Wideoszkolenie: System ZONE

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• W jaki sposób wprowadzać do systemu deklaracje mieszkańców?
• W jaki sposób poruszać się po systemie ZONE?
• Czy kontrole źródeł ciepła są obowiązkiem urzędu? Jaka jest do tego podstawa prawna?
• Czy gmina ma obowiązek przeprowadzić inwentaryzację, jeżeli mieszkaniec tego zażąda?
• Wcześniej była wykonywana kopia potwierdzenia kontroli (dla mieszkańca i urzędników) - czy aktualnie, wystarczy jedynie potwierdzenie z terminala?
• Czy przeprowadzenie inwentaryzacji można zlecić firmie zewnętrznej?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

1.Praca w systemie ZONE — co zrobić, gdy jest nowy właściciel mieszkania? Jak wprowadzić korektę?

• Czy trzeba zmienić deklarację, jeżeli zmienił się właściciel, a deklaracja jest do konkretnego budynku, a nie do osoby?
• Jeżeli zmienia się właściciel, to czy trzeba wymagać złożenia nowej deklaracji?
• Czy w deklaracji w CEEB jest opcja notatek, w których można dopisać, że zmiana dotyczyła dodania numeru domu?
• Czy system wykryje drugą taką samą deklarację? Czy się zdublują?
• Mamy wprowadzony w dotacjach gminny program dofinansowanie na wymianę źródeł ciepła. Czy naszym obowiązkiem jest wpisanie w moduł „dofinansowanie” udzielonych wszystkich dotacji mieszkańcom?
• W module „kontrola środowiskowa” widać jedynie zakładki „kopciuchy” i „protokoły”. Czy w tej zakładce powinny znajdować się też inne funkcje?
• W którym module wpisuje się informacje dot. nieczystości ciekłych?
• Gdzie znaleźć zakładkę inwestycji?
• Gdzie powinna być zakładka dotycząca przeglądu kominiarskiego?
• Gdzie można sprawdzić jakie są zakładki w konkretnych modułach?
• Czy w przypadku pieców kaflowych i kominków, które są odłączone od przewodów kominowych powinna zostać złożona deklaracja?
• Co, jeżeli nie posiadamy modułu finansowego? Czy można go dodać?
• W jaki sposób wysyła się wniosek do lokalnego administratora o zwiększenie uprawnień?
• Czy jest możliwość wydrukowania pustego protokołu?
• W jaki sposób powiązać dane z wniosków dot. źródeł ciepła z innymi danymi?
• Czy dotacje udzielone z Czystego Powietrza należy wpisać do ZONE?
• 5 klasa z ekoprojektem. Jaką klasę wprowadzamy w system?
• Z jakiego przepisu wynika konieczność wprowadzania w system ZONE danych z kontroli w terenie?
• Jak wygląda generowanie raportów i wprowadzanie zmian adresów w systemie ZONE?
• Czy wszystkie zgłoszenia wprowadzamy do ZONE?
• Co zrobić w sytuacji, gdy właściciel wynajmuje dom i najemca zmienił źródło ciepła?
• Jeżeli właściciel ma złożoną deklarację CEEB, a w niej określone, że posiada piec gazowy, który zastąpiono nowym, to czy ma obowiązek złożenia nowej deklaracji?
• Czy w systemie można wygenerować listę adresów lub numery budynków, dla których nie złożono deklaracji?
• Co zrobić w przypadku, gdy deklaracja została złożona na stary adresu budynku, a zostały nadane nazwy ulic i w raporcie widnieje brak złożonej deklaracji?
• W jaki sposób wprowadzać do systemu deklaracje mieszkańców?
• W jaki sposób wyszukiwać deklaracje w systemie?
• Jak wprowadzić zmiany w systemie ZONE w przypadku zmiany adresu budynku?
• W jaki sposób dokonać korekty wniosku dotyczącego źródła ciepła?
• W systemie nie ma możliwości wpisania daty wprowadzenia deklaracji — czy można to pominąć? Czy da się tę informację umieścić w systemie?
• Jak tworzyć statystyki z danych zawartych w systemie? Np. na temat zużycia paliw?
• Co zrobić w sytuacji, gdy w raportach są rozbieżności? W innych modułach są inne liczby?
• Co zrobić w sytuacji, gdy w gminie zmieniła się część adresów?
• Co zrobić w sytuacji, gdy w systemie widnieje informacja, że w danym budynku jest konieczna wymiana źródła ciepła, ale budynek został wyburzony?
• Co zrobić w sytuacji, gdy system nie wyszukuje deklaracji, natomiast mieszkaniec upiera się, że taką deklarację złożył?
• Co, jeżeli mamy zgłoszenie z systemu ZONE i brak adresu do korespondencji?

