Wideoszkolenie: Różnice kursowe w Erasmus+

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Co z ujemnymi różnicami kursowymi środków, które dokłada powiat?
• Jak zaksięgować naliczone przez bank odsetki na koncie projektowym?
• Na jakim paragrafie księgować kieszonkowe dla uczniów i kieszonkowe dla nauczycieli?
• Czy do każdego projektu należy tworzyć politykę rachunkowości?
• Po jakim kursie wypłacamy kieszonkowe?
• Czy faktury wystawione w języku obcym powinny być tłumaczone przez tłumacza przysięgłego?

Szczegółowy program szkolenia:

1. Różnice kursowe

• Jak przyjmować kurs waluty?
• Jaki kurs Euro przyjąć do rozliczeń, jeżeli konto jest w złotówkach?
• Co w przypadku, gdy otrzymujemy środki w Euro i na potrzeby budżetu samorządu musimy je przeliczyć na złotówki? Jaki kurs należy zastosować?
• Po jakim kursie wypłacić 100%, jeżeli projekt przeliczony jest na zł? Czy po kursie z dnia podpisania umowy, czy z dnia poprzedniego NBP?
• Jeżeli projekt i konto są w Euro, to czy stosujemy do planu kurs komisji?
• Jeżeli organ otrzymuje pieniądze w złotówkach i przekazuje nam w złotówkach, ponieważ nie ma konta walutowego, to czy trzeba obliczyć różnice kursowe?
• Czy różnice kursowe są wydatkami niekwalifikowanymi?
• Co z ujemnymi różnicami kursowymi środków, które dokłada powiat?
• Czym różni się kurs NBP od kursu INFOR EURO?
• Jeżeli wypłacimy zaliczkę po kursie wpływu z agencji, to czy można rozliczyć tym samym kursem? Czy obowiązuje kurs średni NBP?
• Po jakim kursie rozliczyć wpływ 80%?
• Jak sprawdzić czy kurs nie ma prowizji?
• Dlaczego stosuje się kurs KE, jeżeli w umowach nie ma tego zapisu?

2. Księgowanie na kontach

• Jak prawidłowo księgować środki w projektach Erasmus+, uwzględniając podział na zadania, priorytety oraz przyporządkowanie wydatków do odpowiednich paragrafów budżetowych?
• Jak księgować wydatki w walutach obcych?
• Jaki kurs należy zastosować przy księgowaniu kosztów?
• Jak księgować różnice kursowe?
• Jeżeli mamy rachunek w Euro, to po jakim kursie księgujemy przyjęcie środków i wypłatę ryczałtu?
• Czy dodatnią różnicę kursową przekazujemy na konto organu z konto projektu?
• Jeżeli konto jest w Euro, to czy do wyliczenia planu stosujemy kurs z dnia podpisania umowy? Jeżeli wydatki ponosimy w Euro, to czy do ksiąg wprowadzamy fakturę po przeliczeniu po kursie z umowy? Czy takie księgowanie jest poprawne?
• Jeżeli mamy rachunek w Euro, ale księgowość w PLN, to czy będą różnice kursowe? Czy całość można księgować po kursie wpływu dotacji?
• Jeżeli konto jest w Euro, a część wydatków z złotówkach, to w jaki sposób to księgować?
• Jak księgować różnice kursowe niekwalifikowane? Czy czwarta cyfra z 1?
• Jak ujmować koszty w księgach rachunkowych?
• Dlaczego wpływu na konto bankowe szkoły nie księguje się na koncie 223?
• Czy wpływ z kursu z miesiąca poprzedniego zaksięgowanego na 223/222 oddajemy do powiatu?
• Jak zaksięgować przewalutowanie środków?
• Jak zaksięgować naliczone przez bank odsetki na koncie projektowym?
• Czy odsetki bankowe należy zaksięgować w rozdziale projektu?
• Jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową uczestników wystawioną w PLN, a płaconą w Euro?
• Jeżeli uczestnikami są dzieci, to czy nocleg i transport księgujemy na 4300, a transport i pobyt nauczycieli na 4421?
• Jeżeli projekt jest ujęty w rozdziale 80195, to czy odsetki również księgujemy w tym rozdziale?
• Jeżeli mamy kilka projektów Erasmus+ w jednym czasie, to czy należy stosować różne dzienniki księgowe, czy rozbudować analitykę 130?
• Czy w przypadku wypłat ryczałtowych można przesuwać środki w kategoriach z indywidualnego na podróż?
• Czy środki w jednostce obsługującej księgujemy 130/223, czy 138/227?
• Czy księgowanie należy prowadzić w osobnym dzienniku?
• Czy wizytę przygotowawczą można zaksięgować na podróże służbowe par. delegacji, nie mając dokumentu delegacji, tylko faktury?
• Schemat z klasyfikacją budżetową.

