Wideoszkolenie: Erasmus +

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• W jakim języku powinna zostać sporządzona umowa zawierana ze szkołami partnerskimi?
• Czy księgowa będąca w kadrze zarządzającej projektem może wyjechać na mobilność?
• Czy zespół projektowy powinien być powołany zarządzeniem dyrektora?
• Czy kontakt z partnerem powinien być w 2 językach?
• Jakie dokumenty przechowywać jako potwierdzenie działania w przypadku wizyty przygotowawczej?
• Co w przypadku, gdy jeden z uczestników na lotnisku doznałby urazu?
• Co, jeżeli nauczyciel zrezygnuje, a dostał już środki?

Szczegółowy program szkolenia:

1. Na co zwracać uwagę podczas podpisywania umowy z Erasmus+?

• Kto jest odpowiedzialny za pisanie umów w ramach projektów Erasmus?
• Czy umowa może być zawarta na kierownika projektu?
• W jakim języku powinna zostać sporządzona umowa zawierana ze szkołami partnerskimi?
• Czy umowa projektu musi być w języku polskim?
• W czyjej gestii jest przetłumaczenie dokumentacji, która jest w języku angielskim - organizatorów/koordynatorów projektu, nauczycieli czy księgowości?
• Czy w umowie powinien być zawarty zapis dotyczący sposobu zapewnienia bezpieczeństwa, np. że osoby zostaną przeszkolone z pierwszej pomocy, a w miejscach zajęć będzie monitoring?
• Czy w ramach mobilności szkolnej umowę partnerską podpisujemy ze szkołą goszczącą, czy organizacją przyjmującą?
• Czy szkoły podpisują umowy z instytucją zagraniczną organizującą mobilność?
• Czy rozliczenie między szkołą polską a holenderską powinno zostać ustalone w umowie partnerskiej?
• Czy w akcji 121 muszą być umowy partnerskie z organizacjami przyjmującymi?
• Jakie postanowienia powinny zostać zawarte w umowie z partnerami w projekcie KA2, aby zabezpieczyć szkołę przed ryzykiem niewywiązania się partnera z umowy?
• Czy przy projekcie akredytacji powinniśmy posiadać oryginały umów z partnerami, do których przesyłamy środki? Czy umowy w formie skanów są dopuszczalne?
• Organ wymaga oryginału umowy z partnerem w przypadku akredytacji. W umowie zawarty jest termin przekazania środków partnerowi do 30 dni od podpisania umowy. Czy trzeba trzymać się tego terminu, czy można aneksować umowę?
• Posiadając akredytację, jakie dokumenty powinno się mieć skompletowane?

2. Koordynacja

• Czy w zespole rekrutacyjnym wystarczy, aby był dyrektor, wicedyrektor i koordynator?
• Czy zespół projektowy powinien być powołany zarządzeniem dyrektora?
• Czy w zespole projektowym mogą być nauczyciele wytypowani przez dyrektora do wyjazdu w ramach programu Erasmus +?
• Czy nauczyciel może odmówić dyrektorowi udziału w programie Erasmus +?
• Czy może być dwóch koordynatorów projektu?
• Jakie obowiązki wykonuje koordynator zewnętrzny?
• Czy szkoła może skorzystać z usług koordynatora zewnętrznego?
• Jak dobrze podzielić prace między koordynatorem a księgową?

3. Kto może wyjechać? Kto jedzie na wizytę przygotowawczą?

• Czy księgowa będąca w kadrze zarządzającej projektem może wyjechać na mobilność?
• Czy na spotkanie może pojechać nauczyciel z oddziału przedszkolnego?
• Czy na wizytę przygotowawczą może pojechać księgowa?
• Czy na wizytę przygotowawczą może jechać sekretarka, która jest w zarządzie organu prowadzącego?
• Czy na wizytę przygotowawczą może jechać rodzic ucznia?
• Jakie dokumenty stanowią potwierdzenie działań podjętych w zakresie wizyty przygotowawczej?
• Czy wizyta monitorująca jest tym samym co przygotowawcza?
• Czy księgowa może występować w roli opiekuna?

4. Współpraca z partnerem

• Czy partnerem może być koordynator z Polski, jeżeli wyjazdy są zagraniczne?
• Czy kontakt z partnerem powinien być w 2 językach?
• Jeżeli współpracowaliśmy z partnerem w ramach edukacji szkolnej, a tym razem chcielibyśmy rozpocząć z nim współpracę w ramach innego sektora, to czy uzasadnione jest wpisanie we wniosku wizyty przygotowawczej?
• Co powinien zawierać invitation letter?
• Czy lista obecności musi być potwierdzona przez instytucję przyjmującą?

