Wideoszkolenie: Aktywni Seniorzy - rozliczenia i sprawozdawczość

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Sprawozdania za 2026 rok- właściwy formularz dla priorytetu III oraz modułów 1 i 2 priorytetu V; zgodność z ofertą, umową i zmianami zadania.
• Rady Seniorów- opis wykonanych działań, inicjatywy i konsultacji, rzeczywista liczba odbiorców oraz korzyści społeczne; przygotowanie nowego projektu partycypacyjnego.
• Kluby i Dzienne Domy - rozliczenie utworzenia lub wyposażenia oraz funkcjonowania ośrodka; standard usług, personel, liczba miejsc i trwałość.
• Frekwencja i rezultaty - listy obecności, miesięczne zestawienia, wyjaśnienia niższej frekwencji oraz ustalenie ewentualnej kwoty zwrotu w module 2.
• Rozliczenie finansowe- dotacja, wkład własny, opłaty uczestników, zestawienie dokumentów księgowych, zmiany kosztów i niewykorzystane środki.
• Wnioski na 2027 rok - diagnoza potrzeb, harmonogram, mierzalne rezultaty i plan monitorowania; oferty JST na działania z udziałem Rady Seniorów oraz w obu modułach priorytetu V.
• Kosztorys i złożenie oferty - limity finansowania, różnice między 2026 a 2027 rokiem, wymagane załączniki, podpisy, Generator Obsługi Dotacji i weryfikacja przed wysłaniem.

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Szczegółowy program szkolenia
Część I Sprawozdania i rozliczenie za 2026 rok

1 Przygotowanie do sprawozdawczości za 2026 rok

• Zagadnienia programowe
• Zakres rozliczenia priorytetu III oraz modułów 1 i 2 priorytetu V; wybór właściwego formularza i dokumentów odniesienia.
• Podział pracy między JST, jednostkę realizującą, koordynatora i księgowość; terminy i kompletowanie danych.

Pytania

• Jak ustalić, jakie sprawozdanie należy przygotować za 2026 rok i z jakiej wersji formularza korzystać?
• Jak porównać ofertę, umowę, aneksy i uzgodnione zmiany przed rozpoczęciem pisania sprawozdania?
• Jak rozdzielić odpowiedzialność za dane merytoryczne, frekwencję, rozliczenie finansowe i podpisanie dokumentów?
• Jak ustalić termin złożenia sprawozdania i terminy zwrotów, gdy zadanie zakończyło się przed końcem roku?
• Jakich informacji i dokumentów zażądać od jednostki realizującej, partnera lub organizacji wykonującej zadanie?
• Jak wykorzystać wnioski z realizacji w 2026 roku do przygotowania oferty na 2027 rok?

2 Sprawozdanie za 2026 rok w priorytecie III

Zagadnienia programowe

• Opis wykonania działań partycypacyjnych oraz udziału Rady Seniorów, osiągniętych celów i korzyści społecznych.
• Rzeczywista liczba odbiorców, monitoring rezultatów i wyjaśnianie odstępstw od oferty.

Pytania

• Jak wypełnić część merytoryczną sprawozdania i powiązać opis wykonania z zakresem oraz harmonogramem oferty?
• Jak wykazać inicjatywę lub konsultacje z Radą Seniorów i jej udział w wykonanych działaniach?
• Jak opisać osiągnięte cele, aktywność obywatelską, korzyści społeczne oraz działania wobec osób osamotnionych?
• Jak ustalić rzeczywistą liczbę osób starszych z podziałem na kobiety i mężczyzn, bez sumowania wielokrotnych obecności tej samej osoby?
• Jak przedstawić sposób monitorowania rezultatów i udokumentować efekty spotkań, konsultacji, warsztatów lub współpracy rad seniorów?
• Jak wyjaśnić zmianę terminu lub formy działania, mniejszą liczbę odbiorców albo niewykonanie części planu i kiedy potrzebny jest kontakt z wojewodą?

3 Sprawozdanie za 2026 rok w module 1 priorytetu V

Zagadnienia programowe

• Rozliczenie utworzenia lub wyposażenia Klubu albo Dziennego Domu, skali prac i zakupów oraz zgodności ze standardem.
• Dokumenty potwierdzające wykonanie zadania, wyjaśnienie zmian i obowiązki dotyczące trwałości.

Pytania

• Jak wybrać sprawozdanie modułu 1 i prawidłowo odnieść je do opisu zadania oraz harmonogramu oferty?
• Jak opisać wykonane prace, zakupione wyposażenie, liczbę utworzonych miejsc i spełnienie wymagań dostępności?
• Jak powiązać opis wykonania z protokołami odbioru, dokumentacją prac, ewidencją wyposażenia i dowodami zapłaty?
• Jak wykazać wykonawców, wkład osobowy i rzeczowy oraz udział innego podmiotu, nie utożsamiając tych danych z wymaganym finansowym wkładem własnym?
• Jak rozliczyć odrębnie koszty utworzenia i wyposażenia oraz opisać różnice względem kosztorysu i harmonogramu?
• Jak odróżnić sprawozdanie z wykonania zadania od późniejszego sprawozdania z trwałości i przygotować dokumenty do utrzymania ośrodka?

