Wideoszkolenie: Kontrola Ośrodków Szkolenia Kierowców przez SP

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jakie czynności powinien powziąć ośrodek, żeby spełnić procedury ochrony małoletnich?
• Jak powinien wyglądać rejestr zdarzeń i interwencji dotyczący standardów ochrony małoletnich? Kto w praktyce jest za to odpowiedzialny?
• Czego dotyczy informacja o niekaralności przedkładana na podstawie art. 21 ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich?
• Kiedy powinna być sporządzona umowa z nowozatrudnionym instruktorem? Czy przed, czy po uzyskaniu zaświadczenia z KRK oraz wyciągu z Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym?
• Przypadek: Wprowadzamy analizę ryzyka przedsiębiorcy po zmianie przepisów. Jak ująć w zawiadomieniu, w jakim progu znajduje się przedsiębiorca po analizie ryzyka?
• Czy kontrolujący może samodzielnie pobrać dane z KRK, czy musi polegać na dokumentach przedstawionych przez OSK?
• Czy jeżeli ośrodek posiada małe, niewielkie zalecenia, to należy kontrolować taki ośrodek co 3 lata czy co 5?

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

Szczegółowy program szkolenia:

Kontrola z tzw. „ustawy kamilkowej”

1. Zakres kontroli i podstawy prawne

• Jaka jest geneza wprowadzenia kontroli wynikającej z „ustawy kamilkowej”?
• Co powinniśmy jako nadzorujący organ kontrolować zgodnie z „ustawą kamilkową”?
• Czy w ogóle pracownik starostwa ma obowiązek przeprowadzania kontroli z „ustawy kamilkowej”? Z czego to wynika?
• Co można uznać za politykę ochrony małoletnich?

2. Standardy Ochrony Małoletnich

• Standardy Ochrony Małoletnich – co to takiego?
• W jakiej formie występują standardy ochrony małoletnich? Czy w wersji skróconej, czy rozszerzonej? Jaką formę należy egzekwować od OSK?
• Jakie czynności powinien powziąć ośrodek, żeby spełnić procedury ochrony małoletnich?
• W jakim okresie przeprowadzać takie kontrole? Jaki jest najlepszy czas do przeprowadzenia takich kontroli?
• Czy można przeprowadzić kontrolę kompleksową coroczną, wynikającą z ustawy o kierujących pojazdami oraz z „ustawy kamilkowej” w jednym dniu? Czy powinny one odbywać się w dwóch różnych terminach? Omówienie różnic między kontrolą kompleksową wynikającą z ustawy o kierujących pojazdami, a kontrolą z „ustawy Kamilka”.
• Co, jeżeli mniejsze ośrodki nie posiadają strony internetowej, a informacja o procedurach ochrony małoletnich według „ustawy kamilkowej” powinna widnieć na stronie?
• Jak traktować OSK, w których są przedstawione okrojone standardy ochrony małoletnich? Czy należy mobilizować takie ośrodki do poszerzenia tych standardów?
• Co zrobić w sytuacji, gdy kontrolowany podmiot wdrożył standardy ochrony małoletnich i zapoznał z nimi pracowników (np. instruktorów), ale nie posiada na to pisemnego potwierdzenia (np. brakuje listy z podpisami)? Czy należy to zakwalifikować jako nieprawidłowość czy brak formalny?
• W jakiej formie OSK aktualizują standardy ochrony małoletnich, czy muszą z tego tytułu tworzyć dokumentację i gdzie ją trzymać?
• Jak powinien wyglądać rejestr zdarzeń i interwencji dotyczący standardów ochrony małoletnich? Kto w praktyce jest za to odpowiedzialny?

3. Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego

• Czy, jeżeli instruktor nauki jazdy został zatrudniony przed rokiem 2024, to OSK musi gromadzić dane dotyczące jego niekaralności w aktach osobowych pracownika?
• W jaki sposób przedsiębiorcy powinni udokumentować fakt, że realizują obowiązki wynikające z „ustawy kamilkowej” dotyczące sprawdzenia niekaralności pracowników?
• Kto podlega weryfikacji niekaralności i kiedy należy taką weryfikację przeprowadzić?
• Czy zatrudnieni instruktorzy muszą posiadać zaświadczenia pod kątem rejestru przestępców seksualnych, czy pod kątem niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego?
• Czego dotyczy informacja o niekaralności przedkładana na podstawie art. 21 ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich?
• Jeśli instruktor jest obcokrajowcem, to jak wygląda sprawa sprawdzenia jego niekaralności?
• Jak często pracownik powinien składać do Krajowego Rejestru Karnego zapytanie o sprawdzenie swojej niekaralności? Ile ważna jest informacja z KRK i jaki jest koszt jej udzielenia?
• Jak prawidłowo oznaczyć na zapytaniu o udzielenie informacji rodzaj (Kartoteka karna, Kartoteka nieletnich) i zakres danych, które mają być przedmiotem informacji o osobie?
• Czy wymogiem jest przedłożenie zaświadczenia o niekaralności również od właścicieli OSK?
• Czy wszyscy pracownicy ośrodków muszą mieć odnawiane zaświadczenia? Czy muszą być aktualizowane co roku? Czy osoby, które pracują przez kilkanaście lat jako instruktorzy, powinni również uaktualniać zaświadczenia o niekaralności co roku?
• Kto powinien przedstawiać zaświadczenia podczas kontroli? Czy dotyczy to tylko osób nowozatrudnionych? W jaki sposób przechowywać takie dokumenty?

4. Informacja z Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym

• W jakim rejestrze przedsiębiorca prowadzący ośrodek szkolenia kierowców powinien sprawdzić niekaralność swoich pracowników?
• Jaka dokumentacja dotycząca niekaralności pracowników powinna być przechowywana i gdzie?
• Kiedy powinna być sporządzona umowa z nowozatrudnionym instruktorem? Czy przed, czy po uzyskaniu zaświadczenia z KRK oraz wyciągu z Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym?
• Czy przedsiębiorcy muszą weryfikować pod kątem niekaralności pielęgniarkę lub ratownika, czyli osoby, które zajmują się prowadzeniem zajęć z pierwszej pomocy oraz mają umowę podpisaną z 2019 r. na czas nieokreślony?
• Co w momencie braku dostępu do konta instytucjonalnego ze strony przedsiębiorcy? Czy należy to traktować jako nieprawidłowość lub uchybienie?
• Jeżeli przedsiębiorca nie posiadał podczas kontroli „standardów” ani nie zweryfikował zaświadczeń z KRK, jakie wobec niego powinny być wyciągane konsekwencje?
• Które nieprawidłowości w zakresie „ustawy Kamilka” mają charakter poważnego naruszenia przepisów i wymagają zawiadomienia organów ścigania? Czy np. źle zweryfikowane osoby w ośrodku, które nie spełniają wymogów „ustawy kamilkowej” stanowią podstawę do złożenia zawiadomienia na Policję?
• Jak sprawdzić, czy ośrodek posiada bezpieczny dostęp do sieci internetowej? Jak pogodzić obowiązek weryfikacji sieci kontrolowanego podmiotu z wewnętrznymi procedurami bezpieczeństwa informatycznego urzędu? Posiadamy zakaz logowania się na obce, potencjalnie niezabezpieczone sieci ze służbowych laptopów przenoszonych na kontrolę.
• Jak wygląda procedura powiadamiania organów ścigania w sprawie nieprawidłowości podczas kontroli - w przypadkach, kiedy pracownicy nie chcą przedłożyć wymaganej dokumentacji pod kątem „ustawy kamilkowej”?
• Jak często powinna być przeprowadzana kontrola sprawdzająca wykonywanie obowiązków przedsiębiorcy prowadzącego OSK pod kątem wymogów „ustawy kamilkowej”?
• Gdzie i w jaki sposób rejestrować kontrole z „ustawy Kamilka” Omówienie przykładu rozwiązań elektronicznych (Portal Starosty, baza Excell, Access)?

