Wideoszkolenie: Archiwum USC

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jakie będą etapy realizacji elektronicznego przekazywania dokumentów z archiwum USC do Archiwum Państwowego?
• W jaki sposób korzystać z systemu ADE przy przekazywaniu materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego?
• Jak zintegrować system Źródło z systemem ADE?
• Jakie są zasady udostępniania dokumentów? Co, komu, jak i gdzie można udostępnić dokument?
• Jak powinien wyglądać i co powinien zawierać protokół przekazania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego?
• Jakie przeszkody mogą pojawić się przy archiwizacji elektronicznej?
• W jaki sposób powinno się weryfikować akta przed przekazaniem do Archiwum Państwowego?

Szczegółowy program szkolenia:

1. Elektroniczne przekazywanie dokumentów

• Jak zmieni się funkcjonowanie archiwum po elektronizacji?
• Jak będzie wyglądać archiwizacja elektroniczna?
• Jak podłączyć się do systemu ADE?
• Jak założyć konto w systemie elektronicznym ADE ?
• W jaki sposób uzyskać certyfikat dostępowy w systemie Archiwum Dokumentów Elektronicznych?
• Jakie będą etapy realizacji elektronicznego przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego?
• Jak będzie przebiegać proces elektronicznego przekazywania dokumentów od strony technicznej?
• Jak w systemie ADE będzie wyglądać kwestia uprawnień i wniosków dostępowych?
• Jak przygotować księgi stanu cywilnego (akty stanu cywilnego) do przekazania do Archiwum Państwowego w Systemie Źródło?
• Jakie korzystać z zakładek dostępnych w systemie ADE ?
• Jak przygotować wniosek o przekazanie materiałów archiwalnych drogą elektroniczną do właściwego Archiwum Państwowego?
• Na czym będzie polegać przekazywanie akt zmigrowanych po 2015 roku do AP?
• Jak przygotować paczkę archiwalną? Jak tworzyć spis zdawczo – odbiorczy w systemie ADE?
• Czy urzędy będą zobligowane do tworzenia raportów walidacji i weryfikacji paczki archiwalnej?
• Jakie przeszkody mogą pojawić się przy archiwizacji elektronicznej?
• Jak pracować na dokumentach oddanych do AP drogą elektroniczną? Kto, jak i jakie dokumenty może przetwarzać? Czy jest to po stronie USC czy AP? Czy dokument oddany elektronicznie do AP wraca do urzędu?
• Jakie są praktyczne wskazówki dotyczące sprawnej obsługi modułu archiwizacji i systemu ADE?
• Przekazywanie ksiąg - jeśli z danej księgi zmigrowano kilka aktów, ale w różnych latach, to należy czekać aż upłynie 10 lat od wprowadzenia ostatniego aktu - czy można na bieżąco przekazać te akty, dla których upłynęło 10 lat od wprowadzenia?
• Jak się ma przekazywanie dokumentów elektronicznych, które są w księdze papierowej (z lat łączonych) która jeszcze nie podlega przekazaniu? Czy wtedy też przekazuje się te dokumenty, które zostały zmigrowane 10 lat temu?
• Akty są wprowadzone do systemu od 1910 roku, księgi są już oddane do archiwum, ale akty widnieją w zakładce do przekazania. Czy akty od 1910 do 1915 należy przekazać elektronicznie?
• Czy jeśli z danej księgi łączonej (do 1945r.) zostanie przekazany dokument elektroniczny, to czy można jeszcze z tej księgi migrować akty?
• Czy po weryfikacji zgonu w przypadku ksiąg przekazanych po 2019 r., jeśli nie ma możliwości ustalenia, czy dana osoba żyje, status aktu oznacza się jako „kompletna”, a następnie przekazuje do archiwum państwowego?
• Czy wszystkie akty z księgi muszą być zmigrowane, aby przekazać elektronicznie księgę?
• Czy przekazujemy księgę, gdzie nie wszystkie akty mają przypiski o zgonie? Czy możemy przekazać taką księgę tylko w części czy wyłącznie w całości?
• Czy ADE może założyć kierownik i pracownik każdy na siebie osobno?
• Czy wniosek podpisuje kierownik USC, czy kierownik jednostki – burmistrz?
• Czy upoważnienie kierownika może być tez wydane dla pracownika, który nie jest zastępcą?