2.Zagadnienia techniczne — jak działają nowo wprowadzone moduły do systemu ZONE?

• Czy przy kominku zaznaczamy ogrzewanie CO?
• Jakie są prawne sankcje za niezłożenie deklaracji CEEB?
• Kocioł jest na pellet z zasobnikiem, do którego została dokupiona grzałka elektryczna. Czy w deklaracji powinniśmy wpisać bojler elektryczny?
• Zarządcy budynków składają deklaracje, w których wpisują adres i numeru budynków, np. 10-15. Przy wyszukiwaniu konkretnego adresu system tego nie widzi. Takie sytuacje najczęściej zdarzały się w przypadku miejskiej sieci ciepłowniczej. Czy taki sposób złożenia deklaracji jest poprawny?
• Deklaracje były złożone na numeru budynku, np. 41 A. Obecnie jest problem z wyszukiwaniem budynków, które mają przerwę między liczbą a literą. Co w takim przypadku?
• Czy do prowadzania danych konieczne jest odrębne upoważnienie?
• Czy do wystawienia protokołu konieczne jest upoważnienie?
• Które moduły są obowiązkowe i wynikają z konkretnych przepisów?
• Co należy wpisać o źródłach ciepła, aby móc wprowadzić inny protokół o nieczystościach ciekłych?
• Czy po wyfiltrowaniu pieców pozaklasowych, deklaracje które zostały wprowadzone po raz drugi ze względu na zmianę właściciela będą się dublować?
• Jak usunąć konto pracownika, który się zwolnił?
• Co w przypadku, gdy podczas wpisywania danych w terenie nie można było przejść do następnego modułu?
• W jaki sposób wygenerować raport dla kotłów, dla których nie jest podana klasa?
• Jeżeli w deklaracji nie została zaznaczona klasa kotła, to czy można traktować go jako kocioł bezklasowy? Czy można wygenerować raport budynków posiadających kotły bezklasowe?
• Czy w przypadku generowania raportu zostaną uwzględnione wyłącznie aktualne deklaracje?
• Jak prawidłowo zrobić raport, jeżeli widnieją dwie deklaracje aktywne wprowadzone przez różnych użytkowników?
• W jaki sposób podpisywany jest protokół?
• Co zrobić w przypadku, gdy przy wypełnianiu deklaracji zrobi się błąd?
• W jaki sposób zaciągnąć dane z systemu ZONE?
• W jaki sposób poruszać się po systemie ZONE?
• Jakie dane można uzyskać/wygenerować z systemu ZONE?
• Jak działa zakładka dotycząca deklaracji?
• W jaki sposób wyszukiwać informacje w systemie?
• W jaki sposób nadać uprawnienia urzędnikom i udostępnić im system jako administrator?
• Jak nadaje się uprawnienia innym osobom?
• Kto w przypadku nadania uprawnień ma złożyć wniosek?
• Czy administrator może sam złożyć wniosek, a następnie go rozpatrzyć - np. w przypadku, gdy urząd decyduje, żeby nadać komuś uprawnienia?
• W jaki sposób korzystać w modułów w systemie ZONE?
• Kto może mieć dostęp do systemu ZONE?
• W jaki sposób generować raporty?
• Co zrobić w przypadku, gdy raporty się dublują?
• Co zrobić, gdy system nie przyjmuje danych?
• Co zrobić, jeśli nie ma się dostępu do systemu ZONE jako gmina?
• W jaki sposób działa moduł raportowania?
• W jaki sposób można wygenerować raport z poprawnymi danymi?
• Jak upewnić się, czy dane w raporcie są poprawne?
• Jak działa system ZONE? Od A do Z
• Co zrobić z błędami systemu? Jak kontaktować się ze wsparciem technicznym?
• Dlaczego nie ma się dostępu do wszystkich modułów w systemie ZONE?
• W jaki sposób otrzymać dostęp do wszystkich modułów w ZONE?
• Czy powinno się mieć dostęp do wszystkich modułów w ZONE?
• W jaki sposób założyć konto w systemie ZONE?
• Jak uruchomić konto w systemie ZONE? - KROK PO KROKU
• Jak aktywować konto w systemie ZONE?
• Po jakim czasie od założenia konto powinno być aktywne?
• Kiedy należy skontaktować się z pomocą techniczną?
• Co oznaczają statusy w odniesieniu do akceptacji konta?
• Wprowadzenie do systemu — co jest, do czego i po co?
• Jak aktywować nowego użytkownika?
• Co zrobić w przypadku, gdy system nie wyszukuje adresu?
• Co zrobić w przypadku, gdy system nie wyszukuje deklaracji?
• W jaki sposób korzystać z modułu dotyczącego raportów?

