Wideoszkolenie: Kadry w OPS

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Staż pracy – nowe zasady – zakres wliczanych okresów (również umowy cywilnoprawne i praca za granicą), potwierdzanie nowych tytułów, liczenie w okresie wypowiedzenia i przy nakładających się okresach.
• Jawność wynagrodzeń – nowe obowiązki w ogłoszeniach i procesach rekrutacyjnych, dostosowanie regulaminu.
• Weryfikacja osób pracujących z dziećmi – Krajowy Rejestr Karny, Rejestr Przestępstw na Tle Seksualnym i komisji, procedury dla pracowników, wolontariuszy, obcokrajowców oraz pozyskiwanie danych z ostatnich 20 lat.
• Zatrudnianie pracowników socjalnych i asystentów – uprawnienia dodatkowe (urlopy, dodatek terenowy, pomoc prawna), zadaniowy czas pracy, awanse i służba przygotowawcza urzędników.
• Dokumentacja pracownicza i ewidencja czasu pracy – prowadzenie akt przy zmianach stanowisk, wydawanie odpisów, pieczętowanie, zasady dokumentacji zadaniowego czasu pracy.
• Ryczałty samochodowe i ekwiwalenty odzieżowe – wprowadzanie ryczałtów dla samochodów prywatnych i służbowych, badania profilaktyczne, ekwiwalent za odzież terenową.

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Ostatnie zmiany:

• Zmiany w zasadach obliczania historii stażu pracownika- umowy zlecenia i działalności gospodarcze
• Jawność wynagrodzeń
• Zmiany w warunkach zatrudnienia pracowników
• Zmiany w warunkach zatrudnienia asystentów
• Zmiana rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych w zakresie minimalnych kwot wynagrodzenia zasadniczego w kategoriach zaszeregowania
• Zmiany w okresach doliczanych do stażu pracowniczego – najważniejsze kwestie, najbardziej problematyczne przypadki:

I.Jakie okresy będą wliczane do stażu pracy?

• Jak odległe okresy/staże można doliczać?
• Okresy prowadzenia działalności gospodarczej – jakie typy działalności podlegają pod nowe przepisy?
• Co z pracą w gospodarstwie rolnym, w tym jako domownik – czy te okresy również podlegają pod nowe przepisy?
• Kim jest osoba współpracująca? Czy jej też dotyczą nowe przepisy?
• Co z nierejestrowaną działalnością gospodarczą? Czy ta forma także podlega pod nowe przepisy?
• Co z umowami o dzieło ? Czy podlegają wliczeniu do stażu pracy?
• Praca za granicą - czy też obowiązują te same zasady zaliczania?
• Co w przypadku równoległych umów o pracę i dodatkowych umów zleceń? Czy pracodawca ma podwoić staż pracy pracownikowi ? Czy takie okresy liczą się podwójnie?
• Przepis o zaliczeniu umowy zlecenia wchodzi w życie od 01.01.2026 r. Dlaczego nie można wyrównać pracownikowi od 01.01.2026 r., który doniesie dokumenty w marcu 2026 r.? Co w tym przypadku z przepisem art. 291 Kodeksu pracy?
• Czy nieoskładkowaną umowę zlecenia studenta wliczamy do lat pracy?
• Czy do stażu wlicza się czas umowy zlecenia ze studentem, jeżeli z mocy ustawy zwolnione są z odprowadzania składek?
• Na podstawie jakich dokumentów zaliczać działalność gospodarczą i umowy zlecenia?
• Jeżeli zmiana obliczania stażu dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2026 r., to czy obejmie ona również pracowników aktualnie zatrudnionych?
• Czy pracodawca może odmówić uznania danego okresu, jeśli budzi wątpliwości? Co wtedy?

