Wideoszkolenie: Nadzór starosty nad OSK

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Co uznajemy za „politykę ochrony małoletnich” – w jakiej formie powinny występować standardy (skrócona vs. rozszerzona)? Jaką formę egzekwować od OSK?
• Ośrodek wdrożył standardy i zapoznał z nimi pracowników, ale brak pisemnego potwierdzenia (np. listy z podpisami) – jak to kwalifikować?
• Dokumentowanie wyników: obowiązek zdjęć (ile stron, co jest niezbędne, a co zbędne).
• Protokół oględzin (kiedy wymagany, ile stron).
• Nieaktualizowane strony internetowe OSK – czy to podlega egzekwowaniu?
• Oględziny dużej floty pojazdów (30–40 szt.) – czy potrzebny osobny protokół oględzin infrastruktury/pomieszczeń?
• Art. 14 ustawy Kamilka – brak dostępu do konta instytucjonalnego ze strony przedsiębiorcy: czy to już uchybienie? Jak egzekwować ten obowiązek?
• Czy sporządzenie protokołu kończy rolę kontrolera, czy istnieje prawny obowiązek wydania zaleceń pokontrolnych?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

MODUŁ 1. Ustawa Kamilka – zakres obowiązków nadzorczych starosty.

1.1 Podstawy i zakres kontroli

• Co organ nadzorujący ma obowiązek kontrolować zgodnie z ustawą „Kamilkową”?
• Czy pracownik starostwa musi mieć kontrolę OSK wpisaną w zakres obowiązków?
• Co uznajemy za „politykę ochrony małoletnich” – w jakiej formie powinny występować standardy (skrócona vs. rozszerzona)? Jaką formę egzekwować od OSK?
• Jakie czynności powinien podjąć OSK, by spełnić procedury ochrony małoletnich?

1.2 Trudne przypadki interpretacyjne

• Ośrodek wdrożył standardy i zapoznał z nimi pracowników, ale brak pisemnego potwierdzenia (np. listy z podpisami) – jak to kwalifikować?
• Jednoosobowa działalność gospodarcza, właściciel = instruktor – jakich dokumentów wymagać w zakresie standardów i szkoleń wewnętrznych?
• Małe ośrodki bez strony internetowej – jak publikować informację o standardach?
• OSK z bardzo ubogimi, okrojonymi standardami – czy i jak mobilizować do ich rozszerzenia?
• Nieaktualizowane strony internetowe OSK – czy to podlega egzekwowaniu?

1.3 Terminy i forma kontroli

• Optymalny okres/moment przeprowadzania kontroli „Kamilkowej.”
• Czy kontrolę kompleksową (ustawa o kierujących pojazdami) i kontrolę „Kamilkową” można łączyć jednego dnia, czy prowadzić osobno? Różnice między nimi.
• Nowe ograniczenia czasu trwania kontroli (np. maks. 3 dni w zależności od wielkości przedsiębiorstwa) – jak stosować w praktyce.
• W jakiej formie OSK muszą aktualizować standardy – czy wymagana jest jedna zbiorcza dokumentacja?

MODUŁ 2. Procedury kontrolne – przebieg, uprawnienia, dokumenty.

2.1 Przebieg kontroli

• Jak wygląda kontrola krok po kroku – od czego zacząć?
• Co możemy sprawdzać, a czego nie? Jakie uprawnienia mają pracownicy starostwa?
• Jakich dokumentów można żądać od przedsiębiorcy?
• Weryfikacja zgodności godzin zajęć teoretycznych i praktycznych – na co zwrócić uwagę i jak kontrolować zajęcia praktyczne w terenie?

2.2 Zawiadomienie o kontroli

• Jedno czy dwa zawiadomienia, gdy kontrola obejmuje jednocześnie ustawę o kierujących pojazdami i ustawę Kamilka?
• Analiza ryzyka przedsiębiorcy po zmianie przepisów – jak ująć próg ryzyka w zawiadomieniu?
• Wzór: zawiadomienie o planowanej kontroli.

