełnomocników oraz modyfikować i usuwać dane.

3. Doskonalenie praktyki poprawnego szacowania wartości umów długookresowych, jednorazowych, a także weryfikowania i wprowadzania do CRU bieżących zakupów, usług telekomunikacyjnych oraz zamawiających faktur.

4. Zapoznanie uczestników z zasadami kwalifikacji umów specyficznych dla Powiatowych Inspektoratów Weterynarii, ze szczególnym uwzględnieniem umów z lekarzami wyznaczonymi, czynności zwalczania ASF czy procedur dotyczących odstrzału sanitarnego.

5. Przygotowanie do samodzielnej obsługi cyklu życia umowy w systemie CRU oraz prawidłowego ustalania relacji pomiędzy rejestrowanymi umowami, fakturami i Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące Centralnego Rejestru Umów. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w PIW. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z Centralnym Rejestrem Umów.

Efekty:

Wiedza Uczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą prawnych i organizacyjnych zasad funkcjonowania Centralnego Rejestru Umów (CRU), w tym zakresu danych podlegających rejestracji oraz reguł szacowania wartości umów długookresowych i cywilnoprawnych. Poznają również szczegółowe wytyczne kwalifikacji faktur, zamówień mailowych oraz umów branżowych specyficznych dla inspekcji weterynaryjnej i ich relacji z systemem KSeF.

Umiejętności Uczestnicy nauczą się krok po kroku obsługiwać system CRU, prawidłowo zakładać konta, nadawać uprawnienia oraz samodzielnie wprowadzać, aktualizować i rozliczać wpisy. Będą potrafili bezbłędnie ocenić, które zakupy, ubezpieczenia, usługi telekomunikacyjne czy umowy z lekarzami wyznaczonymi wymagają ujęcia w rejestrze.

Kompetencje Uczestnicy rozwiną umiejętność sprawnego i odpowiedzialnego organizacji procesu prowadzenia rejestru CRU w jednostce sektora finansów publicznych, ograniczając ryzyko błędów formalnych. Zyskają pewność w podejmowaniu decyzji dotyczących nadawania pełnomocnictw, weryfikacji ostatecznych kwot umów oraz bieżącej współpracy z kontrahentami w ramach rejestru.