II. Dokumentowanie i potwierdzanie okresów zaliczanych do stażu pracy

• Kto i w jaki sposób ma pozyskiwać dokumenty potwierdzające staże ? Jakie obowiązki ma tu pracodawca, a jakie zainteresowany pracownik?
• Czy ZUS będzie decydować o tym, jaki okres mamy przyjąć do stażu?
• Czy do ZUS można zwrócić się osobiście lub listownie, czy tylko elektronicznie?
• Jeśli do ZUS należy się zwrócić drogą elektroniczną to w jaki sposób? Czy może być e-mail?
• Z jakim kodem zgłaszane są do ZUS osoby wykonujące na rzecz podmiotu umowy zlecenia będące studentami/ uczniami? A czy mogą być zgłoszone o samą zdrowotną?
• Co w przypadku, gdy zleceniobiorca nie miał ukończonych 26 lat nie będzie widnieć w ZUS?
• Czy umowy zlecenia z preferencyjnymi składkami i osoby studiujące do 26 r.ż. zaliczamy do stażu pracy?
• Jak student niezgłaszany do ZUS ma udokumentować staż?
• Czy pracownik, który w naszym zakładzie miał pierw umowę zlecenia, a później umowę o pracę musi mieć potwierdzenie z ZUS?
• Co jeśli ZUS nie ma dokumentacji na potwierdzenie stażu umowy zlecenia lub działalności? Czy będzie prowadził postępowanie wyjaśniające?
• Czy można pominąć ZUS i samemu napisać wniosek do pracodawcy?
• Jakie dokumenty będą wymagane do potwierdzenia okresów pracy na umowie zleceniu? Czy wystarczy sama umowa?
• Czy w przypadku wcześniejszej pracy na umowie zlecenia i następnie na umowie o pracę w tej samej firmie, konieczne będzie dodatkowe zaświadczenie z ZUS czy sam pracodawca może dokonać zaliczenia stażu z własnej umowy zlecenia?
• Jakie dokumenty będą uznawane przez ZUS w przypadku braku danych do wystawienia zaświadczenia (np. rachunki, przelewy, listy płac)?
• Czy zaświadczenie potwierdzające opłacanie składek ZUS od umów zlecenia lub prowadzonej działalności dotyczy składek na ubezpieczenie społeczne?
• Czy we wniosku o wydanie zaświadczenia z ZUS musi być wskazane, za jaki okres umowy zlecenia jest potrzebne zaświadczenie?
• Co zrobić, jeżeli ZUS nie jest w stanie wydać zaświadczenia?
• Czy można przyjąć zaświadczenie, które pracownik już posiada?
• Jak ZUS ustali staż osobom prowadzącym działalność lub osobom na umowach zlecenia przed 01.01.1999 r.?
• Jeżeli pracownik wysłał do ZUS prośbę o wydanie zaświadczenia i nie było tam ujętego zakładu pracy, to czy oznacza to, że nie był zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego?
• Czy dokumenty potwierdzone z ZUS można przyjąć i schować do akt?
• Czy dla potwierdzenia pracy na gospodarstwie wystarczy zaświadczenie o okresie ubezpieczenia w KRUS?
• Na jakim formularzu można złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia przez PUE?
• Jak pobrać zaświadczenie na PUE?
• Ile czasu pracownik będzie miał na doniesienie dokumentów potwierdzających staż na umowie zleceniu czy działalności gospodarczej? Czy będzie mógł to zrobić kiedykolwiek?
• Czy osoba może wystąpić do byłego zleceniodawcy o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu?
• Czy potwierdzeniem prowadzenia działalności mogą być decyzje o wpisie do ewidencji w latach 1990-1994?
• Czy PIT-11 od danego pracodawcy mógłby być dowodem?
• Czy można uznać na mocy nowych przepisów umowę o realizację praktyki zawodowej na statku?
• Czy działalność gospodarcza prowadzona dzięki dofinansowaniu z PUP zalicza się do stażu?
• Czy dokumenty pracy za granicy muszą być przetłumaczone przez tłumacza biegłego?

