Wideoszkolenie: Erasmus+ Delegacje, ryczałt, umowy i wynagrodzenia

W programie m.in., wybrane zagadnienia:

• Jak pisać umowy zlecenia w programie Erasmus+?
• Czy wypłatę wynagrodzenia dla koordynatora i księgowej można ponieść pod koniec realizacji projektu?
• Jak wynagradzać wyjazd nauczyciela za granicę i jednoczesną nieobecność w pracy?
• Jaka jest stawka na umowę zlecenia dla koordynatora lub księgowości?
• Czy nauczyciel oddelegowany na mobilność musi mieć wystawioną delegację?
• Jeżeli projekt jest w formie ryczałtu, to czy należy przedkładać faktury i inne dokumenty księgowe do księgowości?
• Czy wsparcie indywidualne obliczamy wg stawek podawanych przez FRSE?

Szczegółowy program szkolenia:

1.Umowy z opiekunami/nauczycielami

• Jak zatrudniać nauczycieli do programów Erasmus, gdy do tej pory wynajmowano firmę zewnętrzną, a teraz nie można tego zrobić?
• Jak rozwiązać problem zatrudniania nowych nauczycieli, którzy nie znają uczniów, w sposób zgodny z Kartą Nauczyciela?
• Czy nauczyciel może otrzymać umowę zlecenia? Czy koordynator-nauczyciel może mieć podpisaną umowę zlecenia z projektu?
• Jak pisać umowy zlecenia w programie Erasmus+?
• Czy wynagrodzenie dla nauczyciela pełniącego funkcję koordynatora projektu może być wypłacone na podstawie odrębnej umowy zlecenia? Czy nauczycielowi można wypłacić środki z tytułu umowy zlecenia prowadzenia projektu?
• Czy nauczyciel będący opiekunem grupy może mieć wynagrodzenie na podstawie umowy zlecenia, czy tylko z godzin ponadwymiarowych? Czy z nauczycielem pracującym w szkole, zamiast wypłaty godzin ponadwymiarowych, można zawrzeć umowę zlecenia?
• Jaką umowę podpisać z emerytowanym nauczycielem, który będzie pełnić funkcję opiekuna? Czy może być to umowa o wolontariat?
• Czy stosować regulaminy wynagradzania wewnętrzne, czy np. umowy zlecenia? Co jest korzystniejsze?
• Czy godziny realizowane przez nauczycieli z przepisu art. 35 w ramach Erasmus+ wliczane są do limitu 276 godzin miesięcznie zaangażowania w projekty?
• Czy na czas job shadowing nauczyciele powinni wziąć bezpłatny urlop w placówkach?

2. Umowy z księgowymi rozliczającymi projekt

• Na jakich zasadach zatrudniany jest koordynator lub księgowa? Czy w oparciu o umowę zlecenia?
• Czy jest oficjalny wzór na powołanie księgowego?
• Czy członkowie zespołu projektowego mają mieć umowę zlecenia?
• Czy księgowa z CUW powinna mieć umowę zlecenia ze szkołą, w której realizowany jest projekt?
• Księgowa pracująca w szkole i jednocześnie rozliczająca projekt. Czy stosować wobec niej umowę zlecenia do projektu, czy dodatek specjalny?
• Czy księgowa może mieć wypłacone godziny ponadwymiarowe? Czy musi mieć podpisaną umowę zlecenia?