3. Ujmowanie w paragrafach

• Na jakim paragrafie klasyfikacji budżetowej ująć różnice kursowe? Z jaką końcówką paragrafu zaksięgować różnice kursowe?
• Czy wydatek niekwalifikowany wynikający z różnic kursowych nie może być księgowany z 1 (czwartą cyfrą klasyfikacją budżetową)?
• Czy dodatnie różnice kursowe klasyfikujemy w paragrafie 151?
• Czy zmiany w paragrafach budżetowych są dozwolone bez wcześniejszej zgody osób odpowiedzialnych za prowadzenie programu?
• Czy środki w jednostce obsługującej księgujemy 130/223, czy 138/227?
• W jakim paragrafie ująć wizytę przygotowawczą wypłaconą ryczałtem?
• Czy wizytę przygotowawczą i bilety można zaksięgować na paragraf delegacji 442?
• Czy wyjazd nauczycieli na wizytę przygotowawczą, po której nauczyciele otrzymują certyfikat można zakwalifikować w paragrafie jako szkolenie 470?
• W jakim paragrafie zaksięgować wypłatę środków z umowy na poczet wyjazdu na job shadowing, jeżeli wyjazd ma charakter szkolenia? Czy właściwym będzie paragraf 4700?
• Czy można zastosować paragraf 430 dla kieszonkowych uczniów?
• W jakim paragrafie zaksięgować grupową mobilność uczniów i opiekunów wypłaconą ryczałtem?
• Na jakim paragrafie księgujemy przekazanie środków partnerowi?
• Na jakim paragrafie ująć faktury za organizację pobytu od organizacji przyjmującej?
• Czy stosujemy do czegoś paragrafy z końcówką 1? Czy stosowanie czwartej cyfry 1 do projektów Erasmus+ jest prawidłowe?
• Czy szkolenie jako wsparcie organizacyjne to paragraf 4301, czy 4701?
• Z jakiego paragrafu klasyfikacji budżetowej wprowadzana jest kwota na wsparcie indywidualne?
• Na jakim paragrafie księgujemy fakturę wystawioną przez partnera?
• Na jakim paragrafie księgować kieszonkowe dla uczniów i kieszonkowe dla nauczycieli?
• Czy prawidłowe jest księgowanie na paragrafie 4300 kieszonkowego wypłacanego dla ucznia w ramach umowy mobilności grupowej?
• Z jaką czwartą cyfrą paragrafu powinien być wkład własny?

4. Planowanie budżetu

• Co oznaczają przeliczenia projektowe?
• Jaka jest podstawa do ujmowania różnic kursowych w planie finansowym, jeżeli nie stanowią dochodów budżetowych?
• Czy można zastosować jeden kurs dla planu, wpływu środków i wydatków w polityce rachunkowości?
• W jaki sposób planować różnice kursowe w budżecie?
• Czy prawidłowe jest wprowadzenie planu do budżetu wg kursu z dnia podpisania umowy?
• Czy wyjściowym kursem do planu, wpływu i wydatków jest kurs z dnia poprzedzającego wpływ do organu?
• Czy projekt ujmuje się w wartości z umowy przeliczonej po kursie KE z dnia podpisania umowy?
• Na jakim etapie powinniśmy zabezpieczyć środki na realizację projektu w planie wydatków budżetowych?
• Czy można nie planować wydatków na obsługę księgową?
• Czy na cele planowania budżetu projektu w planie finansowym zawsze stosuje się kurs KE z miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym została podpisana umowa?
• Czy do planowania budżetu można przyjąć kurs przewalutowania przez organ prowadzący?
• Czy polityka kursowa może być różna w zależności od tego czy w projekcie są koszty ryczałtowe, czy rzeczywiste?
• W jakich przypadkach są koszty rzeczywiste?
• Co oznaczają koszty ryczałtowe i rzeczywiste?
• Jak ustala się ryczałt dla pracownika na dany wyjazd? Czy szacunkowo odpowiadając przewidywanym kosztom?
• Czy polisy ubezpieczeniowe wpłacamy ze wsparcia organizacyjnego, czy w ramach wypłaconego ryczałtu na wsparcie indywidualne i podróż?
• Czy można zakupić drukarkę, komputer i rzutnik dla koordynatora? Jeżeli tak, to z jakich środków?
• Co zrobić, jeżeli środki na projekt wpłynęły do organu i przeliczono je po kursie NBP, a nie po kursie INFOR EURO z miesiąca poprzedzającego podpisanie umowy? Projekt trwa od 2024 r. do 2026 r. Czy należy zmienić wysokość wycenionego projektu w planie finansowym?
• Jeżeli nastąpi zmiana uczestnika, to z czego pokryć koszty zmiany danych na bilecie?
• Jeżeli czekamy na 20% pozostałych środków, a w międzyczasie wpłyną środki na nowy projekt, to czy możemy pożyczyć określoną kwotę z tych środków?
• Czy wydatki niekwalifikowane należy realizować z konta własnego, czy z konta otwartego na potrzeby projektu?