III. Doliczanie okresów do stażu pracy w praktyce – dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe

A. Doliczone okresy a dodatek stażowy

• Na jaki staż będą miały wpływ doliczane okresy? Do czego je doliczymy?
• Jak daleko będzie trzeba się cofnąć z wyrównaniem dodatku stażowego – czy obowiązuje zasada 3-letniego przedawnienia roszczeń pracowniczych?
• Czy trzeba będzie wyrównać dodatek stażowy za 3 lata wstecz, jeżeli pracownik dostarczy dokumenty?
• Co z rozpoczętymi okresami wypowiedzenia? Czy te doliczone okresy będą miały wpływ na długość okresu wypowiedzenia?
• Jeżeli pracownik dostarczy zaświadczenie w lipcu 2026 r., to czy trzeba cofnąć się i przeliczyć wysługę lat?
• Jeżeli pracownik złożył w październiku 2025 r. wniosek o doliczenie do stażu pracy okresu pracy z rolnictwa, to czy doliczamy od momentu złożenia wniosku, czy cofamy się o 3 lata, aby przeliczyć i wyrównać wysługę lat?
• Od stycznia 2026 r. zatrudnienie, a zaświadczenie dostarczone w kwietniu 2026 r. Czy cofamy się z naliczeniem dodatku stażowego od stycznia 2026 r.?
• Jeżeli osoba złoży zaświadczenie w kwietniu i w związku z tym uzyska o 5% wyższe stażowe, to czy wypłacamy stażowe wyższe od stycznia, a nie od kwietnia?

B. Nagrody jubileuszowe

• Co z nagrodami jubileuszowymi? Jak je przeliczać? Czy będziemy wypłacać od razu nagrody zaległe i zaraz kolejne?
• Czy nagroda jubileuszowa wypłacona wcześniej będzie musiała być oskładkowana?
• Jeżeli po dostarczeniu zaświadczenia, osoba będzie mieć 22 lata, to czy kolejna nagroda może być przyznana za 5 lat?
• Jeżeli doliczymy staż po nowemu i okaże się, że nagroda jubileuszowa przypadałaby rok temu, to czy należy ją wypłacić?
• Pracownik obecnie ma 18 lat pracy. Po złożeniu zaświadczenia będzie mieć 22 lata. Czy wypłacamy jubileusz z okazji 20 lat pracy, a za 3 lata wypłacamy za 25 lat stażu?
• Jeżeli osoba dostarczy zaświadczenie o zaliczeniu lat i wyjdzie mu 23 lata stażu pracy, to czy wypłacamy jubileusz za 20 lat, czy czekamy, aż osiągnie 25 lat stażu pracy?
• Osoba miałaby prawo do nagrody jubileuszowej za 20 lat pracy w czerwcu, a w maju dostarczy zaświadczenie i staż zmieni się na 22 lata. Co z nagrodą za 20 lat pracy?
• Pracownik 15 lutego 2026 r. będzie mieć 15 lat pracy. Ma dostarczyć zaświadczenie o pracy 5 lat na umowie zlecenia. Czy wypłacamy nagrodę jubileuszową za 20 lat pracy?
• Co w przypadku pracownika, który pracuje w jednostce od roku, wiemy, że dodatkowego stażu ma 15 i 12 lat? Czy powinniśmy mu wypłacić nagrodę za 25 lat pracy?
• 01.03.2026 r. przypada pracownikowi nagroda jubileuszowa za 20 lat pracy. Dostarczy w styczniu dokumenty, że pracował 3 lata na umowie zlecenia. Co z nagrodą?
• Jeżeli osoba na macierzyńskim przyniesie zaświadczenie z działalności, z którego wynika, że nabyła prawo do nagrody jubileuszowej, to czy wypłacamy?

IV. Jawność wynagrodzeń i nowe zasady transparentności płac

• Czy zatrudnieni pracownicy mogą pytać o zarobki współpracowników?
• Czy pracownik może zapytać pracodawcę lub kadry o to, ile zarabia osoba na takim samym stanowisku?
• Czy te ustalone tabele minimalnego wynagrodzenia w danych kategoriach będą całe zmieniane przy każdej zmianie minimalnego wynagrodzenia?

V. Organizacja pracy i postępowanie kadrowe po zmianach przepisów

• Czy kategoria zaszeregowania musi być zapisana w umowie o pracę?
• Czy górne granice w kategoriach ustalamy samodzielnie?
• Czy w aktach osobowych powinno być świadectwo pracy?
• Jak usunąć poprawnie kserokopię dowodów osobistych z akt?
• Czy pracownik powinien dostarczyć zaświadczenie z przeprowadzenia psychotechniki?
• Co z rozpoczętymi naborami i określonymi w nich wymaganiami dotyczącymi stażu pracowniczego? Czy te okresy będą już brane pod uwagę?

