Wideoszkolenie: Kadry w firmach komercyjnych

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jakie nowości i zmiany w prowadzeniu spraw kadrowych wchodzą od 2026 roku?
• Na czym będzie polegać i jak będzie wyglądać procedura antymobbingowa?
• W jakim przypadku pracownik będzie mógł zgłaszać nieprawidłowości do PIP dotyczących jawności wynagrodzeń?
• Jak ewidencjonować staż pracy oparty o umowę zlecenie? Czy świadectwo pracy będzie wymagane i wiążące?
• Przez jaki okres przechowuje się dokumentację potwierdzająca liczbę godzin przy umowie zlecenia?
• Co zrobić, jeżeli ZUS nie jest w stanie wydać zaświadczenia?

Szczegółowy program szkolenia:

1. Zmiany prawne 2026

• Jakie nowości i zmiany w prowadzeniu spraw kadrowych wchodzą od 2026 roku?
• Jakie nowe uprawnienia zostaną nadane Państwowej Inspekcji Pracy?
• Na czym będzie polegać i jak będzie wyglądać procedura antymobbingowa?
• Czy w związku ze zmianą dot. jawności wynagrodzeń oraz stażu pracy należy zmienić regulamin pracy?
• Czy jest obowiązek powoływania przedstawiciela pracowników do opiniowania regulaminu pracy i regulaminu ZFŚS?

2. Jawność wynagrodzeń i proces rekrutacji

• Na czym ma polegać jawność wynagrodzeń w świetle dyrektywy unijnej?
• Jak powinny być traktowane umowy o pracę i inne tytuły zatrudnienia (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło) pod kątem jawności wynagrodzeń? Czy należy traktować je jednakowo?
• W jaki sposób będzie interpretowana różnica wynagrodzeń na tym samym stanowisku?
• W jakim przypadku pracownik będzie mógł zgłaszać nieprawidłowości do PIP dotyczące jawności wynagrodzeń?
• Czy pracownik ma prawo po wejściu zmiany ujawniać wysokość swojego wynagrodzenia?
• Czy zatrudnieni pracownicy mogą pytać o zarobki współpracowników?
• Czy pracownik może zapytać pracodawcę lub dział kadr o to, ile zarabia osoba na takim samym stanowisku?
• W jaki sposób i kiedy przekazać informację kandydatowi o wynagrodzeniu w trakcie rekrutacji - czy jest to obowiązek pracodawcy?
• Jak określać stanowisko w ogłoszeniu o naborze w związku z unijną dyrektywą o neutralności płciowej (nazwy stanowisk zależne od płci)?

3. Nowe zasady naliczania stażu pracy od 2026 r.

• W jaki sposób według nowych wytycznych powinno się naliczać staż pracy i jaki będzie miało to wpływ m.in na nagrody jubileuszowe?
• Na jakich zasadach po wejściu zmian będzie przebiegało udowadnianie stażu pracy?
• Czy przy dokumentowaniu stażu wymagane będą zaświadczenia od umów zlecenia?
• Czy pracownik, który w danej firmie miał zlecenie, a potem umowę o pracę, musi mieć potwierdzenie z ZUS do stażu?
• Czy pracodawca ma obowiązek powiadomienia pracowników o zmianach w stażu wynikających z umów zleceń?
• Jak zaliczyć staż z umowy zlecenia, jeśli trwała ona równolegle z umową o pracę (np. od 2017 r.)?
• Czy umowy zlecenie bez składek ZUS (uczeń) będą wliczane do stażu pracy? Z ilu lat wstecz będą się wliczały umowy zlecenia? Jak to będzie wyglądać w przypadku osób uczących się do 26 r.ż.?
• Czy współwłasność gospodarstwa rolnego (potwierdzona aktem notarialnym) zalicza się do stażu pracy?
• Na podstawie jakiego dokumentu zaliczyć pracę za granicą od 1 stycznia 2026 r.?
• Czy działalność gospodarcza prowadzona dzięki dofinansowaniu z PUP zalicza się do stażu pracy?
• Czy do stażu pracy wlicza się okres pobierania zasiłku z urzędu pracy?
• Czy staż z projektu z EFS z 2015 r. (nie z PUP) można doliczyć do stażu pracy?
• Czy okres pobierania zasiłku macierzyńskiego po ustaniu zatrudnienia będzie wliczać się do stażu pracy?
• Jak ZUS ustali staż osobom prowadzącym działalność lub zleceniach sprzed 01.01.1999 r.?
• Co zrobić, jeżeli ZUS nie jest w stanie wydać zaświadczenia o okresach ubezpieczenia?
• Czy brak zakładu pracy w zaświadczeniu z ZUS oznacza brak zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych?
• Czy można zaliczyć staż od stycznia, jeżeli w zaświadczeniu ZUS opłacone składki emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne stanowią 30% najniższego wynagrodzenia?
• PRZYKŁAD: Firma wypłaca dodatek stażowy/ nagrodę jubileuszową/ inną formę wyróżnienia pracownika na tle jego stażu pracy, a jednocześnie bierze ten sam aspekt stażu zatrudnienia przy ocenie w kwestiach podwyżki, co sprawia, że pracownik zostaje podwójnie nagrodzony za ten sam czynnik. W myśl przepisów pracownik kadr powinien nie brać pod uwagę jednego typu gratyfikacji, jeśli miała już zastosowanie w innym zakresie Czy i w jaki sposób tego typu sytuacje powinny zostać ujęte?
• Nagroda jubileuszowa za 20 lat pracy przypada 01.03.2026. Pracownik dostarcza w styczniu dokumenty o 3 latach pracy w oparciu o zlecenie - jak rozliczyć nagrodę?
• Czy po naliczeniu stażu wg nowych zasad nastąpi wyrównanie wsteczne nagród i jubileuszy?
• Jeśli pracownik dostarczy zaświadczenie z ZUS kilka miesięcy po wejściu ustawy, czy wypłacamy wyrównanie od 1 stycznia 2026 r.?

