Wideoszkolenie: Środki trwałe w PUP

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Czy w przypadku zestawów komputerowych, kiedy zepsuje się jedna część zestawu np. monitor, to czy można rozdzielić monitor od środka trwałego i go wymienić? Czy w takiej sytuacji należy wymienić cały zestaw?
• Czy użyczony środek zostaje w ewidencji, czy jest ściągany ze stanu?
• Jakie są rodzaje amortyzacji środków trwałych? Jakie są różnice? Kiedy stosować amortyzację liniową? Kiedy stosować amortyzację naturalną czy degresywną?
• Co w przypadku, kiedy pod jedną pozycją jest 30 krzeseł, a zepsuje się jedno czy kilka z nich? Czy w takim przypadku należy zlikwidować cały środek trwały i dodać nowy?
• Jakie kwoty ustalić przy wyposażeniu? Czy są jednolite zasady dla wszystkich powiatowych urzędów pracy?
• Dokumenty związane ze środkami trwałymi: OT, LT, PT.

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Pytania uczestników, na które odpowiedzieliśmy w trakcie ostatniego szkolenia:

• Czy zakup komputera z monitorem i oprogramowaniem klasyfikujemy jako zestaw komputerowy
• Jak likwidować przedmioty niskocenne? Czy potrzebne jest tworzenie LT?
• Czy w sprawozdaniu rocznym wykazujemy obce środki trwałe?
• Czy w sprawozdaniu F-03 wykazujemy obce środki trwałe?
• Jak ewidencjonować dzierżawione drukarki i urządzenia wielofunkcyjne?
• Czy zakup licencji na kilkadziesiąt stanowisk, których kwota łącza przekracza 10 tys. zł, a jednostkowa jest poniżej 10 tys. zł i zakupiona ze środków bieżących przyjmujemy jednym OT? Czy można amortyzować w czasie?
• Jeżeli zestaw komputerowy likwidujemy i pozostawiamy monitor, to czy może być on jako osobny środek trwały w ewidencji pozabilansowej? Czy należy dołączyć go do innego zestawu?

• Jak księgować przychód środków zakupionych z Funduszu Pracy?
• Jaki paragraf budżetowy będzie właściwy dla zakupy klimatyzatorów z montażem, demontażem i odbiorem starego klimatyzatora o koszcie poniżej 10 tys. zł?
• Czy nieprawidłowością jest prowadzenie jednej księgi odrębnie dla 011, 013 i 020?
• Czy do zaksięgowania kupionego środka trwałego powyżej 10 tys. zł konieczne jest OT? Czy wystarczające będą odpowiednie dekrety na fakturze zakupowej tego środka trwałego 011/080?
• Jeżeli ulepszenie środka trwałego odbywa się w etapach, to czy przyjęcie środka trwałego – wystawienie OT może odbywać się w dacie ostatniego protokołu odbioru?
• Czy przed przekazaniem zbędnego sprzętu należy próbować go sprzedać?
• Jaki paragraf budżetowy będzie właściwy dla zakupy dysku o wartości do 10 tys. zł, który będzie zwiększać wartość zakupionego w zeszłym roku serwera komputerowego? Czy do tego zwiększenia wartości tego serwera też należy wystawić OT?
• Czy w komisji może być pracownik księgowości?
• Czy pracownik będący w komisji likwidacyjnej może brać udział w zespole spisowym?
• Czy do oceny stanu faktycznego zepsutych lub uszkodzonych środków trwałych przeznaczonych do likwidacji wystarczająca jest opinia komisji ds. oceny przydatności składników majątku trwałego, w skład której wchodzą: informatyk, pracownik merytoryczny, księgowa? Czy konieczna jest ekspertyza specjalisty?
• Czy do wyksięgowania zlikwidowanych środków trwałych wystarczy protokół likwidacyjny i na jego podstawie zrobione PK? Czy musi być sporządzony dokument LT