Ustawa o przeciwdziałaniu przestępstwom na tle seksualnym oraz standardy ochrony małoletnich – jakie obowiązki wprowadzają te akty i od kiedy obowiązują poszczególne obowiązki?

• Na kim ciąży obowiązek weryfikacji?
• Kogo, od kiedy i w jakim zakresie weryfikujemy?
• Co z pracownikami, zleceniobiorcami, wolontariuszami, stażystami, praktykantami?
• Co zrobić, gdy nie dokonaliśmy weryfikacji na czas?

Krajowy Rejestr Karny

• Kto pozyskuje informację – kandydat czy pracodawca?
• Kto prowadzi rejestr, gdzie składać wnioski?
• Jaką drogą można uzyskać zaświadczenie?
• Jaki jest koszt zaświadczenia i kto ponosi koszt?
• Jak długo ważne jest zaświadczenie o niekaralności?

Rejestr przestępstw na tle seksualnym z dostępem ograniczonym

Obowiązek założenia konta dla podmiotu

• Jak założyć konto w rejestrze sprawców przestępstw na tle seksualnym? Jak dokonać rejestracji konta?
• Jak technicznie działa rejestr? – uwaga na kontrole dokonanych weryfikacji
• Jaki jest termin i ważność weryfikacji kandydata?

Rejestr Komisji ds. Przeciwdziałania Wykorzystaniu Seksualnemu Małoletnich poniżej 15. roku życia - jak działa taka rejestracja i kogo powinniśmy weryfikować?

• Jak działa rejestr?
• Jak pozyskać informację z rejestru?
• Czy pracownika należy prosić o zgodę na weryfikację w Rejestrze?
• Co, jeżeli zatrudniony pracownik nie wyrazi zgody na sprawdzenie w Rejestrze?
• Kogo weryfikujemy w rejestrze Komisji?
• Czy konieczna jest weryfikacja w rejestrach lekarzy orzeczników zatrudnionych w zespole do spraw orzekania o niepełnosprawności, skoro dziecko na komisję wchodzi z rodzicem?
• Umowy zlecenia z osobami do pomocy w zawodowych rodzinach zastępczych zawierane są na maksymalnie rok lub krócej. Rodzina zastępcza złożyła nowy wniosek o osobę do pomocy, który jest ponownie opiniowany przez koordynatora RPZ, ale osoba jest ta sama. Jeżeli w styczniu zawrzemy nową umowę, to czy wymagamy KRK oraz weryfikacji w rejestrach?
• Czy osoby wykonujące prace społecznie użyteczne powinniśmy weryfikować?
• Czy weryfikujemy informatyka, który wykonuje swoje czynności na podstawie działalności gospodarczej i wystawia nam faktury?
• Czy KRK żądamy od każdej zatrudnianej osoby? Czy od osób na umowie zlecenia również?
• Czy członkowie ZI powinni być weryfikowani?
• Czy pracownicy socjalni powinni być weryfikowani?
• Czy osoby zatrudnione na umowie zlecenia jako opiekunki podlegają weryfikacji?
• Czy pracownicy administracyjni, socjalni i wykonawcy powinni być zweryfikowani przez pracodawcę?
• Czy pracownicy wypłacający świadczenia rodzinne lub księgowa powinni być zweryfikowani w Rejestrze?
• Jak zweryfikować wychowawców w świetlicy i asystenta rodziny?
• Czy należy weryfikować stażystę z PUP, który jest zatrudniony na stanowisku pomocy kuchennej?
• Czy pracowników trzeba weryfikować co jakiś czas?
• Czy należy okresowo powtarzać weryfikację wybranych pracowników?
• Czy wystarczy jednorazowe sprawdzenie w rejestrze na początku zatrudnienia, czy należy weryfikować co roku?
• Czy w trakcie zatrudnienia dokonuje się ponownie weryfikacji w KRK? Jeżeli tak, to w jakich przedziałach czasowych? Czy powinno się co jakiś czas przyjąć oświadczenie o niekaralności?
• Jeżeli do tej pory nie otrzymaliśmy zaświadczenia z KRK od pracowników niemających bezpośrednio kontaktu z dziećmi, to czy musimy wystąpić do nich, aby takowe donieśli?
• Jeżeli co pół roku zawieramy umowę zlecenia z tą samą osobą, to czy za każdym razem ją weryfikujemy?