5. Szkolenia i kursy

• Czy obowiązkowe jest wprowadzenie zajęć wsparcia językowego i kulturowego w ramach wsparcia organizacyjnego?
• Czy w przypadku tygodniowych kursów dla nauczycieli jest obowiązkowe przygotowanie językowe?
• W akredytacji mamy zaplanowane kursy dla nauczycieli. Przy dwóch widnieje zapis „zagraniczny”, a przy dwóch „szkolenie”. Czy szkolenie może być szkoleniem w Polsce?
• Czy learning agreement i suplement jest obowiązkowy przy kursach językowych i metodycznych dla nauczycieli?
• Czy wyjazd na job shadowing jest rodzajem kursu / szkolenia?
• Czy jest określona liczba godzin lekcyjnych na wsparcie językowe i kulturowe? Czy takie zajęcia może prowadzić firma zewnętrzna?
• Czy z edukacji szkolnej na kurs językowy, specjalistyczny lub job shadowing może jechać nauczyciel religii, logopeda, sekretarka lub księgowa?
• Jak przeprowadzić szkolenie, jeżeli nie można tego ująć na platformie?
• Jaka dokumentacja powinna być po uczestnictwie nauczyciela w kursie językowym lub szkoleniu metodycznym?
• Czy z OLS mogą korzystać uczestnicy mobilności grupowej?
• Czy skorzystanie z OLS jest obowiązkowe dla 5-dniowej mobilności uczniów?
• Czy przy mobilności szkoleniowych nauczycieli w ramach akredytacji jest wymagana faktura potwierdzająca zapłatę za kurs?

6. Certyfikaty

• Jaki dokument stanowi potwierdzenie osiągnięcia efektów kształcenia?
• Co z certyfikatami w przypadku wyjazdów uczniów klasy ósmej, którzy nie będą mieli stażu zawodowego?
• Jeżeli certyfikat wydaje organizacja przyjmująca, to czy podpisuje go również organizacja wysyłająca i uczestnik?
• Jeżeli na certyfikacie jest podpis uczestnika, to czy trzeba wymagać listy obecności wszystkich uczestników?
• Czyje podpisy muszą znaleźć się na certyfikacie?
• Czy tłumaczenie certyfikatu z mobilności jest obowiązkowe?
• Czy powinniśmy zachować kopię certyfikatu?
• Gdzie znajduje się Beneficiary Module?
• Czy w Beneficiary Module opisujemy zdobyte kompetencje przy opisie dyplomu?
• Czy Europass jest obowiązkowy?
• Czy Europass do kursu językowego jest obowiązkowy?
• Czy trzeba drukować Europass uczestnikom? Czy wystarczy przesłać im w formie elektronicznej?
• Kto wypełnia Europass?

7. Wsparcie organizacyjne – wydawanie pieniędzy w określonych przypadkach; na co można przeznaczyć otrzymane środki?

• Czy pieniądze na projekt mają najpierw wpłynąć do organu prowadzącego szkołę, a następnie zostać jej przekazane? Czy bezpośrednio trafią na konto szkoły?
• Na co możemy przeznaczyć otrzymane środki? Jakie elementy całej podróży mogą być opłacone ze środków otrzymanych?
• Czy beneficjenci programu mogą zmieniać kwoty między zadaniami w ramach budżetu bez zgody osób prowadzących?
• Czy dyrektor szkoły może decydować o środkach, które zostaną?
• Jeżeli osoba rezygnuje z wyjazdu, a bilety lotnicze zostały zakupione, to kto ponosi koszty przebookowania biletu? Czy uczestnik, który zrezygnował, powinien ponieść koszt?
• Czy uczestnik może otrzymać ryczałt w formie zaliczki na zakup biletu lotniczego i sam go zakupić?
• Czy oszczędności z podróży można przeznaczyć na wsparcie organizacyjne?
• Jeżeli organizacja zapewnia podróż, to czy zaoszczędzone środki mogą być wydane na wydatki ze wsparcia indywidualnego?
• Jeżeli ze wsparcia indywidualnego zapłacimy hotel i wyżywienie, to czy pozostałą kwotę przypadającą na ucznia szkoły średniej wypłacić w formie ryczałtu uczniowi?
• Skróciły się dni mobilności, co spowodowało oszczędności. Czy te środki można przeznaczyć na pomoce dydaktyczne? Czy na ich wydanie musimy mieć zgodę Narodowej Agencji?
• Po powrocie z mobilności pozostały środki ze wsparcia organizacyjnego – około 10 tys. Na co można przeznaczyć te środki?
• Kto płaci za transport lokalny w przypadku przyjmowania uczniów z zagranicy?
• Będziemy przyjmować 12 uczestników i 6 nauczycieli. Kto płaci za transport lokalny?
• Przyjmujemy 20 uczniów i 2 nauczycieli z Holandii w ramach KA121 i mamy dla nich zorganizowany program. Czy możemy zapłacić za transport lokalny, zajęcia i bilety wstępu do muzeum ze środków bieżących szkoły? Czy wystawiamy dla partnera z Holandii fakturę za organizację mobilności?
• Czy szkoła może sama zorganizować wyżywienie i zakwaterowanie, a transportem i programem kulturowym może zająć się firma zewnętrzna?
• Jakie pomoce dydaktyczne można zakupić w ramach wsparcia organizacyjnego?
• Gdzie można sprawdzić, ile przyznała nam agencja na podróż, wsparcie indywidualne, kurs, a ile na wsparcie organizacyjne?
• Realizujemy kolejny projekt w ramach akredytacji. Czy w ramach wsparcia organizacyjnego można zakupić środki trwałe, np. szafę na dokumentację lub laptopa?
• Kupujemy dzieciom koszulki - czy to jest wsparcie, czy cele promocyjne?
• Podczas wizyty uczniów z zagranicy ponosimy koszty organizacji uroczystej kolacji. Czy koszt kolacji musi być pokryty ze wsparcia organizacyjnego?
• Czy we wsparciu organizacyjnym są progi procentowe na pomoce dydaktyczne, honoraria dla koordynatora i księgowej oraz przygotowanie kulturowe, pedagogiczne i językowe?
• Jakie koszty mogą być zawarte we wsparciu włączenia dla organizacji?
• Jakie koszty można ponosić, a jakie będą rozliczane z wkładu własnego?
• Czy SCUW prowadzący obsługę księgową może wymagać od prowadzącego projekt określenia kwoty wynagrodzenia dla księgowej prowadzącej projekt?
• Czy opiekunom również należy się kieszonkowe?