Ewidencja księgowa środków trwałych, sprawozdania pod bilans ze środków trwałych

• Jaka jest odpowiednia kwota, aby wpisać ją do ewidencji księgowej? Czy są jednolite zasady dla wszystkich powiatowych urzędów pracy?
• Jak napisać sprawozdania pod bilans ze środków trwałych?
• Zasady ewidencji na kontach 011, 013 i 020
• Ewidencja syntetyczna konta 071 i 072
• Ewidencja pozabilansowa środków trwałych
• Sprawozdanie GUS o stanie i ruchu środków trwałych F-03, jak prawidłowo wypełnić oraz najczęściej spotykane błędy
• Klasyfikacja budżetowa zakupu środków trwałych
• Przykłady nieprawidłowości w ewidencji księgowej środków trwałych

Jak klasyfikować środki trwałe? Czy środki trwałe lepiej łączyć, czy rozdzielać? Jak przyjmować na stan środki trwałe?

• Jak klasyfikować środki trwałe do 10 tysięcy?
• Jak sklasyfikować panele fotowoltaiczne? W jakiej grupie należy je umieścić?
• Jak grupować środki trwałe? Czy jeżeli środki trwałe były utworzone w zestawach, to czy można potem je rozłączyć? PRZYKŁAD: Zestawy komputerowe
• Czy w przypadku zestawów komputerowych, kiedy zepsuje się jedna część zestawu np. monitor, to czy można rozdzielić monitor od środka trwałego i go wymienić? Czy w takiej sytuacji należy wymienić cały zestaw?
• Jak przyjmować na stan środki trwałe i jak zaksięgować na odpowiednie konta?
• Do której księgi należy wpisać środki trwałe? Do jakich podgrup?
• Czy jednostki nadrzędne ustalają kwotę do wysokości w środkach trwałych, czy należy te informację pozyskać z ustawy?
• Jak naprostować stare środki trwałe zostawione po poprzednich księgowych?
• Jaka powinna być wartość początkowa środka trwałego?
• Jaka jest różnica między wynajmem, a posiadaniem na własność środka trwałego?

Jak przekazywać środki trwałe? Umowa użyczenia, protokół przekazania

• Jak przekazać środki trwałe do innej instytucji/jednostki?
• Jak użyczyć sprzęt innej instytucji/jednostce?
• Jak powinna wyglądać taka umowa użyczenia?
• Jakie są zasady przekazywania środków trwałych?
• Jakie informacje powinny znaleźć się w protokole przekazania i umowie przekazania?
• Kto powinien podpisywać protokoły przekazania środka trwałego?
• Jak dopełnić wszelkie formalności?
• Czy użyczony środek zostaje w ewidencji, czy jest ściągany ze stanu?
• Jak przekazać takie środki trwałe, jak samochody służbowe, krzesła, szafy czy biurka?

Jakie są zasady i sposoby amortyzacji środków trwałych?

• Jak ustalić stawki amortyzacyjne? Czym są umorzenia i jak dokonuje się zmiany stawek w środkach trwałych? Jak przekwalifikować środki trwałe?
• Jakie są rodzaje amortyzacji środków trwałych? Jakie są różnice? Kiedy stosować amortyzację liniową? Kiedy stosować amortyzację naturalną czy degresywną?
• Jak aktualizować umorzenia środków trwałych?
• Jak określić współczynnik amortyzacji? Jakie są terminy?
• Kiedy amortyzować rocznie, a kiedy miesięcznie?
• Jakie są okresy amortyzowania w środkach trwałych?
• Jakich kont powinniśmy używać przy amortyzacji?
• Jak skorygować błędnie wprowadzoną amortyzację?
• Jak dokonać odpisów amortyzacyjnych środków trwałych?
• Czy amortyzować komputer, który ma mniejszą wartość niż 10 tysięcy? Czy to jeszcze środek trwały?
• Jak klasyfikować środki trwałe do 10 tysięcy?
• Jak umarzać środki trwałe?