Jak pozyskiwać dane potrzebne do weryfikacji kandydata?

• Jakie dane są potrzebne, aby zweryfikować kandydata?
• Jak je pozyskiwać? Kodeks pracy nie przewiduje możliwości pozyskania np. numeru PESEL na etapie rekrutacji czy imion rodziców. Co zrobić?
• Jak zrealizować obowiązek weryfikacji zatrudnianego obcokrajowca?
• Jak zrealizować obowiązek pozyskania informacji z okresu ostatnich 20 lat z krajów uprzedniego miejsca zamieszkania kandydata?
• Czy zaświadczenie, które pracownik ma wypełnić w celu sprawdzenia w Rejestrze, jest obowiązkowe? Czy można te dane spisać z kartoteki z programu?

Odpowiedzialność karna:

• Za nieuprawnioną weryfikację osoby
• Za zaniechanie – dopuszczenie do pracy lub innej działalności osoby nieweryfikowanej

Ochrona sygnalistów:

• Oświadczenia kandydatów do weryfikacji przez pracodawcę w rejestrach
• Ochrona sygnalistów – wszystko, co należy wiedzieć, aby prawidłowo wdrożyć te przepisy w OPS
• Jakich podmiotów dotyczą przepisy o ochronie sygnalistów?
• Jak ustalić próg 50 osób zobowiązujący do wprowadzenia procedury? Kogo wliczać i w jakich datach?
• Kim jest sygnalista?
• Jak szeroko rozumieć kontekst związany z pracą?
• Jak należy rozumieć informację o naruszeniu prawa? Czego może ona dotyczyć?

Kanały zgłoszeń – jakie i ile kanałów można/należy uruchomić?

• Zgłoszenie wewnętrzne
• Zgłoszenie zewnętrzne
• Ujawnienia publiczne

Jakie sposoby przekazywania zgłoszeń należy/można ustanowić i w jaki sposób je zorganizować?

• Zgłoszenie ustne
• Telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej
• Za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej
• W postaci papierowej
• W postaci elektronicznej

Czym są działania następcze i jaki jest ich cel?

• Ochrona sygnalisty – czego dotyczy zakaz podejmowania działań odwetowych?
• Za co sygnaliście przysługuje odszkodowanie?
• Jaką odpowiedzialność ponosi sygnalista?
• Czy należy przyjmować zgłoszenia anonimowe?
• Ochrona danych – w jakim zakresie?
• Jaką odpowiedzialność karną przewiduje ustawa?

Niezbędna dokumentacja w jednostce:

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych:

• Jakie obowiązki w tym zakresie nakładają przepisy?
• Kto prowadzi rejestr?

Procedura ochrony sygnalistów w jednostce:

• Jaki powinien być minimalny zakres procedury?
• Jak wprowadzić procedurę – formalne konsultacje z:
• Zakładową organizacją związkową
• Przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa

Treść procedury:

• Jaki jest minimalny obowiązkowy zakres merytoryczny procedury?
• Co jeszcze można zawrzeć w procedurze?

Zespół upoważniony do podejmowania działań następczych:

• Jaki powinien być jego skład?
• Jak powinien być powołany?

Wzory:

• Wzór procedury ochrony sygnalisty,
• Wzór rejestru,
• Wzór upoważnienia

Dodatek motywacyjny 1000 zł – najczęstsze problemy

Kwestie formalne wprowadzenia i wypłaty dodatku:

• Czy trzeba zmieniać Regulamin wynagradzania w jednostce? Omówienie stanowisk
• Jak przyznać pracownikowi dodatek – czy trzeba sporządzić nowy angaż do umowy?
• Jak przyznawać dodatek pracownikom, których będziemy zatrudniać – czy wpisać to do umowy? Jakim dokumentem to zrobić?
• Komu przysługuje dodatek 1000 zł?
• Czy dodatek 1000 zł należy się pracownikom kadr OPS?
• Referent wykonuje zadania z działu świadczeń rodzinnych i zadania z ustawy o pomocy społecznej. Czy wypłacamy dodatek motywacyjny?
• Pracownik świadczeń rodzinnych ma wydzielone 0,25 etatu z pomocy społecznej. Dodatek motywacyjny w wysokości 1000 zł – czy się należy? Czy należy wypłacić proporcjonalnie do wymiaru etatu?