3.Środki przeznaczone na wynagrodzenia

• Czy projekty Erasmus mają dodatkowe środki przeznaczone na wynagrodzenia?
• Czy są określone stawki i limity środków przeznaczonych na wynagrodzenie koordynatora i księgowej? Czy prawie całe wsparcie organizacyjne może być przeznaczone na ten cel?
• Jak i kiedy ubiegać się o wynagrodzenie dla koordynatora programu oraz księgowości?
• Jaka jest stawka na umowę zlecenia dla koordynatora lub księgowości?
• Czy są widełki miesięcznego wynagrodzenia koordynatora i księgowej, mieszczące się ramach, tzw. dobrej praktyki?
• Czy dyrektorowi można wypłacić środki z Erasmusa ze względu na czynności, które wykonuje: zawieranie umów i ich analiza, ponoszenie odpowiedzialności?
• Kiedy należy wypłacić wynagrodzenie, jeżeli projekt kończy się w grudniu?
• Czy wypłatę wynagrodzenia dla koordynatora i księgowej można ponieść pod koniec realizacji projektu?
• Jak wypłacić wynagrodzenie koordynatorowi i księgowej przy projekcie z akredytacją?
• Jeżeli nauczyciel jest koordynatorem, to czy stawkę za godzinę może mieć ustaloną dowolnie?
• Co, jeżeli w CUW księgowa nie ma wynagrodzenia?
• Czy wynagrodzenie dla koordynatora, księgowej i nauczycieli jest oskładkowane i opodatkowane?
• Czy kwota wynagrodzenia ma być ryczałtowa, czy godzinowa na zlecenie? Jak jest preferowane?
• Czy księgowa może mieć wynagrodzenie ze środków organizacyjnych projektu bez nazywania tego „dodatkiem”?
• Jeżeli zdecydujemy się na pomoc koordynatora zewnętrznego w kwestiach merytorycznych, to z jakich środków można mu zapłacić?
• Czy koordynatorowi lub księgowemu w szkole musi płacić firma zewnętrzna? Czy może to robić dyrektor bezpośrednio z budżetu szkoły?
• Czy ubezpieczenie nauczycieli finansujemy z Erasmusa?

4. Zasady wypłaty godzin ponadwymiarowych

• Czy wypłacane powinny być godziny nadliczbowe dla nauczycieli?
• Jakie są zasady wypłaty godzin ponadwymiarowych dla nauczycieli w ramach programu Erasmus+?
• Czy wypłata godzin ponadwymiarowych dla nauczycieli za kurs przygotowawczy odbywa się na podstawie przepisów Karty Nauczyciela?
• Jeżeli nauczyciel prowadzi dodatkowe godziny dla ucznia w ramach wsparcia włączania do organizacji, to czy traktujemy to jako godziny nadliczbowe, czy należy zawrzeć z nim umowę zlecenia?
• W jaki sposób należy wynagradzać koordynatorów programów Erasmus, gdy są nauczycielami – czy płacić im za nadgodziny, czy zawrzeć umowę zlecenie?
• Jako koordynator projektu zatrudniony jest nauczyciel na podstawie Karty Nauczyciela. Czy to oznacza, że za każdą godzinę przepracowaną w ramach Erasmus+ otrzymuje wynagrodzenie wg stawki zaszeregowania jako godzinę ponadwymiarową?
• Czy godziny ponadwymiarowe z programu Erasmus+ nie są ujęte w arkuszu organizacyjnym szkoły?
• W szkole za dni, w których nauczyciel przebywała na wycieczce z dziećmi, nauczyciel zachowuje prawo do wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe, których nie zrealizował z uwagi na wyjazd. Czy wypłata nauczycielowi delegacji za wyjazd nie zwalnia nas z obowiązku wypłaty wynagrodzenia za te godziny?