2.3 Protokół kontroli i dokumentacja

• Budowa i struktura protokołu – jak powinien wyglądać w praktyce, także przy kontroli łączonej?
• Dokumentowanie wyników: obowiązek zdjęć (ile stron, co jest niezbędne, a co zbędne).
• Protokół oględzin (kiedy wymagany, ile stron).
• Jak przedsiębiorca dokumentuje weryfikację niekaralności w rejestrze?
• Jakimi dokumentami powinien dysponować OSK? Jak powinien wyglądać rejestr zdarzeń i kto za niego odpowiada?
• Dokumentacja kontroli pojazdów oraz weryfikacja umów (najem sal, biur, placów manewrowych)
• Ewidencja instruktorów zatrudnionych przed 2024 r. – czy OSK musi ją prowadzić w aktach?
• Wprowadzenie ustawy „Kamilkowej” do portalu starosty – przykładowe rozwiązania elektroniczne
• Wzór: protokół z kontroli OSK

2.4 Case studies

• Ośrodek publikuje zdjęcie ucznia po zdanym egzaminie w social mediach – czy to podstawa do uwzględnienia w protokole?
• Stare, jednoosobowe ośrodki zatrudniające ratownika/pielęgniarkę do zajęć z pierwszej pomocy – co gdy brak kompletnej dokumentacji lub weryfikacji tej osoby?
• MODUŁ 3. Zaświadczenia o niekaralności.
• Zakres wymaganych zaświadczeń: rejestr przestępców seksualnych czy ogólna niekaralność?
• Sposób dokumentowania przez przedsiębiorcę weryfikacji w rejestrze.
• Czy zaświadczenie musi przedłożyć również właściciel OSK?
• Częstotliwość odnawiania – czy dotyczy też instruktorów pracujących od kilkunastu lat? Co roku?
• Ważność zaświadczenia z rejestru karnego – 30 dni czy 3 miesiące od wydania? Podstawa prawna.
• Kto przedstawia zaświadczenia podczas kontroli – tylko nowozatrudnieni czy wszyscy?
• Sposób przechowywania dokumentów.
• Miejsce/podstawa zapytań o niekaralność kierowanych do sądu – zapytanie czy rejestr z dostępem ograniczonym?
• Moment zawarcia umowy z nowym instruktorem – przed czy po uzyskaniu zaświadczenia z KRK?
• Czy weryfikacji niekaralności podlega też ratownik/pielęgniarka prowadzący zajęcia z pierwszej pomocy (umowa np. z 2019 r. na czas nieokreślony)?
• Art. 14 ustawy Kamilka – brak dostępu do konta instytucjonalnego ze strony przedsiębiorcy: czy to już uchybienie? Jak egzekwować ten obowiązek?

MODUŁ 4. Infrastruktura i lokale.

4.1 Plac manewrowy i pojazdy

• Podstawa i metodyka pomiaru wymiarów placu manewrowego.
• Procedura, gdy plac manewrowy podlega innemu organowi (np. miasto na prawach powiatu) – współpraca i wymiana protokołów.
• Oględziny dużej floty pojazdów (30–40 szt.) – czy potrzebny osobny protokół oględzin infrastruktury/pomieszczeń?
• Kontrola pojazdów wykorzystywanych do szkolenia w kategoriach AM oraz C+E.
• Weryfikacja terminów badań technicznych pojazdów vs. daty kursów.
• Procedura w przypadku wykrycia szkolenia pojazdem bez ważnego badania – skutki dla ważności szkolenia kursanta.
• Oznakowanie pojazdów symbolem „L” i nazwą szkoły – interpretacja wymogów widoczności, egzekwowanie przy bardzo małym druku.