8. Dokumentowanie realizacji wydatków

• Czy oświadczenie uczestnika wyjazdu może stanowić potwierdzenie wydatku, na który nie ma rachunku lub faktury?
• Jakie dokumenty księgowe powinni przedkładać partnerzy na potwierdzenie realizacji wydatków? Czy muszą być to faktury?
• W jaki sposób udokumentować wydawanie pieniędzy? Czy musi być faktura? Czy wystarczą paragony?
• Jaką dokumentację należy prowadzić? (paragony czy ryczałtowo)
• Jakie dokumenty przechowywać jako potwierdzenie działania w przypadku wizyty przygotowawczej?
• Jeżeli uczniowie goszczą u siebie w domach uczniów z innych krajów, to czy naszym uczniom powinniśmy przekazać pieniądze na wyżywienie? W jaki sposób udokumentować ich przekazanie?
• Uczestnicy podpisują umowę i otrzymują 100% dofinansowania. Rozliczają się ryczałtowo. Po powrocie przekładają tylko certyfikaty. Czy powinniśmy wymagać innych dokumentów w postaci delegacji czy biletów?
• Uczniowie wyjeżdżają z dwoma opiekunami. Opłacamy im podróż, a nocleg mają u rodzin. Wsparcie indywidualne otrzymują opiekunowie, z czego opłacają im wyżywienie, przejazdy i inne wydatki. Czy muszą przedstawiać faktury, aby się z tego rozliczyć?
• Jaki dokument stanowi potwierdzenie dla księgowości, jeżeli nauczyciel wyjeżdża na job shadowing i otrzymuje ryczałt w złotówkach?
• Co w przypadku, kiedy uczestnicy nie wykorzystują całej kwoty? Jak to udokumentować?
• Czy pieniądze, które zostaną, możemy zachować, wydać, czy należy je zwrócić? Jeśli tak, to komu i kiedy?

9. Poszczególne przypadki

• Co zrobić, kiedy dziecko rezygnuje z wyjazdu?
• Co, jeżeli nauczyciel zrezygnuje, a dostał już środki?
• Co w przypadku, gdy jeden z uczestników na lotnisku doznałby urazu?
• Czy zmiana opiekuna na skutek odwołania dyrektora szkoły będzie stanowić siłę wyższą? Czy trzeba zmienić bilet i polisę?
• Jakie dokumenty poświadczają udział sił wyższych?
• Czy bilety najlepiej rezerwować imiennie, czy grupowo? Co jest bardziej opłacalne i w jakich sytuacjach? Co w sytuacji, kiedy dziecko zrezygnuje z wyjazdu, a bilety są zarezerwowane grupowo?
• Kiedy podróż można uznać za „zieloną”, jeżeli podróżujemy częściowo autokarem, a częściowo samolotem?
• W umowie dla uczestnika jest zapis, że umowa obejmuje okresy mobilności i dni podróży. Czy w przypadku green travel wpisujemy 9 dni?
• Jakie wydarzenia promocyjne mogą być prowadzone w ramach dzielenia się wiedzą?
• Czy opiekunowie są uczestnikami mobilności?
• Co w przypadku, gdy uczestnik z powodu zdarzenia losowego nie będzie mógł wyjechać na mobilność?
• Czy dni mobilności to dni działań? Czy do dni mobilności można doliczyć dzień podróży, jeżeli podróż odbywa się samolotem?
• Co jest wymagane w poszczególnych rodzajach mobilności?
• Czy przy mobilności szkoleniowej nauczycieli w ramach akredytacji jest wymagana faktura potwierdzająca zapłatę za kurs?
• Kiedy jest termin składania wniosków o krótkoterminową mobilność edukacyjną?
• W jaki sposób udowodnić, że uczestnik ma mniejsze szanse?
• Jak na etapie wnioskowania przewidzieć, ilu uczniów w projekcie będzie z mniejszymi szansami?
• W jakiej kategorii projektu ująć program obserwacji pracy w Chinach dla 3 osób?