5. Przypadki sytuacji podczas kontroli:

• Przykład: Uczeń zdał wszystkie egzaminy, a ośrodek wrzuca zdjęcie z uczniem na swój profil w social mediach - czy mamy podstawy do tego, aby uwzględnić tę sytuację w protokole? Czy należy zwracać na to uwagę przedsiębiorcom?
• Przypadek: Przedsiębiorcy posiadają strony internetowe swoich ośrodków, ale nie są one aktualizowane. Czy to też podlega zmianie? Czy należy to egzekwować?
• Przypadek: jak odnieść się do pracowników starych ośrodków, którzy są od lat na rynku? Ponadto są to ośrodki jednoosobowe, gdzie właściciel również jest instruktorem i zatrudnia pielęgniarkę/ ratownika medycznego, którzy szkolą w zakresie pierwszej pomocy. Co wówczas, jeśli podczas kontroli okaże się, że ratownik medyczny, pielęgniarka nie będzie posiadała/posiadał kompletnej dokumentacji oraz nie została/został zweryfikowana/y przez przedsiębiorcę?
• Przypadek: Osoba prowadzi jednoosobową działalność, jednocześnie będąc właścicielem. Ta osoba również prowadzi szkolenia. Chodzi o wyznaczenia standardów – jakich wymagać dokumentów w sprawie standardów ochrony małoletnich, jeżeli to są jednoosobowe działalności? Jak w takiej sytuacji odwołać się do wymogu szkoleń wewnętrznych? W jaki sposób powinniśmy to egzekwować?
• Przypadek: Wprowadzamy analizę ryzyka przedsiębiorcy po zmianie przepisów. Jak ująć w zawiadomieniu, w jakim progu znajduje się przedsiębiorca po analizie ryzyka?

Kontrola kompleksowa OSK

1. Zakres kontroli i podstawy prawne

• Na jakiej podstawie prawnej starosta przeprowadza kontrolę kompleksową OSK i jakie przepisy regulują jej zakres?
• Jakie elementy działalności OSK muszą być obowiązkowo objęte kontrolą kompleksową?
• Czym różni się kontrola kompleksowa od kontroli doraźnej i problemowej?
• Jak często starosta powinien przeprowadzać kontrolę kompleksową OSK?
• Czy OSK może odmówić kontroli lub ograniczyć jej zakres?
• Jakie uprawnienia ma kontrolujący w trakcie kontroli (wgląd w dokumenty, dostęp do systemów, możliwość rozmów z personelem)?

2. Przygotowanie do kontroli

• Jakich dokumentów może żądać organ sprawujący nadzór od przedsiębiorcy prowadzącego OSK podczas kontroli kompleksowej?
• Czy kontrolujący musi wcześniej wskazać listę dokumentów, które będą sprawdzane?
• Jak wygląda prawidłowe zawiadomienie o kontroli i jakie elementy musi zawierać?
• Gdzie odbywa się kontrola i czy przedsiębiorca powinien przygotować miejsce do jej przeprowadzenia?
• Czy kontrolujący może żądać dokumentów w formie elektronicznej?

3. Przedsiębiorca i kadra instruktorska

• Jak kontrolujący weryfikuje niekaralność przedsiębiorcy prowadzącego OSK?
• Jakie dokumenty potwierdzające niekaralność są akceptowane (KRK, oświadczenia, zaświadczenia)?
• Jak często przedsiębiorca musi odnawiać dokument potwierdzający niekaralność?
• Czy kontrolujący może samodzielnie pobrać dane z KRK, czy musi polegać na dokumentach przedstawionych przez OSK?
• Jak weryfikowana jest osoba odpowiedzialna za szkolenie (instruktor, wykładowca, osoba przeprowadzająca zajęcia z pierwszej pomocy przedmedycznej) – jej kompetencje, kwalifikacje, doświadczenie? Jakie dokumenty sprawdzane są podczas kontroli?