4. Urlopy i uprawnienia rodzicielskie

• Czy pracownik musi wykorzystać 14-dniowy nieprzerwany urlop wypoczynkowy w roku? Co, jeżeli chce wykorzystać tylko 8 dni?
• Czy urlop zaległy musi być wykorzystany w całości do 30 września, czy wystarczy go wtedy rozpocząć?
• Jak obliczyć wymiar urlopu dla umowy trwającej od 19 sierpnia do 10 października (wymiar 26 dni)?
• Pracownik został zatrudniony 9 stycznia i przysługuje mu 26 dni urlopu. W ciągu tego roku u poprzedniego pracodawcy wykorzystał 3 dni urlopu. Jeśli rozwiązuje stosunek pracy w lipcu, ile dni urlopu przysługuje mu za okres zatrudnienia u nas?
• Pracownik był zatrudniony do 31.03.2025 w innym zakładzie pracy. W Świadectwie Pracy widnieje informacja o niewykorzystanym urlopie, ale brak wzmianki o wypłaceniu ekwiwalentu. Od 01.04.2025 jest zatrudniony w naszej firmie. Jak wyliczyć mu ilość urlopu do wykorzystania w naszej firmie, jeżeli jego wymiar urlopu wynosi 26 dni i jest zatrudniony u nas do 30.09.2025?
• Czy wnioski urlopowe można dzielić na godziny (zamiast odpracowania wyjść prywatnych)?
• Czy godziny wyjść prywatnych można odliczać od urlopu wypoczynkowego?
• Czy można udzielić urlopu wypoczynkowego na część dnia (np. od 12:00 do 16:00)?
• Rozliczanie resztek urlopu w systemie równoważnym: czy można wykorzystać 1 godzinę zaległą wraz z urlopem bieżącym?
• Czy dodatkowe 9 tygodni urlopu rodzicielskiego przepada, jeśli ojciec dziecka nie żyje?
• Czy ojcu dziecka urodzonego 10.05.2022 r. (matka nie pracowała i nie korzystała z urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego) przysługuje dodatkowy urlop rodzicielski w wymiarze 9 tygodni?
• Od kiedy pracownik uzyskuje prawo do dodatkowych 10 dni urlopu z tytułu niepełnosprawności (stopień znaczny/umiarkowany)?
• Jak liczyć urlop dla osoby z orzeczeniem nabytym w trakcie roku (np. 15.05) - proporcjonalnie czy w całości?
• Czy niewykorzystany dodatkowy urlop z tytułu niepełnosprawności przechodzi na kolejny rok?
• Obowiązek udzielenia urlopu bezpłatnego na ćwiczenia wojskowe - jakie są zasady?
• Czy wnioski urlopowe archiwizujemy w dokumentacji pracowniczej przez cały okres zatrudnienia?
• Czy w świadectwie pracy w okresach nieskładkowych (pkt 16) wpisujemy urlopy bezpłatne i urlopy wychowawcze? Czy wpisujemy wszystkie okresy z karty zasiłkowej?