4 Sprawozdanie za 2026 rok w module 2 priorytetu V i frekwencja

Zagadnienia programowe

• Rozliczenie funkcjonowania Klubu lub Dziennego Domu, usług, personelu, liczby miejsc i osiągniętych rezultatów.
• Uzgodnienie dziennych list obecności z miesięczną frekwencją oraz ocena wpływu niższej frekwencji na rozliczenie dotacji.

Pytania

• Jak przygotować opis wykonania zadania, rodzajów usług i rezultatów oraz odróżnić liczbę miejsc, liczbę osób i liczbę obecności?
• Jak wykazać ofertę usług Klubu i Dziennego Domu, zajęcia poza siedzibą oraz dopuszczony regulaminem kwartalny okres rozliczeniowy godzin?
• Jak udokumentować spełnienie standardów kadrowych, zmiany personelu i ocenę jakości usług oraz sprawdzić zgodność z ofertą?
• Jak obliczyć miesięczną frekwencję na podstawie dziennych list obecności i uzgodnić ją z okresem działania oraz dofinansowaną liczbą miejsc?
• Jak ustalić, czy obniżona frekwencja powoduje zwrot części dotacji, zastosować zasady zaokrąglania i ocenić możliwość wystąpienia do wojewody o uznanie kosztów w szczególnie uzasadnionym przypadku?
• Jak wypełnić tabelę miesięcznej frekwencji i kwot do zwrotu oraz przygotować wyjaśnienia dotyczące nieobecności seniorów lub przerw w funkcjonowaniu ośrodka?

5 Rozliczenie finansowe i zamknięcie dotacji za 2026 rok

Zagadnienia programowe

• Uzgodnienie kosztów rzeczywistych z umową i ewidencją księgową; kwalifikowalność wydatków i źródła finansowania.
• Zestawienie faktur, zmiany kosztów, zwroty środków oraz spójność części finansowej i merytorycznej.

Pytania

• Jak wypełnić rozliczenie według rodzaju kosztów i źródeł finansowania oraz uzgodnić sumy z ewidencją księgową?
• Jak wykazać finansowy wkład własny, środki z innych źródeł i opłaty uczestników, z uwzględnieniem zasad danego priorytetu i umowy?
• Jak sprawdzić kwalifikowalność wydatków, VAT i daty zapłaty oraz ocenić koszty administracyjne i transportu bez przenoszenia zasad między priorytetami?
• Jak opisać dokumenty księgowe i sporządzić kompletne zestawienie, gdy jedna faktura obejmuje różne pozycje lub źródła finansowania?
• Jak rozliczyć oszczędności, przesunięcia i nowe pozycje kosztorysu oraz sprawdzić, czy wymagane zgłoszenia i aneksy zostały dokonane?
• Jak rozróżnić dotację niewykorzystaną, pobraną w nadmiernej wysokości i wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem oraz ustalić tryb zwrotu i ewentualne odsetki?
• Część II Przygotowanie wniosków na 2027 rok

6 Przygotowanie wniosku na 2027 rok w priorytecie III

Zagadnienia programowe

• Diagnoza potrzeb i przygotowanie projektu z inicjatywy lub w konsultacji z Radą Seniorów.
• Opis odbiorców, działań, harmonogramu i rezultatów w powiązaniu z kryteriami oceny właściwej edycji konkursu.

Pytania

• Jak sprawdzić uprawnienie JST do udziału w konkursie i przygotować potwierdzenie powołania oraz funkcjonowania Rady Seniorów?
• Jak opracować diagnozę potrzeb i udokumentować inicjatywę lub konsultacje z Radą Seniorów przed złożeniem oferty?
• Jak zaprojektować działania wzmacniające samoorganizację seniorów, udział w sprawach publicznych, kompetencje rady i przeciwdziałanie osamotnieniu?
• Jak opisać grupę odbiorców, rekrutację i skalę działań, odróżniając projekt partycypacyjny od bieżącej obsługi Rady Seniorów?
• Jak przygotować spójny opis zadania, harmonogram, mierzalne rezultaty i sposób monitorowania, korzystając z doświadczeń 2026 roku?
• Jak opisać partnerstwo i współpracę między radami seniorów oraz odnieść ofertę do kryteriów formalnych i merytorycznych naboru na 2027 rok?