4. Infrastruktura OSK

• Jakie elementy infrastruktury OSK podlegają kontroli (biuro, sala wykładowa, plac manewrowy)?
• Jak kontrolujący ocenia zgodność infrastruktury z wymaganiami ustawowymi?
• Czy kontrolujący może żądać dokumentów potwierdzających prawo posiadania biura, sali wykładowej, placu manewrowego, samochodu?
• Jakie obowiązki ma przedsiębiorca prowadzący OSK w przypadku zmiany infrastruktury (biuro, sala, plac manewrowy, samochody)?
• Na co zwrócić uwagę sprawdzając dokumentację (umowy) związaną z prawem dysponowania infrastrukturą?
• Jakie dokumenty dotyczące pojazdów OSK muszą być przedstawione podczas kontroli?
• Jak kontrolujący sprawdza zgodność pojazdów z wymaganiami technicznymi dla kategorii prawa jazdy?
• Czy kontrolujący musi fizycznie obejrzeć pojazdy, czy wystarczy dokumentacja? Jak dokonać oględzin pojazdów, jeśli przedsiębiorca posiada flotę 30 – 40 pojazdów?
• Jak weryfikowane są przeglądy techniczne i wyposażenie obowiązkowe?
• Jakie są procedury postępowania w sytuacjach, gdy plac manewrowy podlega pod jurysdykcję innego organu? Omówienie współpracy i wymiany protokołów między dwoma urzędami.
• Na jakiej podstawie i w jaki sposób powinniśmy mierzyć wymiary placu manewrowego?
• Jak weryfikować badania techniczne pojazdów? Co w sytuacji, gdy pojazd ma przerwę w badaniach, ale w tym czasie nie było nim prowadzone szkolenie?
• Jakie są procedury urzędowe w przypadku wykrycia szkolenia pojazdem bez ważnego badania? Jak odnieść to w stosunku do ważności takiego szkolenia dla kursanta?
• Weryfikacja badań technicznych. Porównywanie terminów ważności badań technicznych pojazdów wraz z datami przeprowadzanych kursów.
• Jakie są procedury urzędowe w przypadku wykrycia szkolenia pojazdem bez ważnego badania? Jak odnieść to w stosunku do ważności takiego szkolenia dla kursanta?
• Omówienie oceny zagrożenia i ryzyka w przypadku, gdyby instruktor szkolił dwie osoby w tym samym czasie.
• Co, jeżeli biura znajdują się w mieszkaniach prywatnych? Co w sytuacji, kiedy szkoła wynajmuje pomieszczenia i jednocześnie pomieszczenie biurowe jest częścią pomieszczenia wykładowego?
• Jakie są kryteria oceny fizycznego oddzielenia części biurowej od wykładowej, gdy znajdują się one w jednym, wspólnym pomieszczeniu?
• Ocena spełnienia wymogów bezpieczeństwa dokumentacji (zamykane szafki, utrudniony dostęp). Czy biuro może być pomieszczeniem wydzielonym w domu jednorodzinnym lub mieszkaniu?
• Zapewnienie braku dostępu osobom niepowołanym - w jaki sposób ocenić, czy brak możliwości dostępu do tych pomieszczeń, do części biurowej jest wystarczające? Np. stoi parawan, za który nikt nie może wchodzić z kursantów. Natomiast szkolenie znajduje się w oddaleniu. Czy ta sytuacja spełnia kryteria braku dostępu dla osób nieupoważnionych?
• Interpretacja przepisów dotyczących widoczności i sposobu oznakowania pojazdów zarówno symbolem „L”, jak i nazwą szkoły. Co, jeżeli niektóre szkoły jazdy mają oznaczone pojazdy bardzo niewielkim drukiem? Czy są jakieś szczegółowe wytyczne? Czy należy to jakoś egzekwować?
• Jakie jest postępowanie w sytuacjach, gdy właściciel budynku, w którym znajduje się biuro OSK nie pozwala na zewnętrzny szyld?

5. Przebieg kontroli kompleksowej

• Jak wygląda typowy przebieg kontroli kompleksowej krok po kroku? Jak kontrolujący ocenia zgodność infrastruktury z wymaganiami ustawowymi?
• Ile czasu trwa kontrola i od czego zależy jej długość?
• Czy kontrolujący sporządza protokół na miejscu, czy po zakończeniu kontroli?
• Jak OSK może zgłaszać uwagi do protokołu kontroli?
• Jakie są najczęstsze nieprawidłowości wykrywane podczas kontroli?

6. Dokumentacja, protokół, ocena pokontrolna

• Jak powinna wyglądać pełna dokumentacja kursu prawa jazdy – od zgłoszenia kursanta do zakończenia szkolenia?
• Jak kontrolujący weryfikuje zgodność liczby godzin zajęć z wymaganiami ustawowymi?
• Jak powinien wyglądać sporządzony protokół wraz z dokumentacją? Jak w praktyce powinien wyglądać protokół? Jak powinien być zbudowany?
• Omówienie sposobu i formy dokumentowania wyników kontroli. Jakie załączniki powinny się tam znajdować? Czy jest obowiązek robienia zdjęć? Ile stron tych zdjęć powinno być? Które są niezbędne, a które zbędne? Czy potrzebny jest protokół oględzin? Jeśli tak, to ile stron jest wymaganych?
• W jaki sposób powinny się odbywać kontrole ośrodków szkoleniowych na drodze? Jak podejść do współpracy z policją, odnośnie praktycznej części zajęć? Czy wymagana jest obecność policji, czy nie?
• W jakiej sytuacji i czy powinniśmy informować organy ścigania, jeżeli wymogi ustawy o kierujących pojazdami nie są spełnione np. w przypadkach, kiedy pracownicy nie chcą przedłożyć wymaganej dokumentacji pod kątem ustawy o kierujących pojazdami?
• Czy wykonanie kontroli jest możliwe, jeżeli urzędnik będzie jechał z policjantami, ale przed tym nie zawiadomił przedsiębiorcy o docelowej kontroli?
• Jaka jest metodyka formułowania zaleceń pokontrolnych, wyznaczania terminów na wyjaśnienia i zobowiązywania szkół do wykonania naprawy sytuacji przed podjęciem radykalnych decyzji np. o zamknięciu szkoły?
• Wyjaśnienie ścieżki formalnej po zakończeniu kontroli – kiedy i czy kontrolerzy mają prawny obowiązek wydawania zaleceń pokontrolnych, czy ich rola kończy się wyłącznie na sporządzeniu protokołu?
• Realizacja zaleceń pokontrolnych przez przedsiębiorcę. Na co zwrócić uwagę?
• Czy jeżeli ośrodek posiada małe, niewielkie zalecenia, to należy kontrolować taki ośrodek co 3 lata czy co 5?
• W jaki sposób powinny wyglądać zalecenia pokontrolne? W jakiej formie to pisać? Czy w formie wolnego pisma?
• W jaki sposób stosować nowe przepisy ograniczające czas trwania kontroli według ustawy Prawo Przedsiębiorców?