5. Delegacje / rozliczanie delegacji / wypłacanie diet

• Czy wyjazd nauczycieli będących opiekunami na Erasmus stanowi podróż służbową?
• Jak rozwiązać kwestię wyjazdu nauczycieli w czasie wakacji – czy powinno to być traktowane jako delegacja, urlop, czy inna forma?
• Czy nauczyciel oddelegowany na mobilność musi mieć wystawioną delegację?
• Jak wynagradzać wyjazd nauczyciela za granicę i jednoczesną nieobecność w pracy?
• Nauczyciele jako opiekunowie. Czy delegację rozliczamy na podstawie przepisów Rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej?
• Jaką dokumentację w celach ZUS należy wypełnić na czas wyjazdu nauczycieli jako opiekunów grupy?
• Czy delegacja związana z wizytą przygotowawczą lub monitorującą jest kwalifikowalna?
• Czy w przypadku ryczałtu na wyjazd do Hiszpanii dla nauczyciela należy dodatkowo wypłacić delegację?
• Czy koszt rozliczenia delegacji można zawrzeć w wysokości wsparcia indywidualnego?
• Nauczyciele polecieli na kurs. Bilet, wyżywienie i hotel mieli zapewnione. Na lotnisko dojechali sami. Czy należy im wypłacić delegację za dojazd na lotnisko oraz dietę w wysokości 25% za każdy dzień pobytu ze wsparcia organizacyjnego?
• Co w przypadku, gdy dofinansowanie składa się ze środków budżetu europejskiego i środków budżetu krajowego? Czy rozliczamy delegację i wypłacamy 25%?
• Co z obowiązkiem wypłaty zaliczki na delegacje w kwocie 25%?
• Nauczyciel wyjechał z młodzieżą jako opiekun. Wypłacono 25% diety jako kieszonkowe. Dlaczego nie traktujemy tego jako delegację?
• Czy różnice delegacji 25% można wypłacić z budżetu szkoły, jeżeli na wsparciu organizacyjnym mamy za mało środków?
• Jeżeli opiekunowie w projekcie otrzymują kieszonkowe, to czy można wypłacić delegację?
• Czy przy wyjazdach nauczycieli rozliczać je na podstawie delegacji, czy wypłacać kieszonkowe?
• Jak rozliczać delegacje nauczycieli wyjeżdżających na programy Erasmus?
• Czy prawidłowe jest wypłacanie swoim pracownikom delegacji zagranicznej, jeżeli mają wszystko zapewnione?
• Po jakim kursie rozliczać delegacje?
• Czy w delegacjach zagranicznych nauczycieli-opiekunów wyliczamy różnice kursowe?
• Czy najpierw wypłacana jest dieta nauczycielowi, a później rozliczenie delegacji? Jaki stosujemy kurs?
• Czy wizyta przygotowawcza może być rozliczona jako delegacja zagraniczna?

6. Ryczałt / wsparcie indywidualne

• Czy można wypłacić koordynatorowi pieniądze na wsparcie indywidualne ryczałtem w całości?
• Jak księgować ryczałt dla nauczyciela?
• Czy cały ryczałt (wsparcie indywidualne i podróż) można wypłacić opiekunom prawnym niepełnoletniego uczestnika mobilności?
• Jeżeli wypłacamy pieniądze na wsparcie indywidualne młodzieży, to czy traktujemy to jako ryczałt, czy zaliczkę?
• Czy wsparcie indywidualne w całości może być wypłacone uczestnikowi projektu?
• Czy wsparcie indywidualne obliczamy wg stawek podawanych przez FRSE?
• Czy można zrobić przesunięcie z kategorii wsparcie indywidualne na podróż?
• Czy można przesłać do instytucji pośredniczącej w Hiszpanii wszystkie środki dla uczniów na wsparcie indywidualne i na miejscu organizator przejmie na siebie wszystkie opłaty i kieszonkowe, a później obciąży fakturą za całość?
• Czy wizyty przygotowawcze można wypłacać ryczałtem? Czy wizyta przygotowawcza i obserwacja pracy może być wypłacona w formie ryczałtu?
• Uczestnicy podpisują umowę i otrzymują 100% dofinansowania. Rozliczają się ryczałtowo. Po powrocie przekładają tylko certyfikaty. Czy powinniśmy wymagać innych dokumentów w postaci delegacji czy biletów?
• Jeżeli projekt jest w formie ryczałtu, to czy należy przedkładać faktury i inne dokumenty księgowe do księgowości?
• Czy można dokonać przelewu ryczałtu, jeżeli rachunek jest w Euro, a uczeń podał konto w PLN?
• Jeżeli ze wsparcia indywidualnego zapłacimy hotel i wyżywienie, to czy pozostałą kwotę przypadającą na ucznia szkoły średniej wypłacić w formie ryczałtu uczniowi?
• Z czego wynika zastosowanie do kosztów ryczałtowych kursów KE?
• Jaki dokument stanowi potwierdzenie dla księgowości, jeżeli nauczyciel wyjeżdża na job shadowing i otrzymuje ryczałt w złotówkach?

