Wideoszkolenie: Archiwum USC

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jakie będą etapy realizacji elektronicznego przekazywania dokumentów z archiwum USC do Archiwum Państwowego?
• W jaki sposób korzystać z systemu ADE przy przekazywaniu materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego?
• Jak zintegrować system Źródło z systemem ADE?
• Jakie są zasady udostępniania dokumentów? Co, komu, jak i gdzie można udostępnić dokument?
• Jak powinien wyglądać i co powinien zawierać protokół przekazania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego?
• Jakie przeszkody mogą pojawić się przy archiwizacji elektronicznej?
• W jaki sposób powinno się weryfikować akta przed przekazaniem do Archiwum Państwowego?

Szczegółowy program szkolenia:

1. Elektronizacja aktów stanu cywilnego i system ADE

Zagadnienia programowe

• Wpływ elektronizacji na pracę archiwum USC
• Dostęp do systemu ADE i zakładanie kont
• Uprawnienia użytkowników i wnioski dostępowe
• Obsługa modułu archiwizacji i zakładek systemowych
• Role kierownika USC, kierownika jednostki i pracownika

Pytania:

• Jak zmieni się funkcjonowanie “Archiwum USC” po wprowadzeniu Modułu Archiwizacji do system BUSC?
• Jak będzie wyglądać archiwizacja elektroniczna aktów stanu cywilnego ?
• Jak połączyć się z systemem ADE?
• Jak założyć konto w systemie elektronicznym ADE ?
• W jaki sposób uzyskać certyfikat dostępowy, niezbędny do przekazywania alektronicznych aktów stanu cywilnego?
• Jak w systemie ADE będzie wyglądać kwestia uprawnień do korzystania z systemu?
• Jakie korzystać z zakładek w systemie ADE?
• Kto może założyć konto w ADE ? Jaką funkcję w obsłudze systemu pełni kierownik i pracownik ?
• Kto podpisuje wniosek o założenie konta w ADE? Kierownik, zastępcy kierownika czy wójt, burmistrz?
• Czy należy uwpoważnik pracownika do czynności przekazywania elektronicznnych aktów stanu cywilnego

2. Elektroniczne przekazywanie materiałów archiwalnych.

Zagadnienia programowe

• Etapy przekazywania aktów stanu cywilnego z Modułu Archiwzacji w BUSC
• Weryfikacja aktów stanu cywilnego wytypowanych do przekazania do Archiwum Państowego
• Wniosek, paczka archiwalna i spis zdawczo-odbiorczy
• Techniczny przebieg przekazania aktów w systemie i praktyczne wskazówki

Pytania:

• Jakie będą etapy realizacji elektronicznego przekazywania aktów stanu cywilnego do Archiwum Państwowego?
• Jak będzie przebiegać proces elektronicznego przekazywania dokumentów od strony technicznej?
• Jak połączyć system Źródło z systemem ADE?
• Jak uzyskać Certyfikać niezbędny do przekazywania aktów stanu cywilnego w wersji elektronicznej? Kto jest uprawniony do otrzymania certyfikatu? Jakie uprawnienia daje certyfikat?
• Jak przygotować kwerendę archiwalną? W Jakim celu należy ją przeprowadzić?
• Jak przygotować wniosek i spis zdawczo-odbiorczy dot. Przekazywania materiałów achiwlanych do Archiwum Państwowego?
• Jak przygotować paczkę archiwalną?
• Czy urzędy będą zobligowane do tworzenia raportów walidacji i weryfikacji paczki archiwalnej?
• Jakie przeszkody mogą pojawić się przy archiwizacji elektronicznej?
• Jak pracować na dokumentach oddanych do AP drogą elektroniczną? Kto, jak i jakie dokumenty może przetwarzać? Czy jest to po stronie USC czy AP? Czy dokument oddany elektronicznie do AP wraca do urzędu?