Jak przeprowadzić likwidację środka trwałego?

• Jakie są przesłanki za likwidacją środków trwałych?
• Kto może likwidować środek trwały?
• Czy zawsze należy utworzyć grupę czy komisję w celu usunięcia środka trwałego?
• Kto powinien ustalić komisję? Kto powinien zasiadać w komisji? Jak ustalić komisję w przypadku usuwania bądź rozłączania środków trwałych?
• Co zrobić, jeżeli dyrektor nie ma uprawnienia do likwidacji środka trwałego? Co, jeżeli uprawnienia ma zarząd powiatu?
• Co, jeżeli sprzęt jest w dobrym stanie technicznym, a trzeba go zlikwidować, bo nikt go nie chce używać?
• Co w przypadku, kiedy pod jedną pozycją jest 30 krzeseł, a zepsuje się jedno czy kilka z nich? Czy w takim przypadku należy zlikwidować cały środek trwały i dodać nowy?
• Na podstawie jakich dokumentów zdjąć zlikwidowane środki trwałe z ewidencji księgowej?

Środki niskocenne w powiatowych urzędach pracy

• Jak określać środki niskocenne? Jaka powinna być kwota?
• Jak klasyfikować środki trwałe do 10 tysięcy?
• Czy wszystkie powiatowe urzędy pracy powinny mieć takie same kwoty środków niskocennych?
• Czy wszystkie środki niskocenne powinny być ujęte jako wyposażenie?
• Ile przyjąć za środek trwały, ile za wyposażenie – ustalanie granicznych kwot?
• Jakie kwoty ustalić przy wyposażeniu? Czy są jednolite zasady dla wszystkich powiatowych urzędów pracy?
• Co ile i na jakiej podstawie zmieniać kwotę środków niskocennych? Na jakiej podstawie zmieniać kwoty?

Aktualizacja środka trwałego. Jak ulepszać środki trwałe? Jakie są podstawy do aktualizacji?

• Jak aktualizować środek trwały? W jakich przypadkach można aktualizować środek trwały, a w jakich sytuacjach trzeba to zrobić?
• Jak ulepszać środki trwałe? Jakie są podstawy do ulepszania środków trwałych?
• Co, jeżeli w urzędzie pracy ulepszone zostały nasze komputery różnymi programami komputerowymi? Czy należy ujmować to jako środek trwały? Jak to zakwalifikować? Jak ujmować to w księgach?
• Różnica pomiędzy ulepszeniem a konserwacja i remontem?

Aktywa i pasywa środków trwałych. Wartość środków trwałych

• Jaka powinna być wycena środków trwałych? Jakie są zasady wyceny środków trwałych?
• Jak poprawnie wyceniać aktywa i pasywa?
• Jak ustalić wartość środków trwałych?
• Jak modernizować i przekwalifikować środki trwałe?

Dokumentacja środków trwałych, ewidencja księgowa w środkach trwałych

• Jak prowadzić dokumentację w środkach trwałych? Przykładowa dokumentacja – tabele do informacji dodatkowej do bilansu; wykazywanie środków trwałych w Bilansie jednostki
• Jakie są zasady ewidencji księgowej środków trwałych finansowanych z Funduszu Pracy?
• Czy faktury z zakupów środków trwałych należy gromadzić w razie kontroli?
• Co, jeżeli dane w fakturach nie są kompatybilne ze stanem faktycznym?
• Jak napisać sprawozdania pod bilans ze środków trwałych?
• Czy wszystkie powiatowe urzędy pracy muszą ujednolicić program, z którego korzystają, do Syriusza?
• Dokumenty związane ze środkami trwałymi: OT, LT, PT