3. Obowiązki wynikające z systemu — czy kontrole może wykonywać straż miejska? Jak w praktyce wygląda zamówienie przeglądu przewodów kominowych? Czy gmina powinna typować uprawnionych kominiarzy i jak ich weryfikować? Jakie są zadania gminy w tym zakresie?

• Czy gminy mają dostęp do przeglądów kominiarskich?
• Gdzie szukać zarejestrowanych kominiarzy w ZONE?
• Czy zakładka dot. kontroli jest obligatoryjna dla gminy?
• Czy protokół z kontroli musi być wprowadzony do ZONE?
• Który przepis obliguje gminy do wprowadzania danych do CEEB?
• Jakie kary są dla gmin, które nie będą wprowadzać danych do CEEB?
• Czy gmina musi w jakiś sposób zareagować na zgłoszenie kopciucha drogą mailową?
• Jaką instytucję poinformować o błędach w źródłach ciepła deklarowanych?
• Czy osoby zajmujące się gospodarowaniem odpadami i nieczystościami ciekłymi powinny coś wprowadzać do systemu ZONE?
• Czy gminy muszą przeprowadzać kontrole przez system ZONE, czy mogą być w formie papierowej?
• Jeżeli otrzymujemy zgłoszenie telefoniczne, że w chwili obecnej ktoś spala odpady w piecu, a gmina nie ma straży miejskiej, to czy na kontrolę można wezwać policję? Czy urzędnik powinien udać się na miejsce?
• Czy na podstawie danych z protokołu kontroli przeprowadzonej przez straż gminną można uzupełnić dane w module inwentaryzacji w zakresie źródła ciepła przed wypełnieniem protokołu w ZONE?
• Czy jest podstawa prawna, na mocy której gmina jest zobligowana do udostępniania kalendarza mieszkańcom?
• Co zrobić w sytuacji, gdy w deklaracji nie podano danych? Czy należy wezwać do uzupełnienia? Czy da się to zrobić przez system?
• Które dane, w którym module są obowiązkowe do uzupełnienia, a które obligatoryjne?
• Jakie zadania ma gmina w związku z systemem ZONE?
• Jaka jest podstawa prawna nakazująca urzędowi korzystania z systemu ZONE?
• Czy są jakieś przepisy regulujące korzystanie i wprowadzanie danych do systemu ZONE?
• Czy kontrole dotyczące spalania odpadów i nieczystości ciekłych należy umieszczać w systemie ZONE? Czy jest to obligatoryjne?
• Czy należy dokonywać kontroli?
• Jakie moduły są obligatoryjne do wypełnienia, wykonując np. kontrolę spalania odpadów?
• Czy konieczna będzie weryfikacja, czy dane wprowadzone podczas autoinwentaryzacji są poprawne?
• Czy w przypadku kontroli zbiorników bezodpływowych lub odpadów można wpisać jedynie dane z tych obszarów, a w reszcie modułów „brak danych”?
• Jakie są obowiązki urzędu związane z systemem ZONE?
• Jakie są moduły w systemie ZONE? Do czego są przeznaczone? Jak działają?
• Czy wydział ochrona środowiska jest zobligowany jedynie do wprowadzania deklaracji rodzajów źródeł ciepła do systemu ZONE?
• Co zrobić w sytuacji, gdy nie ma się jeszcze dostępu do systemu ZONE?
• Czy gmina ma obowiązek działania na systemie ZONE? Co w przypadku, gdy nie ma się jeszcze do niego dostępu?
• Czy należy kontrolować, kto ma dostęp do systemu i jakie dane wprowadza?
• Czy administrator ma obowiązek kontrolować to, czy dane wpisywane przez inne osoby są pełne i poprawne?
• Jakie dane pracownik ochrony środowiska musi wprowadzać do systemu, a jakie jedynie może?
• Czy MOPS może mieć dostęp do wszystkich danych z systemu ZONE? Czy jedynie do wybranych modułów?
• Jak określić i zaznaczyć, jakie jest źródło ciepła w budynku wielorodzinnym?
• Czym jest budynek gospodarczy?
• Co w przypadku, gdy otrzymamy zawiadomienie, że pod pewnym adresem nie ma zgłoszonej deklaracji CEEB?