Cele szkolenia:

1. Usystematyzowanie wiedzy na temat prawidłowego konstruowania i zawierania umów z nauczycielami, koordynatorami oraz księgowymi zaangażowanymi w realizację projektów Erasmus+. Uczestnicy dowiedzą się, kiedy stosować przepisy Karty Nauczyciela, a kiedy korzystać z umów cywilnoprawnych.

2. Zapoznanie uczestników z zasadami finansowania i wypłacania wynagrodzeń ze środków projektowych. Omówione zostaną kwestie stawek, limitów, oskładkowania oraz opodatkowania wynagrodzeń dla kadry realizującej projekt.

3. Doskonalenie praktyki w zakresie rozliczania godzin ponadwymiarowych i nadliczbowych realizowanych w ramach programu Erasmus+. Przedstawione zostaną zasady ujmowania tych godzin w kontekście obowiązków nauczyciela i obciążeń ujętych w arkuszu organizacyjnym szkoły.

4. Przygotowanie do prawidłowego rozliczania podróży służbowych zagranicznych, w tym wypłacania diet, kieszonkowego oraz zaliczek. Nacisk zostanie położony na stosowanie odpowiednich kursów walut, wyliczanie różnic kursowych oraz kompletowanie dokumentacji dla ZUS.

5. Rozwinięcie umiejętności księgowania i poprawnego rozliczania wsparcia indywidualnego w formie ryczałtów dla uczestników mobilności. Szkolenie wyjaśni zasady przesuwania środków między kategoriami budżetowymi oraz minimalne wymogi dokumentacyjne.

Metodologia:

Szkolenie zostanie przeprowadzone w formule online, na żywo, w czasie 5 godzin (w tym 0,5 przerwy) z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej porządkującej najważniejsze zagadnienia dotyczące delegacji, ryczałtów, umów i wynagrodzeń w Erasmus +. Przebieg zajęć będzie oparty na omówieniu aktualnych zasad wynikających z przepisów prawa oraz na analizie praktycznych problemów występujących w Placówkach Oświatowych. W trakcie szkolenia prelegent będzie analizować i omawiać przypadki występujące w codziennej pracy. Forma prowadzenia zajęć - Q&A (Questions and Answers - na zasadzie pytanie-odpowiedź), umożliwi także zadawanie pytań w trakcie szkolenia i odnoszenie omawianych zagadnień do konkretnych sytuacji z praktyki i codziennej pracy. Metodologia będzie łączyć wykład ekspercki, omówienie procedur, analizę dokumentacji oraz rozwiązywanie problemów interpretacyjnych. Dzięki temu uczestnicy będą mogli nie tylko uporządkować wiedzę, ale również przełożyć ją na codzienną obsługę spraw związanych z delegacjami, ryczałtami, umowami i wynagrodzeniami w Erasmus +.

Efekty:

WIEDZA Uczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą prawnych aspektów zatrudniania kadry w programie Erasmus+, w tym stosowania umów zleceń oraz dodatków specjalnych dla pracowników szkół i CUW. Poznają również szczegółowe zasady kwalifikowalności kosztów związanych z wypłatą wsparcia organizacyjnego i indywidualnego w kontekście wyjazdów zagranicznych.

UMIEJĘTNOŚCIUczestnicy nauczą się bezbłędnie rozliczać delegacje nauczycieli-opiekunów, z uwzględnieniem wypłaty 25% diety, przeliczania kursów walut oraz przygotowywania dokumentacji księgowej. Będą potrafili prawidłowo kalkulować i wypłacać środki w formie ryczałtów zarówno dla uczniów, jak i podczas wizyt przygotowawczych czy wyjazdów typu job shadowing.

KOMPETENCJE Uczestnicy rozwiną umiejętność samodzielnego i zgodnego z przepisami zarządzania budżetem z akredytacji Erasmus+ w placówce oświatowej. Zyskają pewność w podejmowaniu decyzji dotyczących wyboru najbardziej optymalnych form finansowania działań projektowych w oparciu o obowiązujące regulacj