Jak naliczać dodatek? Czego dotyczy proporcjonalność?

• Okres zatrudnienia a dodatek motywacyjny
• Wymiar etatu a dodatek motywacyjny
• Jak procentowo wyliczyć, ile dana osoba realizuje zadań wynikających z ustawy o pomocy społecznej, aby naliczyć proporcjonalnie dodatek?
• W jakiej wysokości wypłacać dodatek, gdy pracownik realizuje zadania z obu ustaw? Czy należy się podwójny dodatek?

Nieobecności:

• Jak rozliczać dodatek przy wynagrodzeniu chorobowym, zasiłku chorobowym, opiece, urlopie okolicznościowym i innych nieobecnościach?
• Czy wliczać dodatek do:
• Nagrody jubileuszowej?
• Odprawy?
• Trzynastki?

Wzory:

• Wzór zarządzenia kierownika o zmianach do regulaminu,
• Wzór przyznania dodatku dla pracownika

Koordynatorzy, asystenci, pracownicy socjalni i urzędnicy

Koordynator rodzinnej pieczy zastępczej i asystent – najważniejsze kwestie

• Kwalifikacje do wykonywania zawodu
• Wymagania formalne – czego należy wymagać od kandydata do pracy? Jak weryfikować kandydata do pracy (kwestie niekaralności, kwestie alimentacyjne, pozbawienie praw rodzicielskich – jak to zweryfikować)?
• Czy od koordynatora należy wziąć oświadczenie, że daje rękojmię należytego wykonywania obowiązków?
• Zadaniowy czas pracy koordynatora i asystenta – jak prowadzić, jak rozliczać, jaką dokumentację czasu pracy prowadzić przy zadaniowym czasie pracy?
• Czy asystent rodziny powinien posiadać legitymację?
• Czy można wydać zaświadczenie asystentowi rodziny, zamiast legitymacji?
• Czy asystent rodziny powinien składać u pracodawcy harmonogram z prac?

Pracownik socjalny – najważniejsze kwestie

• Wymagania kwalifikacyjne pracowników socjalnych – uwaga na dokładną weryfikację
• Wytyczne do weryfikacji kwalifikacji pracowników socjalnych – jak weryfikować dyplomy kandydatów? Zalecenia pokontrolne
• Czy stanowisko „pracownik socjalny” można traktować jako neutralny płciowo, skoro wynika z ustawy o pomocy społecznej?

Uprawnienia pracowników socjalnych – co przysługuje pracownikowi?

a) Dodatkowy urlop

• Od kiedy przysługuje pierwszy urlop? Jak rozumieć nieprzerwaną pracę? Omówienie stanowiska MPiPS
• Od kiedy naliczać kolejne przysługujące urlopy?
• Co z urlopem niewykorzystanym? Czy przepada? W jakim trybie udzielać tego urlopu? Czy dzielić na części? Jak nakłaniać pracowników do korzystania, aby urlop „się nie odkładał”?
• Urlopy specjalne dla pracowników z orzeczonym stopniem niepełnosprawności – który urlop udzielać?
• Czy niewykorzystany urlop dodatkowy może przepaść, jeżeli jest niewykorzystany w ciągu 2 lat?
• Czy pracownik socjalny zatrudniony na ¾ etatu jest uprawniony do skorzystania z dodatkowego urlopu?
• Czy 10-dniowy urlop dodatkowy przysługujący raz na dwa lata pracownik musi wykorzystać za każdym razem w tym samym miesiącu?
• Jeżeli w grudniu upływa 3 lata pracy socjalnej, to w jakim miesiącu pracownik wykorzystuje 10 dni dodatkowego urlopu?
• Co w przypadku, gdy pracownik pracuje 5 lat jako pracownik socjalny i nabywa u nas prawo do dodatkowego urlopu, kończy się stosunek pracy i zmienia pracę na inną?
• Pracownik socjalny przyjęty w 2024 r. Urlop nabył w poprzednim zakładzie pracy 2 lata wcześniej. Czy wtedy liczymy 2, czy 3 lata?

b) Dodatek 400 zł za pracę socjalną w terenie i sporządzanie wywiadów środowiskowych