4. Kontrola źródeł ciepła — czy urzędnicy muszą dokonywać kontroli w związku z deklaracjami o źródle ciepła?

• Czy kontrole są obowiązkowe, jeżeli nie otrzymaliśmy zgłoszenia od obywatela?
• Czy jest kara za niewprowadzanie protokołów?
• Czy ktoś kontroluje wprowadzanie danych do systemu?
• Jeżeli wprowadzamy dane dot. kontroli nieczystości ciekłych, to czy raporty z takich kontroli można uzyskać?
• Gdzie podczas kontroli należy wpisywać numery faktur?
• Czyli dane z kontroli mogą zostać wprowadzone w urzędzie?
• Czy kontrolę zbiorników bezodpływowych należy wprowadzać do systemu?
• Czy można w trakcie kontroli sporządzić odręcznie protokół, a później wprowadzić do systemu?
• Czy kontrola nieczystości ciekłych łączy się z kontrolą pieca?
• Jeżeli chcemy dokonać wpisu dot. kontroli zbiornika bezodpływowego, to czy należy wejść w kontrolę środowiskową i następnie w protokoły?
• Jakie są pozycje do wypełnienia przy kontroli nieczystości ciekłych?
• Czy o kontroli źródeł ciepła informowany jest właściciel budynku? Co, jeżeli urzędnik nie ma legitymacji służbowej?
• Jeżeli zostały przeprowadzone kontrole, ale nie zostały wprowadzone do systemu, to czy po pewnym czasie jest obowiązek ich wprowadzenia?
• Co ma zrobić strażnik miejski w przypadku wykrycia nieprawidłowości?
• Co urzędnik powinien zrobić, jeżeli w trakcie kontroli źródeł ciepła okaże się, że właściciel domu ma piec pozaklasowy i nie planuje go zmienić?
• Czy gmina może wykonywać kontrole dot. nieczystości ciekłych lub spalania odpadów w formie papierowej lub własnej ewidencji?
• Jak ma się obowiązek dokonywania kontroli na podstawie bazy CEEB a RODO?
• Jaki dokument prawny określa liczbę koniecznych do przeprowadzenia kontroli?
• Co zrobić w sytuacji, gdy wpłynie anonimowe zgłoszenie, że ktoś pali „kopciuchem”? W jaki sposób należy zareagować na takie zgłoszenie? Jakie podjąć działania?
• W jaki sposób powiązać dane z wniosków dot. źródeł ciepła z innymi danymi?
• Czy kontrole źródeł ciepła są obowiązkiem urzędu? Jaka jest do tego podstawa prawna?
• Czy urząd jest zobowiązany do wprowadzania danych z wykonanych kontroli?
• Czy przeprowadzane kontrole należy wprowadzać do systemu? Co w przypadku, gdy nie ma się do niego dostępu?
• Czy kontroli źródeł ciepła może dokonać straż miejska?