Inwentaryzacja w powiatowych urzędach pracy

• Checklista inwentaryzacyjna - co należy wykonać od początku do końca?
• Jak powinna wyglądać instrukcja inwentaryzacyjna?
• Jakie dokumenty są potrzebne do przeprowadzenia inwentaryzacji?
• Jakie są podstawy prawne do sporządzania instrukcji inwentaryzacyjnej?
• Jak często powinno się przeprowadzać inwentaryzację?
• Jakie są metody inwentaryzacji?
• Jakie są zasady przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów?
• Porównania dokumentacji księgowej z ewidencją księgową – prawidłowa weryfikacja ksiąg rachunkowych.
• Kto nie powinien zasiadać w komisji inwentaryzacyjnej?
• Jak powołać komisję inwentaryzacyjną?
• Jakie zadania ma komisja inwentaryzacyjna a jakie przewodniczący?
• Jakie są terminy inwentaryzacyjne?
• Rozliczenie inwentaryzacji i ujęcie jej wyników w księgach rachunkowych
• Naliczanie amortyzacji i umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
• Tworzenie odpisów aktualizujących należności (zasady, sposoby, ujęcie na kontach)
• Przechowywanie ksiąg rachunkowych.
• Środki trwałe - podział środków trwałych oraz przykłady ewidencji w budżecie oraz Funduszu Pracy?
• Spis z natury - przydatne wskazówki jak sobie z nim sprawnie poradzić.
• Odpowiedzialność głównego księgowego za inwentaryzację.
• Najczęściej popełniane błędy w procesie inwentaryzacji.
• Czy trzeba przeprowadzać inwentaryzację co roku?

Pytania księgowych:

• Czy licencja podwyższa wartość telefonu, czy centrali?
• Czy do PŚT stosujemy też KŚT?
• Jeżeli kupujemy 50 sztuk licencji, to czy należy je wprowadzić pojedynczo do programu Stock, czy pod jedną pozycją ogólną „wartość”?
• Czy w urzędach pracy jest obowiązkowa ewidencja ilościowa, którą obecnie prowadzimy, ale zastanawiamy się po konsultacji z komórką macierzystą nad zmianą polityki w tym zakresie z dopiskiem, że meble i sprzęt elektroniczny, który podlega utylizacji bez względu na wartość będzie wciągany do pozostałych?
• Zleciliśmy wykonanie szafy i zaksięgowaliśmy to jako usługa na paragrafie 4300. Czy zaksięgować umorzenie pozostałego środka trwałego?
• Naprawa ekspresu do kawy powinna być ujęta jako usługa na 4300, czy remont 4270?
• Czy wymiana monitora powoduje, że wartość całego zestawu komputerowego nie ulega zmianie?
• Czy zakup z FP pozostałego środka trwałego można zaksięgować 013/760 oraz 401/072?
• Jak klasyfikować duże urządzenia wielofunkcyjne?
• Czy należy przyjąć do ewidencji szafę serwerową z wentylatorem, która stanowiła wymianę za dotychczasową, jeżeli stara nie została zlikwidowana i zostawiona w razie czego na wymianę?
• Czy należy przyjąć do ewidencji księgowej zakupione, nowe urządzenia switch do serwera głównego, wymienione za stare, które nie zostały zlikwidowane? Czy należy zwiększyć wartość sieci komputerowej?
• Jak wykazać korekty między grupami w sprawozdaniu do GUS-u?
• Jak zdjąć środek z ewidencji bez likwidacji i utylizacji?
• Czy środki trwałe nieużytkowane, zdjęte ze ewidencji, ewidencjonujemy w innym miejscu?
• Czy informację o zbędnych składnikach majątku przesyłamy do podległych jednostek powiatu? W którym momencie: przed zdjęciem z ewidencji, czy po, ale przed utylizacją?
• Kto jest odpowiedzialny za środek trwały, jeżeli w pokoju znajduje się drukarka, którą użytkuje kilka osób? Co w przypadku dłuższej nieobecności pracownika z odpowiedzialnością przypisaną do niego?
• Czy jest możliwe, aby jedna osoba była odpowiedzialna za całe mienie?
• Kto jest osobą odpowiedzialną przy inwentaryzacji?
• Czy przekazanie zakupionych środków trwałych z FP do ewidencji bilansowej budżetu powinno być poza OT udokumentowane także dokumentem PT?
• Czy planując zakup pozostałego środka trwałego „koło fortuny”- narzędzie do pracy doradcy zawodowego zlecone do wykonania agencji reklamowej - należy zaksięgować na par. 4210?
• Jeżeli mamy w ewidencji podstawowych środków trwałych składniki o wartości powyżej 3500 zł, to czy trzeba mieć zgodę zarządu powiatu na ich likwidację?
• Zakup środka trwałego z FP dział 2 „finansowanie nakładów”. Czy prawidłowe jest podawanie tego w „innych źródłach”?
• Jak zaklasyfikować zakup tablicy informacyjnej „nazwa urzędu” na budynku o wartości 4500 zł?
• Otrzymaliśmy PT ze starostwa w treści „montaż instalacji OZE o wartości 2 500 000,00 zł – panele na dachu i wolnostojące oraz pompa ciepła gruntowa. Jak to zaklasyfikować?
• Jak zaksięgować nieodpłatnie otrzymany pozostały środek trwały?
• Czy można dokonać likwidacji na podstawie protokołu fizycznej likwidacji? Czy dodatkowo jest obowiązek wystawiania dokumentu LT?
• Jeżeli zakup środka trwałego nastąpił bez dotacji, a ze środków własnych, to czy zapis kont 810/800 jest konieczny?
• Jeżeli chcemy zlikwidować środek trwały 011, to czy musimy mieć zgodę zarządu powiatu? Jeżeli tak, to w jakiej formie?
• Jak księgować i wprowadzać do ewidencji fotele, które zostały zakupione pod koniec roku? Część zamówienia dotarła w poprzednim roku, część w tym. Wszystko zostało zapłacone w ubiegłym roku.