5. Polityka rachunkowości

• Czy do każdego projektu należy tworzyć politykę rachunkowości? Czy każdy projekt w jednostce powinien mieć własną politykę rachunkowości?
• Czy zapis w polityce rachunkowości, że w celach projektowych stosuje się kurs z pierwszej płatności w wysokości 80% jest prawidłowy?
• Jeżeli nie mamy ustalonego kursu w umowie, to czy w polityce rachunkowości można wskazać kurs, po którym będziemy rozliczać projekt?
• Czy można zastosować jeden kurs dla planu, wpływu środków i wydatków w polityce rachunkowości?
• W polityce rachunkowości jest zapis, że projekt realizowany jest po kursie KE. Środki otrzymujemy w złotówkach, jak i również w takiej walucie realizujemy wydatki. Waluta w umowie mobilności to Euro, na rachunek bankowy uczestnika kwota wpływa w złotówkach. Uczestnicy woleliby w Euro, ale organ nie będzie pokrywać ujemnych różnic kursowych. Czy takie rozwiązanie jest prawidłowe?
• Czy w polityce rachunkowości wystarczy zapis, że środki w ramach projektu rozliczane są na zasadach ogólnych w polityce?
• Rachunek jest w Euro, faktury także. W polityce rachunkowości kurs przyjęto wg KE. Czy wystąpią różnice kursowe?
• 18 października wpłynęły środki z Narodowej Agencji na konto gminy, która przekaże je na nasz rachunek bankowy. Czy w polityce rachunkowości można zrobić zapis, że wszystkie wydatki w naszej szkole przeliczane będą wg kursu, po którym gmina otrzymała środki z NA?
• Czy w polityce rachunkowości można zawrzeć zapis, że zaliczka wypłacona kursem umowy lub kursem wpływu z agencji będzie tym kursem rozliczana?

6. Kieszonkowe

• Zanim kieszonkowe zostanie wypłacone uczestnikom, to czy te pieniądze powinny znaleźć się najpierw na koncie nauczyciela? Czy wypłacamy z konta utworzonego dla szkoły?
• Co w przypadku, gdy uczestnicy mają zapewnione pełne wyżywienie i nocleg? Czy wtedy też wypłaca się im kieszonkowe?
• Po jakim kursie wypłacamy kieszonkowe?
• Czy można wypłacać kieszonkowe w PLN?
• Czy kieszonkowe dla uczniów na wyjazd można wypłacić w PLN na konto rodzica i zebrać od nich oświadczenia, że przekażą dzieciom środki w Euro?
• Po jakim kursie wypłacić kieszonkowe, jeżeli projekt przeliczony jest na zł? Czy po kursie z dnia podpisania umowy, czy z dnia poprzedniego NBP?
• Co zrobić w przypadku, gdy wypłacono już kieszonkowe po kursie NBP?
• Czy kieszonkowe można przelać na konta bankowe uczestników?
• Czy wypłata kieszonkowego może być w gotówce? Czy musi być przelew?
• Czy kieszonkowych nie można wypłacać w gotówce?
• Jeżeli opiekunem jest pracownik placówki – nauczyciel, to czy należy mu wypłacić kieszonkowe? Czy otrzymuje delegację i jest rozliczany po powrocie?
• Czy należy opodatkować i odprowadzić składki od kieszonkowych dla opiekuna?
• Czy wysokość kieszonkowego jest obligatoryjna, czy można wypłacać w mniejszej kwocie?