7 Przygotowanie wniosku na 2027 rok w module 1 priorytetu V

Zagadnienia programowe

• Plan utworzenia lub wyposażenia ośrodka oparty na diagnozie lokalnej, standardach i dostępności.
• Przygotowanie opisu lokalu, harmonogramu prac i zakupów, zasobów oraz dokumentacji wymaganej dla inwestycji.

Pytania

• Jak uzasadnić potrzebę utworzenia lub wyposażenia Klubu albo Dziennego Domu na podstawie demografii, potrzeb seniorów i lokalnych dokumentów strategicznych?
• Jak opisać liczbę miejsc, powierzchnię i funkcje pomieszczeń, wyposażenie oraz spełnienie standardów i dostępności?
• Jak zweryfikować prawo do dysponowania nieruchomością i zakres dopuszczalnego dofinansowania, gdy budynek nie należy do JST?
• Jak przygotować harmonogram prac i zakupów oraz odróżnić zakres utworzenia, wyposażenia i późniejszego funkcjonowania ośrodka?
• Kiedy potrzebny jest program inwestycji i jak zapewnić zgodność jego treści z ofertą, rzutem pomieszczeń oraz kosztorysem?
• Jak zaplanować zasoby kadrowe, uruchomienie usług i utrzymanie ośrodka oraz miejsc w okresie trwałości?

8 Przygotowanie wniosku na 2027 rok w module 2 priorytetu V

Zagadnienia programowe

• Plan funkcjonowania istniejącego ośrodka wynikający z diagnozy potrzeb, wyników 2026 roku i standardów usług.
• Opis odbiorców, kadry, harmonogramu, rezultatów i monitorowania z uwzględnieniem kryteriów oceny oferty.

Pytania

• Jak sprawdzić uprawnienie ośrodka do dofinansowania i wykazać podstawę jego utworzenia oraz historię liczby miejsc?
• Jak wykorzystać frekwencję, ewaluację i rozliczenie za 2026 rok do uzasadnienia zakresu usług i liczby miejsc planowanych na 2027 rok?
• Jak opisać standard lokalowy i kadrowy oraz roczny harmonogram usług, w tym aktywności prowadzone poza siedzibą?
• Jak uwzględnić w ofercie udział seniorów w jej przygotowaniu, integrację, współpracę międzypokoleniową i potrzeby osób o różnym stopniu sprawności?
• Jak zaplanować działania profilaktyczne wobec chorób otępiennych oraz współpracę z innymi instytucjami i organizacjami?
• Jak sformułować realne rezultaty, sposób ich pomiaru i plan monitorowania frekwencji, aby dane można było później wykorzystać w sprawozdaniu?

9 Kosztorys i finansowanie nowych wniosków na 2027 rok

Zagadnienia programowe

• Obliczanie dotacji i finansowego wkładu własnego odrębnie dla priorytetu III oraz modułów 1 i 2 priorytetu V.
• Powiązanie kosztów z działaniami i rezultatami; rozróżnienie limitów wynikających z programu oraz warunków corocznego konkursu.

Pytania

• Jak obliczyć wnioskowaną dotację i wymagany wkład własny w priorytecie III oraz w obu modułach priorytetu V?
• Jak uwzględnić zmianę limitów miesięcznego dofinansowania miejsca w module 2 z 400 zł do 500 zł w Dziennym Domu i z 200 zł do 300 zł w Klubie, przewidzianą w programie od 2027 roku, oraz ograniczenie udziału dotacji do 50% kosztu zadania?
• Jak połączyć limity kwotowe z procentowymi i liczbą miesięcy finansowania, aby nie zawyżyć wniosku ani nie zaniżyć wkładu JST?
• Jak skalkulować koszty jednostkowe personelu, usług, materiałów, utrzymania i wyposażenia oraz przyporządkować je do właściwego priorytetu i modułu?
• Jak ocenić koszty administracyjne, dowóz seniorów, VAT i inne wydatki szczególne oraz uniknąć podwójnego finansowania?
• Jak zapewnić zgodność kosztorysu, źródeł finansowania i kalkulacji w paragrafach klasyfikacji budżetowej oraz przygotować projekt do ewentualnego obniżenia dotacji?
• Część III Weryfikacja i przekazanie dokumentów

10 Załączniki i złożenie dokumentów oraz przygotowanie do kontroli

Zagadnienia programowe

• Weryfikacja kompletności sprawozdań i nowych ofert, umocowania osób podpisujących oraz wymogów przekazania dokumentów.
• Korekty, wyjaśnienia i archiwizacja; dostosowanie dokumentacji wnioskowej do zasad edycji 2027.