5. Dokumentacja pracownicza i akta osobowe

• Czy można zatrudnić pracownika na pół etatu w jednym dziale i na pół etatu w drugim? Czy należy podpisać dwie umowy?
• Ponowne zatrudnienie pracownika po przejściu na emeryturę: czy należy założyć nowe akta osobowe?
• Pracownik przeszedł na emeryturę, jednak po miesiącu został ponownie zatrudniony. W której części akt umieścić dokumenty z naboru?
• Ponowne zatrudnienie pracownika po przerwie 6-miesięcznej na inne stanowisko. W których aktach przechowujemy dokumenty? Czy dokumenty z naboru należy zniszczyć? Gdzie dołączyć badania wstępne przy ponownym zatrudnieniu? Świadectwo pracy od pracodawcy między zatrudnieniem do części A, czy B?
• Jak postąpić, jeśli pracownik zgubił świadectwo pracy od byłego, nieistniejącego już pracodawcy, a posiada jedynie zaświadczenie o zatrudnieniu w danym okresie?
• Czy dokumenty z pracy za granicą muszą być tłumaczone przez tłumacza przysięgłego?
• Czy można wystąpić do byłego zleceniodawcy o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu?
• Czy trzeba wydawać byłym zleceniobiorcom - studentom zaświadczenia, że wykonywali umowy zlecenia (bez składek ZUS)?
• Czy dokumenty potwierdzone z ZUS można przyjąć i schować do akt?
• Wyrejestrowanie z ZUS - czy drukować potwierdzenie do akt?
• Jakie są zasady przechowywania CV?
• Jakie są zasady usuwania zbędnych dokumentów (np. kopii dowodów osobistych) z lat poprzednich?
• Czy wnioski o urlop opiekuńczy przechowujemy w aktach osobowych?
• Gdzie przechowywać informacje o nagrodach, premiach, dodatkach oraz zajęciach komorniczych?
• Jeżeli kandydat do pracy w dokumentach aplikacyjnych dostarczył dokumenty potwierdzone za zgodność z oryginałem, to czy umieszczamy je w aktach osobowych? Czy należy żądać oryginałów?
• Czy w aktach musi znajdować się kserokopia dyplomu?
• Co wpisywać przy pracy zdalnej, a co w delegacji? Jakie są zasady podpisywania listy obecności?
• Lista obecności a praca zdalna - jak ewidencjonować pracę zdalną?
• Jak ewidencjonować na liście obecności odbiór dnia wolnego za nadgodziny?
• Czy pracownik musi podpisać delegację w miejscu szkolenia?
• Jaki jest okres przechowywania dokumentacji godzinowej przy umowach zlecenie?
• Co powinna zawierać informacja o ryzyku zawodowym?
• Gdzie przechowujemy informacje o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym?
• Czy w skierowaniu na badania lekarskie wpisywać sporadyczne kierowanie autem służbowym?
• Czy orzeczenia lekarskie umieszczamy w dokumentacji pracowniczej?
• Praca w warunkach szkodliwych - czy wymagane są dwa odrębne świadectwa pracy?
• Czy upoważnienia i pełnomocnictwa należy odwoływać przy rozwiązaniu umowy, czy same wygasają?
• Czy konieczne jest zaświadczenie od lekarza o karmieniu piersią?
• Jeżeli dokonujemy zmiany w Regulaminie Pracy, to czy każdy pracownik musi podpisać potwierdzenie o zapoznaniu się z jego treścią?