5. Jak przeprowadzić inwentaryzację?

• Co, jeżeli nie posiada się zakładki „inwentaryzacja”?
• Czy inwentaryzacja jest obowiązkowa?
• Czy gmina ma obowiązek przeprowadzania konkretnej liczby inwentaryzacji w ciągu roku?
• Co, jeżeli żaden z uprawnionych urzędników nie ma kwalifikacji technicznych do przeprowadzenia inwentaryzacji?
• Jak dokonać inwentaryzacji w systemie ZONE? Czy jest gdzieś ogólnodostępna instrukcja?
• Czy jest określony termin do przeprowadzenia inwentaryzacji budynków na terenie danej gminy?
• Na jakiej podstawie wprowadzać dane szczegółowe dot. inwentaryzacji?
• Jeżeli w trakcie interwencji okaże się, że właściciel posiada kuchnię węglową w budynku gospodarczym, która nie jest eksploatowana od dawna, to czy ma obowiązek złożyć deklarację dot. budynków niezamieszkanych?
• Jeżeli urzędnik nie ma upoważnienia do przeprowadzenia inwentaryzacji, to czy można wprowadzić dane dot. źródeł ciepła podczas wprowadzania protokołu?
• Co ze sprawozdaniem POP za 2025 r., w którym gmina musi wykazać inwentaryzację budynków na swoim terenie?
• Czy jest obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji? Jaka jest podstawa prawna?
• Czy dane z inwentaryzacji wykonanej w skutek realizacji POP musimy wprowadzać do systemu ZONE?
• Jeżeli pracownik nie posiada upoważnienia do przeprowadzenia inwentaryzacji, to czy pracownik może wprowadzać dane do modułu inwentaryzacji?
• Jeżeli inwentaryzacja nie została przeprowadzona, to w jaki sposób uzupełnić moduł w ZONE?
• Jakie obowiązki spadają na pracownika w związku z dokonywaniem inwentaryzacji? Jaką wiedzę powinien posiadać urzędnik?
• W jaki sposób ustalić, jaka jest grubość ścian?
• W jaki sposób stwierdzić, jaka jest kubatura budynku?
• Czy urzędnicy mają uprawnienia co do kontroli autoinwentaryzacji?
• Czy urzędnicy mają uprawnienia do wykonania inwentaryzacji?
• Czy gmina ma obowiązek przeprowadzić inwentaryzację, jeżeli mieszkaniec tego zażąda?
• Czy inwentaryzacje może wykonywać straż miejska?
• Czy urzędnicy są zobowiązani do przeprowadzania inwentaryzacji?
• Czy istnieje podstawa prawna do tego, czy urzędnik musi wykonywać inwentaryzacje?
• Czy podczas np. dokonania kontroli źródła ciepła konieczne jest dokonanie całej inwentaryzacji budynku?
• Jakie kroki należy podjąć, dokonując inwentaryzacji?
• Co trzeba zrobić/zmierzyć przy inwentaryzacji?
• Co zrobić w sytuacji, gdy w urzędzie nie ma osoby, która ma uprawnienia do wykonania inwentaryzacji?
• Czy dokonując kontroli źródła ciepła, konieczne jest dokonanie inwentaryzacji? Co jeśli się tego nie zrobi? Co zrobić w przypadku, gdy system wymusza podanie danych?
• Kto może wykonać inwentaryzacje? Jakie do tego należy mieć uprawnienia?
• Do jakich dodatków i dofinansowań konieczne jest przeprowadzenie inwentaryzacji?
• Jakie dane należy zebrać, wykonując inwentaryzacje?
• Jaka wiedza jest potrzebna do wykonania inwentaryzacji?
• Jakie trzeba mieć uprawnienia do wykonania inwentaryzacji?
• Czy inwentaryzacja jest obowiązkowa dla mieszkańców? Czy jest konieczne powiadomienie o tym mieszkańców?
• Czy to prawda, że w 20% domach jednorodzinnych powinna być wykonana inwentaryzacja?
• Co zrobić w przypadku, gdy w urzędzie nie pracuje osoba, która byłaby w stanie przeprowadzić inwentaryzacje?
• Jak dokonać inwentaryzacji od A do Zet? Co należy wziąć pod uwagę? Jakie dane są obligatoryjne, a jakie nie?
• Jakie narzędzia i wiedzę trzeba mieć do wykonania inwentaryzacji?
• Jak sprawdzić grubość stropodachu?
• Czy podczas inwentaryzacji możemy opierać się jedynie na informacji pozyskanej od mieszkańca?
• Czy gmina ma obowiązek wystawienia kalendarza do zgłoszeń o inwentaryzację?
• Czy jakby było zgłoszenie od mieszkańca, to urzędnik ma obowiązek wykonać inwentaryzację?
• Co zrobić w sytuacji, gdy mieszkaniec nie ma danych domu potrzebnych do inwentaryzacji?
• Czy przeprowadzenie inwentaryzacji można zlecić firmie zewnętrznej?
• Jak ustalić grubość stropów i ścian przy inwentaryzacji?
• Kto może nadać uprawnienia do wykonywania inwentaryzacji? Czy wójt/burmistrz/prezydent może wskazać taką osobę?
• Czy urzędnicy mają obowiązek dokonywania inwentaryzacji?