3. Migracja, weryfikacja i terminy przekazania

Zagadnienia programowe:

• Przygotowanie aktów w Systemie Źródło – Moduł Archiwiazcji
• Dziesięcioletni okres przekazywania dokumentów elektronicznych z systemu
• Migracja aktów z ksiąg stanu cywilnego
• Postępowanie w zakresie archiwazacji aktów z ksiąg łączonych
• Weryfikacja zgonu i kompletności aktu
• Zamknięcie ksiąg i przekazanie aktów do Archiwum Państwowego

Pytania:

• Jak przygotować księgi stanu cywilnego (elektroniczne akty stanu cywilnego) do przekazania do Archiwum Państwowego w “Module Archiwizacji” – BUSC
• Czym jest elektorniczny dokument w USC?
• Na czym będzie polegać przekazywanie akt zmigrowanych po 2015 roku do AP?
• Czy przed przekazaniem księgi papierowej trzeba zmigrować wszystkie akta?
• Przekazywanie ksiąg stanu cywilnego z systemu - jeśli z danej księgi zmigrowano kilka aktów w różnych latach? Czy należy czekać aż upłynie 10 lat od wprowadzenia ostatniego aktu - czy można na bieżąco przekazać te akty, dla których upłynęło 10 lat od wprowadzenia?
• Jak wygląda przekazywanie dokumentów elektronicznych, które są w księdze papierowej “łączonej” która jeszcze nie podlega przekazaniu? Czy wtedy też przekazuje się te dokumenty, które zostały zmigrowane 10 lat temu?
• Akty są wprowadzone do systemu od 1910 roku, księgi są już oddane do archiwum, ale akty widnieją w zakładce do przekazania. Czy akty od 1910 do 1915 należy przekazać elektronicznie?
• Czy jeśli z danej księgi łączonej (do 1945r.) zostanie przekazany dokument elektroniczny, to czy można jeszcze z tej księgi migrować akty?
• Jak nalęży dokonywć skutecznej weryfikacji aktów pod kontem sporządzenia aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie?
• Jakie statusy należy zaznaczać podczas przygotowania aktów w systemie do przekazania w wersji elektronicznej?
• Co w sytuacji gdy nie mamy możliwości potwierdzenia zgonu osoby, której akt dotyczy, czy można taki akt przekazać do Archiwum Pastwowego?
• Jak przekazywać akty stanu cuwilnego bez przypisku o zgonie, jeżeli osoba, której akt dotyczy nie miała numeru PESEL?
• Jak przekazywać akty stanu cuwilnego bez przypisku o zgonie, jeżeli osoba miała numer PESEL?
• W jaki sposób skutecznie dokonywać weryfikacji aktów stanu cywilnego? Jakie są na to sposoby?
• Co zaznaczać przy przekazywaniu aktów stanu cywilnego w wersji elektronicznej aby Archiwum Państwowe nie odrzuciło wniosku, paczki z aktami?
• Jak bez problemowo uzyskać akceptację wniosku i przejęcie paczki przez AP?
• Czy po weryfikacji zgonu w przypadku ksiąg przekazanych po 2019 r., jeśli nie ma możliwości ustalenia, czy dana osoba żyje, status aktu oznacza się jako „kompletna”, a następnie przekazuje do archiwum państwowego?
• Czy wszystkie akty z księgi muszą być zmigrowane, aby przekazać elektronicznie księgę?
• Czy przekazujemy księgę, gdzie nie wszystkie akty mają przypiski o zgonie? Czy możemy przekazać taką księgę tylko w części czy wyłącznie w całości?
• Czy podczas terminu archiwizacji danego rocznika, usc ma obowiązek migrować wszystkie papierowe księgi, którymi dysponuje?
• Co w sytuacji, gdy okazało się, że księga została przekazana do AP, a po wprowadzeniu Modułu Archiwizacji okazało się, że z z tej księgi mamy akt elektroniczny z aktem, w którym nie ma przypisku o zgonie?
• Czy podczas weryfikacji aktu w księdze papierowej należy nanieść przypisek o zgonie osoby przy akcie w wersji papierowej czy tylko w elektronicznym akcie w systemie?
• Jakie są sposoby postępowania związane z zamykaniem ksiąg, z których nie zostały zmigrowane wszystkie akta?
  
  

4.Przekazywanie ksiąg papierowych

Zagadnienia programowe

• Przygotowanie ksiąg stanu cywilnego do przekazania
• Sporządzanie wniosku i spisu zdawczo-odbiorczego w wersji papierowej
• Księgi różnych wyznań i narodowości
• Postępowanie z księgami łączonymi oraz okresy przechowywania aktów w tego typu księgach
• Weryfikacja aktów stanu cywinego w wersji paoierowej, przypiski o zgonie, skorowidze, akta zbiorowe
• Ekspertyza archiwalna, czemu służy w czym może pomóc?
• Wtóropisy przekazywanie, porządkowanie, ewidencja

Pytania:

• W jaki sposób przygotować księgi stanu cywilnego do przekazania w wersji papierowej do AP?
• W jaki sposób przekazywać księgi stanu cywilnego różnych wyznań i narodowości?
• W jaki sposób powinno się weryfikować akta przed przekazaniem do archiwum?
• Czy można zdawać księgi stanu cywilnego, w których brakuje informacji, przypisku o zgonie?
• Co w przypadku małżeństw, bez wzmianki o zgonie jednego z małżonków? Jak szukać informacji o ustaniu małżeństwa? Co z archiwizacją takiego dokumentu?
• Jak przekazywać wtóropisy do AP? Jak tworzyć ewidencję?
• Ekspertyza archiwalna w kontekście wtóropisów? Jak przygotowąć wniosek, co uwzględnić, dlaczego jest tak ważna?
• Czy powinno przekazywać się księgę, w której figuruje np. wciąż żyjący stulatek?
• Kwestia przekazywania aktów z ksiąg łączonych, tj. ksiąg parafialnych z roczników 1890–1945. Występują zarówno księgi łączone obejmujące wszystkie rodzaje aktów (AU, AM, AZ) w jednym woluminie dla wskazanych roczników, jak również księgi zawierające odrębne rodzaje aktów (AU, AM lub AZ) z lat 1890–1945. W jaki sposób postępować w takich przypadkach?
• Posiadane są księgi poniemieckie, w których brakuje kompletnych przypisków o zgonach. Jak postąpić w takiej sytuacji oraz w jaki sposób przekazać księgi nieposiadające pełnych adnotacji?
• Jeżeli w księdze stanu cywilnego nie ma skorowidza, to czy należy go uzupełnić ? W jakiej formie należy sporządzić skorowidz, w księdze, oddzielnej jednostce archiwalnej, w dokumencie cyfrowym ?
• Co w przypadku ksiąg łączonych? W jaki sposób przekazywać takie księgi?
  
  

5. Koperty dowodowe i porządkowanie dokumentacji

Zagadnienia programowe

• Archiwizacja i opis kopert dowodowych
• Układ dokumentacji w teczkach dowodowych
• Ewidencja kopert dowodowych, tworzenie spisu zdawczo-odbiorczeho
• Porządkowanie i przechowywanie akt zbiorowych
• Kontrola USC przez Archiwum Państwowe

Pytania:

• W jaki sposób poprawnie przeprowadzić archiwizację kopert dowodowych?
• Jak uporządkować kopertę dowodową? Jak jest zalecany układ dokumentów w teczc? Jak porządkować tzw. “luzy” np. Zdjęcie osoby składającej wniosek lub stare dowody osobiste?
• Czy można brakować dokumentację kopert dowodowych?
• Jak opisać kopertę dowodową i przygotować spis zdawczo-odbioczy do archiowum zakładowego?
• W jaki sposób porządkować i przechowywać dokumenty w aktach zbiorowych?
• Czy akta zbiorowe należy porządkować tak jak materiały archiwalne?
• Czy należy dokumentacją akt zbiorowych paginowaćć (numerować), wkładać do pudeł bezkwasowych?
• Jak przygotować się do kontroli Achiwum Państwowego w USC?
• Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna w kontekście dokumentów USC, jak układać dokumentację w teczkach, które przepisy dotyczą USC?
• Czy do akt zbiorowych dołączać wszystkie dokumenty, np. wnioski o transkrypcję/zmianę?
• Czy do ksiąg papierowych muszą być tworzone skorowidze?

6. Udostępnianie aktów, odpisy i fotokopie

Zagadnienia programowe

• Zasady udostępniania dokumentacji USC
• Uwierzytelnione kserokopie i fotokopie
• Akty po upływie okresu przechowywania
• Akta zbiorowe
• Wnioski o udostępnienie dokumentacji

Pytania:

• Jak proceduralnie udostępniać akty stanu cywilnego?
• Jakie są zasady udostępniania dokumentów? Co, komu, jak i gdzie można udostępnić ?
• Jak postąpić w sytuacji udostępniania dokumentu, który powinien być już w archiwum, a jeszcze nie jest? Czy taki dokument można udostępnić lub wydać jego odpis?
• Jak udostępniać akty stanu cywilnego po upływie okresu 100 i 80 lat? Jak udostępniak akty stanu cywilnego na zasadach archiwalnych?
• Jak udostępniać dokumenty z akt zbiorowych?
• Czy można wydać potwierdzoną fotokopię aktu stanu cywilnego z księgi stanu cywilnego?
• Jak powinno się wykonać fotokopię dokumentu do udostępnienia? Jak opisuje się taki dokument?
• Księga urodzeń niemiecka z lat 1918–1922, która nie została wcześniej przekazana do archiwum. Czy po jej przekazaniu nie dokonuje się już migracji aktów ani nie wydaje się z niej żadnych dokumentów?
• Migracja aktów do system po upływie 100 lub 80 lat? Czy można przenosić takie akty do system i wydawać z niego odpisy, pomimo, że księga papierowa jest nadal w posiadaniu USC?
• Czym staje się akt papierowy po migracji do rejestru? Czy akt po migracji stanowi materiał archiwalny, a nie akta zbiorowe?
• Czy można wydać odpis i jednocześnie fotokopię potwierdzoną “za zgodność z oryginałem”z tego samego akt?
• W sytuacji, gdy okres przechowywania akt już upłynął, a dokumenty nie zostały jeszcze przekazane do archiwum państwowego, mimo że akt znajduje się w systemie. Czy w takim przypadku nie wydaje się już odpisu, a jedynie fotokopię? Jak postąpić, gdy z fotokopii nie wynika pełna historia aktu, np. brak jest wzmianki o zgonie małżonka.
  
  

7. Konserwacja i zabezpieczenie ksiąg

Zagadnienia programowe

• Przygotowanie ksiąg do procedury renowacji i konserwacji
• Wybór wykonawcy prac konserwatorskich
• Współpraca z firmą konserwatorską

Pytania:

• Jak przygotować księgi do procesu konserwacji ?
• W jaki sposób przeprowadzić procedurę wyboru wykonawcy w kwestii renowacji księg?
• Na co zwracać uwagę przy wyborze firmy konserwacyjnej?
• Czy warto przed konserwacją dokonać ekspertyzy konserwatorskiej w Archiwum Państwowym?
• Jak wnioskować o ekspertyzę konserwatorską? Jakie korzyści niesie taka ekspertyza?

Cele szkolenia:

1. Doskonalenie praktyki elektronicznego i tradycyjnego przekazywania materiałów archiwalnych oraz ksiąg stanu cywilnego do Archiwów Państwowych z wykorzystaniem systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) oraz Systemu Źródło.

2. Usystematyzowanie wiedzy w zakresie postępowania z księgami łączonymi, wyznaniowymi i poniemieckimi oraz stosowania procedur weryfikacji adnotacji o zgonach przed przekazaniem akt.

3. Rozwinięcie umiejętności prawidłowego udostępniania dokumentacji z akt zbiorowych oraz sporządzania uwierzytelnionych fotokopii i kserokopii dokumentów zgodnie z wymogami prawno-archiwalnymi.

4. Przygotowanie do samodzielnego tworzenia paczek archiwalnych, generowania spisów zdawczo-odbiorczych i przeprowadzania ich walidacji w systemie ADE.

5. Zapoznanie uczestników z zasadami porządkowania, numerowania, tworzenia skorowidzów oraz prowadzenia prac konserwatorskich i współpracy z firmami zewnętrznymi przy zabezpieczaniu dokumentów.

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące archiwum w USC. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w USC. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z archiwum w USC.

Efekty:

Wiedza Uczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą prawnych i technicznych wymogów elektronicznego oraz tradycyjnego przekazywania materiałów archiwalnych, w tym statusu aktu po migracji do rejestru. Poznają również zasady udostępniania dokumentów z akt zbiorowych i ksiąg podlegających przekazaniu do Archiwum Państwowego.

Umiejętności Uczestnicy nauczą się tworzyć paczki archiwalne, generować spisy zdawczo-odbiorcze w systemie ADE oraz przeprowadzać weryfikację raportów walidacji. Będą potrafili prawidłowo porządkować akta zbiorowe według rzeczowego wykazu akt, sporządzać protokoły przekazania oraz przygotowywać dokumentację do procesów konserwatorskich.

Kompetencje Uczestnicy rozwiną umiejętność sprawnego rozwiązywania problemów proceduralnych związanych z postępowaniem przy niekompletnych, połączonych lub wielowyznaniowych księgach stanu cywilnego. Usprawnią organizację pracy w zakresie archiwizacji i udostępniania dokumentacji, zapewniając ich pełną zgodność ze standardami państwowymi.