6. Rozliczanie czasu pracy

• W jakich sytuacjach pracodawca może zlecić nadgodziny (szczególna potrzeba pracodawcy)?
• Jakie oświadczenia są wymagane przy zlecaniu nadgodzin?
• Jak dokumentować odmowę nadgodzin? Czy pracownik może odmówić wykonania nadgodzin?
• Czy pracownik może odebrać 2 nadgodziny z września w październiku, przy 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym, tzn. po zakończeniu okresu rozliczeniowego?
• Jeżeli pracownik w godzinach nadliczbowych wzywany jest w związku z awarią z soboty na niedzielę o godzinie 21:30 i jest do 1 w nocy, to czy oddajemy 2 dni wolnego?
• Czy rekompensata odpoczynku dobowego powinna odbywać się poprzez zwiększenie go w kolejnej dobie, a nie przychodzenie do pracy na późniejszą godzinę?
• Jeżeli pracownik świadczy pracę w niedzielę, żeby zachować dobowy odpoczynek, przychodzi do pracy w poniedziałek na godzinę 9, to ile godzin pracy ewidencjonujemy w sytuacji, gdy w poniedziałki pracuje 7:30-15:30?
• Jak rozliczyć czas pracy za szkolenie, które kończy się po godzinach pracy?
• Jak rozliczyć czas pracy pracownika przebywającego 3 dni na szkoleniu?
• Osoba niepełnosprawna z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności pracuje 7 godzin dziennie w godzinach 7-14. Nie ma zgody na pracę w nadgodzinach. Brała udział w szkoleniu online, które trwało do godziny 15. Jak postąpić w takiej sytuacji?
• Czy osoba posiadająca stopień niepełnosprawności może pracować w nadgodzinach za zgodą lekarza?
• Czy zgoda lekarza na nadgodziny uchyla 7-godzinny dzień pracy osoby niepełnosprawnej?
• Czy kobieta karmiąca piersią i pracującą 7 godzin dziennie może być zatrudniona w systemie równoważnym?
• Pracownica korzysta z przerwy na karmienie piersią. Czy w sytuacji, gdy w danym dniu skorzysta z siły wyższej (np. 3 godziny) może wykorzystać przerwę na karmienie?
• Wyjście prywatne w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego – jak rozliczyć?
• Czy jest limit godzin odrabiania wyjścia prywatnego w tygodniu?
• Jeżeli pracownik oddaje krew w piątek, to czy poniedziałek może być dniem wolnym od pracy?
• Czy pracownik kasy odprowadzający codziennie gotówkę do banku powinien za każdym razem wpisywać się do książki wyjść służbowych?
• Jeżeli pracownik rozpoczyna pracę od godz. 7:00 lub 8:00 i wszystkie dni pracuje po 8 godzin, to czy stanowi to ruchomy system czasu pracy?
• Jak prowadzić ewidencję czasu pracy dla zadaniowego czasu pracy?
• Czy można pracownikowi zatrudnionemu na niepełny etat w umowie o pracę wpisać, w które dni pracuje i ile godzin?
• Osoba pracuje na ¾ etatu, ma ustalony harmonogram pracy tak, że piątki są dla niej dniem wolnym. Czy może w piątek odebrać wolne za święto? Czy powinna odebrać w inny dzień?
• Czy dodatek za godziny nocne przysługuje w każdym przypadku?

7. Inne spawy pracownicze

• Czy pracownicy korzystający z samochodu prywatnego do celów służbowych muszą mieć badania psychologiczne?
• Czy pracownik używający samochodu prywatnego do celów służbowych (kat. B) musi posiadać odrębne, papierowe orzeczenie psychologiczne, czy też wystarczy wpis na ogólnym zaświadczeniu z medycyny pracy potwierdzający zdolność do prowadzenia pojazdu?
• Jakie są zasady kierowania na badania lekarskie w sytuacji zmiany stanowiska, awansu?
• Czy zatrudniając pracownika po stażu powinniśmy wysłać go ponownie na badania lekarskie, jeśli orzeczenie, które przyniósł rozpoczynając staż jest nadal ważne? Kolejne skierowanie będzie na badania wstępne czy okresowe?
• Czy jeśli pracownik nie dostarczy orzeczenia lekarskiego, to nie może zostać zatrudniony?
• Jak naliczyć nagrodę jubileuszową pracownikowi, który odbywa obecnie w firmie staż z PUP, a od stycznia 2026r. przejdzie na umowę o pracę?
• Jaki rodzaj nieobecności wpływa na pomniejszenie stażu pracy (dni robocze czy kalendarzowe)?
• Jaki jest termin wypłaty nagrody jubileuszowej - w dniu nabycia do niej prawa, czy w najbliższym dniu roboczym?
• Jaka jest różnica między nagrodą uznaniową a regulaminową (nieuznaniową)?
• Czy pracownik do pracy zdalnej może korzystać z prywatnego sprzętu komputerowego?
• Czy pracownik wykonujący pracę okazjonalną musi zostać przeszkolony w zakresie BHP i RODO? Czy praca zdalna okazjonalna jest bez kosztowa?
• Co w przypadku, gdy pracownik jedzie do pracy, żeby odpracować wyjście prywatne i ma wypadek w drodze? Czy należy to traktować jako wypadek w drodze do pracy?
• Co w przypadku, gdy osoba była ubezpieczona zdrowotnie u rodzica w trakcie studiów, a podjęła zatrudnienie na umowie zlecenia poniżej 26 r.ż.? Skąd ZUS będzie wiedzieć od kiedy była zawarta umowa zlecenia?
• Czy jedna osoba może zajmować dwa stanowiska w ramach jednej umowy?
• Czy umowę na zastępstwo można rozwiązać, zanim nieobecny pracownik wróci do pracy?
• Co w przypadku, gdy zatrudnimy osobę na umowę na czas nieokreślony, a osoba po 12 miesiącach się nie sprawdzi?
• Jak często weryfikować pracownika w Krajowym Rejestrze Przestępstw Seksualnych? Kto występuje o te dane?