4.2 Lokale, biura, sale wykładowe

• Kontrola umów najmu lokali biurowych i sal wykładowych – na co zwrócić uwagę.
• Ocena ryzyka przy jednoczesnym szkoleniu dwóch osób przez jednego instruktora.
• Biura w mieszkaniach prywatnych; pomieszczenie biurowe jako część sali wykładowej – jak oceniać?
• Kryteria fizycznego oddzielenia części biurowej od wykładowej we wspólnym pomieszczeniu.
• Bezpieczeństwo dokumentacji (zamykane szafki, ograniczony dostęp) – przypadki nietypowych lokalizacji (piętro w domu jednorodzinnym, balkon).
• Ocena skuteczności zabezpieczenia dostępu dla osób niepowołanych (np. parawan) – czy to spełnia kryteria?
• Brak zgody właściciela budynku na zewnętrzny szyld OSK – co w takiej sytuacji? Czy tablica informacyjna w holu budynku jest wystarczająca?

4.3 Bezpieczeństwo sieci internetowej

• Jak technicznie i formalnie zweryfikować zabezpieczenie sieci Wi-Fi/internetowej OSK przed treściami niepożądanymi dla dzieci?
• Jak pogodzić ten obowiązek z wewnętrznym zakazem logowania służbowych laptopów do obcych, niezabezpieczonych sieci?

MODUŁ 5. Nieprawidłowości, naruszenia i współpraca z organami ścigania.

5.1 Kwalifikacja uchybień

• Poważne naruszenia (np. zgłoszenie szkolenia później niż następnego dnia roboczego) – kiedy skutkuje to decyzją o zamknięciu ośrodka?
• Czy liczbę uchybień oceniać procentowo? Czy już pierwsze uchybienie uzasadnia zamknięcie?
• Konsekwencje braku standardów i braku weryfikacji KRK.
• Analiza prawdopodobieństwa naruszenia prawa – na co zwracać uwagę.
• Rozróżnienie uchybień jednostkowych od błędów powtarzających się cyklicznie.
• Brak fizycznych podpisów/listy obecności pod oświadczeniem o zapoznaniu ze standardami – naruszenie czy tylko brak formalny?
• Które uchybienia mają charakter „rażącego naruszenia” ustawy Kamilka?

5.2 Współpraca z policją i prokuraturą

• Kontrole na drodze – czy wymagana jest obecność policji przy części praktycznej?
• Kiedy i na jakiej podstawie informować inne organy ścigania o niespełnieniu wymogów ustawy o kierujących pojazdami?
• Kryteria „sytuacji pilnej” uzasadniającej zawiadomienie policji/prokuratury – czy dotyczy też niewłaściwie zweryfikowanych osób pod kątem ustawy Kamilka?
• Sens kontroli prowadzonej wspólnie z policją bez wcześniejszego zawiadomienia przedsiębiorcy.
• Procedura powiadamiania służb, gdy pracownicy OSK odmawiają przedłożenia wymaganej dokumentacji.

MODUŁ 6. Zalecenia pokontrolne.

• Czy sporządzenie protokołu kończy rolę kontrolera, czy istnieje prawny obowiązek wydania zaleceń pokontrolnych?
• Metodyka formułowania zaleceń: wyznaczanie terminów na wyjaśnienia i naprawę sytuacji przed decyzjami radykalnymi (np. zamknięcie OSK).
• Procedura planów naprawczych – jak przebiega, jak sprawdzić czy i gdzie ośrodek je zgłaszał
• Częstotliwość kolejnych kontroli przy drobnych zaleceniach – co 3 czy co 5 lat?
• Forma zaleceń pokontrolnych – pismo wolne czy sformalizowany wzór?
• Wzór: zalecenia i decyzja pokontrolna

Metodologia:

Moduły 1–3 skupiają się na materialnym zakresie obowiązków i dokumentowaniu; Moduł 4 to zagadnienia infrastrukturalno-lokalowe (bardziej techniczne, case studies); Moduły 5–6 zamykają cykl kontroli od strony konsekwencji prawnych.