10. Raport końcowy – omówienie krok po kroku: jak poprawnie przebiega cały proces wykonywania raportu końcowego?

• Jak poprawnie napisać raport końcowy?
• Czy raport końcowy można wygenerować do formatu pdf lub wydrukować?
• Co w przypadku, gdy uczestnik nie wypełnił raportu w wyznaczonym terminie? Czy można ponownie wysłać prośbę o wypełnienie?
• Jakie załączniki dołączamy do raportu końcowego?
• Jaka jest procedura, jeśli po złożeniu raportu końcowego nie otrzyma się pełnego zwrotu kosztów?
• Wypełnianie raportu w BM w ramach akredytacji po 3 latach trwania projektu

11. Kontrole

• Kto i w jakim momencie będzie weryfikował, czy spełnione są wszystkie formalne wytyczne?
• Jaką dokumentację należy przygotować przed kontrolą?
• Czy wewnętrzne dokumenty księgowe muszą zawierać logotypy na potrzeby projektu?
• Czy logo Erasmus+ zostało zastrzeżone i musi być niewidoczne na dokumentach?
• Logo w projekcie 2023 – współfinansowane, czy dofinansowane przez UE?
• Czy na każdym dokumencie powinno znajdować się logo Erasmus +?
• Co w przypadku, gdy szkoła jest w ORS, ale nie można podpiąć dokumentów do niej?
• Skąd wziąć certyfikat podczas kontroli, jeżeli wręczany jest on uczestnikowi?
• Czy tłumaczenie faktur jest obligatoryjne?

12. Jak starać się o akredytację Erasmus+?

• Czy w przypadku akredytacji uczestnik może jechać więcej niż jeden raz?
• Czy na przyszły rok można sporządzić wniosek o akredytację na 5 lat, pomimo że program kończy się w 2027 r.?
• Do kiedy należy złożyć budżet w akredytacji?
• Czy w przypadku projektu akredytacji są określone stawki za podróże, szkolenia, nocleg i wsparcie indywidualne?
• Czy koszty napisania projektu są pokrywane przed realizacją projektu?

13. Archiwizacja

• Jakie dokumenty należy przechowywać w szkole po zakończeniu projektu?
• Jak długo przechowujemy dokumentację projektową?
• Ile lat powinien być przechowywany w szkole majątek pochodzący z projektów unijnych?

Cele szkolenia:

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące Erasmus +. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w Placówkach Oświatowych. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z Erasmus +.

Efekty:

WIEDZA Uczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą prawnych i formalnych wytycznych zarządzania programem Erasmus+, w tym zasad podpisywania umów, kwalifikowalności kosztów oraz wymogów kontrolnych i archiwizacyjnych. Będą wiedzieli, jakiego rodzaju dokumentacja – od paragonów i faktur, po oświadczenia i listy obecności – jest niezbędna do udowodnienia prawidłowej realizacji wydatków i działań merytorycznych.

UMIEJĘTNOŚCI Uczestnicy będą potrafili krok po kroku przygotować raport końcowy w systemie Beneficiary Module oraz poprawnie wygenerować i uzupełnić dokumenty potwierdzające mobilność, takie jak Europass. Nauczą się również w praktyce zarządzać środkami finansowymi, w tym przesuwać kwoty między zadaniami budżetowymi i kalkulować koszty podróży typu „green travel”.

KOMPETENCJE Uczestnicy rozwiną umiejętność samodzielnego i elastycznego reagowania na nieprzewidziane zdarzenia losowe podczas realizacji projektu, takie jak wypadki czy nagłe zmiany personalne, dbając o zachowanie procedur. Zdobędą również pewność w prowadzeniu merytorycznej i finansowej współpracy z zagranicznymi partnerami, firmami zewnętrznymi oraz wewnętrznymi organami prowadzącymi placówkę.