2. Przekazywanie papierowych dokumentów

• W jaki sposób przygotować księgi stanu cywilnego do przekazania w wersji papierowej do AP?
• W jaki sposób przekazywać księgi stanu cywilnego różnych wyznań i narodowości?
• Czy można zdawać księgi stanu cywilnego, w których brakuje informacji, przypisku o zgonie?
• Co w przypadku małżeństw, bez wzmianki o zgonie jednego z małżonków? Jak szukać informacji o ustaniu małżeństwa? Co z archiwizacją takiego dokumentu?
• Jak przekazywać wtóropisy do AP?
• Czy podczas terminu archiwizacji danego rocznika, urząd ma obowiązek migrować wszystkie papierowe księgi, którymi dysponuje?
• W jaki sposób poprawnie przeprowadzić archiwizację kopert dowodowych?
• Jakie są sposoby postępowania związane z zamykaniem ksiąg, z których nie zostały zmigrowane wszystkie akta?
• W jaki sposób powinno się weryfikować akta przed przekazaniem do archiwum?
• Czy powinno przekazywać się księgę, w której figuruje np. wciąż żyjący stulatek?
• Kwestia przekazywania aktów z ksiąg łączonych, tj. ksiąg parafialnych z roczników 1890–1945. Występują zarówno księgi łączone obejmujące wszystkie rodzaje aktów (AU, AM, AZ) w jednym woluminie dla wskazanych roczników, jak również księgi zawierające odrębne rodzaje aktów (AU, AM lub AZ) z lat 1890–1945. W jaki sposób postępować w takich przypadkach?
• Posiadane są księgi poniemieckie, w których brakuje kompletnych przypisków o zgonach. Jak postąpić w takiej sytuacji oraz w jaki sposób przekazać księgi nieposiadające pełnych adnotacji?
• Jeżeli w księdze urodzenia nie ma skorowidza, to czy można na pierwszej czystej stronie stworzyć go?
• Jak numerować strony w księgach?

3. Udostępnianie dokumentów

• Jak proceduralnie udostępniać uwierzytelnione kserokopie?
• Jakie są zasady udostępniania dokumentów? Co, komu, jak i gdzie można udostępnić dokument?
• Jak postąpić w sytuacji udostępniania dokumentu, który powinien być już w archiwum, a jeszcze nie jest? Czy taki dokument można udostępnić lub wydać jego odpis?
• Jak udostępniać dokumenty z akt zbiorowych?
• Co w przypadku ksiąg łączonych? W jaki sposób przekazywać takie księgi?
• Czy można wydać potwierdzoną fotokopię aktu stanu cywilnego z księgi stanu cywilnego?
• Jak wygląda udostępnianie aktów stanu cywilnego w oparciu o zasady archiwalne?
• Jak powinno się wykonać fotokopię dokumentu do udostępnienia? Jak opisuje się taki dokument?
• Księga urodzeń niemiecka z lat 1918–1922, która nie została wcześniej przekazana do archiwum, ma zostać przekazana obecnie. Czy po jej przekazaniu nie dokonuje się już migracji aktów ani nie wydaje się z niej żadnych dokumentów?
• Czym staje się akt papierowy po migracji do rejestru? Czy akt po migracji stanowi materiał archiwalny, a nie dokumentację zbiorczą? Jednocześnie pojawia się problem żądań sporządzenia kserokopii „za zgodność z oryginałem” bezpośrednio z księgi. Pomimo przekazania informacji, jakie dokumenty mogą zostać udostępnione, żądania te są nadal podtrzymywane. Jaki status ma akt znajdujący się w posiadaniu urzędu
• i w jaki sposób należy z nim postąpić? – 3.
• Czy zgodnie z art. 130 ust. 3, mimo że księga jest łączona z aktami urodzeń, to aktów małżeństw i aktów zgonów po upływie 80 lat nie migruje się?
• W sytuacji, gdy okres przechowywania akt już upłynął, a dokumenty nie zostały jeszcze przekazane do archiwum państwowego, mimo że akt znajduje się w systemie. Czy w takim przypadku nie wydaje się już odpisu, a jedynie fotokopię? Jak postąpić, gdy z fotokopii nie wynika pełna historia aktu, np. brak jest wzmianki o zgonie małżonka.