• Komu należy się wypłata dodatku 400 zł?
• Którzy pracownicy socjalni są wyłączeni z tego uprawnienia? Przedstawienie i omówienie stanowiska MPiPS
• Jak przyznać i dokumentować prawo do dodatku 400 zł?
• Czy dodatek należy wpisać do umowy o pracę?
• Kiedy i jak odebrać pracownikowi prawo do dodatku?
• Czy dodatek należy wypłacać za czas nieobecności pracownika?
• Kiedy pomniejszać dodatek za pracę w terenie?

c) Druga ocena okresowa pracowników socjalnych – awanse zawodowe pracowników socjalnych

• Kiedy należy przeprowadzić pierwszą i kolejne oceny okresowe pracownika socjalnego? Jak liczyć okresy pracy?
• Jak należy przeprowadzać ocenę okresową pracowników socjalnych?
• Które stopnie awansu zawodowego pracownika socjalnego są obligatoryjne?
• Czy musimy awansować pracownika socjalnego? Co, jeśli nie potrzebujemy koordynatorów czy głównych specjalistów?
• Kiedy i w jakiej wysokości należy zapewnić pracownikowi socjalnemu zwiększenie wynagrodzenia po awansie zawodowym?
• Czy pracownikowi socjalnemu po dwóch pozytywnych ocenach pracowniczych należy się awans?
• Jeżeli pracownik dostał awans po dwóch ocenach, to czy na kolejny musi czekać 4 lata?

d) Darmowa pomoc prawna dla pracowników socjalnych

• Kiedy i w jakim zakresie przysługuje pracownikowi socjalnemu?
• Kto ma obowiązek zapewnić pomoc prawną pracownikowi socjalnemu?

Urzędnik w jednostce – najważniejsze kwestie

Urzędnicy – najczęściej zadawane pytania w kwestiach naboru na wolne stanowiska pracy

• Nabór na stanowiska urzędnicze a kwestia osób z orzeczeniem o niepełnosprawności – raport NIK i zapowiedziane dalsze kontrole w odniesieniu do ustawy o dostępności
• Czy po wygranym konkursie na stanowisko urzędnicze należy rozwiązać wcześniejszą umowę na stanowisko obsługi? Jak zatrudnić pracownika na stanowisku urzędniczym, jeśli wcześniej był na stanowisku nieurzędniczym?

Służba przygotowawcza urzędników

• Kogo kierować? Kontrola NIK w zakresie służby przygotowawczej urzędników – raport i zalecenia NIK, orzecznictwo SN
• Czy zwolnienie ze służby jest tym samym co niekierowanie do służby?
• Jak prawidłowo organizować i przeprowadzać służbę przygotowawczą? Jakie dokumenty należy bezwzględnie sporządzić?
• Wzór: Zarządzenie i regulamin w sprawie służby przygotowawczej urzędników
• Czy jest lista pytań do egzaminu po odbyciu służby przygotowawczej?Czy dyrektor / kierownik sam układa zestaw pytań?

Awansowanie na stanowiska urzędnicze i kierownicze urzędnicze

• Kogo możemy awansować i jak to zrobić? Czy tylko konkursem?
• Co zrobić, gdy pracownik obsługi/pomocniczy wygra konkurs na stanowisko urzędnicze?
• Kwestia bieżącej umowy o pracę
• Kwestia obowiązku służby przygotowawczej dla urzędnika
• Kwestia akt osobowych – czy kontynuujemy dotychczasową teczkę?
• Na jakich warunkach możemy przenieść urzędnika bez konkursu, porozumieniem pomiędzy jednostkami?

Dokumentacja pracownicza i prowadzenie akt

• Jakich dokumentów i jakich danych osobowych możemy wymagać od kandydatów do pracy?
• Jeżeli kandydat do pracy w dokumentach aplikacyjnych dostarczył dokumenty potwierdzone za zgodność z oryginałem, to czy umieszczamy je w aktach osobowych? Czy należy żądać oryginałów?
• Na co zezwala Kodeks pracy, a czego musimy wymagać na podstawie innych ustaw i jak to zrobić?
• Wzory: Gotowe kwestionariusze osobowe dla kandydatów na różne stanowiska zawierające oświadczenia dostosowane do wymagań ustawowych
• Jakich danych osobowych możemy wymagać od osoby po zatrudnieniu?
• Wzór: Kwestionariusz dla pracownika po zatrudnieniu

Powrót do pracy – ponowne zatrudnienie pracownika

• Co zrobić z aktami osobowymi?