Pytania

• Jak ustalić zestaw wymaganych załączników odrębnie dla priorytetu III oraz modułów 1 i 2 priorytetu V?
• Jak sprawdzić reprezentację JST, upoważnienia, kontrasygnatę skarbnika i wymagany sposób podpisania dokumentów?
• Jak przygotować sprawozdanie w Generatorze Obsługi Dotacji i zweryfikować dodatkowe wymagania właściwego wojewody dotyczące jego przekazania?
• Jak złożyć ofertę w generatorze oraz przekazać podpisany dokument z załącznikami do urzędu wojewódzkiego zgodnie z wymaganiami naboru na 2027 rok?
• Jak odpowiadać na wezwania do uzupełnień, korekt i wyjaśnień oraz zachować zgodność kolejnych wersji dokumentów i potwierdzenia ich złożenia?
• Jak uporządkować dokumentację do kontroli, chronić dane uczestników i wykorzystać listę kontrolną przed wysłaniem sprawozdania lub nowej oferty?

Cele szkolenia:

1. Zapoznanie uczestników z praktycznymi aspektami realizacji i dokumentowania zadań w ramach rządowego programu „Aktywni Seniorzy – ASY” na lata 2026-2030, począwszy od momentu podpisania umowy o dofinansowanie. Pozwoli to na prawidłowy podział odpowiedzialności między zaangażowanymi podmiotami, w tym urzędem, ośrodkami pomocy społecznej oraz koordynatorami poszczególnych działań.

2. Usystematyzowanie wiedzy na temat realizacji Priorytetu III, ze szczególnym uwzględnieniem centralnej roli Rad Seniorów w działaniach z zakresu partycypacji społecznej. Umożliwi to prawidłowe udokumentowanie spotkań, inicjatyw obywatelskich czy konsultacji oraz uchroni przed finansowaniem z dotacji niekwalifikowalnych kosztów obsługi administracyjnej.

3. Rozwinięcie umiejętności koordynowania prawidłowego funkcjonowania Dziennych Domów i Klubów „Aktywny Senior” w ramach Priorytetu V Moduł 2. Działanie to obejmuje monitorowanie wymaganej frekwencji, zapewnienie odpowiedniego wymiaru godzinowego oferty (odpowiednio 40 godzin lub 20 godzin tygodniowo) oraz prawidłowe ewidencjonowanie personelu.

4. Doskonalenie praktyki w obszarze finansowego rozliczania dotacji, obejmujące bezbłędne sporządzanie zestawień faktur, klasyfikowanie wydatków oraz wypełnianie sprawozdań końcowych. Szczególny nacisk zostanie położony na poprawny, trwały opis dokumentów księgowych oraz przestrzeganie procedur i terminów zwrotu niewykorzystanych środków.

5. Przygotowanie do ewentualnych kontroli przeprowadzanych przez urzędy wojewódzkie poprzez dogłębną analizę najczęstszych błędów w dokumentacji merytorycznej i finansowej projektów. Cel ten obejmuje również przekazanie wiedzy na temat sposobów nadzorowania zadań, które jednostka samorządu terytorialnego zleciła do realizacji wybranej organizacji pozarządowej.

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące programu Aktywni Seniorzy - Asy. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących u pracowników urzędów gmin, powiatów i województw, pracowników OPS/MOPS/PCPR. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z programu Aktywni Seniorzy Asy.

Efekty:

WIEDZA Uczestnicy zdobędą kompleksową wiedzę dotyczącą standardów funkcjonowania placówek wsparcia w Priorytecie V oraz rygorystycznych zasad kwalifikowalności kosztów w Priorytecie III programu „Aktywni Seniorzy – ASY”. Pozwoli im to na bezbłędne zidentyfikowanie obowiązków sprawozdawczych jednostki samorządu terytorialnego, w tym konieczności wykazywania szczegółowych wskaźników, takich jak liczba osób objętych wsparciem z podziałem na płeć.

UMIEJĘTNOŚCI Uczestnicy nauczą się tworzyć, prowadzić i weryfikować pełną dokumentację merytoryczną, w tym prawidłowe listy obecności, miesięczne zestawienia frekwencji oraz notatki służbowe potwierdzające realizację miękkich działań animacyjnych. Będą potrafili sporządzić kompletne sprawozdanie końcowe z wykonania zadania, bezbłędnie łącząc zrealizowane usługi i działania z zestawieniem dowodów księgowych w odpowiednich priorytetach.

KOMPETENCJE Uczestnicy rozwiną kompetencje niezbędne do samodzielnego zarządzania sytuacjami niestandardowymi podczas realizacji projektu, potrafiąc profesjonalnie udokumentować odstępstwa od planu, zmiany kadrowe lub przyczyny spadku frekwencji. Zwiększą również swoją pewność i rzetelność w przygotowywaniu jednostki do kontroli wojewody oraz w egzekwowaniu prawidłowego przebiegu zadania od współpracujących podmiotów i organizacji pozarządowych.