7. Rachunki i faktury

• Czy występują różnice kursowe, jeżeli rachunek i faktury są w Euro?
• Jeżeli do konta w Euro wystawiane są faktury również w Euro, to czy mogą wystąpić różnice kursowe?
• Czy koordynator powinien merytorycznie opisywać i podpisywać wystawiane faktury?
• W jakim paragrafie zaksięgować VAT należny?
• Co, jeżeli powiat nie jest zgłoszony do VAT UE, a realizuje projekt?
• Czy faktury wystawione w języku obcym powinny być tłumaczone przez tłumacza przysięgłego?
• Jeżeli nauczycielom płacimy ryczałt 100% na podróż, kurs i wsparcie indywidualne, to czy muszą przedstawiać nam faktury?
• Przypadek: projekt był prowadzony w EURO, wydatek na fakturze jest w PLN i księgowość w PLN. Do tej pory przyjmowaliśmy zasadę, że koszt przeliczany jest po kursie NBP z dnia poprzedzającego opłacenie faktury a wydatek po kursie otrzymania zaliczki z powiatu. Czy jest to właściwa praktyka?
• Po jakim kursie rozliczyć fakturę w Euro opłaconą z konta zaliczkobiorcy w Euro, ale zaliczka została wpłacona w złotówkach na konto pracownika?

8. Rozliczanie projektu

• Czy wydatki ze środków Erasmus+ podlegają Ustawie Prawo zamówień publicznych?
• Czy szkoła biorąca udział w projekcie powinna posiadać własny rachunek bankowy do rozliczania projektu?
• Jeżeli do projektu zostało założone tylko konto w złotówkach i przyjęliśmy kurs z dnia przelewu, to czy po tym kursie będziemy przeliczać wydatki i rozliczenia końcowe?
• Po jakim kursie rozliczamy projekt Erasmus+, jeżeli mamy konto w PLN?
• Projekt jest w Euro. Jeżeli mamy wydatek w PLN i w takiej walucie go płacimy, to jaki kurs stosujemy do przeliczenia równowartości na potrzeby rozliczenia budżetu?
• Czy końcowe rozliczenie projektu jest po kursie z umowy?
• Co w przypadku nieprawidłowego określenia kursu przeliczenia budżetu projektu, ryczałtów i raportu?
• Co ze środkami, które zostały po rozliczeniu projektu?
• Na jakiej podstawie prawnej można wprowadzić pozostałe środki do planu?
• Jeżeli projekt został już zrealizowany i pozostało 10 tys. zł, to na co można przeznaczyć te środki?
• Jeżeli po zrealizowaniu wydatków okaże się, że zostają jeszcze środki, to czy istnieje możliwość zakupu laptopa lub aparatu fotograficznego jako narzędzia do upowszechniania projektu?
• Jeżeli wydatki nie zostały zrealizowane w wysokości przyjętego planu, to czy w kolejnym roku zostają wprowadzone do planu wydatków projektu w szkole?
• Czy środki pieniężne, które znajdują się na rachunku bankowym pozostają na nim, czy 31 grudnia przekazujemy do budżetu gminy?
• Jak rozliczać różnice kursowe w projekcie, aby organ nie musiał ponosić takich dużych wydatków, jeżeli różnice nie są kosztami kwalifikowalnymi budżetu projektu?
• Czy dodatnie różnic kursowe powinny być wydatkowane na realizację projektu, czy przekazane jako dochody do organu prowadzącego?
• Czy różnice niekwalifikowane to te wynikające z płatności PLN, a nie wynikające z rozliczeń księgowych?
• Czy oprocentowany rachunek projektu w Euro stanowi dochód JST?
• Czy odsetki można przekazać do organu jako dochód?
• Co z odsetkami od środków na rachunku, jeżeli projekt nie może generować dochodu?
• Co z odsetkami na rachunku bankowym?
• Jakie są przykładowe przesunięcia między kategoriami?
• Czy księgowa zatrudniona na etacie może otrzymać dodatek specjalny wynikający z regulaminy wynagradzania za obsługę finansową programu Erasmus+?
• Na jakiej podstawie wynagrodzić księgową, jeżeli jest pracownikiem CUW, a nie szkoły?
• Czy w jednostce budżetowej można prowadzić księgi rachunkowe na podstawie umowy zlecenia?
• Czy udział w szkoleniu może być finansowany ze środków budżetu szkoły, czy budżetu projektu?
• Czy dzisiejsze szkolenie można zaliczyć do kosztów kwalifikowanych projektu?
• Wpływ 80% środków z umowy księgujemy po kursie z miesiąca poprzedzającego podpisanie umowy. Oddajemy to do OP. Ponosimy wydatki już po kursie NBP. Po jakim kursie rozliczamy 20% wpływu po rozliczeniu projektu, jeżeli wszystkie granty wpływają na konto walutowe?