• Czy w polityce rachunkowości można określić inną wartość środka trwałego dla środków zakupionych ze środków budżetowych, a innych zakupionych z FP?
• Czym są zakupy inwestycyjne?
• Jak powinna wyglądać ewidencja księgowa nieodpłatnie otrzymanego wyposażenia (translatory)?
• Jak wprowadzić do sprawozdania F03 pozostałe środki trwałe, jeżeli do tej pory nie były wykazywane?
• Co z likwidacją częściową zestawu komputerowego, np. tylko monitora? W jakiej wartości zlikwidować, jeżeli został przyjęty zestaw o łącznej wartości 6,5 tys. zł?
• Czy błędem jest wyksięgowanie części nieumorzonej z konta 800?
• Likwidacja nieumorzonych środków trwałych z datą 06.2023 r. – usunięto sprzęt w czerwcu. Czy zdejmujemy z kont w lipcu 2023 r., jeżeli w czerwcu była ostatnia rata amortyzacyjna?
• Czy laptopy i telefony wynoszone poza urząd powinny być inwentaryzowane co roku? Czy wystarczy wydruk ze Stocka i potwierdzenie przez pracownika, który jest za to odpowiedzialny?
• Czy usługa transportowa przy zakupionych PŚT powinna zwiększyć jego wartość?
• Czy robimy OT przy zakupie bramy do ogrodzenia (zwiększenie wartości środka trwałego)?
• Jeżeli na fakturze jest zakup środka trwałego poniżej 10 tys. zł i usługa transportowa, to czy księgujemy to na dwa paragrafy 4210 i 4300?
• Jak przechowywać oryginały faktur z zakupem środków trwałych? Czy założyć oddzielny segregator?
• Gdzie można znaleźć zapis, że faktura zakupowa musi być przechowywana tyle, co środek trwały?
• Jeżeli dawniej środki trwałe miały wartość 3.500 zł, a obecnie 10.000 zł, to czy możemy je przeksięgować na pozostałe środki trwałe?