4. Praca z dokumentacją

• Jak powinien wyglądać i co powinien zawierać protokół przekazania dokumentu do archiwum?
• Czy można przekazać księgi do AP w celu zlecenia konserwacji?
• W jaki sposób porządkować i przechowywać dokumenty w aktach zbiorowych?
• W jaki sposób numerować dokumenty, aby były one zgodne z rzeczowym wykazem akt?
• Gdzie odkładać te dokumenty, czy można umieścić je np. w segregatorach pomocniczych?
• Czy do akt zbiorowych dołączać wszystkie dokumenty, np. wnioski o transkrypcję/zmianę?
• W jaki sposób konserwować dokumenty?
• Na co zwracać uwagę przy wyborze firmy konserwacyjnej?
• Na co zwracać uwagę przy współpracy z firmą konserwacyjną?
• Czy do ksiąg papierowych muszą być tworzone skorowidze?
• Czy dla każdego aktu sporządza się oddzielną „okładkę” dla zbioru dokumentów i umieszcza w niej wszystkie dotyczące go dokumenty? Czy wystarczające jest jedynie opisanie okładki numerem aktu, bez konieczności opisywania każdego dokumentu znajdującego się wewnątrz?

Cele szkolenia:

1. Doskonalenie praktyki elektronicznego i tradycyjnego przekazywania materiałów archiwalnych oraz ksiąg stanu cywilnego do Archiwów Państwowych z wykorzystaniem systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) oraz Systemu Źródło.

2. Usystematyzowanie wiedzy w zakresie postępowania z księgami łączonymi, wyznaniowymi i poniemieckimi oraz stosowania procedur weryfikacji adnotacji o zgonach przed przekazaniem akt.

3. Rozwinięcie umiejętności prawidłowego udostępniania dokumentacji z akt zbiorowych oraz sporządzania uwierzytelnionych fotokopii i kserokopii dokumentów zgodnie z wymogami prawno-archiwalnymi.

4. Przygotowanie do samodzielnego tworzenia paczek archiwalnych, generowania spisów zdawczo-odbiorczych i przeprowadzania ich walidacji w systemie ADE.

5. Zapoznanie uczestników z zasadami porządkowania, numerowania, tworzenia skorowidzów oraz prowadzenia prac konserwatorskich i współpracy z firmami zewnętrznymi przy zabezpieczaniu dokumentów.

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące archiwum w USC. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w USC. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z archiwum w USC.

Efekty:

Wiedza Uczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą prawnych i technicznych wymogów elektronicznego oraz tradycyjnego przekazywania materiałów archiwalnych, w tym statusu aktu po migracji do rejestru. Poznają również zasady udostępniania dokumentów z akt zbiorowych i ksiąg podlegających przekazaniu do Archiwum Państwowego.

Umiejętności Uczestnicy nauczą się tworzyć paczki archiwalne, generować spisy zdawczo-odbiorcze w systemie ADE oraz przeprowadzać weryfikację raportów walidacji. Będą potrafili prawidłowo porządkować akta zbiorowe według rzeczowego wykazu akt, sporządzać protokoły przekazania oraz przygotowywać dokumentację do procesów konserwatorskich.

Kompetencje Uczestnicy rozwiną umiejętność sprawnego rozwiązywania problemów proceduralnych związanych z postępowaniem przy niekompletnych, połączonych lub wielowyznaniowych księgach stanu cywilnego. Usprawnią organizację pracy w zakresie archiwizacji i udostępniania dokumentacji, zapewniając ich pełną zgodność ze standardami państwowymi.