Informacja dodatkowa o warunkach zatrudnienia

• Jaka jest obowiązkowa treść informacji dodatkowej po nowelizacji?
• Komu należy sporządzić nowe informacje o warunkach zatrudnienia – tylko nowo zatrudnionym czy wszystkim pracownikom jednostki?
• Jakie zmiany należy wpisywać do informacji dodatkowej?
• Co należy wpisać do informacji o instytucji zabezpieczenia społecznego?
• Jakie są konsekwencje niesporządzenia informacji dodatkowej?
• Wzór: Informacja dodatkowa do uzupełnienia

Czas pracy, urlopy

Zadaniowy czas pracy asystentów rodziny, koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej i innych pracowników

• Komu można wprowadzić zadaniowy czas pracy?
• Czy koordynator może pracować w innym systemie czasu pracy?
• Jak rozliczać i kontrolować czas przepracowany w zadaniowym systemie? Co może pracodawca, jak zorganizować tę pracę, aby było zgodnie z przepisami, pod kontrolą i bezpiecznie z punktu widzenia wykonania zadań?

Lista obecności a zadaniowy czas pracy

Dokumentowanie czasu pracy: Listy obecności – czy mamy obowiązek je prowadzić i dla kogo?

Wzory:

• Lista obecności (w Excelu)
• Lista obecności dla zadaniowego czasu pracy (w Excelu)
• Roczna ewidencja czasu pracy – samopodliczający wzór w Excelu
• Plan urlopów (w Excelu)

Ryczałty samochodowe dla koordynatorów pieczy i innych pracowników

• Komu przysługuje ryczałt za używanie prywatnego samochodu przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych?
• Kiedy jest to jazda w ramach ryczałtu, a kiedy delegacja służbowa?
• Jak powinna być skonstruowana umowa o ryczałt samochodowy?
• W jaki sposób obliczyć ryczałt za używanie prywatnego samochodu przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych?
• Czy ryczałt samochodowy jest opodatkowany? Jak rozliczać ryczałty?
• Czy w przypadku, gdy pracodawca zapewnia dojazd środkami pozostającymi w dyspozycji pracodawcy, to jeżeli dodatkowo podpisujemy umowę na ryczałt z częścią pracowników socjalnych, to czy jest on opodatkowany?
• Wzór: Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie ryczałtów samochodowych

Badania profilaktyczne – jakie dodatkowe obowiązki przy korzystaniu z samochodu w celach służbowych?

• Na jakie badania profilaktyczne należy wysłać pracownika, który korzysta z samochodu do celów służbowych?
• Czy jeśli pracownik przewozi inne osoby, to należy zrobić dodatkowe badania?
• Czy pracownicy korzystający z samochodu prywatnego do celów służbowych muszą mieć badania psychologiczne?
• Czy przy badaniach okresowych osoby prowadzące samochód mają mieć badania psychologiczne i osobne zaświadczenie o ważności psychotestów? Czy wystarczy zaświadczenie z medycyny pracy na wykonywanie pracy z użyciem samochodu prywatnego w celach służbowych?

Delegacje

• Jak należy rozliczać delegacje w równoważnym systemie pracy?
• Jak rozliczać delegację, która wypada w trakcie weekendu?

Ekwiwalent za używanie odzieży prywatnej dla pracowników pracujących w terenie

• Czy wypłata ekwiwalentu za odzież jest obowiązkowa?
• Komu przysługuje ekwiwalent za odzież?
• Jak obliczyć ekwiwalent za odzież?
• Kiedy ekwiwalent za odzież jest pomniejszany?
• W jaki sposób zmniejszyć ekwiwalent za odzież?
• W jakiej wysokości są mniej więcej ekwiwalenty roczne? Kiedy wypłacane są jednorazowo?
• Czy ekwiwalent może być pomniejszany za nieobecności?
• Czy ekwiwalent jest oskładkowany?
• Wzór: Zarządzenie w sprawie ekwiwalentu za odzież