7.Przypadki sytuacji podczas kontroli:

• Przypadek: Bardzo często zdarza się, że szkoły wynajmują pomieszczenia w budynkach biurowych. Właściciel takiego budynku biurowego nie pozwala szkole wywiesić tablicy informacyjnej na zewnątrz wskazującej, że w środku mieści się szkoła jazdy. Natomiast jest w holu tablica informacyjna, na której widnieją informacje, na którym piętrze znajduje się szkoła jazdy. Czy to spełnia wymogi?
• Przypadek: Poważne naruszenia np. zgłaszanie szkoleń później niż następnego dnia roboczego, które powinno skutkować decyzją o zamknięciu ośrodka. Wobec tego przedsiębiorca nie może otworzyć ośrodka przez następnych kilka lat. Kwestia nieprawidłowości - ile ich może być ? Czy powinno być to liczone procentowo? Czy już od stwierdzenia jednej nieprawidłowości powinno być wszczęte postępowanie w przedmiocie wydania decyzji o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie prowadzenia ośrodka szkolenia kierowców?

Cele szkolenia:

1. Usystematyzowanie wiedzy z zakresu normatywnych podstaw przeprowadzania kontroli kompleksowych OSK oraz weryfikacji wdrożenia Standardów Ochrony Małoletnich wynikających z tzw. ustawy kamilkowej.

2. Rozwinięcie umiejętności weryfikacji niekaralności kadry i właścicieli OSK w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym oraz Krajowym Rejestrze Karnym, w tym zasad obsługi zapytań dla obcokrajowców.

3. Doskonalenie praktyki oceny infrastruktury dydaktyczno-technicznej OSK pod kątem spełniania wymogów prawnych, ze szczególnym uwzględnieniem statusu badań technicznych floty i parametrów placów manewrowych.

4. Przygotowanie do prawidłowego sporządzania dokumentacji pokontrolnej, w tym protokołów, zaleceń oraz zawiadomień do organów ścigania w przypadku wykrycia rażących uchybień.

5. Zapoznanie uczestników z procedurami prowadzenia kontroli drogowych we współpracy z Policją oraz metodyką stosowania przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców ograniczenia czasu trwania czynności kontrolnych.

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące Kontroli Ośrodków Szkolenia Kierowców. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w Starostwach Powiatowych. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z Kontrolą Ośrodków Szkolenia Kierowców.

Efekty:

WIEDZAUczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą prawnych różnic między kontrolą kompleksową a wymogami ustawy kamilkowej, a także zasad kwalifikowania stwierdzonych nieprawidłowości jako uchybień lub naruszeń stanowiących podstawę do zakazu prowadzenia OSK.

UMIEJĘTNOŚCIUczestnicy nauczą się prawidłowo oceniać legalność dysponowania infrastrukturą, weryfikować zabezpieczenie dokumentów osobowych kursantów oraz sprawnie dokumentować wyniki kontroli za pomocą protokołów i materiałów fotograficznych.

KOMPETENCJEUczestnicy będą potrafili sprawnie rozstrzygać trudne przypadki formalne podczas czynności w terenie, w tym prawidłowo oceniać specyficzne sytuacje w ośrodkach jednoosobowych oraz podejmować decyzje w przypadku odmowy udostępnienia dokumentacji.