6. Działanie terminalu — w jaki sposób rozpocząć korzystanie z terminala GUNB?

• Czy jest obowiązek korzystania z terminali? Jeżeli gmina nie będzie ich używać, to czy trzeba je zwrócić?
• Gdzie trzeba oddać terminal?
• Co, jeżeli nie mamy wgranej aplikacji w terminale?
• Czy protokół na terminalu podpisuje kontrolowany? Czy mieszkaniec dostaje, tylko potwierdzenie, a nie kopię?
• Jak wydrukować protokół z terminala?
• Czy w związku z tym, że nie ma obowiązku przeprowadzania inwentaryzacji, urząd musi we własnym zakresie opłacać kartę SIM do terminala?
• Czy można terminal odesłać do GUNB, jeżeli się z niego nie korzysta?
• Czy drukarkę przy terminalu trzeba połączyć z urządzeniem, jeżeli w aplikacji mamy tylko możliwość podglądu deklaracji, edycji albo powielenia?
• W jaki sposób działa czytnik do inwentaryzacji?
• Co należy zrobić z terminalami otrzymanymi od GUNB?
• Jak wpisać numer faktury w terminalu?
• Do czego jest terminal od GUNB? Jak go obsłużyć?
• Co zrobić w przypadku, gdy używając terminalu, nie ma zasięgu?
• Co zrobić w sytuacji, gdy terminal nie drukuje potwierdzenia?
• Wcześniej była wykonywana kopia potwierdzenia kontroli (dla mieszkańca i urzędników) - czy aktualnie, wystarczy jedynie potwierdzenie z terminala?
• W jaki sposób wpisywać dane w terminalu?
• Jak korzystać z terminali?
• Jak je uruchomić?
• Do czego są one przeznaczone?
• Co zrobić w sytuacji, gdy nie ma internetu i nie możemy wydrukować potwierdzenia?
• Co zrobić, jeżeli nadal nie otrzymało się karty sim do terminala?
• Czy jest konieczność korzystania z terminala?
• Do czego wykorzystuje się terminale? Jak one działają? Jak się nimi posługiwać?
• Co w sytuacji braku karty do terminalu?
• Jak uruchomić terminal od GUNB?